بخشی از مقاله
چکیده:
هدف این مقاله تجزیه و تحلیل سیستم ها و نقش آن در توسعه مدیریت سازمان ها ، فرهنگ ، اداره ها ، شرکت ها ، اجتماعی و اقتصادی از دیر باز مورد بحث و گفتگوی جوامع بشری ، بوده است . از سویی، توسعه یک جریان چند بعدی است که شامل تجدید سازمان و نوسازی تمام سیستم های سازمان های فرهنگی ، اقتصادی ، اجتماعی و... می گردد . این نوسازی علاوه بر بهبود درآمدها و تولید ، دربرگیرنده تغییرات بنیادی در ساختارهای سازمانی ، اجتماعی ، فرهنگی و اداری نیز می گردد . در بررسی حاضر تلاش می شود ، نقش میزان تجزیه و تحلیل ، برنامه ریزی و رابطه آن با توسعه و تأثیر منابع انسانی بر آهنگ توسعه مورد بررسی قرارگیرد . عامل اساسی مورد نیاز برای نظم بخشیدن به هر سیستمی ، اطلاعات دقیق و به موقع می باشد و با بررسی و تحقیق پیرامون تجزیه و تحلیل سیستم ها، بهترین و مؤثرترین روش تعیین گردد . تا سازمان به هدف های بلند مدت خود دست پیدا کند و به مدینه ی فاضله برسد و به جامعه ای ایدال و مورد قبول دست پیدا کنیم . تجزیه و تحلیل سیستم ها دو بال برای پرواز در آوردن ، کیفیت آموزش و رشد تعالی جامعه است .
کلمات کلیدی : تاریخچه تجزیه و تحلیل سیستم ، سیستم، تجزیه و تحلیل سیستم ، سیستم در سازمان ، مفهوم تجزیه و تحلیل سیستم
مقدمه
در خصوص این که دیدگاه سیستم می تواند بصیرت کاملی در مورد کار کردهای سازمان ارائه می دهد ، نوعی توافق عمومی بین نظریه پردازان سازمانی وجود دارد . دیدگاه سیستمی چگونه می تواند به شما در درک بهتر آنچه را که سازمان انجام می دهند ،کمک کند . سیستم عبارتست از اجزاء متعامل و دارای وابستگی متقابل که به نحوی تنظیم شده اند که یک کل مجزا از تک تک اجزاء را به وجود می آورند ، جوامع بشری نوعی سیستم هستند . اتومبیل ها ، گیاهان و بدن انسان ها نیز نمونه هایی از انواع سیستم ها هستند . این سیستم ها ، نهاده هایی را به دست می آورند ،و پس از تغییر و تبدیل آن ها ستاده هایی را تولید می کنند .
ویژگی منحصر به فرد دید گاه سیستمی ، نحوه ارتباط اجزاء با خود سیستم است . هر سیستمی از طریق دو نیروی متضاد تفکیک و ادغام شناخته می شود. در یک سیستم ، وظایف تخصصی تفکیک می شوند تا جایگزین الگوهای کلی مبهم شوند. برای مثال در بدن انسان شش ها ، قلب ، کبد هر کدام وظایف جداگانه ای دارند . به طور مشابه سازمان ها نیز ، بخش ها ، قسمت ها و واحدهایی مجزا برای انجام وظایف مختلف و تحقیق فعالیت های تخصصی خود دارند . در عین زمان به منظور برقراری وحدت درون سیستم و همچنین یکپارچگی بین اجزاء تفکیک شده و تشکیل یک کل مستقل ، هر سیستمی در کنار فرآیند تفکیک یک فرآیند ادغام متقابل را نیز ایجاد می کند . به طور معمول این ادغام در سازمان ها از طریق به کار گیری روش هایی نظیر هماهنگی بین سطوح سلسله مراتب سازمان ، سرپرستی مستقیم ، تدوین قوانین ، رویه ها و خود نیازمند فرآیند تفکیک بوده و از طرفی جهت حصول اطمینان از این که سیستم به عناصری مجزا که ارتباطی با هم ندارند ، تقسیم نشده است نیاز مند فرآیند ادغام است . هر چند سازمان ها از قسمت ها و یا سیستم هایی فرعی تشکیل شده اند ،خود سازمان ها نیز سیستمی فرعی از سیستم های بزرگتری به حساب می آیند ، همان طوری که قلب انسان ، یک سیستم فرعی از سیستم فیزیولوژی بدن انسان است .
بدین ترتیب نه تنها سیستم ها ، بلکه سیستم های فرعی و اَبر سیستم هایی نیز وجود دارند. طبقه بندی این سه ، براساس واحد تجزیه و تحلیل صورت می گیرد . اگر توجه ما یک دانشکده معطوف شود و آن را یک سیستم بنامیم دانشگاه یک اَبر سیستم محسوب می شود و بخش های درونی دانشکده نظیر حسابداری و مدیریت سیستم های فرعی به حساب می آیند. - الوانی- دانایی فرد ، . - 29 -30 : 1394 ترکیب ایده های تبلور ، فایول و وبر با نتایج حاصله از مطالعات هاثورن ما را به این نتیجه رهنمون می کند که سازمان ها سیستم های تلفیقی هستند . سازمان ها تلفیقی از وظایف و افراد هستند که باید یک حالت تعادل بین این دو حاصل شود.
با توجه صرف به مشاغل فنی ،یا نیازهای افرادی که وظایف را انجام می دهند ،بهینه سازی کامل سیستم حاصل نخواهد شد . بنابراین مدیران ملزم به سازماندهی الزامات وظیفه ای و همچنین برآورده ساختن نیازهای افرادی هستند که وظایف مذکور را انجام می دهند. چستر بارنارد این نظریه را که سازمان یک سیستم تلفیقی 1است ،اعتبار بخشیدن . وی نظرات خود را در کتابش تحت عنوان وظایف مدیران ، که حاصل سال ها تجربه در سر پرستی شرکت تلفن و تلگراف نیوجرسی بود ، ارائه داد. - الوانی- دانایی فرد ، . - 52 : 1394 منظور از روش سیستمی این است که به جای تک تک مشاغل ، سیستم کار به نحوی طراحی شود که ابعاد اجتماعی و فنی کار ، مکمل یکدیگر باشد 2 در روش سیستمی ، کار از نظر کارکنان ، سرپرستان ، مدیران و مسئولان سازمان و هر کس دیگری که به نحوی در نتایج حاصل از کار ذی نفع می باشد بررسی می شود و تأثیر فعالیت و عملکرد هر یک گروه ها در فرایند کار مورد بحث و تبادل نظر قرار می گیرد .
براساس اطلاعاتی که از این طریق جمع آوری می شود ، سیستم کار طوری طراحی می گردد که هم نیاز های انسانی و اجتماعی کارکنان برآورده شود و هم ضرورت های فنی کار انجام گیرد. از نظر کارکنان ، شغلی خوب است که پیش پا افتاده و عادی نباشد و انجام آن تا حدودی به توان فکری نیاز داشته باشد ؛ تا حدودی در آن تنوع و آزادی عمل وجود داشته باشد ؛ وجهه اجتماعی خوبی داشته باشد و امکان پیشرفت شاغل را فراهم کند . با توجه به این ضوابط ، سیستم کار باید طوری طراحی گردد که آن دسته از کارکنانی که خواهان مسئولیت بیشتر ، مشارکت در تصمیم گیری ها و رشد و پیشرفت در سازمان هستند ، امکان دستیابی به این اهداف را داشته باشند .
البته ذکر این نکته ضروری است که همه افراد مسئولیت پذیر نیستند و ارزش و اهمیت مشارکت در امور برای همه یکسان نیست . با این حال در روش سیستمی سعی می شود تا علی رغم این قبیل تفاوتهای انفرادی در میزان انگیزه ی کارکنان ، سیستم کار به صورت مناسبی طراحی گردد. در روش سیستمی ، مانند روش مدیریت علمی ، هدف این است که کارآیی عملیات افزایش یابد ، ولی بر خلاف روش مدیریت علمی به جای توجه به افزایش کارآیی در تمام شغل ، به وظایفی توجه می شود در باره نحوه انجام دادن این وظایف ، تصمیم گرفته هر ونهگ اشتباهی را خود ، در مبدأ ، اصلاح کنند . بدین ترتیب مثلاً به جای این که واحدی در سازمان برای کنترل کیفیت کالا ایجاد شود ، کارگری که کالایی را تولید می کند ، خود مسئول حفظ کیفیت و رفع عیوب آن می گردد. طراحی سیستم کار به این شکل ، تصمیم گیری برای رفع مشکل را در پایین ترین سطح ، یعنی منشأ ایجاد آن ، امکان پذیر می کند . - سعادت ، . - 53 - 54 : 1394
تاریخچه تجزیه و تحلیل سیستم
نظریه سیستمها به مفهوم عام آن ، از جدید ترین دیدگاه های بشری است که به دنبال منطق ارسطویی و منطق تجربی ، تحت عنوان منطق سیستمی ارائه شده است . نگرش سیستمی یا کل نگری تجزیه گرایی نسبت به پدیده های هستی مطرح شده است. نگرش تجزیه گرایی به دنبال شناخت پدیده ها ، از طریق تجزیه اجزاء شناخت خصایص و مشخصات آن ها بوده است. و حال آن که نگرش سیستمی ، یا روش کل نگری ، به کل هر پدیده عنایت دارد و لذا روش سیستمی ، یک روش کل نگری ، گسترده نگر و عنایت نگر است .در اداره سازمان های مختلف اجتماعی ، و به دنبال تئوری ها و شیوه مختلف مدیریت و نظریه های سازمانی ، در دهه ی اخیر ، از تئوری سیستمی بهره گرفته شده است .
لذا گفته می شود که : هیچ اندیشه ای همچون تفکر سیستمی توجه مدیران و صاحبنظران مدیریت را به خود جلب نکرده است. - صافی ، : 1368 . - 109-110 شاید هیچ یک از تئوری ها در جریان دانش مانند نظریه ی سیستم ها تا این حد مبهم و پیچیده و دارای استعمال بسیار نبوده است . علل ابهام و پیچیدگی این است که از این نظریه در سطوحمختلف استفاده به عمل می آید ، مثلاً دانشمندان و متخصصان فنی ضمن ملاحظه ی لوازم و ماشین ها به صورت سیستم از این نظریه در خود کار ساختن وسایل فیزیکی در کارخانجات و غیره بهره می برند . دانشمندان مدیریت علمی و روش ها مقداری از نظریه ی سیستم ها در سطح عمل و سازمان استفاده کرده و شیوه هایی مانند روش ارزشیابی و بررسی برنامه 3و بودجه ی برنامه های سیستمی 4به وجود آورده اند . از طرف دیگر بعضی از دانشمندان معاصر جامعه شناس عوامل شکل دهنده ی سازمان جامعه را در سطح مجرد در قالب نظریه ی سیستم ، تجزیه و تحلیل نموده اند 5 ، حتی بعضی دیگر از دانشمندان کوشیده اند که نظریه ی سیستم ها را در حد بین مجرد و عمل ارائه دهند 6در اهمیت این نظریه همین بس که اکتشافات اخیر فضایی ، بدون استفاده شیوه های مولود نظریه ی سیستم ها امکان پذیر نبود. استفاده از مغزهای الکترونیکی و کلیه ی سیستم های خودکار بر مبنای نظریه ی سیستم ها استوار است . سیستم ها در موارد گوناگون استفاده به عمل می آید .
به طوری که شاید کمتر موردی را بتوان مشاهده کرد که نتوان از نظریه ی سیستم در آن استفاده کرد . از بررسی یک ذره ی اتم گرفته تا ساختمان یک موتور اتومبیل ،دستگاه های مختلف بدن ، سازمان یک شهرداری کوچک ، یک بیمارستان ، تشکیلات وسیع شهرداری تهران ، سازمان و تشکیلات کل کشور ایران تا کره ی زمین و منظومه ی شمسی و کلیه ی موجودات قابل تصور ، از این نظریه می توان استفاده کرد. نظریه ی سیستم ها یک پدیده ی تصوری یا به عبارت دیگر روشی از فکر کردن است . نظریه سیستم ها جدیدترین و کامل ترین منطقی است که بشر برای ، ملاحظه و بررسی و قضاوت در باره ی پدیده های اطراف خود اختراع کرده است . این نوع طرز فکر از دید فلسفی با اصول دیگری همراه است - صادق پور- مقدس،. - 15 - 16 : 1369 در عصر صنعتی ، »سرمایه «منبع استراتژیک به شمار می آمد ؛ در حالی که در عصر اطلاعات ، »دانش« منبع استراتژیک است . صاحب نظران ، عمری پنجاه ساله را برای عصر اطلاعات تخمین زده اند . در این دوره توان »تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم « بیش از هر زمان دیگری حائز اهمیت است ؛ زیرا ماهواره ها و سایر شبکه های ارتباطی ، کره زمین را به یک دهکده کوچک تبدیل کرده اند . - رضائیان ، - 7 : 1393
مفهوم تجزیه و تحلیل سیستم
تجزیه تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده سیستم و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزاء آن؛ به منظور دست یابی به مبنایی جهت طرح و اجرای یک سیستم مناسب تر است. تجزیه و تحلیل به ما کمک می کند تا موقعیت فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم، از جریان کار مطلع شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائی ها و
