دانلود مقاله دولت الکترونیک

بخشی از مقاله

تعريف مسأله ( موضوع):
اين امر مسلمي است كه پژوهش‌هاي كاربردي(مانند بسياري از انواع تحقيق) مسأله مدارهستند.
بدين معني كه تمام فرايند پژوهش از اولين گامهاي مشاهده تا آخرين مراحل استنتاج مي بايد حول يك يا چند مسأله يا مشكل دور بزند. بنابراين،روشن كردن مشكل يا مسأله در يك تحقيق
علمي‌– كاربردي يكي از ضروري ترين و اولين گامهاي پژوهش است. اگر مسأله، خوب روشن يا تبيين نشود تمام مراحل بعدي فرايند تحقيق از قبيل: جمع‌آوري اطلاعات و استنتاج يا نتيجه گيري دچاراشكالات و نواقصي خواهد شد كه ناشي از خود آن مراحل نيست، بلكه ناشي از روشن نبودن و بيان نادرست مسأله است. بنابراين شايد اغراق نباشد كه بعضي از محققان معتقدندكه خوب و درست روشن كردن مسأله، معادل نيمي از فعاليت هاي پژوهشي است(ميرزايي اهرنجاني،1371،ص 5).
امروزه اطلاعات در كنار عواملي مانند نيروي انساني، مواد اوليه، سرمايه، انرژي و ماشين آلات،به عنوان يكي از عناصر توليد، نقش مهمي را ايفا و روز به روز بر اهميت آن افزوده مي شود (بهشتيان و ابوالحسني،1379،ص 15).
به كارگيري تكنولوژي اطلاعات در سازمانها پيامدهاي گوناگون از جمله افزايش سرعت و دقت عمل، دستيابي به اطلاعات منظم و طبقه بندي شده، برقراري ارتباطات نزديك و مستقيم،سرعت و سهولت در تصميم گيري،انعطاف پذير شدن سازمانها،پاسخگويي سريع به شرايط بسيار متغير و پوياي محيطي و ... داشته است و بطور كلي موجب ايجاد تحولات وسيع در سازمانها شده است.
از سوي ديگر آنچه امروزه تحت عنوان مديريت دولتي نوين ناميده مي شود ريشه در بهبود عملي در عرصه اداره امور عمومي دارد كه در قالب ايده هايي كه بطوركلي نوآفريني حكومت
(Reinventing Government ) نامگذاري شده ،خودنمايي مي كند و با خط مشي عمومي بويژه ديدگاه انتخاب عمومي در تئوري مديريت دولتي داراي ارتباط مفهومي است. (مقيمي،1382،ص 2-31)
بطور كلي مديريت گرايي يا مديريت دولتي نوين داراي سه اصل كلي است كه
عبارتند از :
اصل اول : تأكيد بر ارزيابي عملكرد و كارايي
اصل دوم : تقسيم و پراكنده نمودن بوروكراسي هاي دولتي بصورت
واحد هايي كه بر پايه پرداخت بهاي خدمات بوسيله مصرف كننده،با يكديگر معامله مي كنند.
اصل سوم:عقد قرارداد با بخش خصوصي و استفاده از شبه بازار به منظور توسعه رقابت،كاهش قيمت تمام شده و سبكي از مديريت كه بيش از همه بر ستاده هاي معين، قراردادهاي
كوتاه مدت،مشوقهاي پولي و آزادي عمل در مديريت تأكيد مي كند.(هيوز،1377،صص 11-10)
حال در اين ميان مسأله اساسي اين خواهد بود كه بكارگيري فناوري اطلاعات در سازمانهاي دولتي تا چه حدي بر شاخص ها و ابعاد بازآفريني دولت ( از جمله حركت به سمت دولت مخاطره پذير، دولت نامتمركز ، دولت مشتري مدار و دولت نتيجه مدار )مؤثر مي باشد.

اهميت و ضرورت تحقيق :
امروزه اداره امور دولتي نسبت به گذشته دچار دگرگونيهاي اساسي گرديده و امكان اداره امور عمومي با نگرش سنتي وجود ندارد.با توجه به گستردگي،تنوع و پيچيدگي وظايف حكومت ها، تمركز اختيارات در وزارتخانه ها و كارگزاران ارشد مديريت،دستيابي به اهداف توسعه را با مشكل مواجه مي سازد.(مقيمي،‌1382،‌ ص 81)
ضرورت برخورد با چالش هايي از قبيل تغيير تكنولوژي، جهاني شدن و رقابت
بين المللي، دولتها را ناگزير از ايجاد تغييرات عمده اي در بخش مديريت دولتي خود نموده است. (هيوز، 1381،ص 7)
طبق گزارش سال 1990 سازمان همكاري اقتصادي و توسعه (س.هـ.ا.ت،1990،ص1) در حال حاضر،مي توان در اكثر كشورهاي توسعه يافته يك رويكرد مشترك را شناسايي كرد كه طبق آن «اگر قرار است كارايي و اثر بخشي امور دولتي به وجود بيايد، ايجاد تغيير در فرهنگ براي تبديل بوروكراسي ها به سازمانهاي مبتني بر نتايج كه در آنها مديران در برابر تحقق نتايج و اهداف حاصله پاسخگو هستند،ضروري است.»مشكلات اقتصادي باعث شده است كه دولتها بوروكراسي هاي خود را مورد ارزيابي مجدد قرار دهند و خواهان تغيير شوند.
به قول كايدن (Caiden)همگان غير قابل انعطاف بودن بوروكراسي ها بويژه عملكرد ضعيف بوروكراسي ها و مزاحمت هاي ناشي از محدوديت هايي كسالت آور، كاغذ بازي هاي وقت گير،
كارگزاران عبوس، خدمات ضعيف و اقدامات تحريف شده و فاسد آنها را مورد سرزنش قرار
مي دهند(كايدن، 1991،ص74).
از طرف ديگر فناوري اطلاعات نقشي حياتي در توليد و ارائه خدمات دارد. فناوريهاي جديد و پيشرفته سريعاً روش هاي گذشته را منسوخ مي كنند و موجب ارائه كالا،خدمات و پشتيباني هاي برتر مي شوند.فناوري اطلاعات با روند روبه رشد و سرعت نوآوري ها توانسته است ماهيت كار سازمانها را متحول كند.فناوري اطلاعات حجم اطلاعات قابل دسترسي سازمانها و افراد را افزايش
مي دهد. و همچنين حجم اطلاعات سازمانها از طريق توسعه سيستم هاي پردازشي به سرعت روبه رشد است، به صورتي كه به نظر مي رسد جهان با پديده اي به نام «انفجار اطلاعات» مواجه است.(صرافي زاده،1383،ص14).
امروزه در دنياي صنعتي و پيشرفته، فناوري اطلاعات به عنوان ابزاري در دست دولتها مي تواند حاكميت و مشروعيت نظام را ارتقاء و بر رشد دموكراسي و پاسخگويي آن بيفزايد.دولت الكترونيك رهاورد كوچكي از كاربرد اين فناوري در سطح دولتها است.(همان منبع ،ص1)
باتوجه به مطالب بيان شده ضروري است كه ارتباط و تأثير فناوري اطلاعات را بر بازآفريني دولت بررسي كرده و نقش فناوري اطلاعات را در مديريت دولتي نوين مورد ملاحظه قرار دهيم.
اهداف تحقيق :
مسلماً بكارگيري فناوري اطلاعات در سازمانها آثار قابل ملاحظه اي بر جاي خواهد گذاشت. در اين پژوهش علاوه بر بررسي و شناخت جنبه هاي مختلف فناوريهاي اطلاعاتي و كاربرد هاي آن درسازمانهاي دولتي درصدد هستيم تا تأثيرات بكارگيري فناوري اطلاعات را در سازمانهاي دولتي بر ابعاد مختلف بازآفريني دولت از جمله : حركت به سمت دولت مشتري مدار ، دولت نامتمركز،
دولت مخاطره پذير و دولت نتيجه مدار بررسي نموده و مشخص سازيم كه كاربرد فناوري اطلاعات در سازمانهاي دولتي تا چه حدي بر اين متغيرها مؤثر بوده است.
نتايج اين تحقيق براي كاركنان و مديران سازمانهاي دولتي و عمومي و محققان رشته مديريت مفيد خواهد بود.
مدل مفهومي تحقيق :
تمام مطالعات تحقيقي بر يك چار چوب مفهومي استوار است كه متغير هاي مورد نظر و روابط ميان آنها را مشخص مي كند.(ادواردز و همكاران، 1379،ص23).
از آنجا كه هر پژوهش ميداني و پيمايشي نيازمند نقشه ذهني و مدل مفهومي است كه در قالب ابزار تحليلي مناسب، متغير ها و روابط بين آنها ترسيم شده باشد،در اين پژوهش نيز محقق با استفاده از تلفيق مدلهاي صاحبنظران يك مدل ابداعي ايجاد كرده است.مدل ذيل از مدل ازبورن و گابلر اقتباس شده است . اين صاحب نظران در کتاب خود تحت عنوان ( بازآفريني دولت) اصول دهگانه اي را خاطرنشان کرده اند و معتقدند که بکارگيري اين اصول در بخش دولتي موجب اصلاح بخش مزبور خواهدگرديد. محقق از اين اصول دهگانه، چهار اصل را که به نظر مي رسيد درسازمان هاي دولتي کشور ما کاربرد بيشتري داشته و ملموس تر مي باشد، در مدل زير آورده است.

حركت به سمت دولت مشتري مدار
كاربرد فناوري اطلاعات حركت به سمت دولت مخاطره پذير بازآفريني دولت
حركت به سمت دولت نتيجه مدار
حركت به سمت دولت نامتمركز
شكل 1-1 : مدل مفهومي

فرضيات تحقيق :
در اين تحقيق يك فرضيه اهم و چهار فرضيه اخص وجود دارد كه عبارتند از :
فرضيه اهم: بكارگيري فناوري اطلاعات موجب بازآفريني سازمان هاي دولتي مي شود.
فرضيات اخص :
فرضيه 1- فناوري اطلاعات موجب مشتري مدارشدن سازمان هاي دولتي مي شود.
فرضيه 2- فناوري اطلاعات موجب مخاطره پذيرشدن سازمان هاي دولتي مي شود.
فرضيه 3- فناوري اطلاعات موجب نتيجه مدارشدن سازمان هاي دولتي مي شود.
فرضيه 4- فناوري اطلاعات موجب عدم تمرکز سازمان هاي دولتي مي شود.

روش تحقيق :
در اين تحقيق به دليل اينكه به دستكاري متغير ها نمي پردازيم، تحقيق از نوع توصيفي خواهد بود، و از آنجا كه به بررسي يك موضوع خاص در سازمانهاي خاص مي پردازيم،تحقيق از نوع كاربردي
مي باشد.روش گردآوري اطلاعات در تحقيق حاضر بصورت كتابخانه اي و ميداني مي باشد.
در روش كتابخانه اي با مراجعه به كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني،از كتب و مقالات فارسي و لاتين جهت تكميل بخشي از تحقيق استفاده شده است و در روش ميداني پس از طراحي پرسشنامه با توجه به فرضيات تحقيق، پرسشنامه مذكور ميان بخشي از كاركنان و مديران سازمان مخابرات استان توزيع گرديد و پس از دريافت پرسشنامه با توجه به فنون آمار استنباطي، تجزيه و تحليل مناسبي روي آن صورت گرفته است.

جامعه آماري و نمونه آماري
جامعه آماري مورد پژوهش كارشناسان و مديران شرکت مخابرات استان قم مي باشد.
نمونه آماري نيز از بين اين كاركنان بصورت كاملاً تصادفي انتخاب شده است.
قلمرو تحقيق :
اين تحقيق داراي سه نوع قلمرو مي باشد كه عبارتند از:
1- قلمرو موضوعي : در اين تحقيق به بررسي نقش تكنولوژي اطلاعات و اثرات بكارگيري آن بر بازآفريني دولت مي پردازيم و به اين نكته مي پردازيم كه بكارگيري فناوري اطلاعات در سازمانهاي دولتي تا چه حد توانسته است موجبات بازآفريني اين سازمانها را فراهم آورد.
2- قلمرو مكاني : اين پژوهش در سازمان مخابرات استان قم ،انجام گرفته است.
3- قلمرو زماني : اين پژوهش در خرداد ماه سال 1383 آغاز شده است و داده هاي مربوط به آن در شش ماهه اول سال 1384 جمع آوري شده است.

تعريف مفاهيم و واژگان اختصاصي تحقيق

- تكنولوژي اطلاعات :
تكنولوژي اطلاعات در تعريف محدودش به بعد فني يك سيستم اطلاعاتي اطلاق
مي شود كه سخت افزار ها، نرم افزارها، شبكه ها و ديگر دستگاه هاي جانبي را در بر
مي گيرد. تكنولوژي اطلاعات مي تواند به عنوان زير سيستم يك سيستم اطلاعاتي در نظر گرفته شود ) P19,1999, Torbun & Other . (

- بازآفريني دولت :
مقصود از بازآفريني دولت عبارت است از تجديد نظر در رويكردهاي سنتي مديريت دولتي كه همانا ساختار بوروكراتيك است، به رويكردمديريت كارآفرينانه درمديريت دولتي كه ازآن به بازآفريني دولت تعبير شده است.
در واقع پارادايم سنتي مديريت دولتي يعني ساختار بوروكراتيك تأكيد زيادي بر اختيارات بوروكراتيك داشت، در حالي كه پارادايم جديد مديريت دولتي يعني بازآفريني دولت، اهميت بيشتري به عقلانيت اقتصادي و مزاياي مبادله بازار مي دهد(مقيمي،1382،ص30).
- دولت مشتري مدار :
دولت مشتري مدار حكومتي است كه به علت رويارويي با تغييرات انبوه محيطي با دقت به ارباب رجوع خود توجه كرده و شرايطي را بوجود آورد كه مشتريان حق انتخاب خدمات را داشته باشند. مشتري مداري باعث پاسخگويي بيشتر ، خلاقيت و غير سياسي شدن تصميمات و عدالت
خواهد شد.(الواني، 1381، صص12-10)
- دولت نتيجه مدار: سرمايه گذاري روي ستاده ها نه داده ها
اين نوع دولت ها، پاسخگويي را از ورودي ها به خروجي ها يا نتايج منتقل مي كنند، و عملكردهاي بخش عمومي را اندازه گرفته و اهداف را مشخص مي كنند و به نهادهايي كه به اهداف برسند و يا از آن فراتر بروند پاداش مي دهند .(p46،1997,،,Osborn & Plastrik )
- دولت نامتمركز : تغيير از سلسله مراتب مشاركت و گروههاي كاري
دولت نامتمركز به دنبال عدم تمركز از طريق تفويض اختيار و مديريت مشاركتي هستند، همچنين اين نوع دولت ها به دنبال كوتاه كردن سلسله مراتب سازماني به منظور پاسخگويي سريع به نيازهاي مشتري و محيط مي باشند.(الواني،1381،ص14)
اين دولت ها قدرت را از طريق سازمان يا سيستم به پايين سازمان منتقل مي كنند و كاركنان را با مسطح كردن سلسله مراتب سازماني، استفاده از سيستم ها و ايجاد مشاركتهاي مدير و كارگر توانمند مي كنند. (p47،,Ibid،,Osborn & Plastrik )

- دولت مخاطره پذير: ايجاد درآمد به جاي هزينه کردن
اين دولت ها به جاي افزايش ماليات ها يا کاستن از برنامه هاي عمومي، روش هاي مبتکرانه اي براي انجام کار بيشتر با منابع مالي کمتر را جستجو مي کنند. کارآفرينان بخش عمومي دراين دولت ها، قادر به ايجاد ارزش افزوده و تضمين نتايج، حتي در زمان هايي که در مضيقه مالي به سر مي برند، هستند(مقيمي همان منبع ص34).

محدوديت هاي تحقيق :
در پژوهش حاضر مسائل و مشكلات متعددي وجود داشت كه يكي از عمده ترين مشكلات ، مربوط به جديد بودن موضوع پژوهش بود كه با توجه به بررسي هاي انجام شده تاكنون مطالعه اي در اين زمينه در كشور ما صورت نگرفته است و ساير مشكلات در اين زمينه عبارتند از :
1- عدم همكاري سازمانهاي دولتي در اين خصوص
2- عدم حمايتهاي مالي و تنگناهاي اقتصادي
3- فقدان فرهنگ تحقيق و پژوهش، كه دامنگير اكثر پژوهش هاي مديريتي در كشور ماست.
4- عدم وجود پرسشنامه استاندارد در خصوص موضوع پژوهش

فصل دوم
ادبيات تحقيق

بخش اول
فناوري اطلاعات

مقدمه:
بشر به دنيايي گام نهاده است كه آگاهي در او، سر آغاز آزادي و رهايي مي باشد.قدرت و قابليت شگرف انسان در عصر حاضر مرهون دستيابي به پيشرفته ترين آگاهيهاست.تلاش بي وقفه و گسترده براي كسب دانش و آگاهي بيشتر،دوره كنوني را به عصر«انفجار اطلاعات» تبديل كرده است(غلامزاده و ميعادي 1377،ص125).
اگر در مقاطعي تاريخي از حيات جهان، پيدايش مفرغ، آهن و آتش، منشاء تمدن در زندگي بشر
قرار گرفت؛ اگر در دوراني ، خرد گرايي و رنسانس، با وسعت بخشيدن به دامنه تفكرات انسانها افق تازه اي را فراروي انسان انديشمند قرار داد؛و اگر در برهه اي از تاريخ، پديده اي همچون انقلاب صنعتي ، سيماي زندگي انسان را دگرگون ساخت، بدون شك در عصر كنوني پديده اي به نام اطلاعات ، سرنوشت جوامع اين عصر را رقم زده و تأثيرات عميق و دير پاي خود را بر همه
عرصه هاي زندگي بشر امروزين بجا نهاده است(اديل،1374،ص2).
امروزه اطلاعات عامل اصلي كسب قدرت است وتسلط واقعي تسلط اطلاعاتي است (بهشتيان،1379،ص12).
فن آوري اطلاعات روش كاركرد ما را دگرگون كرده،امور اقتصادي و اجتماعي و حتي طرز تفكر ما را تغيير داده است؛تجارت، بانك داري، اوقات فراغت، خدمات، خط توليد،آموزش، بهداشت و . . . در عصر حاضر نسبت به ده سال گذشته كاملاً متفاوت شده و مردم اين تغيير را كه فناوري اطلاعات موجب آن شده است،به تدريج تشخيص مي دهند(استوور،1375،ص10).
امروزه ما در دنيايي زندگي مي كنيم كه درآن اطلاعات يك منبع ضروري و دانش گرانبهاست،فقط در 30 تا 40 سال اخير،اطلاعات و دانش به عنوان دارائيهايي كه يك جامعه جهت توسعه موفقيت به آن نياز دارد، تشخيص داده شده اند. با اين تشخيص عصر اطلاعات شروع شد. براي درك بهتر تغييرات اجتماعي ايجاد شده در عصر اطلاعات ، بطور خلاصه به چگونگي تكامل آن مي پردازيم.

تكامل عصر اطلاعات :

تا سال 1800 ميلادي،زندگي اكثريت قريب به اتفاق مردم جهان حول وحوش كشاورزي بود.درطي عصر كشاورزي،تمام اعضاي خانواده جهت فراهم آوردن غذاي كافي بصورت اشتراكي با هم كار
مي كردند. باايجادوگسترش ابزاروتكنيكهاي جديد توليد بيشترباساعات كاركمترامكان پذيرگرديد.
اين امرخانواده هاي كشاورز را قادرساخت تامحصولات مزرعه شان را بفروشندويا با كالاهاوخدمات ديگر معاوضه نمايند.اين امر منجربه گسترش بخش غيركشاورزي وتكامل تدريجي جامعه به مرحله بعدي شد. با فرا رسيدن عصرصنعتي،درحدودسال1800ميلادي ابتدادرانگلستان وسپس درسايركشورها،كارگران به كمك ماشين هايي كه توانايي هايشان را افزايش مي داد،كار
مي كردندومشاركت ميان مردم وماشين ايجادشد.به اين ترتيب تا اواسط قرن بيستم اكثريت قريب به اتفاق كارگران در جوامع پيشرفته ازبخش كشاورزي به بخش صنعت تغييريافته بودند.درعصراطلاعات كه در ايالات متحده ودرسال1957شروع شد ،كشاورزي وتوليد هنوز هم مهم است.
اما اغلب كارگران امروزي در ايجاد، توزيع و كاربرد اطلاعات مشاركت دارند. در عصر اطلاعات مشاركت ميان افراد با يكديگر است و ابزار اصلي اين مشاركت فناوري اطلاعات است.(pp5-6،,1998،,Senn)
قبل از اينكه وارد مبحث فناوري اطلاعات شويم لازم است بدانيم كه اطلاعات چيست؟ و چه فرقي با داده دارد؟
همچنين مهم است مشخصه هاي اطلاعاتي كه براي تصميم گيري مفيد مي باشند را بدانيم.

ضرورت اطلاعات:

اطلاعات همانند خوني است كه در كالبد سازمان جريان مي يابد و به آن حيات مي بخشد.اطلاعات مي تواند فرايند تصميم گيري را در مورد ساختار،فن آوري و نوآوري تغذيه نمايد و همچنين اطلاعات همانند يك رگ حياتي است كه سازمان را به عرضه كنندگان مواد اوليه و مشتريان متصل
مي سازد،سازمان را به گونه اي بايد طرحريزي كرد تا بتوان اطلاعات كافي و صحيح به مديران ارائه نمود.(دفت،1377،ص571)
اطلاعات در برابر داده :
واژه هاي اطلاعات و داده اغلب به جاي يكديگر بكار مي روند. بهر حال در متون سازماني، تفاوت مهمي مي تواند در معني آنها وجود داشته باشد.(p609،,1998،pamela,etals,)
واژه «Data» به معني «داده» از فعل لاتين «do» يا «dare» به معني«دادن»
مناسب ترين واژه اي است كه به واقعيات شكل نيافته و بدون ساختار فراوان توليد شده توسط رايانه مي توان اطلاق كرد(رضائيان،1374،ص23)
داده ها،حقايق خام يا جزئياتي هستند كه بيانگر نوع تعاملات يا فعاليت ها در داخل يك سازمان
مي باشند. (p609،,1998،pamela,etals,)
واژه «information» از فعل لاتين«informo» و «informare» به معني شكل دادن به چيزي است.واژه «information» از نظر علم بيان ساخت بخشيدن به توده يا ماده نامنظم را تداعي
مي كند، ساخت بخشيدني كه به ماده بدون حيات و نامربوط معني و حيات بدهد
(رضائيان ،1374،ص23).
اطلاعات عبارتست از عاملي مفهومي كه ساختار و آرايشي خاص دارد و در رفتار عمومي سيستم و تعامل آن با محيط خارج و داخل ايجاد تشخص و وحدت مي كند. برخي ، از اطلاعات به عنوان آنتروپي منفي ياد كرده اند.
اين صاحب نظران بر اين باورند كه وجود اطلاعات، از افزايش آنتروپي مثبت كه در هم ريزنده و
نا متعادل كننده سيستم است، جلوگيري مي كند. به دليل چنين نقشي، اطلاعات عمر خاصي دارند و از نظر استفاده كنندگان مختلف داراي ارزشهاي نسبي بر اساس موقعيت ها هستند
(خاكي، 1375،ص21).

معيارهاي مفيد بودن اطلاعات :

1- كيفيت اطلاعات(Information Quality)
هرچه اطلاعات صحيح تر باشد كيفيت آن بيشتر است و مديران با اطمينان بيشتري مي توانند بر آن تكيه كنند، البته كيفيت بيشتر نياز به هزينه بالاتري براي جمع آوري اطلاعات دارد.
2- به موقع بودن اطلاعات(Information Timeliness)
براي كنترل مؤثر،اقدام اصلاحي بايد قبل از اينكه انحراف از برنامه با استاندارد بيشتر گردد، انجام پذيرد. بنابراين اطلاعات فراهم شده توسط يك سيستم اطلاعاتي بايد به دست شخص مناسب، در زمان مقتضي،براي اقدام لازم برسد.
3- كميت اطلاعات(Information Quantity)
مديران به سختي مي توانند تصميمات صحيح و به موقعي، بدون داشتن اطلاعات كافي اتخاذ كنند. مديران اغلب با اطلاعات غير مفيد و نامربوط اشباع مي شوند و چنانچه اطلاعاتي بيش از آنچه كه بتوانند از آن استفاده مؤثر بنمايند بدستشان برسد، احتمالاً از آن اطلاعات چشم پوشي مي كنند.
موفقيت رقابتي و حتي بقاء سازمان به توانايي تبديل سريع داده ها به اطلاعات با مفهوم و قابل درك بستگي دارد.
4- مربوط بودن اطلاعات(Information Relevance)
اطلاعاتي كه به دست مديران مي رسد بايد با مسئوليتها و وظايف آنان مرتبط باشد،يك
مدير كارگزيني احتمالاًنيازي به دانستن ميزان موجودي كالا ندارد و مدير سفارشات محصول نياز به مطلع بودن از وضعيت كاركنان در سايربخش ها نيست.(يزدان،1378،ص89)
ارزش اطلاعات :
با توجه به فرايند تصميم گيري مي توان نتيجه گرفت كه اطلاعات نقش تعيين كننده و مؤثري در تصميم گيري دارد. در واقع ارزش اطلاعات به موارد زير بستگي دارد:
1- توسط چه كسي مورد استفاده قرار مي گيرد؟
2- در چه زماني مورد استفاده قرار مي گيرد؟
3- در چه موقعيتي مورد استفاده قرار مي گيرد؟
با اين مفهوم، اطلاعات نيز مانند هر كالاي ديگري در اقتصاد،براي افراد مختلف ،در زمانهاي مختلف و موقعيت متفاوت با توجه به ويژگيهايي كه دارد،ارزش خاصي خواهد داشت.لذا اين ويژگي اطلاعات است كه ارزش آنرا براي افراد مختلف تعيين مي كند.(قاضي زاده فرد،1376، ص6-115)

سازماندهي اطلاعات :
اطلاعات مادامي كه مرتب و سازمان يافته نباشد ، هنوز داده(data)محسوب مي شود. داده ها براي اينكه هدفمند شوند بايد متشكل، مرتب و سازمان يافته باشند.بنابراين اصلاً روشن نيست كه انواع خاصي از اطلاعات، در چه شكلي معنادار است و به خصوص در چه فرمي از سازمان، و براي چه شغل
خاصي، معنادار خواهد بود و همين اطلاعات ممكن است براي اهداف و مقاصد متفاوت،سازماندهي و ترتيب متفاوتي را داشته باشد.(دراكر،1378،ص8-157)
حال پس از شناخت اطلاعات و درك آن به مبحث فناوري اطلاعات مي پردازيم.

فناوري اطلاعات :

از فناوري اطلاعات تعاريف متعددي شده است كه در ذيل به تعدادي از آنها اشاره مي كنيم.
تعريف اداره صنايع وبازرگاني انگلستان:«تحصيل،پردازش،نگهداري وتوزيع اطلاعات صوتي،تصويري،نوشتاري و عددي توسط يك دستگاه ميكروالكترونيكي محاسباتي و
اطلاع رساني.»(كل،1376،ص406)
فن آوري اطلاعات يا«IT» در تعريف محدودش به سخت افزار و نرم افزارهاي كامپيوتري و به مشخصات فيزيكي IT مانند الكترونيك، ديجيتال، چاپگر، ارتباطات از راه دور، پردازشگرها و . . . مربوط مي شود. در تعريف جامع،فن آوري ارتباطات به چگونگي استفاده از تجهيزات مربوط مي شود يعني كاربرد فن آوري براي فرايندهاي تجاري،جمع آوري داده ها و توليد اطلاعاتي كه براي مديران با ارزش است(p12،1994,،,Daniels).
فناوري اطلاعات به اقلام و توانائيهاي بسيار متنوعي اطلاق مي شود كه در ايجاد(توليد)،ذخيره و توزيع داده و اطلاعات بعلاوه در ايجاد دانش مورد استفاده قرار مي گيرد و سه جزء اصلي آن كامپيوتر ها، شبكه هاي ارتباطي و معلومات خاص(know-How)مي باشد.(p12،Ibid ,،,Senn)
اصطلاح فناوري اطلاعات براي توصيف فناوريهايي به كارمي رودكه مارادر ضبط،
ذخيره سازي،پردازش،بازيابي،انتقال و دريافت اطلاعات ياري مي كند. اين اصطلاح ، فناوريهاي نوين مانند كامپيوتر،انتقال از طريق فكس،ميكرو گرافها،ارتباطات از راه دور، ميكرو الكترونيكها و همچنين فن آوريهاي قديمي تر نظير سيستم هاي بايگاني اسناد، ماشين هاي محاسباتي مكانيكي، چاپ و حكاكي را در بر مي گيرد.(بهان،1375،ص80)

تاريخچه ظهور فناوري اطلاعات

هرچند فناوري اطلاعات اصطلاحي جديد است، ليکن از لحاظ مفهومي، قدمت آن به قدمت اشتياق انسان به برقراري ارتباط مي رسد. کلام شفاهي يعني نخستين شکل ارتباطات، پيش از اختراع وسايلي ازقبيل تلفن يا راديو، به دليل اين که ايجاد ارتباط فقط به صورت رويارو ميسربود، دچار محدوديت بود.سيگنال هايي از نوع طبل و دود، نخستين تکنولوژي هايي بود که براي علبه بر محدوديت هاي کلام شفاهي طرحريزي شد. اين سيگنال ها کوشش هايي براي برقراري ارتباط بدون برخورد رويارو بود. ايجاد ارتباط بوسيله دود و طبل، نيز محدوديت هاي بسياري داشت. پيام ها تحت تأثير باد و ساير عناصر طبيعي قرار مي گرفت و فرستنده از دريافت صحيح اطلاعات به دست گيرنده مطمئن نبود. همچنين اين نوع پيام ها براي ارجاعات آن قابل ثبت و ضبط نبود. تصاوير باعث حفظ پيشينه اطلاعات مي شود. اولين تصاوير ذخيره شده، نقاشي هايي بود که در غار ترسيم مي شد. اين شيوه يک عيب عمده داشت و آن اين بود که افرادي که مي خواستند تصاوير را ببينند، بايد به غار مي رفتند. تصاوير غارها به تدريج به الواح گلي، سپس جوهر و پاپيروس و سيستم حروف چيني متحرک و تلگراف تغيير يافت. همچنين به تلفن که انسان را قادر مي سازد از مسافت هاي دور با ديگران ارتباط برقرار سازد و پست که باعث مي شود کلام مکتوب از نقطه اي به نقطه ديگر انتقال يابد، مبدل شد.
طي 35 سال گذشته پيشرفت هاي قابل توجهي در استفاده از کامپيوتر و تکنولوژي هاي ارتباطات حاصل شده است. عامل اصلي توسعه تکنولوژي هاي جديد اطلاعاتي، دسترسي به وسايل ارزان قيمت ميکروالکترونيک است. بدون ميکروالکترونيک ها امکان توسعه همه جانبه تکنولوژي هاي اطلاعاتي، که امروزه در دسترس است، وجود نداشت. ميکروالکترونيک ها موجبات پردازش و دسترسي مؤثر به اطلاعات را فراهم مي آورند. تکنولوژي هاي اطلاعاتي در جهان امروز به تکنولوژي هايي اطلاق مي شود که بطور سودمند و کارآمد، بررسي اطلاعات را امکان پذير مي سازد(بهان و هولمز،1377،ص6).
در سه چهار دهه قبل، هدف اوليه استفاده از تکنولوژي اطلاعات، حمايت از عمليات بود. و مشتريان اصلي اين نوع تکنولوژي اطلاعات، شرکت هايي بودند که در اين زمينه کار خود را شروع کرده بودند و مجزا از سازمان ها بودند و از روش هاي ساخت نيافته استفاده مي کردند. و در چند دهه قبل توجيه اصلي از بکارگيري تکنولوژي اطلاعات، کارايي بود. يک دهه بعد، استفاده از فناوري اطلاعات براي حمايت از مديريت مورد استفاده قرارگرفت و مديران، مشتري اصلي فناوري اطلاعات بودند. در دهه بعدي، هدف اوليه ، موقعيت هاي رقابتي بود و مشتريان در اين دهه، تمامي افراد سازمان بودند.
بين سال هاي 1900تا1950 مديريت اطلاعات شامل کنترل فيزيکي و استانداردسازي اسناد کاغذي بود. سپس ماشين هاي اتوماتيک پديد آمدند. در دهه هاي 1960و1970 ابزارهاي خودکارسازي وارد سازمان ها شد. پردازش خودکار داده ها يک سيستم کامپيوتري است که براي دستيابي به نتايج موردنظر بکار مي رود. در ابتدا هدف اصلي پردازش خودکار داده ها، پردازش روزانه تعاملات تجاري مانند: سفارشات فروش و تهيه گزارشات مربوطه بود. تجهيزات کامپيوتري اين سيستم ها بسيار پرهزينه بودند. ضمن اين که کارکنان اطلاع چنداني از نحوه کار اين سيستم ها نداشتند. سپس تکنولوژي هاي جديد وارد محل کار در ادارات شدند. اين تغيير نتيجه تأثير ترکيب تکنولوژي هاي پردازش شده، اطلاعات دوربرد و اتوماسيون اداري بود. در حال حاضر مديريت اطلاعات به مديران متخصصي نيازمند است تا بتوانند سيستم هاي اطلاعات ترکيبي را طراحي و اجرا نمايند.

اجزاء فناوري اطلاعات :

همانگونه كه در شكل زير ملاحظه مي گردد،فناوري اطلاعات شامل سه جزء اصلي زير مي باشد:
1- كامپيوتر ها 2- شبكه هاي ارتباطي 3- معلومات خاص
تركيب اين اجزاء به روش هاي معين ، فرصتهاي مفيد و سودمندي را بوجود
مي آورد.(,p14،Ibid،,Senn)

كامپيوترها(Computers)
سخت افزار ، برنامه ها ، اطلاعات
ارتباطات(Communications)
سخت افزار ، برنامه ها ، اطلاعات
معلومات خاص(know-how)
افراد ، كاربردها ، رويه ها

منبع: (,p14،Ibid،,Senn)

انواع كامپيوتر ها :

كامپيوترهاي مورد بحث ما با توجه به قدرت، سرعت، توانايي كنترل يا ارتباطات و اتصال به ترمينالها و كامپيوتر هاي ديگر طبقه بندي مي شوند. يك طبقه بندي قابل توجه از انواع كامپيوتر ها عبارتست از:
1-1) كامپيوتر هاي شخصي(pc) :
كامپيوتر شخصي كامپيوتري است كه فقط يك نفر از آن استفاده نمايد.كامپيوتر كيفي(Laptop)وكتابي(Notebook Computer) ،كامپيوترهاي شخصي قابل حمل مي باشند كه در داخل يك كيف جا مي گيرند،اما قدرت،حافظه و امكانات لازم ديگر را براي رفع نيازهاي اوليه كسب و كار مانند كلمه پرداز،كاربري،نگهداري مستندات و . . . دارا مي باشد.
كامپيوتر هاي قلمي فاقد صفحه كليد است و براي نوشتن با آن از يك قلم الكترونيكي بر روي يك صفحه استفاده مي شود.
1-2) ايستگاه كاري(workstation) :
منظور از ايستگاه كاري يك كامپيوتر(pc) قوي مي باشد كه از آن براي انجام كارهاي حجيم محاسبات نظير تجزيه و تحليل داده ها،تهيه نمودار و مهندسي از آن استفاده مي شود.اين كامپيوتر معمولاً داراي صفحه نمايش بزرگ مي باشد تا بتوان تصاوير بزرگ و پيچيده را مورد بررسي قرار داد.

1-3) ميني كامپيوتر(Minicomputer) :
كه به آن Midrange Computer نيز مي گويند، از يكسري كامپيوتر متمركز تشكيل شده كه براي پردازش عمليات،استفاده از پايگاه داده هاي مشترك و تهيه گزارش از آن استفاده مي شود.
1-4) كامپيوترهاي بزرگ(Mainfrome):
اين كامپيوتر ها داراي قدرتي بيش از اين هستند كه براي پردازش مقادير حجيم عمليات بصورت Online به صدها و گاهي به هزاران تر مينال متصل مي باشند.براي نگهداري داده هاي مربوط به اين كامپيوترها از صدها نوار كامپيوتري و دهها واحد ديسك سخت استفاده مي گردد.كامپيوترهاي بزرگ در اتاقهاي مخصوص نگهداري مي شوند.
1-5) ابر كامپيوتر (Super Computer ) :
هدف اوليه از طراحي ابر كامپيوترها انجام كارهاي با حجم فوق العاده زياد و سرعت محاسباتي بالا بود.اما براي تجزيه و تحليل مسائل پيچيده مانند شبيه سازي وضعيت آب و هوا نيز از آن استفاده
مي شود.جديدترين كاربرد اين كامپيوترها در بانكداري و توليد مي باشد.
عليرغم پيشرفت بسيار در تكنولوژي pc و كاربرد آنها در شبكه،همچنان از ميني كامپيوتر و كامپيوترهاي بزرگ براي كار همزمان كاربران متعدد استفاده مي شود و اين امر از عهده كامپيوترهاي PC ساخته نيست.در عين حال براي كار در محيط شبكه نيز كامپيوتر هاي بزرگ از قابليت اعتماد بيشتري برخوردارند ( صرافي زاده،1382، ص89-88).
2- شبكه هاي ارتباطي:
يك قسمت اصلي از فن آوري اطلاعات،ارتباطات؛يعني ارسال و دريافت داده ها و اطلاعات از طريق يك شبكه ارتباطي است. يك شبكه ارتباطي در بر گيرنده مجموعه اي از ايستگاهها در مكانهاي مختلف است كه از طريق دستگاههاي واسطه اي بهم مرتبط شده اند.اين دستگاهها مردم را قادر مي سازند تا داده ها و اطلاعات را ارسال و دريافت دارند. سيم ها و كابل هاي تلفن واسطه هاي ارتباطي متداول هستند. ارتباطات داده اي عبارت است از انتقال داده ها و اطلاعات از طريق يك واسطه ارتباطي،شبكه هاي ارتباطي در محصولات و خدمات بعلاوه در زندگي شخصي ما انقلابي را پديد آورده اند.شبكه هاي عمومي مانند ميني تل،كامپوسرور،اينترنت و شبكه گسترده جهاني(WWW) به اشخاص اين اجازه را مي دهد كه بصورت الكترونيكي ، با ديگران از طريق كامپيوترهاي شخصي ارتباط برقرار كنند.
3- معلومات خاص :
فناوري اطلاعات به خوبي معلومات خاص كاربرانش است. به عبارت ديگر افراد بايستي معلومات خاصي براي استفاده و منتفع شدن از فرصت هايي كه اين فن آوري ايجاد كرده،داشته باشند.
معلومات خاص فن آوري اطلاعات شامل:
- آشنايي با ابزار فن آوري اطلاعات(IT)
- بدست آوردن مهارتهاي مورد نياز براي استفاده از اين ابزار
- توافق نظر در زمينه فن آوري اطلاعات،هنگام استفاده از آن جهت حل يك مشكل يا براي بدست آوردن سود(فايده)از يك فرصت.(p20،,Ibid)
وظايف فن آوري اطلاعات :
فن آوري اطلاعات واقعاً چه كارهايي مي تواند انجام دهد؟ فن آوري اطلاعات مي تواند 6 وظيفه زير را انجام دهد:
دريافت ، پردازش ، ايجاد ، ذخيره ، بازيابي و انتقال اطلاعات
1- دريافت :
گرد آوري جزئيات تفصيلي فعاليتها در اغلب موارد مفيد است.اين فرايند كه دريافت داده ها
ناميده مي شود، هنگامي انجام مي شود كه معتقد باشيم داده ها در آينده مفيد خواهند بود.
2- پردازش :
فعاليتي است كه اغلب با خود كامپيوتر مرتبط است و معمولاَ هدف افراد و سازمانها از خريد كامپيوتر پردازش اطلاعات است.وظيفه پردازش مستلزم تغيير شكل ، تجزيه و تحليل، محاسبه و تركيب تمام شكل هاي داده يا اطلاعات است. يكي ازاولين كاربردهاي تجاري كامپيوتر،پردازش دادها بودكه بر روي دريافت داده هاوتبديل آنها به اطلاعات تمركزداشت.پردازش اطلاعات به تبديل هرنوع اطلاعات به نوع متفاوتي از اطلاعات اطلاق مي شود. متن ها ( گزارشات،مراسلات)،صداها(صداي انسان،موسيقي و آهنگ)و تصاوير (اطلاعات بصري از قبيل نقشه ها،نمودارها،نقاشي ها و نقاشي هاي متحرك)همه مي توانندپردازش شوند.سيستم هاي چند رسانه اي كه نوعي از سيستم هاي پردازش اطلاعات هستند، اخيراً مورد توجه قرارگرفته اند. انواع ديگر پردازش عبارتند از :
- واژه پردازي: ايجاد اسناد مبتني بر متن شامل گزارشات،خبرنامه ها و مراسلات. سيستم هاي
واژه پردازي به افراد اجازه مي دهد تا داده ها،متون و تصاوير را وارد كامپيوتر كنند و آنها را بصورت جذاب و سودمند تغيير دهند.
- پردازش تصوير: تبديل اطلاعات بصري(نمودارها،نقاشي ها و عكسها) به صورتي كه بتواند داخل سيستم كامپيوتري مورد استفاده قرار گيرد يا بين افراد و ديگر كامپيوتر ها انتقال يابد.
- پردازش صدا : عبارت است از تغيير و ارسال اطلاعات صوتي
3- ايجاد :
فن آوري اطلاعات مكرراً مورد استفاده قرار مي گيرد تا از طريق پردازش، اطلاعاتي را ايجاد نمايد.ايجاد اطلاعات به ساماندهي داده ها و اطلاعات به شكل مفيد،خواه متن و صدا و خواه تصاوير بصري، اطلاق مي شود.
4- ذخيره سازي:
ذخيره سازي كامپيوتر را قادر مي سازد تا داده ها و اطلاعات را جهت استفاده در آينده در خود
نگه دارد.داده ها و اطلاعات ذخيره شده بر روي يك واسطه ذخيره سازي (براي مثال،ديسك مغناطيسي يا CD-ROM) قرار مي گيرد و كامپيوتر مي تواند به هنگام نياز آنرا بخواند.

5- بازيابي :
فرايندي كه طي آن،يك كامپيوتر،داده ها و اطلاعات ذخيره شده را براي پردازش مجدد يا براي انتقال به يك كاربر ديگر،مشخص و كپي مي كند.
6- انتقال :
ارسال داده ها و اطلاعات از يك مكان به مكان ديگر انتقال ناميده مي شود.
شبكه هاي ارتباطي جديد ما را قادر مي سازد اطلاعات را در يك لحظه به سراسر جهان ارسال كنيم.دو شكل متفاوت براي انتقال اطلاعات وجود دارد.
- پست الكترونيكي: عبارتست از پذيرش،ذخيره سازي و انتقال پيام هاي متني و تصويري ميان كاربران يك سيستم كامپيوتري
- پيام صوتي : صورتي از پردازش صدا كه فرستنده پيام صوتي اش را از طريق گوشي تلفن وارد
مي كند.اطلاعات صوتي انتقال مي يابد،ذخيره مي شود و بوسيله گيرنده بازيابي
مي شود.(Senn,Ibid,pp21-4 )
فوايد فن آوري اطلاعات :
كامپيوتر هاي متصل بهم ازطريق سيستم هاي ارتباطي چهار فايده اساسي براي كاربران ايجاد
مي كنند: سرعت ، ثبات ، دقت و قابليت اعتماد.
1- سرعت :
كامپيوتر ها هر عملي را در كسري از ثانيه انجام مي دهند.آنها بسيار سريعتر از انسان هستند و
مي توانند حسابهاي پيچيده ، بازيابي اطلاعات ذخيره شده ،انتقال اطلاعات از يك مكان به مكان ديگر و . . . را در يك لحظه انجام دهند.

2- ثبات :
اغلب انسانها به سختي كارشان را تكرار مي كنند،در واقع انجام يكباره بعضي كارها ، ابداً به سختي انجام كار به شكل يكنواخت نيست. برتري كامپيوتر نسبت به انسان در تكرار پيوسته كارهاست. كامپيوتر قادر است در هر زمان ، فعاليتها را به شكل يكنواخت انجام دهد.
3- دقت :
علاوه بر سرعت و ثبات،كامپيوتر ها بي نهايت دقيق هستند.آنها مي توانند تفاوتهاي بسيار جزئي را كه انسانها نمي توانند مشاهده كنند،آشكار نمايند.توانايي كامپيوتر در كنترل كوچكترين اختلافات منجر به دقت مي شود.
4- قابليت اعتماد :
سرعت،ثبات و دقت منجر به قابليت اعتماد مي شود.هنگامي كه با سرعت،پيوسته و با دقت از يك رويه يكسان پيروي مي شود مي توان انتظار نتايج مورد اعتماد را داشت،يعني مي توان انتظار داشت كه به صورت مكرر ، نتايج مشابهي را به دست آورد.بطور كلي كامپيوتر ها قابليت اعتماد
بالايي دارند.همچنين شبكه هاي ارتباطي خيلي قابل اعتماد هستند ومعمولاً درموقع نياز دردسترسند((Senn,Ibid,pp27-8.
انواع فناوريهاي اطلاعاتي :
1- سيستم هاي اطلاعاتي(Information Systems )
قبل از تعريف سيستم هاي اطلاعاتي لازم است كه به منظور درك بهتر آن تعريفي از سيستم ارائه گردد.
- تعريف سيستم :
سيستم مجموعه اي از عناصر است که براي رسيدن به يک هدف مشخص ومشترک گردهم آمده اند، به طوري که بين اين عناصريک رابطه تعاملي وجوددارد. ويژگي بعدي، وجودنظم درروابط بين عناصر است.به اين معنا که هر عنصري داراي يک نقش مي باشد. توضيح اينکه ممکن است عناصر يا اجزاء سيستم به طور مستقل عمل نمايند،اما تغيير در وضعيت هر عنصر بر عناصر ديگر و در نتيجه برکل سيستم اثر مي گذارد.(رابطه تعاملي) ( صرافي زاده ، 1382، ص4).
سيستم ها به دو دسته اصلي تقسيم مي شوند :
سيستم باز : به سيستمي گويند که با محيط خود ارتباط داشته و ورودي خود را از محيط
مي گيرد.
سيستم بسته : سيستمي که با محيط خود از نظر مبادله انرژي و اطلاعات مرتبط نباشد و در واقع مستقل از محيط اطراف خود باشد،سيستم بسته ناميده مي شود.
- تعريف سيستم هاي اطلاعاتي :
تعاريف متعددي از سيستم هاي اطلاعاتي ارائه شده است که تعدادي از آنها در ذيل ارائه شده است:
• سيستم اطلاعاتي نوع ويژه اي از سيستم کاري است که از فناوري اطلاعات براي دريافت،انتقال،ذخيره سازي،بازيابي،اداره يا نمايش اطلاعات استفاده مي کند که نتيجه آن پشتيباني از يک يا چند سيستم کاري ديگر است (Alter & Steven,1999,p42 ).
• سيستم هاي اطلاعاتي از مجموعه اي از افراد،تجهيزات،دستورالعمل ها ،اطلاعات خام و . . . تشکيل شده که اطلاعات مفيد،يکدست،صحيح و دقيق را در اختيار کل مؤسسه قرارمي دهد (جهاني ، 1376 ، ص4).
• سيستم هاي اطلاعاتي را مي توان به عنوان سيستم هايي متشکل از اجزاي انساني و
فني دانست که در کار پذيرش،ذخيره سازي،پردازش و انتقال اطلاعات هستند.اين
سيستم ها مي توانند مبتني بر هر نوع ترکيبي از تلاش انساني،شيوه هاي مبتني بر کاغذ و فناوري اطلاعات باشند.(هيكز،1379،شماره 15)
اجزاء يک سيستم اطلاعاتي :
در هر سيستم اطلاعاتي پنج جزء وجود دارد که عبارتند از : سخت افزار،برنامه ها،
داده ها،رويه ها و افراد.
در بعد ماشيني،سخت افزار کامپيوتر،دستورات را با توجه به برنامه اجرا مي کند،و در بعد انساني،افراد از دستورات با توجه به رويه ها پيروي مي کنند.پل ارتباطي ميان انسان و ماشين«داده» است.
در شکل زير اين موضوع بطور خلاصه آمده است.
پل
بعد ماشيني بعد انساني

سخت افزار برنامه ها داده ها رويه ها افراد

دستورات

روابط ميان پنج جزء يک سيستم اطلاعات منبع: (p96،MIS،David،Kroenke)

انواع سيستم هاي اطلاعاتي :
1- سيستم هاي پردازش عمليات(TPS)
سيستم هاي پردازش عمليات،عمليات روزمره سازمان را پشتيباني مي کنند.چند نمونه سيستم در اين زمينه عبارتند از : سيستم رزرو بليط،سيستم ثبت سفارشات،سيستم پردازش چک،سيستم حسابهاي پرداختني،سيستم حسابهاي دريافتني و سيستم پرداخت حقوق و دستمزد.
اين سيستم ها به شرکتها و سازمانها کمک مي کنند تا عمليات روزمره خود را اجرا نموده و فعاليتهاي خود را کنترل نمايند.قابل ذکر است که هدف اوليه مؤسسات کامپيوتري مکانيزه کردن بخشهاي عملياتي سازمانها است.
گزارشات برنامه TPSبه دو شيوه قابل ارائه است:يکي آنکه اطلاعات گزارش را روي صفحه نمايش ارائه کند و ديگر اينکه اطلاعات را روي کاغذ چاپ نمايد.
- انواع پردازش در سيستم ها :
بطور کلي دو شيوه پردازش وجود دارد.
- سيستم پردازش بهنگام(Online Processing)
- سيستم پردازش دسته اي(Batch processing)
- سيستم پردازش بهنگام(Online) :
سيستم هاي پردازش بهنگام داراي ارتباطي مستقيم بين کاربر و برنامه هاي کاربردي مي باشد.کاربر داده هاي مربوط به يک عمل يا معامله را وارد سيستم مي کند و برنامه در مورد آن معامله به کاربر پاسخ مي دهد.در اين نوع پردازش بين ورود داده،پردازش،بهنگام نمودن داده هاي ذخيره شده و ارائه گزارش بر اساس آن فاصله زماني وجود ندارد.
- سيستم پردازش عمليات دسته اي(Batch) :
در پردازش دسته اي ، داده هاي وارد شده به سيستم در يک عمليات با فايل تشکيل گروه را داده و يکجا پردازش مي شوند.مثلاً در يک سيستم پردازش انبار،تمام کالاهاي وارده و صادره در يک چارچوب زماني مشخص،فرضاً در يک روز معين،در يک گروه قرار گرفته،سپس بر حسب شماره کالا مرتب(sort)شده و يکجا پردازش مي شوند. (صرافي زاده،1382،صص6-203)
2- سيستم هاي اطلاعاتي مديريت(MIS) :
به بيان ساده مي توان گفت که سيستم اطلاعات مديريت با توليد گزارشات خلاصه و ساختاري و با مبنايي منظم و تکراري،کار مديريت را تسهيل مي کند.خروجيMIS به طور مرتب تهيه مي شود و بيشتر براي کنترل فعاليتهاي مؤسسه مورد استفاده قرار مي گيرد ( همان منبع ، ص207).
به عبارت ديگر سيستم هاي اطلاعات مديريت عبارتست از : سيستم هاي رسمي و غير رسمي که اطلاعات قديم،حال و اطلاعات مربوط به آينده را به صورت کتبي و شفاهي،مرتبط با عمليات داخلي سازمان و محيط آن فراهم مي سازد و سپس بوسيله اطلاعات فراهم شده در چهارچوب زماني مقتضي به منظور به کاربردن در تصميم گيري،از مديران،پرسنل و اجزاي کليدي محيط پشتيباني مي کند.(بهشتيان و ابوالحسني،1379،ص34).
MIS از نظر مفهومي، يک سطح بالاتر از برنامه هاي TPS مي باشد و به عمليات روزمره مربوط
نمي شود،بلکه به مديريت فعاليتهايي که عمليات را پشتيباني مي کنند،مرتبط است
(صرافي زاده، همان منبع،ص208).
- اجزاء MIS :
همانطور که در نمودار زير نشان داده شده ،MIS داراي سه جزء اصلي مي باشد:
1- مديريت 2- سيستمهاي پردازش 3- اطلاعات
سيستمي که داده هاي داخلي را تسخير مي کند و آنها را در جهت تصميم گيري مديريت به اطلاعات تبديل مي نمايد MIS مي باشد.اگر چه تمامي کارکنان تصميم گيري مي نمايند، لکن تصميم گيري مديران در ارتباط با طرحريزي براي جهت دادن و کنترل کار گروهها مي باشد.

نمودار : مفهوم مبنايي MIS
1- مديريت (جمع آوري اطلاعات راجع به سيستم ها،تصميم گيري جهت طرحريزي،
بهره برداري و کنترل سيستم)
2- سيستم ها جهت رسيدن به اهداف مشترک
3- اطلاعات شامل دستورات جهت انتخاب داده هاي داخلي و خارجي مورد استفاده براي تصميم گيري در رابطه با سيستم ها (بهشتيان و ابوالحسني،1379،ص36)
3- سيستم هاي پشتيباني تصميمات(DSS) :
DSS سيستمهاي کامپيوتري تعاملي(interactive) هستند و معمولاً براي مديران رده بالاي سازماني طراحي مي شوند.غالباً DSS براي حل مسائل خاصي بکار مي روند که موردي هستند و نه تکراري و روزمره،برعکس سيستمهاي MIS که براي نيازهاي منظم و تکراري بکار مي روند،نياز DSS مي تواند نامنظم و غير معمول باشد.پس در مقام مقايسه DSS براي حل مسائلي طراحي
مي شوند که کمتر ساختاري بوده و در ضمن منحصر به فرد هستند، در حالي که MIS و TPS براي مسائلي مناسب هستند که بيشتر ساختاري اند.به همين جهت DSS بايد قابليت انعطاف و سازگاري داشته باشد تا با تغييراتي که کاربر با توجه به ضرورتها و شرايط مختلف در مسأله ايجاد
مي کند،هماهنگي سيستم حفظ گردد. بيشتر وقت مديران صرف جمع آوري و تجزيه و تحليل اطلاعات جهت تصميم گيري مي شود. DSS سيستم اطلاعاتي است تعاملي(Interactive) متکي به يک سري ابزارهاي نرم افزاري و سخت افزاري کاربر آشنا که با تهيه و ارائه يک سري اطلاعات،مديران را در تصميم گيري پشتيباني مي نمايد.در بسياري از اوقات تصميم گيران براي اتخاذ يک تصميم مناسب به تجربيات خود متکي هستند،اما مديران سطوح استراتژيک و تاکتيکي غالباً با تصميمات پيچيده اي مواجه هستند که تجزيه و تحليل عوامل موجود درآنها فراتر از قابليتهاي يک انسان معمولي است.اين نوع تصميمات مربوط به سيستم هاي پشتيباني تصميمات يا DSS مي باشند.
با DSS مي توان کمبوداطلاعات راجبران نمودبه نحوي که مديران بتوانندکيفيت تصميمات خود را ارتقاء دهند.براي اين امربايددرDSS ازجديدترين نوآوريهادرتکنولوژي(سخت افزاري ونرم افزاري) مانند نمودارهاي رنگي و سيستم هاي اطلاعات مديريت،مدلهاي برنامه ريزي و پيش بيني ، زبانهاي پرسشي و حتي هوش مصنوعي استفاده نمود.
در بسياري از موارد DSS فرايند تصميم گيري را تسهيل مي کند.مثلاً در انتخاب يک راه حل از بين چندين راه حل به کمک تصميم گيرنده مي آيد.برخي DSS ها توانايي اين را دارند تا براساس معيارهايي که تصميم گيرنده مد نظر دارد،راه حل هايي را ارائه نمايند.بدين ترتيب مديران بدون اتکا به کارشناسان MIS مي توانند با دريافت راه حل ها اتخاذ تصميم نمايند.
ويژگيهاي DSS :
ويژگيهاي يک DSS مطلوب به شرح زير مي باشد:
- DSS در فرايند تصميم گيري به تصميم گيرنده از طريق ارائه راه حل کمک مي نمايد.
- DSS براي تصميمات نيمه ساختاري و ساخت نايافته طراحي مي شود.
- DSS در کليه سطوح به تصميم گيران کمک مي کند،اما در سطوح تاکتيکي و استراتژيک کارايي بيشتري دارد.
- DSS سيستمي است تعاملي که بدون کمک کارشناسان مي تواند مورد استفاده تصميم گيرنده قرار گيرد.
- DSS به آساني با نياز هاي اطلاعاتي محيط تصميم گيري سازگار مي شود.
- DSS قابليت انعطاف کافي دارد تا با سبکهاي مختلف مديريت هماهنگ شود.
- DSS مکانيسم هايي ارائه مي کند که سريعاً نيازهاي اطلاعاتي تصميم گيرنده را تأمين
مي کند.
4- سيستم اطلاعات مديريت عالي (EIS) :
سيستمي است که اطلاعات را با سهولت و با شکل و فرم مناسب در اختيار مديران ارشد اجرايي
قرار مي دهد به نحوي که آنها در حداقل زمان بيشترين مفاهيم اطلاعاتي را دريافت کنند.در اين سيستم به مشخصه شکيل بودن اطلاعات بيشترين توجه مي شود.چون مديران ارشد اجرايي با کمبود وقت و تنوع مشغله ذهني مواجه بوده و با توجه به مسئوليت زياد نياز هست که در اسرع وقت تصميم گيري نمايند،لذا اين سيستم،اطلاعات مورد نياز را با شکل ها و گرافهاي گويا در اختيار مديران قرارمي دهد. در اين نوع سيستم ها تأکيد و تمرکز روي شکل اطلاعات
مي باشد.(سيدجوادين،1380،ص615)
به عبارت ديگر سيستم اطلاعات مديران ارشد عبارتست از: کاربرد تکنولوژي کامپيوتري براي تأمين نيازهاي اطلاعاتي مديران ارشد سازمان به منظور تصميم گيري به موقع و اقدام مقتضي در رابطه با حل مسائل و مشکلات سازمان .EIS مي تواند به مديران عالي و اجرايي سازمان به شرح ذيل کمک کند :
 مدير هيچگاه وارد جزئيات نمي شود و براي کار خود برنامه دارد و زمان خود را مطابق با برنامه اختصاص مي دهد و براي مدير مجهز بودن به بينش جامع در رابطه با محيط فعاليت بسيار مهم و حياتي است.
 مدير به ارزش ارتباطات برون سازماني واقف است و خوب مي داند که اگر بخواهد نسبت به عملکرد سازمان متبوعش قضاوت نمايد،بهتر است چشم اندازي را خارج از سازمان انتخاب نمايد و از آنجا قضاوت نمايد واطلاعات و يافته هايي که در اين مسير حاصل مي شود عمدتاً با ارزش و قابل استفاده مي باشد.
 مديران عالي بايستي نقش اطلاعات درحل مسائل ونحوه طراحي،اجراواستفاده ازسيستم هاي اطلاعاتي را درک نمايند و اين امر از طريقEIS ميسر مي گردد(يزدان پناه،CD آموزشي سيستم هاي اطلاعاتي مديريت).
5- سيستم اتوماسيون اداري (OAS) :
چهارمين نوع سيستم اطلاعاتي،سيستم مکانيزه اداري يا OAS مي باشد.سيستم هاي
OASسيستم هاي اطلاعاتي هستند که مکاتبات اداري را به صورت کتبي،شفاهي يا ويدئويي ايجاد نموده،پس از ذخيره سازي،اصلاح و نمايش ، آنها را انتقال مي دهند.
- مکانيزه نمودن امور دفتري(OA)) (Office Automation
دفتر يا Office به معناي محلي است که عده اي از کارکنان گردهم آيند تا نوع خاصي از کار مانند پردازش اطلاعات را انجام دهند (صرافي زاده ، همان منبع،ص139).
اتوماسيون اداري يا OA عبارتست از: کاربرد وسايل الکترونيکي در فعاليتهاي دفتري به منظور افزايش کارآيي. کارايي افزايش يافته،ناشي از تکامل تبادل اطلاعات در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و در نتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند.
دو نظر و ايده در مورد اتوماسيون اداري وجود دارد. نظر اول که بر مبناي سود ناشي از کاهش حرکت است،اساساً با افزايش کارايي دفتر و کارهاي منشي گري مرتبط مي باشند.
نظر دوم که اخيراً ارائه شده شامل افزايش در کارايي مديريت علاوه بر کارايي دفتري و منشي گري مي باشد. کارايي مديريت مي تواند در هر سطحي به عنوان مثال از بخش سرپرستان تا مسئولين حقوقي وجود داشته باشد.(بهشتيان و ابوالحسني، همان منبع ،ص246)
لازمه مکانيزه نمودن امور اداري استفاده از کامپيوتر،ابزارهاي اداري و فن آوري مخابراتي در مديريت منابع اطلاعاتي سازمان است.با اين ديدگاهي که از اطلاعات به عنوان يک وسيله و منبع جامع و يکپارچه ارائه مي شود،چهار عنصر مخابراتي يعني ؛داده ها،متن،تصوير و صدا بايد بطور جامع در سيستمهاي چند رسانه اي اداري،قابل استفاده باشد. کارگروهي وجمعي باکامپيوتروسيستم گروه افزار روشي است براي آنکه کارکنان بتوانند در يک محيط گروهي زمان واقعي به پردازش و مديريت اسناد به صورت on-line بپردازند.(صرافي زاده و علي پناهي ، 1382،ص240)

- مزاياي OA :
با ايجاد محيط مناسب انتظار مي رود سيستمهاي مکانيزه امور دفتري مزاياي زير را براي کارکنان علمي و فني داشته باشد:
1- مزاياي مستقيم
مزاياي مستقيم عبارتند از افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي کار. معمولاً اين مزايا که قابل اندازه گيري بوده و ممکن است تأثير مستقيم و کوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشند عبارتند از :
الف)کنترل بهتر بر کار،بخاطر تقسيم کمتر نيروي کار
ب) تبديل اطلاعات از يک شکل به شکل ديگر کمتر صورت مي گيرد،مانند نوشتن روي نوار که پس از آن روي کاغذ تايپ مي شود.
ج) فعاليتهاي غير مولدمانند بايگاني،نگهداري سوابق و بهنگام رساني کمتر مي شود.
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني،مسافرت و گردهمايي كمتر مي شود.
2- مزاياي غير مستقيم :
اين مزايا غير كمي مي باشند و ممكن است از طريق سودآوري و رشد دربلند مدت سازمان را
غني سازند.اين مزايا عبارتند از :
الف) وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي ، چاپ و امور مشابه ديگر
ب) نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين ادارات
ج) به دليل افزايش اثر بخشي كاركنان در انجام يك سري كار خاص،رضايت شغلي آنها افزايش
مي يابد.
د) رضايت بيشتر مشتري به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع.
هـ)رقابت بيشتر سازمان از طريق استفاده بهتر از منابع اطلاعاتي و قابليت لازم براي عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها

تکنولوژي لازم براي مکانيزه کردن امور دفتري :
طبقه بندي عمده اي که براي سيستم هاي OA وجود دارد به شرح زير مي باشد.
1-5) پست الکترونيکي(E-Mail) :
هدف از پست الکترونيکي آن است که به جاي مبادله پيام هاي کاغذي (در داخل يا خارج سازمان)از مبادله الکترونيکي اطلاعات به صورت متن يا نمودار استفاده شود.چنين سيستمي بايد بتواند امکانات زير را به استفاده کننده ارائه نمايد.
الف) قابليت کار روي متن براي ترکيب،اصلاح و ذخيره سازي پيامها
ب) تهيه انواع فرم براي نامه ها،مانند نامه هاي رسمي،صورتهاي مالي و امثال آن.
ج) مبادله پيام براي فواصل دور يا نزديک
د) امکان ارسال پيام به يک آدرس خاص،به يک سري آدرس مشخص به تمام کاربران يک سيستم محلي و ارسال پيام براي کاربران ديگر.
2-5) فکس مايل(Facsmile) :
استفاده از تسهيلات فکس مايل (FAX) رو به گسترش مي باشد.با کمک فکس مي توان تصوير دقيقي از يک نسخه اصلي را (با استفاده از بي سيم يا شبکه تلفني)ارسال نمود به طوري که توسط گيرنده قابل دريافت و ترکيب باشد.
در سيستم هاي فکس مايل با استفاده از تصوير برداري از سند ،محتواي آن بصورت ديجيتال در آمده و ارسال مي گردد.سپس توسط دريافت کننده مجدداً تبديل رمز صورت گرفته و به صورت متن در مي آيد.
3-5) کامپيوتر و ميکروفيلم :
اساساً استفاده از چنين سيستم هايي مستلزم باز نمودن رمز داده هاي يک رسانه مغناطيسي مانند نوار مغناطيسي و تبديل آنها به عباراتي است که توسط انسان قابل خواندن باشدتابتوان آنهارا بصورت تصوير بر روي ميکروفيلم و ميکروفيش ذخيره نمود.ذخيره سازي وبازيابي برروي اين رسانه ها به راحتي صورت مي گيرد. برخي سيستم ها براي بازيابي کاملاً مکانيزه از يک نرم افزار کامپيوتري استفاده مي کنند. در ضمن مي توان توسط يک چاپگر يا بازخوان(Reader)اسناد را مطالعه نمود و يا از آنها کپي تهيه کرد.اهميت کامپيوتر و ميکروفيلم در محيط اداري به دليل قابليت آن در ذخيره نمودن و بازيابي حجم بزرگي از داده هاست که هم آسان و هم ارزان انجام مي شود.
4-5 )کنفرانس از راه دور (Teleconfrencing) :
بديهي است اگر بر گزاري گردهمايي و تشکيل جلسات بدون نياز به مسافرت و تهيه محل سکونت باشد براي سازمانها مزاياي بسياري در بر دارد.بر اساس گزارشات بدست آمده در حال حاضر بيش از 80 درصد شرکتهاي موفق از تجهيزات کنفرانس از راه دور استفاده مي کنند و يا درصدد تهيه آن هستند.
استفاده کنندگان از اين تجهيزات اعلام نموده اند که اين سيستم ها داراي مزايايي به شرح زير
مي باشند :
- صرفه جويي در وقت
- سرعت اجراي گردهمايي و در نتيجه سرعت در تصميم گيري
- صرفه جويي در هزينه ها
- امنيت حاصل از عدم رفت و آمدها
- برگزاري سريعتر جلسات
- بروز اختلال کمتر در امور روزمره
- افراد به خاطر حضور در قلمرو و سرزمين ديگران احساس عدم آرامش مي کنند که اين مشکل با کنفرانس از راه دور برطرف مي شود.
نسل اول تکنولوژي کنفرانس از راه دور ،کنفرانس صوتي(شنيداري)بود که به دليل هزينه پايين آن تا مدتي مورد استفاده قرار داشت ضمن اينکه با مشکلاتي نيز مواجه بود(مانند عدم رؤيت سخنرانان و تعيين هويت آنان).
کنفرانس ويدئويي فاقد اين مشکلات است اما خيلي هزينه بر مي باشد و با توجه به سطح فعلي تکنولوژي،نياز به متخصص فني مي باشد. با کنفرانس از راه دور مي توان دو يا چند محل را به يکديگر مرتبط نمود.
در واقع کنفرانس از راه دور و يا انجام معاملات از راه دور نوعي کار کردن است به نام همکاري از راه دور(Teleworking)،که از تکنولوزي اطلاعاتي استفاده مي شود تا نيازي به حضور فيزيکي افراد نباشد.
کنفرانس از راه دور بر سه نوع صوتي،تصويري و کامپيوتري مي باشد که ذيلاً به شرح هر يک
مي پردازيم.
- کنفرانس صوتي(شنيداري) :
در کنفرانس صوتي از رسانه ارتباطي صوتي براي برقراري ارتباط بين افراد استفاده
مي شود که از نظر جغرافيايي پراکنده هستند اما مايل مي باشند براي حل مسأله اي مشترک يک گردهمايي داشته باشند.کنفرانس صوتي براي سازمانها و شرکتهايي قابل توجه مي باشد که در يک منطقه جغرافيايي گسترده اي پراکنده مي باشند و گروه مي تواند با استفاده از ارتباطات صوتي به مبادله اطلاعات و هماهنگ نمودن فعاليتهاي خود بپردازد،اما نقطه ضعف آن عدم رؤيت شرکت کنندگان در گردهمايي مي باشد.

- کنفرانس ويدئويي(صوتي – تصويري) :
در کنفرانس ويدئويي علائم صوتي با علائم تصويري همراه مي باشد.در کنفرانس ويدئويي نيز مانند کنفرانس صوتي از کامپيوتر استفاده نمي شود و ابزار دريافت و ارسال علائم صوتي و تصويري تلويزيون مي باشد.بدين ترتيب افرادي که در يک محل قرار دارند در حالي که کنفرانس اجرا
مي شود مي توانند ضمن ديدن تصوير افرادي که در محل ديگر قرار دارند،صداي آنها را نيز بشنوند.
کنفرانس ويدئويي بيش از 30 سال است که در کشورهاي غربي مورد استفاده مي باشد و بسيار
با صرفه مي باشد.
ارتباط صوتي - تصويري دو طرفه مي باشد و دقيقاً مانند آن است که افراد در يک اطاق حضور دارند و افرادي که در حال دريافت پيام يا سخنراني هستند مي توانند در گفتگو با افراد ديگركه در حال ارسال پيام يا سخنراني هستند،شرکت کنند.
- کنفرانس کامپيوتري :
در کنفرانس کامپيوتري از شبکه اي استفاده مي شود که به يک کامپيوتر متصل مي باشد به طوري که افراد بتوانند در خلال اجراي کنفرانس به مبادله اطلاعات بپردازند.نحوه کار کاملاً شبيه
پست الکترونيکي مي باشد.در واقع در هر دو از نرم افزار و سخت افزار مشابهي استفاده مي شود و لذا از نمودار مربوط به پست الکترونيکي در اينجا نيز مي توان استفاده نمود.تفاوت کنفرانس کامپيوتري و پست الکترونيکي اين است که شرکت در کنفرانس کامپيوتري محدود به يک گروه خاص و تخصصي مي شود و لذا اطلاعات مبادله شده محدود به فعاليت مربوط به همان گروه خاص مي شود.در کنفرانس کامپيوتري براي مبادله اطلاعات لزومي به حضور همزمان شرکت کنندگان نيست،در حالي که در کنفرانس ويدئويي بايد در يک زمان مشخص در کنفرانس حضور داشته باشند.
5-5) پست صوتي(Voice Mail) :
سيستم هاي پست صوتي يا VMS نظير تماس هاي تلفني غير همزمان مي باشند.اين سيستم ها به فرستنده اين امکان را مي دهد که صدا را (معمولاًروي ديسک يا سرور) به شکل ديجيتالي ذخيره نمايد تا در فرصت مناسب مخاطب از تلفن خود استفاده نمايد. سيستم پست صوتي داراي مزاياي زير مي باشد :
• زمان کمتري صرف تلفن مي شود؛زيرا صدا همان کيفيت دقيق يک يادداشت را دارد.
• تعداد وقفه ها کمتر مي شود؛زيرا پيام ذخيره مي شود تا زماني که کاربر به راحتي بتواند از آن استفاده نمايد.
• زمان پاسخ سريع است؛زيرا نوشتن و تايپ کردن حذف شده است.
عليرغم ويژگيهاي نامطلوب مانندماهيت يکطرفه بودن جريان صدا،نبودن گفتگوي جمعي و
هزينه هاي بالاي نصب و راه اندازي،به نظر مي رسد استفاده از پست صوتي در سيستم هاي OA اجتناب ناپذير است.
6-5) ويدئوتکست يا پيام نما :
در ويدئوتکست از کامپيوتر براي نمايش اطلاعات بر روي صفحه نمايش استفاده
مي شود.اطلاعات که ممکن است به صورت متن،نمودار و جدول باشد در حافظه جانبي کامپيوتر ذخيره مي شود.
سيستم هاي پيام نما را مي توان بر اساس رسانه مورد استفاده به دو گروه به شرح زير طبقه بندي نمود :
1- View Data : از تلفن يا شبکه تلوزيوني کابلي استفاده مي کند.
2-Teletext : از کانالهاي معمولي تلويزيوني استفاده مي کند.
در View Data يک تعامل محدودي بين کاربر و کامپيوتر(از طريق صفحه کليد)وجود دارد
در حالي که در Teletext ارتباط يک طرفه است.
براي اطلاعات ويدئوتکست 3 نوع منبع اصلي وجود دارد :
1- کاربران مي توانند به اطلاعات در کامپيوتر خود سازمان دسترسي داشته باشند.
2- سازمان مي‌تواند در يک شرکت خدمات ويدئوتکست مشترک شود تا بدين ترتيب به حافظه و اطلاعات کامپيوتر آن شرکت دسترسي وجود داشته باشد.
3- سازمان مي تواند از اطلاعات سازمانهاي ديگر استفاده نمايد.(صرافي زاده و
علي پناهي،1382،صص54-244)
6- سيستم هاي خبره يا هوشمند (ES) :
در سالهاي اخير يک نوع سيستم اطلاعاتي جديد به نام سيستم هوشمند بوجودآمده است که براي مسائل نيمه ساختاري راه حل ارائه مي کند.سيستم هوشمندازتکنيکهايي بهره مي برد که براي ارائه توصيه وپيشنهاد،ياتشخيص مسائل،داراي استدلال مي باشد.براي انجام اين کار سيستم هوشمندبا طرح سئولاتي،داده هاي دريافتي رابراساس يک پايگاه دانش پردازش مي کند.پايگاه داده معلومات از يک سري قواعد تشکيل شده است.سيستم هوشمند اطلاعاتي راكه فراگرفتن آنها براي انسان چندين ماه،سال ياحتي چندين دهه زمان مي برد،به صورت رمزدرمي آورد.با استفاده ازاين سيستم،کارکنان تازه کارخيلي سريع به کار خود مسلط مي شوند. در ضمن هنگامي که کارکنان باتجربه ارتقاء پيدا مي کنند و يا اداره خود را ترک مي کنند،تمام اطلاعات آنها ازبين نمي رود.(همان‌منبع،صص6-225)
7- هوش مصنوعي(AI) (Artificail Intelligence) :
هوش مصنوعي را کوشش هايي تعريف مي کنند که در پي ساختن نظامهاي رايانه اي(سخت افزار و نرم افزار)است که رفتاري انسان وار داشته باشند.چنين نظامهايي توان يادگيري زبانهاي طبيعي،انجام وظيفه هاي انساني(بصورت مصنوعي - روباتيک)،کاربرد دستگاههايي که رفتار و گفتارشان را نمايش مي دهد،و رقابت با خبرگي و توان تصميم گيري انسان را خواهند داشت.
اين نظامها همچنين توانائيهاي منطقي،استدلال،بينش و آنچه را در کيفيت انسان سراغ داريم،به نمايش خواهند گذاشت.هوش مصنوعي در پي ساخت دستگاههايي است که بتواند توانائيهاي
ياد شده،يعني استدلال،رفتار،قياس،و مفهوم آفريني، را از خود بروز دهند.آنچه تاکنون ساخته شده ،نتوانسته اند خود را به اين پايه برسانند،هر چند سودمنديهايي براي سازمانها به همراه داشته اند.
از سوي ديگر،هيچ دليلي در دست نداريم که نشان دهد چنان دستگاههايي در آينده پيشرفت و گسترش نخواهد نمود.(لاودن، 1382،صص6-383)
8- سيستم پشتيباني تصميم گيري گروهي :
اين سيستم از گروههاي کاري به کار خاصي اشتغال دارند و هدف مشترکي را دنبال
مي کنند،پشتيباني مي کند.اين سيستم از ابزارهاي کار گروهي بهره مي گيرد. با پيشرفت فناوري ارتباطات سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري گروهي قادرند تا از گروههاي کاري به صورتهاي مختلف جدا از زمان و مکان پشتيباني کنند.استفاده از نرم افزارهاي گروهي امروزه در سازمانهاي نوين بسيار رايج مي باشد.سازمان ها با طراحي اتاق هاي تصميم گيري و تجهيز آنها به ابزارهاي مختلف مانند ويدئو پروژکتور،تابلوهاي الکترونيکي،تجهيزات ارتباط با اينترنت و رايانه هاي مجهز به نرم افزارهاي طراحي و تحليل مي توانند کارايي گروههاي تصميم گيرنده را افزايش دهند.اين عمل به تسريع زمان تصميم گيري و کاهش هزينه ها مي انجامد.(صرافي زاده،1383،ص64)
9- سيستم کارکنان دانشي (Knowledge Workers System) :
مديران و کارشناسان را مجموعاً کارکنان دانشي گويند چرا که عنصر اصلي در فعاليت آنها دانش است.منشي ها و کارکنان دفتري،گروه مزبور را پشتيباني مي کنند. براساس تفکر نوين براي کاردانشي در امور اداري مدرن نقش مهم و ويژه اي در نظر گرفته شده است.وظايف اصلي کارکنان دانشي بر خلاف کار فيزيکي عبارتست از :

تشخيص يک مسأله يا فرصت احتمالي،تصميم گيري،نظارت و زمان بندي برنامه ها.
کارکنان دانشي(علمي يا فني)کساني هستند که درگير تجزيه و تحليل موقعيت‌ها،ارزيابي روش‌هاي مختلف انجام کار،تصميم گيري يا پيشنهاد روش،با استفاده از اطلاعات مي باشد. اين اطلاعات ممکن است ناشي از منابع داخلي(مانند پايگاه داده اي توزيع يافته يا جامع) ويا ازمحيط بيروني (مانندشبکه جهاني World Wide Web) يا يک پايگاه داده اي Online و يا ناشي از تجربيات شخصي خود اين افراد باشد.براي آنکه اين جنبه خلاقانه حل مسأله با فعاليتهاي جاري محيط کار ترکيب نشود کارکنان دانشي بايد داراي يک سيستم پشتيباني باشند که قابليت هاي زير را دارا باشد:
• وظيفه مديريت اطلاعات را انجام دهد که توانايي جمع آوري،ذخيره سازي و بازيابي اطلاعات سريع و مناسب را داشته باشد.(سيستم اطلاعات مديريت يا سيستم مديريت پايگاه داده ها)
• وظيفه انجام محاسبات وارائه راه حل هاي مختلف راداشته باشد(سيستم پشتيباني تصميم گيري)
• امکانات مخابراتي براي انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد(مانند سيستم پست الکترونيکي) . (همان منبع،صص70-69)
- شبکه هاي ارتباطي :
مجموعه اي از ابزار و امکانات کامپيوتري و ارتباطاتي شامل کامپيوترها،مودم ها،
ماهواره ها ،کابلها و. . . که از راه دور و نزديک با يکديگر مرتبط شده و توسط يکسري از پروتکل هاي فني و قواعد بين المللي زمينه استفاده مشترک و متنوع مجتمع شده اي را براي کاربران فراهم
مي سازند(محمودي،جزوه سيستم هاي اطلاعاتي،نيمسال دوم82-81)
يک شبکه ارتباطي مجموعه اي از مکانها يا گره ها شامل :سخت افزار،برنامه ها و اطلاعاتي است که با سيستمي که اطلاعات و داده ها را ارسال و دريافت مي کند متصل شده اند.شبکه ها قادرند افراد را در مسافت هاي نسبتاً کوتاه يا مسافتهاي بسيار دور به يکديگر وصل نمايند.امروزه به علت
استفاده هاي گوناگوني که از طريق اتصال کامپيوترها به هم حاصل شده است شبکه هاي ارتباطي در سازمانهاي کوچک و بزرگ متداول شده اند.اين شبکه ها افراد و سازمانها را قادر ساخته اند در فرايند از ميان برداشتن موانع ايجاد شده بوسيله بُعد مسافت،داده ها و اطلاعات مهم را انتقال دهند.
شبکه هاي ارتباطي مي توانند در يک يا تمام چهار نقش زير مورد استفاده قرار بگيرند:
- ارسال و دريافت الکترونيکي پيام ها و اسناد
- برگزاري جلسات با مشارکت افرادي که در مکانهاي متفاوتي هستند.
- استفاده و توزيع اسناد يا اطلاعات از يک منبع
- ايجاد (خلق)يک شخصيت الکترونيکي(Senn ,Ibid, pp444-5 )
انواع شبکه هاي ارتباطي :
1- شبکه هاي گسترده(WAN) : (Wide Area Networks)
يک شبکه کامپيوتري است که قلمرو عمليات آن از نظر جغرافيايي پراکنده و گسترده است و اغلب در سطح بين المللي عمل مي کند.(زاهدي و ديگران،1376،ص412)
اين نوع شبکه فاقد استقرار است (محمودي، همان منبع)
2- شبکه هاي محلي (LAN):Local Area Network))
شبکه اي است که کامپيوتر هاودستگاههاي ارتباطي رادرداخل يک اداره يا مجموعه اي از
اداره ها،معمولاًمحدوده اي به مسافت چند صد فوت تا چندين مايل را به يکديگر مرتبط
مي سازد((Senn,Ibid,p46
اين شبکه ها مناطق محدودي رادربرمي گيرندوداراي مدل استقرار نيزمي باشند.(محمودي،همان منبع).