بخشی از مقاله
شناسایی و اولویت بندي عوامل موثر در پیاده سازي موفق برنامه ریزي تعاملی در سازمانها - مطالعه موردي: شرکت پلاسکوکار سایپا
چکیده
برنامهریزي تعاملی با توجه به اصول تفکر سیستمی و مدیریت تعاملی بعنوان ابزاري براي افزودن کنترل مدیران بـر آینـده و نشـان دادن واکنش اثربخش بر تغییرات غیر قابل کنترل در راستاي ساختن آینده دلخواه مورد استفاده قرار می گیرد. پیش نیاز تدوین و اجراي موفـق برنامهریزي تعاملی در سازمانها، شناسایی عوامل مؤثر و اولویت بندي انجام آنها و لحاظ نمودن در فرایند برنامهریزي است. در ایـن تحقیـق با توجه به اصول برنامهریزي تعاملی، عوامل مؤثر جهت پویایی و خلق آیندهاي مطلوب براي سازمانها با اسـتفاده از ادبیـات تحقیـق عوامـل مؤثر و معیارهاي مهم شناسایی گردید و پس از استفاده از نظـرات خبرگـان و تجزیـه و تحلیـل آمـاري نتـایج، 12عامـل و 7 معیـار مهـم، استخراج گردید. سپس نظرات خبرگان در شرکت پلاسکوکار سایپا جهت اولویتبنـدي عوامـل جمـع آوري و پـس از انجـام محاسـبات بـا تکنیک تاپسیس فازي در نرم افزار، گزینه ها اولویت بندي گردید. معیارهاي مؤثر شناسایی شده این تحقیق عبارتند از: تصـمیمات صـحیح و بموقع مدیریت، تناقض و تعارضات سازمانی، اصل مداومت و مشارکت، تشخیص نقاط ضعف و قوت و فرصتها و تهدیدها، تحلیل و ارزیابی مستمر فرایندها، رشد و توسعه و سودآوري، و تشخیص مزیت رقابتی پایدار منابع سازمان. گزینههاي رتبه بندي شده ، بترتیب عبارتنـد از: برنامه ریزي مؤثر منابع، نظم بخشیدن به آشفتگیها، تحلیل مستمر محیطی، سبک رهبري و سبک مدیریت، برنامهریزي مـؤثر هـدفهـا و ایجاد اهداف متوازن و همهجانبه براي سازمان، رابطه علی و معلولی جاي تفکر رگرسـیونی، خلاقیـت و نـوآوري، مهـارت در برنامـهریـزي، کارایی سیستمهاي اطلاعاتی، ساختار سازمانی پویا و انعطافپذیري بالا. سازمانها با توجه به عوامل شناسایی و رتبهبندي شده این تحقیـق، باید آینده را کنترل نموده و با واکنش فوري و مؤثر به تغییرات غیر قابل پیشبینی، آینده دلخواه را بسازند.
واژه هاي کلیدي: سیستم، برنامهریزي تعاملی، مدیریت تعاملی، تاپسیس فازي
مقدمه
عدم قطعیت در دنیاي کسب و کار امروز، قوانین جهان شمول استراتژي و موفقیت را ناکارآمد ساخته و فرمولهاي موفقیت را بـا اخـتلال مواجه نموده است. برنامهریزي تعاملی ابزاري است براي کنترل تغییر و آثار آن و همچنین افزایش سـرعت سـازگاري بـا تغییراتـی کـه بـه کنترل در نمی آید بعبارتی هدف آن افزایش توانایی مدیران در پیشبینی آینده و آمادگی بهتر براي مواجهـه بـا آن نیسـت. بلکـه اقـزودن کنترل آنها بر آینده و توانایی نشان دادن واکنش اثربخش بر چیزهایی است که تحت کنترل آنها نیست (ایکاف، 1.(2006 اهمیت انجام این تحقیق در افزودن به توانایی مدیران و کنترل آنها بر آینده و توانایی نشان دادن واکنش اثربخش بر چیزهایی است کـه تحـت کنتـرل آنهـا نیست. ریشه شکست سازمانها، دور شدن از فرایند یادگیري سازمانی و محدود ساختن آن به انجام پروژه هایی محدود و منزوي از جریـان کسب و کار است. سازمانها براي برون رفت از این معضل، باید موانع مسیر را بشناسند تا بتوانند اقدام به کنار زدن آنها کنند. برنامه ریـزي تعاملی، با دیدگاه انعطاف گرایانه و نوآورانه، برنامهریزهاي سازمان را تقویت و به آنها امکان می دهد تا با اجراي همه جنبههاي برنامهریزي، آینده دلخواه سازمان را بسازند (خلیلی شورینی، .(1392
سعی بر این است که انجام تحقیق در مورد موضوع تحقیق مسائل لازم را تبیین نموده تا در جهت رفع خـلاء تحقیقـاتی ذکـر شـده گـام مؤثر برداشته و به این ترتیب، پاسخگوي سؤال بسیاري از دانشجویان و مجققان محترم باشد.
بیان مسأله: شرکت پلاسکوکار سایپا بـا نـیم قـرن قـدمت، یکـی از پرسابقهترین فعـالان صـنعت پلیمـر در ایـران اسـت. ایجـاد تغییـر و تحولات اساسی و افزودن این کارخانه به گـروه خودروسـازي سـایپا و سپس طرح توسعه و انتقال شرکت به شهرك صنعتی کاسپین بگونه-اي بود که ایجاد تحولات اساسی و سریع را مشـکل مـینمـود امـا بـا تلاش مجموعههاي مختلف مـدیریتی در خـلال ایـن سـالها، شـرکت موفق شد تا با انجام اصـلاحات بنیـادي در زمینـه برنامـهریـزي هـاي سازمان در مسیر رشد و احیا قـرار گیـرد. نبـود یـک سیسـتم جـامع برنامهریـزي، در طـی 3 سـال گذشـته، بسـیاري از مسـایل داخلـی و مشکلات مربوط به تحریمها و تورم و انتقال، شرکت را بـا مشـکلاتی مواجه نمود کـه برنامـه ریزیهـاي اسـتراتژیک قبـل دیگـر پاسـخگوي مسایل نبوده، لذا سـازمان در صـدد ایجـاد زیرسـاختهاي لازم جهـت برنامه ریزي مشارکتی و تعـاملی در سـازمان برآمـد. بنـابراین مسـأله پیش رو در این تحقیق، شناسایی عوامل مؤثر در پیـاده سـازي موفـق برنامهریزي تعاملی در سازمانها و تعیین میزان اهمیت هر یـک از ایـن عوامل در شرکت پلاسکوکار سایپا است.
مراحل انجام تحقیق در شکل 1 نشان داده شده است.
مبانی نظري تحقیق: مدیریت تعاملی پارادایم سیستمی هدفمند توسط ایکاف در سال 1972 جهت پاسخگویی به چالش مدیریت تعاملی بین اعضاي هدفدار یک سازمان اجتماعی وابسته، طراحی و به ظهور رسید. سیستمهاي اجتماعی هدفمند، قابلیت خلق آینده خود را دارند. متدولوژي طراحی ذینفعان یک سیستم مشارکتی چند مغزي، آینده دلخواه و موفقیت قابل پیشبینی را در پی دارد. جدول1 تغییرات پارادایم سیستمی و تحلیلی را نشان می دهد. قرچه داغی و ایکاف 1985 چرخه اصلی توسعه اجتماعی را طراحی کردند (شکل.(1 پایه و مبناي مدیریت تعاملی، تفکر سیستمی می باشد. سیستم، کلیتی است که نمی توان آن را به اجزاي مستقل تقسیم کرد زیرا این عملکرد تابعی از اثرات متقابل اجزا بر یکدیگر است. بین توسعه و تفکر سیستمی رابطه اي معنادار وجود دارد که با استفاده از توانائیها و افزایش شایستگیها، موانع توسعه در درون سیستم شناخته میشوند و رفع تفاوتها و تعارضها، پیشرفت و توسعه را روان و سریع و اثربخش میکند (قرچه داغی،.(2006
اصول عملیاتی برنامهریزي تعاملی: روش اجراي برنامهریزي مشارکتی و تعاملی به چند اصل عملیـاتی مشـارکت، مـداومت، همـاهنگی، ادغام و کلنگري وابسته است. اصل مداومت به این موضوع اشاره دارد که از طریق مشارکت در برنامه ریزي تعاملی است که اعضـاي یـک سازمان توسعهیافته و به اهداف و آرمانهایی مشترك دست مییابند. معمولا برنامه هاي مـدون 5 سـاله سـالیانه بهنگـام مـیشـود و پـس از تصویب، تا سال بعد متوقف می شود. با توجه به رویدادهاي غیر قابل پیشبینی، هیچ برنامه اي مطابق انتظار پیش نخواهد رفـت. دلیـل دوم براي برنامهریزي مداوم این است که ارزشها همراه واقعیتها تغییر میکنند و این تغییر تعدیل برنامهها را ضروري میسازد. هر زمان که ایـن انتظارات از حقیقت فاصله گرفته باشند، باید دلایل را جستجو کرد و برنامه را بصورت مناسب تعدیل نمود (ایکاف، .(2001
اصل هماهنگی حکم می کند که براي بخشهاي مختلف سازمان، بدون ارتباط و هماهنگی با سایر واحدها نمی توان برنامه اثربخشی تدوین نمود و لذا باید تعامل اطلاعاتی و ارتباط مناسبی در طول اجراي برنامه تدارك دید. اصل ادغام حکم میکنـد کـه برنامـهریـزي انجـام شـده مستقل در یک رده سیستم هرگز نمیتواند به اندازه برنامهریزي وابسته به هم میان همه ردهها اثربخش باشد. هرچقدر بخشها و سـطوح یـک سیستم همزمان و وابسته به هم برنامهریزي کنند، نتیجه بهتري بدست میآید (ایکاف، .(2006
مراحل برنامهریزي تعاملی: مراحل برنامهریزي جنبههاي همبسته یک فرایند سیستمیاند، هرکـدام بـر دیگـري اثرگـذار و تأثیرپذیرنـد. مراحل برنامهریزي تعاملی به 5 مرحله تقسیمبندي میشود که در شـکل -2 چرخـه آن نشـان داده شـده اسـت: -1نظـم بخشـیدن بـه آشفتگی2، 2 -برنامهریزيهدف ها3 (طراحی آینده دلخواه)، 3 -برنامهریزي وسیلهها 4 (کشـف راههـاي بـرآورد آینـده دلخـواه)، - 4برنامهریزي منابع5، -5 طرح، اجرا و کنترل6 (تعیین نوع، زمان و مکان فعالیت و چگونگی کنترل اجرا و پیامدهاي آن، یعنـی حفـظ ان در مسیر درست است .
شکل -3 چرخه برنامه ریزي تعاملی (خلیلی شورینی، 1389، (88
نظم بخشیدن به آشفتگی: آشفتگی یک سازمان عبارت است از آیندهاي که سازمان در برابر خواهد داشت در صورتی که رفتار فعلی را ادامه دهد و در صورتی که محیط آن تغییر نکند، شرکت هرگز به هدفهاي خود نخواهد رسید. نظم بخشیدن به آشفتگی شامل مراحل: تجزیه و تحلیل سیستمی، تجزیه وتحلیل موانع رشد وتوسعه، تدوین تخمینهاي مرجع، سناریوهاي مرجع می باشد.
برنامهریزي هدفها-طرح آرمانیاهداف کوتاه مدت، بلند مدت و آرمانها: برنامهریزي هدفها شامل طراحی نظامهاي مدیریت با قابلیت سازگاري و یادگیري، نظامهاي مدیریتی آزاد و مستقل و نظام مدیریت بنیادي می باشد . نظامهاي مدیریت به دلیل: استفاده از اطلاعات نادرست در تصمیم گیري، وجود نقصان در فرایند تصمیم گیري، اجراي تصمیم بر خلاف قصد و موافقت قبلی، تغیر یافتن محیط بر خلاف پیش بینی، سازمانها را دچار سردرگمی و اشتباه در فرایند تصمیم گیري میکنند و ناتوانی مدیران در ارزیابی صحیح نظام اطلاعاتی از اصلی ترین عوامل شکست آنها در مدیریت عملکرد سازمان خواهد بود. مدیران باید نظامهاي اطلاعات مدیریت را کنترل کنند نه اینکه توسط این نظامها کنترل شوند (ایکاف، .(2004
برنامهریزي وسیله ها، تدوین راهکارها: وسیله ها عبارتند از: سلسله فعالیت، دستورالعمل یا فرایند، شیوه کار، پروژه، برنامه اجرایی، خط مشی. جهت برنامهریزي مؤثر وسیله ها باید در حین اجرا، فاصله هاي بین برنامه و واقعیت را ازبین برد. راههاي پر کردن فاصله هاي برنامهریزي به سه شیوه می باشد: رفع نمودن، حل کردن و از میان بردن.
برنامهریزي منابع: چهار نوع منبع را باید در نظر گرفت: دروندادها ( مواد، ملزومات، انـرژي و خـدمات)، تسـهیلات و تجهیـزات (سـرمایه گذاري بلند مدت)، کارکنان، پول. اطلاعات نیز یک منبع است، اما به نحوه برخورد دیگري نیاز دارد. طرح آرمانی سازمان بایـد طـرح نظـام اطلاعات را در بر گیرد و در برنامهریزي وسیله ها انتخاب شود و سپس در برنامهریزي منابع مورد نیاز سایر وسیله ها، به آن پرداخته شـود.
پیامدهاي مالی مورد انتظار برنامه ها مهم بوده و برنامهریزي مالی در واقع خط پایان برنامهریزي تعاملی است.
اجرا، کنترل برنامهها و برنامهریزي: اجرا و کنترل بخشهایی از برنامه ریزي اند نه مراحل بعدي آن. بطور همزمان نقطه وصال یک چرخه و آغاز چرخه بعدياند.
عوامل و معیارهاي شناسایی و استخراج شده از ادبیات تحقیق: با توجه به ادبیات و پیشینه تحقیق، مجموعه عوامل و معیارهاي مؤثر بر اجراي برنامه ریزي موفق در سازمانها شناسایی شدند و نتایج کلی شناسایی این عوامل و معیارها در جداول 4 و 5 نشان داده شده اند. پس از جمع بندي، کلیه عوامل و معیارهاي استخراج شده مؤثر بر اجراي برنامه ریزي موفق در سازمانها، مطابق جدول شماره 2 و 3 نشان داده شده اند. همچنین مدل مفهومی تحقیق در شکل 3 نشان داده شده است.
جامعه آماري: درتحقیق حاضر، با توجه به مراحل انجام تحقیق به دو قسمت بشرح ذیل تفکیک می شود:
الف- جامعه آماري مرحله اول تحقیق (شناسایی و تعیین عوامل مؤثر بر پیاده سازي موفق برنامه ریزي تعاملی در سازمانها) شامل کل مدیران صنایع و متخصصان و کارشناسان خبره صنایع در ایران و گروه خودروسازي سایپا می باشد و حجم نمونه در جامعه آماري مرحله اول تحقیق با توجه به فرمول کوکران براي تعداد جامعه نامعلوم استفاده شده که حداقل حجم نمونه با این فرمول 96 محاسبه شده است. ب- مرحله دوم تحقیق، اولویت بندي عوامل مؤثر در شرکت پلاسکوکار سـایپا تعـدادي از معـاونین، مـدیران، رؤسـا و کارشناسـان خبـره شرکت پلاسکوکار سایپا در زمینه برنامه ریزي تعاملی، که تعدادشان 5 نفر است، می باشد. n=N=5
روش گردآوري اطلاعات: در این تحقیق سه نوع پرسشنامه مورد استفاده قرار گرفته است که پرسشنامه اول و دوم مربوط به مرحله اول تحقیق یعنی شناسایی عوامل مؤثر بر پیاده سازي موفق برنامه ریزي تعاملی در سازمانها و جهت تعیین گزینه ها و معیارها و پرسشنامه سوم، مربوط به اولویت بندي عوامل تعیین شده در شرکت پلاسکوکار سایپا می باشد.
تجزیه و تحلیل داده هاي تحقیق: شناسایی عوامل مؤثر بر پیاده سازي موفق برنامه ریزي تعاملی در سازمانها: با توجه به مدل مفهومی مراحل انجام تحقیق، در این قسمت محاسبات مربوط به انجام آزمون t تک نمونه اي و آزمون ضریب همبستگی پیرسون با نرم افزار spss جهت شناسایی گزینه ها و شاخص هاي مؤثر ارایه می گردد. شناسایی گزینه هاي مؤثر: در این مرحله آزمون فرضیه هاي آماري بصورت زیر تعریف و سپس با نتیجه بررسی می گردد.
الف – ازمون t تک نقطه ای
نتايج محاسبات انجام شده در مورد آزمون آماري فوق در نرم افزار spss ، بيانگر اين موضوع است که سه گزينه رنگي جدول ٥ داراي
رابطه معنادار نبوده و فرض صفر در مورد آنها رد مي شود، بنابراين از ليست گزينه ها حذف مي گردند و فرض صفر در مورد ١٢ گزينه
ديگر پذيرفته شده وگزينه هاي مذکور داراي رابطه معنادار مي باشند.
ب- آزمون ضريب همبستگي: در تحقيق حاضر گرچه گويه هاي ما همگي کيفي ترتيبي هستند اما شاخص مورد بررسي که از درنظر گرفتن چندين گويه مربوطه محاسبه مي شود در واقع ميانگين پاسخ به گويه هاي مربوط به خود بوده که در نتيجه کمي مي باشد. لذا براي بررسي هاي رابطه ميان گزينه هاي مورد نظر از ضرايب پيرسن استفاده ميگردد.
ج- نتيجه گيري مربوط به ليست نهايي گزينه هاي مؤثر: با توجه به نتايج حاصله از دو آزمون t و ضريب همبستگي مطابق بندهاي الف و ب، سه گزينه تعريف صحيح مرزهاي سازمان، بکارگيري تمامي جنبه هاي برنامه ريزي و ساختار ارتباطات از ليست اوليه حذف مي گردد و بدين ترتيب گزينه هاي مؤثر شناسايي شده ١٢ مورد زير مي باشند:
شناسايي معيارهاي مؤثر: در اين مرحله آزمون فرضيه هاي آماري مشابه آزمونهاي مربوط به شناسايي عوامل مؤثر که در قسمت قبل توضيح داده شد، با نرم افزار spss انجام و نتيجه بررسي مي گردد. نتايج محاسبات آماري مربوط به آزمون t و ضرايب همبستگي پيرسون، جامعه خبرگان مورد بحث اين تحقيق ، با حجم نمونه ٩٦ عدد، در جدول شماره ١٠ و١١ ارايه شده است .
نتایج محاسبات انجام شده در مورد آزمون آماري فوق در نرم افزار spss ، بیانگر این موضوع است که پنج شاخص رنگی جدول 7 داراي رابطه معنادار نبوده و فرض صفر در مورد آنها رد می شود، بنابراین از لیست شاخصها حذف می گردند و فرض صفر در مورد 7 شاخص دیگر پذیرفته شده وشاخص هاي مذکور داراي رابطه معنادار می باشند. لذا شاخص هاي شناسایی شده در جامعه آماري تحقیق، 7 مورد باقیمانده می باشند.
با توجه به جدول12 محاسبات خروجی نرم افزار spss براي ضرایب همبستگی و مطالب مذکور، کاملا فرض صفر براي پنج شاخص بهبود مداوم مهارتها، برند، شهرت و اعتبار، تمایز، تمرکز و رهبري هزینه ها، خدمات یکپارچه به مشتریان و رضایتمندي آنها، کیفیت و استانداردسازي محصولات و خدمات، رد می شود.
