بخشی از مقاله
چکیده
ارتباطات مؤثر نه تنها کلید فتح تمام درهای بسته در جهان است، بلکه فعالیتی اجتناب ناپذیر و الزام آور برای زندگی فردی، گروهی، سازمانی و جمعی در تمام جوامع بشری می باشد. ارتباطات میان فردی، همچون اشکال دیگر رفتار انسان ها، می تواند در دو حد غایی بسیار اثر بخش و بسیار غیر اثربخش مطرح شود، به احتمال بسیار فراوان هیچ رفتار متقابل انسانی نمی تواند کاملاً موفقیت آمیز و یا کاملاً شکست و ناکامی باشد، می تواند بهتر شود و در مقابل، احتمال بدتر شدن آن نیز می رود.
براساس مطالعات و پژوهش های انجام شده اثر بخشی ارتباطات میان فردی شامل دو بعد اساسی عمل گرایانه و خشنودی است و پنج ویژگی کلیدی برای ارتباطات اثر بخشی از جمله همدلی، خودگشودگی، حمایت گری و مثبت گرایی و تساوی وجود دارد. مقاله حاضر به بهترین روش های ارتباطی مطلوب و اثر بخشی پرداخته است، الگوی ارتباطی مطلوب و اثر بخش به توسعه مناسبت بین فردی کارکنان کمک خواهد کرد.
کلمات کلیدی: حمایتگری، مثبت گرایی، خودگشودگی، همدلی و تساوی
مقدمه
جهانی را که امروزه در آن زندگی می کنیم، جهان ارتباطات نام داده اند، ارتباطات معانی متفاوتی نزد اشخاصی گوناگون دارد، در این مورد بر این عقیده اند که کلمه ارتباطات از لغت لاتین مشتق شده است که به معنی عمومی کردن و یا به عبارت دیگر در معرض عموم قرار دادن است و بدان معنی است مفهومی که از درون فردی برخاسته است به میان دیگران راه یافته و به دیگران انتقال یافته است.
ارتباطات میان فردی، همچون اشکال دیگر رفتار انسان ها ، می تواند در دو حد غایی بسیلر اثر بخش و بسیار غیر اثر بخش مطرح شودو مفهوم نسبیت در رفتار های انسانی و بالنتیجه در ارتباطات میان اشخاص کاملاً حکم فرماست، در کل می توان گفت، اثر بخشی ارتباطات میان فردی شامل دو بعد اساسی است: اول بعد عملگرایانه ، دوم بعد خشنودی شخص ، در بعد عمل گرایانه اثر بخشی ارتباطات متوجه دستاورد و موفقیت رسیدن به اهداف و خواسته های ارتباط گیرنده یا فرستنده پیام است و در بعد خشنودی شخصی، اثر بخشی کنش ارتباطی به لذت و شعفی که از آن برای دست اندر کاران ارتباط حاصل می شود، مرتبط می شود.
اهمیت و ضرورت ارتباطات بین فردی
ارتباط به صورت فرآیند انتقال اطلاعات و مفاهیم فکری انسان تعریف شده است. تبادل کلام، نامه و پیام و یا مبادله افکار و عقاید اصطلاحاً برقراری ارتباط نامیده می شود. با این تعریف می توان گفت که هر واقعه ای روی دهد یا اصواتی که به گوش رسد و یا ایماء و اشاراتی که به عمل آید، نوعی ارتباط بین افراد به وجود می آید . ارتباط همیشه بین دو نفر و یا بیشتر اتفاق می افتد و همیشه در یک موقعیت ساده به وجود می آید. به وسیله ارتباط می توان مفاهیم فکری دو فرد را با یکدیگر تفهیم نمود و وحدت نظر و یگانگی فکر در آن ها ایجاد کرد.
ارتباط ممکن نمی شود مگر آن که دو نفر با یکدیگر تماس حاصل کنند یکی برای انتقال مفاهیم فکری و دیگری برای دریافت مفاهیمی که فرستاده شده است. جنبه مهم دیگر در تعریف ارتباط همان انتقال اطلاعات به دست آمده از طرف شخص گیرنده و ارائه آن به دیگری است. برقراری ارتباط بین افراد بدون مقصود به وجود نمی آید، بلکه همگی هوشیارانه به این دلیل با دیگری ارتباط برقرار می کنند که از دیگران آگاهی یابند و بدان وسیله تغییراتی را در طرز فکر و رفتار خود ایجاد کنند.
تغییرات ممکن است در رفتار خود و یا دیگران باعث ایجاد شرایطی گردند که بتوان به خوبی آن ها را کنترل کرد، اما این تغییرات است که برای برقراری ارتباطات مطلوب و خواستنی است و به طور کلی ارتباط به این منظور برقرار می شود که تفاهمی را بین افراد به وجود آورد و از این طریق اطلاعات را دریافت می کنند و برداشت های ذهنی خود را توسعه و گسترش می دهند.
ایجاد ارتباط بین افراد
همه مدیران باید این نقش را که جنبه تشریفاتی و از نظر ماهیت جنبه نمایشی دارد، انجام دهند. همه مدیران باید نقش رهبری را ایفا کنند و سومین نقش ایجاد ارتباط بین کارکنان است. فتینبرگ این کار را که عبارت از تماس با افراد خارج از سازمان به منظور کسب اطلاعات، برقرار کردن ارتباط می نامند و همچنین مدیران به عنوان عامل انتقال دهنده اطلاعات به اعضای سازمان عمل می کنند .
ایجاد ارتباط و یا به عبارتی فرآیند ارتباطات در مفهومی وسیع، سلسله اقداماتی که موجب می شوند ایده ای از ذهن یک نفر به ذهن دیگری انتقال یافته، درک شده و به اجرا در آید. عامل اساسی در تمامی ارتباطات بین افراد این است که برای تأثیر بیشتر سرپرستان و مدیران بایستی رابطه ای نزدیک برقرار سازند، نسبت به تلقی دیگران از اطلاعات و عقاید حساسیت نشان دهندو حرف هایی که ممکن است باعث کندی روند کار شوند،به حد اقل برسانند و مهارت بیشتری در به کارگیری کلام، نوشته و علایم غیر کلامی که از طریق چهره و بدن به دیگران منتقل می شود داشته باشند و مهارت خود را در دریافت اطلاعات از دیگران که لازمه آن گوش دادن مؤثر و توجه به واکنش ها و سؤالات است، افزایش دهند.
ارتباطات میان افراد می تواند به شکل چند به یک، یک به چند، یک به یک و چند به چند باشد، که عموماً در نظام سلسله مراتبی سازمان ها به صورت ارتباطات رسمی معمولاً بین دو نفر یا میان تعدادی از آن ها بر مبنای ضوابط سازمان انجام می گیرد. فرآیند تبادل اطلاعات و انتقال معانی میان دو نفر یا درون یک گروه کوچک را ارتباط میان افراد گویند.
اجزاء مهارت های انسانی مؤثر مختصات روانی، اجتماعی، فرهنگی افراد در سازمان ٍ- ماهیت زبان و مسایل مفهومی آن ساختارهای رسمی و اجتماعی سازمان ُ- رویه های ارتباطی نظیر صحبت کردن، نوشتن و سایر صورت های انتقال به کمک تصویر و رفتار موانع ذاتی ارتباطات میان افراد و چگونگی غلبه بر آن ها موانع ذاتی ارتباطات میان افراد به طور عمده عبارتند از: ادراکی - شناختی - در هنگام برقراری ارتباط هر فردی به تصور خود از حادثه یا نقشه ذهنی خود رجوع کرده و درنتیجه موجب پیدایش موانع ارتباطی می شود زیرا نقشه های ذهنی افراد با هم متفاوند.
اجتماعی
افراد به نقش خود در سازمان های اجتماعی خو گرفته اند، چنانکه مجموع لغات، اصطلاحات و محدودیت های گروه اجتماعی بر رفتار و نیازهای اجتماعی متفاوت آن ها در برقرار کردن ارتباطات اثر گذارده، نوع ارتباط را مشکل می سازد. ارزش های فرهنگی خصوصیات فرهنگی متفاوت میان دو قشر، خود نوعی مشکل ارتباطی است. معانی - زبانی - مسایل مربوط به معانی، غالباً در تفسیر اسناد مکتوب، پیش می آید، مفهوم ضمنی این امر برای مدیر آن است که خط مشی و رویه های مکتوب، نیاز به توجه خاص و احتمالاً تفسیر دوره ای شفاهی دارد.
اثر انگیزه مسایل روانی از قبیل هیجانات، خشم، درد، خوشحالی و غیره بر تفسیر ما از پیام اثر می گذارد. برای مثال: توقع ما از دریافت پیام و تعارض داشتن آن با دانش و عقاید ما ارزیابی ضایع آیا منبع پیام قابل اعتماد است؟ آیا به واسطه خود پیام می توان منبع آن را معتبر دانست و پیام را پذیرفت؟ این گونه ارزیابیها و تردیدها نسبت به منبع پیام در برقراری ارتباط اختلال ایجاد می کند.
علایم غیر شفاهی و متناقض
کیفیت صدا، بیان فیزیکی و وضعیت جسمانی می تواند به ارتباط کمک کند، یا آن را به تأخیر اندازد. پارازیت هر ابزار ارتباطی، ضعف هایی دارد، عبارات بی سر و ته و ساخت ضعیف جملات در ارتباط کتبی یا توهمات و محدودیت های بیانی در ارتباط شفاهی، موجب اخلال و در نتیجه ارتباط غیر مؤثر می گردد.
شبکه های ارتباطی
ارتباطات افراد و گروه ها را در یک سیستم اجتماعی به یکدیگر وصل می کند. در ابتدای امر ارتباطات مرتبط با وظیفه به شکلی در سازمان ایجاد می شوند که کارکنان بتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را برای انجام وظایف و هماهنگ کردن کارشان با دیگر اجزای سیستم را به دست آورند. این گونه روابط ارتباطی در طی یک مدت زمان طولانی تبدیل به سیستم اجتماعی پیچیده متشکل از شبکه های ارتباطی گروه های کوچک و شبکه سازمانی بزرگتر می شوند. این شبکه ها ساخت دهی جریان و محتوای ارتباطات را تسهیل می کنند و ساختار سازمان را قوام می بخشند. الگو و محتوای ارتباطات از سیستم های فرهنگی، عقیدتی و ارزشی که سازمان را قادر به ادامه فعالیت می کنند نیز پشتیبانی می کنند.
برای بررسی ارتباطات میان اعضاء گروه های کوچک می توان الگوی هایی را که با ادامه کار گروه ها به وجود می آیند و اطلاعاتی که از طرف بعضی اعضا به طرف دیگران جریان پیدا می کنند مورد مشاهده قرار داد. چهار نوع از الگوهای مورد بحث از جمله شبکه چرخی، شبکه زنجیری، شبکه دایره ای و شبکه همه جانبه در شکل ٌ نشان داده شده است.
