بخشی از مقاله
چکیده
انتخاب موثر و ارزیابی عملکرد تامین کنندگان سبب ارتقاء کیفیت،کاهش هزینه،افزایش رضایتمندی مشتری و افزایش سهم بازار محصول می گردد. این مقاله به طراحی سیستم ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان در یکی از بزرگترین شرکتهای تولید کننده لوازم خانگی کوچک در ایران می پردازد. ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان در شرکت پارس خزر بصورت سنتی و بر پایه قیمت تمام شده صورت می گیرد. برایطراحی مدل، شاخص ها در جلسات حضوری با مدیران و کارشناسان تعيين و الویت آنها مشخص می گردد. دومدل ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان و ارزیابی عملکرد دوره ای و رتبه بندی آنها براساس روش تحلیل سلسله مراتبیAHP و با استفاده از نرم افزار Expert Choice طراحی شده و بصورت عملی برای تامین اقلام پلوپز از بین چند آلترناتیو،تامین کننده اصلح انتخاب و در مدل دوم، تامین کنندگان پلوپز برای شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود ارزیابی و جهت توسعه ارتباط و تصمیمات مدیریتی رتبه بندی می شوند.
کلمات کلیدی: زنجیره عرضه،انتخاب تامین کنندگان،ارزیابی عملکرد تامین کنندگان،فرایند تحلیل سلسله مراتبی،صنعت لوازم خانگی
مقدمه
امروزه همزمان با افزایش روشهای مختلف خرید،تصمیمگیری برای انتخاب تامین کنندگان مناسب نیز مهمتر و در نتیجه مشکل تر شده است. هرچه وابستگی سازمانها به تامین کنندگان بیشتر شود نتایج مستقیم و غیر مستقیم تصمیم گیری نادرست نیز زیانبارتر می شود. در بیشتر صنایع هزینه مواد خام و قطعات هزینه اصلی یک محصول را تشکیل می دهند بنابراین بخش خرید می تواند نقش کلیدی را در کارایی و اثربخشی یک سازمان ایفا کند زیرا اثر مستقیمی روی کاهش هزینه،سودآوری و انعطاف پذیری یک شرکت دارد، علاوه بر این از آنجایی که هم اکنون عرضه کنندگان اثر اساسی را بر روی موفقیت یا شکست یک شرکت اعمال می کنند ،خرید که قبلا به عنوان یک ابزار تاکتیکی محض درنظر گرفته می شد،هم اکنون بعنوان یک وظیفه استراتژیک شناخته می شود.
در بسیاری از موارد این که تامین کننده قادر به تامین مواد و خدمات مورد نیاز امروز باشد کافی نیست. خریدار نیز می خواهد تعیین کند آیا تامین کننده به قدر کافی مجهز هست تا احتياجات و نیازهای بلند مدت تر شرکت را تامین نماید. این امر مستلزم شناخت نقاط ضعف و قوت عملکرد تامین کننده است. در دهه اخیر تغییرات فوق العاده ای در اعمال مدیریت عرضه در شرکتهای پیشرو از قبیل کرایسلر و جنرال الکتریک اتفاق افتاده است. این شرکتها اندازه مبنای عرضه شان را کاهش داده و شروع به مرتب کردن عرضه کنندگان در یک ساختار پلکانی کرده اند. هدف نهایی این شركتها مدیریت عرضه کنندگانشان در سرتاسر زنجیره عرضه به منظور تحویل سریعتر، هزینه پایین تر و کیفیت بالاتر است. هنگامی که روابط بلندمدتی ایجاد شود زنجیره عرضه یک شرکت یکی از قویترین موانع ورود برای رقبا را ایجاد می کند. به عبارت دیگر زمانی که یک عرضه کننده بخشی از یک زنجیره عرضه با مدیریت مناسب می شود، آن اثر دایمی روی رقابت پذیری کل شرکت خواهد داشت. اهمیت انتخاب عرضه کننده از این حقیقت ناشی می شود که آن منابع را متعهد می کند که به طور همزمان بر فعالیتهایی از قبیل مدیریت موجودی، برنامه ریزی و کنترل تولید،الزامات جریان وجوه نقد و کیفیت محصول اثر می گذارد. عرضه کنندگان خوب می توانند به تولید کنندگان در طول توسعه محصولات و فرایندهای جدید با بهبودهای کیفیت بلندمدت و کاهش هزینه کمک کرده و می توانند عملکرد تحویل ارتقاء یافته ای را ارائه دهند. همکاری نزدیک با عرضه کنندگان، موجب هزینه های واحد پایین تر ، روابط بلند مدت تر و کیفیت بهتر در هزینه پائین تری می شود. شناسایی معیارها برای انتخاب و اندازه گیری کارایی و انتخاب تامین کنندگان از دهه ۱۹۶۰ به بعد مورد توجه بسیاری در مراکز دانشگاهی و کاربردی بوده است. آقای Kaiser [1] معیارهای شش گانه زیر را جهت ارزیابی عملکرد تامین کنندگان ارائه می دهد: سهولت ارتباط،شرایط مالی و اقتصادی، گنجایش و ظرفیت، شهرت و اعتبار، روابط بین تامین کننده و خریدار، خدمات مرتبط با مطالعات و مواد اولیه به معیارهای آقای Betch [1] کیفیت، برنامه ریزی، تسهیلات و ماشین آلات، کنترل، میزان تمایل و علاقه مندی تامین کننده،سطح تجهیزات، سازمان دهی و مدیریت، تعهد و مسئولیت می باشد. معیارهای آقای Ellarm [2] نیز بصورت زیر طبقه بندی شده است: شرایط مالی، فرهنگ سازمانی و استراتژی، فنی و تکنولوژیکی و سایر عوامل. آقای دیکسون در سال۱۹۶۶،۲۳شاخص را به منظور تصمیم گیری در انتخاب تامین کنندگان پیشنهاد کرده است [3] و [2]قیمت خالص، قابلیت تامین، مشخصات کیفیت به نحو سازگار، کیفیت خدمات تعمیر، قابلیت رعایت برنامه زمان بندی تحویل، موقعیت جغرافیایی، وضعیت مالی و مرتبه اعتبار،امکانات تولید،سابقه تجاری و فروش، قابلیت تکنولوژیکی مدیریت و سازمان دهی، احتمال خریدهای آتی هر فروشنده،وجود و بکارگیری سیستم های ارتباطی، کنترل های عملیاتی، موقعیت هر فروشنده در صنعت، سابقه روابط کار،اخلاق سازمانی، اشتیاق کاری، سیاست های شکایت و گارانتی، قابلیت های بسته بندی محصول، میزان تاثیرگذاری در برخورد،امکان تامین نیازهای آموزشی و تحصیلی در رابطه با محصول، بهبودرویهها،سابقه عملکرد. آقایانLehmann &Oshaughhnessy [2]،ابتدا محصولات صنعتی را به ۴ گروه دسته بندی کرده اند و سپس برای هر گروه، شاخص های ارزیابی پیشنهاد کرده اند. مطالعات آقای Ellram بدلیل توجه وی به روابط شراکت در کار،از دیگران متمایز گردیده است و شاخص های ارزیابی ارائه شده توسط وی در تصمیم گیری انتخاب تامین کننده شریک،کاربرد بیشتری دارد. شاخص های آقای Garvin [4] : کیفیت،هزینه،تحویل بموقع، خدمات و انعطاف پذیری می باشد. کیفیت شامل: عملکرد،ویژگی های اعتبار،تطابق، دوام،قابلیت سرویس دهی، ظاهر،کیفیت دریافتی. هزینه شامل : هزینه اولیه،هزینه بهره برداری،هزینه تعمیرات. تحویل بموقع شامل : دقت،کفایت،قابلیت اعتماد، در دسترس بودن، سرعت،دسترسی به اطلاعات،کیفیت،سهولت سفارش دهی،انعطاف پذیری در سفارش دهی، انعطاف پذیری در حمل و نقل، سهولت در برگشتی. خدمات شامل : حمایت از مشتری، پشتیبانی فروش، حل مشکلات،اطلاعات،انعطاف پذیری شامل : انعطاف پذیری در محصول، انعطاف پذیری در حجم، انعطاف پذیری در فرآیند. بررسی های انجام شده نشان می دهد شاخص های زیر بیشتر از سایر شاخص ها مورد توجه محققین بوده است: تحویل بموقع، قیمت (هزینه)کیفیت،انعطاف پذیری،خدمات (قبل و بعد از فروش)، پاسخگویی،تکنولوژی،اعتبار مدیریت و سازمان.
روشهای ارزیابی :
جهت ارزیابی عملکرد و انتخاب تامین کنندگان از روشهای مختلفی استفاده گردیده است. در سال ۱۹۹۴ یک مدل توصیفی[5] برای بیان رابطه بین معیارهای انتخاب تامین کنندگان با استفاده از یک مدل گرافیکی ارائه شد. در سال ۱۹۹۶ نیز یک سیستم خبره طراحی گردید کهدر آن در چند مرحله تامین کننده مورد نظر انتخاب می شد و در یکی از این مراحل، معیارهای انتخاب تامین کنندگان تعیین می شد [5] برای ارزیابی تامین کنندگان مقالات زیادی دیده شده است. گروه بندی تامین کنندگان از جمله روشهای ارزیابی تامین کنندگان است. در این روش براساس عملکرد و سابقه کاری و براساس معیارهای مشخص،تامین کنندگان در گروه های مختلف دسته بندی و به آنها امتیاز داده می شود و نهایتا یک یا چند تامین کننده انتخاب می شوند[5] . روش دیگر تحلیل پوششی داده ها و بر اساس مفهوم"کارآیی" یک آلترناتیو تصمیم ایجاد شده است و آلترناتیوها بر اساس معیارهای سود و معیارهای هزینه ارزیابی می شوند. در این روش تامین کنندگان به دو دسته تامین کنندگان کار و تامین کنندگان ناکارآ تقسیم می شوند [5] . با روش تحلیل دسته ای نیز می توان تامین کنندگان را بر اساس معیارهای مشخص رتبه بندی و با یکدیگر مقایسه نمود. این روش که یک متد آماری می باشد از یک الگوریتم کلاسه بندی برای گروه بندی اقلام استفاده می شود[5]. سیستم های بر پایه استدلال در دسته هوش مصنوعی می باشند. این سیستمها شامل یک پایگاه داده نرم افزاری اند که اطلاعات مفیدی را برای تصمیم گیری فراهم می کنند [5]. در مدلهای وزنی خطی به معیارها وزن داده می شود. بزرگترین وزن نشان دهنده بیشترین اهمیت است. رتبه هر معیار در وزن آن ضرب می شود و مقادیر بدست آمده با همجمع می شوند تا برای هر تامین کننده یک مقدار بدست آید. پس از آن تامین کننده با بالاترین رتبه انتخاب می شود. در اینگونه مدلها تنها به یک جواب بهینه خواهد رسید در حالیکه ممکن است بیش از یک جواب برای مسئله وجود داشته باشد.[5] و [6] مدلهای هزینه کل مالكيت (TOC) بر اساس این مدل تمام هزینه های موثر در گزینش تامین کننده که قابل کمی شدن هستند و در سراسر چرخه عمر اقلام خریداری شده محقق می گردند،در نظر گرفته می شوند. هنگامی که سازمان به دنبال شناسائی و اداره بهتر هزینه ها باشد این روش اهمیت می یابد اما برای استفاده از این روش داده های جزئیات هزینه ها باید در دسترس باشد [7]. در مدلهای برنامه ریزی ریاضی اگر یک مجموعه تصمیم مناسب در نظر گرفته شود می توان مسئله تصمیم را برحسب تابع هدف ریاضی فرموله کرده و از طریق تغییر مقادیر متغیرها، تابع هدف،ماکزیمم یا مینیمم گردد. در مدلهای آماری،شرایط عدم اطمینان تصادفی بکار می رود. گرچه در اغلب موقعیتهای خرید،عدم اطمینان وجود دارد. بیشتر مدل های آماری در هر زمان تنها عدم اطمینان مربوط به یک معیار را در نظر می گیرند از این روش بیشتر برای انتخاب تامین کننده نهایی استفاده می شود[5] . مدلهای بر پایه هوش مصنوعی براساس سیستمهای کامپیوتری استوار هستند که به طریقی می توانند با استفاده از کارشناسان خبره خرید با داده های گذشته آموزش ببینند و پس از آن برخی افراد غیر خبره نیز که با موارد مشابه از جمله این مدلها،اما موقعیت تصمیم جدید روبرو می شوند،می توانند از این سیستم استفاده کنند [5]. از دیگر روشهای انتخاب تامین کنندگان، روش تحلیل سلسله مراتبی یا AHP می باشد که برخی از مقالات به مشکلات امتیاز دادن به معیارهای انتخاب و تعیین اهمیت معیارها اشاره کردهاند [8] حالت پیشرفته تر این روش استفاده از روش تحلیل شبکه (ANP می باشد [5]. با ترکیب روش AHP و برنامه ریزی خطی می توان تعداد تامین کنندگان و میزان سفارش به هر کدام را تعیین نمود.
فرآیند تحلیل سلسله مراتبی یاAHP
در بیست سال گذشته AHP بعنوان گسترده ترین روش برای حل مسائل انتخاب و رتبه بندی در حوزه های مختلف خواسته ها و نیازهای انسانی بکار گرفته شده است. روش AHP که برای اولین بار توسط آقای توماس ال ساعتی [9] در سال ۱۹۸۰ مطرح شد ، یک رویه سیستماتیک برای ارائه عناصر مسائل بصورت سلسله مراتبی می باشد و شامل یک سری روشها و اصولی است که با ترکیب کردن و ارزیابی های مختلف برای بدست اوردن مقدار ارجحیت هریک از معیارها و نهایتا انتخاب یک آلترناتیو بعنوان گزینه بهتر استفاده می شود. فرایند تحلیل سلسله مراتبی یک روش تصمیم گیری است کهتوسط آن میتوان تصمیماتی که وابسته به معیارهای مختلفچندمعیاره) هستند را اتخاذ نمود. توسط AHP مساله تصمیم گیری ابتدا ساختار داده شده،گزینه های مختلف براساس معیارهای مطرح در تصمیم گیری با هم مقایسه شده و در نهایت اولویت انتخاب هر یک از آنها مشخص می شود. در مجموع این روش در مسائل رتبه بندی، انتخاب،ارزیابی و پیش بینی که همگی نیازمند تصمیم گیری هستند،مورد استفاده قرار می گیرد. روش سلسله مراتبی بر اساس مقایسه زوجی بنا نهاده شده و امکان بررسی سناریوهای مختلف را به مدیران می دهد و به علت ماهیت ساده و در عین حال جامعی که دارد مورد استقبال مدیران و کاربران مختلف واقع شده است. در روش AHP اصلی ترین کار،تشکیل سلسله مراتب تصمیم گیری می باشد.
این ساختار شامل سه نوع گره می باشد. گره نوع اول گروه هدف نامیده می شود و هدف تصمیم گیری را نشان می دهد. گره های نوع دوم نشان دهنده معیارهای تصمیم گیری هستند که بعد از گره هدف (پائین تر از آن قرار می گیرند. در زیر هر معیاری نیز می تواند زیر معیارهایی قرار گیرد. عمل شکستن معیارها به زیر معیارها می تواند تا هر سطح که لازم باشد ادامه پیدا کند. پس از توسعه سلسله مراتب تصميم،نوبت به انجام محاسبات می رسد،سطح سوم مربوط به گزینه های تصمیم گیری هستند. هدف از انجام محاسبات تعیین وزن هر یک از گزینه ها (پائین ترین گره های سلسله مراتب) در راه رسیدن به هدف (بالاترین گره سلسله مراتب) می باشد [9]. مبنای محاسبه بر مقایسه زوجی بنا نهاده شده،که قضاوت و محاسبات را تسهیل می نماید همچنین میزان سازگاری و ناسازگاری تصمیم را نشان می دهد که از مزایای ممتاز این تکنیک در تصمیم گیری چند معیاره می باشد. بعلاوه از یک مبنای تئوریک قوی برخوردار بوده و براساس اصول بدیهی (AXIOMS) بنا نهاده شده است و یکی از ابزارهای پشتیبانی تصمیم گیری گروهی است
انتخاب فرآیند تحلیل سلسله مراتبی جهت ارزیابی و انتخاب اولیه:
روشهای زیادی جهت ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان مورد مطالعه قرار گرفت و مزایا و معایب هر یک مختصرا بیان گردید اما با توجهبه مطالعات اولیه و مزایای فرایند تحلیل سلسله مراتبی و ماهیت شاخص ها و وضعیت شرکت ، استفاده از فرایند تحلیل سلسله مراتبی برای ارزیابی انتخاب گردید. با توجه به اینکه در شرکت صنعتی پارس خزر،کمیته های شامل مدیران و همچنین کارشناسان محصول تشکیل گردیده است و همواره سعی می شود مسائل و مشکلات در جلسات مطرح شده و از نظرات کلیه مدیران ارشد،کارشناسان و حتی کارکنان سطوح پائین تر استفاده گردد. استراتژی سازمان در قبال زنجیره عرضه زیر سیستمی از استراتژی کل سازمان است بنابراین در ابتدا باید ساختار استراتژی سازمان با توجه به تمرکز آن روی بازار یا عمليات [10] ، محصول یا فرآیند مشخص گردد و سپس با توجه به این ساختار استراتژی،استراتژی فرعی سازمان در قبال زنجیره عرضه (بخصوص فعالیتهای مربوط به تامین مواد) مشخص گردد. توجه به نگرش های بوروکراسی / ارائه محصول جدید به بازار (A)،بازاریابی / طراحی محصول بر اساس بازار (B) ،مشارکت پرسنل بهبود در فرآیند(C) و کاوش/طراحی فرآیند براساس بازار (D)،نگرش فعلی سازمان و نگرش هدف مشخص گردید. خواسته شرکت طی نمودن نگرش نوع C یعنی مشارکت پرسنل و بهبود در فرآیندهای سازمان و رسیدن به نگرش نوع D که طراحی فرآیندهای سازمان براساس بازار می باشد بنابراین ایجاد فرهنگ ارتباط کلیه واحدهای زنجیره با هم و سازماندهی ماتریسی،برای رسیدن به نگرش نوع D اجتناب ناپذیر می باشد با توجه به نتیجه فوق ، استفاده از مدل سلسله مراتبی برای انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان مناسب تشخیص داده شد. جهت انجام صحیح ، دقیق و نظر به اهمیت ارزیابی دوره ای تامین کنندگان در سازمان، استفاده از سیستم نرم افزاری بر اساس مدل تحلیل سلسله مراتبی، ابزار مناسبی برای این امر خواهد بود و با توجه به اینکه مدیران و کارشناسان در تعیین معیارهای انتخاب و ارزیابی مشارکت نمودند نسبت به پذیرش و اجرای آن علاقه بیشتری نشان خواهند داد. نرم افزار EXPERT CHOICE براساس فرآیند تحلیل سلسله مراتبی(AHP تهیه گردیده است . یکی از مزایای آن انعطاف پذیری در تغییر ارجحیت و وزن معیارها می باشد. چنانچه با توجه به نوسانات بازار،استراتژی سازمان تغییر نموده و به تبع آن الويت معیارها تغییر یابد،به راحتی و با صرف وقت اندک می توان در این نرم افزار ارجحیت معیارهارا تغییر داده ووزنهای جدید رامحاسبه نمود.
ساختن درخت سلسله مراتب تصميم:
برای ساختن سلسله مراتب تصميم و انتخاب معیارهای تصمیم گیری از تحقیقات میدانی استفاده شده است با مطالعه و بررسی کتب و خارجی و الگوبرداری از سازمانهایی که دارای سیستم ارزیابی تامین کنندگان می باشند تعدادی شاخص پیشنهاد گردید اما لزوم امکان دسترسی به اطلاعات شاخص های اعتبار نسبی آنها، از بین شاخصهای پیشنهاد شده تعدادی از آنها با کمک و نظر سطوح مختلف سازمان، تعدادی از این شاخص های ارزیابی انتخاب شده و درخت سلسله مراتب تصمیم ترسیم گردید
تعیین ارجحیت شاخص ها :
جهت تعیین شاخص ها و ارجحيت آنها و با توجه به اینکه روش AHP یک روش تصمیم گیری گروهی است،برای استفاده از نظر سطوح مختلف سازمان بخصوص کاربران این سیستم که مشتریان اصلی آن می باشند و پذیرش مدل توسط آنها پس از مطالعه فرآیند تحلیل سلسله مراتبی، مدل سلسله مراتبی شامل هدف،معیار های سطح اول و زیرمعیارهای سطوح دوم ترسیم گردیده و برای مشخص نمودن ارجحیت معیارها،پرسشنامه هایی بصورت ماتریس ارجحیت تهیه گردید. جهت جلوگیری از مباحثات و عدم توافق اولیه این پرسشنامه ها بطور مجزا در جلسات حضوری با مدیران ارشد سازمان مور بحث وبررسی قرار گرفت و معیارهای تعیین شده با ارجحیت آنان به تصویب نهایی رسید.
جامعه آماری شامل مدیرعامل،مدیر تدارکات،مدیر برنامه ریزی،مدیر کنترل کیفیت جامع، مدیر امور مهندسی،مدیر برنامه ریزی استراتژیک،مدیر مونتاژه مدیر بازاریابی و فروش،گروه کارشناسان محصول و تعدادی از تامین کنندگان قطعات رسمی باشند با توجه به اینکه تامین کنندگان عضو کلیدی از زنجیره تامین بوده و مشارکت آنان در تعیین و ارجحیت شاخص ها و بکارگیری مدل انتخاب و ارزیابی عملکرد،سبب روابط صمیمانه تر،آگاهی آنان از انتظارات شرکت و تلاش بیشتر برای ارتقاء عملکرد می گردد
