بخشی از مقاله
ترجمه درس مدیریت استراتژیک
مورد پژوهشی – برنامه آموزش مقدمۀ مالی برای پیاده سازی Oracle Apps :
سابقه :
تصویر لحظه ای مالی شرکت :
گردش پروسه تولیدی BWL :
ساختار سازمان (مخصوص موقعیت) :
ساختار سازمان (شرکت های تابعه) :
ساختار سازمان (کارکردهای تجارت گسترده ) :
پروسه دفتر کل :
- پروسه مالی عمومی
- سیکل حسابداری دفتر کل
- شرایط اساسی
پروسۀ صورت حساب های قابل پرداخت :
پروسه کلی صورت حساب های قابل پرداخت :
شرایط اساسی :
پروسۀ صورت حساب های قابل پرداخت :
شرایط اساسی :
پروسۀ دارایی ثابت :
شرایط اساسی :
سابقه :
M/S BWL در تجارت ساخت محصولات مختلف پوشانده شده بالاستیک مثل لباس بارانی، کفش، غلطک لاستیکی، قایق لاستیکی، بالش های مسافرتی، و کیف های مسافرتی شامل محصولات عرف برای دولت و سازمان های دیگر است. این ها در بازارگانی نوع خاصی از محصولات مسافرتی هم مشغول هستند. سیکل تجاری شان شامل بر خرید مواد خامی مثل لاستیک، ترکیبات شیمیایی، منسوجات و غیره و تولید (شامل فرآوری بیرونی) مؤلفه های لاستیک پوش شده است. متد برنامه ریزی شان اصلاً بر مبنای پیش بینی است، که به
تقاضای فصلی در بازار رقابتی وابستگی بسیاری دارد. کانال توزیع شان شامل بر فروش مستقیم، فروش از طریق توزیع کنندگان، استفاده از نام تجاری، و سالن های نمایش تحت مالکیت شرکت و سالن های نمایش دیگر است. به مالکان %80 از شرکت سرمایه سهام تمام و کمال پرداخته شده و دوستان و شرکاء، کارمندان سابق شرکت مالک موازنه هستند.
تصویر لحظه ای مالی از شرکت
گردش پروسه تولیدی BWL
ساختار سازمانی (مخصوص موقعیت)
ساختار سازمان (شرکت های تابعه)
ساختار سازمانی (کارکردهای تجارت گسترده) :
پروسه دفتر کل :
پروسۀ امور مالی کل :
سیکل حسابداری دفتر کل :
شرایط اصلی :
1 ) BWL با SOB انفرادی عمل می کند.
2 ) واحد پول مالی روپیه هندی است.
3 ) واحدهای پولی اصلی دیگر که BWL با آنها معامله می کند از این قرارند :
• دلار ایالات متحده امریکا
• روپیه سری لانکا
• پوند بریتانیای کبیر
• فرانک فرانسه
6 ) تقویم جسابداری تقریبی سالیانه با دوره مالی آوریل تا مارس است.
5 ) BWL لازم است هر صورت حساب را در 3 پارامتر متمایز شناسایی کند :
• شرکت
• دپارتمان
• کد صورت حساب بدیهی
6 ) اسناد دفتر روزانه به طور خودکار در شمای شماره گذاری متوالی شماره گذاری می شوند. این عدد کنترل داخلی است که توسط BWL مهار می شود.
ثبت های دفتر کل فرعی :
7 ) فاکتورهای AP/AR در /HO کارخانه و شعبات ایجاد می شوند. این ها پس از بررسی و تائید توسط رؤسای دپارتمان مربوطه برای ثبت در سیستم به دپارتمان امور مالی ارسال می شوند.
8 ) ثبت های حاصله در دفتر روزانه از فاکتورهای AP/AR توسط مدیر امور مالی پس از بازبینی که درست اعتبارات و مقدار دیتای ثبت تصویب و تائید می شود.
9 ) پس از آن ثبت دفتر روزانه CL (دفتر کل) به وسیله پروسۀ ناپیوسته توسط دپارتمان سیستم ها پست می شوند.
اسناد دفتر روزانۀ دستی :
10 ) دپارتمان امور مالی اسناد پرداخت پول نقد / بانک را آماده می کند.
11 ) مدیر امور مالی اسناد پشتیبانی توجیه کننده پرداخت و ضمانت اجرایی پرداخت را چک می کند.
12 ) سپس منشی نگهداری حساب ها اسناد را به عنوان JV (اسناد دفتر روزانه) در سیستم وارد می کند.
13 ) مدیر امور مالی صحت ثبت دیتا را چک می کند و ورودی ثبت را تائید می کند.
14 ) دپارتمان سیستم دفاتر روزانه را در پروسه ناپیوسته که پایان هر روز اجرا می شود پست می کند.
15 ) JV دستی هم توسط دپارتمان امور مالی برای تنظیم / اصلاح تشکیل داده می شود و ثبت اصلاحیه و صدور صورت حساب ex – HO در Mumbai جمع آوری می شود.
16 ) این ها هم پیش از ارسال برای روزآمد کردن موازنه های دفتر کل توسط مدیر امور مالی تائید می شوند.
ثبت های تکرار شوندۀ دفتر روزانه :
انواع ثبت های دوری دفتر روزانه که مورد استفاده SAJH هستند عبارتند از :
1 ) ثبت دفتر روزانه سود دارایی اجاره :
این در جایی الگوی طرح ریزی تکرار شونده خواهد بود که صورت حساب های دفتر روزانه بدین صورت قطعی شوند :
هزینه سود Dr.
تعلیق سود Cr.
ولی مقادیر در زمان ارسال این ثبت ها و فقره ها در دفتر کل وارد می شوند. این ها برای تعداد مفروضی دوره به صورت ماهیانه گسترش می یابند.
2 ) الگوهای تکرار شونده استاندارد (دوره ماهیانه) که در آن هم صورت حساب ها و هم مبالغ از انواع ذیل مشخص می شوند :
الف ) تدارک حق الزحمه حسابرسی
ب ) دستورالعمل به بانک برای اجاره / کمک هزینۀ ثابت به غیر کارمند.
فقره های پرداخت حقوق :
• سیستم پرداخت حقوق با دفتر کل سطح مشترک دارد و دفتر روزنامۀ حقوق ماهیانه را به سیستم ارسال می کند.
• 3 کادر مختلف میان کارمندان BWL وجود دارد. - مدیریت، سوپروایزر و پرسنل 7 محل وجود دارد که پرداخت حقوق برای آن در HO ایجاد می شود – شامل بر HO ، مراحل انباری، Guwahati , Mumbai .
• سیستم پرداخت حقوق یک فقره و ثبت دفتر روزانه برای هر ترکیب محل و کادر ایجاد می کند.
• شماره پرسنلی برای هر خط وصول درون دفتر روزانه ضبط می شود.
دوره باز / بسته :
1 ) تائید روی صفحه مانیتور تمام JV ها توسط مدیر امور مالی
2 ) دپارتمان سیستم، سیستم بدهکار و بستانکار را می بندد
3 ) ثبت مشروط بدهی برای آن خریدهای صورت می گیرد که کالا دریافت می شود ولی فاکتور با صورت حساب دریافت نشده است.
4 ) FM ، JV های شناخته شده ای مثل استهلاک / تعلیق سود را در پایان ماه وارد و تائید می کند.
5 ) رقم موجودی بسته از ثبت موجودی و همین طور اقلامی که دوباره به انبار اضافه می شوند ماهیانه به عنوان JV در سیستم اضافه می شوند.
6 ) تراز آزمایشی ماهیانه از سیستم ایجاد می شود.
7 ) اگر این آخر دوره در سال نباشد آن گاه، این دوره بسته و دوره بعد باز می شود.
8 ) تمام ثبت های مشروط به صورت دستی درون سیستم در دورۀ بعد معکوس می شوند.
9 ) اگر این آخرین دوره سال باشد، Mumbai TB را درون سیستم از طریق JV ادغام می کند.
10 ) گزارۀ TB و P&L برای شرکت پروسه ای تکرار شونده است تا آن که رقم ثابتی بدست آید.
11 ) JV های پایان سال توسط FM مثل سود سهام / حق العمل مدیر / تدارک برای مالیات/ طلب غیرقابل وصول/ انتقالات به ذخیره ها.
12 ) ترازنامه ایجاد و صحت اش چک می شود.
13 ) دو JV قبول می شود :
1 – انتقال تفاوت موازنه بسته تمام بدهی ها و دارایی ها به موازنه باز سال بعد و
2 – انتقال مابه التفاوت تمام درآمد و مخارج موازنه های بسته به صورت حساب P&L
14 ) آخرین دورۀ سال بسته و اولین دوره سال جدید باز می شود و تمام ثبت های مشروط در سال جدید معکوس می شود.
پروسه بودجه :
گزارش های مای اجباری :
1 ) ترازنامه آزمایشی
2 ) اظهارنامه درآمدی
3 ) ترازنامه
4 ) دفتر گزارش روزانه
5 ) گزارش واریانس بودجه V های واقعی
پروسه صورت حساب های قابل پرداخت :
پروسۀ کلی صورت حساب های قابل پرداخت
شرایط اساسی :
1 ) تأمین کنندگان به صورت انفرادی درون سیستم AP نگهداری می شوند. جزئیات تأمین کننده که در سیستم موجودند در ذیل بیان می شوند :
• نام تأمین کننده
• طبقه بندی تأمین کننده
• آدرس تأمین کننده
• اطلاعات خرید / دریافت
• اطلاعات بانکی تأمین کننده
• تماس ها
• اطلاعات حسابداری
2 ) پروسۀ مبادله یا دادوستد که باید در Oracle AP تبعیت شود در ذیل بیان می شود. این جریان پروسه برای فاکتورهای دستی ای که باید درون AP ایجاد شوند را ترسیم می کند.
• فاکتورهای دستی باید برای تمام تأمین کنندگان درون سیستم Oracle AP وارد شوند. این ها از ادارات شعبه ای مختلف BWL وارد می شوند.
اگر فاکتور با PO یا GRN وابسته است GRN یا سفارش خرید را با فاکتور منطبق کنید.
• صورت حساب بدهی / رسید طلبکار باید به صورت دستی برای تأمین کنندگان در سیستم Oracle AP تشکیل شود.
• مخارج کارمند به صورت دستی در سیستم برای کارمندان ثبت می شود. با کارمندان در استفاده از AP به عنوان تأمین کننده برخورد می شود.
• پرداخت ها (سپرده ها) به صورت دستبی در سیستم برای تأمین کنندگان ثبت می شود. پیش پرداخت به صورت دستی در فاکتورهای موجود به کار گرفته می شود.
3 ) پروسۀ پرداخت بانک که باید در Oracle AP تبعیت شود در ذیل ارائه می شود :
• اولویت پرداخت برای هر تأمین کننده توسط مدیریت بر مبنای فاکتورهای متعددی تصمیم گیری می شود.
• پرداخت های مالی و قانونی
• گروه به گروه / دسته به دسته
• توصیه های دپارتمان خرید
• پروفایل پیر شدن تأمین کنندگان
• تدارکات / بحث و گفتگو با تأمین کنندگان
مبلغ کلی ای که باید پرداخت شود گروه به گروه / دسته به دسته ای تعیین می شود. این ها به عنوان اولویت پرداخت رده بندی می شوند و مطابق با آن پرداخت می شود.
• هر صورت حساب بدهی / رسید طلبکار که برای تأمین کننده ارائه می شود را چک کنید. اگر وجود دارد، فاکتور به صورت دستی برای مبلغ بدهی یا طلب تنظیم می شود.
• سند پرداخت از مدولۀ امور مالی تهیه می شود و به فاکتور ضمیمه می شود.
• چک های تاریخ دار آینده هم توسط BWL برای فروشندگان صادر می شود.
• فرمت چک توسط BWL تعیین می شود.
پروسۀ پرداخت نقدی :
• کارمند مدهی هزینه می شود.
• سند هزینه برای تائید به رئیس دپارتمان ارسال می شود
• ادعای سند هزینه توسط حسابها تائید یا رد می شود. دپارتمام حسابها سند هزینه را برای اعتبار توجیه هزینه چک می کند.
• اگر هزینه تائید شد، به پرداختی حسابها به صندوق دار ارسال می شود و به مدعی پرداخت می شود.
•
پروسه Hundi :
• BWL آیتمی را می خرد و متخصص یا کارشناس امور مالی آن را با فروشنده تسویه می کند. BWL با استفاده از چک های تاریخ آینده با پرداخت سود اضافی به صورت اقساطی به فروشنده پرداخت می کند. سود توسط BWL جلوجلو پرداخت می شود.
بازپرداخت کارمند :
• کارمند از BWL برای مقدار مبلغی خاص مثلاً 2000 روپیه پیش پرداخت می طلبد.
• گزارش هزینه توسط کارمند در مقابل این پیش پرداخت فقط 1500 روپیه تشکیل می دهد.
• کارمند 500 روپیه اضافی را به BWL بازپرداخت می کند.
گزارشهای AP اجباری :
1 ) گزارش موازنۀ تأمین کننده
2 ) گزارش کهنه سازی فاکتور
3 ) ثبت فاکتور
4 ) ثبت پرداخت
5 ) تراز آزمایشی AP
پروسۀ حسابهای قابل دریافت یا دریافتی :
پروسه کلی حسابهای قابل دریافت
شرایط اساسی :
1 ) مدیریت مشتری
1 ) مدیریت درخواست مشتری جدید :
• نامه از سوی مشتری
• درخواست از نماینده فروش
• سفارش از مشتری سازمانی
2 ) سیستم چک می کند که آیا مشتری جدید است یا نه. اگر نبود، پروسه پایان می یابد.
2 ) اگر مشتری فرانشیز (استفاده از علامت تجاری) است آن گاه باید توافق نامه را امضاء کند.
3 ) محدودیت اعتبار برای مشتری مقرر می شود.
4 ) جزئیات بانک، آدرس محل به، صورت حساب به، اطلاعات وابسته به پرداخت ثبت می شود.
5 ) نماینده فروش با مشتری می پیوندد.
6 ) جزئیات آدرس برای مشتری فرانشیزی ثبت می شود.
2 ) مدیریت معاملات :
• دو نوع فاکتور – فاکتورهای داخلی و فاکتورهای صادرات – وجود دارد.
• کارخانه / انبار PS (صورت بسته بندی) را برای ایجاد و نوشتن فاکتور به HO می فرستد.
• HO هم PS را از فروش های صادرات و خانگی جدا می کند.
• اگر PS برای فروش داخلی باشد. آنگاه پس از نوشتن فاکتور از روی سیستم، مستقیماً به مشتری فرستاده می شود.
• برای صادرات، فاکتور بسته به ارزش منطقه محصول ایجاد می شود.
• سند برای پرداخت به بانک ایجاد می شود. BOE (برای ارزی) در این نوع از پرداخت اجرا می شود.
• فاکتور برای ارسال کالا از طریق انتقال دهنده به کارخانه / انبار فرستاده می شود.
• ماده یا کالا برای ارسال به محل مشتری به انتقا دهنده تحویل می شود. سند ارسال کالا (در صورت عملی بودن) از انتقال دهنده جمع آوری می شود.
• فاکتور، صورت بسته بندی نهایی و سند ارسال کالا برای جمع آوری به HO ارسال می شود.
• به مشتری برای پرداخت اطلاع داده می شود، برای جمع آوری اسناد و پخش ماده و کالا از طرف انتقال دهنده.
• در عوض پرداخت، مشتری می تواند درخواست بازگشت کالا را بفرستد.
• درخواست عودت تائید نمی شود، درخواست لغو می شود و مشتری بر طبق آن مطلع می شود.
• اگر درخواست تائید شده، از همان قرار به انبارها اطلاع داده می شود. کمیت موجودی کالا پس از چک کردن کالای برگشتی روزآمد می شود.
• صورت حساب بدهی در مقابل آن مشتری تشکیل و در فاکتور بعدی تنظیم می شود.
3 ) اعلام وصول از طرف مشتری :
1 ) مشتری پرداخت را به BWL ارسال می کند.
2 ) BWL پرداخت و جزئیات آن را دریافت می کند.
3 ) وسیله پرداخت چک / صورت حساب بانکی / حواله / پول نقد است.
4 ) سیستم چک می کند که آیا این پرداخت وابسته به فاکتور است یا نه.
5 ) چک کنید که آیا پیش پرداخت است یا نه.
6 ) برای پیش پرداخت، ثبت در دفتر در مقابل صورت حساب مشتری خواهد بود، در غیر این صورت معامله ای متفرقه است (شارژ بانکی، سود و غیره)
