بخشی از مقاله
چكيده
مقاله حاضر, مقاله تهيه شده از طرح پژوهشي بررسي مباني نظري و شيوه‌هاي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم في ما بين معاونت توسعه مديريت, منابع و امور مجلس وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشكي و گروه كارشناسان ايران (به عنوان مجري طرح) ميباشد.
اين طرح در چهار مرحله به شرح زير به اجرا درآمده است:
مرحله اول ـ بررسي مباني نظري
مرحله دوم ـ بررسي وضعيت موجود
مرحله سوم- طراحي الگوي مفهومي
مرحله چهارم- ارائه الگوي اجرايي
روش پژوهش مطالعه حاضر عمدتاً از طريق (1) مطالعات كتابخانه‌اي و بررسي مستندات مكتوب و الكترونيكي در كتابخانه‌هاي مهم دانشگاهي و سازمانهاي ذيربط (نظير سازمان مديريت و برنامه‌ريزي و مركز آموزش مديريت دولتي) و نيز شبكه اطلاع رساني بين المللي (اينترنت)، و (2) انجام مطالعه ميداني به شيوه پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده انجام شده است.
براساس يافته‌هاي حاصل از بررسي وضعيت موجود، تجارب كشورهاي خارجي، بررسي مباني نظري، تجربيات مجري طرح و همچنين نقطه‌نظرهاي كارسناسي گروه طرح، كه مشروح آنها در گزارش طرح ارائه شده است، دو الگوي اصلي براي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي (الگوي مفهومي، الگوي اجرايي) طراحي شد. همچنين مكانيزم‌هاي كنترلي و بهسازي كاهش تصدي‌گري (شامل هفت مكانيزم اصلي)، و طرحي براي گذار از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب در زمينه كاهش تصدي‌گري (با ذكر فعاليت‌هاي اصلي، پيش‌نيازها، مسيرهاي اصلي، وضعيت پايلوت‌ها، و وضعيت تيپ‌هاي دانشگاهي در ارتباط با طرح حاضر) تدوين گرديد در نهايت كليه الگوهاي فوق بعد از طراحي اوليه از طريق تكنيك دلفي مورد آزمون قرار گرفت و پس از انجام اطلاح‌هاي لازم، الگوهاي نهايي تدوين و ارائه گرديد.
مقدمه
تشريح مرزهاي سازمان يكي از ابعاد اصلي نظريه اقتصادي سازمان از هنگام مطرح شدن نظريه سازمان توسط «كاوز» در سال (1937) بوده است. در حالي كه اكثر تحقيقات موجود، بر يكپارچگي عمودي تمركز يافته‌اند، گام معكوس، يعني تفكيك عمودي يا برون‌سپاري، پديده‌اي فراگير در دنياي صنعتي در سال‌هاي اخير بوده است (بولر و هاكاپ، 2003 ، ص 2).
موضوع كاهش تصدي‌گري يكي از زمينه‌هاي نسبتاً جديد اصلاح و بهسازي در مقوله كوچك كردن حجم دولت و وزارتخانه‌ها در سطح كلان، و مقوله تجديد ساختار و بهبود فرايندها در سطح خرد مؤسسه‌ها و سازمان‌ها ميباشد.
بيان مسئله
طرح كاهش تصدي‌گري و كوچك سازي سازماني و بويژه خدمات پشتيباني دانشگاه‌ها در ايران چندان مسبوق به سابقه نيست. ولي انجام تغييرات عمده در سازمان‌ها از جمله كوچك سازي ، مهندسي مجدد و اصلاح ساختار امروزه امري عادي تلقي مي شود و بدين لحاظ مديريت تحول يكي از مهارت‌هاي راهبري براي همه مديران در دنياي امروز به شمار مي رود .
اقتصاد رقابتي مراقبت‌هاي بهداشتي درماني و نيز پيچيدگي و ضرورت ارائه خدمات كيفي در واحدهاي خدماتي سازمانهاي بهداشتي درماني و دانشگاه‌هاي علوم پزشكي، اين واحدها را ناچار به استفاده از رويكردها و ابزارهاي نوين مديريتي و سازماني كرده است كه از آن جمله مي‌توان به مواردي نظير ISO 9000 TQM , ، مهندسي مجدد، و .... اشاره كرد.
در اين ميان يكي از مؤثرترين اين ابزارها كه مي تواند به عنوان استراتژي بهسازي در دانشگاه‌ها مدنظر قرار گيرد ، مقوله تجديد ساختار و سازمان و به ويژه كوچك سازي و كاهش تصدي‌گري است.
اين طرح پژوهشي نيز در راستاي بررسي عميق‌تر و دقيق‌تر موضوع كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي و امكان اجراي آن در سطح كشور ارائه شده است و اميد مي‌رود با انجام آن و در گام بعد اجراي عملي طرح، بتوان پاسخ مناسبي به مشكلات مرتبط با موضوع پروژه داده شود. در واقع يكي مهمترين دلايل انجام مطالعه شايد اين حقيقت باشد كه اجراي پروژه‌هاي كوچك‌سازي و واگذاري خدمات به بيرون، در سازمان‌ها به دلايل مختلف نظير عدم تحليل وضعيت، فقدان الگو و برنامه هاي مناسب اجرايي و .... با مشكل مواجه مي شود ، و لذا سعي گرديد با تمهيداتي كه در اين طرح در نظر گرفته شده بتوان درصد موفقيت اين گونه اقدام‌ها را در آينده در كشور بالا برد و بدين ترتيب به آنچه كه هدف اصلي از اجراي چنين اقداماتي است، دست يافت .
اهداف
1- هدف كلي
هدف كلي از اين طرح عبارت است از بررسي شيوه‌ها و مباني نظري كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
2- اهداف ويژه
(1) بررسي مباني نظري و سابقه تاريخي كاهش تصدي‌گري با تأكيد بر خدمات پشتيباني دانشگاهي
(2) تحليل وضعيت تصدي‌گري خدمات پشتيباني در چند دانشگاه منتخب علوم پزشكي كشور
(3) مقايسه پروژه‌ها ، اقدام‌ها و نتايج كاهش تصدي‌گري در چند كشور منتخب در جهان
(4) ارائه الگوي كلان مفهومي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
(5) ارائه الگوي اجرايي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
(6) انجام طرح ريزي لازم به منظور رسيدن از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب از نظر كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
(7) تعيين مكانيزم‌هاي كنترلي لازم براي برقراري و حفظ استانداردهاي مورد نياز در زمينه خدمات پشتيباني واگذار شده در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
سئوالات/ فرضيات
1- سئوالات پژوهش
(1) ضرورت كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چيست؟
(2) شاخص‌هاي عملكردي كاهش تصدي‌گري كدامند؟
(3) الگوي كلان مفهومي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چه مي تواند باشد ؟
(4) الگوي اجرايي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چگونه بايد باشد ؟
(5) براي رسيدن از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب در مقوله كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چه طرحي لازم است ؟
(6) مكانيزم‌هاي كنترلي لازم براي برقراري و حفظ استانداردهاي مربوطه در زمينه خدمات پشتيباني واگذار شده در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چه مي باشد ؟
2- فرضيات پژوهش
(1) كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي موجب بهبود كيفيت اين خدمات و افزايش رضايت خدمت‌گيرندگان مي‌گردد.
(2) كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي منجر به افزايش كارايي اين خدمات و كاهش هزينه‌ها مي‌شود.
(3) كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي امكان استانداردسازي اين خدمات و در نتيجه كنترل بهتر را فراهم مي‌آورد.
روش پژوهش
1- نوع پژوهش
پژوهش حاضر از نوع تطبيقي ـ توصيفي, مقطعي و كاربردي است.
2- محيط پژوهش
محيط انجام اين پژوهش معاونت‌هاي پشتيباني حوزه ستادي دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور ايران است. در مورد كشورهاي خارجي منتخب نيز محيط پژوهش براساس ساختار سازماني در دسترس دانشگاه‌هاي انتخاب شده در سطح ستادي تعيين شده است.
3- جامعه پژوهش
جامعه پژوهش شامل كليه خدمات پشتيباني در چارچوب شرح وظايف مصوب در حوزه‌هاي ستادي معاونت پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي منتخب كشور ايران است.
جامعه پژوهش در دانشگاه‌هاي منتخب كشورهاي خارجي نيز شامل خدمات پشتيباني حوزه‌هاي ستادي اين كشورها است كه اطلاعات آنان قابل دسترسي باشد.
4- نمونه پژوهش
در پژوهش حاضر به منظور به منظور دستيابي به اطلاعات كامل در دو مرحله نمونه‌گيري انجام گرفت. در مرحله اول كليه دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور به عنوان نمونه پژوهش بررسي و اطلاعات لازم درباره موضوع طرح از طريق مكاتبه كسب شد. از مجموع بيش از چهل دانشگاه و دانشكده علوم پزشكي كشور، در كل (26) دانشگاه علوم پزشكي با ارسال پاسخ به پرسشنامه‌ها، در طرح حاضر شركت كردند.
در مرحله دوم (مطالعات ميداني), با توجه به محدوديت منابع مالي و زمان اجراي طرح و نيز تنوع خدمات پشتيباني و ستادي در دانشگاه‌هاي مختلف كشور ايران, نمونه‌گيري از نوع طبقه بندي انتخاب شده و طبقات متناسب با تقسيم بندي دانشگاه‌ها در تيپ يك، دو، سه و مستقل ميباشد. مبناي اين طبقات, تقسيم بندي وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشكي است. در نتيجه در اين قسمت چهار دانشگاه علوم پزشكي انتخاب گرديدند.
از بين كشورهاي خارجي نيز كشور امريكا و انگليس در زمره كشورهاي توسعه يافته كه سابقه انجام فعاليت‌هاي واگذاري را داشته‌اند و از بين كشورهاي در حال توسعه، كشورهاي سنگاپور و مالزي انتخاب شدند. همچنين از هر يك از كشورهاي مذكور تعداد حداقل چهار دانشگاه به عنوان نمونه پژوهش مورد بررسي قرار گرفتند.
5- روش و ابزار گردآوري داده‌ها
جمع‌آوري داده‌هاي اين پژوهش از طريق انجام مطالعات كتابخانه‌اي و ميداني بود. در مطالعات كتابخانه‌اي, اطلاعات لازم از مواردي از قبيل كتاب‌ها, مجلات, مقاله‌ها و پايگاه‌هاي اطلاعاتي از جمله اينترنت گردآوري شد. به منظور انجام مطالعات ميداني نيز در دو مرحله پرسشنامه تدوين شد. پرسشنامه مرحله اول حاوي سئوالات كلي‌تر بوده و از طريق مكاتبه با دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور, اطلاعات جمع‌آوري گرديد. به منظور افزايش ضريب اطمينان صحت اطلاعات و نيز كسب اطلاعات بيشتر و انجام مطالعه عميق‌تر، بازديد ميداني از چهار دانشگاه علوم پزشكي منتخب صورت گرفت.
همچنين براساس مطالعات تطبيقي انجام يافته در كشورهاي منتخب, مباني نظري پژوهش و نظرات كارشناسي تيم پروژه و كارفرماي محترم, الگوي پيشنهادي طراحي و از طريق تكنيك دلفي در سه مرحله مورد آزمون قرار گرفت.
6- روش تجزيه و تحليل داده‌ها
داده‌هاي جمع آوري شده با استفاده از نرم افزارهاي آماري SPSS و Excel و نرم افزارهاي گرافيكي كامپيوتري و نيز بهره‌گيري از آمارهاي توصيفي به شكل نمودارها و جداول توزيع درصد فراواني تحليل شد.
تعريف واژه‌ها
• واگذاري خدمات به بيرون (واگذاري)/ برون‌سپاري/ كاهش تصدي‌گري
- تعريف نظري:
(1) برون سپاري از تركيب دو واژه «Outside» و «Resourcing» تشكيل شده و به طور كلي به كالاها و خدمات ارائه شده توسط سازمانهاي بيروني اشاره دارد (منگن، 2001، ص 2).
(2) ترتيباتي كه در آن يك واحد دولتي با يك ارائه‌دهنده بيروني خدمت براي يك دوره مستمر، براي ارائه خدمات مشخصي كه هزينه آن توسط واحد پرداخت مي‌شود، قرارداد مي‌بندد.» (واحد كارايي دولت هنگ‌كنگ، 2003، ص 51)
- تعريف عملي:
واگذاري اداره خدمات يا بخشي از خدمات پشتيباني يك مؤسسه دولتي به پيمانكار بخش خصوصي با اعمال كنترل‌هاي مناسب ساختاري و اداري توسط سازمان واگذار كننده
خلاصه تحليل يافته‌ها
درباره وضعيت واگذاري و كاهش تصدي‌گري در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي مورد بررسي، موارد زير حائز اهميت ميباشد:
(1) وضعيت عمومي دانشگاه‌ها از ديدگاه كاهش تصدي‌گري
در اين ارتباط بايد گفت كه دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كه عمدتا پس از تصويب قانون تشكيل وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي و با ادغام سازمانهاي بهداشت و درمان منطقه‌اي و تفكيك بخش آموزش پزشكي از وزارت علوم شكل گرفتند با چهار مسئوليت عمده ارائه آموزش، انجام پژوهش، خدمات و اعمال حاكميت دولت، وظايف اجرايي و تصدي‌گري را هم تحت پوشش قرار داده است كه در زمان خود و به دليل شرايط خاص كشور در سه دهه اخير نظير جنگ، بازسازي، فقدان زيربناهاي كافي و ... شايد توجيه‌پذير و منطقي جلوه مي‌كرد.
با تغيير شرايط داخلي و خارجي كشور از حالت مذكور به وضعي متفاوت از گذشته، افزايش انتظارات توده‌هاي مردم، محدوديت منابع دولتي، بهره‌وري پايين بخش عمومي و ...در سال‌هاي اخير به تدريج تاثيرات خود را بر كشور نشان داد و سياست‌گذاران و مسئولان ارشد را واداشت در جهت بهبود وضعيت موجود كشور به ويژه در بخش دولتي به انديشه نشسته و سياست‌ها و اقدام‌هايي را در ابعاد مختلف درنظر گيرند. از جمله اين سياست‌ها و برنامه‌ها، زمينه افزايش مشاركت مردمي در انجام امور كشور و اعتقاد به اين باور بوده است كه دولت هيچ‌گاه در هيچ كشوري نتوانسته بنگاه‌دار خوبي باشد. اثرات اين سياست‌ها و رويكردها در بخش‌هاي مختلف اقتصادي – اجتماعي كشور پديدار شد و بخش بهداشت و درمان و آموزش پزشكي نيز در اين وادي گام برداشت. در اين زمينه با بررسي‌هاي انجام شده در سطح دانشگاه‌هاي علوم پزشكي بايد گفت كه خوشبختانه رويكرد پايين، افزايش هزينه‌ها، افت كيفيت و ... مواجه بوده‌اند، مثبت ميباشد. اين ديدگاه مثبت به ويژه در بين مديران ارشد دانشگاه ها را مي‌تواند پشتوانه اوليه خوبي براي بهبود وضعيت واگذاري‌ها دانست.
(2) وضعيت كلي و اهداف واگذاري خدمات
مجموع بررسي‌هاي انجام شده حاكي از آن است كه واگذاري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي نسبت به خدمات اصلي آنها نظير خدمات بهداشتي درماني بيشتر صورت گرفته و از قدمت بيشتري برخوردار بوده است. دليل اين موضوع نيز عمدتا وجود ضوابط قانوني جدي‌تر و قديمي‌تر براي واگذاري خدمات پشتيباني در دستگاه‌هاي اجرايي از يك طرف، و نياز شديد دانشگاه‌هاي علوم پزشكي در اين خصوص بوده است. بررسي زمينه‌هاي واگذاري خدمات نيز ضمن تاييد مطلب فوق، حكايت از واگذاري بيشتر به ترتيب خدمات پشتيبان عمومي، خدمات تخصصي پشتيباني و خدمات تخصصي ساير معاونت‌ها دارد. دلايل اين موضوع علاوه بر موارد مذكور، اولا - ناشي از سادگي نسبي خدمات عمومي (نظير نقليه، نظافت ، نگهداري از فضاي سبز)، در مقايسه با خدمات تخصصي پشتيباني (نظير حسابداري و خدمات بهداشتي درماني) و ثانيا – وجود پيمانكاراني است كه قادرند اينگونه خدمات را ارائه دهند. واگذاري خدمات، بيشتر در سطح اجرايي در مقايسه با سطح استراتژيك آن، عمدتا به دليل حفظ جنبه‌هاي كلان و حاكميتي خدمت بوده است. در اين زمينه لازم است، امكان‌سنجي واگذاري كل خدمت نيز به ويژه براي خدمات پشتيباني توسط دانشگاه‌ها انجام شود تا در صورت مساعد بودن شرايط دروني و محيطي، مديريت كل يك خدمت(نظير مديريت IT) نيز بتواند واگذار شود. مطالعات انجام شده حاكي از منافع بالقوه واگذاري كل يك خدمت در مقايسه با واگذاري جنبه‌هايي خاص از آن است. در زمينه دلايل واگذاري خدمات در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي بايد گفت به جز الزامات قانوني، كه اصولا يك عامل بيروني محسوب مي‌شود، سه عامل كاهش هزينه‌ها، بهبود كيفيت و جبران كمبود منابع انساني مهمترين دلايل گرايش دانشگاه‌ها به استفاده از خدمات پيمانكاري است. به نظر مي‌رسد كه محدوديت‌هاي بودجه‌اي و استخدامي و همچنين وضعيت نامناسب خدمات از بعد كيفي دانشگاه‌ها را در مسير واگذاري‌ها قرار داده باشد. البته در اين زمينه نبايد فراموش كرد كه كاهش تصدي‌گري و واگذاري، فقط يكي از استراتژي‌ها، بهسازي در سازمان است كه در صورت استفاده صحيح و در جاي خود مي‌تواند منافع خود را آشكار سازد.
(3) وضعيت كلي پيمانكاران
بررسي وضعيت پيمانكاران دانشگاه‌هاي علوم پزشكي در پژوهش حاضر، نشان‌دهنده ضرورت تغيير نگرش اساسي نسبت به اين گروه ذي‌نفع در امر واگذاري‌ها است. جايگاه پيمانكار در رويكرد جديد بسيار فراتر از ديدگاه سنتي بوده و وي را به عنوان همكار و شريك دانشگاه علوم پزشكي مطرح مي‌سازد. اين ديدگاه مستلزم ايجاد منافع مشترك و درازمدت بين پيمانكاران و دانشگاه‌ها مي‌باشدكه متاسفانه در شرايط موجود و در اكثر موارد شاهد بروز تضادها و برخوردهايي در اين زمينه هستيم. بررسي گروه محققين نشان مي‌دهد كه عليرغم عملكرد نامناسب پيمانكاران در برخي زمينه‌ها، عملكرد آنها در موارد متعددي نيز با موفقيت همراه بوده است. در اين زمينه بايد به استفاده بيشتر از همه ظرفيت‌هاي موجود و بستر‌سازي اقدام نمود و آنگاه با تمركز بر انتخاب پيمانكاران واجد شرايط با شيوه‌هاي علمي و كارآمد، زمينه بار براي بهره‌گيري از خدمات كيفي آنها فراهم نمود. شرايط محيطي اقتصادي – اجتماعي و منطقه‌اي بر وضعيت پيمانكاران و عملكرد آنها تاثير چشمگيري دارد. در اين زمينه گروه محققين طرح به تفاوت‌هاي آشكاري برخورد كه لازم است در ارائه طرح‌هاي بهبود وضعيت پيمانكاران مدنظر قرار گيرد. از طرف ديگر به نظر مي‌رسد نحوه تشكيل شركت‌هاي پيمانكاري ضمن آنكه داراي گزينه‌هاي مختلفي در وضعيت موجود است، با چالش‌هايي نيز به ويژه از طرف كاركنان دانشگاه‌ها و حتي پيمانكاران روبرو ميباشد. از يك طرف كاركنان تمايل چنداني به قطع رابطه استخدامي و تعهد امور خود با دانشگاه ندارند و از طرف ديگر در مواردي كه به دليل احساس عدم امنيت شغلي شركت‌هاي پيمانكاري از كاركنان بازنشسته يا بازخريد دانشگاه ايجاد شده، شاهد بروز تعارضات آنها با ساير پيمانكاران در پاره‌اي موارد هستيم. اصلاح اين وضعيت نياز به بنيانگذاري اصولي نظير ايجاد رقابت آزاد، شفاف‌سازي و گردش آزاد اطلاعات در واگذاري‌ها دارد كه قطعا بدون مشاركت فعال دانشگاه‌ها، تغيير نگرش‌ها و زمينه‌سازي‌هاي فرهنگي و قانوني تحقق آن ميسر نمي‌باشد.
(4) برنامه‌ريزي واگذاري
گروه محققين طرح در قريب به اتفاق موارد به شواهد و مداركي كه دال بر هدف‌گذاري، تعيين خط‌مشي و برنامه‌ريزي كلان دانشگاه‌ها در زمينه واگذاري خدمات خود باشد، برخورد ننمود. بايد دانست كه مقوله واگذاري جزء موضوع‌هاي استراتژيك هر سازماني بوده و نبايد آن را صرف عقد قرارداد با چند پيمانكار براي ارائه خدمت آن‌هم در كوتاه مدت تلقي كرد. در اين زمينه شايد مهمترين دليل، عدم كلان‌نگري دانشگاه‌ها، فقدان برنامه‌ريزي‌هاي روزمره باشد. نقش مديريت ارشد دانشگاه در اين خصوص مي‌تواند بسيار حساس و راهگشا باشد.
(5) سازماندهي واگذاري و روش‌هاي اجرايي
در مجموع بايد گفت، سازماندهي واگذاري و روش‌هاي اجرايي واگذاري كار به پيمانكاران نيازمند بازنگري است. ضرورت اين بازنگري به دليل وجود مشكلاتي است كه عملا واگذاري‌ها را به ويژه براي واگذاري خدمات جديد دچار اختلال كرده است. اصولا روش‌هاي اجرايي واگذاري يا وجود ندارد و يا در غالب موارد به صورت تعريف شده موجود نيستند، يا بسيار پديده زمان‌بر و هزينه‌زا هستند. مسئوليت واحدهاي مختلف در زمينه واگذاري به‌طور شفاف و دقيق مشخص نيست و در پاره‌اي موارد دوباره كاري و تداخل مشاهده مي‌شود. مهمترين دليل اين امر فقدان يكپارچگي در دانشگاه در زمينه واگذاري، سليقگي عمل كردن آنها و عدم بهره‌گيري از ابزارهاي نوين سازماني نظير فن‌آوري اطلاعات ميباشد.
(6) شيوه‌هاي كنترلي
فقدان برنامه‌ريزي‌هاي كلان و سازماندهي اجرايي نامناسب واگذاري‌ها موجب گرديد تا كنترل كار نيز عملا بسيار دشوار و پيچيده گردد. ابزارهاي كنترلي واگذاري اصولا يا وجود ندارد و يا در اكثر موارد به صورت سنتي (نظير بازرسي، بررسي موردي، بازديد صرف و ...) تعريف شده‌اند كه در شرايط موجود به هيچ وجه پاسخگوي نيازها و انتظارات نمي‌باشد.
البته نبايد فراموش كرد كه اين امر شايد به اين دليل باشد كه اصولا مقوله كنترل‌هاي داخلي به نحو كارا و اثر‌بخش در سازمانهاي دانشگاه هاي علوم پزشكي داراي ساختار نامناسبي است و همين امر لاجرم اثر خود را بر واگذاري‌ها نيز خواهد داشت. طراحي و اجراي ساز و كارهاي كنترلي نامناسب براي واگذاري‌ها از عوامل حياتي موفقيت اين امر محسوب مي‌شود.
(7) نتايج واگذاري
بررسي نتايج واگذاري خدمات در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي در مجموع حاكي از تاثير مثبت و زياد واگذاري در زمينه‌هاي بهبود كيفيت، كاهش هزينه‌ها و استاندارد سازي خدمات است. متاسفانه در اين زمينه به دليل فقدان ساز و كارهاي اندازه‌گيري عيني نتايج واگذاري تنها ملاك را مي‌توان بر قضاوت‌هاي انجام شده از طرف دانشگاه‌ها قرار داد. با اين حال بايد گفت كه واگذاري‌هاي انجام شده، عليرغم همه مشكلاتي كه شرح مبسوط آنها رفت و در پاره‌اي موارد نتايج ناخوشايندي كه به ويژه از ديدگاه كاركنان و بر آنها داشته است، مسلما نتايج مثبتي را به ارمغان آورده است كه مي‌تواند به عنوان نقطه شروعي براي ايجاد بهبود وضعيت موجود تلقي گردد.
(8) برنامه‌هاي آتي و ساير برنامه‌ها
بر اساس بررسي‌هاي انجام شده، روند كلي و جهت‌گيري آتي دانشگاه‌هاي علوم پزشكي به سمت واگذاري بيشتر فعاليت‌هاي خود به بيرون ميباشد. اين امر تقويت‌كننده رويكرد كلي دولت در سطح كلان در زمينه كوچك‌سازي و كاهش تصدي‌گري است كه بايد آن را امري مثبت و فرصتي مغتنم براي بهره‌برداري مطلوب از طرح حاضر تلقي نمود. سياست‌هاي كلان دولت و الزامات قانوني، كمبودها و محدوديت‌هاي موجود و جمع‌بندي مثبت وضعيت موجود خدمات پيمانكاري در اكثر موارد، شايد به عنوان مهمترين دلايل اين سوگيري باشد.
از نظر نوع خدمات واگذاري بايد گفت، حركت‌ها عمدتا از سمت خدمات عمومي پشتيباني به سوي خدمات تخصصي پشتيباني و خدمات تخصصي ساير معاونت‌ها و واحدها است. مهمترين دلايل اين روند را مي‌توان سهولت نسبي واگذار، خدمات عمومي‌تر، قابليت پيمانكاران موجود، شرايط محيطي و منطقه‌اي و پشتوانه‌هاي قانوني و حقوقي محكم‌تر در اين زمينه ميباشد. توجه به موارد مذكور در واگذاري خدمات جديد بايد مدنظر قرار گيرد.
در زمينه بهره‌گيري از ساير برنامه‌هاي بهبود و عملكرد نيز بايد گفت كه اتخاذ شيوه‌هاي نوين مديريتي همگام با كاهش تصدي‌گري ضرورت دارند. اين برنامه‌ها در اكثر موارد فاقد كفايت و جامعيت لازم است و از طرف ديگر، اجراي آنها مي‌تواند منافع حاصل از كاهش تصدي‌گري را مضاعف سازد.
به عنوان نمونه نتايج حاصل از مهندسي مجدد فرايندها مي‌تواند حاكي از آن باشد كه فرايندهاي در دانشگاه وجود دارند كه توسط پيمانكار بسيار كارامدتر به انجام مي‌رسند يا تحقق آنها با منابع موجود داخلي ميسر نمي‌باشند. مثال ديگر در اين زمينه استفاده از برنامه‌ريزي استراتژيك در دانشگاه‌ها است كه ضمن آن رسالت، اهداف جايگاه و وظايف اصلي يك دانشگاه به‌طور شفاف مشخص مي‌شود و در آن مثلا مي‌توان ضمن تحليل وضعيتي مشخص نمود كه دانشگاه بايد ضمن تمركز بر شايستگي‌هاي اصلي خود، خدمات فرعي و غير كليدي خود را واگذار نمايد.
بحث و نتيجه‌گيري
با توجه به كليه موارد فوق‌الذكر، سياست‌ها، قوانين و برنامه‌هاي دولت، همچنين يافته‌هاي ارائه شده در قسمت‌هاي مباني نظري و مطالعات طرح حاضر، توجه به موارد زير در زمينه كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي ضروري به نظر مي‌رسد:
(1) كاهش تصدي‌گري در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور تجربه‌اي نسبتاً جديد محسوب مي‌شود، هر چند كه در اين زمينه تفاوت‌هاي آشكاري در بين دانشگاه‌ها مشاهده مي‌گردد.
(2) ضرورت در نظر گرفتن اين موارد، همچنين تفاوت در ساختار سازماني و ميزان پيشرفته بودن دانشگاه‌هاي علوم پزشكي از نظر بهره‌گيري از سيستم‌هاي مديريتي و سازماني و به طور كلي ميزان آمادگي‌هاي دروني و محيطي در نحوه اجراي الگوي كاهش تصدي‌گري بايد مد نظر قرار گيرد.
(3) جهت‌گيري كلي در كاهش تصدي‌گري حركت از سمت واگذاري خدمات غير اصلي و پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي به سمت خدمات اصلي بايد باشد.
(4) لزوم وجود ساز و كارهاي رسمي، قانوني و مديريتي جهت اجراي صحيح كاهش تصدي‌گري با كمك ساختارهاي نيمه رسمي در مراحل اوليه ضرورت دارد. اين ساختارها، پركننده شكاف‌هاي موجود ساختار رسمي دانشگاه‌ها در زمينه كاهش تصدي‌گري است كه مشكلاتي را به وجود آورده است.
(5) بهره‌گيري از معيارهاي خاص براي واگذاري يا عدم واگذاري خدمات در اعمال تصميم‌گيري‌ها با استفاده از تحليل وضعيت موجود بايد مورد توجه قرار گيرد. در حال حاضر اين معيارها اكثرا به صورت ذهني، سليقه‌اي، غير شفاف، غير علمي و نامستند هستند.
(6) وجود ناهماهنگي، انجام دوباره كاري، نداشتن چهارچوب‌هاي كاري اعم از سطح كلان و اجرايي در شرايط موجود واگذاري در دانشگاه‌ها حاكي از آن است كه سياست‌ها و برنامه‌هاي كلان و اجرايي كاهش تصدي‌گري در سطح وزارت بهداشت و دانشگاه‌هاي علوم پزشكي بايد يكپارچه شده و هماهنگ گردند.
(7) قراردادهاي واگذاري نقش بسيار مهمي در ساماندهي كاهش تصدي‌گري در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي دارند. بررسي‌ها حاكي از وجود نواقص جدي در اين زمينه اعم از طراحي، اجرا و بازنگري قراردادها ميباشد.
(8) توجه به مقوله انتخاب پيمانكاران، ارزيابي و بهبود آنها و به طور كلي مديريت پيمانكاران با توجه به مشكلات موجود در اين زمينه بايد مد نظر قرار گيرد. اقدام‌هاي قابل توجه در اين زمينه نه تنها شامل شناسايي و ساماندهي پيمانكاران موجود در قالب شبكه‌هاي تخصصي، انتخاب پيمانكاران واجد شرايط و ارزيابي و نظارت بر عملكرد آنها است، بلكه در رويكردي نوين به اين مقوله، پيمانكاران در جايگاه شركا و همكاران دانشگاه علوم پزشكي قرار گرفته و بهبود مداوم عملكرد آنها مدنظر قرار مي‌گيرد.
(9) استفاده از ساز و كارهاي مناسب انگيزشي در سطح وزارت، دانشگاه‌هاي علوم پزشكي، در سطح كاركنان، در سطح پيمانكاران به عنوان يكي از مكانيزم‌هاي مهم اجرايي در مقوله كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي ضروري ميباشد. عدم انگيزش كافي واحدها مي‌تواند يكي از دلايل مهم عدم رغبت دانشگاه به كاهش تصدي‌گري در وضعيت موجود باشد.
(10) طراحي مكانيزم‌هاي كنترلي به منظور انطباق با استانداردها و الزامات و بهبود وضعيت موجود خدمات واگذار شده بايد مورد توجه قرار گيرد. فقدان مكانيزم‌هاي كنترلي كافي و عدم تناسب آنها، عدم شفافيت كافي معيارها، مشخص نبودن مسئوليت‌ها، در نظر نگرفتن ارتباط بين مكانيزم‌ها، و نامستند بودن روش‌هاي كنترلي در اكثر موارد باعث گرديده كاهش تصدي‌گري در شرايط موجود از اهداف مورد نظر دولت، وزارت و دانشگاه‌هاي علوم پزشكي فاصله گيرد.
(11) مديريت كاركنان در هنگام واگذاري‌ها نقشي تعيين‌كننده در موفقيت كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي دارد. بروز مقاومت سازماني، احساس عدم امنيت شغلي، ايجاد نارضايتي و حتي بروز برخي درگيري‌هاي شغلي در خدمات واگذار شده از جانب كاركنان دانشگاه‌هاي علوم پزشكي بررسي شده حاكي از لزوم توجه خاص در اين زمينه ميباشد.
(12) برقراري ارتباطات و اطلاع‌رساني، انتقال تجربيات، استاندارد سازي، تهيه بانك‌هاي اطلاعاتي لازم و بهره‌گيري از فن‌آوري اطلاعات در امر واگذاري بسيار حائز اهميت ميباشد. متاسفانه در شرايط موجود اين فعاليت‌ها كمتر مد نظر قرار گرفته است، حال آنكه با انجام مناسب آنها، مي‌توان كارآيي و اثربخشي كاهش تصدي‌گري را به نحو چشمگيري بهبود بخشيد.
الگوي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
براساس يافته‌هاي حاصل از بررسي وضعيت موجود، تجارب كشورهاي خارجي، بررسي مباني نظري، تجربيات مجري طرح و همچنين نقطه‌نظرهاي كارسناسي گروه طرح، دو الگوي اصلي براي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي (الگوي مفهومي، الگوي اجرايي) طراحي شد. همچنين مكانيزم‌هاي كنترلي و بهسازي كاهش تصدي‌گري (شامل هفت مكانيزم اصلي)، و طرحي براي گذار از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب در زمينه كاهش تصدي‌گري (با ذكر فعاليت‌هاي اصلي، پيش‌نيازها، مسيرهاي اصلي، وضعيت پايلوت‌ها، و وضعيت تيپ‌هاي دانشگاهي در ارتباط با طرح حاضر) تدوين گرديد. در اينجا به طور خلاصه به اجزاي اصلي هر يك از الگوها و موارد مهم در هر قسمت اشاره مي‌شود.
1- الگوي مفهومي
اجزاي اصلي طراحي شده در الگوي مفهومي عبارت بود از:
• ويژگي‌ها و اصول كلي حاكم بر الگو
• الگوي كلي و اجزاي آن
• جايگاه، نقش و كاركردهاي اصلي هر يك از اجزا
• فرايندهاي كليدي كلان
• نهادهاي سازماني مورد نياز
• ارتباطات دروني و بيروني اجزاي الگو
(1) الگوي كلي
الگوي كلان مفهومي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي داراي چهار جزء به هم پيوسته، يكپارچه و قابل تشخيص به شرح زير مي باشد:
- بازنگري و تحليل وضعيت موجود
- مديريت كاهش تصدي گري
- مديريت قرارداد
- مديريت پيمانكاران
هر يك از اجزاي فوق با اهداف، رويكردها، فرآيندها، سازماندهي و منابع خاصي طراحي شده اند تا در نهايت بتوانند نيازمندي‌هاي برنامه كاهش تصدي گري خدمات پشتيباني را در درون سازمان دانشگاه علوم پزشكي به طرق مختلف پوشش دهند.
اجزاي اصلي الگوي مذكور در شكل (1) نشان داده شده است.
(2) جايگاه و نقش هر يك از اجزا
اگر كل مجموعه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي را بتوان به سه سطح مديريتي: ارشد و راهبردي، مياني سازماني و اجرايي عملياتي تقسيم نمود، جايگاه اجزاي الگوي مفهومي كاهش تصدي‌گري را در آن مي توان در قالب شكل (2) بيان كرد.
شكل (2): جايگاه اجزاي اصلي الگوي كلان مفهومي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني
در سطوح مختلف وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي*
* ارتباطات در اين شكل كامل نمي باشد و فقط ارتباطات اصلي نشان داده شده است.
** در صورتي كه كاهش تصدي گري در حوزه ستادي دانشگاه علوم پزشكي نيز انجام شود، مباحث اجرايي الگوي مفهومي در اين سطح نيز كاربرد خواهد داشت.
(3) فرايندهاي كليدي كلان
فرايندهاي كليدي كلان كاهش تصدي‌گري براساس اجزاي طراحي شده شامل چهار فرايند ميباشد:
- فرايند كلان بازنگري و تحليل وضعيت موجود
- فرايند كلان مديريت كاهش تصدي گري
- فرايند كلان مديريت قرارداد كاهش تصدي گري
- فرايند كلان مديريت پيمانكاران
1-
2- (4) نهادهاي سازماني مورد نياز
نهادهاي سازماني مورد نياز براي طراحي و اجراي برنامه‌هاي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور در قالب چهار نهاد زير قابل تفكيك ميباشد:
• نهادهاي سياستگذار و برنامه‌ريز : شامل نهادهاي در سطح دانشگاه علوم پزشكي و نهادهاي فراتر از دانشگاه علوم پزشكي
• نهادهاي اجرايي : شامل واحدهاي اجرايي/ ستادي، همچنين پيمانكاران
