بخشی از مقاله
چکیده
سیستمهاي برنامهریزي منابع سازمانی - ERP - سیستمهاي اطلاعاتی بسیار پیچیدهاي هستند. پیادهسازي این سیستمها فرآیند سخت و پر هزینهاي است، به مین علت معمولاً سازمانهایی که این سیستم را پیادهسازي میکنند شکستهاي سختی را متحمل میشوند. با این وجود سیستم برنامهریزي منابع سازمانی براي سازمانها در تمام بخشهاي اقتصادي مناسب است. هدف این تحقیق بررسی و دستهبندي عوامل ریسک در هنگام پیادهسازي سیستم برنامهریزي منابع سازمانی میباشد. در این مقاله، فرآیندها و فازهاي پیادهسازي بر اساس روش پیادهسازي کاربردي اوراکل - AIM - بدست میآیند. دستهبندي عوامل ریسک با کمک روش فرآیند مدیریت کیفیت به منظور شناسایی روابط میان عوامل ریسک و فرآیندهاي پیاده سازي مورد استفاده قرار میگیرد. نتایج بدست آمده حاکی از آن است که عوامل ریسک میبایستی در همان مراحل ابتدایی پیادهسازي بررسی و پیشبینی شود. این نتایج به مدیران کمک میکند تا در مدیریت پیاده-سازي ERP عملکرد بهتري داشته باشند.
کلمات کلیدي: پیادهسازي سیستم برنامهریزي منابع سازمانی؛ دستهبندي؛ روش پیاده سازي کاربردي؛ روش فرآیند مدیریت کیفیت؛ عوامل ریسک
.1 متن مقاله
سیستم برنامهریزي منابع سازمانی - ERP - بستههاي نرمافزاري تجاري هستند که یکپارچگی دادههاي تراکنش یافته و فرآیند کسب و کار در یک سازمان را فراهم میکنند .[3] [2] [1] تحقیقات بدست آمده حاکی از آن است که سیستمهاي برنامهریزي منابع سازمانی یکی از بزرگترین سرمایهگذاريها در بخش فناوري اطلاعات از دهه 1990 تا به امروز بوده است .[4] در واقع، سیستم ERP در سازمانها به دلیل ایجاد تسهیل در یکپارچگی بین ماژولها، فرآیندهاي ذخیره یا بازیابی اطلاعات، مدیریت، تجزیه و تحلیل ویژگیهاي برنامه پیادهسازي شده و حائز اهمیت میباشند .[5] علیرغم مزایاي قابل توجه که بستههاي نرمافزاري ERP در مدیریت و ادغام فرآیندهاي کسب و کار متقابل فراهم میکنند، هاآنمعمولاً داراي هزینههاي میلیونی در خرید، تکرار در نصب، و از همه مهمتر تغییرات سازمانی ویرانکننده میباشند .[7] [6]
بر این اساس، برخی از سازمانها با قبول بهبود قابل توجه در سازمان راضی به استفاده از محصول می-شوند در حالی که سایرین مجبور به پذیرش حداقل بازده و یا حتی تصمیم به رها کردن پیادهسازي سیستم ERP میگیرند .[5]یکی از مراحل در چرخه حیات سیستمها، مرحله پیادهسازي میباشد که این مرحله شامل سفارشیسازي یا پارامترسازي و پذیرش بسته ERP با توجه به نیازهاي سازمانی است. معمولاً این کار با همکاري مشاورانی که روششناسی پیادهسازي و آموزش را فراهم میکنند، انجام میپذیرد. با این حال، پیادهسازي پروژه برنامهریزي منابع سازمانی به دلیل مقیاس بزرگ آن، کاري پرهزینه، سخت و داراي ریسک بالا میباشد و در بیشتر موارد باعث تغییر در ساختار، فرهنگ و فرآیندهاي سازمانها میشود.
براساس تحقیقات بدست آمده، لیست سازمانهایی که پروژههاي ناموفق در پیادهسازي برنامهریزي منابع سازمانی را دارند، بسیار زیاد میباشد .[8]تمرکز این تحقیق بر دستهبندي عوامل ریسک در پروژه پیادهسازي سیستم برنامهریزي منابع سازمانی میباشد. لازم به ذکر است که با توجه به پیچیدگی و هزینه بالا در پیادهسازي پروژههاي سیستمهاي ERP، تشخیص ریسکهاي احتمالی که در فازهاي مختلف پیادهسازي سیستمهاي یکپارچه ERP به وجود میآید و ارائه راه کارهایی براي برطرف کردن ریسکها در کمک به مدیریت درست آنها، ضرورت دارد .
با توجه به این که تحقیقات بسیار محدودي در دستهبندي عوامل ریسک بر اساس فازهاي پیادهسازي و فرآیندهاي موجود در هر مرحله وجود دارد، در اینجا، هدف ما پیدا کردن رابطه عوامل ریسک در پیادهسازي سیستم برنامهریزي منابع سازمانی و فرآیندهاي روش پیادهسازي کاربردي - AIM - و توسعه طرح ارتباط عوامل ریسک با فازهاي این روششناسی میباشد.این مقاله به صورت زیر تنظیم شده است. در ابتدا، پیشینه تحقیق و مرور ادبیات در مورد دستهبندي ریسکهاي سیستمهاي برنامهریزي منابع سازمانی وتوضیح مختصري در مورد روش شناسی پیادهسازي کاربردي بیان میشود. سپس، ساختار تحقیق به صورت مختصر توضیح داده میشود. در مرحله بعد، توصیف نتایج بدست آمده و ماتریس روابط عوامل ریسک مورد بررسی قرار میگیرد. در آخر خلاصهاي از نتایج بدست آمده بیان خواهد شد.
.2 پیشینه تحقیق و مرور ادبیات
تحقیقات بسیار کمی در زمینه میزان تاثیرگذاري عوامل ریسک بر فازهاي پیادهسازي و نحوه دستهبندي آنها انجام شده است. در تحقیقات بدست آمده، روشهاي متفاوتی در دستهبندي عوامل ریسک وجود دارد، براي مثال دستهبندي ریسکهاي فرآیند نگهداري از سیستم ERP بر اساس فازهاي تعریف شده در استاندارد [9] IEEE 1219 و یا دستهبندي عوامل ریسک بر اساس چرخه حیات توسعه نرمافزار .[10] در تحقیقی دیگر، با استفاده از روششناسی ASAP عوامل ریسک دستهبندي شدهاند .[11] با این حال تحقیقات بسیار کمی در مورد دستهبندي ریسکها با روش پیادهسازي کاربردي اوراکل - AIM - انجام شده است.روششناسی، مجموعهاي از قوانین و راهنماییها براي شرایط خاصی میباشد.
در محیط پروژهاي، این راهنماییها شامل مجموعهاي از کارهایی است که می-بایستی انجام شود؛ روششناسی همچنین میتواند یک روش خاص، فرم و یا حتی یک چک لیست براي چرخه حیات پروژه باشد. یک روش استراتژیک که نیازهاي کسب و کار سازمانها را به وضوح در ابتداي یک پیادهسازي تعریف و آن را تا پایان پیادهسازي اعتباردهی میکند .[9]روششناسیهاي مختلفی براي پیادهسازي سیستم ERP وجود دارد که از مهمترین آنها روش ASAP براي شرکت SAP و روش AIM براي شرکت اوراکل میباشد.روششناسی پیادهسازي کاربردي شرکت اوراکل یک روش اثبات شده براي پیادهسازي برنامههاي اوراکل در حیطه کسب و کار است. از نظر اوراکل "روششناسی پیادهسازي کاربردي ابزاري است که گامهاي لازم براي برنامهریزي، تولید و کنترل پروژه موثر و کارآمد در پیادهسازي موفقیت آمیز یک پروژه را فراهم میکند". این روششناسی براي هر پیادهسازي نرمافزار فناوري اطلاعات بکار میرود.
به عبارت دیگر این روششناسی براي پیادهسازي نرمافزارهاي دیگر هم استفاده میشود و فقط مختص به محصولات اوراکل نمیباشد . [12] روششناسی پیادهسازي اوراکل ترکیبی از دو موضوع است که موضوع اول، روش-شناسی است که نشان میدهد که چه کارها و وظایفی، با چه ترتیبی و چه منابعی میبایستی انجام شوند. موضوع دوم، نمونهاي از تمام کارهاي تحویلی لازم را فراهم میکند. بنابراین، ترکیبی از روششناسی و ابزار نمونه تحویلی، محصول قدرتمند AIM را ایجاد میکند .[12] روششناسی پیادهسازي کاربردي در ابتداي پروژه نیازمنديها را تعریف میکند. این روش وقایع کسب و کار حساس داخلی، خارجی و زمانی را مشخص و هر اتفاق را با فرآیندهاي سیستمی و کسب و کاري مرتبط همگام میکند. با استفاده از این روش، کاربر به فهم درستی از نیازمنديهاي کسب و کار در زمان پیادهسازي دست مییابد.
.2,1 چهارچوب ساختار روش پیادهسازي کاربردي
روش پیادهسازي کاربردي چهارچوبی از عناصر مرتبط است، که این عناصر شامل فازها، فرآیندها، کارها و وظایف، و وابستگیها است. که هر کدام از عناصر به اختصار در ادامه تعریف شدهاند .[12] فاز، مجموعه طبقهبندي شدهاي از کارها و وظایف گروهبندي شده است. این روش براي سازماندهی کارها و وظایف، زمانبندي کارهاي تحویلی و تحویل پروژه میباشد. فرآیند، گروهی از کارها و وظایف وابسته هستند که به منظور رسیدن به هدف اصلی، ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. فرآیند معمولاً بر پایه قواعد رایج میباشد. وظیفه، یک واحد کاري است که نتایج آن در یک تحویل - مانند: گزارش، برنامهریزي، کد و یا تست و آزمایش نتایج - نمایان میشود. در شکل 1 فرآیندها در مقابل فازها نشان داده شده است. همان طور که دیده میشود، این روش پیادهسازي داراي 6 فاز تعریف، آنالیز عملیات، طراحی برنامه، ساخت و تولید، انتقال و اجراي برنامه میباشد. در نمودار نمایش داده شده میزان تاثیرگذاري هر فرآیند در هر فاز نیز بیان شده است. براي مثال فرآیند تعریف نیازمنديهاي کسب و کار در دو فاز تعریف و آنالیز تاثیر بیشتري را نشان میدهد.
.3 روش تحقیق
ریسکهاي مختلف میتوانند در کل پروژه پیادهسازي ERP تاثیرگذار باشند. ریسکهاي مرتبط با پروژههاي فناوري اطلاعات یا سیستمهاي اطلاعاتی، توسعه نرمافزار و پیادهسازي پروژه، کاملاً با ریسکهاي موجود در پیادهسازي ERP یکسان نیستند بنابراین، به دلیل کلی بودن چهارچوب معرفی شده در بالا و در نظر گرفته نشدن ویژگیهاي سیستم برنامهریزي منابع سازمانی، دستهبندي ریسک پیادهسازي ERP لازم و ضروري است. در این قسمت ریسکهایی که در فرآیند پیادهسازي ERP تاثیرگذار هستند، شناسایی و دستهبندي میشوند.هدف این مرحله شناسایی ریسکهایی است که فرآیند پیادهسازي ERP را تهدید میکنند.
بنابراین، لازم است که آنها بر اساس مرحله فرآیندي که تاثیر بیشتري را بر ریسکها میگذارند، شناسایی شوند. به عبارت دیگر، هر ریسک در مرحلهاي دستهبندي میشود که عملکردش توسط آن، مورد تهدید قرار گرفته شود .[9] به همین دلیل، ریسکها بر اساس روش پیادهسازي کاربردي اوراکل و استاندارد PMBOK دستهبندي میشوند. در نتیجه یک دستهبندي اولیه از ریسکهاي پیادهسازي ERP بدست میآید.از یک طرف، در این تحقیق به منظور جمعآوري عوامل حیاتی موفقیت در پروژه پیادهسازي سیستم برنامهریزي منابع سازمانی از روش کتابخانهاي استفاده شده است که با کمک مرور ادبیات بر روي مقالات، پایاننامهها و کتابهایی که در زمینه پیادهسازي نرمافزار، پیادهسازي سیستم ERP، ریسکهاي موجود در پیادهسازي و ... داشته است انجام شده است.
و از طرف دیگر، به منظور دستهبندي ریسکها در هر فاز از روش میدانی به منظور جمعآوري دادهها استفاده شده است. روش گردآوري داده در این قسمت، پرسشنامه بوده است. جامعه آماري این تحقیق شامل مدیران عالی، مدیران پروژه سیستم برنامهریزي منابع سازمانی و کارکنان بخشهاي مهندسی سیستمها، مدیریت پروژه، مدیر فناوري اطلاعات میباشند. در این تحقیق، روش نمونهگیري به صورت تصادفی ساده و از میان جامعه آماري انتخابی میباشد.متخصصان و خبرگان تعیین شده در بررسی ریسکها در پیادهسازي ERP، عوامل را دستهبندي، مطالعه و تصحیح مینمایند. زمانی که تمامی متخصصین دستهبندي تصحیح یافته را تایید میکنند، یک دستهبندي کلی از ریسکهاي پیادهسازي ERP را در اختیار خواهیم داشت.
بنابراین ریسکهاي سلسله مراتبی نهایی در مرحله پیادهسازي بدست میآید. هدف این روش، در پیدا کردن فرآیندهایی است که داراي بیشترین اثر بر عامل حیاتی موفقیت خاصی باشد. به عبارت دیگر، به دنبال آن فعالیتهاي خاصی - و نه همه فعالیتهاي موجود - هستند که داراي بیشترین تاثیر بر آن فرآیند میباشند. نحوه جمعآوري عوامل ریسک و دستهبندي عوامل ریسک بر اساس فازهاي روششناسی پیادهسازي کاربردي در شکل 2 بیان شده است. در ابتدا عوامل ریسک در پیادهسازي سیستم جمع آوري شده و به همراه فرآیندهاي موجود در روش پیادهسازي AIM در اختیار خبرگان قرار داده میشود و با کمک روش فرآیند مدیریت کیفیت، عوامل ریسک را در هر فاز دستهبندي میشود و در نهایت یک دستهبندي کلی با توجه به فرآیندها و فازهاي روش پیادهسازي بدست میآید.
