بخشی از مقاله
چکیده
در هر سازمان اهداف هسته اصلی تمام وظایف و کارهای مدیران و کارکنان هستند. اهداف دقیقا مشخص می کنند که سازمان به کجا می خواهد برود و چه چیزی را باید به دست آورد. همچنین اهداف به مدیران این امکان را می دهند تا برنامه هایی را طراحی کنند که رسالت سازمان را به واقعیت تبدیل کنند. حال هر سازمان جهت تحقق این اهداف نیازمند تخصیصی منابع مالی - بودجه ریزی مناسب - می باشد. بنابراین ابتدا باید اهداف سازمان مشخص شود و جهت تحقق این اهداف شاخصهای کمی و قابل اندازه گیری مربوط به آنها تعیین شود سپس برنامه عملیاتی در راستای بهبود هر شاخص تدوین گردد و برای اجرای این برنامه های عملیاتی می بایست مسئول اجرای برنامه عملیاتی ، برنامه زمانبندی و مهمتر از هر چیز میزان بودجه مورد نیاز جهت تحقق آن مشخص گردد و این فرآیند همان برنامه ریزی استراتژیک با محوریت بودجه ریزی عملیاتی می باشد. در این مقاله ابتدا به تعاریف برنامه ریزی استراتژیک، ضرورت و مزایای استفاده از آن ، تعریف بودجه ، بودجه ریزی عملیاتی و ضرورت بودجه ریزی عملیاتی در سازمان ها می پردازیم. سپس سیر تکوین تدوین برنامه ریزی استراتژیک در شرکت توزیع نیروی برق استان لرستان و جایگاه بودجه ریزی عملیاتی در مراحل تدوین این اهداف را شرح میدهیم.
کلید واژه برنامه ریزی استراتژیک - بودجه ریزی عملیاتی- شاخص - برنامه عملیاتی
مقدمه:
هدف، موتور حرکت سازمان به سوی آینده و خلق فردای بهتر و روشنتر در دنیای امروز است. این هدفها نیستند که مسیر و آینده را روشن میسازند بلکه هدفها همچون نورافکنی مسیر سازمان را روشن کرده و به آن معنا می بخشند. بنابراین اهداف، عنصر اصلی برنامه ریزی بوده و برنامه ها برای دستیابی به آن طراحی و سپس اجرا می شوند. تمام کارها و وظایف مدیران سازمان، اعم از برنامه ریزی ، تصمیم گیری ، سازماندهی و کنترل ، به منظور دستیابی به این اهداف است. برنامه ریزی یکی از بنیادی ترین وظایف مدیریت است. برنامه ریزی عبارتست از اینکه از میان گزینه های مختلف رسیدن به اهداف، یک گزینه را انتخاب بکنیم.
این کار مستلزم مشخص نمودن هدفها و مقاصد سازمان، چگونگی دستیابی به آنها و تامین منابع مورد نیاز است. منابع مورد نیاز سازمان جهت دستیابی به اهداف عبارتند از : منابع انسانی، مالی، فیزیکی، تکنولوژیکی و...در این مقاله جایگاه منابع مالی در برنامه استراتژیک و چگونگی تخصیصی آن مورد نظر میباشد. در تعریف منابع مالی میتوان گفت پولی که مدیر و سازمان برای رسیدن به اهداف سازمانی بکار می گیرد منابع مالی می باشد. بخاطر اینکه منابع مالی سازمان برای بدست آودن منابع دیگر - انسانی، فیزیکی یا تجهیزات، تکنولوژی - بکار برده می شود، بقاء سازمان در گرو کافی بودن منابع مالی می باشد به همین علت تخصیصی منابع مالی یا همان بودجه ریزی دارای اهمیت می باشد.
برنامه ریزی استراتژیک:
برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است سازمانی برای تعریف راهبرد سازمان و تصمیم گیری برای چگونگی یافتن منابع مورد نیاز برای رسیدن به مقصود استراتژی، صورت میگیرد. این فرایند افراد و منابع را نیز شامل میشود.برای آنکه سازمان بداند به کجا خواهد رفت باید بداند اکنون دقاًی کجا قرار گرفته است. پس از آن باید آنچه میخواهد باشد را به درستی تعریف کرده و چگونگی رسیدن به آن جایگاه را مشخص کند. مستندات حاصل از این فرایند را برنامه ریزی استراتژیک سازمان مینامند.برنامه ریزی استراتژیک برای برنامه ریزی موثر به منظور تصویر کردن طرح و برنامه یک سازمان بکار میرود، اما هرگز نمیتواند مشخصا پیشبینی کند بازار در آینده دقاًی چگونه خواهد بود و در آینده نزدیک چه اتفاقاتی رخ خواهد داد. به هر رو، متفکران استراتژی در سازمان میباید استراتژیهای سازمان را بر اساس زنده ماندن در شرایط سخت طراحی کنند. درواقع برنامه ریزی استراتژیک به نوعی تصویر رسمی آینده سازمان است.
ضرورت برنامه ریزی استراتژیک اهداف استراتژیک به فعالیت ها، تلاش ها و حرکت سازمان
جهت داده و آن ها را در مسیر معین و مشخصی رهنمون می شوند. آنها دقیقا مشخص می کنند که سازمان به کجا می خواهد برود و چه چیزی را باید به دست آورد. همچنین اهداف استراتژیک به مدیران این امکان را می دهند تا برنامه هایی را طراحی کنند که به رسالت سازمان را به واقعیت تبدیل کنند.در واقع باید گفت که هدف استراتژیک سازمان، نوعی وضعیت مطلوب و مورد نظر است که سازمان قصد دستیابی به آن ها را دارد. در این زمینه نقش اصلی مدیریت ارشد سازمان ، تعیین اهداف عالی ، و مشخص نمودن مسیر مناسب جهت رسیدن به اهداف می باشد که میتوان گفت این مسیر همان برنامه ریزی استراتژیک می باشند.
یکی دیگر از دلایل اهمیت اهداف استراتژیک این است که به منظور سنجش اثر بخشی سازمان ، باید اهداف استراتژیک سازمان شناسایی، سپس عملکرد آن ها سنجیده و ارزیابی شود؛ زیرا اثر بخشی سازمان عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به اهداف استراتژیک مورد نظر خود نزدیک می شود. بنابراین ، همه سازمان ها باید در مرحله ای از زمان تعیین کنند که تا چه اندازه در جهت رسیدن به اهدافشان عمل کرده و تا چه میزان به موفقیت دست یافته اند.برنامه ریزی استراتژیک به آینده نگاه می کند و تصمیم گیری تصویری را از چگونگی رسیدن به برنامه ها ارائه می نماید تصمیم گیری به عنوان انتخاب یک فعالیت از گزینه های گوناگون تعریف شده که هسته برنامه ریزی می باشد. یک برنامه نمی تواند بدون وجود تصمیم ایجاد شود. تصمیم گیری یک مرحله از برنامه ریزی می باشد.از روش های شناخته شده در تعیین اهداف سازمانی که از دهه 1950 میلادی تاکنون از آن استفاده شده ، مدیریت بر مبنای هدف است ، که پیتر دراکر آن را طراحی کرده است.
روش مدیریت بر مبنای هدف ، عملا نیز بر این نکته تاءکید دارد که هر قدر سازمان ها در رسیدن به اهدافشان نزدیک تر باشند، اثر بخش تر هستند.اگر هدف های سازمان مشخص نشود، مسیر حرکت سازمان روشن نخواهد شد، و زمانی که مسیر حرکت سازمان و جهت فعالیت های آن مشخص نباشد، ابهام و سر در گمی سازمان فرا گرفته و کارکنان دچار بلاتکلیفی خواهند شد. بی تردید این مساءله ، کاهش میزان اثر بخشی سازمان را به دنبال دارد. در واقع بدون وجود برنامه استراتژیک سازمان به یک کشتی بدون سکان شبیه است. برنامهریزی استراتژیک جهت حرکت و مقصد سازمان را مشخص میکند. زمانی که افراد سازمان احساس کنند که میتوانند در تدوین برنامه استراتژیک موثر باشند، با انگیزهتر عمل کرده و تعهد آنها نسبت به سازمان افزایش مییابد. به این ترتیب آنها درمییابند که سازمان به دنبال چه اهدافی است.
مزایای برنامهریزی استراتژیک
-آمادهسازی سازمان برای پذیرش تغییرات داخلی و خارجی
-تبدیل سازمان به موسسهای فعال، تاثیرگذار و پیشرو به جای آن که سازمان تنها نسبت به وقایع واکنش نشان دهد.
-کسب حداکثر خروجی از تلاشهای سازمان
-آمادهسازی سازمان به منظور شناسایی، اولویتبندی و استفاده از فرصتها
-برنامهریزی موثر برای تخصیص منابع و زمان
-فراهم آمدن چارچوبی برای ایجاد ارتباط بین اعضای سازمان
تعریف بودجه:
بودجه عبارتست از یک ابزار مدیریتی برای طراحی فعالیت های آینده مدیریت که شامل برآورد فروش, هزینه ها, ارائه خدمات و غیره می باشد. بودجه بندی برای مشخص کردن نتایج مورد انتظار کسب و کار و خطوط عملیاتی ممکنی که در آینده باید برای دست یابی به این نتایج پیموده شود انجام می شود. بودجه بندی را می توان به صورت »پیش بینی برنامه عملیات بر اساس بازدهی مورد انتظار عملیات« تعریف نمود.[1]بودجه باید بر اساس نیازهای برآورد شده آتی برای یک دوره زمانی مشخص بنا شود. بودجه باید با کمک اطلاعات آماری قبلی آماده شود. بنابراین بودجه بندی را همچنین می توان به صورت زیرتعریف نمود : پیش بینی و طرح ریزی دوره زمانی بعدی با استفاده از تجربه قبلی و گرایش های بازار و موقعیت فعلی بودجه از پیش استانداردهای عملکرد را برای هدایت کوشش ها و فعالیت ها در کسب و کار تأمین می کند. از آنجا که بودجه ها استاندارد های عملکرد را تأمین می کنند, در نتیجه تبدیل به مبنائی برای کنترل می شوند.
کنترل مورد استفاده برای اجرای بودجه »کنترل بودجه« نامیده می شود. بنابراین بودجه بندی به نقش برنامه ریزی مدیریت مربوط می شود, در صورتی که » کنترل بودجه« شامل نقش کنترل در سازمان می شود.بودجه ریزی عملیاتی بودجه ریزی عملیاتی عبارتست از برنامه سالانه به همراهبودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هربرنامه و نتایج به دست آمده از آن برنامه را نشان می دهد . این بدان معناست که با هر میزان مخارج انجام شده در هر برنامه ، می بایستی مجموعه معینی از اهداف تحقق یابند.[2]بودجه ریزی عملیاتی یک برنامه تلفیق عملکرد سالانه و بودجه سالانه می باشد که روابط بین سطح اعتبارات برنامه نتایج مورد انتظار را نشان میدهد . همچنین تاکید می کند که یک هدف یا مجموعه ای از هدفها باید با مقدار معینی از اعتبارات بدست آید. یک بودجه عملیاتی علاوه بر تخصیص هزینه های فعالیت ، همه فعالیتهای - مستقیم و غیر مستقیم - مورد نیاز برای پشتیبانی یک برنامه را تعریفتعیین می کند.[3]
ضرورت بودجه ریزی در سازمان ها
