بخشی از مقاله
مقدمه:
انبوهي از برنامه‌هاي سازماني را كه من ديده‌ام مثل مناسك رقص بارانند، اصلاً تأثيري بر هواي پس از آن ندارند، اما كساني كه در آن شركت مي‌كنند فكر مي‌كنند دارد. افزون بر اين بسياري از توصيه‌ها و دستورالعملهاي مربوط به برنامه‌ريزي درباره بهتر كردن رقص است نه تغيير هوا.
راسل ايكاف
1ـ تاريخچه تفكر سيستمي
با جنگ جهاني دوم عصر سيستمها آغاز شد. علي‌رغم تشكيل شدن سيستم از اجزاي به هم وابسته و پيوسته، آن را بايد به منزلة يك كل غيرقابل تقسيم به اجزاي خود درنظر گرفت. در آن زمان، به جاي تشريح يك كل براساس اجزاي تشكيل دهندة آن، نحوة قرار گرفتن اجزاء در كل مطالعه مي‌شد؛ بدين ترتيب زمينه‌اي براي كل نگري فراهم گرديد. هرچند در «كل‌نگري»، همة اشياء رويدادها، و تجارب مبتني بر آنها به منزلة «كلهايي» مستقل تلقي مي‌شوند، ولي در پيوستار ملاحظات نسبي، همين «كلها» اجزاي «كلهايي بزرگتر» را تشكيل مي‌دهند.
در عصر ماشين كه علم در صدد بود جهان و آنچه در آن است را تجزيه كند، خودش نيز به نظامهاي محدودتري تقسيم شد؛ ولي اندكي پيش از آغاز جنگ جهاني دوم، علوم حركت موضوعي خود را به سوي كليتي جديد ـ در بستر جنبش ظهور علوم ميان رشته اي ـ پيش گرفتند. در نتيجه، مباحث ميان رشته‌اي ـ مانند تحقيق در عمليات، علم كنترل و ارتباطات، مهندسي سيستمها، رشد و تكامل، و بوم‌شناسي ـ در ميان دانشمندان گسترش يافتند.
علوم سيستمي نيز علاوه بر مطالعة مفهوم «كليت» و ماهيت «كلها»، جدايي علوم انساني از ساير علوم را منكر شده، آنها را «دو روي يك سكه» فرض مي‌كنند كه هرچند به طور جداگانه قابل مطالعه هستند، نمي‌توان آنها را از هم جدا ساخت.
2ـ تفاوت تفكر سيستمي و تفكر تحليلي
تفكر سيستمي، بر تغيير نگرش مبتني بر تفكيك علوم به حوزه‌هاي تخصصي و ريز، به نگرش مبتني بر تركيب يافته‌هاي رشته‌هاي گوناگون علمي، تأكيد دارد؛ به اين ترتيب متفكران سيستمي، جو فكري موجود را به نحوي اثربخش تغيير دادند و اعتبار و كاربرد عام تفكر تحليلي تجزيه مدار را ـ آن‌گونه كه در فيزيك تكامل يافته و به كار گرفته مي‌شد ـ زير سؤال بردند.
به طور كلي تفكر تحليلي تجزيه مدار را مي‌توان برمباني چهارگانة ذيل استوار دانست:
1ـ معطوف شدن ذهنيت غالب محقق به بخش فيزيكي يا خارجي جهان؛
2ـ تأكيد بر اينكه هر پديده‌اي حاصل تجزيه يا تركيب ساير پديده‌هاست؛
3ـ تأكيد بر كمي كردن روابط علي؛
4ـ افزايش دقت (كه مطلوب غايي هر پژوهشگر است) (گيخ، 1974، ص48).
در حالي كه متفكران سيستمي با كساني كه بدين گونه به جهان و پديده‌هاي پيرامون خود مي‌نگرند، تفاوت دارند. در واقع نگرش متفكران سيستمي به جهان، بر مباني چهارگانة ذيل استوار است:
1ـ تصور ارگانيك، يعني تصوري كه ارگانيسم را در مركز طرح ادراكي آدمي قرار مي‌دهد؛
2ـ كل‌نگري، يعني هر پديده به منزلة موجودي زنده، داراي نظم، داراي روابط باز با محيط، خود تنظيم، و هدفمند در نظر گرفته مي‌شود (در اينجا نگرش فرد، به جاي توجه به اجزاي پديده‌ها، بر كليت آنها تأكيد دارد و بر آن متمركز مي‌شود)؛
3ـ مدلسازي، يعني متفكر سيستمي سعي مي‌كند كه به جاي شكستن كل به اجزاي قراردادي، ادراك خود از پديده‌هاي واقعي را بر پديده‌هاي واقعي منطبق كند.
4ـ بهبود شناخت، به طوري كه يك متفكر و پژوهشگر نظامگرا درك كند كه الف) زندگي در يك سيستم ارگانيك و در فراگردي پيوسته، استمرار دارد؛ ب) شناخت آدمي از يك كل، از طريق مشاهدة فراگردهايي كه در درون آن به وقوع مي‌پيوندند، به دست مي‌آيد، نه از طريق مشاهده اجزاي آن كل؛ و ج) آنچه كه فرد مشاهده مي‌كند، خود واقعيت نيست، بلكه ادراك وي از واقعيت است.
بدين ترتيب، ملاحظه مي‌شود كه تفاوت بسيار زيادي بين تفكر سيستمي و تفكر تحليلي تجزيه مدار وجود دارد و تأكيد بر تفكر سيستمي، روش قابل اعتمادتري براي شناخت پديده‌هاي پيچيده و مطالعه آنها ارائه مي‌كند؛ البته تفكر سيستمي در تضاد با تفكر تحليلي تجزيه مدار نيست؛ در واقع اين دو روش مكمل يكديگرند، نه جايگزين هم؛ با وجود اين، همان‌گونه كه متفكران سيستمي دريافته‌اند «مطالعه فراگردهاي به هم پيوستة اجزاي يك سيستم، مفيدتر از تحليل ريز آنهاست».
3ـ نگرش جديد سيستمي
با ملاحظة منشأ تفكر سيستمي، معلوم مي‌شود كه مفروضات و مفاهيم خاصي كه زيربناي تفكر سيستمي را تشكيل مي‌دهند، مبتني بر نگرش «ارگانيك» هستند؛ يعني نگرشي ارگانيك را به طرحها و ادراكات افراد اشاعه مي‌دهند. واژة «ارگانيسم» اغلب مترادف «مجموعه‌هايي پيچيده و قابل پيش‌بيني» يا «سيستمهايي قابل پيش‌بيني» به كار مي‌رود و به موجوديتهايي اطلاق مي‌شود كه خود مركب از «خرده موجوديتهاي» بسيار هستند. اين خرده موجوديتها، علاوه بر وابستگي به يكديگر، با محيط و كل مجموعه نيز وابستگي و پيوستگي دارند؛ بنابراين. محقق نظامگرا، در تلاش خود براي شناخت مجموعه‌هاي پيچيدة قابل پيش‌بيني، روشي كلي‌نگر را پيش مي‌گيرد؛ يعني قبل از پرداختن به كسب دانش دقيق در مورد طرز كار اجزاء، به كسب دانش كافي در مورد «كل» مي‌پردازد.
4ـ نظريه عمومي سيستمها
منشأ و نحوة شكل‌گيري
همان طور كه در نمودار ملاحظه مي‌شود، نظرية عمومي سيستمها بشدت از يافته‌هاي زيست‌شناسي (بيولوژي)، رياضيات، اندام‌شناسي (فيزيولوژي)، و اقتصاد بهره مي‌گيرد. زمينة اصلي مطالعه و قلمرو موضوعي آن، «پديده رشد و تكامل» است و فرض اصلي آن، اين است كه فراگرد رشد و مراحل بعدي و نهايي آن (تكامل)، از يك الگوي يكسان تبعيت مي‌كند؛ خواه رشد يك ارگانيسم واحد مطرح باشد، خواه رشد گروهي از ارگانيسمها، خواه رشد يك جامعه (شودربك و ديگران، 1977، ص12).
5ـ ويژگيهاي نظرية عمومي سيستمها
ويژگيهاي برشمرده شده براي نظريه عمومي سيستمها، متعدد و متنوع هستند. هدف نظرية عمومي سيستمها، كشف قوانين و نظم ذاتي انواع پديده‌هاست؛ از اين‌رو، مي‌توان آن را سيالترين نظريه سيستمي به شمار آورد؛ زيرا در چهارچوب نظري آن، هيچ نظرية قاطعي ارائه نشده است.
ويژگيهاي مرتبط و هماهنگ ذيل، مجموعاً با عنوان ويژگيهاي نظرية عمومي سيستمها، به منزلة يك سيستم نظري، شناخته مي‌شوند. (البته ممكن است بتوان ويژگيهاي ديگري نيز به آنها اضافه كرد):
1ـ به هم پيوستگي و وابستگي اجزاء، ويژگي‌ها، رخدادها و مانند آن. هر نظرية سيستمي بايد عناصر درون سيستم، كيفيت به هم پيوستگي آن عناصر و نحوة وابستگي اجزاي تشكيل دهندة سيستم به يكديگر را شناسايي و تبيين كند. عناصر ناپيوسته و مستقل، هرگز نمي‌توانند يك سيستم را تشكيل دهند.
2ـ كل‌گرايي. رويكرد سيستمي، رويكردي تحليلي و تجزيه مدار نيست كه كل را به اجزاي تشكيل دهنده آن بشكند و هر جزء آن را به طور جدا از هم مطالعه كند؛ اين رويكرد، يك رويكرد كلي‌نگر است كه كل را با همة اجزاي تشكيل دهنده و به هم‌پيوسته و وابسته‌اش ـ كه در تعامل با يكديگرند ـ در نظر مي‌گيرد؛ زيرا سيستم را بايد يك كل تفكيك ناپذير دانست، نه اجزايي كه سرهم شده‌اند و يك كل را به وجود آورده‌اند.
3ـ هدف‌جويي. سيستم از اجزايي متعامل تشكيل مي‌شود. اين تعامل به يك «حالت يا هدف نهايي» يا «وضعيت تعادلي» منجر مي‌شود و فعاليتها را هدفدار مي‌كند.
4ـ وروديها وخروجيها. همه سيستمها براي فعاليت در جهت كسب اهداف خود، به وروديهايي وابسته هستند. همچنين، همه سيستمها خروجيهايي توليد مي‌كنند كه در ساير سيستمها مورد نياز هستند. در سيستم بسته، ورودي يك بار و براي هميشه تعيين مي‌شود؛ ولي در سيستمهاي باز وروديهاي بيشتري، به دفعات از محيط پذيرفته مي‌شوند.
5ـ تبديل. در همة سيستمها، ورودي به خروجي تبديل مي‌شود؛ يعني هر چيزي كه وارد يك سيستم مي‌شود، تغيير پيدا مي‌كند و توسط سيستم تعديل مي‌شود؛ به طوري كه شكل خروجي آن با شكل اوليه‌اش (ورودي) تفاوت خواهد داشت.
6ـ مقابله با بي‌نظمي و كهولت (آنتروپي). اين كلمه ريشه در ترموديناميك دارد و بيانگر حالتي است كه همة عناصر سيستم در حداكثر بي‌نظمي قرار دارند و سيستم رو به از هم گسيختگي و نابودي پيش مي‌رود. به اين ترتيب، براي سيستمهاي باز، مفهوم حداكثر بي‌نظمي يعني مرگ. حداكثر آنتروپي در يك سازمان رسمي، يعني نداشتن اطلاعات كامل براي اداره سيستم يا حداكثر وضعيت بي‌ساماني. براي اينكه يك سيستم به حيات خود ادامه دهد، بايد بتواند با چنين وضعيتي مقابله كرده، آنتروپي را مهار كند.
7ـ تنظيم. سيستم مجموعه‌اي از اجزاي به هم پيوسته و به وابسته است. اين اجزاء بايد به گونه‌اي تنظيم شوند كه به كسب هدفهاي معين بينجامند. تحقق اين امر در سازمانها، متضمن هدفگذاري و تعيين فعاليتهايي است كه به كسب هدف منجر مي‌شوند؛ بدين ترتيب، فراگرد برنامه‌ريزي و كنترل شكل مي‌گيرد. كنترل متضمن وجود يك طرح اوليه براي انجام عمليات است تا بتوان براساس آن، هرگونه انحراف از عمليات را ثبت و آن را اصلاح كرد. براي اعمال يك برنامه كنترلي اثربخش، وجود بازخور ضرورت دارد.
8ـ سلسله مراتب. هر سيستم، معمولاً كل پيچيده‌اي است كه از خرده سيستمهاي كوچكتري تشكيل مي‌شود؛ ضمن آنكه خودش خرده سيستمي براي سيستمهاي بزرگتر به شمار مي‌آيد. به اين ترتيب سلسله مراتبي از سيستمها قابل تصور است.
9ـ جداسازي. در سيستمهاي پيچيده، واحدهاي تخصصي متعددي براي انجام وظايف تخصصي سيستم ايجاد مي‌شوند؛ يعني يكي از ويژگيهاي موجود در همه سيستمها اين است كه وظايفشان برحسب اجزاي تشكيل دهنده آنها قابل تفكيك و جداسازي است.
10ـ هم‌پاياني. در سيستمهاي باز از وضعيتهاي آغازين متفاوت مي‌توان به يك حالت نهايي معين رسيد؛ يعني هر حالت و نتيجه نهايي، ممكن است از مسيرهاي گوناگوني قابل حصول باشد (ليترر، 1969، ص3-6).
با توجه به ويژگيهاي فوق، مي‌توان يك شركت، يك بيمارستان، يا يك دانشگاه را به منزلة يك سيستم درنظر گرفت و آن را از ابعاد متعدد بررسي كرد.
6ـ روابط ميان تفكر سيستمي، نظرية عمومي سيستمها، علم كنترل و ارتباطات، و رويكرد سيستمي به شرح ذيل قابل توضيح است:
1ـ تفكر سيستمي نحوة نگرش جديدي براي مطالعة پديده‌هاي طبيعي به مثابه يك سيستم، به شمار مي‌آيد؛
2ـ نظرية عمومي سيستمها بر به كارگيري تفكر سيستمي، با توجه به مسائل رشد و تكامل تأكيد دارد؛
3ـ علم كنترل و ارتباطات بر به كارگيري تفكر سيستمي، با توجه به مسائل كنترل و ارتباطات تأكيد دارد؛
4ـ رويكرد سيستمي بر نحوة به كارگيري «نظرية عمومي سيستمها» و «علم كنترل و ارتباطات» در مسائل صنعتي و اجتماعي دلالت دارد.
7ـ تأثير نظريه عمومي سيستمها بر مطالعة سازمانها
كاربرد اصول نظرية عمومي سيستمها در 1ـ تحليل فراگرد 2ـ تجسم و طراحي اهداف، 3ـ ساختار كارها، 4ـ سازوكارهاي كنترل، 5ـ محيط، 6ـ وابستگي و تعامل اجزاء، 7ـ مرزها، 8ـ خرده سيستمها، 9ـ وروديها، 10ـ فرادگرد تبديل، و 11ـ خروجيها اهميت بيشتري مي‌يابد؛ در واقع فقط از طريق شناخت آگاهانه سازمان به منزلة يك سيستم است كه مدير مي‌تواند بر پيچيدگي سازماني كه بايد آن را اداره كند، واقف شود.
8ـ عناصر يك سيستم
عناصر يك سيستم عبارتند از:
1ـ وروديها؛
2ـ فراگرد (خانه‌پردازش)؛
3ـ خروجيها؛
4ـ بازخورد كنترلي.
1ـ وروديها
الف) وروديهاي زنجيره‌اي؛
ب) وروديهاي تصادفي؛
ج) وروديهاي بازخور (شودربك و ديگران، 1977، ص32-35)
الف) وروديهاي زنجيره‌اي. ورودي زنجيره‌اي، نوعي ورودي است كه خودش نتيجه و خروجي سيستم ديگري است. شناسايي و مطالعة اين نوع وروديها آسان است و مشكل زيادي براي برنامه‌ريزي ايجاد نمي‌كند؛ زيرا عدم وجود (قطع روند ورود) آن فوراً احساس مي‌شود.
ب) وروديهاي تصادفي. وجود وروديهاي تصادفي بر وجود وروديهاي بالقوه براي يك سيستم دلالت دارد.
ج) وروديهاي بازخور. بازخور فقط نشان دهندة بخش كوچكي از خروجي يك سيستم است كه براي نشان دادن تفاوت ميان وضع مطلوب (دستيابي به هدف) و وضع موجود (عملكرد واقعي سيستم)، در نظر گرفته مي‌شود.
2ـ فراگرد (خانه پردازش)
در فراگرد سيستم، ورودي به خروجي تبديل مي‌شود. برنامه‌ريزان همواره مترصد آن هستند كه نحوة تبديل ورودي به خروجي را در فراگرد سيستم شناسايي كنند.
3ـ خروجيها
خروجيهاي يك سيستم نيز مانند وروديهاي آن، ممكن است نوعي ماده، انرژي محصول، خدمت، و اطلاعات باشد؛ نظير كاربرگهاي كامپيوتري (خروجي يك سيستم اطالعاتي)، برق توليد شده (خروجي يك نيروگاه برق)، و افراد آموزش ديده (خروجي يك سيستم آموزشي). معمولاً فراگردهاي تبديل، بيش از يك نوع خروجي دارند.
4ـ بازخور كنترلي
بازخورها، ابزار ايجاد تعادل در سيستم هستند.
9ـ توجه به رويكرد سيستمي چه نوع تلاشهايي را براي برنامه‌ريز ايجاب مي‌كند
9-1 تشخيص حضور يا عدم حضور وروديهاي تصادفي
وروديهاي تصادفي، جالبترين نوع ورودي براي مطالعه برنامه‌ريزان هستند؛ زيرا برخلاف وروديهاي زنجيره‌اي، تشخيص حضور يا عدم حضور وروديهاي تصادفي دشوار است؛ در حالي كه گاهي حتي بيشتر از خود عمليات سيستم، بر درجه كيفيت محصول يا كارآيي سيستم اثر مي‌گذارند.
براي ارزيابي اين اطلاعات و انتخاب راه كارهاي مطلوب، از فنون متداول تحقيق در عمليات و روشهاي مقداري تصميم‌گيري استفاده مي‌شود تا درجة مطلوبيت خروجيهاي يك سيستم، براي استفاده به مثابه ورودي يك سيستم ديگر، معين شود.
9-2 توجه به محيط سيستم
رفتار يك سيستم ـ برخلاف رفتار عناصر آن ـ تا حدي به محيط وابسته است؛ زيرا محيط همواره با سيستم سروكار دارد و اغلب بر آن اثر مي‌گذارد.
محيط سيستم
هر سيستم، علاوه بر چيزهايي در درون خود (كه همان عناصر و روابط آنند)، با چيزهايي خارج از خود و مربوط به محيط نيز سروكار دارد. محيط را بايد چيزي دانست كه «خارج از سيستم است» (مستقيماً تحت كنترل آن نيست) و «تأثير مهمي بر عملكرد سيستم دارد».
هرچند كه محيط، خارج از كنترل سازمان است، در برابر عملكرد سازمان نفوذناپذير نيست؛ شايد به همين دليل است كه برخي از برنامه‌ريزان سيستم، اين نكته را به تعريف فوق از محيط اضافه مي‌كنند كه «علاوه بر موارد فوق، محيط دربرگيرندة آن چيزهايي است كه ويژگيهايي آنها تحت تأثير عملكرد سيستم قرار دارند. اين تعريف، تأكيد روشنتري برمفهوم تعامل سيستم و محيط دارد؛ زيرا معرف آن است كه هم محيط بر سيستم اثر مي‌گذارد و هم سيستم بر محيط؛ بدين ترتيب، دو سازمان رقيب بايد يكديگر را در شمار عوامل و متغيرهاي محيطي درنظر بگيرند.
براي تشخيص عوامل محيطي، مي‌توان از پرسشهاي ذيل كه توسط چرچمن مطرح شده‌اند، استفاده كرد:
1ـ آيا عامل مورد نظر با هدف سيستم ارتباط دارد؟
2ـ آيا اين عامل تحت كنترل سيستم قرار دارد؟
9-3 توجه به سازگاري سيستم
قدرت سازگاري يك سيستم، مبتني بر توان آن سيستم براي يادگيري و تغيير عمليات دروني، در پاسخ به تغييرات محيط بيروني است. معمولاً تغييرات از بيرون بر سازمانها تحميل مي‌شوند؛ بنابراين، براي بررسي ميزان سازگاري، به جاي مطالعة تغييرات دروني بسياري از خرده سيستمهاي سازمان، بايد تغييرات در نوع وروديهاي سازمان مطالعه شوند. به هر حال، با وجود آنكه اين «تغييرات تحميلي محيط بيروني» به واحدهاي داخلي سيستم (افراد و گروهها) نيز منتقل مي‌شوند، معمولاً قدرتسازگاري سيستم مانع از آن مي‌شود كه بازداده‌هاي سيستم اصلي تغيير يابند. يكي از پيش‌نيازهاي سازگار سيستمها ـ هم در سيستمهاي طبيعي و هم در سيستمهاي مصنوع بشر ـ آشنايي آنها با محيطشان است. همان‌طور كه
انسانها با استفاده از حواس پنجگانه خود، مبادرت به كسب اطلاعات محيطي مي‌كنند، سازمانها نيز بايد ـ پس از آنكه تغييري در محيط ايجاد شود ـ مبادرت به كسب اطلاعات كرده، خود را با تغييرات محيطي منطبق سازند. سيستمهاي انطباقي، سيستمهايي هستند كه علاوه بر شناخت محيط خود و آگاهي از آن، داراي توان و تمايل مناسبي براي منطبق ساختن خود با تغييرات محيطي هستند. در واقع، همة سيستمهاي زنده براي ادامة حيات خود به چنين قدرتي نياز دارند.
سازمانها براي افزايش قابليت انطباق خود با محيط، از دو استراتژي «متنوع ساختن محصولات و خدمات» و «منعطف ساختن ساختار سازماني» استفاده مي‌كنند.
9-4 شناخت خرده سيستمها و تعامل آنها
شايد مهمترين نكته دربارة نحوة تنظيم مسأله اين باشد كه برنامه‌ريز بايد در مورد وضعيت و شرايط موجود و مباني نظري مربوط به آن (از طريق تجربة پيشين يا مطالعة زياد و فشرده)، شناخت كامل پيدا كرده باشد. وظيفه برنامه‌ريز در اين مرحله، نمايش وضعيت در قالب يك مدل است. برنامه‌ريز فقط در صورتي مي‌تواند يك مدل پيش‌بيني كننده را ارائه كند كه از عوامل و روابط مؤثر بر رفتار سيستم، آگاه باشد؛ در واقع، تحليلگر علاوه بر مشاهده سيستم و كسب ادراك صحيح از نحوة كاركرد آن، بايد در مورد نظريه‌هاي مربوط به «چرايي رفتار سيستم» نيز به شناختي درست و صحيح نايل شود. شبيه‌سازي موفقيت‌آميز فراگرد توليد يك مجتمع پتروشيمي، مستلزم آشنايي كافي با علوم شيمي، ترموديناميك، و مكانيك است؛ در حالي
كه شبيه‌سازي رفتار در يك بازار مصرف معين، مستلزم آشنايي با نظريه‌هاي روانشناختي و جامعه‌شناختي مربوط به آن رفتار، و نحوة توزيع محصول در آن بازار است.
