بخشی از مقاله
پیشگفتار:
بودجه ريزي عملياتي نوعي سيستم برنامه ريزي، بودجه ريزي و ارزيابي كه بر رابطه بودجه هزينه شده و نتايج مورد انتظار تاكيد مي ورزد. در چارچوب بودجه ريزي عملياتي، بخش هاي مختلف اداري براساس استانداردهاي مشخصي تحت عنوان شاخص هاي عملكرد، پاسخگو هستند و مديران در تعيين بهترين شيوه نيل به نتايج، از اختيار عمل بيشتري برخوردارند. از طرف ديگر در چارچوب چنين شيوه اي مشاركت سياستگذاران، مديران و حتي شهروندان در اغلب برنامه هاي راهبردي، اولويت هاي هزينه اي و ارزيابي عملكرد، صورت مي گيرد. شناسايي ارتباط ميان برنامه‌ريزي راهبردي و تخصيص منابع، با توجه به افق هاي بلند مدت، از اهداف ديگر بودجه ريزي عملياتي تلقي مي شود.
انديشه اي كه در وراي بودجه ريزي عملياتي قراردارد اين است كه اگر سياستگذاران، تصميمات مالي را به گونه اي عيني و بر مبناي كارآيي و اثربخشي استوار سازند، آنگاه هم آنها و هم مردم
مي توانند درباره عملكرد دولت قضاوت روشنتري داشته باشند. در واقع بودجه ريزي عملياتي، با مرتبط ساختن تصميمات بودجه اي و عملكرد دولت، پاسخگويي دولت را در مقابل قانونگذاران و مردم تقويت كند.
بطور كلي فرآيند بودجه ريزي عملياتي در پي پاسخگويي به اين پرسش هاست، جايگاه كنوني ما كجاست؟ مي خواهيم كجا باشيم؟ چگونه بايد به اين اهداف برسيم؟ چگونه بايد پيشرفت خود را بسنجيم؟
بودجه ريزي عملياتي از ديرباز در زمره پيشنهادات اصلاحي در كشورهاي توسعه يافته و در حال توسعه بوده و در ايران نیز ايده عملياتي كردن بودجه در سالهاي اخير اولين بار در بند " ب" تبصره " 23" قانون بودجه 1381 كل كشور مطرح شد براساس اين بند:
" معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي كشور (موظف شده بود) در راستاي اصلاح نظام بودجه نويسي نسبت به عملياتي كردن بودجه، اصلاح نظام برآورد درآمدها و هزينه ها براي سال 1382 براي تمام دستگاههاي اجرايي و شركتها و سازمانهايي كه شمول قوانين و مقررات عمومي بر آنها مستلزم ذكر نام است عمل نموده و توزيع اعتبارات مربوط به هزينه ها را براساس نياز دستگاهها و فعاليتهايي كه صورت مي گيرد انجام دهد. " اين موضوع عيناً" در بند " ر " تبصره " 1" قانون بودجه سال 1382 و بند " ز" تبصره " 1" قانون بودجه 1383 تكرار شد.
با وجود اين تعاريف همچنان اجراي بودجه ريزي عملياتي همچنان با ابهامات فراواني همراه بوده است. اين تحقيق سعي مي‌نمايد تا موانع و مشكلات پياده سازي بودجه ريزي عملياتي در بانکهای سپه استان یزد بعنوان يكي از دستگاههاي اجرايي سهيم در بودجه كل كشور را بررسي و همچنين راه حلهايي براي رفع مشكلات و تسهيل پياده سازي بودجه ريزي عملياتي در اين سازمان و ساير سازمانهاي دولتي مشابه ارائه نمايد.
اين تحقيق از پنج فصل تشكيل شده است. فصل اول مربوط به كليات تحقيق كه در اين فصل مسئله تحقيق، فرضيه‌ها، جامعه آماري، محدوديتهاي تحقيق و ... ارائه شده است. فصل دوم مربوط به پيشينه تحقيق كه اين فصل به سه بخش مجزا تقسيم شده است. بخش اول بودجه‌بندي و روشهاي بودجه‌بندي، بخش دوم عوامل مؤثر بر پياده‌سازي بودجه‌ريزي عملياتي و بخش سوم مربوط به سابقه كشورها در زمينه بودجه‌ريزي است. فصل سوم مربوط به روش تحقيق كه روش آزمون فرضيه‌ها در اين فصل به تفسير ارائه گرديده است. فصل چهارم تجزيه و تحليل فرضيه‌هاي تحقيق، كه هر كدام از فرضيه‌ها به تفكيك مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته است. و فصل پنجم نتيجه‌گيري و پيشنهادات مربوط به تحقيق كه پيشنهادات تحقيق را به سه دسته پيشنهادات مربوط به نتيجه، پيشنهادات براي تحقيقات آتي و پيشنهادات كاربردي تقسيم نموده‌ايم.
فصل اول
کليات تحقيق
1-1-مقدمه
استفاده از یک سیستم بودجه ریزی مناسب می تواند بسیار مؤثر باشد و بودجه ریزی عملیاتی نوعی سیستم بودجه ریزی است که بر رابطه بین هزینه های انجام شده و نتایج تأکید دارد ولی اجرای نظام بودجه ریزی عملیاتی همواره با مشکلاتی روبرو خواهد بود. ما در این تحقیق سعی می‌کنیم موانع و مشکلات بودجه ریزی عملیاتی در بانکهای سپه استان یزد را بررسی کنیم و راه‌حلهایی را برای رفع این مشکلات ارائه دهیم.
1-2- بيان مسئله:
بودجه يكي از پديده هاي بسيار مهم در مديريت امروزي است كه شامل ابعاد گوناگون سياسي، اقتصادي، اجتماعي، فني و مديريتي است. مسئله اصلي در نظام بودجه ريزي كارآيي نظام مربوط مي باشد. بدين معني كه براساس اطلاعات موجود برگرفته از عملكرد سيستم جاري به چگونگي كارآيي و اثربخشي سيستم پي برده شود،منابع مورد نياز اجراي برنامه ها شناسایی شود و در نهايت معيارهاي سنجش و نظارت و كنترل بدست آيد.
در كشور ما بررسي برخي شاخص هاي بودجه اي كه نشاندهنده عدم توفيق مديران مالي دولت در دستيابي به اهداف خود و هم چنين بي انضباطي هاي مالي موجب گرديد كه معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي را بر آن دارد كه اصلاح نظام بودجه ريزي را كشور از سال 1380 در دستور كار خود قرار دهد و اصلاحاتی را با هدف پياده سازي بودجه ريزي عملياتي براساس قيمت تمام شده بعنوان جايگزين بودجه ريزي سنتي در ايران آغاز كند. با اين وجود به رغم اين تاكيدات و تلاشهاي صورت گرفته آنچه كه در عمل اتفاق افتاد صرفاً به تغيير طبقه بندي اقلام درآمدي و هزينه اي خلاصه شد.
با توجه به مطالبي كه بيان گرديد مي توان دريافت كه ضرورت توجه به موانع پياده سازي
بودجه ريزي عملياتي در دستگاههاي اجرايي از اهميت خاصي برخوردار مي باشد. و در اين تحقيق به همين موضوع پرداخته شده است و بودجه بانکهای سپه استان یزد كه توسط مديران و معاونین تهیه مي گردد به صورت موردي بررسي گرديده و سعي گرديده تا مهمترين عواملي كه مربوط به مشكلات پياده سازي بودجه ريزي عملياتي مي باشند مورد بررسي و مطالعه قرار گيرند و همچنين راه كارهايي جهت كاهش موانع ارائه گردد. بنابراين سوال اصلي در اين تحقيق اين است كه آيا عوامل مديريتي بر مشكلات پياده سازﻯ بودجه ريزي عملياتي تاثير معنادار دارد؟ و كداميك از عوامل مديريتي بر پياده سازي بودجه ريزي عملياتي تاثير معنادار دارند؟ و همچنين اين تحقيق درصدد است كه اثبات نمايد هر يك از عوامل محيطي، انساني، و فرآيندي چه ميزان تاثير داشته و آيا عدم وجود هر كدام مانع اجراي موثر بودجه ريزي عملياتي دربانکهای سپه استان یزد مي گردد؟
1-3- ضرورت و اهميت تحقيق:
اداره يك واحد تجاري در شرايط اقتصادي پوياي امروز و وظيفه اي پيچيده و دشوار است. مديران حرفه اي، هر مرحله از عمليات واحد خود را از قبل به دقت طرح ريزي نموده و با اعمال روشهاي كنترل از اجراي دقيق و بموقع آن اطمينان حاصل مي كنند. بودجه بندي ركن اساسي فرآيند برنامه ريزي و كنترل مديريت به شمار ميرود.
نظام بودجه ريزي مناسب موجب افزايش بهبود همآهنگي و ارتباط مي گردد و چارچوبي مناسب براي كنترل، اندازه گيري و ارزيابي عملكرد پرسنل فراهم آورده و فعاليت هاي واحد را در جهت اهداف سازمان هدايت مي كند(سعادت، 1380).
نظام بودجه ريزي عملياتي به دنبال ايجاد پيوند ميان شاخص هاي عملكرد و تخصيص منابع است. اگر چه چنين پيوندهايي اغلب ضعيف هستند، ولي مي تواند سياستگذاري بودجه اي را تسهيل و نظارت قانونگذاران بر نتايج و دستاوردهاي مرتبط با مخارج عمومي را افزايش دهد. همچنين با تجهيز نمودن بودجه ريزان به اطلاعات بهتر درباره نتايج هر برنامه و كل برنامه هاي دولت كه براي نيل به اهداف مشخصي به كار مي روند، توانايي آنها را در ارزيابي درخواست هاي مختلف بودجه اي دستگاههاي اجرايي، افزايش مي دهد و اين كار باعث افزايش پاسخگوئي عمومي و بهبود در تخصيص منابع مي گردد (سعادت، 1380).
از طرف ديگر در چارچوب چنين شيوه اي مشاركت با سياستگذاران، مديران و حتي شهروندان در غالب برنامه هاي راهبردي ، صورت مي گيرد. شناسايي ارتباط ميان برنامه ريزي راهبردي و تخصيص منابع، با توجه به افق هاي بلند مدت از اهداف ديگر بودجه ريزي عملياتي تلقي مي شود.
انديشه اي كه در وراي بودجه ريزي عملياتي قراردارد اين است كه سياستگذاران، تصميمات مالي برنامه ها را به گونه اي عيني و بر مبناي كارآيي و اثر بخشي استوار سازند همچنين منابع مالي مورد نياز برنامه ها شناسايي و معيارهاي سنجش وكنترل نتيجه ها در مقايسه با برنامه را بدست آورند،در نتیجه هم آنها و هم مردم مي توانند درباره عملكرد دولت قضاوت روشنتري داشته باشند. در واقع بودجه ريزي عملياتي، با مرتبط ساختن تصميمات بودجه اي و عملكرد دولت، پاسخگويي دولت در مقابل قانونگذاران و مردم را تقويت مي كند و مي توان بطور خلاصه عنوان نمود كه انضباط جاي هرج و مرج، مصالح عمومي جاي منافع شخصي، برنامه ها جاي سليقه فردي را بگيرد (يانك، 2003).
1-4-اهداف تحقيق:
بطور كلي اهداف اين تحقيق با توجه به اهميت موضوع و بيان مسئله به شرح زير مي باشد:
1- شناسايي موانع و تنگناهاي موجود و تاثيرگذار بر بودجه ريزي عملياتي در بانکهای سپه استان یزد.
2- اولويت بندي هر يك از عوامل شناسايي شده و تأثير در پياده سازي بودجه بندي عملياتي .
3- ارائه راهكارهاي لازم جهت كاهش موانع پياده سازي بودجه بندي عملياتي در بانکهای سپه استان یزد .
1-5- فرضيه هاي تحقيق:
با توجه به بيان مسئله و اهداف تحقيق فرضيه هاي زير مطرح مي گردد تا براساس آنها اطلاعات جمع آوري و نسبت به تائيد يا رد فرضيه ها اقدام گردد.
فرضيه اصلي:
عوامل مدیریتی بر پیاده سازی بودجه بندی عملیاتی تأثير معناداري دارد.
فرضیه های فرعی:
1- عامل انسانی بر پیاده سازی بودجه بندی عملیاتی تأثير معناداري دارد.
2- عامل فنی و فرایندی بر پیاده سازی بودجه بندی عملیاتی تأثير معناداري دارد.
3- عامل محیطی بر پیاده سازی بودجه بندی عملیاتی تأثير معناداري دارد.
1-6- متغيرهاي تحقيق:
در اين تحقيق " عوامل مديريتي " با سه عامل " عامل محيطي، عامل فني و فرآيندي و عامل انساني" از طريق سئوالات پرسشنامه اندازه گيري مي شود . همچنین" مشكلات پياده سازي بودجه بندي عملياتي" متغيير وابسته كه از طريق آزمون رتبه اي طيف ليكرت اندازه گيري مي شود.
1-7- روش تحقيق:
اين تحقيق در دو بخش مجزا تدوين و تنظيم شده است كه بخش اول از روش مطالعات اسنادي و كتابخانه اي براي تدوين مباحث درج شده است. بخش دوم تحقيق از روش پيمايشي و همبستگي استفاده گرديده است. هم چنين تلاش شده ضمن توصيف عيني، واقعي و منظم مسائل مورد بررسي، فرضیات تحقيق از طریق آزمونهای آماری مورد سنجش قرار دهیم.
1-8- ابزار گردآوري داده هاي تحقيق:
با توجه به اينكه اين پژوهش به بررسي مشكلات پياده سازي بودجه بندي عملياتي در بانکهای سپه استان یزد مي پردازد لذا مهمترين ابزار جمع آوري اطلاعات عبارتند از:
1) منابع كتابخانه اي:
در اين تحقيق براي تدوين مباني نظري و بخشهاي تئوري از كتب و نشريات و مقالات فارسي و خارجي موجود در سايت اينترنتي و همچنيني كتابخانه سازمان راهبردهاي مديريت و برنامه‌ريزي دفتر پژوهش مجلس استفاده گرديده است.
1) پرسشنامه :
از طريق پرسشنامه هايي كه به اين منظور تهيه شده است و در اختيار مديران و معاونين و کارشناسان بانکهای سپه استان یزد قرار گرفته است.
1-9- جامعه آماري و نمونه گيري:
جامعه آماري كليه مديران و معاونين بانکهای سپه استان یزد مي باشند كه به نوعي با بودجه سازمان سروكار داشته اند. در اين تحقيق از كل جامعه آماري كه 70 نفر از خبرگان (مديران و معاونين و کارشناسان) هستند نمونه‌گيري كرده و حجم نمونه به دست آمده 59 نفر است.
1-10- روش تجزيه و تحليل داده ها:
به منظور بررسي آماري و تجزيه و تحليل داده هاي بدست آمده از روش آمار توصيفي (اعلام فراواني، درصد فراواني نسبي)، استفاده گرديده و همچنين براي تائيد يا رد فرضيه‌ها از آزمون فریدمن و براي آزمون رابطه بين تجربه،تحصيلات و رشته با عوامل مديريتي نيز از آزمون كروسكال واليس استفاده شده است و در پردازش اطلاعات نيز از نرم افزار SPSS بهره گرفته شده است.
1-11- قلمرو تحقيق:
با توجه به موضوع پژوهش قلمرو تحقيق بشرح زير مي باشد:
قلمرو موضوعي: بودجه (به ويژه بودجه ريزي عملياتي)
قلمرو سازماني: بانکهای سپه استان یزد
قلمرو زماني: 1386
1-12- تعاريف عملياتي واژه ها:
بودجه بندي عملياتي:
عبارتست از برنامه سالانه به همراه بودجه سالانه كه رابطه ميان ميزان وجوه تخصص يافته ها به هر برنامه و نتايج به دست آمده از آن برنامه را نشان مي دهد (پناهي، 1384).
مشكلات پياده سازي بودجه بندي عملياتي:
عوامل يا دلايلي است كه باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردند.
عوامل محيطي:
در اين تحقيق اشاره به عواملي نظير عوامل سياسي، پشتيباني دولت از بودجه با ايجاد الزامات قانوني و پاسخگويي سازمانها در مقابل جامعه دارد كه بعلت متغير بودن شرايط سياسي و فقدان پشتيباني دولت از بودجه با ايجاد الزامات قانوني و همچنين فقدان پاسخگويي سازمانها در مقابل جامعه باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (پناهي، 1384).
- عوامل سياسي:
به عواملي از قبيل نوع نظام و شرايط سياسي، عدم توافق و هماهنگي قوه مقننه با قوه مجريه اطلاق مي شود كه متغير بودن شرايط سياسي و توافق و هماهنگي قوه مقننه با قوه مجريه باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (پناهي، 1384).
- پشتيباني دولت از بودجه با ايجاد الزامات قانوني در بودجه:
ساده سازي هر چه بيشتر رويه هاي قانوني و حذف مقررات دست و پاگير باعث اجراي موفق بودجه‌ريزي عملياتي مي‌گردد. بنابراين قوانين و مقررات دست و پاگير باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (مزيدي، 1385).
- پاسخگويي سازمانها در مقابل جامعه:
الزام سازمان به پاسخگويي به منظور ارائه دلايل منطقي در مورد اعمالي كه انجام داده است. فقدان پاسخگويي سازمانها در مقابل جامعه باعث عدم اجراي صحيح بندي عملياتي مي گردد (باباجاني، 1382).
عوامل فني و فرآيندي:
در اين تحقيق اشاره به عواملي نظير برنامه ريزي استراتژيك، تعيين شاخص در بودجه، اعتبار شاخص در بودجه بندي و تغيير متناسب سيستم حسابداري و گزارشگري دارد. فقدان اين عوامل باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد.
- برنامه ريزي استراتژيك:
فرآيندي است كه در جهت تجهيز منابع انساني و وحدت بخشيدن به تلاشهاي آنان براي نيل به اهداف و رسالتهاي بلند مدت با توجه به به امكانات و محدوديتهاي دروني و بيروني. فقدان برنامه ريزي استراتژيك باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (قاسمي، 1382).
- تعيين شاخص در بودجه:
مجموعه اي از استانداردها و راهبردها يا مقياسها است كه عملكرد بوسيله آنها بصورت واضح و رضايت بخشي معني مي شود. فقدان شاخصها در بودجه بندي باعث عدم اجراي صحيح بودجه‌بندي عملياتي مي گردد (پناهي، 1384).
- اعتبار شاخص در بودجه:
شاخصي كه مفهوم يا ساختار را مي سنجد و مقياس درستي براي آنچه كه جهت سنجش مورد نظر قرار مي گيرد. فقدان اعتبار شاخصها در بودجه بندي باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (پناهي، 1384).
- تغيير متناسب سيستم حسابداري و گزارشگري
استفاده از سيستم حسابداري براساس قيمت تمام شده و كاربرد ثبت حسابداري تعهدي به منظور تعيين هزينه هاي واقعي برنامه و فعاليتها. فقدان تغيير سيستم حسابداري براساس قيمت تمام شده و ثبت حسابداري تعهدي باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (مزيدي، 1385).
عوامل انسانی:
-آموزش:
تعداد ساعتهاي آموزش هر فرد در سال مي باشد كه نبود آموزش باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (سعادت، 1380).
- شرايط احراز مشاغل:
تعيين خصوصيات تجربيات و مهارتهايي كه متصدي شغل بايد داشته باشد. كه فقدان شرايط احراز مشاغل به لحاظ تجربي و تحصيلي باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (سعادت، 1380).
- نظام تشويق و تنبيه:
ابزارهاي مهمي كه مديران مي توانند با استفاده از آن، انگيزش كاركنان را به سمت اهداف سازمان هدايت كنند. نبود نظام هاي تشويق و تنبيه براي انگيزش كاركنان باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (پناهي، 1384).
- نظام حقوق و مزاياي مناسب:
تناسب حقوق و مزايا با هزينه زندگي و نوع حجم كار مي باشد. بعلت عدم تناسب حقوق و مزايا با هزينه زندگي و نوع حجم كار باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد (سعادت، 1380).
1-13- محدوديتهاي تحقيق
در خصوص تحقيق حاضر، محدوديتی به شرح ذيل قابل ذكر مي باشد:
كمبود اطلاعات در زمينه بودجه بندي عملياتي در كتابخانه دانشگاهها و سازمانهايي همچون مديريت و برنامه ريزي و دفتر پژوهش مجلس و ساير دستگاههاي اجرايي يكي از محدوديتهاي اين پژوهش مي باشد.
1-14- جمع‌بندي و نتيجه‌گيري
در فصل اول ابتدا طرح تحقیق ارائه شده است که در این طرح، مسئله اصلی و مشکل بیان شده سپس اهداف تحقیق که شامل 1- شناسایی موانع و مشکلات پیاده سازی بودجه بندی عملیاتی 2- اولویت بندی هر یک از عوامل 3- ارائه راهکار مناسب برای حل مشکل ارائه گردیده است و همچنین فرضیه های تحقیق، روش جمع آوری اطلاعات، جامعه آماری و غیره بیان شده است.
فصل دوم
پيشينه تحقيق
2-1-مقدمه
فصل دوم اختصاص به پيشينه تحقيق و جنبه هاي تئوري تحقيق دارد كه بيشتر بر روي بودجه‌بندي عملياتي تاكيد شده است. اين فصل شامل سه بخش مي باشد. در بخش اول تعريف بودجه‌بندي و انواع روشهاي بودجه‌بندي و همچنين مزايا و معايب بودجه‌بندي عملياتي نيز بيان ميشود.
بخش دوم مشكلات پياده سازي بودجه‌بندي عملياتي كه شامل عامل محيطي،عامل فني _ فرآيندي و عامل انساني مي باشد و بخش سوم نيز تجربه برخي كشورها در بودجه‌ريزي عملياتي و همچنين فهرستي از تحقيقات انجام شده در داخل و خارج كشور نيز آورده شده است.
2-2- بودجه بندی وانواع روشهای بودجه بندی
2-2-1- تعاریف بودجه:
بودجه از كلمه قديمي فرانسوي (( بوژت )) كه به معني كيف و يا كيف چرمي كوچك است گرفته شده است كه امروزه كاربرد اين كلمه بدین معنی متداول نيست (محمدی،1381). از بودجه تعاريف گوناگوني به عمل آمده است كه به تعدادي از آنها در ذيل اشاره شده است . بودجه عبارت از برنامه هاي يك سازمان به صورت ارقام پولي است . در تعريفي ديگر بودجه عبارتست از بيان مالي يا مقدار سياستي است براي آينده به منظور تحقق هدفهاي تعيين شده كه از قبل مشخص و تاييد شده است و مي تواند شامل درآمدها،هزينه هاوسرمايه گذاريها باشد(بریچ ،1975).
بودجه صرفاَ برنامه اي است كه در قالب اطلاعات مالي و مقداري ارائه ميشود(منزبوری،1384). در تعريفي ديگر بودجه عبارتست از تعبير مالي و يا مقداري سياست از پيش طرح ريزي شده موسسه براي يك دوره ي معين كه استاندارد يا ميزان و مآخذي براي سنجش و اندازه گيري نتايج واقعي حاصله از انجام فعاليتهاي موسسه نشان مي دهد(سجادی‌نژاد،1381).
بودجه بندي بيان نتايج مورد انتظار يك برنامه ، پروژه يا استراتژي است، اين تعريف بين بودجه ریزی سنتي و بودجه ریزی جديد تفاوت قائل مي شود زيرا در بودجه ریزی، آينده مطرح است با وجودي كه معمولاً بودجه ها مي توانند درباره ي يك موضوع يا پروژه ي خاصی باشد ولی برحسب ارقام مالي ارائه مي شود. اين تعريف بودجه بر حسب واژه هاي مالي نمي باشد . زيرا سيستمهاي بودجه بندي كامل مي توانند شامل نيروي انساني ، زمان و ساير اطلاعات نيز باشد به طور كلي بودجه بيان كننده وظايفي همچون هماهنگي بين فعاليتها ، ارتباط دهنده ي وظايف ، ايجاد كننده ي انگيزه ، كنترل كننده ي فعاليتها و در نهايت روشي براي ارزيابي عملكرد يك سازمان مي باشد ( هاگ واسچ ورز ،1987 ) .
2-2-2- مقاصد بودجه بندي :
بودجه براي مقاصد و دلايل مختلف تهيه مي شود برخي از مقاصد مشترك و عمومي اين است كه بودجه بندي(شیروانی،1377).
- طرح ريزي دوره اي را ايجاب مي كند .
- هماهنگي ، همكاري و ارتباط را ترويج مي نمايد .
- به مقدار در آوردن پيشنهاد ها را الزامي مي كند .
- چارچوبي براي ارزيابي فعاليتهاي انجام شده فراهم مي سازد .
- آگاهي روشني از اقلام بهاي تمام شده امور تجاري را نشان مي دهد.
- الزمات قانوني يا قراردادي را تامين مي كند .
- فعاليتهاي واحد تجاري را به سمت هدفهاي سازماني هدايت مي نمايد .
2-2-3- وظايف بودجه بندي :
دو وظيفه اصلي زير را مي توان براي بودجه بندي بيان كرد .
- طرح ريزي
- كنترل
1) طرح ريزي :
براي اغلب مديران همزمان با واژه ي بودجه بندي مفهوم طرح ريزي نيز تداعي ميشود . طرح‌ريزي ،كليه مراحل بودجه بندي را از نقطه شروع فكر تا مرحله برآورد بودجه شامل مي شود و ضمناً طرح ريزي ، چارچوبي براي وظيفه دوم بودجه بندي يعني كنترل فراهم مي‌كند .
2) كنترل :
وظيفه كنترل بودجه بندي ، عبارت از مقايسه نتايج واقعي و پيش بيني هاي بودجه است اين مقايسه بعد از فراهم شدن ارقام و اطلاعات حسابداري انجام پذير است ، مثلاً مقادير توليد و اقلام بهاي تمام شده فرودين ماه براي مقايسه و سنجش اختلاف آن با ارقام بودجه توليد ماه مزبور ، مورد نياز است مقايسه نتايج واقعي با ارقام مورد انتظار بودجه را غالباً گزارش عمليات مي نامند . وظيفه كنترل تنها حداقل كردن بهاي تمام شده محدود نمي باشد بلكه در صورت وجود اختلاف بين نتايج واقعي و ارقام بودجه ، موجب اعمال نظارت بر عمليات و اتخاذ تدابير اصلاحي نيز مي گردد . به عبارت ديگر بودجه معياري است كه مديران به كمك آن درآمدها و اقلام بهاي تمام شده واقعي را ارزيابي مي كند(صانعی،1382).
2-2-4- روشهاي بودجه بندي :
انواع روشهای بودجه بندی به شرح زیر می باشد:
1- بودجه بندی سنتی
در بودجه سنتی ، هزينه هاي دستگاه به تفكيك فصول و مواد هزينه برآورد مي شود (مانند هزينه هاي جاري كه به مواردی چون حقوق، دستمزد، سوخت، اجاره و غيره تقسيم ميشود و يا هزينه هاي سرمايه اي كه شامل هزينه هاي مربوط به خريد زمين، ساختمان، ماشين آلات و غيره مي گردد ) و عملياتي كه اجراي آنها مورد نظر است در بودجه منعكس نمي شود . به عبارت ديگر، در بودجه سنتی، مقدار كالا و خدمات بر حسب قيمت آنها درغالب مواد هرينه نشان داده مي شود، ولي معلوم نيست كه كالاها و خدمات مزبور براي اجراي چه برنامه ها و عملياتي پيشنهاد شده است . فقط عنوان دستگاه نشان مي دهد كه هزينه هاي پيشنهاد شده براي انجام چه اموري مي‌باشد، ولي اين امور و هزينه ها ، بر حسب عمليات ( برنامه ، فعاليت و غيره ) ، طبقه بندي نمي‌شود و در بودجه انعكاس نمي يابد(شباهنگ، 1384).
2- بودجه متداول:
بودجه متداول را که می توان قدیمی ترین نوع بودجه نویسی دانست ، عبارت است از این که بودجه هر وزارتخانه و سازمان دولتی بر حسب فصول و مواد هزینه تقسیم و تعیین می شود . بنابراین دراین نوع بودجه نویسی ، به هیچ وجه معلوم نسیت که اعتبار هر ماده هزینه برای چه عملیاتی در نظر گرفته شده است و فقط نوع هزینه مشخص است . مثل حقوق و دستمزد ، سوخت و روشنایی ، اجاره و ...
عیب اساسی بودجه متداول آن است که در آن هیچ توجهی به هدف یا هدفهای سازمان نمی‌شود و بودجه نیز بدین شکل ، ماهیت وظایف سازمانها را نشان نمی دهد در این نوع بودجه‌نویسی، طبقه بندی سازمانی و مواد هزینه محور اصلی تهیه و تنظیم بودجه به شمار می آید .
مراحل تهیه و تنظیم بودجه به روش متداول عبارتست از :
1) شناسایی کامل وضع موجود دستگاه اجرائی
2) پیش بینی نیازها برای سال بودجه
3) تبدیل نیازهای پیش بینی شده به ارزش پولی (گل محمدی،1379).
3- نظام بودجه بندی طرح و برنامه
سيستم بودجه بندي طرح و برنامه از سال 1961 آغاز شد ولي اين روش توسط رئيس جمهور آمريكا در سال 1965 اجرا شد. اين سيستم تلاش دارد تا يك چارچوب تصميم گيري صريح را براي فرآيند بودجه معرفي نمايد (رابرت و فرانسيو ، 2001 ) .
سيستم بودجه بندي طرح برنامه داراي شش اصل مي باشد كه به صورت زير است:
1ـ بايستي تصميمات بر اساس يك معيار صريح نه بر اساس توافقات باشد.
2ـ نيازها و هزينه ها بايستي به طور همزمان مورد توجه قرار گيرد.
3ـ تصميمات اصلي بايستي به وسيله انتخاب راههاي صريح و انعطاف پذير ايجاد شوند.
4ـ بايستي بودجه ريز يك كادر تحليلي فعال داشته باشد تا اطلاعات لازم و بيطرفانه را فراهم نمايد.
5ـ تحليل هاي صريح و قابل فهم بري تمام بخش انجام گيرد.
6ـ برنامه ها بايستي بلند مدت باشند تا تصميمات كنوني را در آينده پيش بيني كنند( فرانسيو و يانگ ، 2005 ) .
در بودجه بندی طرح و برنامه ما با یک طرح کلی به یک سری برنامه و تعداد بسیاری پروژه روبرو هستیم که در یک قالب کلی طرحها، برنامه ها و پروژه ها مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرند و با نگرشی سیستمی به بودجه بندی اقدام می شود(مهدوی، 1384(.
4- بودجه بندي بر مبناي صفر
بودجه بندي بر مبناي صفر روشي است كه در سال 1970 بر خلاف بعضي اصول بودجه بندي توسعه يافت. اين سيستم از يك ايده متضاد استفاده مي كند.به جاي فرضي كردن اين موضوع كه هر چيزي همانند قبل ادامه خواهد يافت تمركز براي دستيابي به اهداف سازمان در كارآمدترين روش مي باشد. بودجه بندي بر مبناي صفر به اين معنا است كه بودجه براي هر مركز بودجه اي از يك پايه صفر براي هر دوره آغاز مي گردد. سپس بودجه ها براي فعاليتهاي پيشنهاد شده مطرح مي شوند. سپس اولويت بندي مي شوند و طبق اولويت اين وجوه تخصيص داده مي شوند
( فرانك و جك ، 2004 ) .
مراحل مربوط به بودجه بندي بر مبناي صفر به شرح زير است:
1ـ كاركردهاي سازمان تحليل مي گردند.
2ـ آغاز كردن از يك پايه صفر
3ـ كل وجوه بر اساس اولويت بندي تخصيص داده مي شوند(فرانك و جك ، 2004 ).
5- بودجه برنامه اي
بودجه بندي مبتني به برنامه روشي است كه براي سازمانهاي غير سودآور قابل كاربرد مي باشد. بودجه بندي مبتني به برنامه بدين معناست كه ، تغيير يافتن كار سازمان به برنامه ها برای دستيابي به اهداف مختلف طراحي گردد چندين بخش در يك سازمان ممكن است به سوي يك برنامه حركت نمايند. كل وجوه قابل دسترس بين برنامه ها تقسيم بندي مي شوند. اين كار به جاي تقسيم كردن بودجه ها براي يك بخش انجام مي گيرد. معمولاً اينطور است كه بودجه هاي ناكافي براي دستيابي به تمام اهداف مطلوب قابل دسترس مي باشند و تصميمات بايستي بر اساس اينكه كدام برنامه ها بايستي اجرا شوند و چه سطحي از كار مي تواند حمايت گردد، اتخاذ شود(رابرت و فرانسيو ، 2001 ) .
6- بودجه بر مبنای فعالیت
تنظیم بودجه بر مبنای فعالیت شیوه ای ابتکاری است که قادر است سازمانها را به منظور مقایسه بیشتر از طریق رابطه فرآیند تنظیم بودجه و سیاست مربوط به سازمان کمک نماید. بر طبق نظر طرفداران این سیستم بودجه بندی بخشی از مشکلات مربوط به فرآیند تنظیم بودجه به روش سنتی بر طرف شده است(سعیدی و مزیدی، 1385).
پیاده سازی بودجه بر مبنای فعالیت از طریق مراحل زیر صورت می گیرد:
1- آموزش کارکنان به یک روش جدید بودجه بندی
2- توسعه برنامه های کاری در یک سیستم جدید
3- آماده سازی و ارائه درخواست های بودجه در یک فرم جدید
4- پیاده سازی و اجرای برنامه های پیشنهاد شده( چاد و كانسالتنت ، 2003 ) .
7-بودجه عملیاتی
اداره کل حسابداری ایالت آمریکا (GAO) بودجه ریزی عملیاتی را اینگونه تعریف می کند سبکی از بودجه ریزی که اطلاعات عملکرد را به بودجه ارتباط می دهد(اسعدی ، ابراهیمی و بابا شاهی ، 1386).
بودجه عملیاتی یک طبقه بندی است که ارتباط بین هزینه های انجام شده و عوامل به کار گرفته شده را از یک طرف و نتایج کار بدست آمده را از طرف دیگر نشان می دهد و مشخص می‌سازد در طی سال مالی چه کالاها و خدماتی به صورت محصول نهایی یا فعالیتهای بخش عمومی در نیل به اهداف ارائه شده است(فرزیب،1384).
بودجه بندی عملیاتی در جستحوی پیوند دادن عملکرد اجرایی وتخصیصات منابع می باشد. گرچه چنین پیوندهای اغلب ضعیف هستنداما اطلاعات درباره اجرا افزایش عملکرد بهتر شده است
( بانك جهاني ، 2003 ) .
بودجه عملیاتی، عبارت است از بودجه ای است که بر اساس وظایف،عملیات وپروژهایی تنظیم می شودکه سازمانهای دولتی تصذی اجرای آنهارا به عهده دارند. درتنظیم بودجه عملیاتی به جای تو جه به کالاهاوخدماتی که دولت خریداری می کند و یا به عبارتی، به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها، خود فعالیت مخارج کارهایی مورد توجه قرار می گیردگه انجام شود(ایدی و صید زاده،1385)
2-2-5-اساس بودجه بندی عملیاتی
بودجه بندی عملیاتی به ترتیب شامل مراحل زیر می باشد:
1- طبقه بندی فعالیتها در قالب هر یک از برنامه ها و اندازه گیری حجم کار
2- تعیین شاخص عملکرد یا واحد حجم کار
3- استقرار سیستم حسابداری قیمت تمام شده کالاها و خدمات در هر یک از فعالیتها
4- استفاده از نورمها در تولید کالاها برای اساس کیفیت و مکان جغرافیایی
5- استفاده از استاندارها در تولید کالا با خدمات بر اساس کیفیت و مکان جغرافیایی
6- ارزیابی و تجزیه و تحلیل کارایی و اثربخشی در هر یک از محصولات فعالیتها در این روش از منابع مورد نياز است و اثر بخشی نتایج حاصل از عملکرد فعالیتها می باشد.
7- لذا اصول بودجه عملیاتی بر اساس مدیریت یا خدمات در خصوص محصول نهایی طراحی شده است که دولت خریدار آن است(فرزیب،1384).
2-2-6-تفاوت بين بودجه برنامه اي و عملياتي
اصطلاح بودجه بندي بر حسب برنامه را غالباً مترداف با بودجه بندي طبق عمليات به كار مي‌برند، در حالي كه اين دو راه نبايد كاملاً روش واحدي دانست . در بودجه عملياتي نتايج بر حسب فنون و روشهاي دقيق مانند بهاي تمام شده مورد اندازه گيري و محاسبه قرار مي گيرد در حالي كه روشهاي مذكور در تنظيم بودجه برنامه لزوماً به كار نمي رود(اندرسون ، 1995 ).
2-2-7-معايب و مزاياي روشهاي فوق
معايب و مزاياي يك سيستم بودجه بندي متداول و برنامه اي ويك روش بودجه بندي عملياتي را مي توان به شرح جدول زير خلاصه نمود.
جدول( 2-1 ) معایب و مزایای سیستم بودجه بندی عملیاتی و سنتی
سيستم بودجه بندي سنتي روش بودجه بندي عملياتي
مزایا مزایا
1ـ آشنایی کافی کارشناسان بودجه با روش فعلی 1ـ دقت در طرح و تنظیم عملیات
2ـ صرف وقت کمتر برای تنظیم و پیشنهاد بودجه 2ـ تسهیل در تجزیه و تحلیل
3ـ تسهیل در اتخاذ تصمیم 3ـ وصول اطلاعات روشن
4ـ ایجاد رابطه بین بودجه و عملیات
5ـ ایجاد هماهنگی بین قسمتها
معایب معایب
1ـ عدم وجود دقت کافی ر طرح و تنظیم عملیات 1ـ لزوم صرف زمان کافی برای آموزش و توجیه کارشناسان بودجه
2ـ عدم وجود سهولت کافی برای تجزیه و تحلیل عملکرد 2ـ لزوم صرف زمان بیشتر نسبت به روش فعلی برای تنظیم و پیشنهاد بودجه
3ـ عدم کفایت اطلاعات در رابطه با عملیات
4ـ عدم وجود تناسب در میزان بودجه در قسمتهای مختلف
2-3-عوامل بودجه بندی:
با توجه به مطالعات ، مصاحبه با مختصصان در امر بودجه ریزی و خبرگان بودجه بندی و همچنین تحقیقات انجام شده در این زمینه نشان می دهد که بودجه ریزی عملیاتی به عنوان یکی از مهمترین ابزار کارآمد مدیران در پاسخگویی و اثر بخشی تصمیم گیری ها و کنترل می باشد.
این تحقیق درصدد آن است که مهمترین عاملهای که مربوط به عوامل مدیریتی بوده و باعث ایجاد موانع در پیاده سازی بودجه بندی گردیده است ، را مورد بررسی و مطالعه قرار دهد که مهمترین این موانع به شرح زیر می باشند (مرسر و روبن ، 2005 ).
1- عوامل محیطی
2- عوامل فنی و فرایندی
3- عوامل انسانی
2-3-1- عوامل محیطی
1- عامل سیاسی
2 - پشتیبانی دولت از بودجه با ایجاد الزامات قانونی در بودجه
3 - پاسخگویی سازمانهادر مقابل جامعه
- عوامل سیاسی :
عوامل سياسي به عواملي از قبيل نوع نظام و شرايط سياسي، توافق و هماهنگي قوه مقننه با قوه مجريه اطلاق مي شود كه متغير بودن شرايط سياسي، توافق و هماهنگي قوه مقننه يا قوه مجريه باعث عدم اجراي صحيح بودجه بندي عملياتي مي گردد(سعیدی ، مزیدی ، 1385).
الف) نوع نظام و شرایط سیاسی
سیاستهای بودجه ای در مفهوم گسترده محل نزاع مدعیان رقیب برای تصمیم گیری درباره این است که چه مقدار از منابع محدود دولت باید در میان تعداد زیادی از اهداف ملی ضروری تقسیم شوند . اطلاعات عملکرد که قبل از بودجه ریزی عملیاتی منتج می شود ، می تواند به این بحث کمک ارزشمندی بکند ، ولی تنها یکی از عوامل است و نمی تواند جانشین انتخاب های سیاسی دشوار شود . بحث درباره نقش مناسب دولت و نیاز به برنامه ها و سیاستهای مختلف دولت کماکان ادامه خواهد داشت و بودجه ریزی عملیاتی نمی تواند به این بحث ها پایان دهد ، ولی اطلاعات ناشی از آن می تواند بحث را به سطحی آگاهانه تر ارتقاء دهد ( سعیدی ، مزیدی ، 1385).
در نهایت می توان چنین عنوان نمود که اگر مدیریت در سطح کلان کشور نسبت به اجرای بودجه بندی عملیاتی انگیزه و پشتیبانی قوی داشته باشد اجرای پیاده سازی بودجه عملیاتی راحتر انجام می شود و اگر چنین انگیزه ای وجود نداشته باشد پیاده سازی بودجه عملیاتی با مشکل مواجه خواهد شد . به عنوان نمونه می توان به کشور های مالزی ، سنگاپور که انگیزه قوی در پیاده سازی بودجه بندی عملیاتی داشتند ، اشاره نمود . در این کشورها اجرای بودجه بندی عملیاتی موفقیت آمیز بوده است و در مقابل کشورهای سری لانکا و فیلیپین که چنین انگیزه ای وجود نداشته اشاره نمود و اجرای بودجه بندی عملیاتی در این کشورها با مشکل مواجه بوده است .
ب) توافق و هماهنگی در سطوح مختلف قوه مجریه با قوه مقننه
نکته ای که اهمیت بسیاری دارد این است که قوه مقننه باید در مباحث مربوط به بودجه ریزی عملیاتی و تصمیمات ناشی از آنها و فعالیت های نظارتی پس از آن مشارکت داشته باشد . مشارکت قوه مقننه برای استمرار هر گونه اصلاح در فرآیند بودجه اهمیت بسیاری دارد . پنجاه سال تلاش کشورهای مختلف برای پیوند منابع با نتایج نشان داده است که با توجه به نقش مهم قوه مقننه در تعیین اولویتهای ملی و تخصیص منابع برای دستیابی به این اولویت ها ، هر تلاش موفقیت آمیزی باید با مشارکت قوه مقننه صورت گیرد . در واقع دولت باید بپذیرد که عملکرد و پاسخگویی مسئولیتهای مشترکی است که مشارکت قوه مقننه را نیز طلب می کند (پناهی ، 1385 ).
در حال حاضر در خیلی از کشورهای دنیا ( از جمله ایران ) قوه مقننه برای نظارت بر عملکرد کلی دولت ابزار مستقیمی در اختیار ندارد و برای نظارت بر عملكرد مديريت، راهكار مشخصي وجود ندارد. قوه مقننه باید این مساله را در نظر بگیرد که برای نظارت هماهنگ بر عملکرد کلی دولت رویکرد نظارتی سازمان یافته تری ضروری است . چنین فرآیندی می تواند مشارکت قوه مقننه را نیز تسهیل کند . مثلاً با وجود این که تصمیم نهایی در زمینه انتخاب برنامه ها و زمینه‌هایی که نیازمند بررسی هستند بر عهده قوه مجریه است، چنین انتخاب های باید با توجه به دیدگاههای قوه مقننه در زمینه مسایل مربوط به عملکرد انجام شود(سعیدی،مزیدی،1384).
