مقاله کارمند یابی , انتخاب وانتصاب در سازمانها

بخشی از مقاله

کارمند یابی ,انتخاب وانتصاب در سازمانها

چکیده:

کارمند یابی یعنی اینکه سازمان بتواند ذخیره ای از نیروی انسانی را در دسترس داشته باشد تا از میان آنها کارکنان توانمند و متناسب با اهداف سازمانی انتخاب نمایند.میزان کارمند یابی در سازمانهای مختلف بستگی به اندازه ,مکان جغرافیایی,محیط و شرایط کار و میزان حقوق ,رشد و یا رکود سازمان دارد.در فرایند کارمندیابی ما بدنبال جذب و گزینش کارکنان مناسب و مستعد برای مشاغل بخصوص و معینی برای سازمان هستیم که این امر با استفاده از منابع داخلی(روش جذب نیرو از داخل سازمان) و منابع خارجی (روش جذ ب نیرو از خارج سازمان)انجام می پذیرد.عواملی که در کارمند یابی موثرند عبارتند از عوامل محیطی(برون سازمانی) و عوامل سازمانی(درون سازمانی)می باشند .در مراحل کارمند یابی ابتدا نیازهای پرسنلی سازمان معین ,سپس افراد واجد شرایط شناسایی و براساس معیارهای تعیین شده انتخاب می گردند. در فرایند انتخاب ,بعد از تعیین کم و کیف نیازهای پرسنلی در مرحله برنامه ریزی نیروی انسانی با تجزیه و تحلیلی که از شغل بعمل می آید افراد واجد شرایط با توجه به آیتم های در نظر گرفته شده برای شغل مورد نظر انتخاب می شوند و بعد از انجام مراحل مختلف از جمله مصاحبه مقدماتی ,تکمیل فرم درخواست کار ,آزمونهای استخدامی و...... فرد مورد نظر انتخاب می گردد و بعد از طی این مراحل فهرستی از افراد واجد شرایط به ترتیب امتیازات کسب شده تهیه شده و برحسب نیاز قسمتهای مختلف سازمان به کار گمارده می شوند.

کلید وازه ها: کارمند یابی,انتخاب,انتصاب,منابع داخلی,منابع خارجی,عوامل محیطی,عوامل سازمانی

مقدمه:

نیرویابی ,انتخاب و انتصاب به دو علت ضروری می گردد.یکی گسترش اهداف سازمانها و دیگری ضایعات پرسنلی . گسترش اهداف سازمانها به دلیل گسترش نیاز جوامع است و ضایعات پرسنلی کاهشی است که به دلایل گوناگون از قبیل بازنشستگی,از کار افتادگی ,استعفا ,فوت ,اخراج و یا انتقال ممکن است در میزان نیروی انسانی ایجاد گردد.کارمندیابی یا نیرویابی در واقع وسیله ای است برای جایگزین نمودن مهارتها و قابلیتهای از دست رفته سازمان و همچنین ایجاد مهارتها و قابلیتهای مورد نیاز سازمان جهت نیل به اهداف آینده.

بنابرایندر بحث کارمندیابی ,جذب (استخدام ) و گزینش باید به دو نکته اساسی توجه کرد .یکی میزان ضایعات پرسنلی که باید برای سال آینده توسط کارگزینی هر سازمان پیشبینی شود و دیگری میزان گسترش اهداف و برنامههای کوتاه مدت,میان مدت و بلند مدت که باید توسط مدیران رده بالای سازمانی کاملا مشخص گردیده وبه مدیران پرسنلی ارائه شود تا آنان بتوانند نیروی انسانی مورد نیاز سازمان متناسب با اهداف و برنامههای آینده سازمان را یافته و استخدام و گزینش نمایند.این وظیفه یکی از مهمترین وظایف و مسئولیتهای مدیران پرسنلی است زیرا موفقیت و عدم موفقیت هر سازمان در نیل به اهداف خود در گرو یافتن و انتخاب نمودن نیروی انسانی متعهد و متخصص است ,نیرو یابان باید سعی کنند نیروهای انسانی واجد شرایط خود را بیایند و به طرف سازمان جذب نمایند.ما در این مقاله به سه مقوله کارمند یابی,انتخاب و انتصاب نیرو با استفاده از منابع و کتب علمی مختلف پرداختهایم ,امید آن را داریم که بتوانیم قدم کوچکی در راستای کمک به اهداف سازمانی در جهت چگونگی جذب نیروی انسانی مورد نیاز سازمانها برداریم .نمونه فرم هایی هم که در این زمینه توسط صاحب نظران طراحی و تهیه شده است ضم مقاله می باشد.

کارمندیابی:

سازمان باید ذخیره ای از نیروهای انسانی را در دسترس داشته باشد تا بتواند از میان آنها کارکنان توانمندی را انتخاب کند ، سازمان باید ابتدا تعداد کارکنانی که باید استخدام شوند و نوع مهارتهای مورد نیاز خود را پیش بینی کند. همچنین سازمان باید معین کند که چه وقت به این نیروها نیاز خواهد داشت. (رضائیان, (1392:434

تعریف کارمندیابی4 یا نیرویابی :

تعریف گوناگونی از نیرویابی توسط نویسندگان مختلف ارائه گردیده است. برخی آن را فرایندی جهت یافتن و جذب متقاضیان شغلی واجد شرایط برای استخدام در سازمان میدانند . عدهای دیگر آن را به عنوان فرایندی جهت شناخت و جذب نیروهای انسانی مورد نیاز آینده و تشویق و ترغیب آنان به استخدام در سازمان تعریف نموده اند در تعریف دیگری چنین بیان شده است :

نیرویابی عبارت است از فرایند تحقیق و شناخت نیروهای انسانی که دارای استعدادهای بالقوه می باشند و تشویق آنان جهت استخدام در سازمان (ابطحی (1389:45,

کارمندیابی یعنی آگاه کردن مردم از فرصتهای استخدامی ،و تلاش برای جذب افراد واجد شرایط و مورد نیاز به موسسه. به عبارت دیگر در اداره امور استخدامی ،کارمندیابی به عملیات کاوش در منابع انسانی و کشف افراد شایسته و ترغیبوتشویق آنان به قبول مسئولیت درسازمان اطلاق می شود.(فیضی ،(1391:216

کارمندیابی فرایند جستجوی افراد مناسب و تشویق آنها برای کار در مشاغل بلاتصدی است.

به عبارت دیگر کارمندیابی عبارت است از پوشش برای استخدام افراد مورد نظر و آماده سازی آنها در جهت به کارگماری آنها در مشاغل سازمانی .با توجه به تعریف فوق چنین مستفاد میشود که کارمندیابی نه تنها باید افراد را به سوی سازمان جذب نماید بلکه امکان نگهداری آنان را پس از به کارگماری در سازمان افزایش دهد. (رسولی، (1391:112

فرایند کارمندیابی:

فرایند کارمند یابی در سازمان باید به گونه ای باشد که تعداد زیادی از داوطلبان واجد شرایط ،متقاضی شغل شوند.بدیهی است هر قدر تعداد متقاضیان شغل بیشتر باشد ،سازمان حق انتخاب بیشتری خواهد داشت ؛البته این فرایند هنگامی موثر است که نه تنها افراد واجد شرایط جذب سازمان شوند ،بلکه کسانی که فاقد صلاحیت هستند نیز در همان ابتدایی پی به این امر ببرند و داوطلب شغل نشوند.این دو شرط ،یعنی جذب افراد واجد شرایط و از دور خارج کردن افراد فاقد شرایط ،هزینههای کارمندیابی را به حداقل خواهد رساند.(سعادت،(1391:90

فرایند کارمندیابی و گزینش افراد را می توان به صورت مراحل زیر بیان نمود.

-1برای تعیین پستهایی که باید افراد را در آنها گمارد باید در مورد نیروی کار مورد نیاز برنامهریزی و پیشبینی نمود.

-2از طریق کارمندیابی داخلی یا خارجی،انبوهی از داوطلب برای چنین مشاغلی به وجود آورد.

-3از داوطلبان خواسته شود که فرمهای درخواست کار را پر نمایندو در مصاحبههای مقدماتی شرکت کنند.

-4داوطلبان واجد شرایط را با استفاده از روشهای مختلف انتخاب ،مانند آزمونهای استخدامی ،بررسی سوابق متقاضی و آزمایشهای بدنی تعیین کنند.

-5یک یا چند داوطلب واجد شرایط نزد سرپرست مستقیم شغل مورد نظر فرستاده شوند.

-6برای تصمیم گیری نهایی و مشخص کردن داوطلب یا داوطلبان واجد شرایط ،شخص سرپرست یا گروهای ذیربط از این افراد مصاحبهی نهایی به عمل آورند و آنها را معرفی کنند. (گری دسلر ،(1390:64

فرایند کارمند یابی ،امری است که انتخاب و انتصاب کارکنان مناسب و مستعد را برای مشاغل بخصوصی معین خواهد کرد. هنگامی که برنامه ریزی نیروی انسانی ،نیازی را به نیروی انسانی نشان می دهد ،مدیران مربوط باید

356

ابتدا روش های برآوردن آن نیاز را بررسی و ارزیابی کنند. در واقع به بررسی جایگزینهای کارمند یابی بپردازند تا بتوانند با نیروهای موجود جوابگوی نیازها باشند . زمانی که هیچ کدام از جایگزینها مناسب و کافی نباشند ،فرایند کارمندیابی شروع میگردد (نمودار فرایند کارمند یابی ) (رسولی،(1391:113

میزان کارمندیابی:

اگرچه هرسازمانی به هر حال در طول عمر خود یا مقطعی از آن نیاز به کارمندیابی دارد،شرط این فعالیت در همه سازمانها یکسان نیست. فعال یا غیر فعال بودن سازمان در این زمینه به مجموعه ای از عوامل مختلف بستگی دارد که مهمترین آنها عبارتند از:

-1اندازه (بزرگی و کوچکی) ازمان:س طبیعتاً در سازمانی که سیهزار کارمند دارد، برنامه ریزی نیروی انسانی اهمیت بیشتری دارد و به تبع آن ،فعالیت کارمندیابی نیز گسترده تر است تا سازمانی که مثلاً بیست کارمند دارد.

-2مکان (جغرافیایی) سازمان: چنانچه سازمان در محلی قرار گرفته باشد که شرایط بازار کار مناسب می باشد،یافتن کارکنان مورد نیاز بسیار راحت تر است تا در مکانی قرار گرفته باشد که عرضه کار در بازار کار،مناسب نیست.

-3محیط و شرایط کار و میزان حقوق :اگر محیط کار،خوب و حقوق و مزایا کافی باشد،تعداد کمتری از کارکنان سازمان را ترک می کنند و نیاز کمتری به کارمندیابی خواهد بود.

-4 رشد یا رکود سازمان: عامل مهم دیگری که در فرایند کارمند یابی نقش دارد رشد یا رکود است. سازمانی که در حال رشد و گسترش عملیات خویش است به نیروی انسانی بیشتری احتیاج دارد و بر عکس ،سازمانی که در حال رکود است نیازی به کارکنان جدید نخواهد داشت. (سعادت ،(1391:91

عوامل موثر در کارمند یابی:

گفته شد که منظور از کارمندیابی شناسایی و انتخاب بهترین و شایسته ترین افراد برای استخدام است. ولی باید توجه داشت که سازمان همیشه در نیل به این هدف موفق نیست . در اینجا به شرح عواملی می پردازیم که تأثیر مهمی در فرایند کارمند یابی دارد و بدون توجه به آنها سازمان در امر کارمند یابی موفق نخواهد بود.

الف)-عوامل محیطی:5

-1عوامل اقتصادی: هر گونه تغییر و تحولی در اوضاع اقتصادی کشور ،کارمند یابی را تحت تأثیر قرار میدهد . رکود یا رونق اقتصادی جامعه در میزان فعالیت سازمان و در نتیجه میزان نیاز آن به نیروی انسانی اثر مستقیم دارد. در شرایط رونق اقتصادی ،سازمانها معمولاً با اطمینان بیشتری نسبت به آینده برای گسترش عملیات و افزودن به-دامنه فعالیتهای خویش و در نتیجه استخدام و تأمین نیروهای لازم برنامه ریزی میکنند.

برعکسهنگامی که اقتصاد دچار رکود باشد ،سازمان یا به حفظ وضع موجود اکتفا می کند مابقی در مواردی ،از دامنه فعالیتهای فعلی خود می کاهد.

-2عوامل اجتماعی:

در اثر تحولات عمیق اجتماعی در سالیان اخیر ،امروزه دیگر کمتر کسی را می توان یافت که به هر شغلی تن در دهد . بخصوص افراد تحصیلکرده جامعه به دنبال مشاغلی هستند که علاوه بر رفع نیازهای مادی و اولیه ،نیازهای عالی تر آنها را نیز رفع کند.

بنابراین برای جذب و حفظ افراد ،باید شغلی را به آنها پیشنهاد کرد که علاوه بر حقوق و مزایای کافی ،فرصت رشد و پرورش فردی و حرفه ای را نیز به آنان بدهد در صورتی که چنین فرصتهایی در شغلی وجود ندارد باید واقعیات را برای متقاضیان روشن ترنمود تا بعداً دچار یأس و سرخوردگی نشوند .

عدم اطلاع سازمان از هنجارها و اندیشههای اجتماعی یا بی اعتنایی به آنها می تواند آثار منفی بسیاری در کارمند یابی داشته باشد . برای مثال ،بعد از واترگیت در آمریکا که در آن فساد دستگاههای دولتی و کارهای خلاف مسولان (از کارمندان تا رئیس جمهوری فاش گردید وآبرو و اعتبار دولت رفت بسیاری از جوانان از معادل استخدام در ادارات دولتی خودداری کردند و به بخش خصوصی روی آوردند ) .

-3عوامل تکنولوژیک :

پیشرفت تکنولوژی در کارمندیابی موثر است ، زیرا هر گونه تغییر و تحولی در تکنولوژی موجب می شود تا از یک طرف بسیاری از مشاغل موجود ،کارایی خود را از دست داده ،از رده خارج شوند و از طرف دیگر مشاغل جدید بسیاری به وجود آیند .یافتن نیروی مناسب برای مشاغل جدید به آسانی امکان پذیر نیست ؛در این حالت ،تعداد

افرادی که دانش ،تخصص و مهارت لازم را بر تصدی این مشاغل داشته باشند،بسیار کم است .بنابراین ،با تغییر تکنولوژی و در نتبجه ،تغییر ماهیت مشاغل ،کارمندیابی باید به گونه ای تغییر کند که بتوان در رقابت با سایر سازمانها برای جذب معدود افراد حایز شرایط موفق باشد .(سعادت ،(1391:93

-4قوانین و مقررات :

قوانین ومقرراتی که دولت در مورد استخدام و اشتغال وضع کرده است، کارفرمایان ،چه در بخش خصوصی و چه در بخش دولتی ،موظف به اجرای آن هستند .هدف از وضع این قوانین ،جلوگیری از تبعیض در استخدام است امروز در اکثر کشورهای جهان قوانین و مقررات استخدامی بر سازمان یا کارفرمایان اجازه نمی دهد به دلیل خصوصیات جسمی و ظاهری، نژاد ،رنگ پوست ،اعتقادات مذهبی ،جنسیت یا اصل ونسب که تأثیر در عملکرد و کارایی افراد ندارد،از استخدام آنها خودداری کند بر اساس این مقررات سازمان نمی تواند به دلخواه خود شرح شغل و شرایط احراز را طوری تعیین کند که افراد یا گروههای خاصی از متقاضیان شغل ،خود به خود حذف شوند برای مثال درج آگهی که »کارخانه ای به تعدادی کارمند نیازدارد«تغییر داده شود یا این آگهی که » یک شرکت تجاری به تعدادی ماشین نویس نیازدارد« تغییر پیدا کند ؛زیرا همان که گفته شد جنسیت نباید معیار تصمیم گیری برای استخدام باشد و هیچ شغلی را نمی توان منحصراً مختص مرد یا زن به حساب آورد.مگر اینکه ثابت شود مرد یا زن بودن با نحوه انجام دادن شغل ارتباط مستقیم دارد. (سعادت ،(1391:93B94

ب)- عوامل سازمانی6 (درون سازمانی ).

علاوه بر عوامل محیطی (برون سازمانی)موثر در کارمند یابی ،عوامل درون سازمانی نیز گاهی چنان است که یا سازمان قادر به شناسایی و یافتن شایسته ترین افراد نیست ،یا شایستهترینها علاقه ای به استخدام در سازمان نداشته و جذب آن نشده اند . عوامل درون سازمانی که معمولاً مانع جذب نیروهای مطلوب میشوند عبارتند از:

-1شهرت:خوشنامی یا بد نامی سازمان یکی از عوامل مهم در جذب یا عدم جذب افراد است .سازمانی که دارای وجهه و حیثیت اجتماعی بالایی باشد ،مشکلی در جذب نیروهای مورد نیازش نخواهد داشت برعکس سازمانی که تصور منفی از آن در جامعه وجود دارد ،بدشواری قادر به جذب نیروهای مورد نیازش می باشد.

-2جذابیت شغل:بدیهی است اگر شغل جذابیت نداشته باشد ،بدشواری می توان افراد مناسب را برای آن پیدا و استخدام کرد . کارهای خستهکننده ،پرخطر و پردردسر و مشاغلی با حقوق و مزایای ناچیز یا مشاغلی که امکان ترقی و پیشرفت در آن محدود باشد ،داوطلبان زیادی نخواهد داشت .(سعادت،(1391:94

-3سیاستها و خط مشیهای سازمان:وجود سیاستهایی چون »ارتقا از داخل «به این معنی است که برای تصدی هرسیستمیکه خالی می شود و به کارکنان فعلی در الویت قرار دارند و قبل از استخدام از خارج ،نیازهای سازمان برای پرکردن آنها از درون برطرف می شود .در این گونه سازمانها حرکت به صورت »پلکانی «است و نیرو ازخارج فقط برای ردههای پائین استخدام می شود .اتخاذ این سیاست همیشه به نفع سازمان نیست ؛زیرا در این صورت به عضویت در سازمان شرط احراز مشاغل قرار گرفته است ،نه شایستگی و کاردانی افراد.

برای مثال،معاونی که جانشین رئیس خودمی گردد ،الزاماً بهترین وشایستهترین فرد برای تصدی آن شغل نخواهد بود .علاوه بر این ،در چنین وضعیتی ،همیشه خطر الگوبرداری یعنی تکرار سبک مدیریت قبلی بدون توجه به شرایط فعلی و جود دارد.(سعادت،(1391:94-95

-4دخالت اتحادیههاشرایطی: که معمولاً اتحادیهها برای انتخاب و استخدام افراد به مدیریت تحمیل میکنند ،عامل دیگری است که دامنه جستجو برای یافتن شایستهترین افراد را محدود می کند. در بسیاری از کشورهای صنعتی جهان مرسوم است که اتحادیهها صلاحیت کسانی را که می خواهند به استخدام سازمان در آیند تأکید می کنند . دخالت اتحادیهها در امور استخدامی سازمانها و مجبورکردن مسئولان آنها به عدول از ضوابطی چون تخصص ،کاردانی و شایستگی از جمله موانعی است که مانع از یافتن ،انتخاب و استخدام شایستهترین افراد خواهد شد. (سعادت ،(1391:95

-5هزینه کارمندیابی:هزینههای زیاد کارمندیابی عاملی است که جستجو برای یافتن نیروهای موردنظر را محدود می کند. از این رو مسئولان سازمان سعی می کنند در جائی به جستجوی نیرو بپردازند که احتمال بیشتری برای یافتن آن وجود دارد.به عبارت دیگر ،برای کارمندیابی در جایی سرمایه گذاری می کنند که انتظار می رود بیشترین بازده را داشته باشد.در هر حال هزینه گزاف کارمندیابی و بودجه محدود معمولاً مانع جستجو در بعد وسیع و در نتیجه مانع یافتن شایستهترین افراد می شود.

مراحل کارمندیابی:

گفته شد بعد اینکه کمیت و کیفیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان در مرحله برنامهریزی نیروی انسانی معین گردید،به وسیله کارمندیابی کسانی که به نظر می رسد دارای استعداد و تواناییهای بالقوهای برای انجام شغل باشند،شناسایی و سپس از میان آنها ،شایستهترین افراد انتخاب می شوند.

بنابراین،کارمندیابی مقدمهای برای مرحله بعدی،یعنی انتخاب از میان کسانی که سازمان پیدا و شناسایی نموده است.همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است ،فرایند کارمندیابی از هشت مرحله اصلی تشکیل می شود. هریک از این مراحل در فرایند کارمندیابی نقش مهمی دارند ،ولی میزان تأکید بر هر یک از آنها به نوع سازمان و نوع شغل بستگی دارد. (سعادت,(1391:96 -97

شکل :مراحل کارمندیابی

مراحل هشت گانه کارمندیابی عبارتنداز:

-1تعیین تعداد و نوع نیروهای مورد نیاز سازمان .همان طور که بلاًق شرح داده شد،در موقع برنامهریزی نیروی انسانی ،مسئولان کارمندیابی و مدیران اجرایی ( صفی)با توجه به اهداف تعیین شده برای سازمان و با استفاده از روش و فنونی که به شرح آن گذشت ،تعداد و نوع نیروی موردنیاز برای نیل به اهداف را معین مینماید.

-2نوشتن شرح شغل. بعد از تعیین تعداد و نوع نیروی انسانی موردنیاز ،شرح شغل نوشته می شود.یعنی وظایف ،مسئولیتها و مشخصات و ویژگیهای اصلی شغلی که برای آن کارمندیابی می شودمشخص میگردد. آگهیهایی که از طرف سازمان در روزنامهها منتشر می شود اغلب براساسشرح شغلنوشته شده است.

-3تعیین شرایط احراز شغل:شرایط احراز شغل یعنی مشخصات و ویژگیهایی که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با کفایت و شایستگی از عهده انجام آن شغل برآید. بنابراین تعیین شرایط احراز شغل به منزله اولین غربال-متقاضیان شغلاست؛زیرا با تعیین شرایط احراز شغل طبیعتاً کسانی که دارای مشخصات مورد نظر نباشند یا خود متقاضی شغل نخواهد شد یا در همین مرحله حذف می گردد.

-4شناسایی مراکز و منابع کارمندیابی :نیروی انسانی مورد نیاز را از کجا می توان تأمین نمود؟ این سوالی است که مسئولانکارمندیابیسازمان باید در این مرحله به آن پاسخ دهند. سازمان باید با مراجعه به فهرست موجودینیروی-انسانیخود ،منابع داخلی(کارکنان فعلی)را موردبررسیقرار دهد.چنانچهنتواندازمیان کارکنان فعلی ،فرد مناسبی را برای احراز شغل پیدا نمود،بناچار باید به بازار کار و منابع خارجی متوسل شد.(سعادت,(1391:98

-5انتخابروشکارمندیابی:انتخاب مناسبترین روش از میان روشهای مختلف کارمندیابی به عوامل متعدد ،از جمله نوع شغلی برای آن کارمندیابی می شود،شرایط بازار کار (میزان عرضه تخصصی مورد نیاز )و قوانین و مقررات دولتی بستگی دارد. با توجه به این قبیل عوامل،باید روشی را انتخاب کرد که مناسبترین و موثرترین روش برای دستیابی به نیروهای مورد نظر و جذب آنها باشد.