بخشی از مقاله
چکیده
در علم مدیریت، اموری چون ارتباطات انسانی ، عوامل موثر بر ارتباطات انسانی ، عوامل موثر بر ارتباطات ، گروههای رسمی و غیر رسمی، روشهای بهبود ارتباطات و رفع موانع ارتباطی در سازمان حائز اهمیت ا ست . امروزه بخش عمده ای از اوقات روزانه افراد صرف ارتباط با دیگران میشود و ارتباط درست ، عامل مهمی در موفقیت اشخاص و در نهایت رسیدن به اهداف سازمان است . موفقیت هر سازمانی در حقیقت مرهون موفقیت کارکنان آن مجموعه در انجام امور محوله است ، در نتیجه روش های ب رقراری ارتباط موفق از مهمترین مواردی است که باید به آموزش آن پرداخت .
مقدمه
ماهیت اجتماعی بودن زندگی انسان و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات، نیاز انسان را به ارتباطات افزایش داده است چگونگی و نوع ارتباطات تحت تاثیر شیوه زندگی و فرهنگ هر جامعه قرار می گیرد. سازمان به عنوان یک نهاد اجتماعی نیازمند ارتباطات است مدیران دریافته اند که ارتباطات موثر با کارکنان و درک انگیزه های ارتباطی آنان در توفیق مدیران در دستیابی به اهداف طراحی شده سازمان عامل موثری است. ارتباطات موثر را قلب مدیریت می دانند ، ارتباطات موثر ، هدف به حساب نمی آید بلکه باید وسیله ای برای کسب هدف تلقی شود ارتباطات ذاتی نیست بلکه اکتسابی است .
تحول در ارتباطات سازمان یکی از اصول مهم است که مدیران باید جهت پیشبرد سازمان به آن اهمیت خاصی دهند اصولا این نوع تغییر و تحول در پی تامین دو هدف هستند : نخست می خواهند توانایی سازمان را بالا ببرند تا خود را با تغییرات محیط وفق دهند . دوم در پی تغییر دادن رفتار کارکنان هستند .
مجموعه یا سازمان
توضیح مفاهیم سازمان و ارتباطات ، برای بررسی دقیق تر مفهوم ارتباطات سازمانی لازم و ضروری است . سازمان ، مجموعه ای اجتماعی ، هدفدار و وظیفه مدار است که هر کدام از اعضای آن دارای هدف های فردی بوده و کل مجموعه به عنوان یک نظام ، دارای اهداف سازمانی می باشد . این مجموعه برای ا نجام فعالیت هایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است. هیچ سازمانی نمی تواند در خلا ء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد ، بلکه همه ی سازمان ها توسط محیط های اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر می گذارند و هم از آنها تاثیر می پذیرند احاطه شده اند . دو مفهوم مهم برای هر یک از افراد یک سازمان وجود دارد: الف - مفهوم سازمان که حیاتی ترین امر در فرایند شغلی هر فرد است ب - مفهوم ارتباط که یک عنصر منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه فرد برای ارتقاء و پیشرفت سازمان است
ارتباطات چیست؟
اغلب افراد برداشتی روشن و واضح ارتباطات در ذهن ندارند . گروهی ارتباطات را در سازمان ، منحصر به مکاتبات اداری و ارسال و دریافت نامه ها می دانند و آن را مترادف مکاتبات اداری در نظر میگیرند . گروهی دیگر از ارتباطات ، وسایل ارتباطی مثل تلفن ، تلگراف ، رادیو و امثال آن را به ذهن تداعی می کنند . برخی افراد ارتباطات را در مقابل ضوابط و مقررات قرار می دهند و معتقدند روابط باید جای خود را به ضوابط بدهند . به زعم اینان ارتباطات همان روابط شخصی و غیرارادی اند . به هر حال از ا رتباطات معانی و برداشت هایی گوناگون در ذهن افراد وجود دارد و شاید به همین علت است که نویسنده ای در تعریف ارتباطات آن را به آفتاب پرست 1 تشبیه کرده است ، واژه ای که در ذهن به رنگی خاص درمی آید و مفهومی ویژه به خود می گیرد
ارتباطات سازمانی
وجود ارتباطات موثر و صحیح در سازمان ، همواره یکی از اجزای مهم در توفیق مدیریت به شمار آمده است . به تجربه ثابت شده است که اگر ارتباطاتی صحیح در سازمان برقرار نباشد ، گردش امور مختل و کارها آشفته می شود . هماهنگی ، برنامه ریزی ، سازماندهی ، کنترل و سایر وظایف مدیر بدون وجود سیستم ارتباطی موثر در سازمان قابل تحقق نیست و در غیاب چنین سیستمی امکان اداره سازمان موجود نخواهد بود . در هر سازمانی اطلاعات باید طی یک جریان ارتباطی مداوم در اختیار مدیر قرار گیرد تا وی بتواند با آگاهی به انجام وظایف خود بپردازد . یکی از علمای مدیریت3 نقش اطلاعاتی4 و ارتباطی را در سازمان جزء اساسی ترین نقش های او قلمداد کرده است . به زعم این نویسنده ، مدیر دارای سه نقش عمده در سازمان است : نقش ایجاد ارتباط بین افراد و اعضای سازمان ، نقش جمع آوری اطلاعات ، و نقش تصمیم گیری که در ه ر سه ، محور اصلی انتقال اطلاعات است . اگر به زمانی که صرف انجام هر یک از وظایف مدیریت می شود بنگریم ، مشاهده می شود که اکثر اوقات مدیر صرف ایجاد ارتباط و انتقال اطلاعات می شود ، و همان طور که اشاره شد انجام کلیه وظایف منوط به ایجاد ارتباط و حصول اطلاعات است .
ارتباط ، تار و پود سازمان را به هم پیوند می دهد و موجب یکپارچگی و وحدت سازمانی می شود . مسئولیت ایجاد ارتباطات صحیح در سازمان به عهده مدیریت است و منظور از مدیریت ، کلیه سطوح مدیریت از مقامات بالای سازمان تا مراتب پایین سازمانی است . از این رو مدیریت ها باید از کم و کیف فرایند ارتباطی آگاه باشند و نحوه برقراری ارتباطات موثر را بدانند . در این مختصر کوشیده شده است فرایند ارتباطات به طور اجمالی بررسی و نکات عمده آن بیان شود
مفهوم پیام و انواع ارتباطات
در یک عبارات ساده ، ارتباطات را می توان تبادل اطلاعات و انتقال معنی دانست عناصر ارتباط را با بسط تعریف فوق در این جمله که می گوید : ارتباطات عبارت است از انتقال اطلاعات از فرستنده به دریافت کننده ، به طوری که اطلاعات برای فرستنده و گیرنده قابل درک باشد ، در نمودار ذیل می توان نشان داد .
نمودار 1: ساده ترین الگوی ارتباطی
در نمودار 1 فقدان هریک از عناصر موجب عدم برقراری ارتباط است . در تعریف جامعتری، می توان گفت : ارتباطات ، فرایندی است که اشخاص از طریق انتقال علایم پیام به دریافت معنی مبادرت می ورزند . این تعریف ضمن دربرداشتن عناصر ارتباطی ساده ، فرایند پیچیده تری را مطرح می نماید ، مانند یک ارتباط تلفنی که علاوه بر پیام ، نجوا و پچ و پچ از فرستنده دریافت می شود و ممکن است صداهای دیگری نیز همراه پیام باشد موجب اخلال در ارتباط گردد .
عناصر ارتباطی عبارتند از :
فرستنده - منبع - : فرستنده پیام ، آغازکننده ارتباط است که معمولا تماس که معمولا تماس را جهت انتقال اطلاعات و مفهوم آن به دریافت کننده شروع می کند .
گیرنده - مقصد - : شخصی است که پیام را دریافت کرده و استنباطی از آن می کند ، اگر استنباط گیرنده با مقصود فرستنده یکی نباشد پیام دریافت نشده است .
مفهوم ذهنی پیام : فکر و اندیشه ای است که باید به گیرنده منتقل شود .
مفهوم عینی پیام : پیام به یک سری علائم تبدیل می گردد و به صورت خبر، نکته یا موضوعی به گیرنده انتقال می یابد .
ارسال پیام : وسیله و طریقه ارسال پیام را کانال گویند - مانند هوا برای انتقال کلام ، کاغذ جهت ارسال نامه ، امواج الکترومغناطیس در انعکاس تصویر - .
هر چند بعضی از صاحبنظران میان پیام و کانال ارسال آن ، تفاوت قائلند ، ولی پیام و کانال ارتباطی آنچنان درهم آمیخته اند که در اغلب موارد تفکیک ناپذیرند . نکته مهم در کارآرایی و اثربخشی ارتباط ، متناسب بودن کانال برای ارسال پیام است .
دریافت پیام : پیام ، توسط گیرنده یا گیرندگان دریافت می شود . استنباط و ادراک گیرنده پیام نقش بسیار مهمی دربرقراری ارتباط دارد
.تبدیل پیام به مفهوم ذهنی : فرایندی است که گیرنده بر اساس آن ، پیام را به اطلاعات مورد نظر فرستنده تفسیر می نماید ، این تفسیر بر مبنای تجربه گذشته گیرنده ، تفسیر فرد از علایم، انتظارات و مقاصد دو طرف - فرستنده و گیرنده - از پیام انجام می شود .
درک پیام : گیرنده ، پس از ایجاد مفهومی ذهنی برای خود ، پیام را درک می کند .
پارازیت : عبارت است از عواملی که موجب اخلال یا نامفهومی پیام است یا صورت دیگری از تداخل در ارتباط.
موانع ارتباطات
تعدادی از موانع می توانند ارتباطات اثر بخش را به تاخیر اندازند یا تحریف کنند مهم ترین موانع عبارتند از :
از صافی گذراندن
از صافی گذراندن به دستکاری آگاهانه فرستنده در اطلاعات اشاره دارد ، به گونه ای که اطلاعات ارسالی ارسالی از نظر گیرنده ، مطلوب تر جلوه گر شود . عامل اصلی از صافی گذراندن اطلاعات ، تعداد سطوح در ساختار یک سازمان است هر چه سط وح عمودی در سلسله مراتب سازمان بیشتر باشد ، فرصت های بیشتری برای از صافی گذراندن اطلاعات وجود خواهد داشت ، اما می توانید انتظار داشته باشید در حالتی که اختلاف مقام وجود دارد نیز پدیده از صافی گذراندن اطلاعات مشاهده شود .
