بخشی از مقاله
نارسايي و موانع استقرار كنترل‌هاي داخلي:
تجربه نشان مي‌دهد اكثر واحدهاي اقتصادي كشور داراي نقاط ضعف كم‌وبيش قابل توجهي در نظام كنترل‌هاي داخلي‌شان هستند و اين نقاط ضعف با توجه به تنوع ماهيت و فعاليتهاي اين واحد‌ها و سيستمهاي كنترل داخل‌شان و شرايط حاكم بر آنها بسيار متنوعند كه پرداختن به تمامي آنها كه مقدور است نه مفيد خواهد بود اما بررسي‌ها نشان مي‌دهد كه بخش قابل توجهي از اين نقاط ضعف تقريباً با هم مشابه‌اند و لذا تقريباً راه‌حل‌هاي مشابهي هم دارند.
دلايل وجود نقاط ضعف در واحدهاي اقتصادي كشور ( اعم از بخشهاي خصوصي و عمومي) را مي‌توان به دو دسته‌ي كلي تقسيم كرد : عوامل و موانع برون سازماني و عوامل و موانع درون سازماني
عوامل و موانع برون سازماني :
بخشي از اين عوامل و موانع ريشه در عوامل فرهنگي، تاريخي و اجتماعي مردم كشور ما دارد، از قبيل تمايل بخشي از جامعه به عدم تمكين در مقابل قوانين و مقررات يا به عبارت ديگر قانون‌گريزي و شخصي‌‌نگري در مقابل گروه‌نگري و مقاومت در مقابل ضابطه‌مندي و سعي در دور زدن ضابطه‌ها.
عادت بخشي از جامعه به كم‌كاري و زياد‌خواهي، حرف زدن بيشتر و عمل كردن كمتر، عدم پذيرش مسؤليت خطاها و سعي در برون‌فكني و ... اشاره كرد.
بخش ديگري از اين عوامل ريشه در قوانين و مقررات موجود ناسازگار با شرايط حاكم و نيز مناسبات استقرار يافته عمليات توليدي و تجاري در كشور دارد. از قبيل مشكلات موجود در قوانين تجاري، قوانين مالياتي و قوانين گمركي و...)
فصل مشترك بخش عمده‌اي از اين انتقادات به ناسازگار بودن و نارسا بودن قوانين و مقررات تجاري موجود با شرايط موجود يا مورد نياز و ضرورت بازنگري و اصلاح آنها معطوف است. وجود قوانين و مقررات ناسازگار و نارسا خواه و ناخواه واحد
اقتصادي زير نظر يك مدير را تحت تاثير قرار مي‌دهد. و هر چند كه مدير مورد نظر، قادر نيست كه عوامل و موانع مزبور را مرتفع كند، ليكن بايستي ( ضمن آگاهي از وجود و تاثير آنها) از وجود افراد مطلع به اين امور جهت شناسايي محيط اقتصادي و عوامل موثر از اين طريق بر واحد اقتصادي تحت مديريت خود استفاده كند و تدابير يا كنترل‌هايي را طراحي و مستقر نمايد كه از بابت موارد مزبور كم‌ترين آسيب را ببيند وجود مشاورين اقتصادي و حقوقي و حتي جامعه‌شناسان مطلع، آگاه به شرايط روز و كارآمد.
عوامل و موانع درون سازماني :
اين عوامل هر چند كه از عوامل برون سازماني تاثير مي‌پذيرند.
يكي از نقاط مشترك اين عوامل مسئلهي تفكيك وظايف و وجود ثباتي از جمله آفت‌هاي عامل كنترلي تفكيك وظايف است اين عامل كنترلي مهم را بايد با آگاهي و ظرافت به كار گرفت تا از آن نتيجه مطلوب به دست آيد.
هر چند كه براي تفكيك وظايف در متون تخصصي مربوطه فرمول‌هاي استانداردي طراحي و توصيه شده است، ليكن توجه به عوامل ياد شده ميتواند باعث تغيير در نحوه‌ي به كار‌گيري اين عامل كنترلي از يك واحد اقتصادي به واحد اقتصادي ديگرشود.
مثال نگارنده زماني در شركتي واقع در يك شهر بزرگ مشغول حسابرسي بود كه يكي از اقوام يكي از كاركنان اداري اين شركت به رحمت ايزدي رفت‌و ملاحظه شد كه تقريباً تمامي كاركنان كليدي بخشهاي اداري و مالي اين شركت عليرغم اسامي گوناگوني كه داشتند سياه‌پوش شدند. پرس‌‌‌وجوها معلوم ساخت كه خويشاوندي تنگاتنگي بين اين افراد برقرار است و لذا سازوكار تفكيك وظايف در اين شركت چقدر ميتواند غير قابل اتكا باشد.
تفكيك وظايف و مسئوليت‌ها به هر صورتي كه طراحي و اجراي شود بايستي دائماً تحت نظارت و كنترل مديران مربوط يا نمايندگان آنها قرار گيرد و به صورتي سيستماتيك هر از چند‌گاه يك بار تغييراتي در آنها داده شود.
مسئلهي اعتماد بيش از حد به همكاران يا زيردستان ـ از ديگر نقاط ضعفي كه در واحدهاي اقتصادي كشورمان ملاحظه مي‌شود مسئلهي اعتماد بيش از حد برخي مديران به زيردستان يا همكاران است . مشغه‌ي زياد برخي از مديران شعف مديريت با سوء مديريت برخي از آنها و... از جمله مواردي است كه ميتواند به عنوان دلايل ايجاد اين وضعيت مطرح شود.
مسئلهي عدم بررسي و شناسايي دارايي‌هاي ارزشمند در معرض سوء استفاده به طور سنتي عادت كرده‌ايم كه پول نقد را به دليل با ارزش بودن و نيز سهولت سوء استفاده از آن به سختي محافظت كنيم، اما نسبت به مثلاً ماشين‌آلات كه به دليل سنگيني و خصوصيات ديگرشان كمتر در معرض سوء استفاده قرار مي‌گيرند، كنترل‌هاي حفاظتي كم‌تري را اعمال كنيم.
مثال شركت توليد‌كننده لوازم الكترونيكي بود كه از پول‌هاي نقدش به شدت در گاو‌صندوق محافظت مي‌كرد، ليكن برخي از قطعات الكترونيكي را كه عليرغم اندازه و وزن كمشان، داراي ارزش زيادي بودند در ميان ساير قطعات الكترونيكي ديگر در محوطه‌ي كارخانه ر‌ها ساخته بود و فقط كافي بود كه شخص واردي در اين زمينه كه در حين شناسايي اين
قطعات و ارزش آنها، به بازار مصرف و فروش آنها نيز دسترسي داشته باشد، به سهولت دست به اقدام بزند.
مسئلهي ضعف يا عدم برنامه‌ريزي در مورد ( فقدان راهبرد و تاكتيك) بي‌برنامگي موجب مي‌گردد كه سمت و سوي مشخصي براي تحرك واحد اقتصادي و حد و حدود معين و متناسبي براي فعاليتهاي آن ايجاد نشود و در نتيجه ارتباط و هماهنگي لازم بين بخشهاي مختلف فعاليت واحد برقرار نشود.
در مورادي مشاهده شده است كه شركتي در مقايسه با توليد سالانه‌اش به ميزان ده سال مصرف يك ماده‌ي اوليه‌ي خاص را خريداري كرده و اين و امر علاوه بر محبوس كردن مقاديري از نقدينگي شركت مشكلاتي را در زمينه‌ي انبار كردن و نگاهداري اين موجودي‌ها و تحميل هزينه‌هاي غير ضروري از اين بابت به شركت و در برخي موارد نگهداري بخشي از اين موجودي‌ها در فضاي باز و نامناسب و مالا تحميل زيان‌هاي ناشي از آسيب و تخريب آنها به شركت شده است در اين گونه موارد علاوه بر ضعف نظام كنترل داخلي و سوء مديريت به فساد اداري و مالي را نيز نبايد از نظر دور داشت.
مسئلهي عدم توجه مناسب و كافي عامل نيروي انساني متخصص در اغلب واحدهاي اقتصادي به موضوع پر اهميت جذب و نگهداري عامل نيروي انساني متخصص و متبحر توجه لازم مبذول نمي‌شود و بهاي لازم به اين افراد داده نمي‌شود و بهاي لازم به اين افراد داده نمي‌شود و لذا هر ساله شاهد ريزش و كاهش اين گونه افراد در واحدهاي اقتصادي هستيم و اين واقعيتي است كه هر چند ممكن است در كوتاه مدت اثرات خود را ظاهر نكند ليكن در جهان پرشتاب و پر رقابت كنوني قطعاً در ميان مدت و بلند مدت اثرات سوء خود را آشكار خواهد كرد.
اين موضوع در رشد و حيات واحدهاي اقتصادي به قدري حياتي و اساسي است كه واحدهاي اقتصادي موفق و معتبر دنيا برنامه‌ريزي و اجراي سياست‌هاي جذب و نگهداري نيروي انساني متخصص را در صدر برنامه‌هاي خود قرار داده‌اند.
مسئلهي جذب و نگهداري نيروي انساني متخصص، موضوعي است كه علاوه بر سطح درون سازماني در سطح برون سازماني نيز مطرح است و برگردانندگان و سياست‌گذاران و مديران جامع
ه مسئوليت دارند كه در اين زمينه برنامه‌هاي كوتاه‌مدت، ميان‌مدت و بلند مدت مناسبي‌را طراحي و اجرا كنند.
مسئلهي عدم استقرار حسابرسان داخلي در شركت يا عدم استفاده‌ي موثر از آنها در صورت وجود به كلي كنار گذاشته شوند.ضمن اين كه مديران اجرايي با توجه به خلاء به وجود آمده، در حيطه‌ي امور تحت مديريت خود و با توجه به نيازها، سلائق و انتظارات شخصي، روش‌هاي كنترلي خاصي را تعيين كرده و اجراي آنها را از كاركنان تحت نظر خود خواستار مي‌شوند. بدين ترتيب پس از گذشت مدتي، سيستم طراحي شده‌ي اوليه از انسجام و يكپارچگي موردنظر ساقط مي‌شود و كارائي و اثر‌بخشي خود را از دست مي‌دهد.
مسئلهي روزمرگي مديران :
در برخي از واحدهاي اقتصادي كشور، مديران ارشد دچار نوعي روزمرگي مي‌شوند و لذا نمي‌توانند نقش خود را به عنوان هشدار دهنده‌ي سيستم به خوبي ايفا كنند و از اين‌رو واحد اقتصادي در غياب ساير عوامل كنترلي جايگزين، نمي‌تواند در مقابل تغييرات جديد واكنش به موقع يا مناسبي از خود نشان دهد و اين امر منجر به از دست رفتن فرصت‌ها يا تحمل خسارات ناشي از عدم واكنش مناسب و به موقع مي‌شود.
مسئلهي عادت يا اعتقاد به قائم به فردي اجراي امور و بي‌اعتقادي به استقرار روش‌هاي سيستماتيك براي اجراي امر :
مسئلهي عدم توجه يا كم‌توجهي مديران شركت‌ها به گزارش‌‌هاي مدير حسابرسان مستقل.
نارسايي‌ها و موانع استقرار كنترل داخلي :
متاسفانه در بسياري از واحدهاي اقتصادي كشور از سيستمهاي طراحي شده مختص به آن واحد اقتصادي ( كه اصطلاحاً به سيستمهاي Tailor made معروف است) استفاده نشده و به صورتي قالبي يا ساده انگارانه از فرم‌ها، نرم‌افزارها و سيستمهاي موجود در بازاريا نسخه‌برداري شده از ساير شركت‌ها بخصوص‌توجه به تفاوت كمي و كيفي در عوامل توليد شركت با آنچه كه به عنوان پيش‌فرض براي طراحي اين گونه فرم‌ها، نرم‌افزارها با سيستمها به كار گرفته
شده و همچنين بدون توجه به وجود تفاوت‌هاي كمي و كيفي در نيازهاي اطلاعاتي و كنترل‌هاي مديريتي مورد لزوم استفاده مي‌شود و نتيجتاً در اين خصوص اصطلاحاً لباسي به تن آن واحد اقتصادي پوشانده مي‌شود كه به هيچ وجه با اندام‌ها و قد و قامت آن متناسب و سازگار نيست.
مسئلهي بي‌ياوري يا باور كم‌باوري مديران برخي از واحدهاي اقتصادي به ضرورت طراحي و استقرار نظام‌هاي جامع كنترل‌هاي داخلي از جمله دلايل اين وضعيت، وجود بازار بي‌رقيب يا كم‌رقيب و در نتيجه‌ي عدم نياز به حصول به سطح مناسبي از بهرهوري و مالاً انداختن ضرر و زيان‌هاي ناشي از عدم بهرهوري واحد توليد يا خدماتي به روش مصرف كننده مي‌باشد.
راه‌حل‌هاي پيشنهادي :
مسئلهي شفاف‌سازي امور، از جمله عوامل اصلي، زير‌بنايي و كليدي جلو‌گيري از بروز تقلب( فساد) و اشتباه و نيز كشف سريع و آسان آن در صورت بروز است. لذا موكداً توصيه مي‌شود در تدوين ضوابط و مقررات و طراحي نظام‌هاي كنترل داخلي، اين اصل همواره مدنظر قرار بگيرد و بلكه به عنوان زير‌بنايي براي ساير امور با آن برخورد شود.
يكي از زمينههاي تحقيقاتي كه ضرورت همكاري دانشگاه‌ها را طلب مي‌كند، انجام تحقيقات علمي، و منسجم جهت شناسايي زمينههاي نقاط ضعف كنترل‌هاي مديريتي داخلي در ايران و ارائه‌ي راه‌حل‌هايي براي رفع آنها است
.
خلاصه :
كنترل داخلي همانند ساير ابزارهاي در دست بشر، زماني و به شرطي مفيد و اثر‌بخش خواهد بود كه به جا و به طور مناسب مورد استفاده قرار گيرد(همانند چاقوي جراحي كه هم ميتواند راحتي حيات را به ارمغان آورد و هم ميتواند عذاب را به ارمغان آورد و هم ميتواند عذاب و مرگ را باعث شود و لذا در استفاده از آن بايستي دقت و مراقبت حرفه‌اي لازم را اعمال كرد. طبق مفاد قانون، مسئوليت نهايي و عواقب موارد حادث شده در نتيجه‌ي نبود با ضعف كنترل‌هاي داخلي با مديران واحد اقتصادي است و اگر از اين جنبه نيز به موضوع ** ضرورت طراحي و استقرار سيستم مناسبي در اين ارتباط كاملا احساس مي‌شود و نيز اين كه نبايستي تصور شود مدير خوب، مديري است كه صرفاً فردي لايق و سالم باشد، بلكه مديري كه لياقت را در واحد تحت مديريت خود اهميت بخشيده و تمهيدات لازم را براي جريان سالم امور فراهم كند.
حسابرسي مستقل و كنترل‌هاي داخلي :
وجود كنترل داخلي همانند هر فرايند يا ابزار كاربردي ديگر، نتيجه ضرورتها و نيازها است.
وجود بستر و شرايط لازم براي استقرار كنترل‌هاي داخلي وجود كنترل داخلي همانند هر فرايند با ابزار كاربردي ديگر، نتيجه ضرورتها و نيازها است. استفاده از كنترل داخلي، هدفمند و در راستاي تحقيق اهداف عملياتي، رعايتي و گزارشگري مالي است.
در اقتصادهاي متكي به بخش خصوصي استقرار كنترل‌هاي داخلي موجب افزايش توان رقابتي مي‌شود؛ كنترل‌هايي كه پيش‌فرض وجودي آنها، فزوني منافع بر مخارج و جلو‌گيري از ريخت و پاش، سوء استفاده و حيف‌و ميل است.
اهداف رعايتي و گزارشگري مالي، هيتا اهدافي برون سازماني هستند، اما حدهاي تجاري ملزم‌اند آنها را رعايت كنند.
تعريف كنترل داخلي حاكم برگزارشگري مالي
فرايندي است كه به منظور حصول اطمينان معقول از قابليت اعتماد صورت‌هاي مالي به وسيله هيئت مديره، مديريت و ساير كاركنان واحد تجاري برقرار مي‌شود.
معرفي اجزاي كنترل داخلي حاكم بر گزارشگري مالي:
شامل 5 جزء مي‌باشد .
ـ محيط كنترلي: جزئي كه با تاثير بر هوشياري كنترلي كاركنان، فضا و فرهنگ عمومي واحد تجاري را شكل مي‌دهد. اين جز پايه و اساس ديگر اجزا به شما مي‌رود.
ـ برآورد خطر‌شناسايي، تجزيه و تحليل و مديريت مخاطرات مربوط به تهيه صورت‌هاي مالي طبق اصول پذيرفته شده حسابداري است.
ـ فعاليتهاي كنترلي سياستها و رويه‌هايي است كه به كمك آنها از اجراي دستورات مديريت اطمينان حاصل مي‌شود.
ـ اطلاعات و ارتباطات : سيستم اطلاعاتي از روش‌ها و اسناد و مداركي تشكيل مي‌شود كه براي ثبت، پردازش،تخليص و گزارش معاملات واحد تجاري و پاسخگويي در برابر داراييها، بدهيها و حقوق و مالكان برقرار مي‌شود.
ـ نظارت فرايندي است كه به موجب آن كيفيت سيستم كنترل داخلي در گذر زمان ارزيابي مي‌شود.
اثر فناوري اطلاعات بر كنترل داخلي :
استفاده از فناوري اطلاعات ممكن است بر هر پنج جزء كنترل داخلي تاثير بگذارد. براي مثال، يك واحد تجاري ممكن است از فناوري اطلاعات صرفاً براي پشتيباني از فعاليتهاي خاص همچون سيستم حسابهاي دريافتني براي يكي از بخشهاي خاص خود يا سيستم كنترل عمليات تجهيزات كارخانه استفاده كند.
سيستم‌هايي كه از فناوري اطلاعات بهره مي‌برند، تركيبي از كنترل‌هاي خودكار و دستي را به كار مي‌برند.
تركيب كنترل‌هاي دستي و خود كار بسته به ماهيت و پيچيدگي استفاده از فناوري اطلاعات، متفاوت خواهد بود.
امكانات زير را براي سازمان به ارمغان مي‌آورد :
ـ اجراي يكنواخت دستورات و انجام محاسبات پيچيده در پردازش حجم انبوهي از معاملات يا داده‌ها.
ـ ارتقاي به هنگامي، دسترسي‌پذيري و صحت اطلاعات
ـ تسهيل تجزيه و تحليل بيشتر اطلاعات
ـ ارتقاي توانايي نظارت بر عملكرد فعاليته
اي سازمان و سياستها و رويه‌هاي آن
ـ كاهش خطر تخطي از كنترل‌ها
ـ افزايش امكان تفكيك اثر‌بخش وظايف از طريق اجراي كنترل‌هاي امنيتي در نرم‌افزارهاي كاربردي، بانكهاي اطلاعاتي .
مخاطرات فناوري اطلاعات :
ـ اتكا بر سيستمها يا برنامه‌هايي كه داده‌پردازي را به اشتباه انجام مي‌دهند، داده‌هاي غلط را پردازش مي‌كنند يا هر دو
ـ دسترسي غير مجاز به داده‌ها كه ممكن است به نابودي اطلاعات يا تغييرات نادرست داده‌ها بينجامد.
ـ تغييرات غير مجاز داده‌هاي پرونده‌هاي اصلي.
ـ تغييرات غير مجاز سيستمها يا برنامه‌ها.
عدم انجام اصلاحات لازم در سيستمها يا برنامه‌ها.
