بخشی از مقاله
چکیده:
در عصری که شتاب فزاینده تحولات و پیچیدگی ها در تمام عرصه های زندگی و سیستم های اجتماعی راه یافته است و فناوری اطلاعات سبب پیدایش الگوهای نوینی از کسب و کار و تعاملات اجتماعی شده است. سازمان ها با چالش های جدی روبرو هستند که برای همگامی و یا رهبری در عصر تحول، به برنامه ریزی و بازنگری خود نیاز دارند. در این مقاله سعی شده است چارچوب های مختلف معماری سازمان از ابتدای پایه گذاری معرفی شود، سپس نقاط ضعف و قوت هر یک بیان شود. همچنین انواع ساختارهای سازمانی معرفی می شوند تا هر سازمان به فراخور شرایط و نوع فعالیت خود، چارچوب معماری خود را انتخاب نماید.
مقدمه:
در دهه اخیر، فعالیت های فراوانی در مورد معماری سازمان و نیز روش ها و استانداردهای پیاده سازی آن در سطح دنیا صورت گرفته است، به گونه ای که در حال حاضر اغلب کشورهای دنیا، معماری سازمانی را به عنوان روشی استاندارد در شناخت وضع موجود سازمان، ترسیم وضع مطلوب و نیز تدوین برنامه گذر از وضع موجود به وضع مطلوب پذیرفته اند و در برخی از کشورها نظیر آمریکا این کار به صورت قانونی و اجباری درآمده است که این موارد سه مرحله عمده برنامه ریزی معماری اطلاعات، در یک سازمان یا دولت به شمار می آیند.
بر اساس نظرسنجی های جهانی که توسط انستیتوی توسعه معماری سازمانی - IFED - انجام شده است موقعیت ایران از ردیف هفدهم در جهان در سال 2003 به ردیف هشتم جهان در سال 2004 ارتقاء پیدا کرد و در سال 2004 مقام نخست را در خاورمیانه داشته است. سال 2007 بیستمین سال معماری سازمانی بود. در این مدت متدلوژی ها و چارچوب های مختلفی برای معماری سازمانی به وجود آمده است که از جمله آنها می توان به زاکمن - ZACMAN - ، توگاف - TOGAF - و فدرال - FEAF - اشاره کرد.
در این مقاله ابتدا تعریفی از معماری سازمان ارائه می شود و متدلوژی های مختلف معماری های سازمان معرفی می شوند، سپس به تعریف انواع ساختارها به اختصار می پردازیم. در ادامه مقایسه چارچوب ها صورت می پذیرد تا هر سازمان بر حسب شرایط بتواند چارچوب مناسب را برگزیند.
.1 معماری سازمان
معماری سازمانی یک نقشه سازمانی است که ساختار مأموریت ها و اطلاعات مورد نیاز سازمان و فناوری های لازم برای پشتیبانی از آنها را تشریح کرده و فرایند گذار برای پیاده سازی این فناوری ها را تعریف می کند.
.2 هرم معماری سازمان
هرم معماری سازمان شامل سه لایه از بالا به پایین به شرح زیر می باشد: لایه راهبردی، لایه مأموریتی یا عملیاتی و لایه فناوری اطلاعات و ارتباطات .1-2 لایه راهبردی: لایه راهبردی به بخش هایی از سازمان اطلاق می شوند که موظف به سیاست گذاری، تعیین اهداف دراز مدت، ارزشها، سیاست ها، راهبردها و نیز برنامه ریزی کلان سازمان بوذه و چشم اندازها و نیز معیارهای سنجش کارایی و اثر بخشی لایه های پایین تر را تعیین می کنند. در همین راستا معمولاً هر سازمان دارای برنامه هایی تحت عناوینی نظیر » برنامه راهبردی توسعه «، » برنامه توسعه پنج ساله « و غیره است که نتیجه فعالیت های این لایه از سازمان است. اسناد این لایه جزء ورودی های فرآیند معماری سازمان به حساب می آیند.
.2-2 لایه مأموریتی: این لایه شامل بخش های مأموریتی سازمان است که خود دارای سطوح مختلفی چون مدیریت عالی، مدیریت میانی،مدیریت عملیات است. عملاً کلیه فعالیت های سازمان در این لایه انجام می شود. بسته به نوع سازمان، نتیجه فعالیت های این لایه می تواند تولید محصول یا ارائه خدمات باشد. فرآیندهای جاری در این لایه » قابلیت « های سازمان را ایجادمی کنند.
.3-2 لایه فناوری اطلاعات و ارتباطات: این لایه به طور خاص شامل کلیه فناوری های اطلاعاتی و ارتباطاتی است که سازمان در راستای انجام فعالیت های لایه مأموریتی از آنها استفاده می کند.
توجه به این نکته مهّم است که بین معماری سازمانی و متدولوژی های تولید سیستم های اطلاعاتی تفاوت وجود دارد. با وجود اینکه معماری سازمانی ریشه در مباحث فناوری اطلاعات و ارتباطات دارد، ولی هدف اصلی اعمال حاکمیت راهبردی بر سازمان و ایجاد هماهنگی بین لایه های مختلف سازمان است.
.3 انواع ساختارهای سازمانی .1-3 ساختارهای سنتی:این ساختارها معمولاً بر حسب نوع وظیفه، نوع محصول و منطقه جغرافیایی تقسیم می شوند. تهیه ساختارهای سازمانی بر حسب نوع فعالیت و نوع محصول از متداولترین روش های مورد استفاده سازمان ها است. در ساختارهای سنتی مبتنی بر وظیفه، وظیفه کلی و هدف اصلی سازمان به وظایف جزئی تر تقسیم می شود و این تقسیم بندی تا حدی معقول است که ضمن اجرائی شدن از فقیر شدن کارها جلوگیری نماید. سپس تمام کارکنانی که عملیات مشابهی انجام می دهند، در یک قسمتی متمرکز شده و زیر نظر یک مدیر فعالیت می کنند
این شیوه سازماندهی عموماً برای سطوح عملیاتی بکار گرفته می شود. در ساختارهایی که مبتنی بر محصول هستند، انواع محصولات و خدمات سازمان، تعیین کننده بخش های مختلف سازمانی هستند. این روش در صورتیکه تنوع کالا و خدمات زیاد باشد، مناسب است.
در این روش هر واحد سازمانی مسئول انجام کلیه عملیات ساخت و تولید یک محصول معین می شود و کلیه واحدهای پشتیبانی مورد نیاز خود را بطور مستقل ایجاد می کنند و در سازمان هایی که طبقه بندی بر مبنای منطقه جغرافیایی که واحدها قرار گرفته اندتقسیم بندی می شوند و یک مدیر یا سرپرست، آن منطقه جغرافیایی را مدیریت می کند. استفاده از این شیوه بویژه برای سازمان هایی که از نظر مکانی، در یک جا متمرکز نیستند اهمیت دارد. در این شیوه سازماندهی تأکید و توجه روی مشتریان و مصرف کنندگان قرار دارد.
.2-3 ساختار نوین سازمانی - متناسب با عصر ارتباطات - ساختار پروژه ای: این روش همانند روش سازماندهی بر مبنای محصول است ولی به جای محصول، یک برنامه یا پروژه قرار می گیرد. بدین ترتیب که فعالیت های سازمان را در قالب برنامه ها و پروژه های مختلف تقسیم می کنند و هر برنامه یا پروژه را تحت مدیریت خاص در می آورند. مهمترین فایده این روش آن است که ضعف عملکرد یک بخش از سازمان بر کل سازمان تأثیر نمی گذاردو علاوه بر آن مشکلات مربوط به ساختارهای بورو کراتیک به حداقل ممکن کاهش می یابد، همچنین کنترل بازده هر پروژه آسانتر می شود. این ساختار برای سازمان هایی مناسب است که هدف و مأموریت آنها را می توان در قالب پروژه و برنامه هایی مستقل عملی کرد.
ساختار ماتریسی: این روش تلفیقی از سازماندهی بر مبنای وظیفه و سازماندهی بر مبنای محصول است که در آن، افراد متخصص تحت نظارت دو نوع سرپرستی قرار می گیرند: به این ترتیب که از نظر تخصصی زیر نظر یک مدیریت - مدیر خزانه تخصصی - و از نظر برنامه و پروژه ای که انجام آن را بر عهده دارند زیر نظر مدیریت پروژه هدایت می شوند. در حال حاضر ساختارهای ماتریسی به روایتی به ساختارهای سنتی تعلق دارند. زیرا به طور همزمان دارای دو ساختار وظیفه ای و محصول هستند که برای سازمان هایی با تکنولوژی پیچیده محصولات گوناگون، مناسب است.
ساختار ماتریسی تخصصی و پروژه ای: در ساختار ماتریسی تخصصی، رئیس دایره سازمان، دارای اختیارات اصلی است و مدیران طرح یا تولید، باید فعالیت های خود را هماهنگ کنند؛ در حالی که در ساختار ماتریسی پروژه ای، مدیر پروژه عهده دار مسئولیت های اصلی است و مدیران مراکز، تنها می توانند کارکنان فنی را در آن واحدها بگمارند و در صورت لزوم نظرها و مشورت های تخصصی بدهند.
ساختار شبکه ای: ساختاری نوین است که برای سازمان های مجازی، مناسب است. در این نوع ساختار یک هسته مرکزی مسئول برقراری ارتباط با واحدهای تأمین کننده خدمات اساسی سازمان است و این کار را از طریق شبکه هایی که با واحد مذکور در ارتباط است انجام می دهد و فعالیت های مورد نظر سازمان را به انجام می رساند. این سازمان ها را گاهی » سازمان مجازی «نیز می نامند. البته سازمان های مجازی از هسته مرکزی دائمی استفاده نمی کنند و صرفاً از طریق ائتلاف های موقتی شکل می گیرند.
ساختار فرآیندی: ساختاری است که در آن کارکنانی که دارای تخصص های ویژه هستند، در مراکز خبرگی قرار می گیرند و در انجام کارهای فرآیندی و ریتم کارهای فرایندی به مشارکت و کارهای ابتکاری می پردازند. در چنین ساختاری ، خبرگان بایستی دارای اطلاعات و اختیار تصمیم گیری باشند.
در حال حاضر مدیریت ها به سمت مدیریت فرایند پیش می روند.با این دیدگاه ، مدیریت به معنی اداره کردن افراد و زیر نظر داشتن آنها نیست.بلکه مدیر این گونه سازمانها در پی انجام تمام فعالیت های مؤثر یک فرایند است که برای مشتری و تمام ذی نفعان ارزش ایجاد می کند.
-4 چارچوب های معماری سازمان
چارچوب های معماری سازمانی در واقع قالب هایی مستند که طی روند تکاملی معماری سازمانی از طرف مؤسسات خصوصی یا بخش های دولتی ارائه شده و از آنها می توان به عنوان راهنمایی جهت انجام عملی معماری سازمان استفاده نمود. هر چارچوب معماری بسته به ماهیت آن مناسب سازمان های خاصی بوده و معمولاً شامل توصیه های اجرایی نظیر نحوه تشکیل تیم معماری، فرایند کلی معماری، مشخصات محصولات معماری ، توصیه های لازم جهت استفاده از تکنیک های مدل سازی و غیره است. هر سازمان بسته به نیاز خود می تواند یکی از چارچوب های معماری را به عنوان چارچوب پایه انتخاب کرده و در صورت لزوم اقدام به سفارشی سازی آن مطابق با نیاز های خود نماید
