بخشی از مقاله
چکیده :
نظام فایو اس با ایجاد بعضی از تغییرات در نحوه مدیریت عمومی مجموعه و کنترل مسائل پیرامون فعالیت اصلی، تأثیر مستقیم و غیر مستقیم بر روند تولید کالا و ارائه خدمات می گذارد. در این نظام با استفاده از پنج اصل ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، استاندارد سازی، انضباط و نگهداری ، شرایط کلی شرکت برای تولید محصول و یا ارائه خدمات با سرعت و دقت بالا و حداقل هزینه ها و بازگشت سرمایه های بلا استفاده و یا کم استفاده که در روند فعالیت اصلی شرکت ایجاد شده است ، تلاش می شود سود دهی شرکت حداکثر گردد. این اصول پنجگانه نه تنها در قسمت های اصلی شرکت مفید هستند بلکه می توانند عملکرد واحدهای ستادی و سازمانی و اداری و عمومی را نیز تحت تأثیر قرار داده و عملکرد آنها را در راستای اجرای اهداف شرکت بهبود چشمگیری ببخشد. اصول پنجگانه فایو اس ارتباط بسیار نزدیکی با واحد مالی شرکت ها دارد به طوری که برخی از این اصول با مفهوم وجودی واحد مالی اجین شده اند مانند نظم و ترتیب، استاندارد سازی و انضباط و نگهداری. پیاده سازی این اصول به روش فایو اس در واحد مالی می تواند در کنار اصول حسابداری و مالی مکمل یکدیگر بوده و در حداکثر سازی بهره وری واحد مالی تأثیر داشته باشد.
کلمات کلیدی: بهروه وری، استاندارد سازی، نظام فایو اس، نظام آراستگی، حسابداری
مقدمه
هرگاه سخن از افزایش سود به میان می آید کاهش هزینه ها در اذهان متصور می گردد، در صورتی که جمله: " کاهش هزینه ها مساوی است با افزایش سود"همیشه درست نیست، مثلاً کاهش هزینه در واحد QS - کنترل کیفیت - باعث می شود تا اشتباهات انسانی یا ماشینی در خط تولید یا در واحد ارائه خدمات به بازار راه یافته و مشتریان اعتماد خود را نسبت به شرکت از دست بدهند، این موضوع باعث کاهش فروش و سود سالانه شرکت خواهد شد، در صورتی که کیفیت محصولات و مواد اولیه مصرفی و ... تغییری نکرده است. بالعکس انجام هزینه های بیش از حد متعارف در همین واحد، گام مثبتی برای افزایش فروش نبوده و فقط هزینه به شرکت متحمل خواهد نمود. در بازارهای رقابتی فشرده امروزی انجام بعضی از هزینه ها بر عکس مفهوم جمله فوق سودآوری شرکت را افزایش خواهند داد ، مانند هزینه بسته بندی، تبلیغات و... انجام یک سری هزینه ها نیز باعث کاهش سایر هزینه ها در شرکت می شود، یکی از مهم ترین این هزینه ها ایجاد واحد فایو اس در شرکت می باشد. فایو اس با تفکیک ضروی ها از غیر ضروری ها و شناسایی درست ضایعات و تبدیل آنها به نقدینگی و یا مواد اولیه و افزایش سرعت تولید و به طبع کاهش هزینه های ثابت هر واحد محصول و آموزش پرسنل می تواند میزان زیادی از هزینه های شرکت را کاهش داده و از سویی باعث فروش بیشتر گردد . در این مقاله ضمن ارائه تعریف کلی از مفهوم فایو اس ، به بررسی روشهای پیاده سازی و کارآمدی این روش و تأثیرات آن و نتایج پیاده سازی آن در واحد حسابداری شرکت خواهیم پرداخت.
تاریخچه :
نظام فایو اس مبتنی بر پنج اصل می باشد که همگی آنها بر مبنای کلمات ژاپنی و در تحریر انگلیسی با S شروع می شوند، از همین رو این نظام را فایو اس نامگذاری کردند. ژاپنی ها بعد از جنگ جهانی دوم و در طی مسیر بازسازی کشورشان و در نتیجه تحقیقات گسترده در کشورهای صنعتی با مقوله House Keeping - خانه داری صنعتی - در آمریکا آشنا شدند، آنها دریافتند که این روش تأثیرات عمیقی در صنایع کشورها دارد. ژاپنی ها بعد از بازدید از کارخانه هایی همچون مواد غذایی، تجهیزات پزشکی، کبریت سازی و ... دریافتند مواردی همچون رعایت نظافت، نظم و ترتیب، ایمنی ، استانداردهای از پیش تعریف شده برای کنترل ضایعات و انجام کارها بر مبنای انضباط عمومی می تواند احتمال بروز خطرات و هزینه های جاری واحد صنعتی را کاهش و بهره وری کارکنان را افزایش دهد. ارتقاء سطح کیفیت ، بالا رفتن سرعت عمل و بهبود شرایط تولید از دیگر مواردی بود که ژاپنی ها را تحت تأثیر قرار داد، این اصول تقریباً در تمام دنیا به اشکال مختلف و نام های مختلف وجود دارد که نظام فایو اس نتیجه بومی سازی خانه داری صنعتی توسط ژاپنی هاست. این نظام که در ایران بعنوان نظام آراستگی نام گرفته است در سال 1372 و با انتشار مقاله ای در ماهنامه تدبیر توسط آقای مجتبی کاشانی به ایران معرفی گردید، ایشان بعد از گذراندن یک دوره مدیریتی در ژاپن با این نظام آشنا و بعد از 7 سال بازدیدهای مکرر و تحقیقات بسیار و درک عمیق از این نظام به معرفی آن به صنایع ایران پرداختند.
اصول و اهداف نظام فایو اس:
فایو اس مبتنی بر 5 اصل ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، استاندارد سازی، انضباط و نگهداری است. این نظام با استفاده از این 5 اصل می کوشد تا اسباب و سازو کار اجرای منظم و هدفمند و مستمر را در فضایی آرام و پاکیزه فراهم سازد تا با افزایش نظم و یکپارچگی و تعریف استانداردها و از میان برداشتن هر آنچه دست و پا گیر است و پاکیزه سازی محیط و تفکیک اقلام ضروری از غیر ضروری و تعیین و تکلیف آنها سرعت حرکت سازمانی به سمت اهداف را بیشتر کند. این اصول باعث ایجاد وحدت و نظم درون سازمانی قابل توجهی در سازمان می شود به گونه ای که پرسنل نیز برای شغل و محیط کار خود احترام قائل می شوند و با انگیزه بیش تر به فعالیت می پردازند. تأثیر روان شناختی این 5 اصل بر دیدگاه پرسنل و همچنین اشخاص برون سازمانی و مشتریان غیر قابل انکار است. در شرکت هایی که ساماندهی شده اند و نظم و انضباط و پاکیزگی برقرار است و روش های کار استاندارد شده به پرسنل آموزش داده می شود کارمندان و کارگران بر این باورند که در شرکت قدرتمند و موفق مشغول به کار هستند، در چنین شرکت هایی پرسنل احساس امنیت شغلی بیش تری نسبت به شرکت های دیگر دارند و به آینده شرکت و آینده شغلی خود امیدوار ترند که این احساس تأثیر زیادی بر بهره وری شرکت خواهد داشت.
ساماندهی به منظور جداسازی اقلام ضروری از غیر ضروری و تعیین تکلیف آنها به کار می رود. این کار در خطوط تولید با انجام کارهایی از قبیل جداسازی ضایعات و تفکیک آنها، تعیین ماشین آلات و ابزار ضروری از غیر ضروری و ... انجام می گیرد. این اصل در واحد حسابداری به سه روش قابل اجرا است: -1 ساماندهی فیزیکی -2 ساماندهی عملکردی -3 ساماندهی سازمانی.
-1 ساماندهی فیزیکی:
-1-1 خارج کردن اسناد غیر پولی از واحد حسابداری:یکی از مفروضات حسابداری فرض واحد پولی است بدین معنا که تمام فعالیت های حسابداری بر مبنای واحد پولی و به صورت مالی خواهد بود . اما در این واحد معمولاً اسنادی از قبیل ریزمترها، موجودی های فیزیکی انبار و ... وجود دارد ، خارج کردن این اسناد از چرخه واحد حسابداری باعث روان تر شدن انجام امور خواهد شد.
-2-1 اسناد باطله: تمامی اسنادی که قابلیت اتکا ندارند و نمی توان آنها را بعنوان اسناد مالی در نظر گرفت و یا اصالت آنها مورد تأئید واحد حسابداری یا مدیریت نیست اسناد باطله تلقی می شود، خروج این اسناد ، باعث بالا رفتن دقت و سرعت پرسنل می گردد.
