مقاله آسیب شناسی نظام آموزشی کارکنان در سازمان های دولتی

بخشی از مقاله

آسيب شناسي نظام آموزشي کارکنان در سازمان هاي دولتي
چکيده :
امروزه پيشرفت و توسعه سازمان ها و مؤسسات در گرو ارتقاء سطح دانش ، مهارت ، رفتار و بينش منابع انساني است بر همين اساس شاهد هستيم که اغلب مؤسسات و سازمان هاي پيشرو بيش از پيش توجه خود را به آموزش و بهسازي منابع انساني معطوف داشته و تبيين جايگاه واقعي آموزش در مسير توسعه سازمانها رسالتي بزرگ بر دوش آنها نهاده است . در اين نوشتار ، ضمن اشاره به نياز آموزشي، ضرورت ارزيابي نيازهاي آموزشي در سازمان هاي دولتي و مراحل آن مورد بررسي قرار گرفته است . در ادامه با توجه به ، به روز نبودن شرح وظايف در سازمان هاي دولتي ايران ، مدل تلفيقي تحت عنوان مدل نيازسنجي آموزشي مماس براي انجام نيازسنجي آموزشي در سازمان هاي دولتي ايران طراحي و پيشنهاد ميگردد. در اين مقاله ، ساختار، اجزاء، مراحل و نحوه اجراي نيازسنجي آموزشي با استفاده از اين مدل به تفصيل مورد بررسي قرار گرفته است و در انتها به بررسي آسيب شناسي نظام آموزشي کارکنان دولت پرداخته و پيشنهاداتي براي رفع اين آسيب ها ارائه نموده ام .
اصطلاحات کليدي :
آموزش ، اثربخشي، ارزيابي اثربخشي دوره هاي آموزشي،روش هاي ارزيابي اثربخشي دوره هاي آموزشي،مورد کاوي هاي آموزشي

مقدمه
بررسي ادبيات توسعه منابع انساني در سازمان ها نشان مي دهد که برنامه هاي آموزشي از ديدگاه مديران همواره يکي از راه حل هاي کليدي براي رفع مشکلات در سازمان ها محسوب مي شود. تا زماني که نياز آموزشي به درستي تشخيص داده نشود و به تفصيل بررسي نگردد، هرگونه اقدام و يا پيشنهادي در زمينه آموزش مي تواند بيفايده و هزينه بر باشد.
بنابراين ، اولين گام توسعه منابع انساني جهت بهبود عملکرد در سازمان ها، شناسايي صحيح و دقيق نيازهاي آموزشـي مـي باشـد. نيـاز يک خواسته يا تمايل نيست بلکه شکافي است بين " آن چه هست " و " آن چه بايد باشد". نيازسنجي اين گونـه شـکاف هـا را شناسـايي کرده و در صورتي که عّلت آن مربوط به آموزش باشد راه حل هاي لازم را ارائه مي دهد. سنجش نيازهاي کارکنـان بخشـي از فراينـد برنامــــه ريــــزي آموزشــــي اســــت کــــه هــــدف آن شناســــايي و حــــل مشــــکلات عملکــــردي کارکنــــان مــــي باشــــد.
سازمان هاي دولتي ايران در قالب الزاماتي که دولت در چارچوب برنامه هاي ميان مدت و بلندمدت مانند برنامه دولت الکترونيکـي و برنامه هاي پنج ساله توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي و از جملـه مـاده ١٠٢ لايحـه برنامـه چهـارم توسـعه اقتصـادي، اجتمـاعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران و بند الف و ج ماده ٣ قانون برنامه سوم توسـعه دارد، بـر توسـعه منـابع انسـاني، آمـوزش و نيازسـنجي آموزشي کارکنان دولت تأکيد دارند. از اين رو، ضروري است سازمان ها به منظـور انجـام صـحيح تکـاليف و وظـايف قـانوني توسـط کارکنان و حصول اهداف مورد انتظار، برنامه هاي آموزشي را تدوين و اجرا نمايند که قدم اول آن ، تعيين نيازهاي آموزشي در هر يک از سازمان هاي دولتي ميباشد. ( مهدوي و همکاران ١٣٨٢، فرهنگي، مهدوي و همکاران ١٣٨٢).
مفهــوم نيازآموزشــي
نياز آموزشي عبارت است از تغييرات مطلوبي که در فرد يا افراد يک سازمان از نظر دانش ، مهارت و يا رفتار بايد به وجود آيد تا فرد يا افراد مزبور بتوانند وظايف و مسئوليت هاي مربوط به شغل خود را در حد مطلوب ، قابل قبول و منطبق با اسـتانداردهاي کـاري انجـام داده و در صورت امکان ، زمينه هاي رشد و تعالي کارکنان را در ابعاد مختلف فراهم آورد. (ابطحي، ١٣٦٨: ٢٤-٢٣)
کليه فعاليت هايي که در جهت تعيين و تشخيص نيازهاي آموزشي انجام مي شود «نيازسنجي آموزشي» ناميده ميشود در تعيين نيازهاي آموزشي سه حوزه اصلي بايد مورد تجزيه و تحليل قرار گيرند. اين حوزه ها عبارتند از: ١. سازمان ٢. شغل (وظيفه ) ٣. فرد نياز سنجي آموزشي عبارتست از شناسايي نيازها ( فاصله آنچه هست و آنچه بايد باشد ) و درجه بندي آنها به ترتيب اولويت و انتخاب نيازهايي که بايد کاهش يافته و يا حذف شود. (عباس زادگان و ترک زاده ،١٣٧٩) اهداف نيازسنجي
١. فراهم سازي اطلاعات براي برنامه ريزي
از طريق فرايند نيازسنجي اهداف و مقاصد برنامه مورد شناسايي قرار مي گيرند، اقدامات ضروري براي اجراي برنامه ها مشخص مي شوند و نوع و ميزان تلاش ها و منابعي که براي دستيابي به هدف ها بايد مصرف شوند، تعيين مي شوند. از سوي ديگر اطلاعات حاصل از نيازسنجي ماهيت و نوع برنامه ها را نيز مشخص مي سازد. به عبارت ديگر براساس سنجش حاصله ، برنامه هاي کوتاه مدت (ضربتي) و يا برنامه هاي بلند مدت و آينده نگر تدوين مي شوند .
٢. ارزيابي و سنجش
نيازسنجي فرايند ارزيابي اوليه براي اجراي برنامه هاي آتي است . براي اجراي طرح خاص يا برنامه مشخصي، ابتدا زمينه ويژه اي که برنامه و يا طرح بايد در آن اجرا شود، مورد سنجش واقع مي شود، پس از بررسي، وضعيت نتايج در برنامه ها منعکس مي شود و پس از اجراي برنامه و ارزشيابي از آن ، نتايج حاصله با وضعيت اوليه مورد مقايسه قرار مي گيرد .

٣. پاسخگو و مسئول کردن موسسات و نظامهاي آموزشي
يکي از اهداف فرايند نيازسنجي آن است که نظام ها و سازمان هاي آموزشي را نسبت به نتايج تلاش ها و اقداماتشان مسئول و پاسخگو نگهدارد. بسياري از سازمان هايي که بر اقدامات و عمليات نظام هاي آموزشي نظارت دارند از الگوهاي مختلف نيازسنجي در سطح گسترده اي استفاده مي کنند تا دريابند که آيا اقدامات و فعاليت هاي آموزشي موثر بوده است يا خير و نيز موارد و حوزه هايي که پيشرفتهاي آموزشي کمتر از حد مطلوب بوده است کدام هستند و چه اقداماتي براي بهبود آنها بايد به مرحله اجرا گذاشت .
٤. تشخيص يا شناسايي ضعف ها و مسائل و مشکلات اساسي سازمان يا نظام
در برخي موارد با وجود تلاش هاي گسترده ، بسياري از اقدامات عقيم مي ماند و نظام يا سازمان در تحقق رسالت حقيقي خود با شکست مواجه مي شود. براساس نتايج حاصل از نيازسنجي، مديران و برنامه ريزان مي توانند حوزه ها و قلمروهاي بحراني را شناسايي و تصميمات مقتضي را درخصوص نحوه رفع يا برخورد با آنها اخذ کنند.
٥. رشد و توسعه سازمان و کارکنان
امروزه توسعه سازماني و رشد و پرورش مستمر کارکنان يکي از مسائل اساسي فرايند مديريت آموزشي است . دستيابي به اين مهم همواره بستگي به شناسايي ايده آل هاي نوين ، موانع موجود در دستيابي به ايده آل ها و يافتن بهترين طرق توسعه سازمان و کارکنان است . تحقق چنين امري تنها از طريق طراحي و به کارگيري نظام مستمر نيازسنجي در ابعاد آموزشي امکانپذير است .
٦. استفاده بهينه از منابع و امکانات
در تمامي نظام هاي آموزشي، در مقابل خواسته ها و نيازهاي متعدد و متنوع ، امکانات و منابع انساني ، مالي و مادي محدودي وجود دارد و گذشته از اين ، زمان لازم براي تحقق تمامي نيازها وجود ندارد. يکي از اهداف اساسي اکثر فعاليت هاي نيازسنجي، مشخص کردن اهداف و نيازها و درجه اهميت آنها براي تهيه برنامه هاي عملي است .
بنابراين ، نيازسنجي به مديران و برنامه ريزان کمک مي کند تا در بين تمامي خواسته ها و نيازها، آن دسته اي را مورد توجه قرار دهند که از اولويت ويژه اي برخوردار بوده ، منابع و امکانات نيز پاسخگوي آنها باشد. بنابراين ميتوان گفت نيازسنجي حداکثر استفاده از منابع موجود در جهت تحقق هدف هاي مهم و با ارزش را امکانپذير مي سازد.
روش هاي نيازسنجي
در يک دسته بندي کلي، روش ها و فنون نيازسنجي را مي توان به چهار طبقه زير تقسيم کرد :
١. الگوهاي هدف محور
در اين دسته از الگوهاي نيازسنجي، شناسايي وضع موجود، تعيين آرمان ها و مقايسه اين دو، اساس کار سنجش نيازها را تشکيل مي دهند. از مهم ترين الگوهايي که در اين طبقه بندي جاي مي گيرند عبارتند از : الگوي کلاسيک کافمن ، الگوي استقرايي کافمن ، الگوي قياسي کافمن ، الگوي پيشنهادي کلاين . نقطه مشترک تمام اين الگوها آن است که اولاً از مجموعه اي از تکنيک ها بهره مي گيرند و ثانياً با وجود تفاوت هاي موجود ميان آنها، همواره به نحوي با تعيين اهداف سازمان يا برنامه سروکار دارند .
٢. تکنيک هاي ايجاد توافق ( توافق محور )
اين تکنيک ها ابزار کار نيازسنجي را تشکيل مي دهند و در صورتي که در قالب يک طرح تدوين شوند، اطلاعات مفيدي را به دست مي دهند. هسته مشترک تمام اين تکنيک ها آن است که در صدد جمع آوري و ايجاد توافق بين نظرات و عقايد افراد مختلف در ارتباط با مسئله يا نياز خاصي هستند. مهم ترين تکنيک هايي که در اين طبقه جاي مي گيرند عبارتند از : تکنيک دلفاي، تکنيک فيش بول ، تکنيکِ تل استار و مدل سهُ بعدي.
٣. تکنيک هاي مسئله ز محور
اين تکنيک ها همانگونه که از اسم آن ها پيداست ، در صدد مشخص کردن نقاط ضعف و مسائل و مشکلات سازمان و يا کاستي هاي موجود در عملکرد افراد هستند تا براساس شناسايي اين مسائل و معضلات و پيشنهاد اقدامات اصلاحي، راندمان و بازده کلي

سازمان و افراد را افزايش دهند. مهم ترين تکنيک هايي که در اين طبقه جاي مي گيرند عبارتند از : تکنيک هرم يا درخت خطا، تکنيک رويداد مهم يا بحراني، تکنيک آزمون وظايف کليدي و تکنيک تجزيه و تحليل شغل .
٤. روش هاي ترکيبي
در اين دسته از روش هاي نيازسنجي، ترکيبي از تکنيک ها و ابزارها به کار گرفته مي شود. به عبارت رساتر اين روش ها، طرحي نسبتاً جامع براي نيازسنجي را ارائه مي کنند و در آن ها تعيين قالب ها و چارچوب ها از اهميت خاصي برخوردار است . مهم ترين روش هايي که در اين طبقه جاي مي گيرند عبارتند از نيازسنجي در سطح موسسه آموزشي، مدل منابع انساني و غيره .
مراحل ارزيابي نيازها
رودا و کيسي مراحل ارزيابي نيازها را به صورت زير بيان کرده اند:
مرحله اول : تجزيه و تحليل شکاف بين وضعيت موجود و وضعيت مطلوب
اولين قدم ، بررسي و کنترل عملکرد واقعي سازمان ها و افراد با استانداردهاي موجود در برابر استانداردهاي جديد است . اين امر در
دو بخش انجام مي پذيرد:
وضعيت موجود: بايستي وضعيت مهارت هاي فعلي، دانش ، و تواناييهاي کارکنان و يا مهارت هايي که در آينده به کار گرفته خواهند شد را مشخص کرد. اين تجزيه و تحليل بايستي در ضمن ، اهداف سازماني، محيط ، و محدوديت هاي دروني و بيروني را نيز مورد بررسي قرار دهد.
وضعيت مطلوب يا ضروري: مي بايستي شرايط مطلوب يا ضروري موفقيت سازماني و فردي را شناسايي نمود. اين تجزيه و تحليل بر وظايف و استانداردهاي شغلي و همين طور مهار ها، دانش و توانايي هاي مورد نياز جهت انجام موفقيت آميز آن متمرکز است . نه تنها در نظر گرفتن کارکردهاي فعلي، بلکه شناسايي وظايف ضروري از اهميت زيادي برخوردار است . در ضمن ، نيازهاي واقعي را بايستي از ساير نيازها و خواسته ها متمايز کرد.
ناهمساني شکاف بين وضعيت و عملکرد موجود و آن چه که ضروريست ، ناگزير منجر به شناسايي نيازها، مقاصد و اهداف خواهد شد
مرحله دوم : شناسايي اولويت ها و ضرورت ها
در قدم اول بايستي فهرستي از نيازها براي آموزش و توسعه شامل : توسعه شغلي، توسعه سازماني، و يا ساير موارد مربوط تنظيم شود.
سپس اين نيازها را بنا به اهميت آن ها در ارتباط با اهداف سازماني، واقعيت ها و الزام ها مورد بررسي قرار داد، و مشخص کرد که آيـا نيازهاي شناسايي شده واقعي هستند، ارزش مطرح شدن را دارند، و اهميـت و فوريـت آن هـا بـر طبـق نيازهـاي سـازماني و مقتضـيات ، تصريح مي گردند؟
مرحله سوم : شناسايي علت مشکلات عملکردي، تهديدات و فرصت ها
در اين مرحله لازم است که بر نيازهاي حياتي سازماني و فردي متمرکز شويم و به آن ها ارجحيت دهيم . در مرحله بعدي تهديـدات و فرصت ها را در سازمان شناسايي م نماييم . اگر راه حل هاي مناسب قرار است اعمال شوند بايستي بدانيم که الزام ها کدامند. براي هر
نياز شناسايي شده بايستي دو سئوال زير پرسيده شود: آيا کارکنان کارشان را به طور مؤثر انجام مي دهند؟ آيا مي دانند که کارشان را چطور انجام دهند؟
اين امر مستلزم تحقيقات کامل و تجزيه و تحليل افراد، شغل و سازمان ها هم براي وضعيت فعلي و هم در آماده سازي براي آينده مي باشد.
مرحله چهارم : شناسايي راه حل هاي ممکن و فرصت هاي رشد

اگر کارکنان کارشان را به طور مؤثر انجام مي دهند، شايد بهتر آن باشد که آن ها را آسوده بگذاريم . البته اگر براي سوق دادن افراد و عملکردشان به سمت اهداف و مسيرهاي تازه اهميت کافي وجود دارد، ممکن است برخي آموزش ها و يا ساير اقدامات ضروري باشد.
اما اگر افراد کارشان را به طور مؤثر انجام نمي دهند؛
اگر مشکل مربوط به دانش (کار) باشد، آموزش مي تواند راه حل مناسبي باشد.
اگر مشکل فقدان دانش نيست و بيشتر مربوط به تغييرات سيستماتيک است ، فعاليت هاي توسعۀ سازمان مي تواند شامل برنامه ريزي راهبردي، تجديد ساختار سازمان ، مديريت عملکرد و يا ايجاد گروه کار مؤثر باشد (رودا و کيسي، ١٩٩٦).
هدف از بررسي و تجزيه و تحليل مسايل سازمان از نظر آموزش ، دستيابي به نتايج زير است : آيا در سازمان مورد نظر، نياز آموزشي مشاهده مي شود؟
در صورت مشاهده نياز آموزشي، چه نوع و چه مدت آموزش لازم است ؟ اين نياز بيشتر در چه بخشي از سازمان مشهود است ؟ چه کساني بايد آموزش ببينند؟ تعداد آن ها چند نفر است ؟
آيا با توجه به صرف حداقل هزينه ، آموزش مقرون به صرفه بوده و آيا آموزش تنها راه علاج و درمان مسأله است ؟
در اين ارتباط بهتر است جدولي تنظيم شود و در اختيار رؤسـاي ادارات و مـديران قـرار گيـرد تـا آن هـا نيازهـاي آموزشـي خـود را مستقيماً در جدول مزبور منعکس کنند و در اين زمينه پرسشنامه اي هم تهيه شود و در اختيار کارکنان قرار گيرد، سپس اطلاعات جمـع آوري شده مورد بررسي و تجزيه و تحليل واقع شود و نتايج لازم به دست آيد (کاظمي؛ ١٣٨١: ٣١١-٣١١).
نياز سنجي پيش نياز برنامه هاي آموزشي
برگزاري دوره هاي آموزشي در يک سازمان زماني موفقيت آميز است که نيازهاي شغلي و آموزشي کارکنـان بـه عنـوان پـيش نيـاز برنامه ريزي آموزشي شناسايي و تعيين گردد. از آنجا که نياز سنجي آموزشي در واقع عمل جمع آوري اطلاعات مـي باشـد بايـد ديـد منابعي که مي توان از آن طريق اطلاعات صحيح پيرامون نيازهاي آموزشي کارکنان را به دست آورد کـدام اسـت . در ايـن مقالـه سـه حوزه اصلي نيازسنجي آموزشي يعني سازمان ، شغل و فرد مورد بررسي قرار مي گيرد.
١- تحليل سازمان :
در فرايند نيازسنجي آموزشي، تحليل سازمان از آن جهت مهم است که در واقع زمينه سـاز نيـاز سـنجي آموزشـي کارکنـان اسـت .
تحليل سازمان مستلزم انجام مطالعه در خصوص اهداف و مأموريت هاي سازماني، شرايط بروني و دروني آن است که سازمان در آن فعاليت دارد. انجام اين بررسي ها موجب مي گردد تا بينش نسبتاٌ کافي از مأموريت ها، اهداف کوتاه مدت و بلنـد مـدت و خـط مشـي هاي سازمان به دست آيد. به نظر کارشناسان يکي از دلايل عدم اثر بخشي برنامه هاي آموزشي، عدم تطابق اين برنامـه هـا بـا اهـداف ، خط مشي ها و مأموريت هاي سازماني است . بنابر اين به عنوان نخستين گام در برنامه ريزي آموزشي لازم است خط مشي آموزشي در راستاي تحقق اهداف و خط مشي هاي سازمان تعيين و تدوين شود.
٢- تحليل شغل :
تجزيه و تحليل شغل فرايندي است که از طريق آن ويژگي هاي هر يک از مشاغل در حوزه هر سـازمان بررسـي و اطلاعـات کـافي درباره آنها جمع آوري مي گردد. با تجزيه و تحليل شغل معلوم مي شود هر شغل چه وظايفي را شامل شده و بـراي انجـام مطلـوب آن چه دانش ، مهارت و توانايي هايي لازم است . هنگام تجزيه و تحليل شغل بايد توجه داشت کـه شـغل را آن چنانکـه انجـام مـي شـود.
گزارش کرد نه آنطور که در گذشته انجام مي شده ، آن گونه که در سازمان ها و مؤسسات مشابه ديگر انجام مي شود. هدف از تجزيه
و تحليل شغل پاسخ گويي به سؤالات زير است :