بخشی از مقاله
چکیده – در پژوهش حاضر به مطالعه کلی سیستم های نگهداری و تعمیرات کامپیوتری شده CMMS پرداخته شده است و سعی بر این بوده تا مزایای آشکار و نهان CMMS در سازمانهایی که به این سمت حرکت کرده اند، باز شود. در چند سال اخیر یکی از موضوعات محافل علمی و صنعتی استقرار CMMS در سازمانها و شرکتهای ایرانی بوده است، در حالیکه چندان آشنایی با آن نداشته و تنها اسمی از آن را شنیده اند.
سیستم CMMS در مقایسه با سیستم های قدیمی و کاغذی مورد بررسی قرار گرفته اند که به طور مبسوط در مقاله به آن پرداخته شده است. فرایند صدور دستور کار و انجام کار در دو سیستم کاغذی و سیستم دارای CMMS مقایسه گردیده است. سعی بر این بوده است تا با دید کابردی و زبان هزینه فایده به استقرار نرم افزار در سازمانها نگاه شود و در جاهایی که لازم است از آمار و اعداد استفاده گردد.
1. مقدمه
تکنولوژی در هر گوشه ای بیداد می کند. تلفن های هوشمند و گجت ها به وفور یافت می شوند، به علاوه در حالی که شایعاتی در مورد اتومبیل های خودکار و عینک هایی که از میان عدسی هایش می توان به اینترنت وصل شد، دور از ذهن نیست. به اطراف خود در محل کار و زندگی با دقت نگاه کنید، اینترنت و تکنولوژی در خیلی از جاها به کمک افراد آمده تا کار آنها را ساده و البته با هزینه کمتر انجام دهد. خیلی از افراد با این ذهنیت که هم اکنون کارها طبق معمول انجام می پذیرید و در ظاهر مشکل خاصی ندارد، به سمت تغییر رویه کارهایشان نمی روند. در حالیکه اطلاع ندارند با کمک نرم افزار ها و تکنولوژی های بروز می توانند علی رغم اینکه همان کارها را به سادگی و با سرعت بیشتری انجام دهند، بلکه در برخی موارد هزینه ها تا نصف می تواند کاهش پیدا کند.
2. سیستم های کاغذی
اگر از CMMS استفاده نمی کنید،احتمالاً نوشته های شما هنوز روی کاغذ نگهداری شده و در پرونده های درون قفسه ها بایگانی می شوند. شما به این فکر می کنید که چرا چیزی را که سال ها برای شما راهگشا بوده و استفاده کرده اید، تغییر دهید؟ به هر حال، شما جای دقیق همه چیز را می دانیداما مطمئناً، با روش کاغذی اشتباهات زیادی رخ می دهند. خودتان خوب می دانید که آن اشتباهات، هزینه سنگینی را بر سازمان تحمیل می کند.
در حال حاضر همه سازمان ها به دنبال استفاده از CMMS می باشند چرا که : سازمان ها تحت فشار " افزایش میزان بازدهی" و ذخیره پول با کار بیشتر هستند. از طرفی از آنجا که بسیاری از متخصصان هسته اصلی سازمان به سن بازنشستگی می رسند، در نتیجه به دنبال راه هایی برای استخدام نیروی کار جدید هستند. لذا حفظ و نگهداری دانش اندوخته شده در سالهای قبل توسط کارکنان و مدیریت دانش اهمیت بسیار بالایی دارد.
3. منابع و انتظارات
مطالعات نشان داده است که با اینکه رشد شگفت انگیزی در دنیای فناوری و تکنولوژی اتفاق افتاده است اما خیلی از سازمانها به سمت آنها نرفته اند و بیشتر سازمان های کوچک تا متوسط همچنان از سیستم های بایگانی کاغذی استفاده می کنند، چون کماکان کارشان انجام گرفته و در ظاهر مشکلی مشاهده نمی شود.اما متاسفانه، حقیقت این است که یک سیستم قدیمی کاغذی و دستی می تواند میلیاردها تومان هزینه به بنگاه اقتصادی سازمان تحمیل کند. در این مقاله سعی بر این است تا دریابید که چگونه یک سیستم مدیریتی کامپیوتری نگهداری و تعمیرات - CMMS - میتواند به سازمان ها کمک کند تا انتظارات روزافزون را با منابع محدودتر برآورده کرده و همزمان با کار بیشتر، هزینه ها را کاهش دهند. یعنی با وجود CMMS، انتظارات بیشتر کارکنان و مجموعه را با منابع کمتر می توان برآورده کرد. - شکل شماره - 1
منابع
4. نرم افزار CMMS
یک سیستم مدیریتی کامپیوتری نگهداری و تعمیرات - که معمولا CMMS خوانده می شود - ابزاری است که مزایای یک سیستم کامپیوتری را برای کارایی بیشتر بخش های نت ارائه می کند . یک CMMS می تواند به یک اداره برای سازماندهی عملیات ها، کاهش هزینه تجهیزات کمک قابل توجهی کرده و همچنین به عنوان یک ابزار آموزشی که دانش و تجربه کارمندان را مستند می کند، محسوب شود.
در نهایت، یک CMMS روی بهینه سازی کار و ارزش سرمایه سازمان تاثیر زیاد و آنی دارد: دستور کارها سریع تر پردازش می شوند - به طور میانگین - %25، بازگشت سرمایه - ROI - بهتری به دست می آید - به شکل بالقوه تا - !900%، و اختلاف سطح دانش بین کارمندان جدید و کارمندان در حال خروج کاهش می یابد. در محیط تعمیرگاه عمده فرایند درخواست کار و صدور دستورکار یا به صورت شفاهی است و در جایی ثبت نمی گردد و یا اینکه ثبت کاغذی و سنتی انجام می گیرد. در - شکل شماره - 2 فرایند درخواست کار و صدور دستور کار تا تائید و رضایت کاربر اولیه با کمک نرم افزار CMMS مشاهده می گردد.
5. دیدگاه هزینه ای نت
اگر از سیستم قدیمی و کاغذی استفاده شود، هزینه های نگهداری و تعمیرات از بودجه شما فراتر می رود. آیا به صورت آنلاین می توانید بگوئید در ماه گذشته چه هزینه هایی در نت انجام گرفته است؟ بخش نت مستقل از بقیه سازمان نیست و کیفیت کار آن تاثیر مستقیمی روی ارزش کل سهام شرکت و جمع بندی کلی سازمان ها دارد. بنابراین اهمیت پایش و کنترل هزینه های آن به اندازه بقیه بخش های سازمان و در برخی موارد به مراتب مهمتر نیز می باشد. در شکل شماره 3 به مقایسه هزینه ای سیستم نت در دوحالت الف- سیستمی که دارای CMMS می باشد و ب- سیستم کاغذی و یا سیستمی که بدون CMMS می باشد پرداخته شده است.
