بخشی از مقاله
چکیده :
برگزاری مناقصات مستلزم رعایت ضوابط و قوانین است. با توجه به مستند سازی و اطلاعرسانی افزایش حجم اسناد و مدارک بواسطه افزایش مراحل مناقصه و در نتیجه افزایش هزینهها برای ذی نفعان - مناقصه گزاران،مناقصه گران - قابل وضوح است. . این افزایش حجم کاغذی بالطبع تمامی مراحل مناقصه را تحت الشعاع قرار داده وتبعات افزایش حجم اسناد و مدارک و هزینهها برای مناقصه گزاران و مناقصه گران و به دلیل ارائه و بایگانی اسناد و کاغذ و مدارک به دنبال دارد.
از این رو این شرکت با رعایت تمامی ضوابط قانونی اقدام به ارائه و دریافت اسناد ارزیابی کیفی و اسناد مناقصه به صورت الکترونیکی برای اولین بار در مناقصات پیمانکاری نموده است. دستاوردهای این رویکرد نشان از آن دارد که مدت زمان بررسی اسناد بهطور چشمگیری کاهش یافته، هزینهها روند نزولی داشته و صرفهجوییهایی نیز به دنبال کاهش فضای نگهداری و استفاده از سیستم بدون کاغذ3 عاید شرکت شده است.
مقدمه
با توجه به اینکه هر دستگاه مناقصهگزار تمایل دارد پروژهها با کیفیت مناسب و در زمان پیش بینی شده توسط کادر فنی مجرب و توانمند انجام و به اتمام برسد و با عنایت به اینکه انتخاب با کفایتترین مناقصه گر نیازمند رقابت گسترده بین مناقصه گران می باشد و همچنین جهت افزایش تعداد مناقصه گران و وجود رقابت گسترده می بایست دریافت اسناد مناقصه بدون محدودیت مکانی و زمانی تسهیل شود؛ لذا با توجه به اهمیت تسهیل دریافت اسناد مناقصه، روش دریافت اسناد بطور الکترونیکی و از طریق اینترنت پیشنهاد میگردد که با حذف هزینه رفت و آمد و اتلاف وقت مناقصه گران و مناقصه گزاران، به دستیابی اهداف فوق الذکر کمک شایانی خواهد کرد و با عنایت به اینکه اسناد در دو مرحله در اختیار مناقصه گران قرار میگیرد و شرکتهای متقاضی با برداشت اسناد از سامانه الکترونیکی معاملات شرکت4 و اعمال موارد مورد نیاز طبق راهنمای منظور شده به صورت کاملاً شفاف و روشن در فرآیند مناقصه شرکت می نمایند.
مبنای نظری
واگذاری اسناد مناقصه به صورت الکترونیکی
طی دو مرحله اسناد در فرآیند برگزای مناقصه باید در اختیار مناقصه گر قرار گیرد و پس از تکمیل شدن مطالب خواسته شده این اسناد از سوی مناقصه گر به مناقصه گزار تحویل شود. حال با بررسی حجم کاغذی که بین مناقصه گزار و مناقصه گر مراوده می شود؛ مشاهده خواهیم کرد که مقدار بسیار زیادی از حجم این کاغذها صرفاً به صورت نمادین و اطلاع رسانی می باشد. مورد صحبت که ما به آن می پردازیم معاملات بزرگ5 می باشد
نحوه توزیع اسناد مناقصه
اسناد مناقصه می تواند به 2 صورت توزیع شود:
-1توزیع سنتی - فیزیکی و حضوری -
معاملاتی که مبلغ برآورد اولیه آنها بیش از ده برابر سقف ارزش مبلغ معاملات کوچک باشد
-2 توزیع از طریق اینترنت - الکترونیکی -
در حالت توزیع سنتی مناقصه گزار با ارائه آدرس دقیق پستی خود در فراخوان مناقصه و یا دعوتنامه شرکت در مناقصه نسبت به توزیع و یا فروش اسناد اقدام می نماید که این نوع توزیع با مشکلاتی به شرح زیر مواجه می باشد:
-1هزینه رفت و آمد برای مناقصه گران
-2 اتلاف وقت مناقصه گزار جهت رفت و آمد برای خرید مناقصه
-3اتلاف وقت مناقصه گزار جهت فروش اسناد به دلیل مراجعه مکرر مناقصه گران
-4 محدودیت ساعات کار اداری بانکها و مناقصه گزار
-5سایر مشکلاتی که دریافت اسناد را دچار مشکل مینماید مانند شرایط جوی
با عنایت به گسترش روز افزون اینترانت، اکسترانت، و بویژه اینترنت، شبکههای موجود می توانند روش جایگزینی مناسب برای توزیع سنتی بوده و مناقصه گران در صورت تمایل به شرکت در مناقصه، هزینه خرید اسناد را بصورت الکترونیکی و از طریق درگاه بانک وبدون مراجعه به مناقصه گزار می پردازند.
از مزایای این روش می توان به موارد ذیل اشاره کرد.
-1حذف هزینههای رفت و آمد برای مناقصه گران
-2کاهش هزینههای در حال جریان مناقصات کاهش حجم مصرف کاغذ ،کاهش در حجم فکس وتلفن بین مناقصه گزار ومناقصه گران،کاهش پرینت
-3رقابت آزاد و رعایت اصل برابری حقوق مناقصه گران
-4در صورت تغییر اسناد ، اطلاع رسانی سریع به کلیه مناقصه گران
-5 گسترش دامنه شرکت مناقصه گران از کلیه نقاط کشور
-6امکان ارائه اسناد بصورت تفصیلی و استاندارد سازی فرآیند و مستندات مناقصه
-7امکان دسترسی به اسناد به صورت تمام وقت وکاهش زمان فرآیند مناقصه گزاری
-8قابلیت ردیابی جریان اطلاعات
