بخشی از پاورپوینت
--- پاورپوینت شامل تصاویر میباشد ----
اسلاید 1 :
کليات سازمان و مديريت
هدف و وظايف اداره امور دفتری
روابط اداری
سيستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر
بايگانی
فراگرد تلفنی- نقش و وظايف مسؤول دفتر
عمليات اداری مسؤول دفتر
مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن
جلسه
چند نکته مهم
مختصری از آيين نگارش
اسلاید 2 :
سازمان مکانيکی
(دارای ساختار تشکيلاتي و فرايندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد.)
سازمان ارگانيکی
(دارای فرايندهای کاری پيچيده و متنوع که در اثر برنامه ها و محيط های متنوع و پويا پديد می آيد.)
اسلاید 3 :
واحدهای صف
(مسؤول اجرای عمليات مربوط به انجام هدف های اصلی سازمان)
واحدهای ستادی
(مسؤول اجرای طرح و برنامه ،ارايه مشورت و پشتيبانی وکمک به واحدهای صف)
اسلاید 4 :
برنامه ريزی
انتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر
سازماندهی
ترکيب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را بايد با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است.
هماهنگی
فرايندی که ازطريق آن، هدفها و فعاليتهایگروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند.
رهبری
فراِيند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.
نظارت و کنترل
فرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريزی شده بررسی می گردد.
اسلاید 5 :
برنامه ريزی
انتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر
سازماندهی
ترکيب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را بايد با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است.
هماهنگی
فرايندی که ازطريق آن، هدفها و فعاليتهایگروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند.
رهبری
فراِيند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.
نظارت و کنترل
فرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريزی شده بررسی می گردد.
اسلاید 6 :
حالت گفتاری ( شفاهی )
◊ تشکيل جلسه اداری، همايش اداری، دستور شفاهی، گزارش شفاهی، مکالمات روزمره
حالت نوشتاری ( کتبی )
◊ نامه های اداری، صورتجلسه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آيين نامه ها، گزارشات کتبی
خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نگهداری نوشته- زبان مشترک ارتباطات جامعه
مراحل:
1- مرحله تهيه مکتوب و نوشته ( آيين نگارش مکاتبات اداری )
2- مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری )
3- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بايگانی )
اسلاید 7 :
تعريف
عضوی از سازمان که به عنوان دستيار يک مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهای مدير خود توجه نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت کاری رئيس خود را برای کارهای جزيی نگيرد.
صفات کاری صفات شخصی
رازداری و وفاداری به سازمان پاکيزگی و مرتب بودن
قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای تندرستی
قوه ابتکار و پيش قدم شدن تعادل روحی
هوشياری و حافظه برتر نحوه صحبت کردن
وقت شناسی و قابل اطمينان بودن
مرتب بودن و سازمان دادن
قابليت اتکاء
قدرت کارايی و اثر بخشی
قدرت آموزش دهی
اسلاید 9 :
روابط با مديران
شناسايی خصوصيات مدير و وفق دادن فعاليت های کاری با آن خصوصيات
روابط با همکاران
تطبيق دادن نقش خود با قوانين و مقررات اداری
اثبات عضويت خودمان در گروه همکاران
مدنظر قراردادن حقوق و خواسته های همکاران، جلب همکاری، دوستی و احترام، پذيرش مسؤرليتها و وظايف
روابط با کارکنان جديد
پاسخ گويی به سؤالات ايشان و آشنا ساختن آنها با قوانين و مقررات سازمان و ...
اسلاید 10 :
- مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان ملاقات
- لغو ملاقات در صورت تأخير ملاقات کننده و ارايه توضيح علل لغو ملاقات و تعيين وقت ديگر
- داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با ملاقات کننده تعارف روزنامه يا مجله و پذيرايی از ايشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد
نحوه معرفی
- اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند، مهم نيست کداميک اول معرفی می شوند.
- هميشه، مرد به زن معرفی می شود.
- شخصی که معروفيت زيادی ندارد به شخص معروف، معرفی می شود.
- هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود.
- شخصی که سمت پايين تر دارد به سمت بالاتر معرفی می شود.
