بخشی از مقاله
ارزیابی پروژه های عمرانی با استفاده از فرایندهای کنترل هزینه
چکیده
هرساله بخش عمده ای از درآمدهای ملی کشور ما صرف سرمایه گذاری در طرح های عمرانی و امور زیر بنایی می گردد. اما به علت مسائل و مشکلات متعدد پیش آمدهمعمولاً این پروژه ها با صرف هزینه ای بیش از هزینه مصوب آنها به انجام می رسند. از علل صرف هزینه های بیش از بودجه مصوب، می توان به مسائلی از قبیل : برآوردهای غلط از منابع و هزینه مورد نیاز برای انجام کار، ضعف در برنامه ریزی کنترلِ هزینه و بودجه بندی فعالیتهای پروژه،ضعف در کنترلِ عملکرد هزینه ای پروژه و بطور کلی ضعف در مدیریت و کنترل هزینه پروژه برشمرد. در این نوشتار کوشش برآن است که ضمن آشنایی با ادبیات موضوع، چارچوب کلی فرآیند های کنترل هزینه معرفی گردد و ضمن معرفی مفاهیم کلیدی کنترل هزینه، به بررسی جایگاه این فرآیند درمدیریت پروژه پرداخته شود. بدین ترتیب ضمن استفاده کارآمد از بودجه و کاهش هزینه در پروژه های عمرانی، بتوان ارزیابی پروژه1 را ازلحاظ پیشرفت و عملکرد به درستی انجام داده و پیش بینی نزدیک به واقعیت درمورد بودجه تخصیص داده شده به پروژه داشته و در هر زمان از دوره ساخت بتوان به سوالات طرح شده در چارچوب کنترل هزینه پروژه پاسخ داد.
واژه های کلیدی: مدیریت پروژه، ارزیابی پروژه، مدیریت هزینه، کنترل هزینه، فرآیند کنترل هزینه
-1 مقدمه
مطابق با طبقه بندی انستیتوی مدیریت پروژه2دانش مدیریت پروژه به نُه بخش به شرح ذیل تقسیم می گردد: شکل((1 -1 مدیریت یکپارچگی پروژه -2 مدیریت محدوده پروژه -3 مدیریت زمان پروژه -4 مدیریت هزینه پروژه -5 مدیریت کیفیت پروژه -6 مدیریت منابع انسانی پروژه -7 مدیریت ارتباطات پروژه -8 مدیریت ریسک پروژه و -9 مدیریت تدارکات پروژه.
هر پروژه می بایست در چهار چوب زمانی معین با صرف بودجه مشخص و با کیفیت معلوم به اهداف از قبل تعیین شده برای آن دست یابد. بنابراین می توان گفت مدیریت هر پروژه برای نیل به اهداف آن، در چارچوب سه محدودیت هزینه، زمان و
کیفیت صورت می پذیرد، ولی متأسفانه در حال حاضر فعالیت های برنامه ریزی وکنترل پروژه در اکثر شرکت ها به بحث مدیریت زمان و کیفیت ختم می شود، علت این امر نیز این است که در واقع اهداف و مسائل کارفرما و پیمانکار در مورد کیفیت و زمان پروژه بر هم منطبق می باشد، زیرا کیفیت و زمان در یک پروژه خاص یکتا می باشد، اما هزینه از دیدکارفرما و پیمانکاردارای تفاوتهای اساسیمی باشد و عملاً کارفرما نمی تواند در مورد مسئله ای که مربوط به پیمانکار می باشد (هزینه ای که انجام فعالیتهای پروژه برای پیمانکار در بر دارد)، اعمال نظر کند. بنابراین اگر مدیریت و کنترل هزینه به عنوان
بُعد سودمند کردن پروژه، بتواند بعنوان یک فعالیت اصلی در بخش برنامه ریزی وکنترل پروژه قرار گیرد مطمناًئ پروژه با راندمان و سود بهتری به پایان می رسد . بررسی و تشریح فرآیندهای کنترل هزینه کهدر این نوشتار ارائه می شود، اساساً از دیدگاه و موضوع یک پیمانکار و سازنده طرح صورت می گیرد. البته به این معنی نیست که این فرآیندها تنها در حوزه پروژه های ساخت دارای کاربرد و قابل اجرا می باشد، بلکه به دلیل جامع بودن، مطالب برای تمامی حالات ممکن در یک پروژه ساخت ارائه می گردد. با استفاده از این فرآیندها، تحلیلهای متفاوتی بسته به نوع و اهمیت پروژه می توان انجام داد. استفاده از این تحلیلها می تواند وضعیت، پیشرفت عملکرد و ارزیابی پروژه در دوره های بعدی را نشان دهد تا تدابیر لازم اندیشیده شود. این روند وسیله مناسبی است برای تحت سلطه درآوردن درآمد و هزینه، تا برای فرصتها و تهدیدها، سریع و به موقع تصمیمی اتخاذ گردد. لازمه استفاده از این فرآیندها تسلط بر شاخصها و درک صحیح به کار گیری آنها می باشد.
شکل -1 بخش های مدیریت پروژه
-2 مدیریت هزینه پروژه
طبق تعریف انستیتوی مدیریت پروژه، مدیریت هزینه : مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب، می باشد. چهار فرآیند سیستم مدیریت هزینه پروژه به شرح ذیل می باشد: شکل((2
-1 برنامه ریزی منابع : تعیین اینکه چه منابعی ( افراد، تجهیزات، مواد و ...) و به چه میزان از هر کدام برای انجام فعالیتهای پروژه باید مورد استفاده قرار گیرد.
-2 برآورد هزینه : تهیه ی یک تخمین (برآورد)از هزینه های منابعِ لازم برای تکمیل فعالیتهای پروژه -3 بودجه بندی هزینه : برآورد میزان بودجه مورد نیاز پروژه به تفکیک فعالیتهای پروژه و تخصیص آن به فعالیتها -4 کنترل هزینه : کنترل عملکرد هزینه ای پروژه و مقایسه آن با بودجه پروژه
اگر چه این فرآیندهای در شکل زیر بصورت عناصر مجزا نشان داده شده اند، اما در عمل ممکن است با همدیگر همپوشانی داشته یا مرتبط با یکدیگر باشند. می توان گفت در میان فرایندهای مدیریت هزینه، اصلی ترین و مهمترین فرآیند کنترل هزینه می باشد. در این فرآیند، انحرافات نسبت به برنامه مبنای هزینه پروژه1 تعیین می گردد، هزینه های واقعی اجرای
کارهای پروژه بدست آمده و با بودجه پروژه مقایسه شده و مورد ارزیابی قرار گرفته و پیشگیری از درج تغییرات ناصحیح، نامتناسب و یا تأیید نشده در برنامه مبنای هزینه صورت می گیردبنابراین. و به همین علت در این نوشتار به نقش عاملِ کلیدی کنترل هزینه در پروژه پرداخته خواهد شد.
شکل 2 -مباحث مدیریت هزینه
-3 کنترل هزینه
ارزیابی و بازنگری هزینه های پروژه یکی از مهمترین مراحل اجرایی یک پروژه می باشد. کنترل هزینه، جستجو برای شناخت علل و عوامل انحرافات از برنامه مبنای هزینه، چه مثبت و چه منفی می باشد. کنترل هزینه می باید با حفظ یکپارچگی کامل با سایر فرآیندهای کنترلی مانند(کنترل تغییرات حوزه کاری، کنترل زمانبندی، کنترل کیفیت و غیره ) انجام پذیرد. برای مثال، توجه ناکافی یا یک علت یابی نادرست برای تغییرات هزینه ممکن است سبب مشکلاتی برای کیفیت یا زمان بندیپروژه گردد، یا بعداً یک سطح غیر قابل قبولی از ریسک در پروژه ایجاد نماید. کنترل هزینه دارای چهار زیر فرآیند اصلی می باشد: شکل (3)
.1 بدست آوردن اطلاعات عملکرد هزینه ای پروژه .2 کنترل تغییرات، شامل مقایسه عملکرد واقعی با برنامه و هزینه مبنای پروژه و مشخص نمودن انحرافات
.3 ارائه راهکارهای اصلاحی برای رفع مشکلات و انحرافات پیش آمده در پروژه .4 برنامه ریزی مجدد هزینه پروژه
شکل -3 توالی منطقی فرآیند های کنترل هزینه
فرآیندکنترل هزینه شامل سه بخشِ: .1 ورودی .2 ابزارها و تکنیکها و.3 خروجی می باشد. (شکل ( 4 نحوه تعامل فرآیندها را در کنترل هزینه نشان می دهد.
