بخشی از مقاله
لزوم رعایت انضباط مالی و پرهیز از اسراف و تبذیر در تخصیص و مصرف اعتبارات
چکیده : به منظور ایجاد انضباط مالی و مدیریت کارآمد در بودجه دستگاه های اجرایی، صرفهجویی خردمندانه و منطقی و استفاده بهینه از منابع در اختیار دستگاههای اجرایی، ایجاد تعادل در منابع و مصارف، جلوگیری از توسعه تصدی گری در فعالیتها، ضمن تاکید بر مسئولیت بالاترین مقام دستگاه اجرایی در تحقق اهداف در چارچوب تکالیف و قانون بودجه کل کشور و پرهیز از ایجاد کسری اعتبارات، ضوابط اجرایی بودجه کل کشور برای وزارتخانه ها و موسسات دولتی، شرکتهای دولتی و دستگاه های اجرایی موضوع قانون برنامه چهارم توسعه و بانکها و بیمه های دولتی امری ضروری می باشد. اعتبارات مانند ماده سیال و روانی هستند که اندام تشکیلاتی دستگاه را پوشش می دهند و مانند سوختی هستند که عملیات اجرایی دستگاه را به مرحله فعلیت و عینیت هدایت می کنند به عبارت دیگر مانند ترازوئی هستند که در یک کفه آن عملیات و در کفه دیگر آن اعتبارات قرار دارند. این پژوهشی بر آن است تا با در نظر گرفتن موارد استثناء و حالات مختلف، مدیریت مالی، قوانین و مقررات پرسنل، کنترل در هزینه و پاره ای از مسائل و موارد خاص به سوالات زیر پاسخ و آن ها را مورد مطالعه قرار دهد:
• نقش بودجه در فرآیند مدیریت سازمانی چیست؟
• مهارت های مالی مدیران شامل چه مهارت هایی می شود؟
• آیا قوانین و مقررات ودستگاههائی که همزمان با انجام فعالیتها و وظایف قانونی دستگاهها، بطور مستمر از بروز مفاسد مالی جلوگیری مینمایند، وجود دارد؟
• مواردی که کنترل بودجه ای را در حسابداری دولتی در بعد اقتصادی حائز اهمیت می داند چیست؟
• فواید راه اندازی سیستم «بودجه و اعتبارات» در سازمان چه می باشد؟ در این راستا فرض این پژوهش این است که " (۱) منابع را باید در چارچوب یک برنامه استراتژیک اختصاص داد. (۲) باید اطمینان یافت که منابع اختصاص یافته صرف برنامه مزبور می شود. (۳) چگونگی هزینه کردن را مورد نظارت قرار داد. ". لیکن توصیه می شود اقدامات مذکور در این زمینه ضروری بنظر می رسد، که همه عوامل بودجه مطلوب بکار گرفته شده باشند و کارآیی دستگاه و بازده حاصل از عملیات اجرایی مورد نظر باشد و منابع مالی لازم در مقابل منابع انسانی و تاسیساتی و تجهیزاتی به طور متعادل قرار داشته باشند بنحوی که با کاهش منابع مالی خللی در حجم عملیات اجرایی حاصل نگردد. نگارنده در مقاله حاضر می کوشد با استفاده از روش پژوهشی « توصیفی - - تحلیلی » ابعاد موضوع مورد نظر را مورد تبیین و امعان نظر قرار دهد.
مقدمه:
انضباط مالی در بودجه در راستای کاهش هزینه های غیر ضرور و پرهیز از تجمل گرایی و اسراف در ادارات و دستگاههای دولتی الزامی به نظر می رسد. اسراف و تبذیر به عنوان رفتارهایی غیر تعادلی قلمداد می شوند. اسراف عبارت است از خرج کردن چیزی در محل خود و بیش از حد لازم و تبذیر عبارتست از خرج کردن چیزی در غیر محل خود و در جای غیر لازم. از آنجا که در بعد تولید تخصیص بهینه منابع و در بعد مصرف، استفاده موثر و کارآمد از مواهب طبیعی و تولیدات، رفتارهای اقتصادی رو به تعادل بشمار می روند، لذا توجه به اسراف و تبذیر به منظور پرهیز از آنها ضروری می نماید؛ چراکه این دو رفتار موجب هدر رفتن منابع اعم از طبیعی، مالی، و انسانی می شوند. با افزایش سیر صعودی رشد و توسعه تکنولوژی و تنوع فعالیت ها، می طلبد در سازمان نسبت به سنجش و پایش هزینه های هر فعالیت اقدام نموده تا مشکلات جذب اعتبار و تخصیص صحیح آن تا حدودی مرتفع گردد. (همتی، ۲:۱۳۸۵) از شروع بودجه بندی تا سال ۱۹۶۵ بودجه دولت به صورت سنتی یا متداول تهیه می شد و تاکید عمده روی کنترل هزینه های هر وزارتخانه یا سازمان معطوف بود. زمانی که از بودجه فقط کنترل مالی منظور بود، طبقه بندی هزینه ها و طبقه بندی سازمانی عمده ترین طبقه بندی بودجه ای بشمار می رفت.
و بودجه بدون برنامه مانند تیری است که در تاریکی رها کنیم و بعد بگوییم می خواستیم آنجا بخورد در حالی که در تیر اندازی اول هدف مشخص می گردد و سپس تیر رها می شود لیکن در شرایطی که برنامه نداشته باشیم بودجه نمی تواند در انتظار برنامه بماند. بودجه مانند یک یل عظیم است که هر ساله با عظمتی خروشان می آید اگر کانالهایی برای هدایت آن تعبیه نشود بناچار مسیر خود را تعیین می کند و چه بسا خساراتی هم ببار آورد لیکن اگر در مسیلها و کانالهای تدارک دیده شده از قبل هدایت گردد براحتی قابل مهار کردن است. " لذا بودجه سوختی است ریالی جهت اجرای تمام یا قسمتی از برنامه های توسعه اقتصادی اجتماعی در طول زمانی معین .""بودجه پیش بینی هزینه اجرای عملیات در طول مدت یکسال می باشد. که در نهایت به اعتبارات تقدیم می گردد. وقتی که بودجه دستگاهی را کاهش می دهیم به مفهوم آن است که از عملیات اجرایی پیشنهادی آن می کاهیم . بودجه مانند ترازویی است که عملیات دستگاه را به اعتبارات تبدیل می نماید.
بودجه مانند کره ای است که با برش هایی در ان از ابعاد اقتصادی ،فرهنگی ،مالی ،پولی، ارزی قابل تعریف و تفسیر است بنابراین هر نقطه از این کره روی سطح آن با نقاط دیگر آن در ارتباط نزدیک است و نمی توان مانند برخی از علوم از یک مبداء تا انتها بطور پیوسته بصورت یک شیب طی کنیم. هر حرکت بودجه ای تعادلهای مختلفی در جامعه پدید می آورد و تحت تاثیر تعادلهای دیگری قرار می گیرد و مانند یک چند ضلعی است که اگر یک زاویه آنرا تغییر دهیم بقیه زوایای آن نیز تغییر خواهد کرد. برقراری تعادلهای مختلف از طریق بودجه هنر اقتصاددانان محسوب می شود. بنابراین بودجه برآورد ارقام و اعداد نیست بلکه مبین سیاستها، خط مشی ها و راهبرد هائی است که اعمال آنها از طریق بودجه به مرحله ظهور می رسد. و برنامه های میان مدت و بلند مدت از رفتارهای بودجه ای شکل می گیرد. (فرزیبا، ۳۲:۱۳۷۹) بودجه موارد استفاده متعدد و گوناگونی دارد، بودجه می تواند به عنوان ابزار برنامه ریزی ، عامل کنترل و یا به عنوان وسیله ای جهت برقراری ارتباط بین دستگاههای دولتی مورد استفاده قرار گیرد.
بطور کلی سیاستهای کوتاه مدت و بلند مدت دولت در سند بودجه اعلام می شود. برای تامین نیازهای اطلاعاتی هر یک از موارد استفاده فوق، اطلاعات مربوط به پیش بینی درآمد و هزینه به انحاء و اشکال مختلف در لایحه بودجه طبقه بندی می شود. طبقه بندی هزینه ها و درآمد زمینه لازم را برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری فراهم می کند و بطور کلی طبقه بندی بودجه سبک و ترتیب ارائه اطلاعات را در
(Public Administration Service, 1964:43).
2- تعاریف و مفاهیم بنیادین
۲-۱- بودجه ریزی"
فرآیند توسعه در برنامه کوتاه مدت است که شامل تهیه و تنظیم و پیشنهاد بودجه، تصویب اجرا و نظارت بر بودجه در یکسال مالی است. بودجه ریزی ، تفکری منسجم از منابع مالی محدود در برابر نیازهای نا محدود است به طوری که ارتباطات ارگانیک و همه جانبه بین منابع مالی و غیر مالی لحاظ شده باشد. (سعیدی، ۱۳۸۴: ۲۲۷)
اعتبار :
عبارت است مبلغی که برای مصرف یا مصارف معین به منظور نیل به اهداف و اجرای برنامه های دولت به تصویب مجلس شورای اسلامی می رسد. (ماده 7 قانون محاسبات عمومی )اعتبار حد مصوب هزینه است. (فرزیب 449 .1379)
۳- ۲- عملیات اجرائی"
منظور فعالیت های جاری و طرحهای عمرانی دستگاههای اجرائی است که در برنامه سالانه مشخص می گردد « بند ۸ ماده یک قانون برنامه و بودجه مصوب ۱۳۵۱» مجموعه وظائفی است که طبق قانون بر اساس شرح وظائف بعهده دستگاه اجرائی واگذار می شود . مجموعه کارهایی که طی مدت یکسال بعهده دستگاه اجرائی قرار می گیرد و اعتبار آن از بودجه عمومی دولت تامین می شود. اجرای وظائف و عملیات اجرائی از طریق قانون به عهده دستگاه اجرائی محول می شود و می تواند بر اساس مصوبات هیات وزیران یا شورای اقتصاد یا هر مرحع صلاحیت دار دیگر باشد. (همان )
۴- ۲- بودجه بندی
برآورد حجم عملیات در وضع وجود تبدیل آن به اعتبارات فارغ از اولویت بندی در آنها است.فرایند تصمیم گیری و تخصیص منابع مورد نیاز ،برای دست یابی به اهداف در یک سازمان .
فرآیند فعالیت تهیه بودجه ها در سازمان بودجه بندی گفته می شود. (سعیدی، ۱۳۸۴ : ۲۲۷)
5-2 بودجه و مدیریت :
عمده ترین تعریفی که برای مدیریت به عمل آمده چنین است: «مدیریت عبارت است از استفاده موثر و کارآمد از منابع مادی، مالی و انسانی برای نیل به اهداف از پیش تعیین شده » استفاده موثر و کارآمد از منابع مادی، موضوع بحث مدیریت صنعتی می باشد؛ بکارگیری صحیح منابع انسانی ، در حیطه مطالعه مدیریت منابع انسانی قرار دارد؛ و بالاخره استفاده صحیح و مطلوب از منابع مالی ، حوزه بحث مدیریت مالی را تشکیل می دهد. هدف بودجه را می توان استفاده صحیح از منابع مالی سازمان و هدف بودجه دولتی را، استفاده موثر و کارآمد از منابع و امکانات مالی جامعه برای نیل به اهداف عمومی دانست. بدین ترتیب بودجه دولتی بخشی از مدیریت دولتی می باشد. استفاده موثر در گرو تخصیص بهینه بودجه می باشد ( اثر بخشی ) و استفاده کارآمد وقتی تحقق می یابد که مصرف اعتبارات با رعایت صرفه جوئی صورت پذیرد ( کارآیی). (فرج وند، ۱۷۷:۱۳۸۵)
نمودار ارتباط برنامه ریزی و بودجه ریزی و بودجه بندی و نظام مالی (سمیعی ، ۱۲۶:۱۳۶۹)
۳- بودجه و فرآیند مدیریت: فرآیند مدیریت یا وظایف مدیر عبارتند از: برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، هدایت و کنترل، هر کدام از این وظایف یا عناصر یامراحلی از فرآیند بودجه مرتبط دانست. فرآیند بودجه عبارتند از : سیاستگذاری ، تهیه و تنظیم، تصویب اجرا و نظارت به طور کلی ، اهداف کاربردی فرآیند مزبور انجام وظایف مدیریت است. به عبارتی دیگر ، فرآیند بودجه ابزار دست مدیر است تا بدان وسیله سازمان را به هدفهای مورد نظر سوق دهد. ارتباط وهماهنگی فرآیند مدیریت و بودجه در نمودار زیر نشان داده شده است:
بنابراین میتوان گفت که سیاستگذاری ، بودجه بندی و تصویب بودجه ابزاری برای برنامه ریزی است و اجرای بودجه یعنی صرف اعتبارات مصوب ، ابزار سازماندهی ، هماهنگی و رهبری می باشد و سر انجام کنترل بودجه ای ، ابزار نظارت مدیریت است. (مدنی ، ۱۳۷۳ : ۶۰) بطور خلاصه چرخه برنامه ریزی و بودجه بندی دسالانه موسسات به قرار زیر است
چرخه برنامه ریزی و بودجه بندی سالانه (سعیدی، ۴۱:۱۳۸۴)
یک سازمان با استفاده از یک برنامه استراتژیک برای مدت طولانی برنامه ریزی می کند، که در این برنامه معمولا توصیف دیدگاهها و اهداف سازمان را برای مدت پنج سال پیش بینی می کند. برای برنامه ریزی دوره های کوتاه مدت و یا متوسط شرکت ( سازمان) از یک برنامه تجاری استفاده می کند تا تعیین کند که سازمان به منظور اجرای بر نامه استراتژیک خود باید چه کاری انجام دهد؟ برای اجرای برنامه تجاری ، سازمان باید روشهای مناسب برنامه ریزی را در نظر بگیرید. تعیین اینکه چه وظایفی باید انجام شوند، توسط چه کسی ، چه هنگام و کنترلهای ضروری ( از جمله بودجه ها) برای اطمینان از نتایج پیش بینی شده باید مورد توجه قرار گیرد. (سعیدی ، ۱۳۸۴ : ۴۱)
