دانلود مقاله مکانیزاسیون واحد فروش شرکت پوشا تک

بخشی از مقاله

مقدمه

مدیریت شرکت جناب آقای مهدی حامد رهباردار به مدت 30 سال به فعالیت تولید پوشاک مشغول بوده است ، که بعد از این مدت درجهت حمایت از مصرف کننده و حذف واسطه ها و کاهش قیمت تمام شده کالا ، اقدام به تاسیس شرکت « پوشا تک » در تاریخ 25/5/83 کرد. این شرکت کلیه فعالیتهای مربوط به خرید مواد اولیه ، تولید و فروش آن به صورت مستقیم به مصرف کنندگان و همچنین عمده فروشان را تحت پوشش خود دارد.

در مجموع 19 نفر تحت پوشش این شرکت مشغول به کار هستند که از این تعداد 6 نفر در واحد فروش فعالیت می کنند. واحد فروش این مجموعه در جهت نیل به اهداف شرکت که همانا ، حمایت از مصرف کنندگان محترم بوده است راه اندازی شد. در این واحد کالاهای تولید شده و همچنین برخی کالاهای تولید شده توسط سایر همکاران به فروش می رسد. لازم به ذکر است که واحد انبار نیز تحت پوشش واحد فروش فعالیت می کند از 6 نفر کارمند این واحد 4 نفر در فروشگاه مشغول به کار هستند. یک نفر مسئولیت واحد انبار و یک نفر هم مسئولیت فروش عمده شرکت را بر عهده دارد.

محل اصلی شرکت در چهارراه شهدا – پاساژ فیروزه – طبقه سوم – پلاک 12 و 13 واقع است و فروشگاه شرکت نیز در خیابان شیرازی مقابل فاز 2 بازار مرکزی قرار دارد.

عملکرد کلی سیستم

تولیدات اصلی این شرکت اغلب البسه زنانه می باشد که می توان موارد زیر را از آن جمله شمرد :

1 – انواع پیراهنهای زنانه
2 – انواع دامن های راحتی و مجلسی
3 – انواع شلوار
4 – انواع بلوزجات

مواد اولیه این شرکت معمولاً انواع پارچه ، نخ ، کش ، لایه ، دکمه ، زیپ و .... می باشد، که عموماً از بازار مشهد و تولید کنندگان معتبر خریداری می شود.

تولیدات این شرکت به یکی از دو روش زیر به بازار عرضه می شود.

الف – فروش جزئی : که شامل فروش تولیدات شرکت مستقیماً به خریداران در فروشگاه شرکت می باشد.
ب – فروش عمده : شامل فروش تولیدات به خریداران عمده می باشد که اغلب این خریداران از شهر مشهد می باشد و در بعضی موارد هم فروشهایی به سایر شهرستانها و کشورهای همسایه می باشد.

کلیه امور مالی این شرکت توسط یک نفر حسابدار و به صورت مکانیزه انجام می شود. لازم به ذکر است که امور مالی این شرکت از 3 ماه گذشته مکانیزه شده است و قبل از آن بصورت دستی انجام می شده است.

در ادامه قصد داریم سیستم فروش این شرکت را بنا به درخواست مدیریت شرکت جناب آقای مهدی حامد رهباردار مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار داده و نقاط ضعف و قوت سیستم موجود را شناسایی کرده و در صورت نیاز عملیات مکانیزه کزدن این سیستم را به انحام رسانیم.

مشکلات موجود

پس از بررسیهای اولیه ، مشاهده سیستم و نحوه عملکرد آن و همچنین مصاحبه با کارمندان مشخص شد که مشکلاتی در سیستم وجود دارد که باعث نارضایتی مدیریت ، کارمندان و مشتریان است. در ذیل به بیان این مشکلات خواهیم پرداخت.

1 – سرعت پایین سیستم
2 – عدم وجود دقت کافی در فعالیتها
3 – وقت گیر بودن بدست آوردن اطلاعات لازم
4 – زاید بودن برخی از گزارشات و فرمها
5 – بروز خطاهای بسیار در اطلاعات ورودی
6 – احتمال سوء استفاده
7 – عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات در زمان لازم
8 – امکان کنترل مدیریت بر روی کارها و کارمندان دقیق نیست.
9 – امکان برنامه ریزی مناسب به دلیل در دسترس نبودن اطلاعات در زمان مناسب برای مدیریت وجود ندارد

پیشنهادات اولیه

پس از بررسی مشکلات سیستم و تبادل نظر با مدیریت محترم شرکت پیشنهادات ذیل برای تبدیل سیستم جدید به یک سیستم جدید ارایه شد.

1- مکانیزاسیون سیستم در جهت سرعت دادن به کارها و همچنین دقیق شدن امور و از بین بردن احتمال سوءاستفاده یا اشتباه در سیستم و دسترسی سریع و به موقع به انواع گزارشات و اطلاعات مورد نیاز مدیریت و سایر کارمندان
2- حذف فرم های اضافی
3- ویرایش و اعمال برخی تغییرات دربعضی ازفرمها درجهت جلوگیری از وروداطلاعات اضافی و زاید به سیستم
گزارش امکان سنجی

امکان سنجی منطقی

از لحاظ منطقی به دلیل اینکه برای ایجاد و اجرای سیستم جدید نیاز به اطلاعات ، امکانات ، تجهیزات ، علوم و آموزش های خاصی نمی باشد و با استفاده از تکنولوژی موجود در کشور و همچنین با صرف زمانی اندک در جهت آموزش پرسنل برای کار با سیستم جدید می توان سیستم جدید را تولید ، اجرا و پیاده سازی نمود، با مشکل خاصی روبرو نمی باشیم.

امکان سنجی فیزیکی

در امکان سنجی فیزیکی این پروژه باید گفت که برای پیاده سازی و اجرای این سیستم نیازی به ابزار ، وسایل ، امکانات و فضای خاصی نداریم. با امکانات موجود در بازار نظیر سیستم های کامپیوتری ، ابزار شبکه عادی ، و نرم افزاری های معمول می توان این سیستم را ایجاد کرد. ضمن اینکه از لحاظ مکانی نیز مشکلی در مورد جایگذاری سیستم ها و نصب شبکه نداریم.

امکان سنجی فرهنگی

سیستم مورد نظر نیاز به فرهنگی خاص ندارد و با فرهنگ موجود در جامعه و محل پیاده سازی سیستم نیز تقابل ندارد. کارمندان شرکت هم از لحاظ فرهنگی با سیستم جدید مشکلی نخواهند داشت.

امکان سنجی اقتصادی

با بررسی های صورت گرفته مشخص شد که اجرای سیستم جدید نه تنها شرکت را دچار خسارت و هزینه اضافی نمی کند بلکه بخاطر سرعت بخشیدن به کارها ، کاهش حجم کارها ، کاهش برخی هزینه ها ، رضایت کارمندان ، عدم احتمال بروز خطا یا سوءاستفاده و امکان نظارت و مدیریتی قوی باعث سوددهی شرکت خواهد شد. در ادامه به بررسی دقیقتر هزینه ها و منافع سیستم جدید خواهیم پرداخت.
تحلیل هزینه ها و منافع

هزینه ها
هزینه های سیستم جدید را می توانیم بصورت دو هزینه ملوس و غیر ملوس مطابق لیست زیر بیان کنیم.

هزینه های ملوس
هزینه های ثابت ( یکبار ایجاد می شود )

ردیف شرح قیمت واحد(ریال ) تعداد مبلغ کل ( ریال ) توضیحات
1 کامپیوتر 000/500/3 4 000/000/14
2 هاب شبکه ( 8 پورت ) 000/410 1 000/410
3 کابل شبکه 000/2 120 متر 000/240
4 چاپگر 000/530/1 1 000/530/1
5 تجهیزات نصب شبکه 000/500 داگت، پیچ،میخ،...
6 نصب و راه اندازی شبکه 000/400/1
7 هزینه طراحی و پیاده سازی سیستم 000/300/7

هزینه های متغییر

ردیف شرح قیمت واحد(ریال ) تعداد مبلغ کل ( ریال ) توضیحات
1 موارد مصرفی چاپگر 000/200 ماهیانه
2 ابزار ذخیره سازی اطلاعات 000/5 1 000/5 ماهیانه
3 نگهداری و پشتیبانی سیستم 000/300 ماهیانه

هزینه های غیر ملوس

1 - نارضایتی برخی کارمندان از سیستم جدید
2 - از کارافتادن سیستم در صورت بروز خطا
منافع
منافع سیستم جدید را نیز به دو قسمت ملموس و غیر ملموس تقسیم بندی می کنیم.

منافع ملموس

ردیف شرح مبلغ ( ریال ) توضیحات
1 کاهش هزینه های ناشی از خطاها و سوءاستفاده ها 000/200 ماهیانه
2 کاهش هزینه لوازم اداری مانند کاغذ، پرونده و غیره 000/180 ماهیانه
3 رضایت مشتریان و جلب سفارشات بیشتر 000/000/1 ماهیانه
4 کاهش فضا و امکانات برای نگهداری اطلاعات 000/100 ماهیانه

منافع غیر ملموس

1 – صرفه جویی در زمان
2 – افزایش سرعت پردازش اطلاعات
3 – افزایش کیفیت ارایه خدمات
4 – دقیق شدن کارها
5 – امکان نظارت دقیق مدیریت
6 – امکان دسترسی به انواع گزارشات در حداقل زمان برای برنامه ریزی بهتر
7 – امکان آمارگیری در اشکال مختلف
8 – امکان هرگونه جستجو در حداقل زمان

زمان بندی پروژه

زمان بندی کلیه فعالیتهای مربوط به تجزیه و تحلیل و طراحی و پیاده سازی سیستم جدید را می توان بصورت جدول زیر بیان کرد.

کد فعالیت شرح فعالیت زمان مورد نیاز ( روز ) پیش نیاز
1 مطالعه شناخت سیستم 4
2 تهیه پرسشنامه و بررسی نتایج آن 2 1
3 مصاحبه با پرسنل 1 1 و 2
4 تحلیل اقتصادی 1 1 و 2 و 3
5 بررسی و شناخت فرم ها 2 1 و 2 و 3
6 مشخص نمودن فیلدها 2 5
7 شناخت ارتباطات 2 6
8 رسم DFD 4 7
9 رسم طرح جانمایی 1
10 طراحی بانک ها 7 7
11 نمودار های UML 5 8
12 رسم DSD 2 9
13 رسم JSP 2 9
14 طراحی خروجی ها 3 13 و 10
15 طراحی ورودی ها 3 14
16 طراحی منو ها 2 15
17 کدنویسی 11 16
18 تست برنامه 7 17
19 نصب نهایی 1 18
20 آموزش کارمندان 5 19
21 تهیه مستندات و جزوه راهنما 12 20

نمودار Gant Chart

آنالیز سیستم

شناخت فرم ها

برای شناخت فرم ها پرسشنامه هایی تهیه شد که توسط پرسنل واحد فروش تکمیل شد. پرسشنامه ها در بخش ضمائم موجود می باشد.
فرمهای موجود در این واحد به شرح ذیل می باشد.

1 – فرم ثبت سفارش کالا
2 – فاکتور فروش عمده
3 – فرم فروش روزانه
4 – فرم کسری کالا
5 – گزارش عملکرد ماهیانه
6 – گزارش موجودی انبار

کلیه فرم های فوق در بخش ضمایم ضمیمه شده است.

Form Flow

فرم ثبت سفارش کالا

فاکتور فروش عمده

فرم فروش روزانه

فرم کسری کالا

گزارش عملکرد ماهیانه

گزارش موجودی انبار

نمودار FRD

بیانیه نیازمندیها

در این قسمت با استفاده از پرسشنامه و مصاحبه با پرسنل و همچنین مشاهده روند کارها از نزدیک توانستیم به مشکلات موجود در سیستم فعلی پی ببریم و راهکارهایی برای آن در نظر بگیریم که در زیر مفصلاً به شرح آنها می پردازیم.

سیستم موجود از سرعت پایینی برخوردار می باشد و در اکثر موارد بعلت کندی انجام کارها ، باعث کلافگی کارمندان و نارضایتی مشتریان می شود، به همین علت باید در سیستم جدید سرعت انجام کارها افزایش یابد تا موجب راندمان بهتر کار شود.
اگر سیستم انبار مکانیزه باشد و با سیستم فروش پیوسته باشد دیگر نیازی به رد و بدل فرم و گزارش بین این دو واحد وجود ندارد و عملاً گزارش موجودی انبار حذف می شود. پس از حذف این فرم لازم است که فروشنده عمده مستقیماً به موجودی انبار دسترسی داشته باشد و بتواند در هر لحظه ، گزارش موجودی انبار بگیرد. که این مسئله باید در طراحی ورودی و خروجی و بانکها لحاظ گردد.
سایر فرم ها نیازی به تغییر ندارند و تنها مکانیزه شدن آنها کافی است.

مدیریت شرکت که مهمترین بخش این سیستم می باشد نیازمند کنترل دقیق بر روی نحوه کار پرسنل است و مایل است که بتواند در هر لحظه ، گزارش موجودی انبار ، گزارش فروش روزانه ، گزارش فروش عمده ، گزارش کسری کالا ، گزارش عملکرد ماهیانه و همچنین بتواند گزارشات بر اساس تاریخ های خاص و به صورت دوره ای داشته باشد. همچنین نیازمند جستجو بر اساس یک یا چند فیلد می باشد تا بر اساس این اطلاعات بتواند کنترل بهتری بر نحوه انجام امور داشته باشد و از سوءاستفاده یا خطاهای احتمالی جلوگیری کند و توانایی برنامه ریزی بهتر برای آینده سیستم را داشته باشد.

کلیه پرسشنامه های مربوط به این بخش در ضمایم پروژه موجود می باشد.

نمودار های DFD

سطح صفر

سطح یک

سطح دو

سطح سه

1 – 1 - 3

2 – 1 - 3

سطح سه

3 – 1 - 3

4 – 1 - 3

سطح سه

1 – 2 - 3

سطح 3

2 – 2 - 3

3 – 2 - 3

4 – 2 - 3

طرح جانمایی

فصل دوم

طراحی سیستم

طراحی بانک ها

جمع آوری داده ها

پس از بررسی کلیه فرمها و داده ها و اطلاعات موجود در سیستم، داده های زیر جمع آوری شد.

1 - کالا { کد کالا ، نام کالا { بلوز ، شلوار ، دامن ، پیراهن}، موجودی }

2 - جنس { کد جنس ، نوع جنس { نخی ، پلی استر پنبه ، تترون ، ریون ایرانی ، ریون کره ای ، استرج ، کشمیر ، لاکرا ، پاناما } کارخانه سازنده ، تارخ تولید ، رنگ ، وزن ، اندازه }

3 - قیمت { قیمت تمام شده ، قیمت فروش کلی ، قیمت فروش جزیی ، تخفیف }

4 - مشتری {کد مشتری ، نام مشتری { تلفن ، همراه ، آدرس ، نام فروشگاه یا شرکت ، شماره حساب بانکی ، ضامن }

5 - نوع فروش { نقدی ، 1 ماهه ، 2 ماهه ، 3 ماهه ، 4 ماهه ، 5 ماهه ، 6 ماهه }

6 - نرخ سود { صفر درصد ، صفر درصد ، 3 درصد ، 6 درصد ، 9 درصد ، 12 درصد ، 15 درصد }

7 - فروش روزانه { شماره کارت ، تاریخ ، روز ، مبلغ ستون 1 ، مبلغ ستون 2 ، مبلغ کل ، توضیحات }

8 - فروش عمده { شماره فاکتور ، تاریخ ، نام مشتری ، آدرس ، تلفن ، ردیف ، شرح کالا ، تعداد ، قیمت ، مبلغ کل ، جمع کل }

9 - ثبت سفارش { شماره ، تاریخ ، نام مشتری ، ردیف ، شرح کالا ، تعداد ، قیمت ، موعد تحویل ، نحوه تسویه حساب ، موعد تسویه حساب ، مبلغ کل }

10 - فرم کسری کالا { تاریخ ، نام گیرنده ، ردیف ، شرح کالا ، موجودی ، تعداد مورد نیاز ، توضیحات ، درخواست دهنده }

11 - گزارش عملکرد ماهیانه { از تاریخ ، تا تاریخ ، ماه ، گیرنده ، روز ، مبلغ فروش ، تخفیف ، توضیحات ، مسئول مربوطه }

خالص سازی داده ها

داده های جمع آوری شده پس از خالص سازی به شکل زیر در می آید.

1 - کالا { کد کالا ، نام کالا { بلوز ، شلوار ، دامن ، پیراهن} ، موجودی}

2 - جنس { کد جنس ، نوع جنس { نخی ، پلی استر پنبه ، تترون ، ریون ایرانی ، ریون کره ای ، استرج ، کشمیر ، لاکرا ، پاناما } }

3 - قیمت { قیمت تمام شده ، قیمت فروش کلی ، قیمت فروش جزیی ، تخفیف }

4 - مشتری {کد مشتری ، نام مشتری { تلفن ، همراه ، آدرس ، نام فروشگاه یا شرکت } }{}

5 - نوع فروش { نقدی ، 1 ماهه ، 2 ماهه ، 3 ماهه ، 4 ماهه ، 5 ماهه ، 6 ماهه }

6 - نرخ سود { صفر درصد ، صفر درصد ، 3 درصد ، 6 درصد ، 9 درصد ، 12 درصد ، 15 درصد }

7 - فروش روزانه { شماره کارت ، تاریخ ، روز ، مبلغ ستون 1 ، مبلغ ستون 2 ، مبلغ کل ، توضیحات }

8 - فروش عمده { شماره فاکتور ، تاریخ ، نام مشتری ، آدرس ، تلفن ، ردیف ، شرح کالا ، تعداد ، قیمت ، مبلغ کل ، جمع کل }

9 - ثبت سفارش { شماره ، تاریخ ، نام مشتری ، ردیف ، شرح کالا ، تعداد ، قیمت ، موعد تحویل ، نحوه تسویه حساب ، موعد تسویه حساب ، مبلغ کل }

10 - فرم کسری کالا { تاریخ ، نام گیرنده ، ردیف ، شرح کالا ، موجودی ، تعداد مورد نیاز ، توضیحات ، درخواست دهنده }

11 - گزارش عملکرد ماهیانه { از تاریخ ، تا تاریخ ، ماه ، گیرنده ، روز ، مبلغ فروش ، تخفیف ، توضیحات ، مسئول مربوطه }