بخشی از مقاله
بازاريابي در اتحاديه تعاونيهاي مصرف
بخش اول مديريت
مقدمه :
شايد يكي از مهمترين فعاليت ها در زندگي اجتماعي بشر امروز را بتوان مديريت دانست . درعصر حاضر به مدد اين فعاليت است كه مأموريت ها و اهداف سازمان ها تحقق مي يابند، از منابع و امكانات موجود بهره برداري مي شود و توانائي و استعداد انسان ها از قوه به فعل در مي آيد .مديران در انجام وظايف خود فرآيندي را دنبال مي كنند كه شامل اجزائي چون برنامه ريزي،سازماندهي، نظارت و كنترل، ارتباطات، هدايت و تصميم گيري است مجموعه اين فعاليت
هاست كه مديريت را شكل مي دهد و هماهنگي و نيل به هدف ها را ميسر مي سازد اگر چه بر اساس ديدگاه ها و نظرات جديد مديريت وظايف و نقش هاي ديگري به استثناي ٥ جزء فوق را براي مديران عنوان نموده اند ( به عنوان مثال نظريه نقش هاي مديران ارائ ه شده توسط هنري مينتزبرگ يا ديد گاه هاي آديزس در مورد ٤ نقش عمده مديران و ... ) به هر حال مديريت از جمله مسائل مهم جامعه امروز به شمار مي رود و مديريت صحيح در سازمان ها براي بهره گيري هر چه بيشتر منابع و دستيابي به
اهداف سازماني اهميتي غير قابل انكار دارد.
تعريف مديريت
تعاريف متعددي از مديريت ارائه شده است كه تعدادي از اين تعاريف در ادامه مي آيد :
ـ علم انجام امور به وسيله ديگران
ـ علم و هنر هماهنگي كوشش ها و مساعي اعضاي سازمان و استفاده از منابع براي نيل به اهداف معين
ـ مديريت عبارت است از تصميم گيري
ـ مديريت عبارت است از ايفاي نقش هاي اطلاعاتي، تصميم گيري و بين پرسنلي.
ـ مديريت عبارت است از بهره گيري از منابع مادي و انساني جهت دستيابي به اهداف سازمان بطور مؤثر و اثربخش.
مديريت در شركت هاي تعاوني از اصول و چارچوبي كه ديگر شركت ها و مؤسسات وجود دارد خارج نيست با اين تفاوت كه در تع اوني ها به لحاظ اهميت و نقش مشاركت اعضاء درتصميم گيري ها گرايش به بهره گيري از سيستم مديريت مشاركتي و همفكري و همكاري هر چه بيشتر بين اعضاء ،مديران و كاركنان مي بايد مورد توجه بيشتر قرار گيرد . در ادامه بر اساس وظايف پنچ گانه مديران ( برنامه ريزي ، سازمانده ي ، تأمين نيروي انساني ، هدايت و رهبري و كنترل ) در سازمان ها و تعاوني ها را بررسي مي كنيم .
برنامه ريزي
برنامه ريزي فرآيند تعيين اهداف و خطوط كلي فعاليت ها و مأموريت هاي سازمان در بلند مدت است ،تشخيص اولويت ها و تعيين اقدامات اصلي و كليدي كه براي نيل به اهداف سازمان ضروري است نيز در فرآيند برنامه ريزي انجام مي گيرد . برنامه ريزي به طور كلي به دو صورت جامع و عملياتي انجام مي شود . برنامه ريزي جامع يا استراتژيك ، چارچوب و اساسي است كه عمليات و برنامه هاي جزئي سازمان را شكل مي دهد و به آن ها جهت مي بخشد . برنامه ريزي جامع با خصوصيت فراگير بودنش برنامه هاي جزئي سازمان را در بر مي گيرد و آن ها را هماهنگ مي سازد .
برنامه ريزي عملياتي در سطوح مياني و پايه سازمان انجام مي گيريد در حالي كه برنامه ريزي جامع در سطوح عالي شركت مي باشد، تأكيد برنامه ريزي عملياتي بيشتر بر كارائي و بازدهي است در حالي كه برنامه ريزي جامع يا استراتژيك به اثر بخشي نظر دارد ، در برنامه ريزي عملياتي بر برنامه فعلي سازمان تأكيد مي شود و در برنامه ريزي جامع توجه به منافع آينده است به عبارت ديگر ديد برنامه ريزي عملياتي كوتاه مدت و ديد برنامه ر يزي جامع بلند مدت است . در برنامه ريزي جامع ساختار سازمان و شرايط محيطي با ثبات در نظر گرفته مي شود در حالي كه در برنامه ريزي جامع ساختار سازماني منعطف و متناسب و همراه با تغييرات در طول زمان است . به هر حال انجام هر دو دسته برنامه ريزي در سازمان ها و از جمله اتحاديه تعاوني ها ضرورت دارد.
برنامه ريزي در اتحاديه ها
در اتحاديه تعاونيها نيز مي بايد برنامه ريزي هاي لازم به عمل آيد ،اين برنامه ريزي توسط هيأت مديره انجام و به تصويب مجمع عمومي نيز خواهد رسيد ،برنامه ريزي در اين اتحاديه ها هم به صورت جامع ( استر اتژيك ) و هم به صورت عملياتي ( كوتاه مدت ) انجام خواهد شد . هيأت مديره مي تواند برنامه اي جامع را به تصويب برساند) مثلاً براي يك دوره ٣ ساله ) و سپس بر مبناي آن برنامه هاي كوتاه مدت عملياتي ( مثلاً ١ ساله ) را تهيه و به مدير عامل جهت اجراء ،ابلاغ نمايد . ضمن اين كه در هر سال و يا حتي مقاطع كوتاه تر بعد از بازنگري د رعملكرد ها و بررسي ميزان دست يابي به اهداف امكان اصلاح برنامه ها نيز وجود دارد .
مدير عامل در اتحاديه تعاونيها نيز مي تواند بر اساس برنامه سالانه مصوب هيأت مديره براي اجرائي نمودن برنامه . برنامه ريزي را در مقاطع زمان كوتاه تر در داخل اتحاديه انجام دهد . ضمن اينكه برنامه ريزي براي خريد ، فروش ، آموزش و تربيت نيروي انساني ، تأمين نيروي انساني مورد نياز و ... به عنوان اجزاء كوچك تر برنامه ريزي تخصصي در داخل اتحادي ه بايد انجام شود .
برنامه ريزي عملياتي
برنامه ريزي عملياتي را ميتوان پيش بيني عمليات براي نيل به هدف هاي معين با توجه به امكانات و محدوديت ها و خطوط كلي ترسيم شده در برنامه ريزي جامع تعريف كرد . هدف و پيش بيني عمليات اجزاي برنامه ريزي عملياتي هستند . هدف عبارتست از نقطه اي كه كوشش ها معطوف رسيدن به آن است در برنامه ريزي مي توان هدف را نتيجه نهائي عمليات دانست كه مقصود برنامه ريز نيل به آن است .هدف در برنامه ريزي عملياتي بايد مشخص ،جزئي ، قابل
سنجش و واقع بينانه باشد . به عبارت ديگر هدف هاي عام و كلي ، غيرقابل سنجش و غير عملي ، براي برنامه ريزي مفيد نخواهد بود پس از آن كه هدف مورد نظر انتخاب شد بايد به پيش بيني عمليات براي نيل به آن پرداخت .پيش بيني با روش هاي مختلف امكان پذير است و تكنيك هاي مختلفي براي آن ابلاغ گرديده است كه از جمله آن مي توان به روش هاي پيش بيني قضاوتي (استفاده از نظرات افراد و خبرگان )، پيش بيني روند گذشته ( تجزيه و تحليل علت و معلولي بررسي روابط بين متغيرها و ميزان همبستگي و ارتباط بين آن ها ) اشاره نمود .
بعد از آنكه روش مناسب پيش بيني مشخص گرديد بايد به كمك آن براي سؤالات زير پاسخ هاي مناسب را ارائه داد :
١. چه كاري ؟ فعاليت هاي لازم براي تحقق هدف چيستند ؟ چه فعاليت هايي براي اجراي هدف پيش بيني مي شوند ؟
٢. چه روشي ؟ روش انجام هر يك از اين فعاليت ها بايد چگونه باشد ؟( پيش بيني هاي روش انجام كار )
٣. در چه زماني ؟ هر يك از فعاليت ها چه زماني را به خود اختصاص مي دهد ؟ ( پيش بيني زماني برنامه )
٤. در چه جائي ؟ فعاليت هاي برنامه در چه محل و مكاني عملي مي گردند ؟( پيش بيني موقعيت مكاني برنامه)
٥. با چه سازماني ؟ فعاليت هاي برنامه كمك چه تشكيلاتي قابل عمل مي گردند ؟ ( پيش بيني سازمان و تشكيلات مورد نياز)
٦. با چه منابعي ؟ براي تحقق هدف به چه منابعي اعم از انساني ، مالي ، ابزاري و .. نياز است ؟ ( پيش بيني منابع مورد نياز )
برنامه ريزي خريد در اتحاديه تعاونيهاي مصرف
براي درك هرچه بهتر برنامه ريزي عملياتي و فرآيند آن در اتحاديه ها ، روندي را كه براي انجام برنامه ريزي خريد در اتحاديه هاي مصرف بايد طي شود بررسي مي كنيم . تأمين كالاهاي مورد نياز اعضاء به اندازه كافي ، با كيفيت مناسب ، قيمت مناسب در زمان مناسب از منبع مناسب به عنوان اهداف خريد مطلوب در تعاوني ها ( و ديگر سازمان ها ) مطرح هستند و دستيابي به اين اهداف با برنامه ريزي صحيح و كارآمد خريد امكان پذير خواهد بود .
براي نيل به اين اهداف مي بايد :
ـ از يك طرف نيازمندي هاي كالائي تعاونيهاي عضو و آنها نيز به نوبه خود نياز مشتريان و اعضاء را شناسائي و از طرف ديگر اطلاعات جامعي از منابع تأمين اين كالاها را بدست آوريم ( چه كاري
ـ از ميان روش هاي خريد مختلف خريد توسط مأمور يا مسئول خريد با ارائه فاكتور ، استعلام بها و يا مناقصه روش مناسب و مطلوب خريد را برگزينيم (چه روشي)
ـ‌كالاها را بر حسب نياز مي توان به دو گروه تقسيم كرد : كالاهائي كه بطور مستمر مصرف مي شوند و بر اين اساس بطور مستمر بايد خريداري گردند و كالاهائي كه به صورت فصلي مصرف مي شوند و در مقاطع خاصي از سال مي بايد خريداري شوند كه نيار به آن ها وجود دارد( در چه زماني )
ـ برنامه ريزي خريد و فعاليت هاي مربوط اتحاديه از طريق عرضه كنندگا ني كه شناسا ئي شده اند صورت مي گيريد ( در چه جائي ؟)
ـ در اتحاديه مي بايد با توجه به حجم خريد پرسنل و كادر مناسب و تشكيلات لازم پيش بيني و طراحي گردد (با چه سازماني )
ـ از محل درآمدهاي شركت و در چارچوب بودجه اتحاديه مي بايد منابع مالي مورد نياز درنظر گرفته شود ، وسا ئل و تجهيزات لازم و نيروهاي انساني كافي پيش بيني گردد( منابع مورد نيا))
سازماندهي در اتحاديه ها
يك اتحاديه مصرف واجد تمام خصوصيات يك سازمان فعال مي باشد . در يك محيط اقتصادي و اجتماعي معين بوجود مي آيد، رشد پيدا مي كند و تكامل مي يابد، اگر وظائف اساسي خود را ( از قبيل تهيه وسائل مورد نياز اعضاء، فروش محصولات و ارائه ديگر خدمات مورد نياز اعضاء ) انجام ندهد باقي نخواهد ماند ،اين وظايف بين همكاران مختلف تقسيم مي گردد و سازماندهي فرآيندي است كه اين امر را محقق مي گرداند . سازماندهي فرآيندي است كه طي آن تقسيم كار ميان افراد و گروه هاي كاري و هماهنگي ميان آنان به منظور كسب اهداف صورت مي گيرد . به بيان ديگر
سازماندهي فرآيندي است ٣ مرحله اي مركب از :
١. طراحي كارها و فعاليت ها
٢. دسته بندي فعاليت ها به پست هاي سازماني
٣. برقراري رابطه ميان پست ها به منظور كسب هدف مشترك
ساخت سازماني يا طراحي سازمان حاصل فرآيند سازماندهي است و عبارت از سيستم روابطي است كه به طور غيررسمي شكل گرفته و به طور رسمي تصويب شده است و حاكم بر فعاليت هاي افرادي است كه براي كسب اهداف مشترك به هم وابسته اند .
ساخت سازماني ، به كارگيري منابع و فعاليت هاي افراد را بايد گونه اي با هم تركيب و هماهنگ كند كه از منابع استفاده بيشتري به عمل آيد ( اين بهره گيري بيشتر از منابع ، افزون تر از جمع منابع ، سينرژي گفته مي شود
نكته مهم اين است كه با توجه به تفاوت انواع سازمان ها ، تعداد و نوع مسائلي كه م ديران با آن مواجهند ، متفاوت خواهد بود ،سازمان هاي كوچك حول تقسيم كار ، تعيين مسئوليت ها و حيطه نظارت متمركز مي شوند ، مشكل سازمان هاي متوسط بيشتر از ساختار وظيفه اي ، تأمين نيروي انساني و هماهنگي است و سازمان هاي بزرگ بيشتر درگير مسائل عدم تمركزند . مطلب اساسي ديگر در سازماندهي سازمان ها و از جمله اتحاديه ها اين است كه
نمودار يك سازمان نبايد وضع شركت را خشك و جامد نشان دهد بلكه بايد آينده را نيز پيش بيني نمايد عوامل مختلفي از قبيل توسعه تعاوني ، پيشرفت هاي فني ، تغيير شرايط خريد و فروش ، پرسنل و .. مي توانند اين تكامل را توجيه كنند . سازمان شركت بايد با تكامل پيش بيني شده پيشرفت نموده و خود را با تغييرات حاصله منطبق نمايد . در سازمان امكانات تغيير و تبديل و ترفيع كادر پرسنلي جهت تربيت كادر پرسنلي و چنين استخدام كاركنان جوان قدم هاي مؤثري به سمت كمال بردار د. نمونه هائي از روش هاي مختلف سازماندهي در ادامه مي آيد.
تأمين نيروي انساني
تأمين نيروي انساني يكي از وظايف اصلي مديريت محسوب مي شود . اساسًا آن دسته از وظايف مديريت كه تاكنون مورد بحث قرار گرفته است يعني برنامه ريزي و سازماندهي وقتي در عمل تحقق مي يابد كه نيروي انساني مناسب و متخصص براي اجراي آن وجود داشته باشد .
همانطور كه مديريت براي تهيه و تأمين احتياجات يك مجموعه از نظر مواد ، وسائل و تجهيزات و محل مناسب دقت كافي به كار مي برد براي جذب نيروي انساني شايسته و مناسب و آموزش و تربيت آن ها نيز بايد دقت كافي به عمل آورد .
در عين حال نبايد فراموش كرد كه تأمين و استخدام و به كارگيري نيروي انساني به مراتب مشكل تر و پيچيده تر از تأمين مواد و وسائل است . حفاظت و نگهداري از نيروهاي انساني نيز به مراتب سخت تر و ظريف تر از حفاظت از مواد و تجهيزات مي باشد .
تعريف
پركردن مشاغل ساختار سازماني از طريق شناسائي « : تأمين نيروي انساني عبارتست از نيازمندي هاي نيروي كار ، ذخيره كردن افراد در دسترس ، استخدام ، انتخاب ، جايگزني ، تشويق ، ازريابي ، جبران و آموزش افراد مورد نياز»
در تأمين نيروي انساني آنچه كه در عمل ر وي مي دهد اين است كه با توجه به برنامه هاي سازمان ،نيروهاي انساني مورد نياز مشخص مي گردد و در مرحله اول با بررسي نيروي موجود در جهت تأمين اين نيروها اقدام مي شود و در صورت لزوم آموزش هاي لازم نيز به عمل مي آيد و در مرحله دوم در صورت عدم تأمين اين نياز از د رون سازمان ، از خارج سازمان نيروهاي مناسب برگزيده مي شوند و به موازات استخدام نيروي انساني ، برنامه هاي آموزشي و ارتقاء نيروي انساني و همچنين برنامه هاي حفظ و نگهداري آن به مرحله اجراء در مي آيد .
تأمين و آموزش نيروي انساني
در اتحاديه تعاونيها همانند ديگر شركت ها و سازمان ها بر اساس برنامه ريزي انجام شده و ساختار سازماني طراحي شده مطابق با برنامه ها ، نيروي انساني كافي بايد تأمين و تربيت شود . برآورد نياز به نيروي انساني مي تواند توسط مدير عامل انجام و بعد از تأييد هيأت مديره در چارچوب برنامه ها ، بودجه هاي مصوب هيأت مديره اين نياز برآورده شود .
استخدام كارمند جديد در اتحاديه يك وظيفه اساسي است هدف اين وظيفه تأمين تصدي پست هاي جديد و تهيه مقدمات تعويض كارمنداني است كه به سن بازنشستگي رسيده اند . بعضي اوقات استخدام مشكلاتي را در بردارد ، منابع مالي استخ دام خيلي محدود هستند . همچنين شرايطي لازم است كه غالبُا از حدود شايستگي كادر محلي تجاوز مي كند . اتحاديه ها مي توانند از فارغ التحصيلان مراكز آموزش عالي تعاون و يا ديگر فارغ التحصيلان تعاون و ساير رشته هاي مرتبط با كار تعاوني استفاده نمايند و در هر مقطعي نبايد فراموش كرد كه ترزيق نيروهاي جديد و جوان با ايده ها و تفكرهاي جديد و نوين مي تواند براي بهبود فعاليت هاي تعاوني مؤثر و مفيد باشد . بطور خلاصه فرآيند جذب و استخدام نيروهاي جديد در اتحاديه را مي توان به شرح زير خلاصه نمود :
ـ تعيين پست هاي مورد نياز
ـ شرايط كانديد شدن
ـ انتخاب كانديدها با مصاحبه و امتحانات مختلف
ـ اعطاء پستهاي استخدام شدگان
ـ همكاري نزديك با تازه واردين در دوره كارآموزي ( كمك ، حمايت ،مراقبت و تماس هاي متوالي)
