بخشی از مقاله
ابزارهای مدیریت دانش در توسعه دانش کاربردی در سازمانها
چکیده:
شناسایی و بکارگیری صحیح و مناسب دانش و روشها و ابزارهای آن، در موفقیت مدیریت دانش امری بسیار ضروری است. دانش و ابزارهای آن اگر به خوبی شناسایی و بکار گرفته شوند و ارتباط مناسبفو هم افزایی بین آنها برقرار شود، در موفقیت سازمانها نقش چشمگیری دارند.
آنچه در این مقاله مورد توجه قرار گرفته است آن است که چگونه ابزارها و روشهای مدیریت دانش، فرآیند کلی مدیریت دانش موثرتر در سازمانها را می توانند پشتیبانی نمایند.فمدیریت دانش یک رشته علمی در حال توسعه ی سریع است و از آنجا که فرآیندها، روشها، ابزار و اسلوب جدید مدیریت دانش به سرعت بروز می یابند، این مقاله می تواند بستر مناسبی را برای شناخت و به کارگیری آنها فراهم آورد.
در مقاله فرایند پنج مرحله ای مدیریت دانش و ابزار های مختلف مورد استفاده در توسعه دانش کاربردی در سازمان تشریح شده اند که در نهایت ابزارهای مورد استفاده در هر مرحله فرایند مدیریت دانش مورد بررسی قرار گرفته است. ف
کلیدواژه ها: مدیریت دانش،فرایند مدیریت دانش،فناوری اطلاعات,بزار های مدیریت دانش
مقدمه
در هزاره سوم توجه روز افزون به دانش افزایش یافته و به عنوان منبعی ارزشمند و استراتژیک در حوزه کسب و کار که توانایی ایجاد مزیت رقابتی برای بنگاه اقتصادی را دارا می باشد تلقی می گردد و بهره مندی از آن با استفاده از رویکردهای علمی و نظام مند در سازمانها پیگیری می شود با وقوع انقلاب فناوری اطلاعات (it) ، شکل گیری جامعه اطلاعاتی و شبکه ای و نیز رشد و توسعه سریع فناوری های برتر به ویژه در حوزه ارتباطات، رایانه و مهندسی از دهه 1990 الگوی رشد اقتصادی جهانی تغییر اساسی یافته است. در نتیجه این تحولات دانش به عنوان مهم ترین سرمایه جایگزین سرمایه های مادی و فیزیکی در اقتصاد جهانی شده است (علیقلی و همکاران، .(2012 اگر چه قرن بیستم را می توان قرن اقتصاد صنعتی نامید اما به نظر صاحبنظران قرن بیست و یکم قرن اقتصاد اطلاعات و دانش می باشد که بر خلاف اقتصاد صنعتی، توجه به سرمایه ها و دارایی های نامشهود به ویژه اطلاعات، دانش، دارایی های فکری و سرمایه انسانی محور ثروت آفرینی و موتور محرک توسعه اقتصاد جهانی می باشند (بطحائی، .(1385
نوناکا و تاکوچی در سال 1995 در کتاب معروف خود با عنوان "سازمان دانش آفرین"، برای اولین بار اصطلاح "مدیریت دانش" را بکار بردند که مقصود آنها از مدیریت دانش فرآیند کشف،کسب، توسعه و ایجاد، تسهیم، نگهداری، ارزیابی و به کارگیری دانش در سازمان از طریق ایجاد پیوند مناسب بین منابع انسانی، تکنولوژی و ایجاد ساختار مناسب جهت دستیابی به اهداف سازمان بود (عدلی،.(1384
در دهه های اخیر با ظهور و پیدایش اقتصادی های مبتنی بر دانش و دانایی، مدیریت دانش به یک موضوع بسیار جذاب مطالعاتی در دنیا تبدیل شده است (نتایج یک بررسی نشان می دهد که بیش از 20 نشریه تخصصی در زمینه مدیریت دانش یا موضوعات نزدیک و وابسته به آن وجود دارد ). هم چنین جستجوی عبارت "مدیریت دانش" در وب سایتهای مشتمل بر مقالات م؛م نشان می دهد که بیش از 10/000 مقاله در این خصوص وجود دارد در حال حاضر مدیریت دانش به عنوان یک پیشفبرنده استراتژیک به صورت عملی اعتبار و جایگاه مناسبی را بین مدیران و متولیان کسب و کار کسب کرده است و اغلب به عنوان یک توانمندساز کلیدی که می تواند فرصتهای مناسبی را جهت بهبود و ارتقا عملکرد و توسعه سازمان ها در عرصه کسب و کار فراهم سازد، شناخته می شود با توجه به آن که از یک سو دانش و تجارب سازمانی جزء دارایی های ارزشمند سازمان های امروزی قلمداد شده و موجب مزیت رقابتی میگردند و از سوی دیگر معمولا در اجرای فرایندها و پروژه های کاری و سازمانی دانش و تجربه ی زیادی ایجاد می شود که نیاز به مدیریت صحیح آن می باشد (جعفری،اخوان و اختری،(1390؛ لذا اسلوب، ابزارها، فناوری ها و روش های مدیریت دانش، به خصوص در شرکتهای کوچک و متوسط باید مورد توجه متولیان قرار گیرد
امروزه به کارگیری دانش و مدیریت موثر آن با توجه به حاکم شدن فضای کسب و کار دانش محور در سازمان الزامی بوده و عادت به یادگیری مستمر در کارکنان یک ضرورت اجتناب ناپذیر می باشد چرا که با تغییرات پیوسته و سریع عوامل محیطی نمی توان سازمان را با آموخته های گذشته اداره کرد و برای پاسخگویی سریع و موثر باید از ابزارهای دانشی موثرمتناسب با نیازهای سازمانی و محیطی بهره برد. در این مقاله تلاش شده است ابزارهای رایج مدیریت دانش جهت توسعه و گسترش دانش کاربردی در سازمان های به ویژه کوچک و متوسط معرفی گردند
-1مدیریت دانش و ابزارهای آن در سازمان
مدیریت دانش را بیش از آنکه یک فناوری یا محصول باشد، باید یک روش قلمداد کرد ارائه یک تعریف جامع و مانع از مدیریت دانش که مورد قبول تمامی صاحبنظران باشد، مشکل است . ) اما می توان با مرور تعاریف مختلف از ابعاد و جنبه های مختلف مدیریت دانش آگاهی و شناخت بیشتری حاصل نمود. در ادامه نمونه هایی از تعاریف اشاره شده است:
- مدیریت دانش، فرآیندی است که به سازمان ها در شناسایی، گزینش، سازماندهی، انتشار (انتقال) اطلاعات و تخصص های مهم که بخشی از حافظه سازمانی هستند و غالباً بصورت ساختارنیافته در سازمان وجود دارند، کمک می نماید
- مدیریت دانش عبارت است از آگاهی از دانش موجود در سازمان، خلق، تسهیم و انتقال دانش، استفاده از دانش موجود، کسب دانش جدید و ذخیره و انباشت آن که این اقدامات در فرآیند یادگیری سازمانی و با توجه به فرهنگ و استراتژی سازمان ها صورت می گیرد
- عبارت است از جمع آوری، توزیع و استفاده کارا از منابع دانش
- فرایند خلق، تائید، ارائه، توزیع و کاربرد دانش است
- مجموعه ای از رویه ها، زیرساختها و ابزارهای فنی و مدیریتی که به منظور خلق، تسهیم و بکارگیری اطلاعات و دانش در درون و بیرون سازمان ها طراحی شده اند
- یافتن راهی جهت خلق، شناسایی، شکار و توزیع دانش سازمانی به افراد نیازمند است (عبدالکریمی، (1382؛
فرایند تسهیل امور مربوط به دانش مانند خلق، ضبط، انتقال و استفاده از دانش می باشد
- تلاشی برای آشکار نمودن دارایی پنهان در ذهن اعضا و تبدیل این دارایی به یک دارایی سازمانی تا همه کارکنان سازمان به این دارایی دسترسی داشته باشند
- عملیات کشف، سازماندهی، خلاصه کردن و ارائه اطلاعات است به شکلی که معلومات کارکنان را بهبود ببخشد(
- عبارت است از کمک به سازمان ها در یافتن راه های نوین بهره جویی از دانایی آشکار که به صورت ثبت شده و مستند وجود دارد و دانایی نهان که در افکار و تجربیات انسان ها نهفته است(نعمتی،(1383؛
- عبارت است از چالش کشف دانایی های فردی و تبدیل آن به یک موضوع اطلاعاتی به نحوی که بتوان آن را در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره کرد، با دیگران مبادله نمود و در فرآیند کارهای روزمره به کار گرفت (زاهدی،(1381؛
- فرآیند گسترده ای است که امر شناسایی، سازماندهی، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمانی را مورد توجه قرار می دهد. راهی است که از گذر آن، سازمانها دانش را ایجاد، تسخیر، طبقه بندی، اصلاح، تسهیم و منتشر می کنند (فیضی،.(1383
با عنایت به تعاریف اشاره شده، مدیریت دانش،عبارت است از فرآیند تبدیل داده های خام به اطلاعات و سپس تفسیر آن به دانش و سازماندهی و انتقال و توزیع مناسب آن در میان کارکنان با هدف استفاده کاربردی از دانش جهت دستیابی به اهداف سازمان.
واژه ی "ابزار مدیریت دانش" گاهی در معنای ابزار فناوری اطلاعات نیز استفاده می شود. اما باید توجه داشت که مدیریت دانش مفهومی عام تر از فناوری اطلاعات است و مفاهیم فناوری اطلاعاتی و غیر فناوری اطلاعاتی هر دو را در بر می گیرد. بر طبق اعلام موسسه گالوپ در سال 2001 ، ابزار مدیریت دانش تنها ابزار مدیریت اطلاعات نیستند، بلکه باید توانایی اداره کردن توانمندسازها، گنجایش و محتوای اطلاعات را نیز دارا باشند
فهرستی جامع از روش ها و ابزارهای مدیریت دانش در جدول 1 آورده شده است:
جدول :1 فهرست روش ها و ابزارهای مدیریت دانش
-2دانش کاربردی و جایگاه و نقش ابزارهای معرفی شده در توسعه دانش کاربردی
در این مقاله رویکردی نسبت به ابزارها، روشها و فنون عمومی متداول در مدیریت دانش، به گونه ای که به سادگی قابل استفاده باشد، فراهم آمده است. هم چنین شناختی از کاربردهای ابزارها و روش های اصلی ای که به طور گسترده در اجرای مدیریت دانش سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند، در ادامه ارائه شده است.
یانگ (2010) فرآیند مدیریت دانش را در پنج مرحله زیر تشریح کرده است:
-1تشخیص دانش ؛ -2خلق دانش ؛ -3نگهداری دانش ؛ -4تشریک دانش ؛ -5بکارگیری دانش
برای هر مرحله در فرآیند مدیریت دانش پنج مرحله ای فهرستی از روش ها و ابزارهای پیشنهادی ارائه شده است:
شرح ابزارها و روش های مدیریت دانش:
-1طوفان فکری
راهی ساده برای کمک به گروه هایی از افراد به منظور ایجاد ایده های نو و غیر معمول است. هنگامی که نیازی به تعداد نسبتا زیادی از نظرها یا گزینه ها وجود داشته باشد، سودمند است. در این روش بر کمیت ایده ها تاکید می شود و در نهایت جلسه خلاقیت گروهی مدیریت شده تا گزینه های مناسب ایجاد شوند.
-2شکار آموزه ها و ایده ها
یکی از جوانب کلیدی مدیریت دانش روی دادن شکار آموزه ها و ایده ها به صورت جمعی تر و سیستماتیک تر است. به طور طبیعی ابزارهای الکترونیکی به دلیل سرعت بیشتر و دقت بالاتر و هم چنین ریسک کمتر در خصوص فراموش شدن و مورد غفلت قرار گرفتن، نسبت به ابزارهای مبتنی بر کاغذ ترجیح داده می شوند.
-3رایزنی و مشورت با همکاران
ابزاری است که توسط تیم پروژه برای درخواست یاری از همکاران و متخصصان موضوع در مورد موضوعات مهمی که تیم با آنها مواجه می شود، استفاده می گردد. به طور کلی مشورت با همکاران می تواند اطلاعات و دانش مورد نیاز پروژه را برای حل مسائل و مشکلات فراهم سازد.
-4مرور یادگیری
ابزاری است که برای کمک به یادگیری فردی و تیمی، طی فرآیند کار توسط تیم پروژه استفاده می شود. مرور و تکرار یادگیری میتواند به افراد و اعضاء در جهت حل مسائل و مشکلات کاری کمک شایانی کند.
-5مرور پس از عمل
روشی برای ارزیابی در هنگام پایان یک پروژه است و اعضای تیم را قادر می سازد آنچه را رخ داده، علت رخ دادن آن،و نحوه حفظ نقاط قوت و بهبود کاستی ها را برای آنها کشف نماید. مرور پس از عمل میتواند آموزه های مناسبی را در اختیار اعضای تیم پروژه قرار دهد.
-6داستان گویی
از زمان آغاز مدیریت دانش به عنوان ابزاری قدرتمند برای توزیع و انتقال دانش به ویژه دانش تجربی و ضمنی مورد استفاده قرار گرفته است. از این روش برای انتقال دانش متخصصان به افراد جوان استفاده می شود و ماندگاری یادگیری را در اعضای سازمان افزایش می دهد.
-7فضای کار مشارکتی ( از لحاظ فیزیکی)
چیدمان فیزیکی محل کار اثر مستقیمی در نحوه ارتباطات و تعاملات اعضای سازمان با یکدیگر دارد. فضای کار مشارکتی (از لحاظ فیزیکی) محلی برای تسهیل ارتباطات چهره به چهره اعضای سازمان جهت خلق و یا توزیع دانش می باشد.
-8محفل دانش
تشکیل محفل دانش در سازمان، روش مناسبی برای انجام بحث گروهی، تامل، توسعه دادن و توزیع هرگونه تفکر و بینش است که در سازمان های دانش مدار معمولا مورد استقبال کارکنان دانش مدار قرار می گیرد. قانون دائمی در مورد موقع استفاده و عدم استفاده از محفل دانش وجود ندارد و بستگی به فرهنگ و سلیقه سازمان دارد.
-9گروه های هم صنف
معمولا گروهی از افراد هستند که دغدغه ها و احساس مشترکی در مورد موضوعات و فیلدهای کاری دارند و تمایل دارند تجربیات و آموخته های خود را در خصوص کارهایشان با یکدیگر به اشتراک بگذارند و با تعامل منظم در نهایت یاد می گیرند که چگونه آن کار را بهتر انجام دهند.
-10رده بندی
عبارت است از بکارگیری روشی برای سازماندهی اطلاعات،مستندات،و کتابخانه ها و تخصیص دسترسی افراد به آنها به طریقی که تناقضی با حوزه اختیارات کارکنان و ساختار سازمانی ایجاد نکند.
-11طرح شایستگی دانشگر/کارنامه دانش
یک طرح شایستگی فردی برای کارکنانی است که می خواهند مهارت های کلیدی مورد نیاز برای تبدیل شدن به یک دانشگر موثر را توسعه بدهند. این کارنامه فردی دانش میتواند به افراد سازمان کمک کند تا بدانند چه دانشی دارند و چه دانشی را باید کسب کنند؟ نقاط قوت و ضعف ایشان در کارنامه دانش چیست؟
-12ترسیم نقشه دانش
فرآیندی که سازمانها می توانند توسط آن دارایی های دانش خود را،مانند افراد، فرآیندها، محتوی و فناوری شناسایی و دسته بندی کنند. این ابزار سازمان را قادر می سازد از تخصص های موجود مستقر در سازمان بهره گیری کند و در عین حال موانع و محدودیت های تحقق اهداف و مقاصد استراتژیک را شناسایی نماید.
-13مدل بلوغ مدیریت دانش
به سازمان ها کمک می کند تا پیشرفت خود را در اجرای مدیریت دانش با دقت بیشتری ارزیابی کنند. این ابزار باید
