بخشی از مقاله
مقدمه
اين شركت يكي از شركت‌هاي فرعي شركت ملي پالايش و پخش فرآورده‌هاي نفتي ايران بوده كه هزينه‌هاي آن در قالب بودجه تعيين شده تأمين مي‌گردد و بر اساس اساسنامة خود به نيابت از شركت مذكور فقراورده‌هاي نفتي را به فروش رسانيده و وجوه حاصله را مستقيماً و بدون حق برداشت به آن شركت انتقال مي‌دهد و در اين مورد قراردادي تنظيم نگرديده است و در پايان دورة مالي حساب‌هاي مربوط به فروش فرآورده و عملكرد مقداري به حساب‌هاي شركت پالايش و پخش انتقال داده مي‌شود. (قبل از سال 1379 و بر اساس ابلاغ سازماني مديريت و برنامه‌ريزي كشور اين شركت فاقد سود يا زيان بوده و حق‌الزحمه توزيع فقط هزينه‌هاي شركت را پوشش مي‌داده است، بنابراين توصية حسابرس مستقل و بازرسي قانوني شركت (سازمان حسابرسي) مقرر گرديد اين شركت از سال 1379 درآمد متناسب با فعاليت خود جهت جبران هزينه‌هاي متحمل شده در دفاتر ثبت نموده و صورتحساب سود و زيان ارايه نمايد.
در اين راستا هيئت مديرة محترم شركت ملي پالايش و پخشش هر ساله با توجه به بودجه مصوب جاري اين شركت و بودجه مقادير فروش فرآورده،نرخ كارمزد توزيع هر ليتر يك كيلو فرآورده را مصوب و ابلاغ مي‌نمايد كه حداكثر در سقف بودجه مقادير فروش بر شركت پرداخت و از بابت مازاد مقادير توزيع شده كارمزدي وصول نمي‌گردد.
تاريخچه شركت ملي پخش فرآورده‌هاي نفتي
تاريخچة اين شركت بر مي‌گردد به سال 1307، اين شركت در تاريخ 30/6/66 تحت شمارة 63337 در ادارة ثبت شركتها و مالكيت صنعتي تهران به ثبت رسيده است. سرپرستي پخش فرآورده‌هاي نفتي توسط مدير بازرگاني در پالايشگاه آبادان مستقر بود. شركت پخش فرآورده‌هاي نفتي كلاً در اختيار مديريت بازرگاني بود. بعد از ملي شدن نفت تغييرات زيادي در شركت شاهد بوديم كه از جمله تمركز امور اداري خدمات بهداري بهداشت و انتقال واحد حسابداري به تهران، واحد تغييرات مهندسي كه به سازمان مهندسي عمومي توسعة اداره كل خط لوله تهران منتقل شد.
پس از انعقاد قرارداد كنسرسيوم پست مدير كل در سازمان شركت پخش فرآورده‌هاي نفتي ايجاد كرد. نهايتاً در سال 1366 به دليل دامنة وسيع فعاليت‌‌ها با عنوان جديد شركت پخش فرآورده‌هاي نفتي ايران با سازمان نوين و جديد تشكيلات مستقر به فعاليت خود را ادامه داد كه موضوع اين فعاليت مي‌تواند طبق اساسنامه شركت به شرح زير باشد.
الف) دريافت تحويل ذخيره‌سازي حمل و نقل و توزيع عرضه و فروش انواع فرآورده‌هاي نفتي در داخل و خارج كشور.
ب) مطالعه، تهيه و تنظيم و اجراي طرح‌هاي مربوط به احداث شعب و جايگاه‌ها و حمل و نقل داخلي (زميني، دريايي، هوايي) و شبكه‌هاي توزيع و تأسيسات مورد نياز و كوشش در جهت توسعه و پيشرفت فعاليت‌هاي مذكور.
ج) حراست و حفاظت و ادارة تأسيسات مربوط به حمل و نقل و ذخيره‌سازي و كليه شبكه‌هاي توزيع.
د) تصدي به هر گونه فعاليت بازرگاني و خدمات ديگري كه براي توسعه عمليات اصلي شركت لازم باشد.
نمودار سازماني قسمت امور مالي
مدير عامل
32 منطقة زير نظر دارد و براي كنترل هرچند وقت يكبار به هر منطقه سر مي‌زند.
رئيس منطقة كرج
يك سري نظارت كلي بر كارهاي شركت دارد (بر تمام واحدها/قسمت‌ها) حكم نمايندة بين‌المللي بيشتر كارهاي بيرون مانند فرمانداري، صدا و سيما دربارة سوختشان.
منشي
هماهنگ كنندة‌كارهاي مدير منطقه و يك سري كارهاي منطقه را به اطلاع مي‌رساند، جلسات را گزارش مي‌دهد كه در چه ساعتي مدير منطقه حضور پيدا كند.
متصدي روابط عمومي
متصدي روابط عمومي كارهايي كه شركت نفت در اختيار دارد مانند استخدام شركت نفت، مزايده در روزنامه اطلاع مي‌دهند.
كارمند ارشد علي‌البدل
به كارهاي عملياتي و حسابداري وارد مي‌باشد و كساني كه در هر قسمت امور مالي به مرخصي مي‌روند جانشين شخصي كه به مرخصي مي‌رود مي‌نشيند.
كارشناس ارشد خدمات رايانه‌اي و آمار
يك سري آمار و ارقام از طريق سيستم كه رئيس منطقه بخواهد مي‌گيرد.
كارشناس عملياتي
براي تأمين و توزيع فرآورده كه در انبار زير نظر كارشناسان عمليات انجام مي‌گيرد.
متصدي امور حمل و نقل
كارهاي تداركاتي منطقه، خودروهاي شركت، سرويس‌هاي آژانس زير نظر آن‌هاست.
سرويس‌هاي صنعتي و كنترل كيفيت
كميت و كيفيت فرآورده‌هاي نفتي كه آلودگي نداشته باشد را بررسي مي‌كند و با اطمينان از اين كه بنزين با نفت مخلوط نشده باشد، از مخزن آزمايش و نمونه مي‌گيرند.
معاون مالي و اداري
معاون مالي و اداري زير نظر رئيس امور مالي مي‌باشد و سندهايي كه بايد امضاء شود، اول رئيس امور مالي امضاء مي‌كند و بعد معاون مالي و اداري.
كارشناس بودجه و سندرسي و كنترل اسناد و هزينه‌ها
سند دريافت، پرداخت، روزنامه، فروش نسيه را كنترل مي‌كند و همة اين كارها را سندرسي مي‌كنند.
رئيس حسابداري عمومي
در واقع حسابدار اموال و انبار، حسابدار حقوق و دستمزد و حسابدار مالي هر كدام از اين‌ها نبودند، مي‌تواند كارهاي آن‌ها را انجام دهد.
كارمند ارشد علي‌البدل
به كارهاي عملياتي و حسابداري وارد مي‌باشد و كساني كه در هر قسمت امور مالي به مرخصي مي‌روند، جانشين ش
خصي كه به مرخصي مي‌رود مي‌نشيند.
كارشناس ارشد خدمات رايانه‌اي و آمار
يك سري آمار و ارقام از طريق سيستم كه رئيس منطقه بخواهد مي‌گيرد.
كارشناس عملياتي
براي تأمين و توزيع فرآورده كه در انبار زير نظر كارشناسان عمليات انجام مي‌گيرد.
متصدي امور حمل و نقل
كارهاي تداركاتي منطقه، خودروهاي شركت، سرويس‌هاي آژانس زير نظر آن‌هاست.
رئيس حسابداري مالي
وظايف حسابداري دفاتر كل، تنخواه‌گردان، ترازنامه و كارهاي شركت ملي پخش فرآورده‌هاي نفتي ايران را انجام مي‌دهد.
حسابدار ارشد حقوق و دستمزد و تطبيق حساب‌ها
كارهاي حقوق و دستمزد و حساب‌هاي آخر ماه را تطبيق مي‌دهند كه مشكلي وجود نداشته باشد.
متصدي حسابداري اموال و انبار و تطبيق حساب‌ها
مخصوص دستگاه‌هاي كپي، كامپيوتر، پرينتر، فكس، صندلي و ... و چيزهايي كه در انبار است را حسابداري مي‌كنند و در نزد خود قرار مي‌دهند.
مسئول حسابدار حمل و نقل و تطبيق حساب‌ها
مسئول حسابدار حمل و نقل مسئول نفت‌كش‌هايي كه سوخت براي جايگاه‌ها مي‌برند و چه مقدار سوخت به جايگاه داده باشند را حسابداري مي‌كند.
متصدي عمليات صندوق
سندهاي پرداختي كل منطقه را چك مي‌زنند. پول‌هايي كه به حساب شركت مي‌ريزند رسيد وجه مي‌زنند، ضمانت‌نامه سپردة حسن انجام كار تهيه و سفته و چك هر قسمت از اداره را تحويل صندوق و بايگاني مي‌شود.
نوع محصولات خدماتي شركت ملي پخش فرآورده‌هاي نفتي
گاز مايع، بنزين سفيد، نفت گاز و نفت كوره (مازود- نفت سياه) فرآورده‌هاي نفتي اصلي هستند. انواع قير، انواع روغن‌هاي موتور و روغن‌هاي صنعتي، پارافين، واكس و ... از فرآورده‌هاي نفتي ويژه هستند كه بيش از هفتاد نوع محصول را شامل مي‌شود.
به‌عنوان مثال: لوازم ورزشي، لاستيك‌هاي خودرو، خودكار و بعضي از داروها، لوازم آرايشي و بهداشتي، ميز و صندلي‌هاي ساخته شده از مواد نفتي است. نايلون، گوشي تلفن و .... ماده‌اي به نام تفتا كه از نفت خام به دست مي‌آيد.
ارزيابي بخش‌هاي مرتبط با رشتة علمي كارآموز
1) موقعيت رشتة كارآموز در واحد صنعتي با بررسي جزئيات سازماني رشتة كارآموز در واحد صنعتي.
- رشتة كارآموز حسابداري، و محل كارآموز در قسمت امور مالي از زيرشاخة معاونت مالي/ اداري سازمان شركت ملي پخش فرآورده‌هاي نفتي منطقة كرج.
2) بررسي شرح وظايف رشتة كارآموز در واحد صنعتي.
- صورت مغايرت بانكي، اطلاعاتي در مورد حقوق و دستمزد دفتر كل و صورت‌هاي مالي از شرح وظايف كارآموز مي‌باشد.
3) امور جاري در دست اقدام.
- برنامه‌هايي كه در جال حاضر انجام مي دهند.
4- برنامه‌هاي آينده.
- برنامه‌اي در آينده در حال حاضر وجود ندارد.
آشنايي با مديريت امور مالي
وظايف مديريت امور مالي با انجام عمليات مالي و اعمال كنترل‌ها و نظارت‌هاي مالي در ستاد مديريت و امور مالي‌هاي مناطق و نواحي تابعه شركت ملي پخش فرآورده‌هاي نفتي ايران مي‌باشد.
اين رسالت توسط اركان مديريت و ادارات و واحدهاي ذيل انجام مي‌پذيرد.
اركان اصلي و هيئت رئيسة مالي
1) مدير امور مالي.
2) معاونين مدير در حسابداري مالي و عمومي.
ادارات تابعة ستادي
1) پژوهش و مطالعة سيستم‌ها و روش‌هاي مالي.
2) بودجه و كنترل هزينه‌ها.
3) حسابداري مديريت.
4) هماهنگ‌كننده امور اداري و آموزشي.
معاون مدير در حسابداري
شامل:
1) كنترل عمليات مالي.
2) حسابداري دفاتر كل.
3) حسابداري پيمان‌ها.
4) حسابداري فرآورده‌هاي نفتي.
5) حسابداري اعتباري هوشمند.
6) حسابداري اعتبارات اسنادي.
7) بررسي و هماهنگي سيستم‌ها و روش‌هاي حسابداري مالي.
8) اعتبارات ارزي و بيمة كالا.
حسابداري عمومي
شامل:
1) حسابداري اموال و انبارها.
2) حسابداري كاركنان.
3) حسابداري حمل و نقل.
4) خزانه‌داري.
5) سندرسي.
ادارات و واحدهاي ستادي مشروحة فوق بر اساس شرح وظايف مضاف بر انجام عمليات مالي جاري امر بسيار مهم نظارت و اعمال كنترل‌هاي لازم در خصوص عملكرد مالي مناطق و نواحي تابعه را به عهده داشته كه اين مهم با مكاتبات و اعزام مأمورين انجام مي‌پذيرد.
هماهنگي بين ادارات و ارائة گزارشات و پيشنهادات مديريتي و لوايح به هيئت مديره و مجمع عمومي شركت و تجزيه و تحليل مسايل كلان شركت از ابعاد اقتصادي و املي و تعامل با اركان عالية شركت‌هاي اصلي و فرعي وزارت نفت و ساير ادارات ذي‌ربط از وظايف هيئت رئيسه مي‌باشد.
معاونين مالي اداري و امور مالي‌هاي مناطق بر اساس اطلاعيه‌ها و ابلاغيه‌ها و خط مشي صادره توسط اين مديريت انجام وظيفه مي‌نمايند.
شرح مختصر از اهم ضوابط و مقررات صندوق
ضوابط صدور اسناد دريافت (رسيد وجه)
1) اطلاعات مربوط به سند مالي دريافت همان روز به تاريخ وقوع آن به سيستم مكانيزه تغذيه شود.
2) رسيد جه مكانيزه تسويه و مورد استفاده قرار گيرد.
3) فيش‌هاي دريافتي از مشتريان و اعلاميه‌هاي بانكي (بستانكار) پس از صدور رسيد وجه و كنترل‌هاي لازم به مهر (دريافت شد) خزانه ممهور گردد.
4) فيش‌هاي نقدي و اعلاميه‌هاي بستانكار مي‌بايست توسط ماشين بانك تكميل و به مهر بانك ممهور گردد، در غير اين صورت فاقد اعتبر مي‌باشند.
5) شماره‌حساب جاري نزد بانك روي فيش و اعلامية بانكي كنترل و در صورت هر گونه مغايرتي همان روز با هماهنگي بانك مربوطه حل و فصل گردد.
6) رسيدهاي صادره زماني معتبر خواهند بود كه توسط خزانه‌دار يا معاون وي امضاء (و در مناطق به تأييد مسئولين مالي مناطق رسيده) و به مهر خزانه ممهور گردد.
7) رسيد وجوه صادره صرفاً در دو نسخه تهيه مي‌گردد (نسخة اصل تحويل مشتري و نسخة دوم بايگاني خزانه مي‌باشد).
8) هنگام تحويل رسيد وجه نسخة مشتري ضخصي حقيقي و يا نمايندة تام‌الاختيار شخص حقوقي مي‌بايست در خزانه رسيد (امضاء) نمايد.
9) چاپ مجدد و تهية المثني جهت رسيد وجه‌ها ممنوع مي‌باشند.
10) ثبت يك حساب حساب جاري فقط در يك رسيد وجه مجاز مي‌باشد و از ثبت بيش از يك حساب جاري در يك رسيد وجه مي‌بايست خودداري گردد.
11) شمارة فيش نقدي و حواله اعلامية بانكي در قسمت اطلاعات ويژه درج گردد.
ضوابط صدور چك
1) چك‌‌هاي صادره جهت شركت‌هاي ذي‌ربط و سازمان‌ها و ادارات و نهادهاي دولتي مي‌بايست در وجه حساب جاري معرفي شدة آنان نزد بانك‌ها صادر و پس از احراز هويت كامل تسليم نمايندة تام‌الاختيار آنان گردد و يا طي نامه (با رعايت ضوابط ايمني ارسال) به سازمان‌هاي ذي‌ربط ارسال و بر روي نسخة دوم نامه رسيد دريافت گردد.
2) به منظور جلوگيري از هر گونه سوء استفادة مالي مي‌بايست صدور چك نيز به صورت مكانيزه انجام پذيرد.
نحوة عمليات حقوق كاركنان
اصولاً اطلاعات ثابت مرتبط به هر يك از كارمندان شركت از قبيل پايه حقوق فوق‌العاده ويژه حق كارگاهي- حق جذب تا انجام تغييرات جديد در سيستم مكانيزة حقوق كاركنان در MAIN FRAM (كامپيوتر مركزي) شركت ملي نفت ايران نگهداري مي‌گردد كه پس از ارسال فرم‌هاي مربوطه به سيستم در صورتحساب كاركنان تجلي مي‌يابد. در خصوص كسورات نيز به همين روال عمل مي‌گردد.
فرم‌هاي حقوق
1) فرم 10 ق ح (برگ اقدامات پرسنلي)
از 5 قسمت تشكيل مي‌گردد (19ق ح – 16 ق ح – 15 ق ح – 12 ق ح – 11 ق ح ) مربوط به استخدام- استخدام مجدد- انتقال بين شركتها- تغيير نوع استخدام كارمندان و بازنشسته- بازنشسته قبل از موعد- اخراج- مستعفي، متوفي، مرخصي تحصيلي و تعليق بلندمدت مي‌باشد.
2) فرم 11 ق ح (برگ اقدامات پرسنلي شمارة يك)
اين فرم به ترتيب شامل رمز واحد- شمارة شناسايي- رمز عنوان- نام و نام خانوادگي- رمز مديريت- رمز ناحيه- رمز اداره/ادارة كل- ناحية كار- تأهل- مليت- نوع استخدام- رمز اقدام- تاريخ اجرا.
موارد استفاده از فرم مذكور
- انتقال داخلي.
- تغيير نام و نام خانوادگي.
- حذف از پرونده حقوق (حذف از پيرول).
3) فرم 12 ق ح (برگ اقدامات پرسنلي شمارة دو)
با فرم 12 ق ح اطلاعات شخصي هر كارمند از قبيل شمارة شناسنامه/گذرنامه- تاريخ صدور- محل صدور- منطقة حسابداري- محل سكونت- رتبه شخصي افراد تحت تكفل- شمارة بيمه‌شده- بيمه‌پذيري- سطوح سازماني تغيير و اصلاح مي‌گردد.
4) فرم 14 ق ح (برگ اعلام حساب بانكي كارمندان)
از اين فرم جهت اعلام يا حذف يا تغيير حساب بانكي استفاده مي‌شود. ستون 6 الي 8 جهت رمز واحد، ستون 10 الي 15 جهت اعلام شمارة شناسايي، ستون 16 الي 19 جهت اعلام رمز شهر، ستون 20 و 21 جهت اعلام رمز بانك.
5) فرم 15 ق ح (برگ اقدامات پرسنلي شماره 3 فرم تعديل حقوق)
به وسيلة اين فرم حقوق پايه كارمندان به سيستم مكانيزه حقوق تغذيه مي‌گردد.
6) فرم 16 ق ح (برگ اعلام حساب هزينه حقوق كارمندان)
با تغذية اين فرم هزينة مرتبط به حقوق كارمند از بدو استخدام به واحد مرتبط به كارمند تخصيص مي‌يابد.
7) فرم 17 ق ح (برگ اعلام تغيير شمارة شناسايي كارمندان)
فرم 17 ق ح در مورد اصلاح يا تغيير شمارة شناسايي كارمندان مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
8) فرم 23 ق ح (برگ اعلام وام كارمندان)
جهت اعلام وام‌هاي اعطايي به كارمندان از قبيل وام مسكن- وام اضطراري- وام پس‌انداز- وام محلي- وام مديريتي- وام شركتي و ساير وام‌ها از اين فرم استفاده مي‌گردد.
فرم 32 ق ح (برگ اعلام پرداخت به كارمندان)
از اين فرم جهت پرداخت مزايا و فوق‌العاده‌هاي ثابت و متغير به كارمندان مورد استفاده قرار مي‌گيرد و شامل اطلاعات ذيل مي‌باشد:
- رمز واحد: ستون 8 – 6 .
- شمارة شناسايي: ستون 15- 10.
- رمز پرداخت كسور: ستون 19- 16.
- ثابت و متغير: ستون 20.
- تاريخ اجراء : ستون 26- 21.
- شماره‌حساب: ستون 62- 40.
فرم 34 ق ح (برگ اعلام كسور كارمندان)
كسورات ثابت و متغير توسط اين فرم به سيستم مكانيزه تغذيه مي‌شود و شامل اطلاعات مشابه فرم 32 ق ح مي‌باشد.
فرم 35 ق ح (برگ تعديل روزهاي مالياتي)
فرم 35 ق ح براي اصلاح ماليات كارمندان و يا ايجاد معافيت‌هاي مالياتي از قبيل معافيت 50% جهت آزادگان و جانبازان.
فرم 61 ق ح (برگ اعلام مرخصي كارمندان)
اين فرم جهت مرخصي‌هاي بدون حقوق و با حقوق كاركنان مورد استفاده قرار مي‌گيرد. ستون 8- 6 روز واحد، ستون 15- 10 شمارة شناسايي، ستون 17- 16 رمز اقوام، ستون 30- 25 تاريخ شروع، ستون 36- 31 تاريخ برگشت، ستون 37 اياب و ذهاب، ستون 42- 38 ايام مرخصي.
فرم 98 ق ح (برگ اصلاح يا حذف اشتباهات و ويرايش)
اين فرم جهت حذف اقلام و يا براي اصلاح اقدام ويرايش شده حقوق استفاده مي‌گردد. حذف اقلام ويرايش شده با رمز عمل 3 و يكي براي اصلاح اقلام ويرايش باربر عمل 5.
فرم 99 ق ح (برگ كنترل دسته اسناد حقوق كارمندان به كامپيوتر)
پس از جمع‌آوري كلية اقلام تغييرات حقوق به فرم‌ها الصاق مي‌گردد و پس از كنترل دقيق جمع فرم‌ها ( به منظور جلوگيري از ازدياد عدم موازنه) به سيستم تغذيه مي‌شود. لازم به ذكر است كه مورد فوق فقط در استفاده‌هاي دستي به كار مي‌رود و در سيستم جديد پيرول فرم 99 ق ح بعد از ذخيره نمودن هر فرم از حسابداري اتوماتيك تكميل مي‌گردد.
حساب‌هاي شخصي كارمندان
وام شخصي كارمندان شمارة شناسايي/ رمز منطقه / 0864/ 006/ 030 (پ / ك / 499. ر 0999). كارمند به هر دليلي اعم از دريافت نامه از امور اداري، اعلاميه بدهكار و بستانكار از شركت‌هاي وابسته و پيوسته، شامل پرداخت با دريافت وجه مي‌گردد. در اين فبيل موارد از حساب شخصي كارمندان جهت پرداخت يا دريافت استفاده خواهد شد. جهت آگاهي بيشتر مثالي ارايه مي‌گردد.
كارمندي به شمارة 62750 جهت انجام مأموريت از تهران به تبريز اعزام گرديده است. در مدت مأموريت از مهمان‌سراي پالايشگاه تبريز استفاده نمود، پس از بازگشت از مأموريت پالايشگاه تبريز مبادرت به صدور يك فقره اعلاميه بدهكار به ميزان 000/600 ريال به نام كارمند ياد شده نموده است.
عمليات شركت پخش پس از دريافت اعلامية فوق به شرح ذيل است:
1- دريافت اعلاميه از طرف حسابداري دفاتر كل و اعلام رمز؛
0005111/0001/8640/066/030 و عودت اعلاميه به حسابداري دفاتر كل.
2- صدور يك فقره سند 34 ح ق و اعلام مبلغ 000/600 ريال با شماره شناسايي كارمند جهت كسر از نامبرده در سيستم مكانيزة حقوق.
3- صدور يك فقره سند روزنامه توسط حسابداري دفاتر كل به شرح ذيل:
0005111/0001/8640/066/030 000/600 (بدهكار)
00000000/0001/09271/092/030 000/600 (بستانكار)
با ملاحظة دو سند روزنامة بالا متوجه مي‌گرديم كد حساب 08640 (حساب شخصي كارمند) با توجه به عمليات انجامي تسويه گرديده است و كارمند تطبيق مي‌بايست اين مراحل را در موقع تطبيق حساب فوق مدنظر و كنترل قرار دهد.
نحوة عمليات دستمزد كاركنان
از وظايف اصلي حسابداري كاركنان (حقوق و دستمزد)تنظيم اسناد (فرم‌هاي) ورودي دستمزد به سيستم مكانيزه كامپيوتر نفت و استخراج گزارشات و صورت‌حساب‌هاي كارگران مي‌باشد.
و مضاف بر وظيفة فوق‌الذكر حسابداري مورد اشاره انجام پرداخت‌هاي بيمه و ماليات و كسورات ثابت و متغير دستمزد و تطبيق حساب‌ها و ساير امور مرتبط به سيستم دستمزد را به عهده داشته و در اين خصوص با دارات تأمين اجتماعي، دارايي، امور صندوق‌ها و امور اداري و غيره در ارتباط كاري مي‌باشد. به منظور آشنايي با نحوة عمل سيستم دستمزد ابتدا به شرح فرم‌هاي ورودي به سيستم مكانيزه را تقديم مي‌دارد.
فرم‌هاي ورودي
1- (11 د و 12 د) برگ اقدامات پرسنلي
شروع به كار و اختتام كار هر كارگري از طريق اين فرم انجام مي‌گيرد. موارد استفاده عبارت است از: استخدام- انتقال موقت و دايم- جابجايي بين ادارات- تبديل وضعيت تأهل- اعلام نرخ پس‌انداز و بيمه و تغيير نرخ بيمه و شمارة بيمه- تغيير شمارة شناسايي- تغيير رمز نوع استخدام- اصلاح روزهاي مالياتي- اصلاح مشخصات كارگر.
2- (14 د) حساب بانكي و شماره صندوق
اعلام شماره حساب بانكي و صندوق پرداخت‌كننده به كارگر.
3- (21 د) برگ حضور و غياب كارگران
كاركرد ماهيانه و اضافه‌كاري هر كارگري توسط اين فرم محاسبه مي‌گردد.
4- (23 د) برگ افزايش دستمزد روزانه
اين فرم در هنگام ارتقاء‌يا پرداخت اضافات ساليانه و تعديل تبديل وضعيت از قراردادي به رسمي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
5- (24 د) برگ تعديلات مربوط به ايام دستمزد كارگران
تعديل روزهاي كاركرد، مرخصي، غيبت، استراحت پزشكي و تهية ليست دو سال مزد و مزايا استفاده مي‌گردد.
6- (25 د) گواهي معذوريت طبي كارگران
فرم اعلام ايام بيماري و استراحت.
7- (41د) برگ پرداخت وام‌ها به غير از وام مسكن
فرم كنترلي وام‌هاي اضطراري و پس‌انداز مي‌باشد كه در قسمت پايين فرم قرارداد و در حقيقت فرم مذكور فرم اعاده مبلغ وام و اطلاعات مربوط به آن مي‌باشد.
8- (42 د) برگ كسر اقساط وام كارگران
از اين فرم جهت ايجاد و تغذيه مشخصات وام‌هاي مانده وام محلي و وام مددكاري كه مبلغ وام و تعداد اقساط و مبلغ هر قسط توسط اين فرم تكميل مي‌گردد.
9- (43 د) برگ كسر اقساط وام مسكن
اطلاعات مربوط به وام مسكن كارگراني كه اولين بار وام مسكن دريافت مي‌كنند.
10- (49 د) تعديل و اصلاح اطلاعات وام
جهت اصلاح و ارائة اطلاعات جديد مربوط به وام- تغيير مبلغ اقساط تغيير در تعداد اقساط- حذف وام.
11- (61 د) پرداخت و برداشت كارگران
جهت پرداخت مزايا و كسورات و نيز پرداخت يا كسر برداري يك مرتبه مزايا و كسورات استفاده مي‌گردد.
12- (63 د) پرداخت مأموريت داخل كشور
اين فرم توسط كارگزيني در پايان مأموريت كارگران تنظيم و به سيستم تغذيه مي‌گردد.
13- (93 د) حذف كارگران از سيستم
اين فرم در جهت حذف كارگران كه پس از تسوية كامل با شركت قطع رابطه مي‌نمايند. در صندوق 99 بوده.
14- (98 د) برگ اصلاح و حذف اشتباهات ويرايش
پس از اصلاح اقلام ويرايش شده و تغذية اصلاحات به سيستم توسط اين فرم انجام مي‌گردد.
15- (99 د) برگ كنترل ارسال اسناد به كامپيوتر
اين فرم جهت ارسال فرم‌هاي تكميلي دستمزد به سيستم مكانيزه تنظيم مي‌گردد.
آشنايي با وظايف حسابداري دفاتر كل
حسابداري دفاتر كل يكي از واحدهاي مديريت امور مالي مي‌باشد كه كوشش اين حسابداري براي دستيابي به قسمتي از هدف‌هاي مديريت امور مالي بر مبناي وظايف محوله استوار گرديده است. به طور كلي انجام برنامه‌هاي تضمين شده و كنترل اقدامات انجام شده در كنار مسايلي مانند تقسيم عادلانه كار و وظايف به گونه‌اي هماهنگ و ايجاد سيستم ارتباطي صحيح بين كارمندان و تبادل منطقة اطلاعاتي و ايجاد انگيزه در كارمندان براي بهبود عملكرد فصلي چه در زمينة شناخت مسايل و چه در حل آن‌ها در سرلوحة كار اين حسابداري قرار گفته است. مهم‌ترين برنام تعيين شده جهت اين حسابداري در پيشبرد اهداف مديريت امور مالي به شرح زير طبقه‌بندي گرديده است.
1) تهيه و تنظيم و اراية صورت‌هاي مالي پايان سال.
2) تكميل اظهارنامة مالياتي شركت و رسيدگي به امور مالياتي در قالب تهية لوايح اعتراض و شركت در كميسيون‌هاي مختلف وزارت امور اقتصادي و دارايي.
3) قبت دفاتر قانوني.
4) تهيه صورت‌حساب‌هاي في‌مابين با ساير شركت‌هاي تابعه و پيوسته وزارت نفت و تهيه صورت مغايرت و رفع اختلاف‌هاي مناسبات مالي في‌مابين با ساير شركت‌هاي تحت پوشش وزارت نفت.
5) كنترل و تأمين نقدينگي عوارض شهرداري مناطق و نواحي مختلف پخش
6) كنترل ساير عوارض و ماليات‌هاي مرتبط با فروش.
7) ثبت و كنترل اعلاميه‌هاي صادره و جدا كرده به صورت متمركز.
8) كنترل و امضاي اعلاميه‌هاي صادره و وارده مناطق و نواحي و ارسال آن به شركت‌هاي تحت پوشش وزارت نفت.
9) صدور كلية اسناد مرتبط به پيش‌پرداخت‌ها، تنخواه‌گردان، دستور پرداخت‌هاي مربوط به شركت در مناقصه.
10) پيگيري تسويه پيش‌پرداخت‌هاي انجام شده در طول سال به صورت مستمر و تسويه مربوط به تنخواه‌گردان‌هاي برقرار شده در پايان سال.
11) كنترل حساب قيمت تمام شدة نفتكش‌هاي واگذاري.
12) كنترل حق سوآپ و انبارداري در رابطه با عمليات معوض فرآورده‌هاي نفتي.
13) كنترل و تطبيق تعدادي از حساب‌هاي نو /900.
وظايف جاري حسابداري دفاتر كل
وظايف حسابداري كل دفاتر كل دو جنبة‌مالي و عملياتي را در بر مي‌گيرد.
الف) وظايف عملياتي
1- تسهيم اعلاميه‌هاي وارده
اين مرحله از وظايف حسابداري دفاتر كل شامل اعلاميه‌هايي است كه در قبال خدمات دريافتي از ساير واحدهاي وزارت نفت به اين شركت واصل مي‌شود. كلية‌اعلاميه‌هاي دريافتي (بدهكار، بستانكار) پس از وصول و ثبت در دفتر اعلاميه‌ها بر اساس شركت صادركننده و شمارة اعلاميه جهت تعيين مراكز هزينه يا ساير حساب‌هاي مالي به واحدهاي مالي ستادي ارسال مي‌شود، واحدها پس از تأييد و تعيين رمز مراكز هزينه يا حساب‌هاي مالي، اعلاميه را به دفاتر كل عودت و اين واحد اقدام به صدور سند روزنامه يا اصطلاحاً تسهيم اعلاميه مي‌نمايد. اين اسناد همراه با اسناد روزنامه صادره ساير واحدهاي مالي در تهران پس از شماره‌گذاري و دسته‌بندي توسط اين واحد جهت ثبت در گزارش‌هاي كامپيوتري به خدمات مكانيزه ارسال مي‌شود.
اسناد روزنامه ستاد پس از منگنه، كنترل ويرايش و مرحلة موازنه به حسابداري دفاتر كل عودت و در اين واحد بايگاني مي‌شوند.
2- ارسال اعلاميه‌هاي صادره
شركت ملي پخش به لحاظ گشتردگي در اكثر نقاط ايران وظيفة خدمات براي ساير ادارات وزارت نفت را به عهده گرفته است و در قبال اراية خدمات، اعلاميه‌هاي بدهكار و بستانكار برحسب مورد صادر و ارسال مي‌نمايد. اعلاميه‌هاي صادره توسط مناطق و نواحي پخش پس از تكميل و تأييد در واحدهاي امور مالي جهت ثبت و شماره‌گذاري تحويل اين واحد مي‌شود. حسابداري دفاتر كل پس از ثبت و شماره‌گذاري در دفتر اعلاميه‌هاي صادره دو نسخه از اعلاميه‌ها را همراه با ضمايم براي ذينفع ارسال و يك نسخه از آن را بر حسب شماره رديف و واحد ذينفع بايگاني مي‌كند.
ب) وظايف مالي و كنترل حساب‌ها
1) تطبيق حساب جاري في‌مابين پخش و ساير شركت‌هاي وابسته وزارت نفت
در جهت ثبت بهاي ارايه خدمات بين اين شركت و ساير شركت‌هاي تابعه، حساب جاري في‌مابين، پيش‌بيني شده است (حساب‌هاي 91 و 92) كلية اين حساب‌ها از طريق اعلاميه‌هاي وارده و صادره و صدور اسناد تسهيم اعلاميه تأثير مي‌پذيرد. جهت آگاهي طرفين از وضعيت موجود از مانده‌هاي حساب جاري في‌مابين و استخراج اقلام معوق (اقلامي كه اعلاميه صادر نگرديده) به صورت ماهانه و به ندرت هر سه ماه يكبار مبادرت به تطبيق حساب‌ها و استخراج صورت ريز اعلاميه‌ها شده و جهت تأييد به ساير ادارات ارسال مي‌شود.
بر اساس دستورالعمل شمارة 1م/ت/736-139 مورخ 8/2/70 مديريت محترم مالي شركت ملي نفت ايران كلية شركتها مي‌بايست هر سه ماه يكبار پس از تأييده حساب جاري خود را با ساير شركت‌هاي تابعه تسويه نمايند (مبادله طلب با بدهي با صدور چك). حساب جاري شركت هاي وابسته و پيوسته داراي 35 حساب براي 30 منطقه مي‌باشد.
