بخشی از مقاله
ارائه مدلي براي سازمان هاي مجازي دورمدير
چکيده – دورمديري، نوع جديدي از پارادايم مديريتي است که سازمانها و ادارات را درگير خود ساخته است . در واقع دورمديري مدل بالغ شده و تکامل يافته دورکاري و کارسيار در اشکال سازماني نوين مانند سازمانهاي مجازي، سازمانهاي الکترونيکي، سازمانهاي بدون مرز و ... است . انعطاف پذيري جغرافيايي، محيط کارتوزيع شده ، قطع ارتباطات رودرو، نظارت و کنترل دشوارتر و ... مديريت از راه دور را تجربه اي کاملاً متمايز کرده است . بعلاوه ساختار سازماني در سازمان هاي سنتي، بيشتر حالت وظيفه اي يا عمودي دارد در صورتيکه در سازمان هاي مجازي حالت افقي و الگوگير از سازمان هاي يادگيرنده است . بنابراين مدلهاي مديريت سنتي و معمول کافي نيست و نياز به مدلي است که ضمن حفظ اهرمهاي قدرت مديريت و بکارگيري مهارتهاي معمول مديريتي، دورمديري اثربخشي را ارائه دهد. بسياري از سازمانها در پي استقرار دورمديري و انتقال به اين شکل نوين مديريتي هستند. با استقرار نظام دورمديري عملکردهاي عمومي مديريت سنتي سازمانها همگي دستخوش تغييرات خواهند شد. مدل دورمديري که در اين مقاله پيشنهاد گرديده است با لحاظ نمودن کليه ابعاد و جوانب تاثير گذار و يا تحت تاثير، چالشهاي راهبرد دور مديري از قبيل ارتباطات ، ارزيابي عملکرد، نظارت ، هماهنگي، برقراري انضباط اداري و ساير مشکلات دورمديري که ناشي از استقرار دورکاري در سازمانهاي مجازي است را پوشش ميدهد.
کليد واژه افراد دورکار، دورکاري، دور مديري، سازمان مجازي، کار سيار.
١- مقدمه
سازمان يک سامانه اقتصادي-اجتماعي است که در آن گروهي از انسانها براي انجام کاري و رسيدن به هدفي گرد آمده اند و ساختار آنها بطور آگاهانه ، پايه ريزي شده است تا آنان به روشي مؤثرتر به اهداف خود نزديک شوند[١]. سازمان مجازي گروهي قابل شناسايي از سازمان هاست که توسط فناوري اطلاعات و ارتباطات فعاليت ميکنند و سبب کاهش لزوم حضور فيزيکي کارکنان آنها جهت معاملات شغلي و يا براي انجام کار مي گردد[٢]. اينترنت و فناوري ارتباطات و اطلاعات و دستاوردهاي آن تجارت الکترونيکي ، مدير الکترونيکي ، شهرالکترونيکي ، دولت الکترونيکي و غيره بستر ساز تکامل سازمانها به سازمانهاي دورکار و سپس تغيير مهارتهاي مديريتي و دورمديري در سازمانها است (شکل ١).
٢- دور مديري
استفاده از تکنولوژهاي نوين اطلاعات و ارتباطات ، بهره گيري از دانش و تجربيات متخصصين مختلف را، حتي از اقصي نقاط دنيا ميسر ساخته و چنانچه تکنولوژهاي نوين بدرستي انتخاب و استفاده شوند، بالطبع ميتواند مزاياي چشم گيري را براي سازمانها به ارمغان آورند از جمله سازمانهاي مجازي دورکار. دور مدير. بطور کلي ”دور مديري عبارت است از مديريت فارغ از مکان و زمان به منظور نيل به مقاصد سازمان و اهداف آن ”. در سازمان مجازي دورمدير، يک ديدگاه مديريت مشترک و تسهيم فعاليت مديريتي، رهبري، مالکيت تسهيم شده ، برنامه ريزي و تصميم ي جمعي، توافقي، عملکرد بر مبناي اعتماد، هم سرنوشتي و ريسک پذيري گروهي وجود دارد. مديران ارشد در سازمان هاي دورمدير، بيشتر نقش هماهنگ کننده را دارند و تعيين کننده خط مشيها و ميزان و نحوه سرمايه گذاري هستند.
بسياري از سازمانها در پي استقرار دورمديري و انتقال به اين شکل نوين مديريتي هستند. تغييرات از مديريت سنتي به دورمديري را ميتوان در شکل ٢و ٣ديد[٢].
٢-١- ويژگيهاي سازمان هاي دورمدير
ميتوان ويژگيها و خصوصيات سازمانهاي دورمدير را بصورت زير مطرح نمود:
• ساختار تخت و مسطح : افقي شدن ساختار سازماني، سطوح مديريت را کاهش ميدهد، ارتباطات را تسهيل بخشده و منابع انساني را به هم پيوند مي دهد.
• مرزهاي مبهم : پيدايش عدم اطمينان به دليل تغييرات در محيط تجاري سبب بروز نياز به انعطاف پذيري گرديده است .
• تمرکز بر روي اهداف و نه فرآيندها
• ساختارهاي منعطف سازماني
• مشارکت و اعتماد
• دورکاري
• تيمهاي کاري مجازي : اين تيمها در صورت نياز مي- توانند از متخصصان خارج از سازمان بنابر نياز و بصورت پاره وقت انتخاب گردند[٤].
٢-٢- دورمديريت اثربخش
مي توان گفت که يک مدير خوب مي تواند يک دورمدير خوب نيز باشد. به طور خلاصه مي توان ١٠ خصوصيت را براي دورمديريت اثربخش ارايه داد :
• سرعت
• مهارت تخصصي
• مهارتهاي ارتباطي
• مهارتهاي مديريتي
• مهارتهاي نظارتي
• نظم
• مهارت استفاده از فناوري اطلاعات
• مهارت استفاده از ابزارهاي مديريتي
• مديريت رضايتمندي مشتريان
• مديريت رضايتمندي کارکنان [٣].
٢-٣- مشکلات دورمديري
از مهمترين مـشکلها در اثربخـشي مـديريت از راه دور، وجـود موانع ارتباطي آن است . در سازمانهاي دورم دير بايـد بـه دنبـال راه هاي جديدي براي ايجاد هماهنگي و همکاري بين افـراد بـود، چرا که گروه ها ممکن است از لحاظ مسافت و فاصله جغرافيايي و تمرکز زماني از همديگر دور باشند و يـا اينکـه بـراي گـروه هـاي مختلفي کار کنند که همه اين موارد نيـاز بـه همـاهنگي خـاص دارد. برخي از چالشهاي دورمديري عبارتند از :
• عدم لمس عواطف
• عدم زبان مشترک
• ارتباط غيرکلامي
• شنوندگان ضعيف
• عدم وجود سيستم ارتباطات غير رسمي و دوستانه
• ارزيابي عملکرد و نظارت دشوارتر
• نياز به انضباط
• قطع ارتباط رودرو با مديريت و ساير کارکنان
• هماهنگي تيمي
• فعاليت خود سازمانده و خودگردان کارکنان [٥].
٢-٤- عملکردهاي مديريت از راه دور
با استقرار نظام دورمديري عملکردهاي عمومي مديريت سنتي سازمانها طبق شکل ٢ شامل :
١- تعيين هدف
٢- برنامه ريزي
٣- سازماندهي کسب و کار
4- سازماندهي نيروي انساني
٥- مديريت سازمان - مديريت ارتباطات ٧- نظارت و ارزشياني
٨- تصميم گيري و اثرگذاري که همگي دستخوش تغييرات
خواهند شد. گذشته از تاثيرات مثبت فناوري اطلاعات از قبيل : سرعت در انجام عملکرد، دقت در انجام عملکرد، شفافيت و جامعيت در مديريت ، اطلاع رساني گسترده و به موقع با استفاده از شبکه هاي اينترنت و اينترانت ، ارزيابي دقيق و سريع ، اعلام بازخورد به موقع ، کنترل و ارزيابي نامحسوس ، برقراري عدالت ، برقراري نظم بيشتر و ...، عملکردهاي دورمديريتي به ابعاد مديريت کلان ، مديريت کسب وکار، مديريت کارکنان ، مديريت زيرساختها و فناوري، مديريت نظارت وکنترل ، مديريت سازماني و مديريت اطلاعاتي نيز گسترش يافته و مطابق شکل ٣ بسط داده مي شود. علاوه بر آن ، آنگونه که در مرکز شکل ٣ پيداست مديريت سنتي بازنگري کلي شده و به اشکال نوين مديريتي از قبيل مديريت مشارکتي خودگرداني و خود مديريتي و ... ارتقاء خواهد يافت .
شکل ٢ : مديريت سنتي
١- معرفي ساختار سازماني مدل پيشنهادي
ساختار سازماني مدل پيشنهادي در شکل ٤ بصورت زير تعريف مي گردد.
• تيم عملياتي : هسته عملياتي سازمان را کارکناني در بر ميگيرند که کار اصلي توليد فراورده و دادن خدمات به شکل مستقيم را بر عهده دارند. اين گروه به سازمان زندگي ميبخشد و در واقع قلب سازمان است ، در شکل ٤ معادل Pxy است .
• گروه راس راهبردي يا تيم مرکزي مديريت : در اينجا کساني حضور دارند که مسئوليت کلي سازمان را بر دوش مي کشند. مديران راس راهبردي سازمان را از ديدگاه هاي گسترده و بسيار انتزاعي مي نگرند. ويژگي اين گروه محدود بودن کارهاي تکراري، اختيارات قابل ملاحظه و تصميم گيريهاي پيدرپي است و شامل اعضاي زير مي باشد :
مديران ارشد
هماهنگ کننده
مشاوران
• گروه مديران مياني : مدير مياني در برابر رده هاي سازماني بالاتر و پايين تر خود وظيفه هاي شناخته شده اي دارد. او اطلاعات و آگاهيهاي واحد خود را به مدير بالادست گزارش داده و حتي در تصميم گيريها مشارکت نموده ، در ارتباط با پايين دست ها به تخصيص منابع ، سازمان دادن هدفها و برنامه ها و اجراي پروژه ها مي پردازند، در شکل ٤ معادل Mi ها است .
• گروه ستاد تخصصي : در ستاد تخصصي گروه تحليل - گران را مييابيم که از راه تاثيرگذاري بر کار ديگران به سازمان ياري مي رسانند.
• گروه ستاد پشتيباني : واحدهاي پشتيباني بر پايه خدماتي که ارائه ميدهند در رده هاي گوناگون سلسله مراتب سازماني ديده مي شون . هر يک از آنها براي فراهم کردن پشتيباني غيرمستقيم ماموريتهاي اصلي سازمان پديد آمده اند.
٢- مدل پيشنهادي
٢-١- کليت مدل سازمان دورمديري مدل پيشنهادي
مدل سازمان دورمديري که در ايـن مقالـه پيـشنهاد گرديـده است (مطابق شکل ٤)، مدلي است با يک هسته مديريتي مرکزي از افراد تصميم گير که هدايت کل سازمان مجازي و غيرمتمرکز را بر عهده داشته و در کنار خود از حضور مشاوران و در صورت نياز متخصصان خارج از سازمان بـصورت پـاره وقـت و موقـت تحـت نظارت و سرپرستي هسته مديريت مرکزي، سـود مـي بـرد. ايـن متخصصان و مشاوران از راه تحليل کار ديگران ، به
