مقاله سیستم مدیریت جریان کار و فرآیند راهکاری در سازمانهای همکار در شهرداری الکترونیک

بخشی از مقاله

چکیده

فناوری اطلاعات، بعنوان یکی از اَبَر ابزارهای تاثیرگذار بر تمامی فرایندهای اقتصادی و اجتماعی، وسیله ای حیاتی برای رسیدن به توسعه پایدار، به ویژه برای کشورهای درحالتوسعه است. نیاز اندک IT به مواد و انرژی، کمک به رشد اقتصادی و تاثیر آن بر افزایش بهرهوری و کارایی تولیدات و خدمات - و کاهش بار دیوانسالاری سنتی - ، موجب علاقه روزافزون به این فناوری شده است. در کشورهای صنعتی، فناوریاطلاعات در زمینههای کشاورزی، بهداشت و درمان، امور اداری، صنایع، محیط زیست، ارتباطات، تجارت وغیره تغییرات مثبت بسیاری را پدید آوردهاست و اکنون، مرحله به مرحله، به کشورهای درحال توسعه نفوذ مییابد. این سیستم بیان میکند که چگونه از فناوری و مدیریت گردشکار میتوان در زمینه دولت الکترونیک استفاده نمود. همچنین به شرح گزینههای سازمانی در معرفی سیستمهای مدیریت گردشکار نشات گرفته از مفهوم حذف کاغذ و چگونگی حمایت از فعالیتهای دولت الکترونیک میپردازد.

-1 مقدمه

تغییرات گسترده وپیشرفتهای به دست آمده در عرصه تکنولوژی اطلاعات وارتباطات در دهههای اخیر، ضرورت تجدیدنظر در مسائل مختلف سازمانی را امری اجتنابناپذیر کرده است. فراگیرشدن استفاده از فناوریهای اطلاعات وارتباطات نظیر اینترنت، پست دیجیتالی و شبکههای کامپیوتری، منجر به آن شده تا شکل های سازمانی نوین، پا به عرصه وجود بگذارند که با سازمانهای سنتی، بزرگ و دیوانسالار کاملا متفاوت هستند.

دولت الکترونیک، شیوهای برای دولتها به منظور استفاده از فنآوری اطلاعات است که تسهیلات لازم جهت دسترسی مناسب به اطلاعات وخدمات دولتی، اصلاح کیفیت خدمات و ارائه فرصتهای بیشتر برای مشارکت در فرایند و نهادهای مردم سالار را فراهم میآورد. در دولت الکترونیک شهروندان میتوانند بدون مراجعه به ادارات وسازمانهای دولتی از طریق کامپیوتر متصل شده وخدمات مورد نیاز خود را بدون حضور در یک مکان خاص - به اسم اداره - و زمان مشخص - به اسم ساعات اداری - بصورت شبانه روزی و کل ایام هفته دریافت دارند.

اصطلاح دولت الکترونیک - e-government - اشاره به استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات به صورت الکترونیکی میباشد، تا ارباب-رجوع را به فعالیتهای دولتی مجتمع نماید. به عنوان مقدمه ای از e-government ، یک تمرکز بر بهینهسازی فرآیندها و ساختار اداری وجود دارد. علاوه بر تکنولوژی اینترنت، یکی دیگر از فنآوریهای اساسی برای دولت الکترونیک، سیستمهای مدیریت گردشکار - WMS - است. با انجام این روش میتوان نقل و انتقال را به صورت مکانیزه انجام داد و توسط سیستم workflow مدیریت نمود. در حال حاضر ارسال مکاتبات و انجام امور مربوط به نقل و انقالات در سازمانها و ادارات همکار یا از طریق ارتباطات درون سازمانی به صورت دستی و با روشهای سنتی مانند پست، فاکس و... می باشد، یا از طریق مردم انجام می شود.
 
-2 استفاده از سیستم های مدیریت جریان کار در دولت الکترونیک

-1-2 سطح تعامل دولت الکترونیک

برنامههای کاربردی دولت الکترونیکی میتواند با توجه به درجه خود از حمایت و همکاری در سطوح زیر تقسیم شود :

·    اطلاعات

·    ارتباطات

·    تراکنش

اطلاعات

ساده ترین شکل حمایت از ارائه اطلاعات، اینترنت می باشد. در صفحه اصلی یا پورتال سازمان، محتوا و چگونگی ارتباطات را میتوان از اسناد موجود در سیستم مدیریت گردشکار استخراج نمود.

ارتباطات

در این سطح، اقدامات نیز میتواند صورت بگیرد که برای مثال، شامل امکانات برای دانلود فرمها، انتشارات، متون حقوقی و سایر اطلاعات میباشد. ارسال و دریافت ایمیل نیز به این سطح از پشتیبانی همکاری اختصاص شده است. از مزایای یک سیستم مدیریت گردشکار برای این سطح، امکان برقراری ارتباط مستقیم با مشتری میباشد. زمان مبتنی بر کاغذ با جستجوی طولانی در رجیستریها حذف میشود و به عنوان مدیر میتواند، اطلاعات ثبت شده را از هر جا و در هر زمان با توجه به دسترسی که دارد به روز نماید و در پاسخ به مردم، اطلاعات فوری و سازگاری را ارائه نماید.

تراکنش

فرآیند کسب و کار به طور کامل به صورت الکترونیکی از وصول درخواست به پردازش و نتیجه نگاشته میشود. درخواست وارده به صورت الکترونیکی، بیشتر از طریق برنامههای آنلاین اینترنتی، به سیستم مدیریت گردشکار ارسال می شود. آنها در سیستم مدیریت گردشکار ذخیره شده و به صورت الکترونیکی به فرد مسئول برای انجام آن ارسال میگردد. پردازش اغلب با فناوریاطلاعات پشتیبانی میگردد. بار دیگر نتیجه و یا خروجی از طریق الکترونیکی تولید و ارسال میشود. بسته به درجه ساختار اساسی فرآیندهای کسب و کار، ممکن است به طور کامل برخی از مراحل پردازش با استفاده از یک سیستم مدیریت گردشکار مکانیزه گردد، که معمولا" برنامه شامل یک عملیات تخصصی میگردد.

بزرگترین افزایش بهرهوری را میتوان در اینجا، با تجزیه و تحلیل و بهینهسازی فرآیند کسب و کار و تشکیل پرونده از فرآیندهای مربوطه در ماژول گردشکار از سیستم مدیریت گردشکار ایجاد نمود که در نتیجه کارکنان مربوطه تا حد زیادی وظایف معمول را بهبود میبخشند و میتواند وقت بیشتری را به وظایف خود اختصاص دهند. بنابراین نه تنها پردازش سریعتر صورت میگیرد بلکه کیفیت کاری که به صورت دستی انجام میشده نیز افزایش مییابد.

فقط در صورتی که فعل و انفعالات فناوری اطلاعات به کمک فرآیندهای کسب و کار بین شرکای تجاری، صنعتی و ادارات دولتی به صورت الکترونیکی و بدون گسستگی باشد، باعث ایجاد پیش شرط برای بهبود بهرهوری و کیفیت از طریق دولت الکترونیکی برای رسیدن به این هدف میشود. حمایت بیشتر فناوری اطلاعات برای همکاری بیشتر برای پیاده سازی سیستم های مدیریت گردشکار و درنتیجه برای مدیریت اسنادالکترونیکی و پشتیبانی از پردازش الکترونیکی گردشکار میباشد.

مزیت

 اهمیت سیستم های مدیریت گردش کار با سطوح مختلف تعامل

·    دریافت الکترونیکی از نرم افزار آنلاین

دادههای فرم بر روی وب سرور ذخیره میشود. وب سرور موجب صرفه-جویی در دادهها بر روی "سرور واسط" به عنوان فایل شاخص، فایل متا - فایل - TXT و به عنوان یک فایل HTML میگردد. سیستم مدیریت گردشکار بررسی میکند که در فواصل منظم آیا هر گونه دادهای بر روی این سرور واسط وجود دارد. از ویژگیهای موجود در فایل متنی، به تعداد شناسه سند اختصاص داده شده در جدول پایگاهداده اشاره شده است. در همان زمان، منابعی برای ایمیلهای دریافتی مسدود میگردد.

• بررسی خودکار و ارسال به مدیر مسئول بر اساس دادههای در دسترس - ابرداده -

سیستم بررسی میکند که آیا پرونده تطبیق شده در حال حاضر در سیستم وجود دارد یا خیر. اگر تطبیق صورت گرفت، آیتمهای دریافتی در سیستم مدیریت گردشکار به طور خودکار در قالب HTML به مدیر مسئول ارسال میشود. در صورت عدم مطابقت با دادههایی که در حالحاضر در سیستم وجود دارد، آیتمهای دریافتی در سیستم مدیریت گردشکار به صورت پیشنمایه و مرجع فایلهای جدید به طور خودکار اختصاص دادهشده و پس از آن نیز به صورت خودکار در سیستم مدیریت گردشکار به مدیر مسئول ارسال میگردد.

•    پردازش برنامه ها در سیستم مدیریت گردشکار

درخواست توسط مدیر مسئول برای ایجاد اطمینان بررسیشده و پیششرطهای لازم بطور عادلانه بررسی می شود. اگر برنامه موفقیت-آمیز باشد، اطلاع رسانی درباره اینکه نرم افزار مورد تایید قرار گرفته، صادر می شود. تمام این نرم افزار پردازش، در سیستم مدیریت گردش-کار جریان دارد. فایل ها و اسناد در سیستم مدیریت گردشکار ثبت شده است. فراداده - اطلاعات توصیفی مانند مرجع فایل، فرستنده و غیره - به طور خودکار از برنامه و پایگاه داده خوانده میشود.

اسناد دیگر و اطلاعرسانی میتواند به صورت الکترونیکی تولید گردد. مدیر با ایجادکردن اسناد در قالب سند به شماره مرجع، نام مخاطب، موضوع و سایر دادهها که به صورت خودکار قرار داده شده، پشتیبانی را انجام میدهد. در سیستم مدیریت گردشکار، پرونده برای مشاهده و یا امضا مشخص شدهاند. امضای نهایی به صورت الکترونیکی انجام میشود. امضا در یک پیام، در فضای حفاظت شده بیت مپ قرار داده میشود. بار دیگر اسناد برنامه ذخیره میشود و منحصرا در فایلهای الکترونیکی اداره میگردد.

مدیر میتواند درهر زمان دلخواه فایلها، پروندهها و اسناد را جستجو کند. متقاضی یک پیام الکترونیکی دریافت میکند. علاوه بر این، پیام چاپ شده و از طریق پست برای متقاضی فرستاده می شود. اگر تصویب شده باشد، دادهها به مقصد ارسال میگردد. استفاده از سیستم مدیریت گردشکار، تنها برای تکمیل برنامههای کاربردی به صورت آنلاین نمیباشد بلکه امکان نگاشتن از الگوی فرآیند کسب و کار به ارائه یک برنامه کاربردی برای پردازش، ایجاد اطلاع رسانی و آرشیو الکترونیکی به صورت مداوم و پیوسته از رسانهها میباشد.
 
- 2-2 مدیریت اسناد پایهای و مدیریت گردشکار

در این طرح اجرایی، سیستم مدیریت گردشکار و مدیریت اسناد، به عنوان مرکز برنامهریزی و اجرای محلی، یعنی سیستمهای اجرایی و متناسب با نیازهای خاص فردی، یکی از اجزای اصلی در دولت الکترونیک بر ای معماری فناوری اطلاعات را تشکیل میدهد.

- 3-2 مرکز صلاحیت مدیریت، پردازش و سازماندهی

اگر دستاوردهای بازدهی بر مقدمه سیستمهای مدیریت گردشکار و راهحلهای دولت الکترونیک مورد بهرهبرداری قرار گیرند، یک نیاز سازمانی که فرآیندهای تجاری آسیب دیده در پیشبرد آن بهینه شدهاست، ضروری می باشد. بدین ترتیب راهحل فناوری اطلاعات، به ویژه سیستم مدیریت گردشکار نباید به فرآیندهای سنتی وابسته باشد، بلکه باید به فرآیندهای بهینهسازی هدف، بستگی داشته باشد. که به عنوان پیشنهاد، مرکز صلاحیت مدیریت، پردازش و سازماندهی - CC VBPO - تأسیس میگردد.

هدف CC VBPO، کمک به سازمانها برای کار به صورت مستقل و مقرون به صرفه، کاهش هزینه های پروژه و بازیافت نتایج پروژه و انتقال هدفمند دانش به ادارات می باشد. این مرکز با انجام تجزیه و تحلیل به فرآیند تجاری و بهینهسازی کمک میکند و مشاوره مستقل از محصول در مورد معرفی سیستمهای مدیریت گردشکار را فراهم می کند و روشها و مشخصات این پروژه را در دسترس قرار میدهد. CC VBPO ، خدمات ذیل را ارائه میدهد:

B پشتیبانی و آمادهسازی تجهیزات مورد نیاز برای ایجاد فرآیند تجزیه و تحلیل و جزئیات در سطح بالا برای معرفی سیستمهای مدیریت گردشکار

B پشتیبانی و تجزیه و تحلیل و سازماندهی مجدد فرآیندهای پیچیده B پشتیبانی در طول از کار خارج شدن سیستمهای مدیریت گردشکار B آمادهسازی فرآیندهای نمونه بر اساس خدمات انتخابی

B سازماندهی اطلاعات خاص پروژه، حوادث و کارگاههای آموزشی B تعریف الزامات برای اجزای اصلی