بخشی از مقاله
سنجش میزان تمایل مدیران به بوروکراسی ، براساس مدل ایزن اشتات و رابطه آن با اثربخشی سازمانی در استانداری و فرمانداریهای استان لرستان
هدف:
هدف اصلی این تحقیق، پی بردن به این نکته می باشد که آیا تمایل مدیران به ( اصول ) بوروکراسی با اثربخشی سازمانی رابطه دارد یا خیر؟ و میزان همبستگی بین ( اصول ) بوروکراسی و اثربخشی سازمانی را به دست آورد. اهمیت این تحقیق، زمانی روشن می شود که بدانیم یکی از رایج ترین ابزار توسعه در کشورهای در حال توسعه از جمله ایران، بوروکراسی می باشد.
روناس بررسی:
مطالعه حاضر از نوع توصیفی - همبستگی است. واحدهای مورد بررسی شامل ۷۰ نفر از مدیران فرمانداری ها و استانداری استان لرستان است. روش نمونه گیری در این تحقیقی، روش تصادفی ساده است. اطلاعات با پرسشنامه جمع آوری شده است و داده ها با آزمون آماری ضریب همبستگی اسپیر من مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.
یافته ها: یافته ها، حکایت از آن دارد که بین تمایل مدیران به رعایت سلسله مراتب، تمایل مدیران به وجود قوانین دقیق و روشن، تمایل مدیران به برقراری نظام بایگانی برای اجرای امور، تمایل مدیران به بکارگیری افراد شایسته در سازمان و اثر بخشی سازمانی رابطه ای وجود ندارد؛و همچنین نشان داد که بین تمایل مدیران به انجام تقسیم کار، تمایل مدیران به وجود غیر شخصی بودن روابط بین اشخاص و اثربخشی سازمانی، رابطه وجود دارد.
نتیجه گیری:
علیرغم اینکه تمایل به اصول بوروکراسی بر طبق ادبیات تحقیق، در بعضی مکان ها با اثربخشی سازمانی رابطه دارد، و موجب افزایش اثربخشی سازمانی می شود، اما در مجموع در استانداری و فرمانداری هایی استان لرستان، تمایل به ( اصول ) بوروکراسی با اثربخشی سازمانی، رابطه ای ندارد.
مقدمه
همراه با توسعه روز افزون و همه جا گستر سازمان ها در رشته های متعدد و متنوع شیوه ی مدیریت و اداره ی آنها نیز مشکل تر و پیچیده تر گشته و پژوهش های علمی و تحقیقات علمی پیگیر و مستمری را برای شناخت روابط و اصول حاکم بر سازمان ها اجتناب ناپذیر می نماید. امروزه تمام جنبه های مختلف زندگی بشری « سازمان یافته » و از لحظه تولد تا مرگ «سازمان » و سازمان یافتگی جزو لاینفک نحوه ی زندگی بشر امروزی می باشد. (موزلیس، پیشگفتار) تأکید بر اهمیت سازمان ها در جوامع نوین به صورت یک امر همگانی درآمده است. این عطف توجه بی مورد هم نیست همان طوری که اتزیونی می گوید «ما در سازمان ها به دنیا می آئیم، در سازمان ها تحصیل می کنیم و اغلب اوقات زندگی خود را به کار در سازمان ها مشغولیم » جامعه ما جامعه « بوروکراتیک » یا «جامعه سازمانی » نامیده می شود. (موزلیس، مقدمه) بدون شک سازمان ها امروز نقش مهمی را در زندگی ما انسانها بر عهده دارند و اگر لحظه ای جهان هستی را بدون سازمانها در نظر بگیریم جهانی نا ارام و بی نظم از نظر اجتماعات انسانی در نظرمان تداعی می شود. سازمان ها برای تحقق اهداف ویژه ای پا به عرصه وجود می گذارند و در واقع برای تحقق اهداف معینی تشکیل می شوند که در علم مدیریت این مفهوم را با مفهوم اثربخشی سازمان ها می سنجند اما برای رسیدن به اهداف سازمانی، سازمان نیاز به ابزاری خاص از جمله صنایع و فرایند تبدیل داده به ستاده دارد. انسان ها در سازمان ها همواره به دنبال بهبود عملیات و کاهش هزینه ها بوده اند و سعی داشته اند تا مدل ها، روش ها، اصول و ساختارهایی را برای سازمان ها ابداع، اکتشاف یا اقتباس کنند تا به وسیله این مدل ها، روش ها، اصول و ساختارها سازمان ها را بهتر اداره کنند و به اهداف سازمان ها دسترسی داشته باشند که یکی از این ساختارها و مدل ها بوروکراسی باشد که وبر با ژرف اندیشی و ارتباطات خاص بین اجزاء و اصول بوروکراسی آن را ارائه داده است و شاید این ساختار به نوعی کارآمدترین ساختار برای اداره ی سازمان های بزرگ و عمومی باشد و در جهت اداره کردن اینگونه سازمان ها و نائل شدن به اهداف سازمانی متناسب با شرایط و محیط خود کمک شایان توجهی به اداره کنندگان مدیران و کارمندان اینگونه سازمان ها بنماید.
بوروکراسی چیست؟
شاید بورو کراسی یکی از مبهم ترین کلماتی باشد که در تمام جوامع انسانی مورد استفاده قرار می گیرد. ریشه ابهام >) این است که ویژگیهای گوناگون و حتی متضاد کلمه به جای خود کلمه مورد استفاده قرار می گیرد و واژه بوروکراسی در برابر مفاهیم مختلف قرار داده می شود. این مفاهیم مختلف کلا دارای یک ریشه هستند؛ مانند اعضای یک خانواده که با اسامی مختلف یک نام خانوادگی مشترک دارند. زیرا تمام این مشخصات آثار وجودی یک پدیده است و آن همانا سازمان های بزرگ یا بوروکراسی می باشد. به طوری که ملاحظه می شود بوروکراسی در اصل به معنای سازمان های بزرگ می باشد و خصوصیات سازمان های بزرگ را نیز بوروکراسی خوانده اند. (صادق پور، ص ۳)
در تئوری سازمان کمتر اصطلاحاتی وجود دارد که مانند بوروکراسی در بین عموم، به طور ضمنی معناء و مفهوم منفی را تداعی کند. چنین برداشتی منفی، هر دو شکل بوروکراسی ؛ یعنی بوروکراسی ماشینی و بوروکراسی حرفه ای را در بر می گیرد. ضروری است در چنین معنا و مفهوم متداول بوروکراسی در بین عموم، به طور علمی تغییراتی بدهیم. این فصل چنین مهمی را انجام می دهد.اجازه دهید بدون توصیف بوروکراسی، مطرح نماییم که بوروکراسی مترادف با عدم کارایی نیست. اگر ما می گوییم: اداره وصول مالیات، نمود یک بوروکراسی است، ممکن است بلافاصله عدم کارآیی در ذهن بیشتر افراد تداعی شود که دلالت بر ویژگیهایی از قبیل: کاربرد سخت گیرانه قوانین، فرار از مسئولیت، غیر شخصی بودن، کاغذبازی، فزونی دوندگی برای رتق و فتق امور، عدم تمایل به تغییر، ایجاد ادارات عریض و طویل و نظایر اینها دارد. اگر شما نیز وقتی واژه بوروکراسی را می شنوید، این طور در موردش قضاوت می کنید، باید چنین پیش داوری هایی را فراموش کنید. بوروکراسی صرفاً یک نوع ساختار سازمانی است. فی نفسه خوب یا بد نیست. در برخی موقعیت ها کارآمد نیست و در برخی دیگر موقعیت ها، از کارآیی بالایی برخوردار است.
نظریه کلاسیک در مورد بوروکراسی، به وسیله جامعه شناس آلمانی یعنی «ماکس وبر» در آغاز این قرن مطرح گردید. وی درصدد توصیف یک سازمان آرمانی برآمد. سازمانی که کاملاً عقلایی بوده و بتواند حداکثر کارآیی را از عملیاتش حاصل نماید.(رابینز، ص ۲۶۱)
ریشه کلمه بوروکراسی کاملاً مشخص نیست. مرشتاین مارکس ریشه آن را فرانسه و ریشه خیلی قدیمی تر آن را لاتین می داند. این واژه ابتدا به «دولت در حال عمل اطلاق» شد و بالاخره توسط ماکس وبر به عنوان یک اصطلاح علمی به کار رفت. ( هدی، ص ۱۰۹) از نظر لغوی واژه بورو Bureau به معنی دفتر کار مقامات دولتی و همچنین میز تحریر می باشد و کراسی Cracy از یک واژه ی یونانی به مفهوم حکومت مشتق شده است که واژه بوروکراسی از مجموع این دو واژه به وجود آمده و مانند واژه های مشابه آن همچون دموکراسی، واریستوکراسی، به سهولت مورد پذیرش دیگر زبان ها قرار گرفته و یکی از مفاهیم سیاسی بین المللی شده است. این واژه که به شکل Bureacralle در فرانسه رواج پیدا کرد، در آلمان به شکل Bureak Talle، در ایتالیا به شکل BurOCTaZla و میان انگلیسی زبانان به شکل BureauCTaCy مورد استعمال قرار گرفت و دارای مشتقاتی چون بوروکرات، بوروکراتیک، بوروکراتیزم،بوروکراتیست و بوروکراتیزاسیون است. این واژه در فاصله ی سی سال، آن چنان شهرت یافت که در فرهنگ لغات نیز ظاهر شد؛ مثلا فرهنگ لغت فرانسه در ۱۷۹۸ آن را به این صورت تعریف کرد که «بوروکراسی یعنی قدرت نفوذ رؤسا و کارکنان دوایر دولتی ». یک فرهنگ لغت آلمانی در ۱۸۱۳ بوروکراسی را به معنای زیر تعریف کرد: «اختیار یا قدرتی که ادارات مختلف دولتی و شعب آن بر هم میهنان خود، برای خود بدون حق قائل می شوند». در سال ۱۸۲۸ یک فرهنگ لغات فنی ایتالیایی این واژه را این طور تعریف کرد: « یک واژه ی جدید به معنای قدرت کارکنان اداره ی امور عمومی » فرهنگستان فرانسه نیز واژه ی بوروکراتیک را بدون شرح پذیرفت: «نفوذ ادارات دولتی و رژیمی که در آن ادارات بدون اینکه احتیاجی به وجودشان باشد، تکثیر می یابند» (صادق پور، صص ۶ و ۷) «کارل هاینزن » که از طرفداران حزب سوسیالیست بود، از بوروکراسی تعریفی فنی و ظاهراً بی طرفانه به دست داد: «یک ترکیب اداری که در آن یک نفر سازمان اداری را نظارت می کند». دانشمند مزبور، در دنباله ی بحث به جنبه ای از بوروکراسی به عنوان حکومت بدست مأموران اداری یاد کرده و اظهار می دارد که بوروکراسی تکبر و خودبینی را با بردگی ترکیب کرده و با وسیله ای که برای خود فراهم آورده است، قدرت نامحدودی کسب می کند. (صادق پور، ص ۱۰)
پیدایش مفهوم های بوروکراسی
زمان پیدایش مفهوم بوروکراسی به قرن ها قبل از ابداع کلمه ی بوروکراسی می رسد. زیرا حکومت های مختلف در سرزمین های وسیع مانند چین باستان بدون استفاده از سازمان های بزرگ اداری امکان ظهور نمی یافتند و بر این مبناست که چندین قرن قبل از میلاد در سازمانهای اداری چین، رعایت موازینی از قبیل انتخاب بر اساس آزمایش، استفاده از آمار و گزارش های کتبی، سلسله مراتب، رعایت شایستگی و نظایر اینها بوده که از بسیاری جهات با بوروکراسی های امروز شباهت داشته است. اما در این بحث منظور بررسی آن نوع از بوروکراسی است که همراه و یا بعد از انقلاب صنعتی در جهان ظاهر شده و مقارن با پیدایش کلمه ی بوروکراسی بوده است.
دانشمندان و محققان اخیر با پیگیری هایی که کرده اند به منابع و ماخذی دست یافته اند که به استناد انها می توانند چگونگی پیدایش واژه ی بوروکراسی را دقیقاً بیان دارند. بر اساس این مدارک «بارون دو گریم» ضمن نامه ای که اول ژوئیه ۱۷۶۴ نوشت، «وینسنت ام دو گورنی» یکی از دانشمندان همزمان خود را مبتکر واژه ی بوروکراسی دانست.( صادق پور، ص ۶)
مفهوم بوروکراسی
کتابی که در سال ۱۹۷۰ توسط یکی از دانشمندان به نام «مارتین آلبرو» منتشر گردید، شاید گسترده ترین و عمیق ترین مطالعاتی را )1,1 باشد که تاکنون درباره ی بوروکراسی به رشته ی تحریر درآمده است. وی در نهایت با توجه به مشخصات عمومی بوروکراسی ها و نحوه ارتباط آنها با جامعه به یک نوع طبقه بندی از بوروکراسی دست یافت که در هفت مفهوم بیان داشت. خلاصه ای از این انواع هفتگانه را در زیر ملاحظه خواهید کرد.
قبل از اینکه خواننده از خود بپرسد که عاقبت روشن نشد. مفهوم اصلی بوروکراسی چیست، می باید مفاهیم مختلف بوروکراسی توصیف شود. در هر حال کلمه ی بوروکراسی از تاریخ ابداع آن تاکنون در مفاهیم هفت گانه ی زیر مورد استفاده قرار گرفته است: .
بوروکراسی به عنوان سازمان معقول
بوروکراسی به عنوان عدم کارآیی سازمان
بوروکراسی به عنوان حکومت مأموران اداری
بوروکراسی به عنوان اداره ی امور عمومی
بوروکراسی به عنوان اداره توسط مأموران اداری
بوروکراسی به عنوان سازمان بوروکراسی به عنوان جامعه ی نوین (صادق پور، صص ۳۸ و ۳۹)
ابعاد بوروکراسی
هال از مجموع نظر نویسندگان، شش بعد از ابعاد بوروکراسی را به شرح زیر مهم تلقی کرده است:
۱. سلسله مراتب دقیق.
۲. تقسیم کار بر حسب تخصصی،
۳. وجود یک نظام قوانین که بر اختیارات و تکالیف متصدیان امور احاطه دارد.
۴. وجود مجموعه ای از روش ها برای انجام امور.
۵. غیر شخصی بودن روابط بین اشخاص.
۶ گزینش و ارتقا مبتنی بر شایستگی. (هدی، ص ۱۱۰)
در کتاب «مدیریت دولتی نوین» آون هیوز تقسیم بندی دیگری آمده است:
۱. اصل ثابت بودن و رسمی بودن دامنه اختیار قانونی که عموماً به وسیله مقررات، به عبارت دیگر به وسیله قوانین یا دستورالعملهای اداری مقرر می شوند.
۲. اصول سلسله مراتب اداری و درجه بندی سطوح اختیار، یعنی، ایجاد سیستم بالادست- زیر دست که در ان، ادارات بالاتر بر ادارات پایینتر نظارت می کنند.
۳. مدیریت اداره ی نوین مبتنی بر اسناد مکتوب (پرونده ها) که به عنوان سابقه بایگانی می شوند، می باشد. مجموعه ی مقامات اداری که به طور فعال در اداره ی «عمومی» درگیر هستند، همراه با وسائل و تجهیزات اداری، پرونده ها، تشکیل یک دفتر یا اداره را می دهند... به طور کلی ، بوروکراسی فعالیتهای رسمی را به عنوان اقداماتی شاخص و برجسته از قلمرو زندگی خصوصی جدا می کند...
۴. مدیریت اداری، حداقل مدیریت اداری کاملا تخصصی که از نوع مدیریت کاملا مدرن می باشد، معمولا به اموزش کامل و تخصصی نیاز دارد.
۵. پس از آنکه اداره به طور کامل پیشرفت کرد، انجام فعالیت های اداری، به کارگیری ظرفیت کامل مقامات اداری را اقتضاء می کند... در گذشته، وضعیت امور بر عکس بود و کار اداری به عنوان فعالیت دست دوم تلقی می شد.
۶. مدیریت اداری از قوانین عمومی که کم و بیش پایدار، جامع و قابل یادگیری هستند، تبعیت می کند. دانستن این مقررات به معنی برخورداری مقامات اداری از دانش فنی ویژه، شامل تفسیر قوانین، اداره ی امور یا مدیریت کسب و کار می باشد. (هیوز، صص ۴۱ و ۴۲)
تعریف اثربخشی سازمانی
درک هدف های سازمان از نخستین گام هایی است که باید در راه درک اثربخشی سازمان برداشت. هدف های سازمان باید نشان دهنده ی علت وجودی آن و آنچه که در پی دستیابی به آن است، باشد. در بخش های دیگر این فصل درباره ی اثربخشی و شیوه سنجشی و اندازه گیری آن بحث می کنیم. (ال، دفت، ص 103 )
اولین دیدگاهی که نسبت به اثربخشی ارائه شد (که احتمالاً در طی دهه ۱۹۵۰ مطرح گردید) بسیار ساده بود. اثربخشی به عنوان میزان یا حدی که یک سازمان اهدافش را محقق می سازد تعریف شده بود. البته در این تعریف ابهامات متعددی وجود داشت که موجب شد تا بررسی محققان و استفاده ی مدیران از آن را محدود کند. نمونه ای از ابهاماتی که وجود داشت عبارت بود از اینکه اهداف مطرح شده در تعریف اثر بخشی متعلق به کیست؟ اهداف بلند مدت مد نظرند یا کوتاه مدت؟ اهداف رسمی سازمان مورد نظر یا اهداف واقعی ؟ اگر ما هدفی را که بیشتر محققان و اندیشمندان سازمانی بر آن اتفاق نظر دارند به شرطی ضروری برای موفقیت یک سازمان محسوب می شوند مد نظر قرار دهیم آن وقت نقطه نظرات ما روشن تر می شود. این هدف بقاء است اگر سازمان به انجام فعالیت هایی مشغول است به علت این است که حیاتش را تداوم بخشد. اما استفاده از واژه بقاء بعنوان یک معیار توانایی ، تعیین و تشخیص مرگ یک سازمان نیز استنباط می شود. بقاء ارزیابی از تکامل این حیات و یا پدیده مرگ است. متأسفانه سازمان ها دقیقاً شبیه به انسانها نمی میرند. وقتی انسانی می میبرد برگه ای را دریافت می کنیم که زمان و دلایل مرگ وی در آن قید شده است؛ ولی در خصوص سازمان ها چنین چیزی وجود ندارد. در حقیقت بیشتر سازمان ها نمی میرند وآنها تجدید ساختار می شوند. گاهی به ادغام با دیگر سازمان ها روی می آورند یا اینکه سازماندهی مجدد به خود می گیرند و یا دست به فروش بخشی از تجهیزات و ماشین آلات خود زده و یا کلاً به حوزه ی فعالیت جدیدی وارد می شوند. در دنیای واقعی به مرور زمان تعدادی از سازمان ها از صحنه فعالیت خارج شده و یا در قالب سازمان دیگری شکل می گیرند و این خود تشخیص مسئله بقاء را دشوار می سازد. علاوه بر این بسیار ساده لوحانه است که چنین فرض کنیم سازمان هایی که اثر بخش نیستند به دنبال بقاء نیستند یا اینکه فرض کنیم سازمان هایی وجود دارند که اثر بخش هستند ولی عمداً در پی بقاء خود نیستند. برای برخی از سازمان ها نظیر برخی از نهادهای دولتی و شرکتهای تجاری بزرگ، عملا فنا و نابودی مطلق اتفاق نمی افتد. به نظر می رسد که حیات این سازمان ها جدایی از ارزیابی هایی نظیر اینکه خوب یابد کار می کنند، می باشد. به طور مشابه ممکن است سازمانی از اینکه پس از انحلال به وسیله سازمان دیگری خریداری شود، احساس نگرانی نکند و این امر را اثربخشی تلقی نماید. اکنون باید نقطه نظر ما روشن شده باشد، حتی هدف بقاء که تقریباً همگی به مهم بودن آن اتفاق نظر دارند در شرایطی ممکن است به عنوان ضابطه اثر بخشی از اعتبار بیفتد.(رابینز، صص ۴۸- ۴۷)
هنوز هم یک تعریف جهانشمول و مدل پذیرفته شده برای اثربخشی سازمانی وجود ندارد، از این رو بهترین معیارها گول زننده اند. زیرا اهداف سازمانها چند بعدی هستند و شناسایی آنها مشکل است.
