بخشی از مقاله
خلاصه
سیستم برنامهریزی منابع سازمان - - ERP یک نرمافزار مدیریت فرآیندهای کاری است که به سازمان امکان میدهد از یک سیستم جامع از برنامههای کاربردی بهرهمند گردد. پژوهش حاضر یا استفاده از یک روش پیمایشی به شناسایی عوامل مؤثر در سنجش میزان پیادهسازی ERP پرداخته است؛ زیرا باتوجه به هزینه سنگینی که سازمانها بابت پیادهسازی این سیستم متحمل میشوند، باید بتوانند از آن بخوبی بهره ببرند. بدین منظور پس از بررسی مقالات متعدد، 21 شاخص مؤثر بر اجرای برنامهریزی منابع سازمان از ادبیات مرتبط استخراج شد، سپس با استفاده از نظرات کارشناسان فناوری اطلاعات اهمیت این عوامل در سنجش و پیادهسازی ERP بررسی گردید. در پایان شاخصها به کمک تحلیل عاملی اکتشافی در 5 دسته از عوامل خلاصه گردید.
1. مقدمه
سازمانها در دنیای تجاری امروز، نیازمند برنامهریزی برای منابع سازمانی خود در تمام سطوح مدیریتی هستند. با توجه به روند رو به گسترش جهانی شدن، پیشی گرفتن عرضه بر تقاضا و افزایش رقابت در بازارهای جهانی، شرکتها ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی خواهند بود؛ از این رو آمادگی لازم از جهات مختلف، امری ضروری به نظر میرسد. از مهمترین ابزارهای مورد استفاده برای کسب این آمادگی، میتوان به عامل فناوری اطلاعات و ارتباطات اشاره کرد که با استفاده از آن قادر خواهیم بود این مسیر را سریعتر طی کنیم. یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات در سازمانها دارد و نهاتاًی با استفاده از امکانات خاص زمینه را برای پیوستن به بازارهای جهانی فراهم میسازد، سیستم برنامهریزی منابع سازمان یا ERP است که در حال حاضر به عنوان آخرین ابزار برنامهریزی و مدیریت در جهان مطرح است
برنامهریزی منابع سازمان یک سیستم اطلاعاتی است که از طریق یکپارچه کردن همه جنبه های کسب و کار شامل بخش برنامهریزی تولید، خرید، تولید، فروش، توزیع، حسابداری و خدمات پس از فروش، اطلاعات را مدیریت میکند. در سالهای اخیر برنامهریزی منابع سازمان به عنوان یک "باید" برای بسیاری از شرکتهایی که به دنبال بهبود توان رقابتپذیری خود هستند، مطرح شده است
این سیستم یک راه حل نرمافزاری یکپارچه است که طیف وسیعی از فرایندهای سازمان را در بر گرفته و به شرکتها در دستیابی به دید جامعی از کسب و کار شرکت کمک میکند. برنامهریزی منابع سازمان شامل یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی، و یک رابط واحد و یکپارچه در کل سازمان است
هسته آن یک پایگاه داده جامع میباشد. این پایگاه داده، دادهها را از برنامه های مدولار پشتیبانی در سراسر سازمان جمعآوری کرده و سپس داده مورد نیاز مدولارهای مختلف را تأمین میکند
با توجه به نقش و اهمیت اطلاعات در بازار رقابتی امروز سازمانها به واسطه سیستم های برنامهریزی منابع سازمانی، قادر به بقا و فعالیت هستند. مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی در جهت بهینه شدن و سرعت بخشیدن به مکانیسمها، فرایندهای سازمانی و روندهای کسب و کار مورد استفاده قرار میگیرد. هدف عمده ERP متحد کردن بخش های مختلف سازمان از طریق یک بسته نرمافزاری کاربردی است
سیستم برنامهریزی منابع سازمان - ERP - عملکرد بسیاری از شرکت ها و میزان تولید آنها را افزایش میدهد اما از سوی دیگر پیادهسازی آن پرهزینه، دشوار و پیچیده است . - Chen, 2001 - پس ضروری است که بتوان میزان پیادهسازی سیستم ERP در سازمان را بررسی نمود. زیرا با توجه به هزینه سنگینی که سازمان بابت پیادهسازی ERP متحمل میشود باید بتواند از آن به خوبی بهره ببرد.
بنابراین مسئله این پژوهش شناسایی عواملی است که با استفاده از آنها بتوان میزان پیادهسازی سیستم ERP در سازمان را اندازهگیری کرد. با شناسایی این عوامل جهت ارزیابی وضع موجود سازمان از نظر پیادهسازی سیستم برنامهریزی منابع سازمان - ERP - و مقایسه آن با وضع مطلوب امکان شناسایی نقاط ضعف سازمان از نظر این سیستم فراهم شده و میتوان استراتژی های لازم جهت بهبود وضعیت سازمان در استفاده از این سیستم را ارائه داد.
2. مروری بر تحقیقات پیشین
ظهور ERP را باید دهه 1960 میلادی دانست که عمده تأکید آن در این دوران افزایش درآمد و تقویت کسب و کار از طریق یکپارچهسازی فرایندها و عملکردها بود. ولی در سال 1972 پنج تن از مدیریان IBM به منظور تکامل و پیادهسازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتی با عنوان SAPرا که به عنوان نخستین شرکت توسعه و اجرای نرمافزارهای خاص ERP بود تأسیس کردند که هم اکنون نیز در این زمینه فعالیت دارند - سروش مهر، . - 1389 اساس برنامهریزی منابع سازمان، برنامهریزی احتیاجات تولید میباشد
نرمافزار ERP برای یک سازمان چارچوبی را ارائه میدهد که به بهبود فرایندهای کسب و کار آن کمک میکند - Zakari Usman & .Nazir Ahmad, 2012 - به عقیده جاکوبس و وایبرک ERP - 2000 - تنها یک بسته نرمافزاری نیست؛ بلکه روشی برای انجام کسب و کار است . - Sheu, Chae , & Yang, 2004 - در ادبیات تعاریف دیگری نیز از برنامهریزی منابع سازمان - ERP - ارائه شده است؛ با این وجود شناخت آن برای بسیاری از افراد قابل درک نیست . - Marnewick & Labuschagne, 2005 - در ادامه به چند نمونه دیگر از این تعاریف اشاره میشود:
· برنامهریزی منابع سازمان - ERP - یک بسته بزرگ قابل تنظیم است که فرایندهای درون سازمان را در یک پایگاه داده مشترک یکپارچه میکند
· برنامهریزی منابع سازمان یک سیستم نرمافزاری بستهبندی شده کسب و کار است که به سازمان اجازه میدهد اکثر فرایندهای کسب و کار خود را یکپارچه کرده، دادهها و رویهها را در سراسر سازمان منتشر نموده و امکان دسترسی فوری به اطلاعات را در سازمان فراهم میکند. هدف نهایی ERP آن است که اطلاعات تنها یک بار وارد سیستم گردد
· سیستم ERP سیستم استاندارد شدهای است که از یک پایگاه داده قوی در کل سازمان استفاده میکند. این بدین معناست که دادههای کل سازمان باید استاندارد گردد. پیادهسازی ERP مستلزم ایجاد تغییرات بزرگی در سازمان میباشد تا بتوان به مزایای آن دست یافت
پژوهشها در مورد پیادهسازی برنامهریزی منابع سازمانی به طور عمده بر مراحل راهاندازی ابتدایی آن متمرکز شدهاند؛ و پژوهشهای کمی در زمینه پشتیبانی پس از اجرا وجود دارد. بسیاری از سازمانها راهاندازی سیستم برنامهریزی منابع سازمان را به جای یک نقطه عطف، هدف نهایی میبینند. سازمانهایی که این سیستم را با موفقیت اجرا نمودهاند، نشان دادهاند که داشتن یک دیدگاه ایستا به سیستم برنامهریزی منابع سازمانی نادرست، غیر استراتژیک و به طور بالقوه پرهزینه است. در نتیجه فعالیت های بهبود مستمر برای طول عمر این سیستمهای پر هزینه ضروری است
کمهاوی - Kamhawi, 2008 - طی پژوهشی مزایا، مشوقها و موانع پیادهسازی برنامهریزی منابع سازمان در سازمانهای بحرین را بررسی کرده است. در این پژوهش مشخص شده است که سازمانهایی که ERP را پیاده کردهاند اکنون چه مزایایی در مقایسه با سازمانهایی که ERP ندارند کسب کردهاند. وی معتقد است سیستم ERP یک سیستم نرمافزاری کلی در کسب و کار است که شرکت را قادر میسازد تا استفاده از منابع - مواد، منابع انسانی، منابع مالی و غیره - خود را به طور کارا و مؤثر مدیریت کند. بدین منظور از طریق استاندارد نمودن کلیه فرایندهای سازمان یک روش یکپارچه برای پردازش اطلاعات ارائه میدهد.
استیوز - Esteves, 2009 - در پژوهش خود به شناسایی مزایای حاصل از پیاده سازی ERP پرداخته است. وی این مزایا را در 5 دسته عملیاتی، مدیریتی، استراتژیک، زیرساخت فناوری اطلاعات و سازمانی دستهبندی کرده است. در واقع پژوهش وی نشان میدهد که برنامهریزی منابع سازمان از طریق بهبود کیفیت، بهبود خدمت به مشتری، کاهش زمان چرخه، کاهش هزینهها و بهبود بهرهوری بر عملکرد عملیاتی سازمان، و از طریق مدیریت بهتر منابع، کمک به برنامهریزی و تصمیمگیری بهتر و بهبود عملکرد بر عملکرد مدیریتی مؤثر است.
همچنین مزایای استراتژیک استفاده از ERPشامل پشتیبانی از رشد کسب و کار، پشتیبانی از ائتلاف کسب و کار، رهبری هزینه، ایجاد تنوع در محصولات و برقراری ارتباط با خارج از سازمان میباشد. برنامهریزی منابع سازمان در زمینه زیرساخت فناوری اطلاعات به کاهش هزینه فناوری اطلاعات، ایجاد انعطافپذیری برای پذیرش تغییرات آینده و افزایش قابلیت زیرساختهای فناوری کمک میکند. و در نهایت مزایای سازمانی آن را پشتیبانی از تغییرات سازمانی، تسهیل یادگیری، توانمندسازی و ایجاد چشمانداز مشترک معرفی میکند.
هسو و چن - Hsu & Chen, 2004 - تأثیر سیستم برنامهریزی منابع سازمان را بر فعالیت های تولید و بازاریابی سازمان بررسی کردند. نتیجه تحقیق آنها نشان دادERP به انتشار اطلاعات و دانش در سازمان بسیار کمک میکند. در واقع ERP اطلاعات را برای کارکنان یکپارچه و قابل دسترس میکند. به انتشار به موقع و دقیق اطلاعات برای تصمیمگیری مدیران کمک میکند. همچنین از طریق یکپارچه کردن اطلاعات وضعیتی را بوجود میآورد تا از تحویل به موقع سفارشات اطمینان حاصل گردد.
اهی و مادسن - Ehie & Madsen, 2005 - در پژوهش خود با بررسی عوامل مهم در موفقیت سیستم برنامهریزی منابع سازمان پرداختند. آنها این عوامل را در 8 دسته اصول مدیریت پروژه، امکانسنجی پروژهERP، توسعه منابع انسانی، مهندسی مجدد فرایندها، حمایت مدیریت ارشد، بودجه، زیرساخت فناوری اطلاعات، و مشاوره دسته بندی کردهاند. یافته ها نشان داد که همه عوامل به جز دو عامل زیرساخت فناوری اطلاعات و منابع انسانی با پیادهسازی سیستم برنامهریزی منابع سازمان همبستگی بالایی دارند.
جینگ و کیو - Jing & Qiu, 2007 - عوامل موفقیت پیادهسازی ERP را بررسی کردهاند. وی این عوامل را در یک مدل ساختاری نشان دادهاند. و معتقدند این مدل میتواند به عنوان راهنمایی برای پیادهسازی سیستم ERP استفاده گردد. این عوامل عبارتند از: مشارکت مدیر ارشد، مشارکت بخشهای سازمان، بودجه، هماهنگی بین سیستم های مختلف سازمان، هدفگذاری مشخص، و ارتباطات باز و صادقانه.
در جدول 1 برخی از مقالاتی که به شاخصهای سنجش میزان پیادهسازی سیستم برنامهریزی منابع سازمان اشاره داشتهاند، آورده شده است. در این منابع و مقالات مشابه، شاخصهای استخراج شده، به عنوان مزایای حاصل از پیادهسازی ERP و یا ویژگیهای ERP معرفی شدهاند.
جدول -1 شاخصهای سیستم برنامهریزی منابع سازمان
