بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
انواع سازمان از نظر نوع ساختار
سازمان مکانيکی
(دارای ساختار تشکيلاتي و فرايندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد.)
سازمان ارگانيکی
(دارای فرايندهای کاری پيچيده و متنوع که در اثر برنامه ها و محيط های متنوع و پويا پديد می آيد.)
اسلاید 2 :
انواع واحدهای سازمانی ازنظر وظايف اساسی
برنامه ريزی
انتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر
سازماندهی
ترکيب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را بايد با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است.
هماهنگی
فرايندی که ازطريق آن، هدفها و فعاليتهای گروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند.
رهبری
فراِيند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.
نظارت و کنترل
فرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريزی شده بررسی می گردد.
اسلاید 3 :
نحوه برقراری ارتباطات سازمانی
حالت گفتاری ( شفاهی )
◊ تشکيل جلسه اداری، همايش اداری، دستور شفاهی، گزارش شفاهی، مکالمات روزمره
حالت نوشتاری ( کتبی )
◊ نامه های اداری، صورتجلسه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آيين نامه ها، گزارشات کتبی
خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نگهداری نوشته- زبان مشترک ارتباطات جامعه
مراحل:
1- مرحله تهيه مکتوب و نوشته ( آيين نگارش مکاتبات اداری )
2- مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری )
3- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بايگانی )
اسلاید 4 :
مسؤول دفتر
تعريف
عضوی از سازمان که به عنوان دستيار يک مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهای مدير خود توجه نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت کاری رئيس خود را برای کارهای جزيی نگيرد.
صفات کاری صفات شخصی
رازداری و وفاداری به سازمان پاکيزگی و مرتب بودن
قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای تندرستی
قوه ابتکار و پيش قدم شدن تعادل روحی
هوشياری و حافظه برتر نحوه صحبت کردن
وقت شناسی و قابل اطمينان بودن
مرتب بودن و سازمان دادن
قابليت اتکاء
قدرت کارايی و اثر بخشی
قدرت آموزش دهی
اسلاید 5 :
برخورد با کسانی که با داشتن وقت قبلی به ملاقات رئيس می آيند
- مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان ملاقات
- لغو ملاقات در صورت تأخير ملاقات کننده و ارايه توضيح علل لغو ملاقات و تعيين وقت ديگر
- داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با ملاقات کننده تعارف روزنامه يا مجله و پذيرايی از ايشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد
نحوه معرفی
- اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند، مهم نيست کداميک اول معرفی می شوند.
- هميشه، مرد به زن معرفی می شود.
- شخصی که معروفيت زيادی ندارد به شخص معروف، معرفی می شود.
- هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود.
- شخصی که سمت پايين تر دارد به سمت بالاتر معرفی می شود.
اسلاید 6 :
روابط با مراجعان عادی
-راهنمايي مراجعه کننده با توجه به آگاهی از وضع کار و سازمان و داشتن روحيه همکاری
-
روابط با کسانی که تلفن می کنند
- ارجاع تلفن کننده به مسؤول اصلی انجام کار
- اگر تلفن کننده با مدير وی کار دارد و مدير در اداره حضور ندارد با توجه به اهميت کار، می توانيد او را به مرجع صلاحيتدار ديگری معرفی نموده و يا پيام او را برای مدير ثبت نموده و موعد دريافت پاسخ را مشخص نماييد.
- در اختيار گذاشتن اطلاعات مورد نياز تلفن کننده با در نظر گرفتن سیاستهای سازمان
- شمرده صحبت کردن، با حوصله بودن، دقت در کاربرد کلمه ها و داشتن روحيه همکاری
انتقادها و پيشنهادها
اسلاید 7 :
مراحل گردش نامه
.1دريافت
.2تفکيک
.3ثبت
.4توزيع
.5ارسال
.6پيگيري
تعريف دبيرخانه
محلی که در آن، کليه عمليات مربوط به دريافت، ثبت، تفکيک، توزيع، پيگيری و ارسال نامه های اداری صورت می گيرد و شامل وسايلی همانند:( دفتر انديکاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر انديکس، دفتر ارسال نامه ها و راهنمای سيستم گردش نامه ها ) می باشد.
اسلاید 8 :
عمليات مربوط به دريافت و تفکيک نامه ها و ساير موارد حاوی اطلاعات
0مسؤول دبيرخانه برای نامه های سفارشی پستی و یا نامه های سازمانها و شرکتها که توسط پيک يا نامه رسان آورده ميشود، رسيد می دهد.
0نامه های خصوصی و شخصی، نبايد باز شوند و مستقيم برای گيرنده آن فرستاده ميشود.
0نامه های محرمانه و مهر و موم شده، مسير خاص خود را طی می کنند.
0نامه های اداری در دبيرخانه باز ميشود، محتويات آن بررسی ميگردد و اگر ضمايمی دارد به آن پيوست ميشود.
0هنگام خالی کردن پاکتها بايد دقت شود که چيزی در آن باقی نماند، همچنين در صورتيکه آدرس فرستنده، فقط روی پاکت نوشته شده باشد، لازم است تا آن را ضميمه نامه نمود.
