بخشی از مقاله
- مقدمه
استفاده مناسب از فناوريهاي نوين و به خصوص امكانات فراهم آمده در زمينه فناوري اطلاعات ميتواند هر سازماني را دچار تحول سازد.
استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها ميتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهرهوري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان ميباشد و علاوه بر دبيرخانههاي
مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونتها تشكيل گرديده است و در سايربخشها معاونت ديگر نيز در دست اقدام ميباشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديدهاند و غالباً در حال بكارگيري سيستم ميباشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهرهبرداري ميباشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري ميتوان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.
2- تعريف پروژه
انتخاب، تأمين و راهاندازي سيستم رايانهاي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مينمايد :
• شناسايي نرمافزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري
• پيشنهاد مناسبترين نرمافزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن
• تأمين نرمافزار
• نصب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري
• پشتيباني
راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير ميباشد.
• سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني
• افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
• كاهش حجم بايگاني
• كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات
• امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري
4- مراحل انجام كار
براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشكيل كميته راهبري
3-4- شناخت و برنامهريزي
4-4- برنامه زمانبندي سيستم اتوماسيون اداري
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازي
7-4- پشتيباني
در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه ميشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
براي تدارك نرمافزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليتهي زير انجام شده است :
• شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
• تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
• شناسايي نرمافزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرمافزارهاي كانديد
• تعيين شاخصهاي ضروري جهت ارزيابي نرمافزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها
• ارزيابي نرمافزار كانديد
• نتيجهگيري و گزينش سه نرمافزار برتر
• انتخاب نهايي نرمافزار مورد نظر
اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشكيل كميته راهبري
اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه 81 مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است :
• معاونت اداري و مالي
• نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات
• نماينده معاونت برنامهريزي، توسعه و فناوري
• مدير كل امور اداري
• مدير كل تشكيلات و بودجه
• شركت ناظر
• گروه توسعه و پشتيباني شبكه
• نماينده واحدي كه نرمافزار در حال نصب در آن ميباشد.
مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير ميباشد :
• تأمين سختافزار مورد نياز براي راهاندازي سيستم
• تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت
• موانع موجود در زمينه نصب و راهاندازي سيستم
• پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام
• موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم
• محدوديتهاي موجود در زمينه تداركات
• اولويتبندي انجام كار اتوماسيون
3-4- شناخت و برنامهريزي
براي انتخاب نرمافزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سختافزار، نرمافزارهاي دبيرخانه موجود، محلهاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راهاندازي فعاليتهايي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
• شناخت اوليه براي انتخاب نرمافزار اتوماسيون اداري مناسب
• شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راهاندازي
• شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم
همان طور كه مشاهده ميشود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكانسنجي پيادهسازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سختافزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوههاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيشروي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راهاندازي سيستم هر يك از معاونتها كه براي نصب و راهاندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشكار، شيوههاي ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامههاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سختافزاري، نرمافزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است.
در زمينه برنامهريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
• شناسايي فعاليتهاي مرحله نصب و راهاندازي
• تهيه و تدوين برنامه زمانبندي
• تهيه برنامه آموزش
• تهيه برنامه نصب و راهاندازي
فعاليتهاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير ميباشد :
• مقدمات انجام كار
• تهيه برنامه آموزش
• تهيه برنامه نصب
• اعلام امكانات مورد نياز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نياز در نقطه نصب
• تعريف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سيستم
براساس فعاليتهاي شناسايي شده برنامه زمانبندي تنظيم و براي انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راهاندازي تهيه گرديده است.
5-4- آموزش
براي آموزش كاركنان، ارائه آموزش در چهار سطح زير در نظر گرفته شده است :
• اعضاي دبيرخانه
• معاونين و مديران كل
• مسئولين دفاتر
• رؤساي ادارات
تعداد ساعات آموزش براي اعضاي دبيرخانه 6 ساعت و براي ساير افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونين و مديران كل به صورت حضوري و ساير افراد در كلاس انجام ميپذيرد. علاوه بر آموزش سيستم، راهنماي استفاده كنندگان سيستم و گردشكار مكاتبات اداري با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري تهيه شده است. آموزشهاي انجام شده به صورت زير ميباشد :
دبيرخانه مركزي 1 و 2 14
دبيرخانه معاونت اداري و مالي 6
دبيرخانه معاونت برنامهريزي 8
مسئولين دفاتر در معاونت اداري و مالي 8
رؤساي ادارات در معاونت اداري و مالي 12
دبيرخانه معاونت اقتصادي 6
دبيرخانه معاونت توليد – مجلس – معادن 14
مسئولين دفاتر و رؤساي ادارات در معاونت توليد 25
مسئولين دفاتر و رؤساي ادارات در معاونت اقتصادي 16
معاونين و مديران كل 2
جمع 111 نفر
6-4- نصب و راهاندازي
سيستم اتوماسيون اداري به عنوان اولين گام در دبيرخانه مركزي ساختمان شماره يك و دو نصب گرديده است و در حال حاضر دبيرخانههاي مركزي نامهها را از طريق سيستم جديد شماره و ثبت مينمايند. علاوه بر اين نامهها Scan شده و تصوير نامهها در سيستم موجود ميباشد و معاونتها با توجه سطح دسترسي ميتوانند نامههاي مورد نظر را ملاحظه نمايند. از آنجائيكه نصب سيستم در
معاونتها تا سطح مديران كل انجام گرديده است، گردش نامهها به صورت دستي و ثبت آنها به صورت مكانيزه انجام ميپذيرد. پس از نصب سيستم براي رؤساي ادارات و كارشناسان امكان گردش نامهها به صورت مكانيزه فراهم ميگردد. درحال حاضر در معاونتهاي اداري و مالي، اقتصادي و امور بينالملل و معاونت برنامهريزي، توسعه و فناوري دبيرخانه فرعي معاونت شكل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سيستم ثبت ميگردد. معاونت توليد، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودي دبيرخانه اين معاونتها نيز به صورت متمركز تشكيل ميگردد. در مرحله بعدي نصب سيستم براي رؤساي ادارات انجام پذيرفته و نامه ميتواند به صورت مكانيزه در سيستم گردش نمايد. بديهي است كه براي گردش كامل نامه به صورت مكانيزه كارشناسان نيز بايستي داراي سيستم شوند. نصب و راهاندازي سيستم در اولين مرحله تا سطح مديران كل انجام شده و سپس به رؤساي ادارات تسري مييابد.
در معاونتهايي كه سيستم راهاندازي شده است، نامهها تا سطح معاونين و مديران كل قابل دسترسي ميباشد
.
7-4- پشتيباني
در زمينه پشتيباني از سيستم فعاليتهاي زير در جريان ميباشد :
• نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه مركزي
• نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه معاونتها
• رفع مشكلات موجود حين انجام كار
• انجام هماهنگيهاي لازم در مورد اشكالات سختافزاري
پشتيباني از اولين نصب سيستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت يك سال نيز تداوم خواهد داشت.
5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)
انتخاب نرمافزار 100%
عقد قرارداد با شركت مورد نظر 100%
تشكيل كميته راهبري 100%
شناخت و برنامهريزي 100%
آموزش 80%
نصب و راهاندازي سيستم 70%
پشتيباني 30%
لازم به ذكر است كه با توجه به رفع موانع و كاهش تنگناها در زمينه سختافزار و تدارك نيازها درصدهاي باقيمانده از آموزش و نصب و راهاندازي با سرعت بيشتري نسبت به اوايل پروژه انجام پذيرد. به عنوان مثال ميتوان به شكلگيري دبيرخانه فرعي در سه معاونت باقيمانده اشاره نمود كه انتظار ميرود طي دو هفته آتي انجام پذيرد. در ادامه برنامه زمانبندي نصب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري ارائه شده است.
پيوست 1
گزارش ارزيابي نرم افزارها
فهرست مندرجات
1- مقدمه 1
2- وضعيت موجود 3
1-2- سيستم كامپيوتري مستقر در بايگاني (دبيرخانه) 4
2-2- سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري (دبيرخانه) مستقر در دفتر وزارتي 4
3-2- سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق) 5
4-2- شبكههاي داخلي وزارت صنايع و معادن 5
3 – چگونگي گزينش نرمافزار مناسب 8
1-3- مفروضات 9
2-3- تعيين نيازها 10
3-3- شناسايي نرمافزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران 10
4-3- تعيين پارامترهاي ضروري جهت نرمافزارهاي كانديد 10
5-3- ارزيابي نرمافزارهاي كانديد 11
6-3- گزينش 14
4 – نتيجهگيري 23
1- مقدمه
با پيشرفت سريع فناوري اطلاعات، هر روز امكانات وسيعتري در اختيار سازمانها قرار ميگيرد تا سادهتر، با سرعت بيشتر و با بهرهوري بالاتري به انجام وظايف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امكانات فراهم شده، استفاده از فناوري نوين در زمينه اتوماسيون اداري و گردش مكاتبات
داخلي و خارجي سازمانها است كه سهم به سزايي در سرعت بخشيدن به روند اجراي كارها دارد و به نحو قابل توجهي موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهاي ديگر ميگردد.
شوراي فناوري اطلاعات وزارت صنايع و معادن كه پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهي به امور انفورماتيك ايجاد شده است، با توجه به اهميتي كه استقرار يك سيستم اتوماسيون اداري و
دبيرخانه مناسب در افزايش ميزان بهرهوري، تسريع در زمان انجام كار، تسهيل در پيگيري امور و مكاتبات ميتواند داشته باشد، گزينش سيستم اتوماسيون اداري و راهاندازي آن را از جمله اقداماتي تشخيص داده اس
ت كه داراي الويتي بالا هستند. (گزارش اوليه بررسيهاي اين كار در پيوست يك آمده است)
به همين منظور پروژهاي تحت عنوان “اتوماسيون اداري (دبيرخانه و بايگاني) ” تعريف شده و اجراي آن به شركت مهندسي سيستم ياس محول گرديده است.
هدف از انجام اين پروژه شناسايي كليه نرمافزارهاي قابل قبول و موجود در كشور در زمينه اتوماسيون اداري، ارزيابي و پيشنهاد مناسبترين آنها جهت بكارگيري در وزارت صنايع و معادن
ميباشد، به نحوي كه با در نظر گرفتن جميع جوانب، نرمافزار پيشنهادي به بهترين شكل ممكن پاسخگوي نيازهاي فعلي و آتي اين وزارتخانه در زمينه اتوماسيون اداري و ساماندهي به امور بايگاني باشد.
2- وضعيت موجود
1-2- سيستم كامپيوتري مستقر در بايگاني (دبيرخانه)
در حال حاضر كليه نامههاي وارده به وزارت صنايع و معادن از طريق بايگاني مستقر در طبقه همكف ساختمان شماره 2 اين وزارتخانه در يك سيستم مكانيزه ثبت ميشوند و بر حسب بخشي كه به آن ارجاع داده ميشوند شمارهاي به آنها اختصاص داده ميشود. پس از ارجاع نامهها به قسمت مربوطه بايگاني به هيچ وجه امكان دستيابي به آخرين وضعيت نامه را ندارد و پيگيريهاي آتي بايستي از بخش مربوطه صورت پذيرد. نامههاي صادره از وزارت صنايع و معادن و نامههاي داخلي در سيستم كامپيوتري فعلي ثبت نميشوند.
سيستم فعلي مستقر در دبيرخانه طبق سفارش وزارت صنايع (سابق) حدود 5 سال پيش توسط شركت افكار سيستم تهيه شده است و در محل دبيرخانه بصورت شبكه مورد استفاده قرار ميگيرد. ايستگاههاي كاري مستقر در دبيرخانه 6 دستگاه ميباشد، و از يك ايستگاه كاري به منظور پيگيري استفاده ميشود. سيستم دبيرخانه به دو واحد ديگر در ساير طبقات نيز وصل است، ولي فعلاً در اين دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگاني) فعال نيست. گر چه سيستم داراي بخشهاي متفاوتي است ولي همه بخشها كاربرد ندارد و تنها استفادهاي كه از آن ميشود اين است كه بجاي ثبت نامههاي وارده در دفتر، ورود نامهها در كامپيوتر ثبت ميشود و در همين حد استفاده، كاربران با مشكلي مواجه نميشوند.
سيستم فقط ميتواند اطلاعات يكسال پيش را براي پيگيري در اختيار كاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامهها، نامههاي صادره و گردش مكاتبات بازتابي در اين دبيرخانه داشت و ثبت ميشد، پيگيريها با سهولت بيشتري صورت ميپذيرفت.
2-2- سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري (دبيرخانه) مستقر در دفتر وزارتي
سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري كه در حال حاضر در دفتر وزارتي مورد استفاده قرار ميگيرد محصول شركت خبره پرداز پارس است كه توسط شركت گسترش انفورماتيك به عنوان عرضه كننده اين نرمافزار در طي سال 78 تحت عنوان نرمافزارهاي “دبير” و “مدير” عرضه ميگشته است. در نيمة دوم سال 78 پس از به نمايش گذاشتن امكانات اين محصولات، مقرر شد كه سيستمها در حوزه وزارتي نصب گردند و با توجه به ساختار دبيرخانه حوزه وزارتي تغييرات مورد نياز در سيستم اعمال و نسخه جديد در اواخر سال 78 نصب و راهاندازي شده و نسبت به آموزش كاربران نيز اقدامات لازم صورت پذيرفته است. طبق توافق به عمل آمده كارشناسي به طور مرتب براي رفع اشكالات و
آموزش كاربران به دفتر مراجعه مينموده است. در سال 79 نيز همين روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغييرات درخواستي توسط كاربران اعلام گرديده كه تمام موارد به گفته شركت مربوطه و كاربران آن انجام شده است، به گونهاي كه نرمافزار قبلي كه محصول شركت ميكرو نرمافزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 كلاً كنار گذاشته شده و كليه عمليات توسط اين سيستم به ثبت رسيده و ميرسد.
با توجه به روالي كه به منظور ارزيابي نرمافزارهاي اتوماسيون اداري در نظر گرفته شد، نرمافزار مستقر در محل دفتر وزارتي نيز در محل شركت خبره پرداز پارس مورد ارزيابي قرار گرفت. كاستي مهم و غير قابل اصلاحي در روال انجام كار سيستم ديده نشد و مسئولين مربوطه آمادگي داشتند در صورت تمايل هر گونه تغييري را در حد متعارف جهت دستيابي به نيازهاي مطلوب كاربران اعمال نمايند. در ضمن پس از ارزيابي كليه نرمافزارهاي كانديد، اين نرمافزار با كسب 91 امتياز از جمله نرمافزارهايي است كه جزء نرمافزارهاي داراي بيش از 85 امتياز منظور شده است.
3-2- سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق)
پيرو مذاكرات انجام شده با مسئولين امور اداري وزارت صنايع و معادن و دريافت نامة شماره 01061102 به تاريخ 21/3/1380 آقاي دكتر رضا رمضاني خطاب به آقاي اسلامي معاون محترم برنامهريزي، توسعه و فناوري وزارت صنايع و معادن مبني بر آماده بودن سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق) كه در حال حاضر در شركت ملي فولاد ايران نصب و راهاندازي شده است. اين نرمافزار هم در زمره نرمافزارهاي كانديد محسوب شد و مانند بقيه نرمافزارها، از قابليتها و تواناييهاي سيستم در محل شركت رادسامانه بازديد به عمل آمد.
طبق اظهارات آقاي دكتر رمضاني، سبك كار شركت رادسامانه بر اين است كه سيستمها پس از اينكه حدود 50% آماده شدند در محل كاربر بصورت آزمايشي نصب ميشوند و در حين كار، هم سيستمها تكميل ميشوند و هم نظرات كاربران اعمال ميشود، اين سيستم نيز بصورت آزمايشي زماني كه در همين حدود تكميل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گرديده است. در حال حاضر سيستم در محل شركت ملي فولاد ايران نصب و در حال اجرا است .
سيستم مربوطه مانند ساير نرمافزارهاي كانديد مورد ارزيابي قرار گرفت ولي نسبت به ساير كانديدها ويژگي خاصي نداشت.
4-2- شبكههاي داخلي وزارت صنايع و معادن
وزارت صنايع و معادن در حال حاضر داراي دو ساختمان شماره 1 (خيابان سميه) و ساختمان شماره 2 (خيابان موسي كلانتري) است كه ساختمانهاي مذكور داراي شبكههاي داخلي خاص خود هستند و به دليل اينكه قبل از ادغام وزارت صنايع و وزارت معادن و فلزات تابع تشكيلات اداري مجزايي بودهاند، داراي ساختارهاي متفاوتي ميباشند. وضعيت كلي هر يك از ساختمانها از نظر استقرار شبكه داخلي به شرح زير است :
1-4-2- ساختمان شماره 1
به منظور بهرهبرداري از شبكه داخلي مستقر در اين ساختمان، تمامي اتاقها كابل كشي شدهاند و در صورت نياز با تأمين رايانه، اتصال به شبكههاي داخلي در تمام اتاقها و طبقات ميسر خواهد بود.
توپولوژي شبكه در اين ساختمان ستارهاي (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده داراي سرعتي معادل sec/mb100 است و هر يك Nodeها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سه سرويسگر در حال حاضر به منظور نصب سيستم عاملهاي شبكه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفتهاند. به منظور بهرهگيري از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server . در حال حاضر در كل طبقات ساختمان حداكثر 20 ايستگاه كاري وجود دارد كه در صورت فعال شدن سيستمها، قابليت افزايش تعداد ايستگاههاي كاري وجود دارد.
برخي از ادارات و بخشهاي مستقر در اين ساختمان خود داراي شبكة داخلي خاص خود هستند كه اتصالي به شبكه داخلي ندارند ولي در كنار استفاده از شبكه خاص خود اين توان وجود دارد كه به شبكه داخلي هم متصل شوند.
2-4-2- ساختمان شماره 2
در حال حاضر كليه اتاقهاي اين ساختمان داراي كابل شبكه نيستند. طبق بررسي خاصي كه در حال حاضر تحت عنوان “وضعيت موجود سيستمهاي سختافزاري و نرمافزاري وزارت صنايع و معادن” در حال انجام است، بين 150 تا 200 اتاق از كل اتاقهاي موجود داراي كابل شبكه هستند. به
عبارت ديگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد كابل كشي شبكه هستند، كه پس از تعيين وضعيت نسبت به تكميل امكانات دسترسي به شبكه داخلي بر اساس سياست آتي وزارت صنايع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژي شبكه داخلي اين ساختمان ستارهاي (Star) است. در اين ساختمان نيز برخي قسمتها داراي شبكههاي داخلي خود، مستقل از شبكه داخلي هستند. به عنوان مثال دبيرخانه مستقر در طبقه همكف داراي شبكهاي با توپولوژي bus است و
خود داراي 6 ايستگاه كاري در طبقه همكف و 2 ايستگاه ديگر در طبقات فوقاني است كه با توجه به توپولوژي مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده داراي سرعتي معادل sec/mb100 است و هر يك Nodeها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سيستم عامل مورد استفاده در شبكه NT است و داراي 4 سرويسگر است، براي استفاده از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شدهاند.
3-4-2- وضعيت ارتباطي دو ساختمان با يكديگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطي با يكديگر ندارند و پس از تعيين وضعيت موجود سيستمهاي سختافزاري و نرمافزاري، نسبت به چگونگي ارتباط برقرار كردن بين اين دو ساختمان تصميمگيري خواهد شد. چنانچه سياست وزارت صنايع و معادن بر اين باشد كه سيستم دبيرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، اين امر مستلزم برقراري ارتباط بين شبكههاي دو ساختمان است.
3- چگونگي گزينش نرمافزار مناسب
پيرو تشخيص شوراي فناوري اطلاعات، مبني بر ضرورت استقرار سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه مناسب با نيازهاي وزارت صنايع و معادن توسط ، آقاي مهندس بشارتيان از طرف اين شورا طي حكم شمارة 10021/50987 مورخ 12/3/1380 مسئول بررسي، امكان سنجي و ارائه راهحل در مورد اتوماسيون اداري گرديدند.
با توجه به الويتي كه شوراي فناوري اطلاعات در خصوص انتخاب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري قائل شده است، در حداقل زمان ممكن گروهي به منظور شناسايي و ارزيابي دبيرخانه و اتوماسيون اداري تشكيل گرديد.
1-3- مفروضات
طي جلساتي كه به منظور شناسايي كسب نظرات مسئولين محترم وزارت صنايع و معادن در زمينه وضعيت فعلي و برنامة آتي گردش مكاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زير حاصل گرديد :
1-1-3- شبكه داخلي وزارت صنايع و معادن از پيش طراحي، نصب و راهاندازي شده است و در صورتي كه نياز به تكميل يا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذيرفت.
2-1-3- ملاحضات امنيتي در خصوص ايمن سازي شبكه داخلي وزارت صنايع و معادن در نظر گرفته شده است.
3-1-3- در بدو امر، سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه انتخابي، شركتها و سازمانهاي تابعة وزارتخانه را شامل نميشود.
4-1-3- سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه، فعلاً در ساختمانهاي شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راهاندازي خواهد شد.
5-1-3- تجهيزات سختافزاري و احياناً نرمافزاري (مثل سيستم عامل شبكه، ايستگاه كاري، پايگاه دادهها و…) كه براي راهاندازي لازم باشند، در صورتي كه قابل تأمين توسط شركت عرضه كننده نرمافزار اتوماسيون اداري و دبيرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهيه و نصب خواهند شد.
6-1-3- در صورتي كه نرمافزارهاي مورد ارزيابي قابليت پشتيباني از گردش كار(Work Flow) را داشته باشند، الويت خواهند داشت.
7-1-3- برنامة كلي نصب و راهاندازي در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤساي ادارات مكانيزه خواهد شد، در مرحله دوم كليه اطاقهاي كارشناسان از طريق يك ايستگاه كاري به سيستم متصل خواهند شد و در مرحلة سوم كليه كارشناسان با در اختيار داشتن ايستگاه كاري مستقل به سيستم متصل خواهند شد.
8-1-3- طبق اظهار نظر مدير كل محترم امور اداري، طي نامة شماره 627801 مورخ 16/4/80 فعلاً سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه تا سطح رؤساي ادارات اجرا ميگردد. تعداد اين افراد 154 نفر ميباشد.
2-3- تعيين نيازها
با استفاده از نظرات مسئولين ذيربط، بازديد از سيستمهاي اتوماسيون اداري فعلي مستقر در دفتر وزارتي و دبيرخانه وزارت صنايع و معادن (واقع در ساختمان شماره 2)، وضعيت فعلي و خطمشي آتي وزارتخانه در زمينه اتوماسيون اداري عايد گرديد. بر اساس نتايج حاصل در اين مرحله نيازها تعيين شدند.
3-3- شناسايي نرمافزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران
در اين مرحله اقدام به شناسايي و جمعآوري اطلاعات اوليه نرمافزارهاي اتوماسيون اداري موجود گرديد. به همين منظور از اعضاي محترم شوراي فناوري اطلاعات و مسئولين محترم وزارت صنايع و معادن نيز خواسته شد كه چنانچه موردي را مناسب ميدانند معرفي نمايند تا مورد ارزيابي قرار
گيرد. جهت شناسايي شركتهاي عرضه كننده نرمافزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه از اطلاعات موجود در نشريات و سايت اينترنتي شوراي عالي انفورماتيك كشور و انجمن شركتهاي انفورماتيك ايران استفاده شد. از بين نرمافزارهاي دبيرخانه آنهايي كه بر روي شبكه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند كه براي استفاده در سازمانهاي بزرگ مناسب هستند، برگزيده شدند.
با توجه به اطلاعات كسب شده در خصوص نرمافزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه، با يك بررسي اوليه 15 نرمافزار به عنوان كانديد تعيين شدند و مشخصات شركتهاي عرضهكننده آنها (مثل نشاني، تلفن، فرد مسئول و…) براي بررسي عميقتر بدست آمد. اسامي نرمافزارها و شركتهاي عرضهكننده در جدول شماره 1 درج شده است كه در بخش ارزيابي نرمافزارهاي كانديد ارائه ميگردد.
4-3- تعيين پارامترهاي ضروري جهت نرمافزارهاي كانديد
با استفاده از تجربيات قبلي در زمينه سيستمهاي اتوماسيون اداري و مطالعات انجام شده در شوراي عالي انفورماتيك كشور، اقدام به تعيين پارامترهاي ضروري جهت ارزيابي نرمافزار مورد نظر گرديد، اين پارامترها در برگيرنده موارد زير هستند :
1-4-3- مشخصات عمومي نرمافزار
2-4-3- نيازها (سختافزاري و نرمافزاري)
3-4-3- تعدد دبيرخانهها
4-4-3- امكانات كاربري
5-4-3- امكانات بايگاني اسناد و ضمائم آنها
6-4-3- چگونگي حذف مكاتبات
7-4-3- چگونگي پاراف و امضاء و مهر نامهها
8-4-3- حفاظت و كنترل دسترسي
9-4-3- امكانات پيام رساني
10-4-3- امكانات ثبت قرار ملاقاتها
11-4-3- وجود دفاتر راهنما
12-4-3- امكانات پيگيري و گزارشگيري
13-4-3- چگونگي تهيه نسخههاي پشتيباني
14-4-3- چگونگي ارائه آموزش و خدمات پشتيباني و رفع اشكال كاربران
15-4-3- چگونگي ارائه نسخه جديد نرمافزار
16-4-3- قيمت نرمافزار
پس از تعيين پارامترها، به منظور تعديل و احياناً اصلاح پارامترهاي تعيين شده، از صاحبنظران و اعضاي محترم شوراي فناوري اطلاعات نظر خواهي شد و در نهايت با اعمال رهنمودهاي ارائه شده، معيارها و قابليتهاي مورد ارزيابي در نرمافزارهاي اتوماسيون اداري در قالب فرمي در 6 صفحه و با 175 پارامتر نهايي گرديد.
5-3- ارزيابي نرمافزارهاي كانديد
به منظور مراجعه حضوري به شركتهاي عرضهكننده نرمافزار اتوماسيون اداري كانديد، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلي، با مسئولين ذيربط در شركتها تماس گرفته شده، برنامهاي جهت بازديد از قابليت نرمافزارها تعيين گرديد و متعاقب آن مطابق با برنامه تعيين شده، شركتهاي عرضهكننده و نرمافزارها بصورت حضوري مورد ارزيابي قرار گرفتند و نتايج ارزيابي ثبت شد. در ضمن مشتريان فعلي نرمافزار شناسايي شدند تا در مراحل بعدي نرمافزارهايي كه داراي امتياز مناسب هستند از اين نظر نيز ارزيابي گردند.
برنامه بازديد از شركتها در جدول شماره 1 درج شده است.
جدول شماره 1 – نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه كانديد و برنامه بازديد از شركتها
رديف نام شركت تاريخ مراجعه ساعت مراجعه نام نرم افزار تماس با نشاني تلفن فاكس
1 خبره پرداز پارس 22/03/80 15:00 اتوماسيون دفتري آقاي اژدري خ خرمشهر خ عشقيار ك دوم ش 9 واحد 5 19 و 8737018
2 آوين تك 29/03/80 13:00 آوين پيك خانم ممقاني خ خرمشهر جنب پمپ بنزين ش 96 8767240 و 8747634 8767240
3 راد سامانه - مشاور وزارت معادن و فلزات 30/03/80 14:00 دبيرخانه دكتر رضا رمضاني خ خرمشهر خ عشقيار ك چهارم ش4 8762120 8741620
4 تينا سامانه 02/04/80 13:30 دبيرخانه و مكاتبات آقاي مؤذني خ ميرداماد م مادر (محسني) خ شاه نظري ش 37 واحد 18 6 و 2227006 2227008
5 دلتا پردازش 02/04/80 15:30 دبيرخانه آقاي مجيد پارساييان خ آزادي جمالزاده جنوبي مقابل درمانگاه ش 207 ط 3 واحد 4 6433561-09112902889 6432561
6 مشاورين پارس سيستم 03/04/80 13:00 دبيرخانه و كارتابل خانم امامي خ مطهري خ كوه نور كوي ششم ش 6 8731032 و 8735666 8735389
7 پتسا 03/04/80 15:00 دبيرخانه (اينترانتي) خانم قاسمي آقاي محمدي م آرژانتين خ بخارست خ 19 ش 20 8754748 8747761
8 رهيافت 04/04/80 13:00 نما آقاي آقاجانزاذه خ قائم مقام جنب تهران كلينيك خ شهداء ش 6 8724278 و8724295 8724309
9 همكاران سيستم 04/04/80 14:30 اتوماسيون اداري آقاي نكويي خ قائم مقام جنب تهران كلينيك خ شهداء ش 28 8715116 و8725863 8715638
10 رز سيستم 05/04/80 10:00 نامه آقاي شريفي خ فاطمي خ دائمي ش 125 8951000 8967879
11 ايزايران 05/04/80 14:00 دبيرخانه آقايان اخوان نياكي،كلانتري ميدان نوبنياد –ساختمان جديد ط 1 2545662
12 فرامطلق 06/04/80 13:00 زونكن آقاي اسماعيل نيا خ ولي عصر مقابل پارك ساعي ش 6/1050 برج نگين ساعي واحد 308 07-8714702 87114707
13 مهندسي نرم افزار رايورز 06/04/80 15:00 اتوماسيون اداري خانم فرجي خ خالد استامبولي خ 18 ش 30 8721501 و 8721503 8711504
14 طراحان بهينه 10/04/80 9:00 دبيرخانه آقايان حامد و ميري خ شريعتي پايين تر از بهار شيراز ( پايين تر از ك جوهرچي ) ش 400 ط اول 771640 و 767473 769951
15 بريد سامانه نوين 10/04/80 14:00 دبيرخانه آقاي جامي مقدم نارمك خ سمنگان ش 397 7905974 و 7903120 7904971
6-3- گزينش
با استفاده از اطلاعات جمعآوري شده در مراحل قبلي، نسبت به ارزش دهي به پارامترها اقدام شد. از كل 100 امتياز در نظر گرفته شده، بر حسب اهميت امتيازهاي زير به بخشهاي مربوطه اختصاص داده شد :
- قابليت عمومي شركت عرضه كننده نرمافزار (با توجه به اهميت خدمات پشتيباني و راهاندازي كامل نرمافزار) (30امتياز)
- تطابق نرمافزار با نيازهاي وزارت صنايع و معادن (از لحاظ شبكه و تعدد دبيرخانهها و ساختمانها) (20امتياز)
- محيط اجرايي و امنيت نرمافزار (با در نظر گرفتن ملاحظات امنيتي و شبكه موجود در وزارت صنايع) (15 امتياز)
- توانايي نرمافزار (از لحاظ امكانات بايگاني، پيگيري، كاربري و…) (30 امتياز)
- تسهيلات نرمافزار (امكانات نرمافزار از لحاظ ثبت قراره
ا، دفاتر راهنما، پيامها و…) (5 امتياز)
ارزيابي نرمافزارها بر مبناي پارامترهاي تعيين شده در مراحل قبلي در جدول شماره 2 درج شده است و جدولهاي شماره 3 و 4 جمعبندي پارامترهاي ارزيابي شده در خصوص نرمافزارهاي كانديد را نشان ميدهند.
جدول شماره 2 - پارامترهاي ارزيابي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه
زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه