بخشی از مقاله
نقش سیستم های اطلاعاتی در پشتیبانی برنامه ریزی استراتژی مراکز آموزشی
چکیده
به عقیده آلفرد مارشال، اقتصاددان مشهور انگلیسی اگر تمامی سرمایهها و ابزار تکنیکی و مسائل موجود فنی درجهان به یکباره دستخوش تباهی شود ولی دانایی مدیران در رده استراتژیک باشد، در مدت کوتاهی جامعه پویا و شکوفا میگردد.پیش نیاز هر برنامه عملکردی، وجود برنامـه اسـتراتژیـک و تعیـین رسـالت و چشـم انـداز سازمان است. تفکر استراتژیک فرایندی است برای رهبری موثر یک سازمان تا بتوان فرایندهای مدیریتی و بحران های سازمان را با چشم اندازهایی متفاوت و با توجه به محرک های محیط بیرونی و درونی افزایش دادو جهت موثری به سازمان بخشید. برنامهریزی استراتژیک بستر و چارچوبی برای عملی کردن تفکر استراتژیک و هدایت عملیات برای رسیدن به هدف و نتایج مشخص میباشد. بدیهی است که خلق آینده بدون داشتن تفکر راهبردی به راحتی مقدور نیست بنابراین شکل دهی به آینده سازمانها مستلزم شناخت بینش ها، روندها، اقدامات، پارادایم ها و تفکرات حال در آینده است تا بتواند با ارزیابی دقیق در حوزه تفکر و تبدیل آن به یک برنامه راهبردی و عملیاتی، رشد و تداوم فعالیت های آینده را ممکن سازد . از سوی دیگر سیستم های اطلاعاتی وظیفه ذخیره سازی داده ها، پردازش آنها در چارچوب اهداف اطلاعاتی موسسه و فراهم آوردن اطلاعات موردنیاز مدیران برای تصمیم گیری را بر عهده دارندو امروزه اجرای سیستمهای اطلاعاتی به عنوان یکی از اقدامات اصلی سازمانها در گام نهادن به عرصه رقابت جهانی و رویارویی با چالشهای جدید کسب و کار مطرح می باشد.درک ضرورت این سیستمها از گرایش گسترده سازمانهای مختلف در دنیا به آنها آشکار می شود. با این نگاه که تمامی فعالیت های سیستم های اطلاعات در یک سازمان و ساختار واحد سیستم های اطلاعات، ناشی از استراتژی ها و سیاست های مدیریت کل است می توان نتیجه گرفت که سیستم های اطلاعاتی و برنامه ریزی استراتژیک در به ثمر رساندن یک مجموعه می توانند ارتباط مستقیم داشته باشند . در این پژوهش اشاره به رابطه بین سیستم های اطلاعاتی در سازمان بالاخص مراکز آموزشی و برنامه ریزی استراتژیک می شود تا بدینوسیله نیاز به برنامه ریزی استرتژیک توامان با نگاهی کاربردی به انواع سیستم های اطلاعاتی جنبه کاربردی تری پیدا کند.
کلمات کلیدی:سیستم های اطلاعاتی، برنامه ریزی استراتژیک، مراکز آموزشی
مقدمه
بیش از هشتاد درصد کار روزانه مدیران صرف اطلاعات می شود از جمله دریافت اطلاعات، برقراری ارتباط و استفاده از اطلاعات در طیف وسیعی از امور مختلف. از آنجایی که اطلاعات مبنای تمام فعالیت های یک سازمان است، سیستم هایی باید وجود داشته باشند که اطلاعات را تولید و مدیریت کنند. هدف چنین سیستم هایی ایجاد تضمین در ارائه اطلاعات صحیح و قابل اطمینان در مواقع مورد نیاز و در شکل قابل استفاده است. چنین سیستم هایی، سیستم های اطلاعات نامگذاری شده اند.
جهت استراتژیک بسیاری ازسیاستهای آموزشی اغلب تهیه عنوانی که نه هدف بلکه به عنوان وسیله ای برای پیشبرد توسعه اقتصادی ودرنتیجه دستیابی به اقتصادرقابتی تر،بهره وری بیشتروثروت افزونتردرنظرگرفته میشود. اساس چنین سیاستی تا آنجاکه برمدارس اثرمیگذاردآن است که هرچه مدارس درانتخاب اهداف استرتژیک بیشتربکوشندودرانتخاب وسایل لازم برای نیل به آن اهداف بیش ازپیش برداده ها اتکاکننداثربخشی و کارایی آنهابهبودخواهدیافت.
بنابراین اگر سیستم اطلاعاتی سازمان اثربخش باشد اطلاعات را گردآوری، دسته بندی، در حافظه نگهداری، ترکیب و به گونه ای عرضه می نماید که شرکت بتواند به همه پرسش های مهمی که از نشر استراتژیک و عملیاتی مطرح می شود پاسخ مقتضی بدهد.(دیوید،(1379
سیستم اطلاعات مدیریت از طریق سیستم های مختلفی چون سیستم های جستجو ، سیستم های مدل سازی و سیستم های پشتیبانی کننده نیاز ها اطلاعاتی را برآورده می سازد و در برنامه ریزی راهبردی به کنترل عملیات و پردازش عملیات کمک می کند (جواد کار، (1382 برنامه ریزی استراتژیک تنها از طریق شناسایی رسالت سازمان/پروژه، تعیین چشم انداز و آگاهی از مزیت رقابتی امکان پذیر است. برای این که بتوانیم استراتژیک عمل کنیم باید بدانیم که قرار است که فعالیتهای ما به کدام نیازهای جامعه پاسخ دهد، چه مشکلاتی را حل کند، روش حل مشکلات چیست و قرار است که کدام مخاطبین را با فعالیتهایمان تحت تاثیر قرار دهیم.
برنامه ریزی استراتژیک درآموزش وپرورش باید نیازهای آموزشی رابراساس مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب تدوین کند. برای رسیدن به این هدف،نیازهای آموزشی،ضرورتا باید بانتایج که همان محصول برونداد وپیامدهای آموزش وپرورش است سازگاری داشته باشد. هدفهای آموزشی بایدطوری بیانگرددکه بااستفاده ازشاخصهای کمی وکیفی آموزش وپرورش به صورت واقعیتهای قابل اندازه گیری درآیند.
بزرگترین نفع برنامه ریزی استراتژیک آموزش آن است که کمک می کند با بهره گیری از روش های منظم تر، معقول تر و منطقی تر، نیازهای واقعی آموزش مدیران و کارکنان را انتخاب کرده و بدین گونه بهترین متدولوژی آموزشی را برگزیند.
اگر بهبود بهرهوری، بهبود اثربخشی ومزیت رقابتی از اهداف استراتژیک یک نظام آموزشی بعنوان نظامی که تاثیرگذاری فراوانی را داراست، باشد باید به سیستم های اطلاعاتی مجهز بود چرا که بهره وری و اثربخشی و همچنین مزیت رقابتی از اهم اهداف یک سیستم اطلاعاتی نیز محسوب می شود.
برنامه ریزی استرتژیک
"لورنج"معتقد است هربرنامه ریزی استراتژیک باید به این چهار پرسش اساسی پاسخ دهد: -1 به کجا می رویم؟ (فلسفه وجودی) -2 چگونه می خواهیم به مقصد برسیم؟ (استراتژی) -3 امکانات ما برای اقدام چیست؟ (بودجه) -4 چگونه آگاه می شویم که در مسیر درست حرکت می کنیم؟ (کنترل)
سوالات مورد توجه در تدوین یک استراتژی
-وضعیت موجود سازمان چگونه است ؟
-وضعیت مطلوب سازمان چگونه باید باشد ؟
-عملکرد سازمان در گذشته چگونه بوده است ؟
-فراورده ها،خدمات و محصولات سازمان کدامند ؟
-وضعیت بازار کار چگونه است و متقاضیان را چه کسانی تشکیل می دهند ؟
-وظیفه اصلی سازمان در مقابل هدفهای تعیین شده چیست و چه باید کرد ؟(کرامتی،(1374
فرایند برنامه ریزی استراتژیک
-تعیین و تدوین اهداف آینده سازمان
-شناخت اهداف و استراتژی موجود سازمان
-تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
-تجزیه و تحلیل امکانات و منابع سازمان
-شناخت وضع موجود سازمان
-تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژی ها
-تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب
-اجرای استراتژی جدید
-کنترل و سنجش استراتژی جدید در عمل .(الوانی،1370،ص(18
مزایای برنامهریزی استراتژیک
این نوع برنامه ریزی جهت و مسیر فعالیتها و عملیات سازمان را مشخص میسازد و به عنوان راهنمای سازمان عمل میکند .
*جهتگیری آینده، اولویتها را مشخص میکند و تصمیمهای امروز را در پرتو پیامدهای آینده اتخاذ میکند.
*برنامهریزی استراتژیک نقش هماهنگکننده بین برنامههای عملیاتی سازمان را انجام میدهد و اقدامات واحدهای مختلف را در یک مسیر جهت میبخشد.
*با اوضاع و شرایطی که به سرعت دستخوش تغییر می شوند، به روشی کارساز برخورد و کار تیمی و تخصصی کارشناسی ایجاد میکند.
*برنامه ریزی استراتژیک با نگرش بلندمدت، به پیشبینیهای آینده میپردازد و از این رو دارای اطلاعاتی است که برای اقدامات درازمدت مدیران مفید است.
*برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک خواهان بینش استراتژیک در سراسر واحدهای سازمانی و از جمله همهی سیستمهای اداری است و به جای اینکه عملی مکانیکی باشد نقش محوری افراد، گروهها و نفوذ فرهنگ سازمان را به رسمیت میشناسد.
محدودیتها با وجود مزایای برشمرده شده برنامهریزی استراتژیک بسیاری از صاحبنظران نیز برنامهریزی استراتژیک را ناکارا و گاهی اوقات زاید میدانند و
محدودیتهایی را در جهت کاربرد آن بیان میدارند که عبارت است از:
*بالا بودن هزینههایی که برای برنامهریزی مورد نیاز است و بیشتر سازمانهای کوچک امکان استفاده از آن را پیدا نمیکنند؛
*از نظر زمانی این نوع برنامهریزی نیاز به زمان طولانی دارد .سازمانها برای برنامهریزی باید مدتزمان زیادی وقت صرف کنند و مراحل مختلف این فرآیند را پشت سر نهند تا سیستم برنامهریزی استراتژیک بتواند شروع به کار کند .
*فرآیند برنامه ریزی استراتژیک بیش از آنچه هست یا می تواند باشد، منطقی و تحلیلی ارایه شده است. طرح آن بیش از اندازه ذهنی است و نمیتواند پویاییهای اجتماعی- سیاسی کار در هر سازمان را به شمار آورد؛
*تصمیمگیری در مورد ماموریت و اهداف همواره ساده نیست و ممکن است معنایی نداشته باشد؛
*برنامه ریزی استراتژیکی از نظر تخصصی نیاز به نیروی انسانی متخصص دارد که در دسترس همهی سازمانها نیست؛
*دسترسی نداشتن سازمانها برای رسیدن به اطلاعات جامع و به موقع در مورد محیط، تحولات و رویدادهای کلان محیطی
*ناآشنایی مدیران با مباحث مدیریت استراتژیک و برنامهریزی استراتژیک و بیاعتمادی آنها به برنامهریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک درنظام آموزشی
آموزش وپرورش سرمایه گزاری یک نسل برای نسل دیگراست،نهاد آموزش وپرورش پرهزینه است و بایداین هزینه هارابه حساب سرمایه گذاری منظورداشت . در بودجه بسیاری ازکشورها هزینه آموزش وپرورش رقم عمده ای را به خوداختصاص میدهد با این امیدکه نظام آموزشی شهروندانی مولدو مطیع به جامعه تحویل خواهد داد،ازاینروماهیت آموزش وپرورش آینده نگری را ایجاب میکنداماحرکت به سوی آینده بدون شناخت روندها و نیروهایی که عمل میکنند ازیکسووتلاش وکاوش برای آفرینش واقعیاتی که خواهان آن هستیم ازسوی دیگر به ازدست دادن فرصت ها برای ایجاد زندگی بهترمی انجامد،برنامه ریزی استراتژیک به عنوان یک فرایند پویا بادورنگری نسبت به واقعیات وموقعیتهای موجودارائه راهبردها و تاکتیکهای موثر برای رسیدن به فردایی بهتررا امکانپذیرمی سازد. (مشایخ، 1383،ص(58 در این نوع برنامه ریزی سیاستگذاری و تصمیم گیری برمبنای دریافت درونی (شهودی ) مدیران انجام نمی گیردو بلکه مشارکت همه افرادذینفع،ذیربط و ذیعلاقه مبنای بازاندیشی،بازسازی و بازآفرینی درنظام آموزشی است برخلاف برنامه ریزیهای رایج که دررویارویی باکژیهاوکاستی های نظام آموزشی به صورت واکنشی عمل میکننددربرنامه ریزی استراتژیک یاران آموزشی نخست باتعریف آینده مطلوب وسپس شناخت وضعیت موجود به تعیین نیاز می پردازندو برای رفع آن به گونهای فراکنشی اقدام میکنند. لازمه این برنامه ریزی استراتژیک برخورداری از تفکراستراتژیک است منظور ازتفکراستراتژیک ژرفنگری بخردانه درسه سطح فراسوی کلان (جهان) کلان (جامعه ) خرد (نهاد یا سازمان) است. (مشایخ، 1383
تعریف برنامه ریزی استراتژیک درآموزش
عبارت است از فرایند مدیریتی جهت تغییر شکل سازمان وبهبودواصلاح برنامه های سازمان فلسفه مدیریتی جهت تعین اهداف،اولویتهاو نیازها باتوجه به ارزشهای حاکم برجامعه و باورهای مورد قبول افراد روشتفکرجهت حل مسائل سازمان تجربه تربیتی وفعالیت ارشادی برای کارکنان وتوسعه سازمانی نوعی آموزش اجتماعی ازطریق مشارکت افراد در آن.(کرامتی، 1374،ص43
اصول اساسی برنامه ریزی استراتژیک در آموزش و پرورش
-1توسعه سیستم اطلاعات به منظور بهبود امر تصمیم گیری
-2هدایت کارکنان به سوی هدف و جهت مشترک
-3مشارکت افراد ذینفع در تصمیم گیری و اجرا
-4تصمیم گیری و ارتباط بین واحدهای سازمانی.(کرامتی،1374،ص(17
مراحل برنامه ریزی استراتژیک درآموزش و پرورش
برنامه ریزی استراتژیک ممکن است شامل 5 مرحله باشد. زمان تلاش و فعالیت مورد نیازبرای هرمرحله بامراحل دیگریکسان نیست و فعالیتها نیزممکن است با هم تداخل پیدا کنندو نتوانعملاّحد و مرزی بین فعالیتهای هرمرحله بامراحل دیگرتعیین کرد. این مراحل عبارتنداز:
فراهم نمودن مبنایی برای برنامه ریزی وتغییر تهیه وتدوین طرح استراتژیک تهیه وتدوین طرح اجرایی اجرا و نظارت طرح تجدیدنظر و اصلاح طرح مرحله اول شامل دو فعالیت مقدماتی است که عبارتنداز: الف- بررسی ومطالعه محیطی: این بررسی شامل جمع آوری وتجزیه وتحلیل وفراهم آوردن اطلاعات داخلی وخارجی سازمان است. ب- مشارکت وآموزش کارکنان وجامعه: این مشارکت و آموزش کلیه افراد ذینفع دربرنامه ریزی راشامل میشود.
مرحله دوم شامل:
الف-برنامه توسعه ای
ب- بررسی وتجدیدنظرطرح
ج- بررسی مجدد واتمام طرح
مرحله سوم شامل:
الف- طرحهای مربوط به سیستمهای مرکزی
ب- تهیه طرحها
ج- تصحیح وحل مسائل
مرحله چهارم شامل:
الف-مشاهده وگزارش دهی
ب- نظارت وکنترل
ج- بازسازی طرح
مرحله پنجم شامل:
ارزشیابی. (کرامتی، 1374،ص(5- 60
سطوح برنامه ریزی استراتژیک درنواحی آموزش وپرورش
برنامه ریزی آموزش وپرورش بایددر سه سطح کاری انجام شود:
-1 درتعیین خط مشی
-2 درتهیه وتدوین برنامه
-3 دراجرای برنامه.
شایان ذکراست که بالاترین سطح اثربخش وپیشرفت درامورزمانی میسر است که هریک ازاین سه عنصربرنامه ریزی به موقع ودرجای خود مورد استفاده قرارمیگیرد. (ابراهیمی،(1392
فواید برنامه ریزی استراتژیک درآموزش وپرورش
-1 هدایت فعالیتهای آموزشی بسوی طرحها وبرنامه های سودآورازطریق بررسی وتحقیق -2
تقویت و بهبودشبکه های ارتباطی به منظورجمع آوری اطلاعات مورد نیازآموزش وپرورش
-3 درنظرگرفتن عوامل محیطی ووضعیتهای درحال تغییرمحیط و ارائه راه حلهای مناسب برای مواجه شدن بامحیط درحال تغییر
- 4 سرعت بخشیدن به رونداجرایی امورآموزشی و پرورشی ازطریق رعایت اصول کارشناسی
-5 افزایش نوآوری وابداع به منظورافزایش کارایی سیستم آموزشی
6 -افزایش قدرتفکرکردن واندیشیدن
-7 شیوه های منظم واستراتژیک درزمینه مسایل بنیادی آموزش وپرورش
-8 شناخت وضعیتهای احتمالی آینده وتشخیص وجهتگیری های مناسب
-9 دردست داشتن یک مبنای معتبر وقابل دفاع برای آینده آموزش وپرورش
- 10 رعایت حداکثراحتیاط وبصیرت درخرده سیستمهای آموزش وپرورش
-11 حل مسائل اساسی آموزش وپرورش وتوجه به مسائل کلیدی و مهم
-12 بهبودعملکردآموزش وپرورش
-13 حداکثرمسائل درونی وبیرونی تحت کنترل درآمده وحداکثر بصیرت درمسائل اعمال میگردد
-14 علایق وارزشهای ناهمگرارابایکدیگرهمسو و منطبق میکند
-15 تصمیم گیری منظم واجرای موفقیت آمیزراترویج وتشویق مینماید.
برنامه ریزی استراتژیک درآموزش وپرورش باید نیازهای آموزشی را براساس مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب تدوین کند. برای رسیدن به این هدف،نیازهای آموزشی،ضرورتا باید بانتایج که همان محصول برونداد وپیامدهای آموزش وپرورش است سازگاری داشته باشد. هدفهای آموزشی بایدطوری بیانگرددکه بااستفاده ازشاخصهای کمی وکیفی آموزش وپرورش به صورت واقعیتهای قابل اندازه گیری درآیند . آنگاه بایددروندادها،فرایندهاوروشهارامشخص کردتابتوان برپایه آن برنامه عملیاتی راطراحی و اجراکرد. کافمن وهرمن دراین زمینه تصویرنسبتاروشنی ازمطلب به شرح زیرارائه میدهند:
برای مثال دربرنامه ریزی استراتژیک هنگام تعریف نتایج آموزشی (مقصد) سیمای شهروندمطلوب درفراسوی کلان (جامعه) تصویرمیشود. هرگاه دراین سطح خصیصه هایی مانند: خودنگهداری،اتکای به خود،انظباط کار،سختکوشی،خردگرایی،زیبایی شناسی،خلاقیت،ارج نهادن به صلح وتفاهم بین المللی،لذت بردن ازمطالعه،افزایش بهره وری ورقابت پذیری موردتاکیدوتوافق جمعی قرارگیرد،لازم است درطراحی نظام یادگیری وبرنامه درسی این خصیصه هادرقالب هدفهای تدریس - یادگیری بازنویسی وپیگیری شود. آنگاه ملاکهای عملکردبرای هریک ازهدفها نوشته شود. دربرنامه ریزی نظام تربیت معلم ومدرس برای جنبه ها وروشهای پرورش آنها تاکیدشودوکارآموزی های متناسب ارائه شودتا درنتیجه هنگام تدریس درکلاس درس این جنبه هابرای معلم / درس ودانش آموز/ دانشجومصادیق عینی پیداکند.(میرکمالی)
