بخشی از مقاله
نگاهي به سازمانهاي مجازي
سازمانهاي آينده
چكيده :
امروزه تكنولوژي اطلاعات (IT) تاثير بسيار زيادي را در سازمانها داشته وساختارهاو روابط موجود در آنها را به طور چشمگيري دستخوش تغيير قرار داده است.به هرحال اطلاعات كار مهم و اصلي را در سازماندهي فعاليتهاي درون سازمان انجام مي دهد و تكنولوژي اطلاعات مي تواند تاثير بسزايي بر چگونگي اين امر داشته باشد. مجـازي سازي و سازمانهاي مجازي مفاهيمي كه در عصر اطلاعات و پس از ظهور پيشرفتهاي زياد در فنآوري اطلاعــات مطرح شده اند. امروزه وسايل ارتباطي نظير ماهواره ها، كامپيوترهاي شخصي،اينترنت،شبــكه هاي كامپيوتري و… بسترهايي را براي ايجاد سازمانهاي مجازي بوجود آورده اند.در اين مقاله بـه معرفي سازمانهاي مجازي، چگونگي ايجاد، ويژگيها، مزايا و معايب، مديريت اين سازمانها و همچنين مجازي سازي در ايران خواهيم پرداخت.
مقدمه :
فنآوري اطلاعات يكي از پديدههاي مهم قرن بيستم ميباشد كه زندگي بشر را متحول ساخته و بسياري از علوم و موضوعات را تحت تاثير خود قرار داده است. امروزه استفاده از تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات به منظور ايجاد ساختارهاي مشاركتي از اهميت قابل توجهي بــرخوردار شده است. سازمانهاي مجازي راه متفاوتي براي سازماندهي روابط بين كاركنان، مديــــران و مشتريان هستند. به كارگيري اطلاعات در دهه 1980 جايگاه خود را در استراتژيهاي تجاري به منظور به دست آوردن مزيت رقابتي كوتاه مدت و بلند مدت پيدا كرد.
ارتباطات الكترونيكي پيشرفته اين امكان را براي سازمانهاي اقتصادي فراهم كرده اند كه عمده مزاياي ادغام عمودي را بدون سرمايه گذاري قابل توجه اي بدست آورند. در اين صـــورت سازمانها مزيت هاي ادغام عمودي در بازار را تواماً دارا خواهند بود. به دليل وجود تكنولوژي ارتباطات سازمانهاي گوناگون مي توانند مانند زماني كه بخشي از يك سازمان اقتصادي تــك
مالكيتي هستند با يكديگر هماهنگ كار كنند و اين مساله مزيتي را ايجاد مي كند كه تواماً يك شركت كوچك و يك شركت بزرگ باشند.
تعريف سازمانهاي مجازي :
• سازمانهاي مجازي به صورت موقت براي تركيب و بكارگيري تواناييهاي خاص اعضاي آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزايش بهروري و استفاده سريع از فرصتهاي خــاص براي ارائه محصولات يا خدمات خاص مي شود و معمولاً بعد مسافت به وسيله تكنولوژي اطلاعات جبران مي شود.(1)
• براساس تعريف سازمان مجازي عبارت است از مجموعه شركتهايي كه از نظر قانوني مستقل بوده ولي براي يك منظور خاص با يكديگر همكاري مي كنند و يك فهــم عمومي نسبت به هدف تجاري در آنها وجود دارد. در يك سازمان مجازي، شركتها از استعدادها، قابليتها، منابع و تواناييهاي يكديگر بهره مي گيرند. بخش عمده منابعي كه يك ســــازمان مجازي استفاده مي كند اطلاعات است. سازمانهاي مجازي در طي زمان شكل گرفته، تغيير كرده و منحل مي شوند.(2)
از تعاريف متعددي كه در مورد سازمانهاي مجازي ارائه شده است مي توان گفت كه :
يك سازمان مجازي مجموعه اي است موقت و شبكه اي از شركتهايي كه از نظر فرهنـگي، جغرافيايي و نوع فعاليتها، متنوع و پراكنده هستند و از تكنولوژي ارتباطات و اطلاعــات به منظور هماهنگي و ايجاد ارتباط با هم استفاده مي كنند تا بدين ترتيب از پاسخگويي بهتري به مشتري و كارآيي بيشتري در هزينه ها برخوردار شوند.
ايجاد سازمانهاي مجازي :
يك سازمان مجازي به واسطه دو عامل توسعه داده مي شود :
1ـ همكاري استراتژيك
2ـ تامين منابع از خارج
يك همكاري استراتژيك زماني شكل مي گيرد كه دو شريك تجاري موافقت كنند كه بــا هم مثل يك واحد تجاري به گونه اي تصميم بگيرند كه يك سازمان خارجي انجام فعاليتهــايي را كه در داخل شركت انجام مي شده است را بر عهده گيرد.يك واحد تجاري بايد بر فعاليتهـايي تمركز كند و آنها را خود انجام دهد كه براي انجام آنها بهترين است و بقيه فعاليتها را بـايد به
(1)_www.imiorg.com
(2)_www.sanaaye.com
بيرون از شركت واگذار كند.
ويژگي سازمانهاي مجازي :
سازمانهاي مجازي با توجه به خصوصياتي كه دارند باعث بروز تفاوتهايي در درون سازمـان و چه در رابطه با بيرون از آن مي شوند كه اين خصوصيات عبارتند از :
1. تغييرات در مورد كاركنان : انتخاب افراد به عنوان اعضاي يك تيم به دليل قــابليتهاي ويژه آن مي باشد بنابراين تخصصهاي آنها بسيار مهمتر از موقعيت سازماني آنها است.
انتخاب كاركنان بيش از سابقه بر اساس اعتماد و مسووليت پذيري آنهاست. بنابراين مديران نيازي به كنترل مستقيم افراد ندارند و بدليل اينكه ارتبـاط به صورت الكترونيــكي انجــام مي شود افراد آزادي عمل بيشتري دارند در واقع انعطاف پذيرتر هستند.(1)
2. توسعه مهارتهاي كاركنان : همان طور كه گفته شد كاركنان كمتر تحت نظر مستقيـــم مديران قرار دارند و ار آنجايي كه اعضا فقط به صورت الكترونيكي با يكديگر ارتبــــاط دارند افراد مي توانند مسووليت بيشتري را بر عهده گيرند و تصميمات بيشتري را شخـصاً اتخاذ نمايند.(1)
3. تغييرات براي مديران : در سازمانهاي مجازي لازم است كه بخشي از قدرت تصميـــم گيري به كاركنان واگذار شود. مديران بايد قبول كنندكه كاركنان مي توانند تصميم بگيرند. اين عوامل باعث دخالت كمتر مديران در كارها و همچنين سبك مديريت بر مبناي اعتمـاد مي شود.(1)
4. مشتريان : سازمانهاي مجازي در برابر سفارشات مشتريان به خوبي مي توانند پاسخـگو باشند. مشخصاً طراحي محصولات نيازمند تعامل با مشتريان است و اين كار نه فقـــط در ابتداي سفارش انجام مي شود بلكه به كمك تكنولوژي اطلاعات به راحتي مي توانــد در جريان طراحي انجام شود.
5. تامين كنندگان : تامين كنندگان درباره اهداف سازمانهاي مجازي اطلاعاتي را ندارند و در سطح آ”نها نيز كار نمي كنند. تكنولوژي اطلاعات مي تواند در ايجاد روابط بهتر، سريع تر و ارزان تر بين تامين كنندگان و سازمان اصلي اثر مهمي داشته باشد. بـه ايــن تـرتيب تامين كنندگان مي توانند خدمات بهتري به مشتري خود(سازمانهاي مجازي) ارائه دهند.
با توجه به توضيحاتي كه داده شد براي مجازي سازي و مجازي شدن مي توان عوامــلي را به
(1)_www.sanaaye.com
(2)_www.iust.ac.ir.com
شرح زير برشمرد :
1. افزايش بيش از حد انعطاف پذيري در مشاغل.
2. نياز به تسريع در برابر تغييرات و ارائه محصولات جديد به بازار.
3. نياز به اقتصاد اطلاعات محور كه ارزش محتوي فكري يك محصول را بالا مي برد.
4. كاهش مشاغل ثابت و ترقي شغلي سنتي(پلكاني).
به طوركلي مي توان موانع زير را براي مجازي سازي مطرح كرد :
1. نگرش مديران نسبت به كاركنان و تكنولوژي : امروزه بسياري از سازمانها هنـوز ساختار كنترل و فرمان راحفظ كرده اند نگرش مديران نيز براين است كه روندكـــــاري منعطف باعث آشفتگي كاركنان مي شود و آنها در مواقع لزوم در دسترس نيستند.
2. عدم وجود زيرساختهاي مناسب سخت افزاري و نرم افزاري : عدم توانايي بـه كارگيري دانش رايانه توسط عموم مردمباعث عدم سرمايه گذاري دولت در اين زمينه شده است.
3. عدم تمايل افراد به انعطاف پذيري در مشاغل : امروزه اكثر افراد به استخـــدام عـــادت دارند كه از درآمد آن شغل بتوانند زندگي خود را سپري كنند اين در حـــالي است كــــه سازمانها بايد به كاركنان خود كمك كنند كه خود را براي دنيايي آمـــاده سازند كــه درآن براي كسي شغل تضمين شده و ثابتي وجود ندارد. پس لازمه اين كار تشويق كـاركنــان توسط سازمانها براي يادگيري مهارتهاي مختلف ميباشد.
مزاياي سازمانهاي مجازي :
• باعث افزايش بهروري و سود مي شود.
• كاهش هزينه هاي مربوط به فضاهاي اداري به علت افزايش انعطاف پذيري در شغل.
• افزايش استفاده از فكر و انديشه افراد سازمان.
• كاهش هزينه هاي رفت و آمد افراد.
• برآورده كردن نيازهاي بيشتر مشتري در كمترين زمان ممكن.
• توجه بيشتر به جنبه هاي انساني كارها.
معايب سازمانهاي مجازي :
• كاهش ارتباطات غيررسمي روزانه و در نتيجه كاهش همكاريهاي ناشي از آن.
• فضاي كاري فيزيكي نامناسب.
• رانده شدن كاركناني كه دانش محور نيشتند به حاشيه سازمان.
• امكان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت.
• افزايش برخوردها در بين كارمندان اداره مركزي با كارمندان مجازي.
مديريت سازمانهاي مجازي :
مديريت سازمانهاي مجازي در نهايت پيچيدگي است.سازمانهاي مختلفي كه درشكل گيري يك سازمان مجازي مشاركت دارندممكن است كه داراي اهداف متضادي باشند.آنها بايدبه همديگر اعتماد كنند و اطلاعات را بين هم تبادل كنند. سازمانهاي مجازي بايد بسيار پاسخگو بـاشند و منابع را به سفارشات مشتريان مختلف تخصيص دهند.
يكي ازدانشمندان علوم مديريتي به نام Mowshowitz سبكي ازمديريت رامعرفي ميكندكه هـدف آن ساختار و مديريت فعاليتهاي هدفگراي سازمانهاي مجازي است. بنابر نظريه اين دانشمنــد عصاره اصلي سازمانهاي مجازي اتصال پوياي يك تامين كننده به ساير تامين كنندگان برپــايه فرصتهاي متغيربازار مي باشد. Mowshowitz معتقد به مديريت زنجيره عرضه بوده و كار اصـلي مديريت نوين را تجزيه و تحليل نيازها و جستجوي تامين كنندگان زنجيره اي آنها است.(1)
راهكارهايي براي مشكلات مديريتي اين سازمانها :
1. ايجاد فرهنگ مجازي عمل كردن در بين مديران ارشد سازمان.
2. ايجاد فضاي فيزيكي مناسب.
3. افزايش ارتباطات روزانه حضوري و غير رسمي كاركنان.
4. تاكيد بر نقش مهم كاركنان مجازي در سازمان.
5. ايجاد شبكه و ميدان كفتگو براي كاركنان مجازي سازمان.
آيا كشور ايران وارد عصر مجازي شده است؟ (2)
براي توضيح در مورد اين كه آيا ايران وارد عصر مجازي شده است يا نه ابتدا مقدمه اي را در اين رابطه مطرح مي كنيم. جهان امروز سه موج يا عصر را پشت سر گذاشته و درحال حـاضر در عصر چهارم به سر مي برد. اين چهار عصر عبارتند از :
1. عصر كشاورزي Wave:Agricultural Age
2. عصر صنعت Wave:Industrial Age
3. عصر اطلاعاتWave:Information Age
(1)_www.google.com
(2)_www.itiran.com,www.iranitc.com
4. عصر مجازيWave:Virtual Age
موج سوم با آمدن رايانه مطرح شد و بخصوص وقتي رايانه هاي شخصي توانستند در خـدمت مردم قرارگيرند. بكارگيري رايانه و همراه شدن آن با اينترنت تغييرات مهمي در جهان بـوجود آورد تا آنجا كه پيش بيني مي شود تا سال 2004 ، 12 ميليــارد كــامپيوتر به اينترنت وصـل خواهند شد.
موج چهارم در حقيقت فرم توسعه يافته اطلاعات و دانش است كه ديگر مشكل عمده بشر در زمينه تامين معاش، تهيه ابزار و دسترسي به دانش و اطلاعات حل شده است و نياز به تغييـر و تحول بزرگتري در جامعه بوجود آمده است. با شروع موج چهارم، بشر جامعه جديد و نـويني را آغاز خواهد كرد كه اكثر امور در آن جامعه بصورت مجازي خواهند بود، اين عصر جـديد به نام عصر مجازي شناخته خواهد شد. در عصر مجازي بيشتـر امور به صورت غيـرفيزيـكي قابل انجام خواهد بود.
اما در مورد كشور ايران كه هنوز در اواسط موج دوم قرار دارد و موج سوم را هنوز جـذب و درك نكرده است، اطلاع از تغيير جهان به سوي عصر مجازي بسيار با اهميت مي باشد.
