بخشی از مقاله
کاربرد روش هاي TOPSIS فازي و برنامه ريزي آرماني براي ارزيابي و انتخاب يک سيستم ERP مناسب
چکيده
منافع ناشي از سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه همچون ERP بدون وجود زير ساخت هاي مناسب و پياده سـازي موفـق ، ناچيز است . براي پياده سازي موفق سيستم ERP به عنوان يکي از مهمترين ابزارهاي مديريتي و کاراترين سيـستمهاي اطلاعاتي ، اولين گام انتخاب صحيح آن بر اساس يکسري معيار هاي کمي و کيفي مختلف است . تئوري تـصميم گيـري چند معياره روش مناسبي براي حل مسائلي است که عوامل و شاخص هاي زياد و بعـضا متـضادي در آنهـا دخيـل مـي باشند. به همين منظور قصد داريم براي کمک به مديراني که درصدد خريد و پياده سازي اين سيستم اند، معيـار هـاي انتخاب ERP و فروشندگان برترآن را بطور کامل تعريف کنيم . در اين تحقيق سعي شده است تا با استفاده از تکنيکهاي تصميم گيري و تلفيق آن با برنامه ريزي آرما ني ، ERP مناسبي براي يکي از شرکت هـاي اقمـاري سـازمان مـديريت پروژه هاي نيروگاهي ايران (مپنا)- شرکت توگا- که تنها توليد کننده توربين هاي گازي درايران است انتخاب کنيم و مدلي براي فرآيند انتخاب ارائه نمائيم .
۱- مقدمه
زماني که سازمانها تصميم مي گيرند سيستم ERP را پياده کنند با کارسـاده اي روبـرو نيـستند و بـا تنـوع گـسترده نـرم افزارهـاي دردسـترس ERP، مشخص کردن بهترين سيستم که مطابق با خواسته هاي سازمان باشد، کار سختي است و ممکن است فرايند ارزيابي و انتخـاب سيـستم برنامـه ريـزي منابع سازمان ، زمان زيادي را به خود اختصاص دهد. خيلي از سازمانهايي که بدون دقت نرم افزار ERP را تهيه مي کند در طي پياده سازي با مسائل جدي و حادي مواجه مي شوند، مسائلي که با ارزيابي اصولي امکان جلوگيري از آنهـا وجـود دارد. از آنجائيکـه فراينـد ارزيـابي و انتخـاب هـيچ دو سازماني يکسان نيست و بر اساس ويژگيهاي داخلي و شرايط خاص سازماني متفاوت است بررسي کارهايي که در اين زمينه انجـام شـده اسـت ، بـي فايده نخواهد بود. از آنجا که سيستمهاي اطلاعاتي به عنوان يکي از مهمترين سيستمهاي موجود در حوزه علوم کامپيوتر از نقش ويژه و استراتژيکي برخوردار هستند و به همين جهت در سالهاي اخير تحقيقات فراواني در اين زمينه از علوم فني و مهندسي انجـام گرفتـه اسـت [٢,١] و در حـالي کـه فعاليتهاي گسترده اي در زمينه پياده سازي سيستمهاي اطلاعاتي صورت گرفته است ولي در زمينه ارزيابي و انتخاب آنها کارهـاي علمـي تحقيقـاتي زيادي انجام نشده است [٣].
آلانباي ، محقق ترکيه اي براي انتخاب سيستم برنامه ريزي منابع سازمان با مطالعات ميداني و مشاهدات به يکسري معيار ارزيابي رسيد که مـي تـوان آنها را در سه گروه معيارهاي مربوط به فروشندگان ، معيارهاي مربوط به کاربران و معيار هاي فني و تکنولوژيکي طبقه بندي کرد. وي براي ارزيابي سيستم مناسب از فرايند تحليل سلسله مراتبي ١ استفاده کرد [٤]. همچنين در بعضي از وب سايت ها به سازمانها کمک مي شود تا نرم افـزاري تائيـد شده براي برطرف کردن نيازهايشان انتخاب کنند[۷،۶،۵]. چان چين وي و همکارانش در سال ۲۰۰۴ با استفاده از MADM چهارچوب مفهـومي جديدي براي انتخاب ERP مناسب ارائه دادند[٨]. يکسال بعد چان چين وي و همکارانش با بهبود مدل قبلي خـود يـک رويـه سيـستماتيک بـراي ساختار هدفمند انتخاب ERP با استفاده از تکنيک AHP ارائه کردند[٩]. مدل ارائه شده جکيوز وروايل ٣ و همکارانش ، فرايند تهيـه و خريـد نـرم افزار ERP را در ۶ مرحله برنامه ريزي ، جستجوي اطلاعات ، انتخاب اوليه ، ارزيابي گزينه ها، برگزيدن و در نهايـت مـذاکره تـشريح مـي کنـد[١٠].
سي استفانو ضمن تاکيد فراوان به اهميت انتخاب ERP مناسب ، يک چهارچوب مفهومي ٤ براي ارزيابي نرم افـزار ERP پيـشنهاد داد. سـي اسـتفانو معتقد بود که براي ارزيابي و انتخاب ERP دو گروه معيارهاي استراتژيکي و عملياتي را بايد در نظر گرفت [١١]. همچنين لي لانگ نيز يک سيستم پشتيباني تصميم با در نظر گرفتن معيار هاي کمي وکيفي مختلف براي انتخاب مناسب تـرين سيـستم توليـد يکپارچـه کـامپيوتري طراحـي کـرد. در پژوهش وي فرايند انتخاب سيستم توليد يکپارچه کامپيوتري در چهار مرحله با استفاده از فرايند تحليل سلسله مراتبي و دانش گرفته شده از داده ها و اطلاعات يک پايگاه داده صورت گرفت و در فرآيند ارزيابي معيارها از نرم افزار اکسل ٥ استفاده شد[١٢].
در کار تحقيقاتي ديگري که بسيار دقيق انجام شده است ، ويژگيها و فاکتورهاي حائز اهميت ماژولهـاي ERP و بخـشهاي مختلـف آن بـا جزئيـات کامل به تفکيک هر بخش معرفي شده است و شامل ماتريس هاي مقايسات ارزيابي ERP است که خبرگان در مورد تک تک ايـن زيـر معيارهـاي جزئي نظر داده اند[١٣]. همچنين در مطالعات ديگري که توسط تانس و بورگن ٦ انجام شده است ، بخشهاي مختلف سازمان ، انتظارات و معيار هاي خاصي که از ERP در دپارتمان خود مي خواهند و بسيار ويژه و خاص دپارتمان خودشان مي باشند را ليست کرده اند، مثلا" در بخش منابع انساني اينکه چه اطلاعاتي از پرسنل بايد در سيستم لحاظ شود به عنوان يک معيار مشتري مدار مطرح شده است [١٤]. ژاوير برگس ١ و همکارانش هم يک روش پيشنهادي براي انتخاب ERP از طريق ويژگيهاي سيستم و ترجمه نياز هـاي کـاربران بـه احتياجـات سيـستم ارائـه دادنـد. کـار آنهـا براسـاس همکاري هاي قبلي و موفقيت آميزشان با سازمان هاي سايز متوسط در زمينه انتخاب بـسته هـاي نـرم افـزاري صـورت گرفتـه اسـت [١٥]. گـسترش انفورماتيک در يکي از کاملترين مدلهاي انتخاب ERP ضمن اشاره به اهميت وجود فرآيند سيستماتيک انتخاب براي افزايش مزيت هـاي رقـابتي و رفع نقاط ضعف موجود سازماني به منظور ايجاد بستر و پايه اي مناسب براي موفقيت در مرحله اجرا و نيز دستيابي به حداکثر ميزان برگشت سـرمايه ، يک مدل ۱۰ مرحله اي پيشنهاد مي کند[١٦].
در اين مقاله پس از ارائه توضيحاتي درمورد تعاريف ، مفاهيم و خصوصيات سيستمهاي برنامه ريزي سازمان ، ابتدا تعدادي معيار يـا شـاخص کـه در فرايند ارزيابي و انتخاب ERP مي توانند مهم و موثر تلقي شوند مورد شناسايي قرار گرفته ، سـپس وزن هـر يـک از معيـار هـا بـا اسـتفاده از نظـرات خبرگان مربوطه تعيين گرديده است . در نهايت با استفاده از اين معيارها و وزن هر يک از آنها، گزينه هاي نهـايي پـالايش شـده مـورد مقايـسه قـرار گرفته و با تکنيک هاي فازي ، نسبت به اولويت بندي و تعيين ارجحيت آن ها اقدام شده است .
۲- برنامه ريزي منابع سازمان :
فنآوري اطلاعات وارتباطات را مي توان به عنوان مجموعه اي از اجزا جهت جمع آوري ، پردازش ، تبادل و انتقال داده و اطلاعات در قا لب سـخت افزار، نرم افزار، مغز افزار و سازمان افزار تعريف کرد. فناوري اطلاعات و ارتباطات به عنوان جزء اساسي و پايه توسعه اقتصادي يـک کـشور چـه در بعد خرد و چه در بعد کلان شناخته مي شود و پديده جهاني سازي بطور وسيعي توسط ICT حمايت و پشتيباني مي شود.[١٧] درکشورهايي که قصد پيوستن به سازمان تجارت جهاني (WTO) را دارند، استفاده از سيستمهاي جديد فناوري اطلاعات و ارتباطات سـرعت چـشمگيري بـه خـود گرفتـه است . يکي از جديد ترين ابزار هاي مديريتي در سازمانها، سيستمهاي برنامه ريزي منابع هستند.
سيستمهاي ERP به عنوان يکي از مهمترين سيستمهاي اطلاعاتي جريان اطلاعات و نيز جريان مواد را ميان بخشهاي مختلف سازمان تـسهيل و بهينـه مي کند، که تنها در صورت يکپارچه بودن سيستم امکان پذير است .ERP از تکنولوژي اينترنـت بـراي يکپارچـه کـردن جريـان اطلاعـات ، هماننـد اطلاعات مشتريان و تامين کنندگان استفاده مي کند. در دهه ۹۰ با توجه به نقاط ضعف و محدوديتهاي سيستمهاي MRP II از جمله محـدود بـودن سيستم به برنامه ريزي انبار ها، عدم يکپارچگي ساير عمليا ت هاي سازماني ، عدم وجود يک سيستم مديريت توليد يکپارچه و عدم کفايـت ظرفيـت موجود و با هدف قرار دادن تمام عمليات سازماني همچون توليد، ساخت ، توزيع ، حسابداري ، امور مالي و پرسنلي ، ERP به عنوان يک ابزار قوي مديريت و برنامه ريزي در جهان مطرح شد.[ ١٩,١٨ ]
سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمان از يک سري ماژول استاندارد تشکيل شده اند که مي توان اين موضوع را در شکل زير بهتر نشان داد.
اي آر پي سيستمي نرم افزاري است که داده هاي موجود در سراسر يک سازمان را يکپارچه ساخته ، به شکل مناسب و در موقع لازم در اختيار کاربران قرار مي دهد. به اين ترتيب ERP تمامي جنبه هاي يک سازمان را از جمله توزيع و فروش ، برنامه ريزي توليد، تهيه و تدارک مواد، مديريت سازمان و منابع سازماني و برنامه ريزي وکنترل تجاري را در برمي گيرد.[٢٠] ERP به عنوان يک سيستم اطلاعاتي واسط ميان زنجيره تامين و سيستمهاي کف کارخانه [٢٠] زماني که با موفقيت پياده سازي شود همه ناطق يک سازمان ، شامل مديريت سفارش ، ساخت ، منابع انساني ، سيستمهاي مالي و توزيع با تامين کنندگان خارجي و مشتريان را در سيستم يکپارچه با داده هاي مشترک و شفاف بهم مرتبط مي کند[١٦,٦]. از آنجا که پياده سازي موفق ERP منجر به کاهش هزينه هايي سازماني و افزايش درآمد خالص و بهره وري مي شود[٢١] و موفقيت يک پروژه ERP از جنبه هاي مختلف ممکن ست تحليل شود[٢٢]، ذکر عوامل حياتي که عدم توجه به آنها ممکن است منجر به پياده سازي ناموفق شود، حائز اهميت است . اين عوامل عبارتند از: [٢٣]
شناسايي اهداف استراتژيک ، سازماندهي مديريت پروژه پياده سازي ERP، آموزش تيم پياده سازي ERP، کنترل صحت داده هاي ورودي ، توجه به مشکلات فني ، آمادگي کامل سازمان براي مهندسي مجدد فرايند هاي کسب و کار.
۳- فرآيند گام به گام انتخاب
براي ارزيابي و انتخاب ERP يک فرايند گام به گام پيشنهاد مي شود. اين فرآيند گام به گام با تشکيل يک تيم تخصـصي و کارامـد (ترکيبـي از مديران ارشد، مديران مالي ، کارشناسان فناوري اطلاعات و ارتباطات و متخصصان سيستم )که نيازهاي کاربران را در طـي جلـسات ارائـه و جلـسات محاوره اي جويا مي شوند، شروع شده و در ادامه با شناخت و بهبود منابع سازمان مخصوصاٌ منابعي که به عنوان مزيت رقابتي شناخته مي شـوند بايـد به فضاها و جنبه هايي از سازمان که براي رشد و پيشرفت کسب و کار حياتي ترند، توجه شود.
در گام بعدي بررسي مي شود که آيا سازمان به بلوغ کافي و آمادگي کامل براي پياده سازي ERP رسيده يا نه ؟ در صورت مثبت بودن در گام بعد بايد با بررسي و تحقيق بيشتر و ايجاد يک طوفان مغزي معيار هاي ارزيابي مشخص شوند. سپس با شناسايي گزينه هاي برتر به رتبـه بنـدي و اولويـت دهي آنها با استفاده از روشهاي تصميم گيري چند معياره فازي پرداخت و پس از تحليل و جمع بندي ، مذاکره و عقد قـرارداد در دسـتور کـار قـرار گيرد. در شکل شماره ۲ جزئيات اين گامها بهتر نشان داده شده است .
بعد از مصاحبه و نظرخواهي از صاحبنظران و خبرگان امر و مطالعه کتب و مقالات و پيمـايش اينترنتـي حـدود ۱۰۰ معيـار اوليـه بدسـت آمـد کـه بـا پالايش تبديل به معيار هاي کمتري شد. سپس اين معيارها در معرض قضاوت اساتيد دانشگاهي و متخصصان حـوزه ICT قـرار گرفـت و بـا روش دلفي فازي شش معيار اصلي و چندين معيار فرعي بدست آمد که عبارتند از:
معيار هاي مربوط به فروشنده ( تامين کننده )، معيار هاي مربوط به سيستم نرم افزاري ، معيار هاي مربوط به سازمان (استفاده کننـده از ERP )، معيـار هاي کاربران ، معيار هاي فني و تکنولوژيکي و معيار هاي هزينه از آنجا که تعداد فروشندگان ERP در دنيا زياد مي باشند انتخاب يک يا چند مورد از آنها کار دشواري اسـت ، تعـداد گزينـه هـا بـه ۶ گزينـه برتـر کاهش پيدا کرد و پس از مـدتي بررسـي دقيقتـر روي محـصول SAP,Oracle ,Baan ,Axapta متمرکـز شـد و People Soft و Siebel بـدليل اينکـه سيستمهاي ERP اي هستند که بيشتر در صنعت بانک و بيمه مورد استفاده قـرار گرفتـه انـد از ليـست مـا حـذف شـدند. در مـورد هـر چهـار ERP باقيمانده بطور همزمان مذاکرات و تحقيقات شروع شد. در مورد Baan با شرکت ITBI که يک شرکت ايراني - اتريشي است مذاکرات اوليه انجـام گرفت و قرار شد راههاي قانوني براي خريد ليسانس را بررسي و به ما اطلاع دهند. از اين شرکت پيشنهاد قيمت نيز دريافت شد. بصورت موازي نيز با يک مشاور آلماني به نام آقاي هافمن ارتباط برقرار شد. ايشان براي سه روز به ايران آمد و با ما در مورد ERP و مسائل مربوط به پياده سـازي آن مذاکراتي انجام داد. در اين فاصله شـرکت Baan دچـار مـشکلات مـالي گرديـده و قـسمت اعظـم سـهام آن توسـط شـرکت SSA Global امريکـا خريداري شد. اين شرکت بدليل وجود تحريم حاضر به فروش ليسانس به ايران نبوده و لذا گزينه Baan از ليست ما حذف گرديد. بـا ايـن اوصـاف سه گزينه SAP, Oracle و Axapta به عنوان گزينه هاي نهايي انتخاب شدند. ساختار سلسله مراتبي تشکيل شده را مي تـوان در پيوسـت ب مـشاهده کرد.
از آنجا که ارزيابي و مقايسه همزمان ۵ معيار و ۴۳ زير معيار کار دشوار و همراه با ناسـازگاري زيـادي اسـت و همچنـين افـراد خبـره زيـادي وجـود نداشتند که بتوانند در مورد اهميت هرگزينه نسبت به معيارها قضاوت کنند و بدليل خاص بودن اين مسئله تصميم گيري که اصلا" قضاوت در مـورد خيلي از معيارهاي آن کار دشواري است ، ترجيح داديم امر تصميم گيري را با ۵ زير معيار داراي اهميـت بيـشتر انجـام دهـيم . بـراي اينکـار ابتـدا بـا استفاده از مفهوم غير فازي سازي وزن هر معيار را بدست آورديم (پيوست الف را ملاحظه کنيد) و بعد از مشخص شدن زير معيارهاي مهم تر از سه فرد خبره که کاملا" با سيستم هاي ERP آشنا بودند دعوت شد تا در مورد سه گزينه نهايي AXAPTA,ORACLE ,SAP نظر دهند و درگام اول از آنها خواسته شد تا با استفاده از متغيرهاي زباني ميزان اهميت هر معيار را مشخص کنند که جدول زير بدست آمد.
