مقاله بررسی رابطه بین مهارت مذاکره مدیران بازرگانی با فروش شرکت

بخشی از مقاله

بررسی رابطه بین مهارت مذاکره مدیران بازرگانی با فروش شرکت
چکیده:
مذاکره یکی از کارهای روزمره یک مدیر به حساب می آید برای جلوگیری از اتلاف وقت و نتیجه داشتن این مذاکرات چه خوب است که مدیران ما از دانش و مهارت مذاکره بهره گیرند تا به نتایج اصولی برسند.این تحقیق هدفش بهبود در مهارت های مدیر در انجام مذاکره می باشد که از نوع تحقیق کاربردی می باشد .این تحقیق از آن جهت که برای کسب اطلاع از وجود رابطه بین متغیرها صورت می گیرد از نوع تحقیق همبستگی است .از عمده ترین نکات مورد توجه در یک تحقیق علمی تعیین حد و مرزهای مساله مورد تحقیق است ، در این تحقیق به بررسی تعدادی از شرکتها و صنایع پرداخته می شود.در تحقیق حاضر جهت جمع آوری داده های مربوط به تحقیق از پرسشنامه لیکرت 4 تایی استفاده شده است.برای تجزیه و نحلیل داده ها از روش رگرسیون و همبستگی اسپیرمن و آزمون این ضریب و برای نرمال بودن داده ها از آزمون شاپیرو-ویلک استفاده شده است .با توجه به نتایج بدست آمده خوبی مشاهده گردید که بین مهارت مذاکره مدیران بازرگانی با فروش شرکت رابطه مستقیم و معنی داری وجود دارد پس با توجه به این نتیجه افزایش مهارت مذاکره مدیران بازرگانی باعث افزایش فروش شرکت می شود هر چه قدر این مهارت بالاتر باشد فروش شرکت نیز بالاتر می رود . با افزایش این مهارت در بین مدیران بازرگانی می توان دید که این گونه مدیران در کار خود موفق تر بوده و فروش این گروه از مدیران بازرگانی افزایش داشته است . پس به این نتیجه ها می رسیم که هر چقدر مهارت مذاکره مدیران بازرگانی افزایش یابد ، فروش شرکت نیز افزایش می یابد . و یکی از عوامل مهم و اساسی در فروش شرکت ها را مهارت مذاکره مدیران بازرگانی شمرد . پس باید به این مورد در فروش توجه جدی داشت تا با افزایش و بهبود این مهارت بتوان به فروش بالاتری دست یافت .
کلید واژه: مذاکره،اصول مذاکره ،مهارتهای مذاکره، مدیران فروش

مقدمه :
دنیایی که در آن زندگی می کنیم شاهد تحولات شگرفی است . سرعت این تحولات روز به روز بیشتر می شود به طوری که به هیچ وجه با گذشته های دور قابل قیاس نیست . اگر بخواهیم آمادگی همراهی و توان لازم برای همگامی با این تحولات داشته باشیم به ناچار باید اطلاعات ، دانش ، ابزارها و توانمندی های مناسب و ضروری را در خود ایجاد و شکوفا کنیم . در این میان هم مدیر علاوه بر توانایی های فنی نیاز به داشتن مهارت هایی در برقراری ارتباط مؤثر با دیگران را باید لازمه ی کار خود قرار دهد چون کار مدیر دستیابی و رسیدن به اهداف سازمانی است حال برای رسیدن به این اهداف سازمانی از مهارتهای ارتباطی که بنحوی برطرف مورد نظر خود بتواند نفوذ پیدا کند باید استفاده کند . هر روز که می گذرد همه ما چه به عنوان یک فرد ، مدیر ، سازمان و شرکت در محدوده گسترده تر و پیچیده تری از ارتباط با دیگران قرار می گیریم .
مهارت ایجاد ارتباط مؤثر و کارآمد یکی از مهمترین مهارت های لازم برای هر مدیر به شمار می رود زیرا موفقیت یک مدیر بیش از آنکه به تواناییهای تکنیکی اش مربوط باشد به توانایی او در برقراری ارتباط مؤثر با دیگران بستگی دارد نتایج تحقیقی که توسط نشریه Fortune بر روی 200 مدیر از شش شرکت انجام شده حاکی از آن بوده که بزرگترین عامل شکست مدیران ، ضعف مهارت های ارتباطی آنان بوده است . ( ( Ertel , 1999 , 23
یکی از مهمترین مهارت های ارتباطی ، مهارت در مذاکره است1 ، مذاکره یعنی راه نفوذ در دیگران به منظور مبادله ی افکار یا اشیاء مادی است، مذاکره مهم ترین و رایج ترین وسیله برقراری ارتباط بین انسان هاست . و چون تمام نیازها ، ادامه زندگی ، امنیت ، آسایش زندگی ، رفاه اقتصادی ، افزایش آگاهی ، بالابردن سطح زندگی و پیشرفته ترین سطح این است که ، با دیگران برای تأمین نیازهای خود به توافق برسند.
روابط به دلیل وجود اهداف مشترک وجود دارد ، و بر این دلالت دارد که ابزار دستیابی به این اهداف توسط طرف های در حال مذاکره تقسیم می شوند ، بنا بر این فرآیند مذاکره خریدار و فروشنده به طور همزمان با عناصر همکاری و تعارض روبرو می شوند . همکاری ،اهداف متقابل و فردی را تأمین می کند در حالی که تعارض محیط رقابتی را برای دو طرف فراهم می کند برای اطمینان از این که این توافق از نفع شخصی شان حمایت می کند . ( ( wimsaatt and Gassenheimer , 1996 , 21
برای حداقل کردن این تعارض و برای رسیدن به راه حل های مصالحه ، استفاده و کاربرد مهارت های مذاکره و انتخاب تاکتیک های مناسب مفید است .
یکی از نقش های مدیر از نظر مینتز برگ نقش مذاکره کننده است.(رضائیان1380، (19 یکی از عوامل اساسی و بسیار مهم بر موفقیت و پیشرفت شرکت ها برخورداری مدیران این سازمان ها از مهارت ها و فنون مذاکره می باشد که این خود یک عامل بسیار مهم در موفقیت و انجام مذاکرات و عقد قراردادها می باشد پس یکی از توانمندی های مهارتهایی که برای مدیر لازم است فراگیری و کسب مهارت مذاکره است .

تعریف موضوع تحقیق:
در دنیای امروز ، دگرگونی هایی بسیار زیاد همراه با گسترش رقابت درزمینه های متنوع ، بویژه در بازارها مشاهده می شود بازاریابی از محدوده ی تولید ، قیمت گذاری ، شناسایی بازار و توزیع کالا فراتر رفتند و شرکت ها مجبور به ایجاد تماس و ارتباط با خریداران بالقوه و بالفعل می نماید با توجه به تغییر در زمینه مفهوم بازاریابی که از کسب سود از طریق افزایش فروش برمبنای تولید به کسب سود از طریق ارضای نیاز خریداران بر مبنای خریدار و مصرف کننده تغییر جهت داده خواه ناخواه مصرف کننده و خریدار که در این مفهوم فرصت مشارکت پیدا نموده است به آنان نیز حق تصمیم گیری مربوط به کارشان داده شده است دراین جا اهمیت مذاکره بیش از هر زمانی دیگر روشن دیده شده است و هر چه افراد بیشتری در تصمیم گیری ها مشارکت داشته باشند احتمال عدم توافقها نیز بیشتر خواهد شد با توجه به این موارد آشنایی مدیر و بازاریاب با مهارت های اساسی مذاکره امروزه از اهمیت خاصی برخوردار شده است . آشنایی و نهایتاٌ سلطه به اصول و مهارت هایی در مذاکره مدیران را به این توان مجهز می کند که در جریان ارتباطات با دیگران از پایین ترین و ابتدایی ترین مذاکرات تا بالاترین حد خودش یعنی مذاکرات بین المللی با طرف های مذاکره به نحوی مذاکره کنند که توافق حاصل از مذاکرات معقول ، منطقی و در بیشتر مواقع به نفع خود باشد .
بنابراین مساله اصلی تحقیق به صورت زیر تعریف می گردد:
رابطه بین مهارت مذاکره مدیران بازرگانی با فروش شرکتها چگونه است؟
تاریخچه و سابقه موضوع تحقیق :
با بررسی تحقیقات انجام شده در داخل کشور که از طریق مطالعه پایان نامه ها در کتابخانه ها و مرکز اسناد و مدارک و بررسی پایان نامه های خارجی که از طریق سایت UMI انجام گرفت , سابقه ای از انجام پروژه ای مرتبط با موضوع وجود ندارد.
فقط تحقیقی در سطح بین الملل توسط رون آندریا که طی سال 2005 مهارت مذاکره در فروش را مورد بررسی قرار داده که هدف از این تحقیق شناسایی راه حل هایی جهت اجرای مذاکرات فروش بود در این تحقیق 2000فروشنده به طور یکسان از 500 شرکت ثروتمند از همه صنایع را مورد بررسی فرار دا د.و محققانی دیگر نظیر تونی مانینگ و باب ربرتسون بروی مهارت مذاکره و نفوذ در دو بخش طی سال 2003 و پولینس و دیگران که در مورد تفاوت های فردی و انگیزش در استفاده از مهارت های مذاکره در سال 2000 را مورد تحقیق قرار داده اند.
اهمیت و ضرورت تحقیق :
مذاکره امروزه یکی از با اهمیت ترین و مهمترین کار هر مدیر به حساب می آید . هر مدیر خواه ناخواه مرتبط با افراد زیر دست و مافوق و کلیه افرادی که به نحوی با سازمان مرتبط در تماس اند برخورد دارد این ارتباط خود نشان دهنده مذاکره است یعنی این ارتباطات به همین جا ختم نمی شود . بلکه وقتی این ارتباطات از مرزهای سیاسی کشورها می گذرد رابطه پیچیده تری تحت عنوان روابط خارجی پیش می آید که این نوع ویژه ای از مذاکرات و توانمندی های فوق العاده ای را طلب می کند این فرآیند امروزه با سرعت و تنوع و پیچیدگی خاص خودش به پیش می رود که این یک حقیقت غیر قابل انکار و قطعی به شمار می آید عدم تسلط به اصول فوق باعث خواهد شد که ، علاوه بر منافع فرد سازمانی ، منافع کلان و ملی نیز در معرض تضییع و خطر قرار می گیرد . بنا بر این برای حفظ منافع خرد و کلان و تقویت فرهنگ مذاکراتی باید به نحو شایسته ای اقدام مثبت و سریعی در این زمینه ایجاد ، توسعه و تقویت این عامل انجام گیرد با این وجود در ایران بسیاری از مدیران روش درست انجام کار مذاکره را نمی دانند هر چند این افراد جهت انجام امور تجاری خود دائماٌ در حال مذاکره اند ، لیکن حرف انجام عملی دلیل بر آن نمی شود که آن عمل درست انجام شود ، مذاکره هم احتیاج به دانش و مهارت خاص خود دارد که مدیران ما بایستی با این مهارت ها آشنایی پیدا کنند و آن را به خوبی فراگیرند و از جنبه علمی آنر ا بیاموزند با برخورداری از مهارت در مذاکره بدون اتلاف وقت و انرژی و منابع به راحتی می توانند از نقطه نظرات هم مطلع شوند و به خوبی از این مذاکرات سود ببرند .
از ضروریات این تحقیق آن است که با توجه به جنبه رقابتی شدن امروزه شرکت ها,انتصاب مدیرانی که بتوانند فروش شرکت را بالا ببرنداز اهمیت بالایی برخوردار است.
اهداف تحقیق :
مذاکره یکی از کارهای روزمره یک مدیر به حساب می آید برای جلوگیری از اتلاف وقت و نتیجه داشتن این مذاکرات چه خوب است که مدیران ما از دانش و مهارت مذاکره بهره گیرند تا به نتایج اصولی برسند.
هدف اصلی از این تحقیق عبارت است از :
ارزیابی تاثیر مهارت مذاکره مدیران بازرگانی با فروش شرکت
چهارچوب نظری تحقیق :
برنامه ریزی ,هدایت و تحلیل نتایج مذاکرات تجاری ,عناصر کلیدی تجارت موفقیت آمیز است .
بهبود مهارتهای مذاکرات تجاری یک وظیفه مشکل ,با ارزش و اغلب از نظر شخصی چالش بر انگیز است . این پدیده ای خارق العاده است که مذاکرات می تواند شامل بعد وسیعی از موضوعات پیمانی ,تجاری و مالی باشد ,در بسیاری از موارد مذاکرات بسیار پیچیده تر می شوند .
سرعت تجارت افزایش یافته است فشارشدید را بر آن افرادی که در جستجوی مذاکره هستند که می خواهند امتازات بهتری از مذاکره را بدست آورند,قرار می دهند. کاربرد مهارت های مذاکره وقتی به درستی انجام شود فعالیت حرفه ای می شود.((Ashcroft,2004,229
بیشتر فروش های تجارت با تجارت مستلزم مهارت های مذاکره است (katler,2000,638). تعاریف زیادی از مذاکره وجود دارد:
فارینتون و واترز مذاکره را :
فرایند حل اختلاف عقیده هایی که در معاملات پیمانی بین خریدار و فروشنده بوخود می آید.که در این تعریف مختصر از مذاکره نیاز برای فرآیند را تاکید می کند . (Ashcroft.2004,230)
فیشر و دیگران می گویند که مذاکره وسیله ای اساسی در بدست آوردن این است که شما از دیگران چه می خواهید.
(etal,2000,467)
مذاکره فرآیند ، تصمیم گیری توافقی بین افراد به هم وابسته و با توجیحات متفاوت است و یا می توان گفت مذاکره فرآیندی است که دو یا چند نفر یا گروه دارای هدف های مشترک و متضاد ، طرح های پیشنهادی خود را بیان می کنند و شرایط خاص خود را مورد بحث قرار می دهند تا احتمالاٌ به توافق برسند به عبارت دیگر مذاکره در صورتی مشترک است که طرفین ترجیحات متفاوتی داشته باشند . مذاکره به معنی گفتگو ، بحث یا چانه زنی جهت دستیابی به توافقی در معاملات بازرگانی می باشد که شامل مراحل برنامه ریزی ، ارزیابی و در مرور و تجزیه و تحلیل می باشد از این رو می توان گفت که مذاکره نوعی از ابزار ارتباطی بین دو طرف برای نیل به توافق پیرامون نیازها و نظرات متفاوت است .
ارکان اساسی مذاکره :
ارکان مذاکره از چهار عامل اساسی تشکیل می شود که عبارتند از -1 هدف مذاکره -2 روش های مذاکره -3 افراد و ویژگی ها و توانمندی های مذاکره -4 اطلاعات لازم جهت برگزاری مذاکرات موفقیت آمیز ( حسینی ، 1372 ، ( 200 مراحل اصلی در فرآیند مذاکره عبارتند از :
-1 آمادگی
-2 ارائه پیشنهاد
-3 چانه زنی
-4 خاتمه دادن این مراحل در بعضی مذاکرات می تواند در مرحله دیگر تا حدی ادغام شود که آنها به عنوان مراحل مجزا قابل شناسایی نیستند (( Daniels , 1998 , 57
مذاکره جنبه مهم فروش است درک فرایندهای درگیر در ایجاد رویاروی های موثر تر خریدار و فروشنده برای پیشرفت هم تئوری و هم عمل موثر است.(( pullins & etal, 2000,466
لی و دوبلرشرایط زیر را فهرست کرده اند که در آن مذاکره رویه مناسبی برای منعقد کردن فروش است : -1 هنگامی که عوامل بسیاری نه فقط بر روی قیمت بلکه بر کیفیت خدمت فراهم می شود .
-2 وقتی که ریسک های تجاری به طور صحیح از پیش تعیین نمی شود .
-3 وقتی که دوره ی بلند زمانی برای تولید اقلام خریداری شده مورد نیاز است .
-4وقتی که مکرراٌ در تولیدات به خاطر سفارشات در حال تغییر زیاد وقفه ایجاد شود . (katler,2000,638)
فرضیات تحقیق :

هر تحقیقی برگرفته از خلاقیت محقق و ابتکار آن به شمار می آید محقق در این رابطه به موضوعی می پردازد که در نوع خود تازه و نو است لذا محقق برای بررسی این پدیده که در ذهن او در قالب مسئله رخ می دهد اقدام به طرح فرضیه ای می نماید که از طریق اثبات یا رد فرضیه به صحت و سقم مسئله ایجاد شده پی می برد ، هیچ تحقیقی بنحوی انجام نمی گیرد مگر این که در فرضیاتی درست و سنجیده برخوردار باشد .
فرضیه اصلی : بین مهارت مذاکره مدیران بازرگانی با فروش شرکت رابطه وجود دارد .
روش تحقیق نوع تحقیق بر اساس هدف : این تحقیق هدفش بهبود در مهارت های مدیر در انجام مذاکره می باشد که از نوع تحقیق کاربردی می باشد .
نوع تحقیق بر اساس ماهیت و روش :
این تحقیق از آن جهت که برای کسب اطلاع از وجود رابطه بین متغیرها صورت می گیرد از نوع تحقیق همبستگی است .
قلمرو تحقیق : -1قلمرو مکانی
از عمده ترین نکات مورد توجه در یک تحقیق علمی تعیین حد و مرزهای مساله مورد تحقیق است ، در این راستا باید قبل از شروع تحقیق مساله مورد تحقیق را از جنبه های مختلف محدود نمود تا چهار چوب کمی روشن گردد و از اتلاف بیهوده وقت و منابع در مورد مطلبی که مربوط به تحقیق نمی باشد جلوگیری نمود ، بنابراین در این تحقیق به بررسی تعدادی از شرکتها و صنایع پرداخته می شود.
ابزارهای گرد آوری اطلاعات:
در تحقیق حاضر جهت جمع آوری داده های مربوط به تحقیق از پرسشنامه لیکرت 4 تایی استفاده شده است.

روش تجزیه و تحلیل داده ها:
برای تجزیه و نحلیل داده ها از روش رگرسیون و همبستگی اسپیرمن و آزمون این ضریب و برای نرمال بودن داده ها از آزمون شاپیرو-ویلک استفاده شده است .

تعاریف مذاکره :
مذاکره تبادل ارتباط برای رسیدن به توافقی است وقتی که شما و طرف مقابل شما دارای منافعی هستید که بین شما مشترک است و در همان حال منافعی دارید که با یکدیگردر تضاد است.( فیشرو یوری ،1383 ، ( 20
مذاکره فرآیند تصمیم گیری توافقی بین افراد به هم وابسته و با ترجیحات متفاوت است . ( رضائیان ، 1382 ، ( 89
مذاکره فرآیندی است که دو یا چند نفر یا گروه دارای هدف های مشترک و متضاد ،طرح های پیشنهادی خود را بیان می کنند و شرایط خاص خود را مورد بحث قرار می دهند تا احتمالاٌ به توافق برسند . ( ( Hellriegel & etal , 1995 , 446

مذاکره : هنر رسیدن به تفاهم متقابل از طریق چانه زنی و بحث و استدلال بر سر مسائل اساسی است در حقیقت » فرآیند جریان و یا برنامه ای است که یک خرید و فروش را به نتیجه می رساند0 (حسینی ، 1383 ، ( 29 مذاکره:به معنی گفتگو ، بحث یا چانه زنی جهت دستیابی به توافقی در معاملات بازرگانی می باشد ( رستمی ، 1382 ، ( 78
مذاکره : نوعی از ابزار ارتباطی میان 2 طرف برای نیل به توافق پیرامون نیازها و نظرات متفاوت است . ( رستمی ، 1382 ، ( 78 مذاکره : ضرورتاٌ هنر یافتن فنی است که هر دو طرف بتوانند از معامله آنچه را که می خواهند بدست آورند . ( H.Buskirk and ( D.Buskirk , 1992 , 324
مذاکره فرآیند حل اختلاف عقیده هایی که در معاملات بین خریدار و فروشنده بوجود می آید . ( Ashcroft , 2004,230)
مذاکره ، فرآیند مصالحه که در آن گروه ها با مجموعه اهداف و ارزشهای مختلف و برمبنای منافع شخصی متفاوت شان می باشند است . ( ( manning and Robertson , 2003 , 61
مذاکره : وسیله ای است که توسط آن افراد با علائق متفاوت می توانند در مورد اینکه چگونه بتوانند با افراد به سازش برسند ، به معنی دقیق کلمه به عنوان یک روش حل تعارض در نظر گرفته می شود . (manning and Robertson , 2003 , 61)
مذاکره : فیشر و دیگران می گویند : که مذاکره وسیله ای اساسی در بدست آوردن این است که شما از دیگران چه می خواهید . مذاکره ارتباطات پس و پیشی است که برای رسیدن به توافق طراحی شده است وقتی که شما و طرف دیگر دارای منافعی هستید که تقسیم شده است و دیگرانی که مخالف هستند . ( ( Pullins & etal , 2000 , 467
از نظر دیوید اسمیت مذاکره عبارت است از : روش تصمیم گیری که با ترکیب از منافع مشترک و متعارض اعضای گروه هایی که در تصمیم گیری شرکت کرده اند مشخص می شود ، اشتراک منافع منجر به این ضرورت می شود که هر دو طرف با هر تصمیمی موافقت کنند ، منافع متعارض مربوط به خصلت موضوعات اساسی است که نسبت به موقعیت غیرعادی است. (Gassenheimer , 1995 , 20)
مذاکره : فرآیندی است که حداقل 2طرف برای رسیدن به توافق موضوعاتی که متقابلاٌ سودمند است تلاش می کنند . Gulbro and Herbing , 1996 , 17

مذاکره فرآیند رسیدن به تفاهم متقابل ، از طریق چانه زنی ، بحث و استدلال بر نکات اساسی است به عبارت دیگر مذاکره مجموعه کنش ها و واکنش های طرفین بر سر موضوعات مورد علاقه آنهاست و این مجموعه کنش ها و واکنش ها به مراتب بیشتر از یک مقایسه ساده بین پیشنهادها و پذیریش ها است . ( حسینی ،1376 ، ( 200 جهان به طور فزاینده ای در حال رقابتی شدن است به این معنی است که ایجاد محل رقابتی در این دنیا مهمتر است از هر چه خصوصیاتی که در جهان دارد استفاده کنید به این معنی که افزایش بازگشت تمام سرمایه ها با کارکردن به طور مؤثر و انجام بهترین معامله ای که می تواند انجام شود تا حداکثر مزیتی را برای شرکتتان تضمین کند این مستلزم رفتن به بازارها با محصول خوب ، با ویژگی هایی که بازار در زمان مناسب می خواهد ( یا توسط بازاریابی خوب ، می تواند متقاعد می شود ) مابقی ممکن است به شناسایی قیمت مناسب برای اینکه آن را برای مشتریان جذاب تر کند مهیا کند اما به نفع سازمان این مستلزم مذاکره مؤثر است به هر حال این داد و ستد تجاری مشکل واضحی از مذاکره است . ما به مهارت های مذاکره 1 اغلب هم در زندگی کاری و هم در بقیه زندگی مان نیاز داریم اگر چه به مهارت برای تمام شرایط نیاز داریم ولی اکثر ما چنین مهارت هایی را آموزش ندیده ایم در محیط تجاری معمولاٌ با دو زمینه در ارتباط هستیم .
نخست : عرصه تجاری خرید و فروش ، ما برای بسیاری از کالاهایی که می خریم و یا می فروشیم برای قیمت مذاکره می کنیم .
دوم : مربوط به روابط صنعتی است و خصوصاٌ مشکلات روابط صنعتی ، به هر حال انواع عرصه های دیگر هم وجود دارد که مهارت مذاکره مفید هستند علاوه بر قیمت های مذاکره شده در مورد کالاها ،همچنین درباره تاریخ تحویل نیز مذاکره می کنیم ما در مورد زمان های جلسه مان مذاکره می کنیم وغیره ... ، بعضی وقت ها مذاکرات ، مذاکراتی رسمی و کامل هستند که هر دو طرف در آن می نشینند که موقعیت شان را از آغاز بشناسند . در زمان های دیگر مذاکرات می توانند نسبتاٌ رسمی باشند اما آنها با وجود این مذاکره هستند .
در اکثر مذاکرات هر دو طرف با مخفی نگه داشتن اطلاعات بر روی موقعیت و پایگاه اطلاعاتی شان مذاکره می کنند به این دلیل بعضی از مردم مذاکره را به عنوان فعالیت نادرست در نظر می گیرند به هر حال بایستی مذاکره ضرورتاٌ مثبت در نظر گرفته شود ، کسانی که از مذاکره امتناع می کنند معمولاٌ بیشتر اطلاعات را پنهان می کنند و اطلاعات کمی را می دهند .
مذاکرات اگر مؤثر باشد منجر به مصالحه یا تغییرات موقعیت و رفتار می شوند در طی زمان آنهایی که اغلب با هم مذاکره می کنند بایستی برای موقعیتی با احترام و اعتماد متقابل امیدوار باشند این ممکن است منجر به شرایطی شود که مذاکره ضرورتش کمتر شود . بنا بر این مذاکره مؤثر و پایدار می تواند منجر به بهبود روابط صنعتی و تجاری شود . (Daniels , 1998 , 56)

برنامه ریزی ، هدایت و تحلیل نتایج مذاکرات تجاری عناصر کلیدی تجارت موفقیت آمیز است . بهبود مهارت های مذاکرات تجاری یک وظیفه با ارزش و اغلب در نظر شخص چالش برانگیز است ، مذاکره یک پدیده خارق العاده و مرموز است که می تواند شامل بسیاری از موضوعات پیمانی ، تجاری و مالی باشد ، اما تعدادی از مذاکره کننده ها این تفکر را نمی پذیرند ، چه بسا که در بسیاری از مذاکرات تجاری این امر پیچیده تر می شود .
سرعت تجارت افزایش یافته است فشار شدید را بر آن افرادی که در جستجوی مذاکره اند که امتیازات بهتری را از مذاکرات بدست آورند قرار می دهند . کوتاهی در مصرف زمان کیاف در جزئیات منجر به عدم اطمینان می شود که بعداٌ بحث ها وادعا هایی را در تمام موضوعاتی که ظاهراٌ حل شده است ایجاد می کند . و این مستلزم کاربرد مهارت های مذاکره است که وقتی به درستی انجام شود فعالیت ما حرفه ای است . مذاکره یک فرآیند پویا است که به طور مستمر چالش ها و فرصت هایی برای مشارکت کنندگان ارائه می دهد به طوری که : فرآیند حل اختلاف عقیده هایی که در معاملات بین خریدار و فروشنده بوجود می آید . ( , Ashcroft

(2004,230 این تعریف مختصر از مذاکرات تجاری نیاز برای فرآیند را تأکید می کند و هر نیاز برای برنامه ریزی : اساس هر فرآیندی نیاز برای برنامه ریزی است که در مذاکرات تجاری برای موفقیت در آن حیاتی است . باید در برنامه ریزی همه چیز در نظر گرفته شود و تمام اهداف ممکنه در برنامه ریزی تنظیم شود که این بخش مهم برنامه ریزی است که بیشتر موفقیت به آن بستگی دارد . اهداف بایستی تا جایی امکان دارد واقعی باشد . برنامه کار، مورد نیاز است که بر مبنای برنامه تاکتیکی برای افزایش میزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاری و روان شناسی است . عکس العمل طرف دیگر باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد و پاسخ های ممکن آماده گردد . هر آیتم باید زمان بندی شود و مشارکت طرف دیگر در نظر گرفته شود . بسیاری از مذاکرات با شکست روبرو می شوند ، زیرا افراد زود وقت شون به پایان می رسد . مدیریت ضعیف زمانی می تواند منجر به سوءتفاههمات و شکست برای حل جزئیات شود . برنامه ریزی مستلزم زمان و منابع مناسب است . مذاکره کننده باید حرف های اولین خود را آماده کنند . این وظیفه مشکلی است برای مذاکره کنندگان که بی تجربه اند . یک مکالمه و دیالوگ مردد و لرزان امتیاز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل می دهد پس حرف های اولیه بسیار حیاتی است . ( ( Ashcrott , 2004 , 229
پس این خود نشان می دهد نقش مهارت مذاکره را که چگونه می تواند برای مذاکره کنندگان مفید باشد .
ارکان اصلی مذاکره :
الف : اهداف : هیچ کاری و فعالیتی بدون هدف معنا نخواهد داشت در نظام هستی ، همه چیز هدفدار بوده و به سوی غایتی در پیش است . آفرینش ، هستی ، حیات و انسان ها دارای هدفی بوده و جهت رسیدن به آن در تلاش اند مذاکرات نیز به عنوان یکی از فعالیت هایی که افراد به طور مداوم و روزانه و خواسته و ناخواسته ناگزیر از انجام آن هستند ، اهداف خاصی را دنبال می نمایند . طرف های دیگر در مذاکرات هر کدام دارای منافعی بوده و جهت رسیدن به منافع خود در وضعیت مذاکره قرار می گیرند ، لیکن همین منفعت بردن از انجام مذاکره جهت برآوردن هدف یا اهداف از پیش تعیین شده برای فرد مطلوب می باشد . لذا در پس هر مذاکره نیز مانند سایر فعالیت های دیگر هدفی وجود داشته و مذاکره فعالیتی هدف دار می باشد . هدف مذاکرات بازاریابی برای هر کدام از طرفین نفعی است که از انجام داد و ستد حاصل می گردد . بدیهی است منافع مورد نظر باید مشخص و قابلیت ارزیابی باشد .
ب : روش ها : مذاکرات نیز مانند سایر فعالیت های دیگر به روش های گوناگون صورت می گیرد . مانند روش های سخت و خشن ، ملایم و منطقی که ممکن است صورت بپذیرد .
ج : افراد : اصولاٌ مذاکره توسط افراد صورت می گیرد . نقش شخص یا اشخاص مذاکره کننده ،از آن جهت اهمیت دارد که دانش و بینش آنها ، سن ، جنس ، عواطف و بالاخره مقام و موقعیت شغلی یا اجتماعی آنها ، آثار متفاوتی برای میزان ثمر بخشی و موفقیت یا شکست مذاکرات برجای می گذارد.

د : اطلاعات : هر مذاکره ای بر پایه ی اطلاعات استوار است . در مذاکر ات بازاریابی که بین دو قطب یا دو گروه مخالف یا دارای منافع متضاد صورت می گیرد ، هر کدام از طرفین باید ابتدا ، اطلاعات اساسی و حتی بسیار دقیق از طرف مقابل جمع آوری نموده باشند ، در غیر این صورت ، امکان دارد توافق های به عمل آمده با توجه به حقایقی که بعد ها روشن خواهد شد ، جامعه عمل نپوشیده و اختلافاتی بروز کند . ( حسینی ، 1376 ، ( 201 تفکر درباره مذاکره به عنوان یک فرآیند با مراحل متنوع و با موضوعات کلیدی که در سراسر کل فرآیند اجرا می شوند مفید است . (( manning and Robertson , 2003 , 61
اقدامات و مراحل انجام کار قبل از مذاکره :
-1 تعیین و تعریف هدف از مذاکره و تحریر برنامه های کاری لازم -2 شناسایی حیطه های کار مذاکره
-3 تعیین ترکیب اعضای هیئت مذاکره کننده و مشخص نمودن رهبر یا رئیس آن -4 تعیین حدود و اختیارات و مسئولیت های رئیس هیئت و سایر اعضای آن
-5 شناسایی وضعیت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها ،نقاط قوت ، امکانات ، جهت کسب توانمندی بیشتر در مذاکره -6 بررسی دقیق وضعیت خود در شرایط موجود -7 تهیه اسناد و مدارک مثبته ومربوط با موضوعات بحث در مذاکره(انواری رستمی،1382 ،( 82

شناسایی اهداف :
اولین قدم برای برنامه ریزی هر نوع مذاکره این است که اهداف خود را مشخص کنید . از مذاکره به دنبال چه نتیجه ای هستید ؟ تنها پس از پاسخ دادن به این سؤال اساسی می توانید برای دست یافتن به اهداف خود در جلسه مذاکره برنامه ریزی کنید .
نیاز برای برنامه ریزی : اساس هر فرآیندی نیاز برای برنامه ریزی تجاری ،برای موفقیت آن حیاتی است . اهداف بایستی برای تمام جنبه های مذاکره تنظیم شوند این بخش حیاتی ، برنامه ریزی است که بیشتر موفقیت به آن بستگی دارد .
اهداف بایستی تا جای ممکن واقعی باشند برنامه کار مورد نیاز است که بر مبنای تاکتیکی برای افزایش هر میزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاری و روان شناسی است . عکس العمل طرف دیگر باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد و پاسخ های ممکن آماده گردد . هر آیتم باید زمان بندی شود و مشارکت طرف دیگر در نظر گرفته شود بسیاری از مذاکرات با شکست روبرو می شوند زیرا افراد وقت شون به پایان می رسد . مدیریت ضعیف زمانی می تواند منجر به سوء تفاهمات و شکست برای حل جزئیات شود .
برنامه ریزی مستلزم زمان ، منابع مناسب است مذاکره کننده حرف های اولیه را آماده خواهد کرد . این وظیفه مشکلی است برای مذاکره کنندگان بی تجربه برای درک مکتوب این حرف ها و تمرین کردن و بازگویی آن ممکن است ضروری بر نظر نرسد . یک دیالوگ مردد و لرزان ،امتیاز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل می دهد . حرف های اولیه حیاتی است . ( Ashcroft , 2004 , 230 )
یک مذاکره کننده ماهر همیشه چک لیستی از تمام اهداف خود تهیه می کند و سپس آن را جهت مقایسه نتایج جلسه با نتایج پیش بینی شده مورد استفاده قرار می دهد . در این صورت هر گونه تغییری در طرح اصلی بر اساس تصمیم گیری آگاهانه انجام می پذیرد و هدف از آن اخذ امتیازاتی از طرف مقابل است . مذاکره کنندگان با تجربه به ندرت بدون برنامه ریزی سخن می گویند و اغلب آنها جزئیات طرح ها و موضوعات بحث را به طور کامل یادداشت می کنند ( فلمینگ ، ( 14 1379 قبل از مذاکره فهرستی از تمام اهداف خود تهیه و آنها را به ترتیب اولویت باید مرتب کرد . سپس در مواردی که برای انجام مذاکره
چندان ضروری به نظر نمی رسند را مشخص و بعد به هنگام مصالحه ما می دانیم که در رابطه با کدام یک از اهداف فهرست شده می توانیم امتیاز بدهیم .
این اولویت ها به 3 دسته تقسیم می شوند :
-1 آنهایی که ایده آل هستند .
-2 آنهایی که نمایانگر یک هدف واقعی هستند -3 آنهایی که باید تحقق پیدا کنند و برای شکست نخوردن در مذاکره ضروری و قطعی است .
هدف ها و نتایج مذاکره :
-1 هدف های ماهوی
-2 هدف های رابطه ای
هدف های ماهوی :
این نوع هدف ها به نتایج مربوط به مسائل محتوایی مورد بحث باز می گردد .
هدف های رابطه ای :
این هدف ها به نتایج خوب کار کردن افراد درگیر مذاکره با همدیگر پس از به نتیجه رسیدن مذاکره اشاره دارد .
متأسفانه بسیاری از مذاکرات به دلیل اینکه طرفین مذاکره مجذوب هدف های ماهوی و علایق شخصی خود می شوند به پایمال شدن هدف های رابطه ای منجر می گردد . هنگامی مذاکره ی اثر بخش صورت می پذیرد که مسائل ماهوی حل می شود و روابط کاری نیز حفظ گردد یا حتی بهبود یابد . ( رضائیان ، ( 90 1382 برای انجام مذاکرات لازم است ابتدا بررسی های جامعی انجام دهیم . برای رسیدن به هدف مورد نظر باید همه اطلاعات مورد نیاز و نیز اطلاعاتی که برای تضعیف دلایل طرف دیگر لازم است را شناسایی و جمع آوری کنیم .
لازم است قبل از شروع مذاکره زمانی را برای آماده شدن در نظر بگیریم و از آن حداکثر استفاده بکنیم مدت زمان در نظر گرفته شده باید به اندازه ای باشد که بتوانیم بررسی و تحقیقات خود را کامل کنیم . طی این زمان باید آمار و ازقام و بررسی موردی لازم را جهت تقویت گفته های خود تهیه کنیم و همین طور درباره ی شخصیت هایی که با آنها مذاکره می کنیم اطلاعاتی را به دست آوریم و از آن به صورت تاکتیکی استفاده کنیم .

یکی از کارهای سودمندی که می توان در زمان » آماده سازی « انجام دهیم این است که درباره ی افرادی که با آنها مذاکره خواهیم کرد و نیز درباره ی کسب و کار آنها اطلاعات کامل به دست آوریم . پس از جمع آوری اطلاعات زیاد باید یک بحث منطقی را پیش بینی کنیم برای این کار ما از دو روش زیر استفاده خواهیم کرد :
-1 استنتاج : به معنای نتیجه گرفتن از چند فرضیه .
-2 استقراء : به معنای رسیدن از کل به جزء ( هلر ، 1382 ، ( 15
توافق های آشکار و نهان :
مذاکره کنندگان می توانند به توافق های آشکار و پنهان برسند که هر یک به سهم خود می تواند رضایت بخش باشد .
توافق آشکار : توافق نوشتاری است که تمام اقتضائات و الزام های طرفین را با ساز و کار اجرایی خارجی در بر دارد . در مقابل ، توافق پنهان شفاهی برای پاسخ به شرایط پیش بینی نشده و الزام های طرفین با استفاده از ماهیت رابطه ی شخص میان آنان از انعطاف برخوردار است. (رضائیان، 1382،(114