مقاله تفویض اختیار و توانمندسازی کارکنان

بخشی از مقاله

تفویض اختیار و توانمندسازي کارکنان

چکیده

در دنیاي پررقابت امروز که سازمانها هر روزه شاهد تغییرات شگرف هستند پرداختن به سرمایه هاي اصـلی سازمان که همان کارکنان می باشند و کوشش در جهت توانمندسازي کارکنان جهت نیل هـر چـه سـریعتر بـه اهداف سازمان بدون اتلاف منابع از اهمیت بسزایی برخوردار است.

امروزه بقا سازمانها و کسب مزیت رقابتی در گرو داشتن نیروهـاي خـلاق و نـوآور اسـت، زیـرا ایـن نیـروي توانمند است که توانمند سازي را تضمین میکند.

مدیران امروز می توانند با تفویض اختیار و دادن آزادي عمل بیشتر به کارکنان و ایجاد فرهنگ کار گروهی، بستر لازم را براي توانمند سازي کارکنان فراهم آورند. با وجود محیط نامطمئن، تنوع فعالیـت هـا و مشــکلات گوناگونی که بر سر راه سازمانهاي بزرگ و مدرن امـروزي قـرار دارد، اداره سـازمانها بـدون تفـویض قسـمتی از اختیارات به مدیران سطوح پائین تر به صورت منطقی و عقلایی و ایجاد عدم تمرکز در انجام فعالیـت هـا امـري غیر ممکن است. مدیران می توانند با بکارگیري درست فرآیند تفویض اختیار و اجراي صحیح مقررات از بخشـی از تخـلفات سازمانی جـلوگیري کرده و سطح بهره وري را بالا ببرند و به کارکنان نیز این تضـمین را بدهندکـه حق به حق دار میرسد و بستر را براي شکوفایی و خلاقیت هر چه بیشتر کارکنان فراهم آورند.

در این مقاله سعی بر این است که ضمن بررسی مزایاي تفویض اختیار در سازمانها برخی از محدودیت هاي آن نیز گوشزد گردد و همچنین به یکی از مزایاي مهم آن که همان توانمند سازي کارکنان می باشد پرداختـه و دلایلی واضح و روشن را براي عدم تمرکز سازمانی و رابطه آن با تفویض اختیار بازگومی کند .

واژگان کلیدي: تفویض اختیار، توانمند سازي، توانمند سازي کارکنان

مقدمه

تفویض اختیار فرآیندي اسـت کـه توســط آن مـدیر بخشـی از اختیـارات مــشروع خـود را بـدون انتقـال مسئـولیت نهائی خود به زیر دست واگذار می کند و تمام هم خود را صرف اموري می کند که واقـعا در درجـه اول اهمیـت قرار دارد. پرداخـتن به آیـنده سازمــان و پـرورش مـدیران آینـده، توسـعه و پیشـرفت سـازمان و رسیدن به اهداف از وظایف اصلـی مدیران می باشد (فروغی نسب وکریمیان،.( 1381 تفویـض اختیار با توسـعه سازمان اهمـیت بیشتري پیدا می کنـد تا حدي که ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار میسر نیست.

١

امروزه تمرکز قدرت در سازمانها دچار نوعی تغییر و دگرگونی شده است . چه در سـاختارهاي ارگانیـک بـا تیم هاي خودگردان که فرهنگ هاي بسـیار قوي بر آنها حاکم است و چه در هر سـازمان دیگري همواره سـعی و کوشش بر این است که افراد در قدرت سهیم شوند (ابراهیمی،.(1383

مبناي عدم تمرکـز سازمانی تـفویض اختیار یا واگذاري اختـیارات بیشتر و متناسـب بـا مسـئولیت هـا بـه مدیران و مسئولین سطوح مختلف سلسله مراتب سازمانی از سوي مقام مسئول دسـتگاه اسـت. بدیــهی اسـت تمـرکز سازمانی و یا به عبارت دیگر عـدم تفویض اختیارات کافی مسـائل و مشـکلات اداري را تشـدید خواهـد کرد (محی الدینی،.(1388

در محیطی که از ویژگی هاي عمده آن رقابت شدید جهـانی و تکنولـوژي نـوین اسـت بسـیاري از مـدیران رده هاي بالاي سازمانی بر این باورند که دست برداشــتن از کنــترلهاي متمرکـز موجـب افــزایش سرعــت، انعطــاف پــذیري، هــم افـــزایی و تقویــت شبـــکه هــاي ارتبــاطی خواهــد شــد (ال دفــت ترجمــه :پارســائیان واعرابی،.(769:1377

تمرکز قدرت باعث تراکم کار انـباشته شدن پرونده هاي ارباب رجوع ، پرداختن مسئولین به مسـائل ریـز و جزئی و غافل ماندن از نگاه سیستـمی خواهد شد (فروغی نسب وکریمیان،.(1381

مدیران و کارکـنانی که بتواننـد توانمـندي هاي خود را در اختیار اهـداف سـازمان قـرار دهنـد از محـوري ترین سرمایه هاي هر سازمان محسوب می شوند (سلطانی،.(1378

تعاریف و مفاهیم:
مفهوم تفویض:

در قـران کریـم تفویـض به معناي واگـذار کردن امـور به خدا به کار رفته و در احادیث هـم بیشـتر همـین معنی از تفویض قصد شده است. برخی لغت شناسان براي تعریف توکـل از تفـویض و بـراي تعریـف تفـویض از توکل سود جسته اند و در بسیاري از احادیث تفویض و توکل در کنار یکدیگر ذکر شده اند .

در مبحث عرفان، عرفا ضمن آنکه قرابت بین تفویض و تسلیم را بیان کـرده انـد تفـویض را برتـر از تسـلیم دانسته اند و می گویند در میان پیامبران صفت تفویض تنها مختص به پیـامبر اکـرم(ص) اسـت (پایگـاه اطـلاع رسانی بنیاد دائره المعارف اسلامی).

مفهوم اختیار:

اختیار از جمله مفاهیمی است که در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفی پیدا میکند این اخـتلاف بیشـتر بـه جنبه تعریف خاص آنان از اختیار بر می گردد. در عـلوم اداري اختیار معادلش Authority آمده اسـت کـه بـه معنی حق تصمیم گیري است و بستر این مهم در هر سازمانی ساختار سازمانی است.

در علم مدیریت نیز این موضوع یکی از مهم ترین موضوعاتی است که دیدگاه هاي مختلفی درباره آن بیـان
شده است (محی الدینی،.(1388

اختیارات سازمانی داراي سه ویژگی به شرح ذیل است: -1اختیارات در پست سازمانی وجود دارد.

-2زیر دستان می پذیرند که چنین اختیاراتی وجود دارد.
-3در سازمان ها اختیارات سلسله مراتب عمودي را می پیمایند (ال دفت ترجمه:پارسائیان واعرابی،.(755 :1377

٢

مفهوم تفویض اختیار:

تفویض اختیار یعنی انتقال قسمتی از اختیارات و وظایف اجرایی خاص مدیر و رهبر سـازمان صـرف نظـر از منشا آن به زیردست و روساي واحدها و دوائر تابعه به منظور تسریع در انجام امور و تحقـق سـریع و بـه موقـع اهداف سازمان می باشد.هدف از تفویض اختیار آن است که زیردستان بتوانند در حدود وظایف مربوطه و محوله به صورت مستقل تصمیم گرفته و در هر مورد موظف به کسب نظر و دستور از رئیس بلاواسطه خود نباشـند تـا هدف به سرعت و شاید هم زودتر از زمان مقرر تحقق یابد و در نتیجه رضایت عموم و کسانی که ذینفع هستند سریع تر جلب گردد.

تفویض اختیار شامل سه مرحله زیر است: -1واگذاري وظایف از رئیس به کارکنان بلاواسطه

-2اعطاي اجازه تصمیم به منظور انجام تعهدات، استفاده از منابع مادي و انسانی و سایر اقـداماتی کـه بـراي اجراي وظایف محوله لازم است.

-3تعیین مسئولیت کارکنان در مقابل رئیس براي حسن اداره و انجام وظایف محوله برحسب معیار و ملاکی که قبلا تعیین شده است (رابینزترجمه:الوانی ودانائی فرد،.(1379

اصولی که باید در یک تفویض اختیار موثر مورد توجه قرار گیرد:
-1هدف گذاري

یکی از اصول موفقیت تعیین هدف است و انسان بی هدف کاملا تابع حوادث و پـیش آمـدها سـت (جلیـل خانی،.(1381

-2تعیین الویت ها

پس از تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت ضرورت است که الویت بندي هدفها مشخص گردد. الویتها نیز ممکن است به مرور زمان دستخوش تغییراتی جزئی یا اساسی گردد که لازم است در طی مسـیر مـورد تجدیـد نظر قرار گیرند.

-3مشخص کردن کارهاي قابل واگذاري به دیگران

یکی از اصولی که باید در بحث مدیریت زمان مورد توجه قرار گیرد این اسـت کـه همیشـه از خـود سـئوال کنیم که هم اکنون بهترین کاربرد وقت من چیست ؟ (جلیل خانی،(1381

مدیران نیز باید این مهم را مورد توجه قـرار داده و وقــت خـود را صـرف امـوري کننـد کـه بتوانـد نتـایج درخشانی به بار آورد و بخشی از کارهائی را که زیر دستان قادر به انجام آن هستند به آن هـا واگـذار کننـد. در این مرحله باید ظرفیت و توانائی هر یک از کارکنان براي انجام وظایف محوله مورد توجه قرار گیرد و از نیـروي انسانی استفاده مطـلوب و بهینه صورت پذیرد و تخصیص وظایف به صورت متوازن و متناسب به انجام رسد.

-4وجود ارتباطات موثر

تفویض اختیار موثر مستلزم ارتباطات موثر است. بدون ارتباطات موثر وظایف و تکالیف کم رنگ می شوند و نتایج ضعیف و گنـگ بدست خواهد آمد. ارتباطات لازم و مـشاوره و توافق میان مدیر وکارکنان باید با توجه بـه واکنشها در سراسر فرآیـند صورت پذیرد (پورعمادي،.(1387

-5تثبیت مسئولیت و پاسخگوئی در قبال انجام کار

فردي که وظیفه اي به عهده واگذار شده اخلاقاً مسئولیت دارد وظیفـه اي را کـه تقبـل کـرده اسـت بـه بهترین نحو ممکن انجام دهد. این کافی نیست که به زیر دستان اختیار بدون مسـئولیت انجـام کـار داده شـود

٣

زیرا اگر اخـتیار به تنـهائی به زیر دست داده شود ممکن است مورد سوء استفاده قرار گیرد و آنان نسبت به کار خود پاسخگو نباشند (محی الدینی،.(1388

-6داشتن قدرت کافی و اطلاعات لازم براي گرفتن تصمیمات

کارکنان باید از دانش و مهارت لازم جهت تامین هدفـهاي شرکت برخوردار باشند و همچنین داراي قدرت و اقتدار کافی براي گرفتن تصمیمات مهم باشند (ال دفت ترجمه:پارسائیان واعرابی،.(1377

-7ارزشیابی عملکرد و دادن پاداش به کارکنان

درجه موفقیت در هر کار باید با توجه به استانداردهاي تعیـین شده در هنگام واگذاري تکالیف و مسئولیتها، مورد سنجش قرار گیرد و در مورد نتایج پائـین تر از استانداردهاي تعیین شده در مورد اختیارات تفویض شـده

و همچنین نحوه ارتباطات تجدید نظر گردد (پورعمادي،.(1387

و همچنین باید سیستمی جهت پاداش دادن به عملکردهاي برجسته وضع گردد تا حسی از الزام و تعهد در اعضا ایجاد گردد تا افراد ابتکار بیشتري از خود بروز داده و همچنین شوق و دلگرمی بیشتري براي انجام وظیفـه پیدا کنند (شریعتمداري،.(1386

برخی از محاسن تفویض اختیار

-1افزایش بازدهی(محی الدینی،(1388

-2تقویت کار گروهی

-3کمک به رشد و تکامل انفرادي افراد -4افزایش بازدهی در کار مدیران و جلوگیري از اتلاف وقت آنها -5ازدیاد علاقه نسبت به انجام کار و ایجاد انگیزه 6 -کاهش فشار و یکی از مزایاي مهم تفویض اختیار:

-7توانمند سازي کارکنان(فروغی نسب وکریمیان،(1381

برخی از موانع تفویض اختیاردر سازمان ها

-1 تفکر مطلق برتري تصمیم گیري توسط مدیر که در برخی از مدیران وجود دارد مانع از تفویض اختیار می شود.

-2 نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان دلیلی بر عدم تفویض اختیار است.

- 3 ملاحضات سیاسی و سعی در مخفی نگهداشتن برخی از مسایل و اطلاعـات را مـی تـوان یکـی دیگـر از موانع تفویض اختیار بر شمرد (توحیدي،.(1388

-4 بی علاقه بودن کارکنان به قبول اختیار به دلیل عوامل ذیل: الف: ترس از بازخواست و سرزنش به دلیل اتخاذ تصمیمات اشتباه
ب: نداشتن انگیزش کافی در قبول مسئولیت سنگین تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است. ج: عدم اعتماد به توانائیهاي خود از سوي کارکنان (محی الدینی،(1388

-5 ناتوانی مدیران در راهنمائی مرئوسان که ممکن است براي توضیح و تشریح سیستماتیک فعالیت هـا بـه زیر دستان توانائی لازم وکافی را نداشته باشند (میرزاخانی،.(1386

٤

-6 ترس و وحشت مدیران نسبت به از دست دادن قدرت یکی از بزرگترین موانعی است که تفویض اختیـار را تهدید می کند (پورعمادي،.(1387

دلایلی براي تفویض اختیار و عدم تمرکز سازمانی

در گذشته در اکثر سازمان هاي بزرگ سلسله مراتب اختیارات مسیر عمودي طـی میکـرده و تقریبـا تــمام قدرت در پسـت هاي بالاي سازمان متـمرکز بوده اسـت اینک در عصـر ارتباطات و تکنولـوژي و رقابـت شـدید جهانی و در شرایطی که محـیط با تغـییرات دائمی و برق آسا مواجـه است ما شـاهد نـوعی تغییـر و دگرگـونی در سـاختـار سازمان ها هستیم . در سازمان هاي امروزي ساختار ارگانــیک و وجـود تـیم هــاي خـودگردان و عـدم تمرکز سازمـانی حاکـم است و مـدیران دریافتـه انـد بـراي رقابـت در محـیط نـامطمئن امـروز ساخــتار سازمـانی که بر اسـاس سـلسلـه مراتـب اداري (رئیس و مرئوسی) قـرار دارد نمـی توانـد مــناسب بســیاري از سازمانهاي بزرگ باشد و همواره سعی بر این اسـت که افراد و کارکنان در سازمــانها در قـدرت سـهیم شـوند و قدرت به دیگران واگذار گردد.

بسیاري از مدیران رده بالاي سازمانی بر این باورند که دسـت برداشــتن از کنتـرل هـاي متمرکــز موجـب افزایش سـرعت، انعطاف پـذیري و قاطعــیت خواهـد شـد. مــدیران امـروزي بـه شـیوه مـدیریت خودکامـه و استبدادي ارزش چندان زیاد نمی دهند. بدیهی است که این روند مسیري را می پیماید که قــدرت را از دفـاتر مقامـات اجرائی و از دسـت آنها بیـرون مـی آورد و بـه دسـت کارکنـان و زیـر دسـتان میدهـد. در بسـیاري از شرکت هاي بزرگ دنیا مثل جنرال الکتریک ،کاترپیلار و کرایسلر و...چنین وضعی به وجود آمده است (ال دفـت ترجمه:پارسائیان واعرابی،(1377 واگــذاري اختیـار تمــرکز سازمــانی را کاهــش داده و بـر انعــطاف پـذیري سازمـان مـی افزاید و موجب می شود تا مجمـوع مقـدار قـدرت موجـود در سـازمان افـزایش یابـد .بسـیاري از مدیران به اشتباه بر این باورند که قـدرت همانند مسابقـه اي است که مجـموع برد و باخت هاي آن صـفر مـی شود و این بدان معنی است که آنان باید مقداري از قدرت خود را از دست بدهند تا قدرت دیگران افزایش یابـد این شیوه اندیشه اي بسیار نادر است.

نتیجه تحقیقات و تجربه هاي مدیران نشان می دهد که اگر مدیران ارشد تفویض اختیـار کننــد مقـدار یـا میزان قـدرت موجـود در سـازمان بالا خواهـد رفت و بـدین گـونه هـر یــک از اعضـاي سـازمان داراي قـدرت بیشـتري خواهند شد. به گفته مـدیر عامل شرکت صنایع غذائی جانـسون-ویـل: (قـدرت واقعـی آن اسـت کـه افراد را متـعهد سـازد و زمـانی وجود خـواهد داشت که واگذار گردد و به کسانی داده شود که نسبت به واگـذار کنـنده قـدرت در وضع یا موضـع بهتري قرار گرفته و براي انجام کارها بهتر از او عمل کـنند.)واگـذاري اختیـار موجب تحریک و ایجاد انگیزه براي کارکنان خواهد شد و نهایتا آنها را به سـوي توانــمندي بیشــتر بـه پیــش می برد زیرا آنها درصـدد بر می آینـد که اثر بخــشی خـود را افـزایش دهنـد و همـواره در پـی ابتکـار عمـل و خلاقیت در کارها باشند (ال دفت ترجمه:پارسائیان واعرابی،.(770-771:1377

ما درگیر و علاقه مندکردن کارکنان را فرآیندي مشارکتی تعریف مـی کنـیم کـه از کمـک کارکنـان بـراي افزایش تعهد آن ها نسبت به موفقیت سازمان بهره می گیرد. منطق اصلی این کار آن است که با شریک کـردن کارگران در اخذ تصمیماتی که بر آن ها تاثیر دارند و با افزایش استقلال و کنتـرل آن هـا بـر زنـدگی کاریشـان ،کارکنان انگیزش بیشتري خواهند یافت، نسبت به سازمان خود متعهدتر خواهند شد، ثمربخش تر خواهند بـود و رضایت بیشتري ازکارهاي خود خواهند داشت (رابینز وتیموتی ترجمه:اعرابی وتقی زاده مطلق، .(174:1389

٥

البته ناگفته نماند که در برخی موقعیت ها تمرکز نسبت به عدم تمرکـز رجحـان پیـدا مـی کنـد. وقتـی در تصمیم گیري دیدگاه جامع مورد نیاز است یا جائی که تمرکز صرفه جوئی هاي اقتصادي معنی داري را موجـب می شود، مزیت هاي ویژه اي براي تمرکز ایجاد می شود همچنین در محیط هائی که کـارکنان غیـر متخصـص هسـتند باید براي راهـنمایی افراد قوانین و مقررات متعددي را وضع کرد و این به معناي تمرکـز بیشـتر اسـت، ولی اگر سازمان متشکل از نیروهاي حرفه اي و متـخصص باشـند ، تمرکـز و رســمیت سازمــانی کمرنـگ تـر خواهد بود.در سازمان هاي پویا و انعطاف پذیر مدیران براي افزایش سرعت فراگـرد تصـمیم گیري مجبـور مـی شوند که تمرکز را کاهش دهند ولی در سازمان هاي با سـاختار مکـانیکی و رهبـري مسـتبدانه حیطـه نظـارت محدودتر و میزان تمرکز بیشترخواهد بود (توحیدي ،.(1388

مفهوم توانمند سازي
واژه Empower به معنی قدرتمند شدن و ارائه قدرت (در فرهنگ آکسفورد) و همچنین به معنـی قـدرت بخشیدن و دادن آزادي عمل به افراد (در معناي خاص) و همچنین به معنـاي تغییـر در فرهنـگ و شـهامت در ایجاد و هدایت یک محیط سازمانی (در مفهوم سازمانی ) به کار میرود (قاسمی ،.(1382

توانمندسازي عبارت از احساسی است که زیردستان از افزایش استقلال، خلاقیت و کـارایی دارنـد معمـولاًو به دلیل آموزش، تفویض اختیار، درگیر شدن و حمایـت رخ مـی دهـد. خلاصـه ایـن کـه توانمندسـازي نتیجـه بسیاري از رفتارهاي رهبري است (جزنی،.(146:1387

ادبیات توانمندسازي تاکنون دگرگونیهاي زیادي داشته است:

شاکلتون (1995) توانمندي را به عنوان فلسفه دادن اختیار تصـمیم گیـري و پاسـخگوئی بیشـتر بـه افـراد زیردست در سازمان تعریف کرده است (داننزیو ومکاندریو،(1999

اما زایمر(( 1990 معتقد است زمانی ارائه تعریفی از توانمندسازي آسان است که آن را بدون در نظـر گـرفتن واژه هایی مانند درماندگی، بی قدرتی و بیگانگی بخواهیم مورد توجه قرار دهیم و هرگاه آن را با توجه بـه افـراد گوناگون بخواهیم تعریف کنیم بسیار مشکل است (زایمرمن،. (1990

لی((2001توانمندسازي را زمینه اي براي افـزایش دیالوگهـا، تفکرانتقـادي، فعالیـت در گروههـاي کوچـک می داند و اشاره می کند که اجازه دادن به فعالیتهایی جهـت حرکـت بـه فراسـوي تسـهیم ،تقسـیم و پـالایش تجربیات، تفکر، دیدن و گفتگوها، از اجزاي اصلی توانمند سازي هستند( لی،( 2001

توانمند سازي ضمن تغییر در نحوه نگرش افراد و قضاوت آنها در رابطه با مسائل مختلف فردي و سـازمانی ، باعث به وجود آمدن این باور در آنها می شود که آزادي و اختیار منابع مطمئنی براي توانا شدن است یک مـدیر توانمند براي توانمند سازي دیگران به آنها کمک میکند تا نیروهاي بالقوه درون خـود را شناسـائی و یـا بازیـابی کرده و همچنین به توانائی هائی دست یابند که تاکنون نداشته اند (قاسمی،.(1382

توانمند شدن یعنی متمایل شدن به تجربه خود کنترلی، بـه خـود اهمیـت دادن و احسـاس داشـتن آزادي. توانمندسازي موجب کاهش غیبت ،کاهش نقل و انتقال وکاهش فشار عصبی می شود (آولیو وهمکاران،(2007

رویکردهاي توانمندسازي:
رویکرد مکانیکی:

بر اساس این دیدگاه، توانمندسازي به معنی تفـویض اختیـار و قـدرت بـه کارکنـان رده پـایین مـی باشـد توانمندسازي فرآیندي است که طی آن مدیریت ارشد یک بینش روشن را تدوین کرده و برنامه ها و وظـایف را