بخشی از مقاله
تجزيه و تحليل و بررسي ساختار تشكيلاتي موجود بانك كشاورزي (مركز) و ارائه الگوئي بهينه براي آن
1-مقدمه
در دنياي پيچيده و پرتلاطم امروزي بعضي از سازمان ها موفق و اثربخش و بعضي ديگر ناموفق و غيراثربخش هستند. آنچه مسلم است، عوامل مختلفي درموفقيت و اثربخشي سازمانها تاثير دارند. تعدادي از عوامل خارج ازكنترل سازمان و تعدادي نيزتحت كنترل هستند.
يكي از عوامل تحت كنترل، ساختارسازماني مي باشد. بطور كلي ساختار و تشكيلات اداري درهرسازمان به خودي خود هدف نيست، بلكه وسيله اي است براي دستيابي به اهداف سازمان براي اجراي موثرو موفقيت آميز وظايف. هرسازمان بايد داراي ساختار سازماني و تشكيلاتي موثرباشد، بطوريكه وظايف و مسووليت ها به وضوح بين واحدهاي مختلف تقسيم شده و به آنها قدرت اختيار در برابر مسوليت ها و وظايف داده شود. ساختار سازماني و تشكيلات غيراثربخش غالباً عامل عمده و مهم در عدم اثربخشي و نارسايي تصميم گيري درهرسازمان محسوب مي‌شود. همچنين درك هدفهاي سازمان، از نخستين گام هايي است
كه بايد در راه درك اثربخشي سازمان برداشت. هدفهاي سازمان، بايدنشان دهنده علت وجودي آن و آنچه كه درپي دستيابي به آن است باشد. گفته مي شود يكي از مشكلات اساسي بر سر راه اثربخشي سازمان ها مسائل ساختاري است به گونه اي كه ساختار سازمان ها، ساختاركهنه و مبتني برمفروضات سنتي است كه با وظايف فعلي آنها سازگاري نداشته و پويايي و تحولات محيط امروزين را مد نظرقرارنداده و علاوه برآن مطابق نيازهاي كنوني جامعه فعلي نيزنبوده و به ابعاد انساني و انگيزش نيروي كارتوجهي نكرده است. با توجه به اينكه يكي از وظايف مديران «سازماندهي » است و سازماندهي نيرفرآيندي پويا است، لذا بايد اين ساختاربا توجه به تغييرات عمده محيطي اصلاح گردد و سازماندهي مجدد متناسب با متغيرها و عوامل اثرگذارهمگام با تغييرات صورت پذيرد.
با وجود اين به نظرمي رسد اثربخشي و كارايي بانك كشاورزي درتعدادي از فعاليت ها، تداخل وظايف دربعضي ازامور، تقسيم وظايف و ارتباطات درون سازماني، با مشكلاتي روبرو مي باشد. اين تحقيق بعد تشكيلاتي و سازماني بانك كشاو رزي را دركانون توجه خود قرارداده ودرصدد آن است تا اثربخشي ساختارسازماني را با توجه به اهداف بانك كشاورزي و ميزان رسيدن به اين اهداف را مورد مطالعه قراردهد. لذا سوالات:
1-آيا تفاوت معني داري بين وضعيت موجود و مطلوب ساختارسازماني بانك كشاورزي وجود دارد؟
2-آيا تفاوت معني داري بين وضعيت موجود و مطلوب ازنظرتمركز ساختار سازماني بانك كشاورزي وجود دارد ؟
3-آيا تفاوت معني داري بين وضعيت موجود و مطلوب ازنظر رسميت ساختار سازماني بانك كشاورزي وجود دارد ؟
4-آيا همبستگي معني داري بين رسميت ساختار سازماني واثربخشي سازماني بانك كشاورزي وجود دارد ؟
5-آيا همبستگي معني داري بين تمركز ساختارسازماني و اثربخشي سازماني بانك كشاورزي وجود دارد ؟
6-آيا همبستگي معني داري بين پيچيدگي ساختارسازماني و اثربخشي سازماني بانك كشاورزي وجود دارد ؟
مطرح مي باشد. ازاينرو با توجه به يافته ها و نتايج اين تحقيق درجهت بهبود ساختارسازماني و نهايتاً اثربخشي سازماني، پيشنهاداتي ارائه شده است.
2-مباني نظري تحقيق:
2-1-تعريف ساختارسازماني:
ساختارسازماني را به عنوان يكي از اجزاء سازمان، كه از عنصر پيچيدگي، رسميت مركز تشكيل شده، تعريف مي كنند. ساختارسازمان سه نقش يا وظيفه اصلي را برعهده دارد. نخست، مهمترين وظيفه ساختاراين است كه بايد بدان وسيله هدفهاي سازمان تامين گردد. دوم، ساختاربدين سبب طرح ريزي مي گردد كه قدرت افراد مختلف درسازمان مشخص و رويه ها مقررگردد. مقصود ازساختاراين است كه به افراد تفهيم شود كه بايدمقررات سازمان را رعايت كنند سوم، ساختار، حوزه يا محدوده اعمال قدرت را تعيين مي كند. (ميزان قدرتي كه هر پست با مقام سازماني دارد، مشخص مي‌شود) ساختارصفحات عمليات سازمان است.
به طوركلي يك ساختار سازماني مي بايست هشت ويژگي را داشته باشد:
1-حوزه هاي اساسي يك سازمان را مشخص كند. (بدنه سازمان)
2-ماموريت هاي اساسي هر حوزه را انشاء و مشخص كند.
3-واحد هاي تشكيل دهنده هر حوزه را مشخص كند.
4-ماموريت هاي هريك ازواحدها رامشخص و عنوان واحد را تعيين كند.
5-ساختاربايد ارائه دهنده تصويري ازچگونگي تفكيك مديريت ها باشد.
6-نظام ارتباطي سازمان را مشخص كند (افقي –عمودي)
7-ارائه دهنده مراكزتصميم گيري باشد.
8-زيربنايي براي سايراموراداري باشد.
2-2-ابعاد ساختارسازماني:
2-2-1-پيچيدگي: پيچيدگي به ميزان تفكيكي كه درسازمان وجود دارد اشاره مي كند. تفكيك افقي ميزان يا حد تفكيك افقي بين واحدها را نشان مي دهد. تفكيك عمومي به عمق يا ارتفاع سلسه مراتب سازماني نظردارد. تفكيك براساس مناطق جغرافيايي، به ميزان پراكندگي واحدها و امكانات و نيروهاي انساني از لحاظ جغرافيايي اشاره دارد.
الف –تفكيك افقي: به ميزان تفكيك بين واحد هاي سازماني براساس موفقيت اعضاء سازمان ماهيت وظايف آنها و ميزان تحصيلات و آموزشهاي كه فراگرفته اند، اشاره مي نمايد.
ب-تفكيك عمودي: به عمق يا ارتفاع ساختارسازمان اشاره دارد. با افزايش سطوح سلسله مراتب سازماني، تفكيك عمودي سازمان افزايش يافته و پيچيدگي سازماني بيشتر مي شود.
ج-تفكيك براساس مناطق جغرافيايي: سومين عنصري كه پيچيدگي سازمان ازآن نشات مي‌گيرد، تفكيك براساص مناطق جغرافيايي است كه ميزان پراكندگي ادارات، كارخانجات و افراد سازمان براساس مناطق جغرافياي را نشان مي دهد. تفكيك براساس مناطق جغرافيايي، مي تواند به عنوان انديشه اي به منظور گسترش ابعاد تفكيك عمومي و افقي به حساب آيد. يعني ممكن است وظايف مراكز قدرت ازلحاظ جغرافيايي ازهم مجزا باشند. اين جدايي يا پراكندگي هم تعداد مكانهاي مختلف و هم مسافت بين آنها را دربرمي گيرد. مفهوم تفكيك براساس مناطق جغرافيايي با تفكيك عمودي نيز بكار مي آيد. درحاليكه ساختارهاي بلند نسبت به ساختارهاي تخت داراي پيچيدگي بيشتري هستند.
2-2-2-رسميت:
دومين جزء ساختارسازماني، رسميت است. رسميت به ميزان يا حدي كه مشاغل سازمان استاندارد شده اند، اشاره دارد. وقتي رسميت بالاست، شرح شغل ها مشخص، قوانين و مقررات زياد و دستورالعمل هاي روشني درخصوص فرآيند كاردرسازمان وجود دارد .
فنون رسمي سازي:
فنون رسمي سازي عبارتند از:
1-گزينش 2-الزامات نقش 3-قوانين 4-رويه ها 5-خط مشي ها 6-آموزش 7-شعائر
2-2-3- تمركز:
تمركز به ميزاني كه تصميم گيري دريك نقطه واحد درسازمان متمركز شده است، اشاره دارد تراكم قدرت دريك نقطه دلالت برتمركز داشته و عدم تراكم يا تراكم كم نشانه عدم تمركزاست. بايد اذعان داشت عدم تمركزدلالت برتفكيك سازمان براساس مناطق جغرافيايي ندارد. تمركز به مساله ميزان پراكندگي اختيارات تصميم گيري برمي گردد، نه تفكيك جغرافيايي سازمان.
2-3-انواع ساختارهاي سازماني:
2-3-1-ساختارساده:
ويژگي برجسته ساختارساده اين است كه تكامل يافته نيست. اين ساختاربه گونه معمول ازداشتن ستاد تخصصي بي بهره است و يا ستاد تخصصي بسياركوچكي دارد. شماركاركنان ستاد پشتيباني آن اندك است. تقسيم كار روشن نيست. واحدهاي آن گوناگون نيست و سلسله مراتب آن كوتاه است.
2-3-2- ساختارماشيني (مكانيكي):
استاندارد سازي مفهومي كليدي است كه همه بوروكراسي هاي ماشيني برآن تاكيد دارند. در بوروكراسي ماشيني وظايف عملياتي بسيارتكراري بوده، قوانين و مقررات بسيار رسمي است. وظايف سازماني دربخشهاي وظيفه اي گروه بندي شده اند. اختيار متمركز مي باشد. تصميم گيري از سلسله مراتب تبعيت مي كند و نو عي ساختارسازماني دقيق همراه با تمايز بسيارواضح بين فعاليت هاي صف و ستاد حاكم است.
2-3-3- ساختارحرفه اي:
ساختارحرفه اي براي هماهنگي كردن كارهاي خود به استاندارد كردن مهارتها و قاعده هاي طراحي وابسته به آن مانند آموزش و ارشاد، روي مي آورد. اين ساختار، متخصصات يعني حرفه هاي كاملاً آموزش ديده وارشاد شده را براي هسته عملياتي خود استخدام مي كند و اختيارنظارت بركاررا نيزبه خود آنان واگذار مي كند. درواقع كاردر راستاي افقي كاملاً تخصصي ولي درراستاي عمودي گسترش يافته است.
2-3-4- ساختاربخشي:
ساختاربخشي نيز همچون ديوان سالاري حرفه اي، سازماني يكپارچه، برپا شده ازموجوديت هاي نيمه مستقل با يك ساختاراداري مركزي، نيست. اين موجوديتها «نه چندان بهم پيوسته » درديوان سالاري حرفه اي همان حرفه اي‌هاي هسته عملياتي هستند. ولي درساختاربخشي واحد هايي هستند كه درخط مياني قراردارند. اين واحد ها عموماً بخش و سازمان مركزي آنها «اداره مركزي » ناميده مي شود. دراين ساختار،قدرت از بالا به سوي پايين سلسه مراتب جريان دارد.
3-3-5- ساختارادهوكراسي:
ساختارادهوكراسي، ساختاري است كه درآن از رابطه رودررو و يا به عبارتي روابط غيررسمي و زنده براي هماهنگي استفاده مي شود. از اين ساختاربراي طراحي سازمانهايي كه قسمت ستاد پشتيباني درآنها نقش مهمي را دارد، استفاده مي شود. نو آوري دربعد پيشرفته آن، نيازمند اين پيكربندي است كه پيكربندي يكسره جدا است. اين پيكربندي مي تواند كارشناسان رشته هاي مختلف را پيرامون پروژه‌هاي موقتي مبتني بر وظيفه گرد آورد.
2-4-تعريف اثربخشي:
اثربخشي سازمان، عبارتست از درجه يا ميزاني كه سازمان به هدفهاي مورد نظرخود نايل مي‌آيد. اثربخشي يك مفهوم كلي دارد. آن به صورت ضمني دربرگيرنده تعداد زيادي ازمتغيرهاست. هنگام تعيين اثربخشي سازمان حدود يا ميزاني كه هدفهاي چند گانه تامين شده اند، سنجيده يا اندازه‌گيري مي شود و مورد قضاوت قرارمي گيرد.
2-5-تعريف كارايي:
كارايي سازمان عبارتست ازمقدارمنابعي كه براي توليد يك واحد محصول به مصرف رسيده است و مي توان آن را برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه كرد. اگرسازماني بتواند با صرف مقداركمتري ازمنابع به هدف مشخص برسد، مي گويند كارايي بيشتري دارد.
2-6-رابطه بهره وري با كارايي و اثربخشي:
بهره وري يعني اين كه سازمان درقبال مقدارمعيني ازمحصول به چه نسبتي ازمنابع توليدي استفاده مي كند. افراد غالباً فكر مي كنند كه اگركارايي بهبود يابد، بهره وري بيشتر خواهد بود. كارايي شرط لازم بهره وري است، اما شرط كافي نيست. در واقع براي بهره ور بودن هم اثربخشي و هم كارايي لازم است.
كارايي نسبت محصول واقعي توليد شده به محصول مورد ا نتظار است درحالي كه اثربخشي درجه تحقق هدفهاي سازمان مي باشد. پس سازماني بهره وراست كه هم اثربخش و هم كارآمد باشد.
3-متدولوژي تحقيق:
3-1-روش تحقيق
اين تحقيق ازنوع توصيفي –پيمايشي مي باشد. جامعه آماري تحقيق، بانك كشاورزي (مركز) بوده كه براساس فرمول نمونه گيري تعداد 90 نفربه عنوان نمونه آماري انتخاب شده اند.
ابزار اندازه گيري، پرسشنامه بوده كه بين مديران –روساي ادارات و كارشناسان توزيع گرديده است. پرسشنامه توزيع شده بين نمونه آماري حاوي 2 سري سوالات مي باشد: دسته اول كه شامل 15 سوال مي باشد، درارتباط با عناصرساختاري مي باشند و براي دو وضعيت موجود و مطلوب و دريك طيف 5 جوابي طراحي شده اند. دسته دوم سوالات پرسشنامه كه مشتمل بر10 سوال است، مربوط به اثربخشي سازمان مي باشد.
3-2-اهداف تحقيق:
1-بررسي مسائل و مشكلات موجود ساختارسازماني ازبعد اثربخشي و به عبارتي تحقق اهداف سازماني بانك كشاورزي
2-بررسي و مطالعه وضعيت موجود و وضعيت مطلوب ساختارسازماني بانك كشاورزي
3-تعيين فاصله بين وضعيت موجود و مطلوب ساختار سازماني در بانك كشاورزي
4-ارائه پيشنهادات و راه حلهاي مناسب جهت اصلاح ساختار سازماني بانك كشاورزي
3-3-فرضيات تحقيق:
1-تفاوت معني داري بين وضعيت موجود و مطلوب ساختارسازماني بانك كشاورزي وجود دارد
2-تفاوت معني داري بين وضعيت موجود و مطلوب ازنظرپيچيدگي ساختارسازماني بانك كشاورزي وجود دارد.
3-تفاوت معني داري بين وضعيت موجود و مطلوب ازنظرتمركز ساختارسازماني بانك كشاورزي وجود دارد.
4-تفاوت معني داري بين وضعيت موجود و مطلوب ازنظررسميت ساختارسازماني بانك كشاورزي وجود دارد.
5-همبستگي معني داري بين رسميت ساختارسازماني و اثربخشي سازماني بانك كشاورزي وجود دارد.
6-همبستگي معني داري بين تمركز ساختارسازماني و اثربخشي سازماني بانك كشاورزي وجود دارد.
7-همبستگي معني داري بين پيچيدگي ساختارسازماني و اثربخشي سازماني بانك كشاورزي وجود دارد .
3-4-محدوديت هاي تحقيق:
محدوديتهاي احتمالي مختلفي كه برسرراه محقق وجود داشت عبارت بودند از:
1-كمبود منابع علمي (كتابها، مجلات تخصصي، مدارك و اسناد و …)
2-كمبود منابع مالي
3-نبود سوابق تحقيقاتي پيرامون موضوع
4-گرفتاريهاي مشخص فرد محقق
5-كمبود زمان دراختيار
3-5-تكنيك هاي آماري مورد استفاده:
3-5-1-آزمون ضريب همبستگي رتبه اي: برخي اين آزمون را ضريب همبستگي اسپيرمن نيز مي گويند. براي تعيين درجه همبستگي بين دو متغيرازاين آزمون استفاده مي شود. مقدارهمبستگي هميشه بين ا و 1-است.
3-5-2-آزمون تفاوت معني دار ( T زوجي):
اين آزمون داراي مراحل زير مي باشد:
الف: تعريف فرضيات آماري
ب: تعيين سطح زير منحني
ج: تعريف آماره آزمون
د: نتيجه گيري
3-5-3 آزمون دو جمله اي:
اين آزمون به منظور تعيين برخورداري جامعه آماري از نظر يك ويژگي يا متغير مشخص بكار برده مي شود.
3-6- اعتبار و روايي ابزار اندازه گيري:
جهت بررسي روايي پرسشنامه با استفاده از نرم افزار spss ضريب آلفاي كرونباخ بررسي شد و مقدار بدست آمده براي پرسشنامه ساختاري 8052/0 و براي پرسشنامه اثربخشي 8309/0 مي باشد.
4-نتايج تحقيق:
اين تحقيق به بررسي ساختارسازماني دروضعيت موجود و مطلوب و همچنين تاثيرآن براثربخشي سازمان پرداخته است. عناصر رسميت، تمركز، پيچيدگي، عناصرسه گانه تشكيل دهنده ساختارسازماني درنظر گرفته شده اند. هر يك از اين عناصر در وضعيت موجود و مطلوب مورد بررسي و مقايسه قرارگرفته اند. آنگاه ميزان همبستگي بين ابعاد ساختارسازماني با اثربخشي، بررسي شده است.
لازم به ذكراست كه عناصرساختاري (رسميت، تمركز،پيچيدگي) متغيرهاي مستقل تحقيق هستند و اثربخشي سازماني متغيروابسته مي باشند. با توجه به متغيرهاي فوق، پس از جمع آوري اطلاعات ازطريق پرسشنامه دراين ارتباط با استفاده ازآزمونهاي T زوجي و همبستگي رتبه اي (اسپيرمن) و آزمون دو جمله‌اي فرضيات مورد بررسي قرارگرفتند. باتوجه به موارد فوق مي توان گفت كه بانك كشاورزي يك سازمان بوروكراتيك نمي باشد و اين موضوع ازنتيجه برآوردي است كه ازطريق آزمون دو جمله اي بدست آمده است. ولي نكته قابل توجه آنكه درنظرسنجي براساس وضع مطلوب نتايج نشان مي دهد، بانك كشاورزي بايد داراي ساختار بوروكراتيك باشد.
نتايج حاصله ازفرضيه اول نشان مي دهد كه بين وضعيت موجود و مطلوب ساختارسازماني بانك كشاورزي تفاوت معني داري وجود دارد. بعبارتي ساختار سازماني بانك كشاورزي يك ساختارمطلوب نيست و مشخص مي گردد كه ساختارمطلوب بايستي بوروكراتيك باشد.
نتايج حاصل از فرضيه دوم نشان مي دهد كه بين پيچيدگي درساختارموجود و مطلوب دربانك كشاورزي تفاوت معني داري وجود دارد.
نتايج حاصله از فرضيه سوم نشان مي دهد كه بين وضعيت موجود مطلوب تمركزسازماني در بانك كشاورزي تفاوت معني داري وجود دارد.
نتايج حاصله از فرضيه چهارم نشان مي دهد كه بين وضعيت موجود و مطلوب رسميت سازماني دربانك كشاورزي تفاوت معني داري وجود دارد.
نتايج حاصله ازفرضيه پنجم نشان مي دهد كه همبستگي معني داري بين رسميت سازماني و اثربخشي سازماني وجود ندارد. به عبارتي اثربخشي سازماني تابع رسميت سازماني دربانك كشاورزي نيست و رسميت ساختاري تاثيري براثربخشي سازمان ندارد.
نتايج حاصله ازفرضيه ششم نشان مي دهد كه همبستگي معني داري بين تمركزساختارسازماني و اثربخشي سازماني وجود ندارد. بعبارتي اثربخشي سازماني تابع تمركزسازماني دربانك كشاورزي نمي باشد و تمركزساختاري تاثير براثربخشي سازمان ندارد.
نتايج حاصله از فرضيه هفتم نشان مي دهد كه همبستگي معني داري بين پيچيدگي ساختارسازماني و اثربخشي سازماني وجود ندارد. به عبارتي اثربخشي سازماني تابع پيچيدگي دربانك كشاورزي نمي باشد و پيچيدگي ساختاري تاثيري براثربخشي سازمان ندارد.
به طور كلي مي توان گفت تغييرمتغيرمستقل (ساختارسازماني) تاثيري بر روي متغيروابسته (اثربخشي) نداشته و اثربخشي تاثيرعوامل ديگري كه دراين تحقيق ثابت فرض شده است، مي باشد.
5-پيشنهادات:
با توجه به يافته ها و نتايج تحقيق درجهت بهبود ساختارسازماني و نهايتاً اثربخشي سازماني پيشنهادات زيرارائه مي شود:
5-1-رسميت:
1-از آنجائيكه كه ميزان رسميت ساختاري دربانك كشاورزي پائين ترازحد مطلوب مي باشد بعبارتي كاركنان خواهان رسميت بالاتربوده اند، پيشنهاد مي شود كه مسئولين امر، دربرنامه ريزيهاي آتي خويش متعادل نمودن ميزان رسميت را سرلوحه كارخويش قراردهند. پايين بودن ميزان رسميت بيش از هرچيز به نبود شرح شغل استاندارد و مدون براي مشاغل و پست هاي بانك، بطوريكه براحتي در دسترس كاركنان باشد، برمي گردد.
2-با توجه به اينكه ساختارسازماني براساس نظام بوروكراسي دروضعيت مطلوب مورد تاكيد مي‌باشد، نياز به قوانين و رويه هاي مكتوب، از مسائل بسيارمهم دراين برهه زماني مي باشد. وجود چنين دستورالعمل مكتوب براي تمامي رده هاي سازماني بايد مورد توجه قرارگيرد.
3-پيشنهاد مي شود درجهت تطبيق توانائيهاي كاركنان در رده هاي مختلف سازماني با وظايف و پست هاي محوله به آنها، شرايط احراز هريك ازمشاغل و پست هاي سازماني دربانك كشاورزي دقيقاً مشخص و مدون شود.
4-مناسب است جهت توانمند كردن كاركنان درانجام وظايف و مسووليتهاي محوله، به آموزش ضمن خدمت بويژه براي كارشناسان و مديران اهميت بيشتري داده شود.
5-پيشنهاد مي شود درجهت روش مند و قانونمند كردن هرچه بيشتر روشهاي انجام كاردر جهت جايگزيني برخوردهاي قانوني بجاي برخوردهاي سليقه اي، خط مشي ها و سياستهاي مربوطه در زمينه هاي مختلف بويژه نيروي انساني مشخص و تدوين گردد.
5-2-تمركز:
1-مديريت عالي سازمان با توجه به موقعيت هاي مختلف، اطمينان، مخاطره و عدم اطمينان بايد تصميم گيري نمايد. پس دريك نظام بوروكراتيك بايد درگرد آوري اطلاعات نيزحضوري فعال و معلوم داشته باشد.
2-به منظورعدم عدول ازاستانداردهاي لازم براي انجام هرچه بهترتصميمات، مديريت عالي بايد درمرحله اجراي تصميمات نيزحضورو اشراف كامل داشته باشد.
