بخشی از مقاله
ارتقاء محسوس بهره وری نیروی انسانی با تجزیه و تحلیل مشاغل
چکیده
تضمین کارآیی و اثربخشی مطلوب ، برون داد مورد انتظار مدیران از نظام های انسانی و سازمانی است که باید به شایستگی مدیریت شود. بهره وری زمانی تحقق می یابد که فرآیندهای کاری و رفتاری به خوبی اجرا شده به نحو سنجیده ای مدیریت گردند. جذب، نگهداشت و پرورش منابع انسانی اقداماتی تلقی می شوند که، مستقیما در تغییر میزان بهره وری ایفای نقش می کنند. هماهنگی مدبرانه بین عناصر متشکله سازمان خاصه نیروی کار از طریق تعمق بر وظایف محوله به مدد تجزیه و تحلیل شغل کسانی که، مجریان نقش های تعریف شده سازمان هستند، تاثیر به سزایی در محقق شدن بهره وری مطلوب سازمانی دارد ایجاد تناسب بین مشخصات شاغل به هنگام احراز و انتظارات درج شده در شرح شغلی که خود متناسب با فرآیندهای کاری عمیقا تحلیل شده باشد، مبنای انتظار بهبود بهره وری است. نمایش نقش اثرگذاری فرآیند سازمان یافته تجزیه و تحلیل شغل در قالب رویکردی علمی، در بهبود بهره وری، فضای محوری مقاله جاری را تشکیل می دهد.
مقدمه
مدیران همواره سعی دارند با بهره گیری از رویکرد های علمی، بهره وری سازمان را با تمهیدات گوناگون افزایش دهند. برای ایجاد بهره وری در سرمایه، نظامهایی سخت افزار محور را ساماندهی می کنند که، بر حذف یا کاهش تلفات ناشی از مواد و ماشین تمرکز بدارند. از نظام هایی استفاده می کنند از نوع نرم افزار محور که با توجه به بهره وری کل، بر حذف یا کاهش تلفات ناشی از تعامل نامناسب بین انسان، ماشین و مواد تمرکز داشته باشند. به سیستم هایی روی می آورند که محور تمرکز آنان افزار انسانی بوده، بر حذف یا کاهش تلفات ناشی از عملکرد انسان و بهره وری نیروی کار تمرکز دارند. در تمامی این گزینه های بهره ور ساز، مشارکت کارکنان به عنوان یک الزام بلاشرط در پاسخگویی به نیازهای سازمان اهمیت ویژه پیدا می کند. استمرار هر گزینه از نظام های اشاره شده علمی، انجام اقداماتی ویژه روی نحوه به خدمت گرفتن نیروی کار را می طلبد. لذا متناسب سازی ساختار سازمانی و توسعه منابع انسانی برای محقق شدن بهره وری تلاشها، فرصت مطلوبی برای دستیابی به بهره وری بالاتر فراروی مدیریت قرار می گیرد. برای موفقیت فرایندهای کسب و کار ، راهبرد کلان سازمان درباره کارکنان باید مبنی بر جذب و حفظ بهترین و مناسب ترین آنان باشد. پیروی از فرآیندی با ساختار سنجيده شده، سازمان را در تطبیق بهترین افراد با مطلوب ترین شغل ها یاری می دهد. کلید این موفقیت ایجاد هماهنگی بین صلاحیت ها، علایق و انتظارات کارکنان با شرایط و نیازمندیهای سازمان برای موقعیت های شغلی مورد نظر است (1)
فرایند هماهنگ سازی، نیازمند اطلاعات مفید درباره افراد، برای تعیین میزان توانایی، مهارت، تجربه، علایق و ظرفیت های آنان است علاوه بر آن، نیازمند اطلاعات مفیدی چون شرح وظایف، رویه های استاندارده، شرایط و مقررات سازمان مربوطه می باشد. در عمل ثابت شده بین کارمندانی که با شغل و سازمان خود هماهنگ اند و سایر کارمندان، تفاوت بسیاری وجود دارد(۲) مطالعات انجام شده روی گستره عواملی که بر بهره وری نیروی کار تاثیر می گذارند، گواه این امراند که، عوامل کوتاه مدت اثرگذار بر بهره وری که وزن و تاثیر محسوس تری دارند، غالبا به میزان انگیزه کارکنان برای کار و بهبود روشها و سیستم های جاری و گردش کار و تغييرات در میزان فشار کار و نوسانات تجاری بستگی دارد. اما مواردی که در بلند مدت تاثیر خویش را نشان می دهند نظیر ایجاد و توسعه محصولات جدید، معرفی روشهای تولید جدید، کشف منابع جدید، یافتن کانال های جدید بازاریابی ، عقلایی کردن ساخت اقتصادی به دقت متاثر از نقش و جایگاه شغلی فرد در سازمان دارد. براین اساس برای دستیابی به بهره وری مورد انتظار فر در سازمان، تعمق بر ریز نقش هایی که در شرایط مختلف به فرد محول می شود، از اهميت خاص پژوهشی برخوردار می شود. مقاله جاری هم خویش را معطوف کنکاش در این زاویه رشد دهنده بهره وری منبع انسانی خاصه با نگاه بر شغل نیروها نهاده است.
تجزیه و تحلیل شغل
در تعریف به مجموعه شرح خلاصه وظایف و مسئولیتهای شغل، رابطه آن با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن، و شرایط کار گفته می شود(۳). شغل نیز مجموعه وظایف و مسئولیتهایی است که انجام آن در سازمان به عهده فرد محول می شود. به روشهایی اطلاق می شود که اطلاعات و حقایق مربوط به کیفیت و ماهیت هریک از مشاغل سازمانی، شرایط انجام وظایف و مسئولیتهای آن را بطور نظام مند جمع آوری، مطالعه، تجزیه و تحلیل و یادداشت می کند (۴). این فرایند تخصصی عبارت است از کشف، مطالعه و ثبت جنبه های مشخص و اساسی هریک از مشاغل سازمانی. لزوم اجرای تجزیه و تجلیل مشاغل در شکل شماره1 نشان داده شده است.
مراحل اجرای موثر تجزیه و تحلیل شغل :
اقدامات ویژه ای برای ایجاد شناخت دقیق از زوایای مختلف شغل باید انجام گیرند همچون
١- مطالعه آئین نامه ها، خط مشیها و رویه های تشکیلات و ماهیت مشاغل موجود در سازمان
۲- تعيين منظور از تجزیه و تحلیل شغل و موارد استفاده آن
۳- جمع آوری اطلاعات در مورد شغل
۴- تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده
۵- تشخیص عوامل تشکیل دهنده شغل همچون اطلاعات شغلی، شرح و شرایط شغل
۶- تنظیم شرایط احراز شغل
۷- تهیه استاندارد عملکرد
۸- ارزیابی و اصلاحات لازم (۸)۔
کاربرد تجزیه و تحلیل شغل
منابع علمی انتشار یافته گواه این امر اند که، اطلاعات حاصل که از تجزیه و تحلیل شغل ، در امور گوناگون مربوط به مدیریت منابع انسانی، مورد استفاده قرار می گیرند همچون :
1- تهیه نمودار سازمانی و برقراری ارتباطات مطلوب
۲- تهیه شرح وظایف ، شرایط احراز شغل
۳- کارمندیابی
۴- تهیه خط مشی های کارکنان، برنامه ریزی نیروی انسانی و ترفیعات
۵- ارزیابی مشاغل و تهيه نظام عادلانه حقوق و دستمزد
۶- ارزیابی عملکرد و کارایی کارکنان
۷- بهسازی و آموزش
۸- تعیین و تهیه استانداردها و فعالیتها از طریق مطالعه حرکات و زمان سنجی
۹- برقراری سیستم ایمنی و بهداشت
۱۰- ارتقاء سطح تولید و افزایش بازدهی کار افراد تعمق بر هر یک از این محورها، زمینه ساز ایجاد درکی از وجود روزنه های بهبود دهنده بهره وری نیروی کار تلقی می شود.
تنظیم شرح و شرایط احراز شغل
اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل، به صورت شرح و شرایط احراز شغل، به فرمهای خاصی منتقل می گردند. در شرح شغل، وظایف، مسئولیتها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج می شود. شرایط احراز شغل، حداقل هایی است که متصدی باید دارا بوده تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به بیان دیگر، دانش، مهارت ها و توانایی هایی که برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است، در فرم شرایط احراز منعکس می شود و انتظار می رود کسی که دارای آن شرایط است، کار را بهتر از کسی که فاقد آنها است، انجام دهد. (۱۰) تنظيم شرایط احراز ، نقش مهمی در فرآیند انتخاب افراد ایفا می کند و با استفاده از آن می توان فردی را انتخاب و استخدام کرد که بیشترین شایستگی را برای تصدی شغل مورد نظر داشته باشد. فرم شرایط احراز شغل از یک طرف، راهنمایی برای کارمند یابی است و از طرف دیگر از آن در طراحی آزمونهای انتخابی، یعنی مواردی که توانائیهای متقاضیان شغل را می سنجد، استفاده می شود.
طراحی شغل
برای طراحی مشاغل، روش واحدی که همواره بتوان از آن استفاده کرد، وجود ندارد و در شرایط و موقعیت های گوناگون، طرحها و الگوهای متفاوتی به کار برده می شود؛ ولی معمولا از چهار روش، بیشتر استفاده می شود: ۱- روش مدیریت علمی، ۲- روش انگیزشی ٣- روش سیستمی، ۴- روش مبتنی بر ویژگیهای عامل انسانی (۵) | روش مدیریت علمی: رایج ترین شیوه برای طراحی شغل، که تیلور آن را پیشنهاد کرده است. (۷) او معتقد بود که تقسیم کاربر اساس تخصص باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد. در این نظریه، بهترین طرح برای هر شغل، آن است که حرکات اضافی برای انجام دادن آن را حذف کرده باشد. او نکات زیر را مورد توجه قرار می داد
شغل باید به وظایفی محدود شود که می توان به بهترین وجه از عهده شاغل باید فنون و مهارت های خاص هر شغل را آموخته باشد.
ابزار و وسایل کار باید در دسترس کارکنان قرار داده شود، به گونه ای که از تعداد حرکات غیر ضروری کاسته شود. روش انگیزشی بر اساس این روش، مشاغل باید به گونه ای طراحی شوند که باعث رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان گردند. این روش بر اساس نظریه های زیر پیشنهاد گردیده است و نظریه دو عاملی هرزبرگ غنی سازی شغل": هرزبرگ به دو عامل بهداشتی و انگیزشی عنایت داشته و معتقد است در حالی که فقدان عوامل بهداشتی باعث شکایت و نارضایتی می شود، وجود آنها تأثیری در رضایت یا ایجاد انگیزه ندارد. اما وجود عوامل انگیزشی -که به ماهیت کار بر می گردد- باعث رضایت شغلی و ایجاد انگیزه می گردد. (۱۱) روشهایی برای طراحی شغل، تحت عنوان کلی غنی سازی شغل به اجرا در می آید و با تفویض اختیاراتی به کارکنان، وظایفی که معمولا به عهده سرپرستان است به آنها واگذار می گردد. و نظریه فعال سازی: طرفداران این نظریه معتقدند که باید با ایجاد تنوع در کار و کاهش خستگی، کارکنان را فعال کرد تنوع در کار برای کاهش خستگی باید مبنای طراحی مشاغل باشد. گردش شغلی یکی از روشهایی است که به این منظور به کار گرفته می شود. (۸) و نظریه ویژگی های شغل: در آن اعتقاد بر این است که، کارکنان هنگامی برای انجام دادن کار انگیزه خواهند داشت که، احساس کنند شغل آنها با ارزش است و از چگونگی عملکرد خود باز خور می گیرند. بر خلاف نظریه هرزبرگ که در آن توصيه خاصی برای طراحی شغل ارائه نمی شود، در نظریه ویژگی های شغل، ابعاد کار در طراحی شغل مورد توجه قرار می گیرد
انجام کار باید به مجموعه ای از مهارتها و توانائیهای گوناگون و متنوع نیاز داشته باشد. هویت کار باید معلوم باشد. یعنی به جای جزئی از کار، کارکنان باید یک کار را به طور کامل انجام دهند. طراحی شغل باید به گونه ای باشد که فرد آزادی عمل و قدرت تصمیم گیری داشته باشد.
