بخشی از مقاله
بررسی نتایج حاصل از یک نظرسنجی بین المللی در خصوص امکان پذیري،مزایاو چالش هاي مدیریت IT و تحت وب پروژه هاي عمرانی
چکیده
در عصر حاضر شاهد استقرار سیستم هاي اطلاعاتی در جوامع پیشرفته بوده و هر روز سرعت تبادل اطلاعات بیشتر و بیشتر می گردد .این فرایند باعث شده تا زیر ساخت هاي اساسی بر اساس فن آوري در این جوامع شکل بگیرد.ابزارهايIT ازعلوم رایانه، ارتباطات و شبکه در دوقالب نرم افزاري و سخت افزاري تشکیل شده اند و امروزه کاربردهاي متنوع و گسترده اي از آنها درزمینه هاي مختلف مطرح شده است و به نقشی راهبردي در سازمان ها تبدیل گشته اند. یک پروژه نیازمند اطلاعات بسیاري است که از طریق فناوري اطلاعات به راحتی می توان به آنها دست یافت تا بتوان بر اساس آن منابع لازم را براي انجام پروژه تخصیص داد.بنابراین ابزارهاي IT می توانند در تغییر نحوه مدیریت یک پروژه نقش به سزایی داشته باشند و تعریف نوینی از مدیریت را تحت عنوان مدیریت الکترونیک یا مدیریت مجازي ارائه دهندکه همانا شیوه ایی از مدیریت است که در آن ارتباطات حضوري و رودررو با ارتباطات الکترونیکی و مجازي جایگزین می گردد.نظر به اینکه مدیریت پروژه هاي عمرانی یکی از مدیریت هاي بسیارهزینه بر در کشور می باشد لذا ابزارهاي فن آوري نقش بسیارمهمی را می توانند در تغییر شیوه مدیریت ازفضاي سنتی به فضاي الکترونیک با هدف بهینه کردن اهداف مدیریتی پروژه که همانا کاهش هزینه ،افزایش سرعت وبهبود کیفیت است داشته باشند.[1] دراین مقاله باتحلیل نتایج حاصله از یک تحقیق در غالب یک پرسشنامه بسته که توسط جامعه آماري نمونه که مدیران پروژه هاي عمرانی درچند کشور اروپایی و آسیایی که از شیوه هاي مدیریتی تحت وب و نرم افزارهاي مدیریت پروژه استفاده می نمایندو ازطریق ایمیل امکان دسترسی به آنان فراهم گردید،فرضیه هاي نفش ابزارهاي نوین در مدیریت IT به صورت آماري و براساس منحنی ها و جداول به اثبات خواهد رسید و امکانپذیري ، چالش ها و مزایاي این شیوه مدیریت پروژه مورد تحلیل قرارمی گیرد.
واژگان کلیدي
مدیریت الکترونیک ، ابزارهاي IT ، مدیریت مجازي ، سازمان مجازي ، سیستم اطلاعاتی
-1مقدمه
امروزه ابزار هاي فناوري اطلاعات ( I T) به عنوان ابزاري نیرومند و سرنوشت ساز در اختیار کلیه علوم قرار دارد. از آنجا که فعالیتهاي مختلف پروژه ها ماهیتی دانش محور و مرتبط با حجم وسیعی از اطلاعات دارد، به کار گیري فناوري اطلاعات در مدیریت پروژه، باعث کاهش درصد زیادي از هزینه پروژه و کاهش زمان اجراي آن شده و اثر بخشی آن را افزایش میدهد.با وجود مشکلات هزینه اي و زمانی بسیار زیاد پروژه هاي در حال انجام داخل کشورها (مورد مطالعاتی پروژه هاي عمرانی ) سعی بر آن می شود تا با نمایان ساختن نقش ابزار هاي IT در شیوه هاي مدرن مدیریت پروژه ها که می توان از آن مدیریت مجازي یا مدیریت الکترونیک نام برد، گامی موثر در راستاي کاهش هزینه و زمان اجراي پروژه ها بهره جست، تا با این کار بتوان هم پروژه هاي عمرانی کشور را در زمان کوتاهتري به انجام رساند و هم در هزینه هاي انجام پروژه صرفه جویی نمود[2]
-2اهداف تحقیق
اساسی ترین اهدافی که در این مقاله مد نظر می باشد و با مدل سازي یک پـروژه عمرانـی بـه شـکل پـایلوت بـه سیسـتم هـا و رونـدهاي مدیریتی ، سپس نتظیم پرسشنامه بسته جهت انجام تحقیق توصیفی – پیمایشی و تحلیل نظرخواهی ار اهالی فن در خصوص عملیاتی بودن ایده ها مورد بررسی قرارمی گیرد ، موارد ذیل می باشد.
هدف – 1 بررسی امکان سنجی اعمال شیوه هاي الکترونیکی مدیریت و به کارگیري ابزارهاي فن آوري اطلاعات در فازهاي اجرایی و روند هاي عملیاتی مدیریت پروژه هاي عمرانی هدف – 2 بررسی فرصتها ،مزایا و امتیازات حاصل ازمجازي نمودن روند ها و سیستم هاي عملیاتی پروژه با به کار گیري ابزارهاي فن آوري اطلاعات جهت تبدیل شیوه سنتی مدیریت پروژه به مدیریت الکترونیک هدف – 3 بررسی چالش ها ،موانع و مشکلات به کارگیري ابزارهاي فن آوري اطلاعات و مجازي نمودن روند هاياجراییعملیاتی – مدیریت پروژه هاي عمرانی هدف – 4بررسی راهکارها و پیشنهادات جهت بکارگیري شیوه مدیریت الکترونیک در پروژه هاي عمرانی
-3شیوه تحقیق
در این مقاله،ابتدا روش هاي مدیریت پروژه باارائه یـک مـدل جهـت مـدیریت پـروژه براسـاس تعاریف [8] PMBOK به روند ها و سیستم ها مورد بررسی قرار می گیرد.سـپس بـه معرفـی ابزار هاي توانمند IT و چگونگی کارایی این ابـزار در تغییـر شـیوه مـدیریت پـروژه از فضـاي سنتی به محیط الکترونیـک (تبـدیل مـدیریت سـنتی پـروژه بـه مـدیریت الکترونیـک پـروژه) و همچنین چگونگی امکان سنجی پیاده سازي روش هاي الکترونیکی در اعمال مدیرت پروژه ها و تاثیر مستقیمی که بر المان هاي هزینه /زمان و کیفیت می تواند داشـته باشـدخواهم پرداخـت.
در پایان حوزه هایی مختلف چگونگی به کـارگیري ابزارهـاي IT در مـدیریت پـروژه ازحیـث امکانپذیري،مزایا و فرصتها، معایب و چـالش هـا و روش هـاي پیشـنهادي جهـت تغییـر سـبک مدیریت پروژه و میزان تاثیر آن در کاهش هزینه ها ،افزایش کیفیت و کاهش زمان انجام پروژه که در واقع اهداف اصلی اعمال مدیریت الکترونیک (مجازي) می باشد از طریق تحلیـل نتـایج حاصله از تنظیم پرسشنامه بسته و توزیع آن بین اهل فن و افراد ذیصلاح که همانا مدیران پـروژه هاي عمرانی می باشند مورد نتیجه گیري قرار می گیرد.
-4 مدل سازي پروژه هاي عمرانی
1-4 فرآیند پروژه
معرفی و تشریح سیستم هاهمراه باروند هاي مربوطه درپروژه عمرانی مدلبراساسسازي شده دیدگاه : PMBOK
-1 سیستم تدارکات
-2 سیستم مدیریت و کنترل پروژه
-3 سیستم مکاتبات و مراودات
-4 سیستم حسابداري
-5 سیستم اطلاعات مدیریت
مدیریت تدارکات
دراین پروژه نمونه، مدیریت تدارکات از دو بخش خرید و انبارداري تشکیل شده است.[3]
بخش تدارکات نیز از قسمت هاي مختلفی ازجمله ثبت کالاهاي ورودي ، تحویل کالا در قبال برگه خروج کالا از انبار، اعلام نیاز خرید کالا، درخواست خرید کالاي درخواست شده در صورت عدم وجود مقدار مورد نیاز در انبار.
3-4 مدیریت زمان
در فازمدیریت زمان[4] ، جهت اعمال سیستم کنترل پروژه دو فعالیت تهیه برنامه زمان بنـدي و کنترل برنامه زمان بندي انجام می پذیرد
4-4 مدیریت ارتباطات
سیستم مکاتبات و مراودات در این پروژه پایلوت را مـی تـوان تشـکیل شـده از سـه نـوع رونـد مکاتبات دانست:
- مکاتبات مالی و قراردادي
- مکاتبات کارگاهی
این روند شامل روند اعلام و رفع مشکل اجرایی پیش آمده حین کار، روند تهیه وارسال نقشه هاي کارگاهی، روند اخذ تاییدیه مصالح مصرفی، روند اعلام و رفع نقص نقشه ها می باشد.
-اخذ مجوزهاي کاري
این روند شامل اخذ مجوز بتن ریزي و آزمایش جوش و تراکم می باشد.
4-4 مدیریت هزینه
درفازمدیریت هزینه[5] ،روند هاي موجود در سیستم حسابداري و کنترل هزینه شامل موارد ذیل می باشد:
بررسی مالی صورت وضعیت هاي پیمانکاران جزء
- بررسی حسابهاي کارپرداز
- تهیه لیست حقوق و دستمزد پرسنل دفتري و کارگري
- جمع آوري اسناد حسابداري خریدهاي انجام گرفته و درخواست و دریافت تنخواه پروژه
- تهیه لیست بیمه کارکنان پروژه
5-4 مدیریت کیفیت
درفازمدیریت کیفیت ،سیستم هاي اطلاعاتی پروژه در محیط الکترونیک [6] تعریف می گردند و نقش آنها در ارتقاء سطح کیفی پروژه بواسطه ابزارهاي IT که شـامل مجموعه نرم افزاري – سخت افزاري علوم رایانه و ارتباطات می باشد میسر مـی گـردد. سیسـتم اطلاعات مدیریت پروژه شامل موارد ذیل می باشد. سیستم اطلاعات مدیریت مواد و مصالح ، سیستم اطلاعات مدیریت فروشـندگان، سیسـتم اطلاعات مدیریت تجربیات کارهاي گذشته ، سیستم اطلاعات مـدیریت نیـروي انسـانی ، سیستم اطلاعات مدیریت زمانهاي صرف شده در روندها
-5تحلیل نتایج نظرسنجی
1-5 مقدمه
در این قسمت ، جهت نیل به اهداف ویژه بیان شده ، به نتیجه گیري از داده هاي جمع آوري شده از پرسشنامه و اطلاعات حاصل از تحلیل هاي صورت گرفته پرداختهذکر می شود.شایان است که موضوعاتی که در پرسشنامه توسط خبرگان و اهالی فن که داراي سابقه در شیوه مدیریت مجازي پروژه هاي عمرانی با بکارگیري نرم افزارهاي مدیریت پروژه بوده اند به نظرخواهی گذاشته شد و نتایج حاصل از آن در این بخش از تحقیق بمنظور نتیجه گیري نهایی و تحقق اهداف، مورد تحلیل قرار می گیرد، بر اساس مدل سازي هاي ارائه شده درقسمت قبل که در برگیرنده سیستم ها و روند هاي یک پروژه عمرانی پایلوت بود و در قالب چهارهدف کلی ذیل مطرح شد می باشد. [7]
هدف – 1 بررسی امکان سنجی اعمال شیوه هاي الکترونیکی مدیریت و به کارگیري ابزارهاي فن آوري اطلاعات در فازهاي اجرایی و روند هاي عملیاتی مدیریت پروژه هايجهتعمرانی.
بررسی چگونگی تحقق این هدف ، امکانپذیري اعمال شیوه مدیریت الکترونیک در17 روند به شرح ذیل در پرسشنامهسوال بسته ( الی (17 1 توسط خبرگان به نظرخواهی گذاشته شد.
.1روند انبارداري در سیستم تدارکات پروژه
.2روند خرید از سیستم تدارکات پروژه
.3روند تهیه برنامه زمانبندي در سیستم مدیریت و کنترل پروژه
.4روند کنترل برنامه زمانبندي در سیستم مدیریت و کنترل
-5 روند تهیه و ارسال صورت وضعیت را در سیستم مکاتبات
-6 روند اعلام و رفع مشکل حین اجرا در سیستم مدیریت و کنترل
-7 روند تهیه وارسال نقشه هاي کارگاهی در سیستم مدیریت و کنترل
-8 روند اخذ تاییدیه مصالح فنی در سیستم مدیریت و کنترل پروژه
-9 روند اعلام و رفع نقص نقشه ها در سیستم مکاتبات
-10 روند اخذ مجوز بتن ریزي در سیستم مکاتبات
-11 روند بررسی حساب هاي کارپرداز ها در سیستم حسابداري
-12 روند تهیه لیست حقوق و دستمزد پرسنل دفتري و کارگري در سیستم حسابداري
-13 روندجمع آوري اسناد حسابداري خریدهاي انجام گرفته و درخواست و دریافت تنخواه پروژه
-14 روندتهیه لیست بیمه کارکنان پروژه در سیستم حسابداري
.-15سیستم اطلاعات مدیریت مواد و مصالح
-16سیستم هاي اطلاعاتی جهت فراخوانی تجربیات گذشته
-17 قابلیت اعمال شیوه مدیریت الکترونیک در پروژه هاي عمرانی به طور کلی
هدف – 2 بررسی فرصتها ،مزایا و امتیازات حاصل ازمجازي نمودن روند ها و سیستم هاي عملیاتی پروژه با به کار گیري ابزارهاي فن آوري اطلاعات جهت تبدیل شیوه سنتی مدیریت پروژه وبه مدیریت الکترونیک (مجازي ). به منظور تحقق این هدف 5 مورد ذیل (سوال 18 الی (22 به عنوان امتیازات بهره مندي از شیوه نوین مدیریت ( مدیریت الکترونیک) در پرسشنامه بسته توسط خبرگان به نظرخواهی گذاشته شد.
-18کاهش زمان پروژه
-19 افزایش سرعت انجام پروژه
-20 کاهش هزینه هاي تجمعی پروژه
-21کاهش هزینه هاي ثابت
-22 افزایش کیفیت پروژه
هدف – 3 بررسی چالش ها ،موانع و مشکلات به کارگیري ابزارهاي فن آوري اطلاعات و مجازي نمودن روند هاي عملیاتی – اجرایی مدیریت پروژه هاي عمرانی در ایران . ). به منظور تحقق این هدف 5 مورد ذیل (سوال 23 الی (27 به عنوان چالش هاي اعمال شیوه نوین مدیریت) مدیریت الکترونیک) در پرسشنامه بسته توسط خبرگان به نظرخواهی گذاشته شد.
-23عدم وجود بسترارتباطات الکترونیکی و فقر زیرساخت هاي IT
-24عدم وجود سیستم هاي امنیتی قابل اطمینان
-25عدم آشنایی مدیران به روش هاي نوین مدیریتی
-26رسمی نبودن امضا الکترونیک در قرارداد ها و مکاتبات جاري الکترونیکی
-27عدم آشنایی پرسنل در گیر در پروژه به کاربرد ابزارهايIT در پروژه
هدف – 4بررسی راهکارها و پیشنهادات جهت بکارگیري شیوه مدیریت الکترونیک در پروژه هاي عمرانی کشور. به منظور تحقق این هدف 3 مورد ذیل (سوال 28 الی (30 به عنوان راهکارها جهت بهره مندي از شیوه نوین مدیریت ( مدیریت الکترونیک) در پرسشنامه بسته توسط خبرگان به نظرخواهی گذاشته شد.
-28پایه ریزي زیر ساخت هاي IT جهت مدیریت مجازي
-29آموزش هاي مدون مفاهیم IT و چگونگی کاربرد فن آوري اطلاعات در مدیریت پروژه
-30تضمین امنیت ارتباطات شبکه ایی در کشور
ضمنا بمنظور افزایش دقت نتایج حاصله اریب هایی مانند سن ، تجربه، شغل ، تجربه و میزان علاقه مندي به بررسی تاثیر ویژگی هاي فردي جامعه نمونه آماري برنحوه پاسخ دهی به کل سوالات و همچنین اهداف ویژه پرداخته می شود.لازم به یاد آوري است که جامعه آماري جهت این تحقیق مدیران ارشد پروژه هاي عمرانی در چندین کشور اروپایی و آسیایی می باشند ضمنا نمونه آماري انتخاب شده 30 نفر ، تعداد سوالات فنی پرسشنامه نیز 30 سوال و تعداد سوالات آماري مربوط به
ویژگیباشدهاي فردينیز 5 سوال می .
2-5 رابطه ویژگی هاي فردي کل پاسخ دهندگان با نظردهی به کلیه سوالات پرسشنامه
در این قسمت نتایج حاصل از رابطه ویژگی هاي فردي پاسخ دهندگان پرسشنامه با هر یک از سولات ( سوال 1 الی (30 با استفاده از نمودار هاي خطی ارائه می گرددهدف از جمع آوري این اطلاعات بررسی پارامترهایی که به عنوان اریب می تواند بر نظردهی کارشناسان تاثیرگذار باشد ، ضمنا راهنمایی جهت محققان آتی به منظور انتخاب بهتر نمونه آماري خود در تحقیقات مشابه باشد.شایان ذکراست که محور عمودي در نمودار هاي خطی نشان داده شده در شکل هاي شماره 2الی 6 بر اساس میانگین دیدگاه ها و نظریه هاي پاسخ دهندگان به هر یک از سولات مقیاس بندي شده است . به عبارت دیگر عدد 1 بیانگر دیدگاه کاملا موافق ، عدد 2 بیانگر موافق ، عدد 3 نیز مبین نه موافق و نه مخالف و عدد 4 نیز بیانگر مخالف بودن می باشد.محور هاي افقی نیز در هر یک از اشکال ذیل بر اساس نوع اطلاعات دموگرافیک پاسخ دهندگان به چند قسمت اصلی تقسیم شده است.
- ویژگی سن
ازنمودارهاي خطی نشان داده شده درشکل شماره 2 می توان نتیجه گرفت که پاسخ دهندگانی که در رده سنی 30 الی 40
