بخشی از مقاله
بررسي شيوه‌ها و مباني نظري كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
چكيده
مقاله حاضر, مقاله تهيه شده از طرح پژوهشي بررسي مباني نظري و شيوه‌هاي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم في ما بين معاونت توسعه مديريت, منابع و امور مجلس وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشكي و گروه كارشناسان ايران (به عنوان مجري طرح) مي‌باشد.
]
اين طرح در چهار مرحله به شرح زير به اجرا درآمده است:
مرحله اول ـ بررسي مباني نظري
مرحله دوم ـ بررسي وضعيت موجود
مرحله سوم- طراحي الگوي مفهومي
مرحله چهارم- ارائه الگوي اجرايي
روش پژوهش مطالعه حاضر عمدتاً از طريق (1) مطالعات كتابخانه‌اي و بررسي مستندات مكتوب و الكترونيكي در كتابخانه‌هاي مهم دانشگاهي و سازمانهاي ذيربط (نظير سازمان مديريت و برنامه‌ريزي و مركز آموزش مديريت دولتي) و نيز شبكه اطلاع رساني بين المللي (اينترنت)، و (2) انجام مطالعه ميداني به شيوه پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده انجام شده است.
براساس يافته‌هاي حاصل از بررسي وضعيت موجود، تجارب كشورهاي خارجي، بررسي مباني نظري، تجربيات مجري طرح و همچنين نقطه‌نظرهاي كارسناسي گروه طرح، كه مشروح آنها در گزارش طرح ارائه شده است، دو الگوي اصلي براي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني
دانشگاه‌هاي علوم پزشكي (الگوي مفهومي، الگوي اجرايي) طراحي شد. همچنين مكانيزم‌هاي كنترلي و بهسازي كاهش تصدي‌گري (شامل هفت مكانيزم اصلي)، و طرحي براي گذار از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب در زمينه كاهش تصدي‌گري (با ذكر فعاليت‌هاي اصلي، پيش‌نيازها، مسيرهاي اصلي، وضعيت پايلوت‌ها، و وضعيت تيپ‌هاي دانشگاهي در ارتباط با طرح حاضر) تدوين گرديد در نهايت كليه الگوهاي فوق بعد از طراحي اوليه از طريق تكنيك دلفي مورد آزمون قرار گرفت و پس از انجام اطلاح‌هاي لازم، الگوهاي نهايي تدوين و ارائه گرديد.
مقدمه
تشريح مرزهاي سازمان يكي از ابعاد اصلي نظريه اقتصادي سازمان از هنگام مطرح شدن نظريه سازمان توسط «كاوز» در سال (1937) بوده است. در حالي كه اكثر تحقيقات موجود، بر يكپارچگي عمودي تمركز يافته‌اند، گام معكوس، يعني تفكيك عمودي يا برون‌سپاري، پديده‌اي فراگير در دنياي صنعتي در سال‌هاي اخير بوده است (بولر و هاكاپ، 2003 ، ص 2).
موضوع كاهش تصدي‌گري يكي از زمينه‌هاي نسبتاً جديد اصلاح و بهسازي در مقوله كوچك كردن حجم دولت و وزارتخانه‌ها در سطح كلان، و مقوله تجديد ساختار و بهبود فرايندها در سطح خرد مؤسسه‌ها و سازمان‌ها مي‌باشد.
بيان مسئله
طرح كاهش تصدي‌گري و كوچك سازي سازماني و بويژه خدمات پشتيباني دانشگاه‌ها در ايران چندان مسبوق به سابقه نيست. ولي انجام تغييرات عمده در سازمان‌ها از جمله كوچك سازي ، مهندسي مجدد و اصلاح ساختار امروزه امري عادي تلقي مي شود و بدين لحاظ مديريت تحول يكي از مهارت‌هاي راهبري براي همه مديران در دنياي امروز به شمار مي رود .
اقتصاد رقابتي مراقبت‌هاي بهداشتي درماني و نيز پيچيدگي و ضرورت ارائه خدمات كيفي در واحدهاي خدماتي سازمانهاي بهداشتي درماني و دانشگاه‌هاي علوم پزشكي، اين واحدها را ناچار به استفاده از رويكردها و ابزارهاي نوين مديريتي و سازماني كرده است كه از آن جمله مي‌توان به مواردي نظير ISO 9000 TQM , ، مهندسي مجدد، و .... اشاره كرد.
در اين ميان يكي از مؤثرترين اين ابزارها كه مي تواند به عنوان استراتژي بهسازي در دانشگاه‌ها مدنظر قرار گيرد ، مقوله تجديد ساختار و سازمان و به ويژه كوچك سازي و كاهش تصدي‌گري است.
اين طرح پژوهشي نيز در راستاي بررسي عميق‌تر و دقيق‌تر موضوع كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي و امكان اجراي آن در سطح كشور ارائه شده است و اميد مي‌رود با انجام آن و در گام بعد اجراي عملي طرح، بتوان پاسخ مناسبي به مشكلات مرتبط با موضوع پروژه داده شود. در واقع يكي مهمترين دلايل انجام مطالعه شايد اين حقيقت باشد كه اجراي پروژه‌هاي كوچك‌سازي و واگذاري خدمات به بيرون، در سازمان‌ها به دلايل مختلف نظير عدم تحليل وضعيت، فقدان الگو و برنامه هاي مناسب اجرايي و .... با مشكل مواجه مي
شود ، و لذا سعي گرديد با تمهيداتي كه در اين طرح در نظر گرفته شده بتوان درصد موفقيت اين گونه اقدام‌ها را در آينده در كشور بالا برد و بدين ترتيب به آنچه كه هدف اصلي از اجراي چنين اقداماتي است، دست يافت .
اهداف
1- هدف كلي
هدف كلي از اين طرح عبارت است از بررسي شيوه‌ها و مباني نظري كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
2- اهداف ويژه
(1) بررسي مباني نظري و سابقه تاريخي كاهش تصدي‌گري با تأكيد بر خدمات پشتيباني دانشگاهي
(2) تحليل وضعيت تصدي‌گري خدمات پشتيباني در چند دانشگاه منتخب علوم پزشكي كشور
(3) مقايسه پروژه‌ها ، اقدام‌ها و نتايج كاهش تصدي‌گري در چند كشور منتخب در جهان
(4) ارائه الگوي كلان مفهومي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
(5) ارائه الگوي اجرايي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
(6) انجام طرح ريزي لازم به منظور رسيدن از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب از نظر كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
(7) تعيين مكانيزم‌هاي كنترلي لازم براي برقراري و حفظ استانداردها
ي مورد نياز در زمينه خدمات پشتيباني واگذار شده در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي
سئوالات/ فرضيات
1- سئوالات پژوهش
(1) ضرورت كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چيست؟
(2) شاخص‌هاي عملكردي كاهش تصدي‌گري كدامند؟
(3) الگوي كلان مفهومي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چه مي تواند باشد ؟
(4) الگوي اجرايي كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چگونه بايد باشد ؟
(5) براي رسيدن از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب در مقوله كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چه طرحي لازم است ؟
(6) مكانيزم‌هاي كنترلي لازم براي برقراري و حفظ استانداردهاي مربوطه در زمينه خدمات پشتيباني واگذار شده در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي چه مي باشد ؟
2- فرضيات پژوهش
(1) كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي موجب بهبود كيفيت اين خدمات و افزايش رضايت خدمت‌گيرندگان مي‌گردد.
(2) كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي منجر به افزايش كارايي اين خدمات و كاهش هزينه‌ها مي‌شود.
(3) كاهش تصدي‌گري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي امكان استانداردسازي اين خدمات و در نتيجه كنترل بهتر را فراهم مي‌آورد.
روش پژوهش
1- نوع پژوهش
پژوهش حاضر از نوع تطبيقي ـ توصيفي, مقطعي و كاربردي است.
2- محيط پژوهش
محيط انجام اين پژوهش معاونت‌هاي پشتيباني حوزه ستادي دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور ايران است. در مورد كشورهاي خارجي منتخب نيز محيط پژوهش براساس ساختار سازماني در دسترس دانشگاه‌هاي انتخاب شده در سطح ستادي تعيين شده است.
3- جامعه پژوهش
جامعه پژوهش شامل كليه خدمات پشتيباني در چارچوب شرح وظايف مصوب در حوزه‌هاي ستادي معاونت پشتيباني دانشگاه‌هاي علوم پزشكي منتخب كشور ايران است.
جامعه پژوهش در دانشگاه‌هاي منتخب كشورهاي خارجي نيز شامل خدمات پشتيباني حوزه‌هاي ستادي اين كشورها است كه اطلاعات آنان قابل دسترسي باشد.
4- نمونه پژوهش
در پژوهش حاضر به منظور به منظور دستيابي به اطلاعات كامل در دو مرحله نمونه‌گيري انجام گرفت. در مرحله اول كليه دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور به عنوان نمونه پژوهش بررسي و اطلاعات لازم درباره موضوع طرح از طريق مكاتبه كسب شد. از مجموع بيش از چهل دانشگاه و دانشكده علوم پزشكي كشور، در كل (26) دانشگاه علوم پزشكي با ارسال پاسخ به پرسشنامه‌ها، در طرح حاضر شركت كردند.
در مرحله دوم (مطالعات ميداني), با توجه به محدوديت منابع مالي و زمان اجراي طرح و نيز تنوع خدمات پشتيباني و ستادي در دانشگاه‌هاي مختلف كشور ايران, نمونه‌گيري از نوع طبقه بندي انتخاب شده و طبقات متناسب با تقسيم بندي دانشگاه‌ها در تيپ يك، دو، سه و مستقل مي‌باشد. مبناي اين طبقات, تقسيم بندي وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشكي است. در نتيجه در اين قسمت چهار دانشگاه علوم پزشكي انتخاب گرديدند.
از بين كشورهاي خارجي نيز كشور امريكا و انگليس در زمره كشورهاي توسعه يافته كه سابقه انجام فعاليت‌هاي واگذاري را داشته‌اند و از بين كشورهاي در حال توسعه، كشورهاي سنگاپور و مالزي انتخاب شدند. همچنين از هر يك از كشورهاي مذكور تعداد حداقل چهار دانشگاه به عنوان نمونه پژوهش مورد بررسي قرار گرفتند.
5- روش و ابزار گردآوري داده‌ها
جمع‌آوري داده‌هاي اين پژوهش از طريق انجام مطالعات كتابخانه‌اي و ميداني بود. در مطالعات كتابخانه‌اي, اطلاعات لازم از مواردي از قبيل كتاب‌ها, مجلات, مقاله‌ها و پايگاه‌هاي اطلاعاتي از جمله اينترنت گردآوري شد. به منظور انجام مطالعات ميداني نيز در دو مرحله پرسشنامه تدوين شد. پرسشنامه مرحله اول حاوي سئوالات كلي‌تر بوده و از طريق مكاتبه با دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كشور, اطلاعات جمع‌آوري گرديد. به منظور افزايش ضريب اطمينان صحت اطلاعات و نيز كسب اطلاعات بيشتر و انجام مطالعه عميق‌تر، بازديد ميداني از چهار دانشگاه علوم پزشكي منتخب صورت گرفت.
همچنين براساس مطالعات تطبيقي انجام يافته در كشورهاي منتخب, مباني نظري پژوهش و نظرات كارشناسي تيم پروژه و كارفرماي محترم, الگوي پيشنهادي طراحي و از طريق تكنيك دلفي در سه مرحله مورد آزمون قرار گرفت.
6- روش تجزيه و تحليل داده‌ها
داده‌هاي جمع آوري شده با استفاده از نرم افزارهاي آماري SPSS و Excel و نرم افزارهاي گرافيكي كامپيوتري و نيز بهره‌گيري از آمارهاي توصيفي به شكل نمودارها و جداول توزيع درصد فراواني تحليل شد.
تعريف واژه‌ها
• واگذاري خدمات به بيرون (واگذاري)/ برون‌سپاري/ كاهش تصدي‌گري
- تعريف نظري:
(1) برون سپاري از تركيب دو واژه «Outside» و «Resourcing» تشكيل شده و به طور كلي به كالاها و خدمات ارائه شده توسط سازمانهاي بيروني اشاره دارد (منگن، 2001، ص 2).
(2) ترتيباتي كه در آن يك واحد دولتي با يك ارائه‌دهنده بيروني خدمت براي يك دوره مستمر، براي ارائه خدمات مشخصي كه هزينه آن توسط واحد پرداخت مي‌شود، قرارداد مي‌بندد.» (واحد كارايي دولت هنگ‌كنگ، 2003، ص 51)
- تعريف عملي:
واگذاري اداره خدمات يا بخشي از خدمات پشتيباني يك مؤسسه دولتي به پيمانكار بخش خصوصي با اعمال كنترل‌هاي مناسب ساختاري و اداري توسط سازمان واگذار كننده
خلاصه تحليل يافته‌ها
درباره وضعيت واگذاري و كاهش تصدي‌گري در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي مورد بررسي، موارد زير حائز اهميت مي‌باشد:
(1) وضعيت عمومي دانشگاه‌ها از ديدگاه كاهش تصدي‌گري
در اين ارتباط بايد گفت كه دانشگاه‌هاي علوم پزشكي كه عمدتا پس از تصويب قانون تشكيل وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي و با ادغام سازمانهاي بهداشت و درمان منطقه‌اي و تفكيك بخش آموزش پزشكي از وزارت علوم شكل گرفتند با چهار مسئوليت عمده ارائه آموزش، انجام پژوهش، خدمات و اعمال حاكميت دولت، وظايف اجرايي و تصدي‌گري را هم تحت پوشش قرار داده است كه در زمان خود و به دليل شرايط خاص كشور در سه دهه اخير نظير جنگ، بازسازي، فقدان زيربناهاي كافي و ... شايد توجيه‌پذير و منطقي جلوه مي‌كرد.
با تغيير شرايط داخلي و خارجي كشور از حالت مذكور به وضعي
متفاوت از گذشته، افزايش انتظارات توده‌هاي مردم، محدوديت منابع دولتي، بهره‌وري پايين بخش عمومي و ...در سال‌هاي اخير به تدريج تاثيرات خود را بر كشور نشان داد و سياست‌گذاران و مسئولان ارشد را واداشت در جهت بهبود وضعيت موجود كشور به ويژه در بخش دولتي به انديشه نشسته و سياست‌ها و اقدام‌هايي را در ابعاد مختلف درنظر گيرند. از جمله اين سياست‌ها و برنامه‌ها، زمينه افزايش مشاركت مردمي در انجام امور كشور و اعتقاد به اين باور بوده است كه دولت هيچ‌گاه در هيچ كشوري نتوانسته بنگاه‌دار خوبي باشد. اثرات اين سياست‌ها و رويكردها در بخش‌هاي مختلف اقتصادي – اجتماعي كشور پديدار شد و بخش بهداشت و درمان و آموزش
پزشكي نيز در اين وادي گام برداشت. در اين زمينه با بررسي‌هاي انجام شده در سطح دانشگاه‌هاي علوم پزشكي بايد گفت كه خوشبختانه رويكرد پايين، افزايش هزينه‌ها، افت كيفيت و ... مواجه بوده‌اند، مثبت مي‌باشد. اين ديدگاه مثبت به ويژه در بين مديران ارشد دانشگاه ها را مي‌تواند پشتوانه اوليه خوبي براي بهبود وضعيت واگذاري‌ها دانست.
(2) وضعيت كلي و اهداف واگذاري خدمات
مجموع بررسي‌هاي انجام شده حاكي از آن است كه واگذاري خدمات پشتيباني در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي نسبت به خدمات اصلي آنها نظير خدمات بهداشتي درماني بيشتر صورت گرفته و از قدمت بيشتري برخوردار بوده است. دليل اين موضوع نيز عمدتا وجود ضوابط قانوني جدي‌تر و قديمي‌تر براي واگذاري خدمات پشتيباني در دستگاه‌هاي اجرايي از يك طرف، و نياز شديد دانشگاه‌هاي علوم پزشكي در اين خصوص بوده است. بررسي زمينه‌هاي واگذاري خدمات نيز ضمن تاييد مطلب فوق، حكايت از واگذاري بيشتر به ترتيب خدمات پشتيبان عمومي، خدمات تخصصي پشتيباني و خدمات تخصصي ساير معاونت‌ها دارد. دلايل اين موضوع علاوه بر موارد مذكور، اولا - ناشي از سادگي نسبي خدمات عمومي (نظير نقليه، نظافت ، نگهداري از فضاي سبز)، در
مقايسه با خدمات تخصصي پشتيباني (نظير حسابداري و خدمات بهداشتي درماني) و ثانيا – وجود پيمانكاراني است كه قادرند اينگونه خدمات را ارائه دهند. واگذاري خدمات، بيشتر در سطح اجرايي در مقايسه با سطح استراتژيك آن، عمدتا به دليل حفظ جنبه‌هاي كلان و حاكميتي خدمت بوده است. در اين زمينه لازم است، امكان‌سنجي واگذاري كل خدمت نيز به ويژه براي خدمات پشتيباني توسط دانشگاه‌ها انجام شود تا در صورت مساعد بودن شرايط دروني و محيطي، مديريت كل يك خدمت(نظير مديريت IT) نيز بتواند واگذار شود. مطالعات انجام شده حاكي از منافع بالقوه واگذاري كل يك خدمت در مقايسه با واگذاري جنبه‌هايي خاص از آن است. در زمينه دلايل واگذاري
خدمات در دانشگاه‌هاي علوم پزشكي بايد گفت به جز الزامات قانوني، كه اصولا يك عامل بيروني محسوب مي‌شود، سه عامل كاهش هزينه‌ها، بهبود كيفيت و جبران كمبود منابع انساني مهمترين دلايل گرايش دانشگاه‌ها به استفاده از خدمات پيمانكاري است. به نظر مي‌رسد كه محدوديت‌هاي بودجه‌اي و استخدامي و همچنين وضعيت نامناسب خدمات از بعد كيفي دانشگاه‌ها را در مسير واگذاري‌ها قرار داده باشد. البته در اين زمينه نبايد فراموش كرد كه كاهش تصدي‌گري و واگذاري، فقط يكي از استراتژي‌ها، بهسازي در سازمان است كه در صورت استفاده صحيح و در جاي خود مي‌تواند منافع خود را آشكار سازد.
