بخشی از مقاله
چکیده
این پژوهش با هدف بررسی نقش به کارگیری اتوماسیون اداری در بهره وری کارکنان اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان گلستان در سال 1393-1383 انجام گرفت. اتوماسیون اداری یکی از ابزارهای مهم برای رسیدن به راهکارهای مفید جهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات موجود در سازمان می¬باشد هدف اصلی از این مقاله مشخص نمودن تاثیر بکارگیری اتوماسیون اداری بر کارایی و اثربخشی منابع انسانی است با تحلیل¬های انجام شده برروی داده¬های گردآوری شده این نتیجه حاصل شد که اتوماسیون اداری برا فزایش کارایی و اثربخشی تاثیر دارد . با توجه به آمار ذکر شده در مقاله و با الکترونیکی کردن فرآیندهای فوق میزان کاهش هزینه های پستی در مجموع نسبت به سال 91، 41680000 ریال کاهش یافت.در مجموع میزان صرفه جویی 301922500 ریال بوده است
واژه های کلیدی:اتوماسیون اداری، بهره وری، مکاتبات، هزینه های¬مصرفی
مقدمه
به دنبال فراهم شدن زیر ساخت¬های لازم در شبکه اتوماسیون اداری اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان گلستان مانند خرید فایروال، سرور و تجهیزات ذخیره سازی برای تضمین حداکثری امنیت مکاتبات و دیگر امکانات مورد نیاز در حال حاضر تمامی شهرستان¬ها به اداره کل متصل شده¬اند که این امر علاوه بر کاهش چشمگیر هزینه¬های جاری نقش موثری نیز در کاستن از حجم تردد فیزیکی ارباب رجوع داشته است . با توجه به تعدد، فاصله زیاد و گستردگی شهرستان¬های مختلف استان استفاده از چنین امکاناتی به صورت اجتناب ناپذیر در آمده و با تکمیل گردش الکترونیک نامه¬ها ضمن صرفه جویی قابل توجه در هزینه¬هایی ناشی از تردد افراد نامه¬بر، استفاده از کاغذ و به کارگیری کارمندان متعدد جهت پاسخگویی به ارباب رجوع میزان هدر رفتن وقت و هزینه مردم جهت انجام کارهای اداری نیز به مقدار چشمگیری کاسته شده است. در اولین گام¬های راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در سال 82، موضوع تنها به اداره کل محدود بود ولی در ادامه و از سال 88 با توجه به نیازهای به وجود آمده ضمن گسترش کاربه تمامی شهرستان¬ها و اتصال آنها به یکدیگر، تمامی سرور¬های پشتیبانی کننده شهرستان-ها به منظور افزایش عمر مفید و صرفه جویی در هزینه¬های مختلف در ساختمان اداره کل تجمیع شدند.
همچنین راه اندازی مرکز داده اداره کل به عنوان یک پیشرفت خوب و حرکتی رو به جلو در سال 90 می¬باشد که به دلیل هزینه سنگین طراحی و ایجاد چنین مرکزی، این کار با استفاده از پتانسیل¬های بسیار خوب موجود در واحد فناوری اطلاعات، ارتباطات و تحول اداری به صورت کاملا داخلی اجرا شد که در طی آن تجهیزات گرانقیمت پراکنده در شهرستان¬ها با در نظر گرفتن اصول مورد نیاز و شرایط سرمایش و گرمایش در یک نقطه تجمیع شدند. در حال حاضر نیز کارهای خوبی برای فراهم کردن زیر ساخت¬های لازم به منظور انجام بخشی از امورات روزانه مردم در مناطق مختلف استان از طریق پرتال جامع اداره کل در حال انجام است که امیدواریم با اتمام هر چه سریعتر آنها امکان کاهش مجدد حجم مراجعات مردمی نیز فراهم شود. لازم به ذکر است که در حال حاضر امکان انجام کلیه مکاتبات اداری اداره کل با دیگر ادارات استان از طریق بستر ایمن شبکه دولت که توسط استانداری و این واحد راه اندازی شده فراهم گردیده است.
پیشینه تحقیق
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم¬های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می¬شود . کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می-سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.[1]سیستم¬های اطلاعات اداری از امور اداری ازطریق فناوری اطلاعاتی حمایت می¬کند. سیستم های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام¬ها و جلسات الکترونیک فراهم می-کند.[2]
اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت¬های دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می¬تواند به مدیر سود برساند .[3]WS Chow به بررسی اتوماسیون اداری پرداخته و یکسری از مشکلاتی بررسی کرده است و با استفاده از اتوماسیون به حل این مشکلات پرداخته است. همچنین نشان داده است که سیستم اتوماسیون سبب افزایش مهارت کارکنان و تاثیر مثبت بر روی وظایف آنها شده است.[4]
در [5] به تعریف سیستم اتوماسیون و مزایا و معایب آن پرداخته شده است و ذکر شده که سیستم اتوماسیون به صورت کامل تولیدات بهینه را تجمیع می¬کند و یک بخش اصلی در مدیریت است. از مشکلات ذکر شده در این مقاله این است که کارکنان و مدیران به علت نا آشنایی با تکنولوژی از سیستم اتوماسیون و هرگونه تغییر اجتناب می¬کنند و این باعث می¬شود که نتیجه بهبودی در کوتاه مدت حاصل نشود. اما از مزیت¬های ذکر شده در این مقاله کاهش هزینه¬های عملیاتی است و اینکه اطلاعات در سیستم¬های جداگانه ذخیره نمی¬شوند بلکه به صورت تجمیع شده بر روی یک کامپیوتر ذخیره می¬شود که خود سبب بالارفتن امنیت و سرعت می¬شود.برتری سیستم نرمافزار بدون کاغذ بر سیستم¬های کاغذی
✓ با کمتر شدن مصرف کاغذ به حفظ محیط زیست و کاهش هزینههای خرید کاغذ کمک میشود .
✓حین انجام مراحل کار، اطلاعات مورد نیاز نیز ثبت میشود.
✓اطلاعات نرمافزار به روز میباشد .
✓احتمال بروز خطا کاهش مییابد. - به دلیل عدم نیاز به ورود اطلاعات از روی کاغذ توسط اپراتور و کنترل¬هایی که در هنگام ورود اطلاعات انجام میپذیرد -
✓به حداقل رساندن وابستگی به اصل اسنادی کاغذی.
✓امکان پیش عملکرد سازمان - به واسطه ثبت اطلاعات حین انجام هر مرحله از کار - .
با توجه به توضیح ارائه شده در فوق به مقایسه دستاوردهای کسب شده از اتوماسیون اداری در دو سال 1392و 1393 در استان گلستان به تفکیک شهرستان ها می پردازیم.
