بخشی از مقاله
چکیده
جهان امروز، جهان تغییرات بسیار گسترده در امر ارتباطات است. در عصر اطلاعات و ارتباطات الکترونیکی، هر سازمانی با تغییرات سریعی رو به روست و انتظارات کارگزاران و ارباب رجوعان را از منظر زمان، هزینه و روش انجام کارها دگرگون ساخته است. به دنبال فراگری شدن این سیستم در سازمان ها، ایجاد روشی مکانیزه برای تبادل الکترونیکی مکاتبات بین سیستم های مختلف، یک نیاز جدی و اساسی محسوب می شود تا ارتباط بین سازمانی را به شکل مناسب تری فراهم نما دی.که در این مقاله به بررسی این موضوع می پردازیم.
کلمات کلیدی: اطلاعات، ارتباطات، تبادل الکترونیکی
مقدمه
ارتباطات سازمانی فرآندی است که به وسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی به افراد و ارگانهای مختلف در داخل و خارج سازمان راه اندازی میکنند که در آن، ارتباط، ناظر به روابط کاری کارکنان درون یک سازمان میباشد . سازمان های الکترونیکی از اینترنت، اینترانت و اکسترانت برای برقراری ارتباطات، ادغام و استفاده مشترک از اطلاعات، اجازه به مشتریان، عرضه کنندگان، کارکنان و سایرین برای ارتباط با سازمان و از طریق سازمان استفاده می کنند . هرچه یک سازمان بیشتر در شبکه ارتباطات جهانی وخصوصی حل شود بیشترخصوصیات یک سازمان الکترونیکی را خواهد داشت.
سازمان الکترونیکی درحال بازنویسی مقررات ارتباطات در سازمان هستن د. چرا که کار با یک نظام اطلاعاتی آمیخته و جامع کارایی ارتباطات مبتنی بر سلسله مراتب را در سازمان های سنتی زیر سوال برده است . سازمان های الکترونیکی اجازه می دهند و حتی کارکنان خود را تشویق می کنند که اعضای سازمان به طو مستقیم و بدون گذر از راههای ارتباطی خ اصی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.امروزه سازمان ها الکترونیک شده اند و برای برقراری ارتباط در این سازمان ها از ابزارهای و وفناوری های الکترونیکی استفاده میشود که در این مقاله به بررسی این موضوع می پردازیم .
سازمان های الکترونیکی
اختیارات و سلسله مراتب سازمان های سنتی جایگاه بسیار کمی در سازمان های الکترونیکی دارند . ساختار حاکم برسازمان های الکترونیکی توسط شبکه های اطلاعات شکل گرفته است . سازمان های الکترونیکی ویژگی های ساختاری مشابهی دارند . که بهترین ساختار همان ساختارسازمانی است. سازمان ه ای الکترونیکی به ارتباطات عمیق و افقی همه جانبه و گروه های عملیاتی با سرپرستی چند جانبه و درجه رسمیت کم و انعطاف پذیری بالا و باز بودن سازمانی نیاز دارند.
به طور کلی ساختار سازمان های الکترونیکی متشکل از گروه های عملیاتی حول محور طرح ها تعریف شده است. پیام این ساختار برای کارکنان این است: کارکنانی که به شرح وظایف در سلسله مراتب نظام ها و روش های انجام کار با سرپرستی و هدایت دیگران نیاز دارند امکان ادامه کار و باقی ماندن در سازمان های الکترونیکی را نخواهند داشت. این سازمان ها به کارکنانی با درجه ابهام پذیری و مهارت های گروهی بالا نیاز دارند.
اینترنت، اینترانت و اکسترانت. اینترنت یک شبکه جهانی متصل از کامپیوترهای به هم پیوسته ای است که به طور مستقل عمل می کنند . اینترانت، چیزی بیش از یک کامپیوتر شخصی و فراتر از یک سازمان، یک شبکه گسترده ای می باشد که کارکنان داخلی یک سازمان را با مشتریان، تامین کنندگان و سایر شرکای استراتژیک سازمان مرتبط می سازد.
خصوصیات سازمان الکترونیک
در این سازمان ها هیچ مقررات پذیرفته شده ای وجود ندارد : هیچ الگوی از پیش تعیین شده و استراتژی و برنامه تعیین شده ای نیست. آنچه در ماه مهر به آن عمل می شود ممکن است در آبان تغییر یابد. سازمان های الکترونیکی در ابتدای کار و بازیگران آن ملزم به تجربه هستند. پیروزی متعلق به سرعت است : سریع به اندازه کافی سریع نیست.
رقابت، سازمان های الکترونیکی را به اتخاذ تصمیات سریع و ت وسعه محصولات جدید و ارائه خدمات در زمان های سریع و حرکت در بازارها به نحو تند و قادر بودن به پاسخگویی به فعالیت های رقابتی به طور ضربتی و فوری وادار می کند مکان مطرح نیست: امروزه با توجه به ارتباطات الکترونیکی کارفرمایان در نقاط بسیار دور افتاده توانایی دسترسی به بهترین و مجرب ترین و روشنفکترین کارکنان را در نقاط دور دست جهان دارند.
اطلاعات آمیخته همه چیز است: اینترانت، اکسترانت، و اینترنت نحوه گردش اطلاعات را در سازمان تغییر داده اند . نظام های اطلاعاتی باز و آمیخته در سازمان های الکترونکی اجازه می دهد که مدیران و کارکنان بدون گذرنامه از سلسله مراتب سازمانی در سریع ترین زمان ممکن به انواع اطلاعات مود نیاز برای تصمیم گیری دموکراتیک در سازمان و مبادله آن با سازمان ها و عرضه کنندگان کالا خدمات، شرکا و مشتریان دسترسی داشته باشند.
نداشتن هیچ منع قانونی قانونی کلی : هیچ قانون پذیرفته شده کلی در این سازمان ها وجود ندارد . هیچ برنامه استراتژیک مشخصی برای کسب و کار وجود ندارد. نفع بردن پیشتازان از مزیت: مزیت در این سازمان ها فقط به پیشتازان می رسد.از دست رفتن سریع موفقیت: موفقیت به سرعت از دست می رود. هرچقدر سرعت داشته باشید، باز هم سریع نیستید.نداشتن مکان خاص: مکان و موقعیت مشخصی وجود ندارد. در گذشته فرد در مکان و سازمان خاصی استخدام می شد. اما امروزه افراد می توانند بدون حضور فیزیکی در سازمان مشخص، حتی در دور دست ترین محل، کاری را انجام دهند.
ارزش زیاد اطلاعات: اطلاعات سازمان یافته، همه چیز سازمان است . این اطلاعات می تواند در دسترس مشتریان، افراد داخل و برون سازمان قرار گیرد.تحت فشار بودن قیمت: قیمت ها تحت فشار دائمی قرار دارند. هزینه پایین سازمان الکترونیکی، به آنها اجازه می دهد تا مح صولاتشان را نسبت به سازمان های سنتی، پایین تر قیمت گذاری کنند.
فناوری اطلاعات
پیشرفت در فناوری اطلاعات باعث شده است که کنترل سازمان با هزینه نسبتا پایینی انجام شود . سیستم الگوی مدیریت بیانگر این است که برای اجرای وظیفه های مدیریت و ایجاد ارتباط سازمان با محیط خارجی باید از سیستم ارتباطات استفاده کرد . سیستم مدیریت و ارتباطات حلقه هایی هستند که مدیریت را امکان پذیر می سازند . فناوری اطلاعات موجب تقویت سیستم اطلاعات مدیریت شده است.
سیستم اطلاعات مدیریت یعنی، یک سیستم رسمی برای جمع آوری، یکپارچه کردن، مقایسه نمودن، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات داخلی و خارجی به شرکت، به صورت به هنگام و به شیوه ای اثر بخش و یا راندمان بالا تا بتوان بدان وسیله به مدیریت کمک کرد که وظایف خود را انجام دهد . وسایل الکترونیکی باعث شده است که انبوهی از اطلاعات به سرعت و با هزینه کم پردازش شوند . اگر رایانه به شیوه ای درست برنامه نویسی شده باشد می توان با استفاده از آن داده ها پردازش و طبقه بندی کرد.
انواع سیستم های الکترونیکی اداری
ارتباطات الکترونیکی: مدیران امروزه، باید تسلط کامل به پست الکترونیکی و صوتی داشته باشند . ایجاد ارتباط از طریق شبکه گسترده جهانی برای افرادی که با چگونگی استفاده به تر از آن آشنا هستند، موثرند و با سرعت بیشتر صورت می گیرد . کارکنانی که در منزل و از طرق اینترنت کار می کنند، مسائل انگیزشی خاص خود را دارا هستند. همچنین ارتباط مشتریان در سراسر جهان برای کسب و کار، بدون مسافرت از جمله مسائلی است که در رفتار سازمانی اثر دارد.
پست الکترونیک: واژه پردازی آن قدر موفق بوده که کاربردهای سیستم های اتوماسیون اداری به منظور توسعه حیطه کامپیوتر، حتی بیش از پردازش داده برآمدند. یکی از اولین محدودیت هایی که رفع گردید، پست الکترونیک بود. کامپیوتر ها و پایانه ها به عنوان ارتباطی عظیم دیده شدند. با استفاده از حافظه ثانویه کامپیوتر و ظرفیت و قابلیت نرم افزارهای آن، امکان ارسال پیام از یک پایانه به کسی که به آن پایانه دسترسی دارد، فراهم شد. پیام می تواند به حافظه وارد شده و گیرنده هر زمان که خواست آن را بازیافت نماید.
پست صوتی: یک روش برای برطرف کردن مشکل تایپ، پست صوتی است . پست صوتی خیلی شبیه به پست الکترونیک است . و تنها باید پیام خود را در تلفن بیان کرد . وقتی می خواهید پیامی بفرستید، با استفاده از شمارگیر تلفن شماره صندوق پست صوتی گیرنده را می گیرید. سپس پیام را خوانده که می تواند یا دقیقه طول داشته باشد و گیرنده می تواند پیام های صوتی خود را مانند پیام های پست الکترونیک بازیافت نمایید.
روزنگار الکترنیک: استفاده دیگر از کامپیوتر در روزنگار الکترونیک است . یک مدیر می تواند به سال نامه مدیر دیگر برای تعریف یک زمان آزاد مشترک به منظور برگزاری جلسه دسترسی یابد . روزنگار الکترونیک جدیدا در کامپیوترهای بسیا کوچک جیبی نیز در اختیار مدیران می باشد که این سیستم می تواند به کامپیوتر سازان از طریق تلفن معمولی متصل شود.کنفرانس صوتی: ابتکارات در پست الکترونیک و همچنین تکنولوژی ویدئو، موجب تحریک تلاش هایی به منظور ارتباط گروهی از افراد به صورت الکترونیک گردیده است. تله کنفرانس ها به عنوان ایجاد ارتباط بین دو یا چند موقعیت فرعی به وسیله تجهیزات الکترونیک و یا تولید تصویر شده اند.
اتوماسیون و فناوری سیستم اداری
اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی . کارایی افزایش یافته، ناشی ازتکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند. فناوری ادراری: از مهم ترین شاخص های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایایی و فضاسازی برای محیط های اداری بود . و تفکر این دوره محیطی با شرایط بهتر برای انجام دادن امور اداری که در آن زمان، بیشت امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.
