بخشی از مقاله
شاخص های کلیدی عملکرد (KPIS) در سیستم کامپیوتری مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS)
چکیده:
در بازار رقابتی جهانی عصر حاضر، ارائه محصولات و خدمات با کیفیت و کم هزینه کلید اصلی موفقیت هر سازمان وشرکتی می باشد . یکی از روشهایی که در صنعت جهت ایجاد صرفه جویی و کاهش هزینه ها مطرح است ، استفاده از فنآوری اطلاعات می باشد . در این زمینه استفاده از سیستم های کامپیوتری مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS، نقش عمده ای را علی الخصوص در صنایع نفت و گاز ایفاء می نماید . در راستای پیاده سازی سیستم CMMS در سازمان و با توجه به نقش اساسی تجزیه و تحلیل عملکرد در شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم ، استفاده از قابلیت های CMMS در محاسبه شاخص های کلیدی عملکرد، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. مقاله حاضر نتایج بررسی های انجام شده در شرکت پالایش گاز شهید هاشمی نژاد در راستای تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد نگهداری و تعمیرات KPI، جهت اعمال در سیستم CMMS پالایشگاه را ارائه میدهد .
واژه های کلیدی : شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، سیستم کامپیوتری مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS)، نت (نگهداری و تعمیرات) ۱- مقدمه
هزینه های نگهداری و تعمیرات بین ۱۵٪ تا ۴۰٪ هزینه تولید تخمین زده می شود و مسیر حرکت روبه خودکار سازی تولید ، مدیران را اجبار نموده که به مقوله نگهداری و تعمیرات توجه بیشتری نشان دهند . از دهه ۱۹۳۰ میلادی به بعد تحولات اساسی در امور نگهداری و تعمیرات و مدیریت آن به وجود آمده است .هر چند که تا پیش از جنگ جهانی دوم به دلیل استفاده از تجهیزات و ماشینآلات ساده و ابتدایی نیازی به استفاده از روش ها و سیستمهای مدون نگهداری و تعمیرات نبود و عملیات نت عمدتاً به یکسری سرویسهای ساده چون تمیزکاری، روغن کاری و روانکاری محدود می شد، اما با گذشت زمان و در خلال جنگ جهانی دوم به دلیل مقتضیات زمانی و نیاز به تولید انبوه جهت پوشش تقاضای بازار و کاهش هزینههای تولید به ازای واحد محصول، استراتژی تولید به سمت مکانیزاسیون و استفاده از ماشین آلات و تجهیزات پیچیده متمایل گردید، افزایش سطح مکانیزاسیون بکارگیری روش های تولید بوده، ماشین آلات و تجهیزاتی به مراتب پیچیدهتر، متنوع تر و گران تر را میطلبید. بنابراین افزایش عمر ماشین آلات بعنوان یک سرمایه و دارایی با ارزش اهمیت بسیاری پیدا کرد، بعلاوه با توسعه سیستمهای تولیدی انبوه، افزایش قابلیت اطمینان دستگاهها جهت جلوگیری از توقف تولید نیز دغدغه جدیدی در سازمان ها و صنایع تولیدی به نظر می آمد. در این برهه جهت کنترل و مدیریت هزینه های تعمیراتی تجهیزات و نیز یافتن راه هایی جهت افزایش عمر مفید آنها و جلوگیری از توقفات تولید ناشی از خرابی تجهیزات و حذف اثرات سوء آن، سیستم های نت مدون پا به عرصه گذاشتند و رفته رفته تکنیکها، روشها و سیستمهای جامع تر با کارایی و اهداف متعالی تر ایجاد گردیدند با بلوغ سیستمهای نت در طی ۳ دهه اخیر و حصول نتایج بسیار رضایت بخش در شرکتهای بکارگیرنده، سازمان ها و شرکتهای زیادی در جهان به دنبال استفاده و بکارگیری این سیستمها برآمدند.هرچند با استقرار یک نظام نت و پایهریزی مناسب سازمان نت فواید زیادی برای شرکتها و کارخانجات بدست آمد، اما هر سیستمی برای بازدهی مطلوب نیازمند ابزارهای مناسب نیز می باشد. کارشناسان و مدیران فنی در سیستمهای نت با حجم زیادی از داده مواجه بودند که جهت مقایسه، تجزیه و تحلیل، تصمیم گیری و اقدام به موقع مورد استفاده قرار می گرفتند. حجم بالای اطلاعات موجود، لزوم صحت اطلاعات و نگهداری مناسب آنها، سرعت عملی در استفاده از آنها و ... کاستیهای یک سیستم دستی هر چند فراگیر و دقیق بود. در این زمان اولین سیستمهای مدیریت نگهداری و تعمیرات نرم افزاری (CMMS) پا به عرصه گذاشتند. این سیستمها همراه با رشد چشمگیر تکنولوژی تولید نرم افزار و سیستمهای مکانیزه به سرعت توسعه یافتند تا جایی که امروزه بسته های بسیار پیشرفته ای از آنها موجود است . CMMS سیستم کامپیوتری مدیریت نگهداری و تعمیرات می باشد. این سیستمها را با عنوان سیستم های مدیریت دارایی سازمان EAM نیز می شناسند. در یک بسته نرم افزاری CMMS اطلاعات عملیات نگهداری و تعمیرات سازمان معمولا در یک بانک اطلاعاتی نگهداری میگردد. این اطلاعات که به صورت کاملا ایمن و با قابلیت اطمینان بالا نگهداری می شوند، نیروهای فنی و سازمان نت را در انجام کارها و وظایف محوله با اثربخشی بیشتری یاری می نمایند.(مثلا در تصمیم گیری در مورد مقدار لوازم یدکی مورد نیاز در انبار و یا مقدار بهینه سفارش آنها) و یا به مدیران نت در تصمیم گیری آگاهانه کمک می کنند (به عنوان مثال در محاسبه هزینههای نگهداری و تعمیراتی هر قطعه یا هر جزء از تجهیزی که توسط سازمان به کار گرفته شده جهت هدایت بهتر در تخصیص منابع). بسته های CMMS برای هر سازمانی که باید عملیات نت برروی تجهیزات انجام دهد می تواند مفید باشد. آنچه امروزه در بسیاری از فرآیندهای تولیدی اهمیت دارد تجزیه و تحلیل وضعیت عملکرد می باشد و با استفاده از این رویکرد می توان نسبت به شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم اقدام نمود و در نتیجه با تاکید بیشتر بر نقاط قوت و حذف ، بهره وری و راندمان سیستم را بالا برد. اما برای شناسایی این موارد لازم است از شاخصهایی جهت تعیین نوع و نحوه عملکرد سیستم بهره برد که بتوان آنها را در سیستم محاسبه کرد و همچنین نتایج آن بتواند در بهبود فرآیند سیستم موثر واقع شود.
با توجه به اینکه در یک بسته نرم افزاری CMMS کلیه اطلاعات عملیات نگهداری و تعمیرات سازمان جمع آوری و نگهداری میگردد، با تعیین شاخص های مور نیاز و محاسبه آنها در سیستم نرم افزاری CMMS می توان به بررسی عملکرد نگهداری و تعمیرات سازمان پرداخته و نگرش جامعی از این عملکرد را در اختیار مدیران قرار داد . در قدم اول پیاده سازی یک سیستم CMMS ابتدا می بایست شاخص های مورد نیاز جهت تجزیه و تحلیل عملکرد را شناسایی و تعیین نموده و پس از آن با در نظر داشتن این نیاز ها به طراحی و پیاده سازی سیستم CMMS مورد نظر پرداخت. شکل ۱ تعیین KPI ها را گام نخست پیاده سازی CMMS نمایش می دهد .
در این مقاله سعی شده تا با استفاده از منابع مختلفی که مورد مطالعه قرار گرفت، لیستی از شاخصهای قابل محاسبه در دهد، گردآوری شده و همچنین در خصوص هر شاخص توضیحات مربوطه و میزان بهینه و استاندارد شاخص و همچنین دامنه تغییرات مجاز آن آورده شود.
۲- شاخص های عملکرد کلیدی KPIS
شاخص های عملکرد کلیدی، معیارهای اندازه گیری مالی و غیر مالی هستند که به منظور تعیین کیفیت اهداف و انعکاس عملکرد استراتژیک یک سازمان بکار برده می شوند . این شاخص ها به منظور ارزیابی موقعیت کنونی شرکت و تعیین راه کارهای مناسب برای هوشمند کردن کسب 9 کار استفاده می شوند. در مبحث نگهداری 9 تعمیرات ء مڈیریاست به اطلاعات شاخص های عملکردی برای کنترل پروسه تعمیرات نیازمند می باشدفعالیت مراقبت و بازبینی شاخص های عملکرد کلیدی در طول زمان به عنوان یک موضوع شناخته شده در مراقبت از فعالیت کسب و کار شرکت ها مطرح می باشد . شاخصهای عملکرد کلیدی اغلب به عنوان یک ارزش استفاده می شوند و برای اندازهگیری فعالیتهایی از قبیل میزان سودمندی نقش رهبری در توسعه سازمان ، اشتغال، خدمات و رضایت، با مشکل مواجه می براساس نوع و استراتژی سازمان ها شاخص های عملکرد کلیدی با یکدیگر متفاوت می باشند. شاخص های عملکرد کلیدی به اندازه گیری میزان پیشرفت سازمان در جهت اهداف تعیین شده کمک می کنند ، ولیکن برای اندازه گیری فعالیت های مبتنی بر دانش مشکل دارند.
شاخص عملکرد کلیدی بخش کلیدی از یک هدف قابل اندازه گیری است که از یک مسیر ، شاخص ، الگو برداری ، هدف و محدوده زمانی ساخته شده است .این شاخص ها نباید با عوامل موفقیت بحرانی (Critical SuCCeSS FactOT) اشتباه شوند. عوامل موفقیت بحرانی، عواملی هستند که باید از قبل برای دست یافتن به اهداف تعیین شده باشند.
۳- تعیین شاخصها شاخص های عملکرد
با اهداف و محرکهای کسب و کار فرق می کند . یک مدرسه ممکن است عدم موفقیت دانش آموزانش را به عنوان شاخص های عملکرد کلیدی مورد رسیدگی قرار دهد. این عمل احتمالاً به فهمیدن جایگاه مدرسه در جامعه آموزشی کمک میکند، در حالیکه در تجارت ممکن است درصد کاهش درآمد ناشی از مشتریان از دست رفته به عنوان یک شاخص مورد رسیدگی قرار می گیرد. نکته حائز اهمیت در این جا تعیین حداقل شاخص های عملکرد کلیدی در سازمان ها میباشد . نکات مهم کلیدی برای تعیین شاخص ها عبارتند از: ۷ تعریف اولیه از فعالیتهای کسب و کار ۷ داشتن اهداف عملیاتی شفاف و صریح از نیازمندیهای کسب و کار ۷ داشتن معیارهای اندازه گیری کیفی / کمی از نتایج و مقایسه آنها با مجموعه اهداف ۷ بررسی مغایرتها و تنظیم مراحل یا منابع برای انجام اهداف کوتاه مدت از ویژگی های زیر که اختصارا (SMART) نامیده می شوند، برای تعیین شاخصها میتوان استفاده نمود. شاخص ها باید ، خاص قابل اندازه گیری دست یافتنی واقع گرایانه ( تحقق گرا) به موقع، باشند [۵]
۴- طبقه بندی شاخصها
شاخص های عملکرد کلیدی مجموعه ای از ارزش ها را، که از طریق خلاصه کردن اطلاعات حاصل می شوند، تعیین می کنند که برای اندازه گیری فعالیت ها استفاده می شوند. شاخص های قابل شناسایی می توانند به عنوان کاندیدهای احتمالی برای شاخص های عملکرد کلیدی محسوب شوند. این شاخص ها می توانند به صورت طبقه بندی های ذکر شده در زیر خلاصه شوند: ۷ شاخص های کمی که می توانند به صورت عددی ارائه شوند ۷ شاخص های کاربردی که با فرایند موجود شرکت ارتباط برقرار می کنند. ۷ تعیین شاخص های راهنما که بیانگر این است که عملکرد سازمان بهتر شده است یا خیر؟
شاخص های عملیاتی که در کنترل سازمان و نتایج تغییرات کفایت نمایند در واقع سازمانها و شرکتها اغلب هنگامیکه در جستجوی شناسایی شاخص های عملکرد کلیدی هستند ، متوجه این موضوع می شوند که قادر نیستند تمامی شاخص های عملکردی مورد علاقه شان را بدست آورند لذا اغلب آنها ممکن است به شاخصهای غیر کلیدی بسنده کنند . با این تعبیر شاخصهای بکار برده شده اغلب مشابه شاخص های عملکرد کلیدی هستند ولیکن به هر حال داشتن آنها بهتر از نداشتن آنها است.[۴]
۵- شاخص های تعیین شده در پالایشگاه گاز شهید هاشمی نژاد
در شرکت پالایش گاز شهید هاشمی نژاد با توجه به پروسه تولید پیوسته گاز ، نگهداری و تعمیرات تجهیزات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. استراتژی نت در این سازمان در سالیان گذشته عموماً تعمیرات نت پیشگیرانه منظم و پریودیک تجهیزات بنا به پیشنهاد سازنده دستگاه بوده و در مواردی که امکان انجام آن به دلایل عملیاتی وجود نداشت ، استفاده از روش تعمیرات اساسی کل تجهیزات یک واحد عملیاتی در برنامه کاری قرار داشت . در سالیان اخیر سیستم های نوین نت پیشگویانه FDM نیز در نگهداری و تعمیرات تجهیزات مورد استفاده قرار گرفته است .
با توجه به اهمیت عملیات تولید گاز ، استفاده از سیستم های نوین نت در دستور کار قرار گرفته است . در همین راستا پیاده سازی سیستم CMMS به منظور مدیریت بهتر عملیات نگهداری و تعمیرات پالایشگاه و همچنین بالابردن کیفیت آن ، آغاز گردیده است . باتوجه به موارد ذکر شده فوق و اهمیت شاخص های کلیدی عملکرد ، و با توجه به بررسی های صورت گرفته ، شاخصهای مناسب و قابل محاسبه در پالایشگاه گاز شهید هاشمی نژاد به شرح ذیل تعیین گردیدند. [۶]
۱- ۵- نرخ هزینه کلی سالیانه نگهداری
Total Maintenance Cost / Total Sales ۱۰۰ × (مجموع فروش / مجموع هزینه سالیانه نگهداری نت)
مجموع هزینه نگهداری نت شامل کلیه هزینه های این بخش مانند هزینه نیروی انسانی ، هزینه تجهیزات مورد استفاده و هزینه مواد مصرفی می باشد که اطلاعات مورد نیاز هر مورد در سیستم CMMS مورد نظر موجود خواهد بود. مجموع فروش شامل کلیه درآمد شرکت از محل فروش تولیدات خود در سه بخش تولیدی اصلی گاز ، گوگرد و مایعات نفتی می باشد. با توجه به توضیحات برای محاسبه این شاخص در پالایشگاه مشکلی وجود ندارد و با محاسبه این شاخص می توان به میزان سهم هزینه بخش نت از کل فروش دست یافت. میزان بهینه این شاخص ۳/۴٪ می باشد و دامنه مجاز تغییرات آن از ۱/۵٪ تا ۵٪ است.هزینه های مربوط به حوزه نگهداری و تعمیرات نباید از یک حد مجاز فراتر رود و یا کمتر شود زیرا بیشتر شدن سهم این هزینه ها نمی تواند سبب بهبود بیشتری در فرایند شود و همچنین کاهش این سهم نیز تاثیرات منفی بر طول عمر تجهیزات و سیستم می گذارد که باید از وقوع آن پیشگیری کرد. این شاخص نشانگر اثربخشی هزینه های نت می باشد.
۲- ۵- نرخ هزینه کلی سالیانه کارکنان نت
Maintenance Labour Cost / Total Sales ۱۰۰ × (مجموع فروش / مجموع هزینه سالیانه کارکنان نت)
مجموع هزینه کارکنان نت شامل جمع دستمزدی است که به افراد شاغل در این بخش پرداخت می شود که اطلاعات مربوط به آن را می توان از واحد امور مالی شرکت پالایش گاز شهید هاشمی نژاد دریافت نموده و در ماژول نیروی انسانی es el CMMS
این شاخص میزان سهم هزینه کارکنان بخش نگهداری و تعمیرات از کل فروش شرکت را بیان می کند که کنترل این شاخص در دامنه مجاز آن و سعی در رسیدن به میزان استاندارد این شاخص می تواند بالاترین راندمان را در این بخش عاید شرکت کند.میزان بهینه این شاخص ۱/۵٪ می باشد و دامنه مجاز آن ۰/۶٪ تا ۲/۱٪ است.
۵-۳- نرخ هزینه کارکنان نت به کل هزینه نت
Maintenance Labour Cost / Total Maintenance Cost ۱۰۰ × (مجموع هزینه نت / مجموع هزینه کارکنان مستقیم نت)
مجموع هزینه کارکنان مستقیم نت اشاره به آن بخشی از هزینه هایی دارد که به افراد درگیر با حوزه های تخصصی نگهداری و تعمیرات مانند برنامه ریزی دارد و باید افرادی که بصورت مشترک با سایر بخشها در این بخش فعال هستند از این لیست خارج شوند.محاسبه این شاخص با استفاده از ماژول های نیروی انسانی و مالی سیستم CMMS امکان پذیر خواهد بود .میزان استاندارد برای این شاخص ۴۰٪ می باشد و بهتر است در بازه ۲۰٪ تا ۴۵٪ باشد. این شاخص نشانگر اثربخشی نیروی انسانی می باشد.
۴- ۵- نرخ هزینه مواد و تجهیزات نت به کل فروش
Maintenance Materials Cost / Total Sales ۱۰۰ × (مجموع فروش / مجموع هزینه سالیانه مواد و تجهیزات نت) مجموع هزینه مواد و تجهیزات نت نیز شامل بخشی از هزینه های نت است که از آن هزینه مربوط به نیروی انسانی (کارکنان بخش نگهداری و تعمیرات) حذف شده باشد. محاسبه این شاخص با استفاده از ماژول مالی سیستم CMMS امکان پذیر خواهد بود. میزان بهینه برای این شاخص ۱/۹٪ و دامنه مجاز آن ۲/۴٪ تا ۰/۸٪ می باشد.
۵- ۵- نرخ نگهداری اضطراری
Emergency Total / Total Maintenance Man-Hours ۱۰۰ × (کل نفر ساعت مصرفی نت / نفر ساعت کارهای EM)
کارهای EM به آن دسته از کارهایی گفته می شود که در برنامه ریزی نبوده و به دلیل وقوع ناگهانی و نیاز فوری به رفع آن، ایجاد می شود. کل نفر ساعت مصرفی نیز اشاره به مجموع زمان صرف شده بر روی کلیه تعمیرات (تعمیرات پیشگیرانه ، تعمیرات پیشگویانه، تعمیرات اضطراری و ... ) دارد.
بدیهی است که چنانچه نگهداری و تعمیرات در یک مجموعه بخوبی برنامه ریزی و اجرا شود باید میزان نفر ساعت کارهای اضطراری به میزان بسیار کمی باشد و پایین بودن این شاخص بیانگر کیفیت سیستم نت است. میزان بهینه این شاخص ٪۲ و دامنه مجاز آن از ۲٪ تا ۲۰٪ می باشد.این شاخص نشانگر برنامه ریزی کنترل و پیش بینی مشکلات می باشد.
۵-۶- متوسط زمان بین از کار افتادگیها
MTBF Time of Opreration/No. of Failures ۱۰۰ × (تعداد توقفات آزمان عملیات سیستم)
زمان عملیات سیستم ، کل زمانی است که سیستم در حال کار می باشد، حال این بازه می تواند یکماهه ، یکساله یا ... باشد.
تعداد توقفات نیز شامل تعداد از کارافتادگیها در سیستم مورد نظر در بازه زمانی برنامه ریزی شده می باشد.با توجه به توضیحات کاهش میزان این شاخص از اهمیت بالایی برخوردار بوده و بیانگر سطح کیفی سیستم نگهداری و تعمیرات می باشد و به دلیل آنکه این مسئله با نوع تجهیزی که این شاخص برای آن محاسبه می شود رابطه نزدیکی دارد، نمی توان میزان بهینه و استاندارد آن را بصورت کلی بیان کرد. برای یک قطعه از دستگاه یا یک گروه از قطعات مطرح می شود. با شمارش تعداد توقفات دستگاه یا گروه دستگاهها در نرم افزار CMMS می توان این شاخص را محاسبه نمود.
