بخشی از مقاله
چکیده
در علم مدیریت، اموری چون ارتباطات انسانی، عوامل موثر بر ارتباطات، گروههای رسمی و غیررسمی، روشهای بهبود ارتباطات و رفع موانع ارتباطی در سازمان حائز اهمیت است. امروزه بخش عمدهای از اوقات روزانه افراد صرف ارتباط با دیگران میشود و ارتباط درست، عامل مهمی در موفقیت اشخاص و در نهایت رسیدن به اهداف سازمان است. موفقیت هر سازمانی در حقیقت مرهون موفقیت کارکنان آن مجموعه در انجام امور محوله است، در نتیجه روشهای برقراری ارتباط موفق از مهمترین مواردی است که باید به آموزش آن پرداخت.
واژه های کلیدی: ارتباط اثربخش سازمانی، شخصیت
مقدمه و بیان مسئله
دنیای امروز مملو از تغییرات سریع و لحظهای است. عناصر بسیاری در ارکان جامعه دچار دگرگونی شده و انسان در اثر پیشرفتهای سریع علوم و تکنولوژی، با وضعیتی روبرو شده که کمتر شباهتی با گذشته دارد. علم مدیریت نیز از این قاعده مستثنی نیست و تحولات بسیاری داشته است. مدیریت، پا به عرصه نوینی از حیات خود گذاشته و در پاسخ به چالشهای محیطی به جستجوی روشهای تازه پرداخته است. تحول در نحوه نگرش به سازمان، یکی از تحولات اساسی است که در علم مدیریت ایجاد شده است. سازمانها تا چند دهه گذشته به عنوان ابزارهایی برای ایجاد هماهنگی بین افراد و کنترل افراد در راستای دستیابی به اهداف بودند ولی امروزه سازمانها، با نگرش وسیعتری درنظر گرفته میشوند و به مفاهیمی چون فرهنگ و ارتباطات سازمانی توجه ویژهای میشود. همچنین رفتارهای سازمانی مانند ارتباطات درون و برون سازمانی نیز از جمله مواردی هستند که بسیار مورد توجه قرار گرفتهاند.
بسیاری از دانشمندان و محققان علم مدیریت در دو دهه گذشته، به بررسی نقش فرهنگ و ارتباطات در عملکرد سازمانها پرداخته و تحقیقات و مطالعات فراوانی نیز در این زمینه انجام گرفته است. ارتباطات سازمانی تبدیل به یک موضوع پیچیده شده و نقش آن در عملکرد سازمان بسیار حائز اهمیت قلمداد میشود. شایان ذکر است که توجه به فرهنگ و ارتباطات سازمانی منحصر به مراکز دولتی و یا علمی نیست، بلکه سازمانهای تجاری و تولیدی نیز از این مقوله بعنوان کلید موفقیت یاد نمودهاند. بطوریکه میتوان گفت ارتباط، برای هماهنگی فعالیتهای گروهی، اجرای وظایف رهبری و انجام وظایف مدیریتی لازم است. بنابراین مدیرانی که مدیریت خود را با توجه به مفاهیم ارتباطات سازمانی اعمال نمایند به وضوح از موفقیت بیشتری برخوردار خواهند گردید - اپلبام، . - 1998
مجموعه یا سازمان
توضیح مفاهیم سازمان و ارتباطات، برای بررسی دقیقتر مفهوم ارتباطات سازمانی لازم و ضروری است. سازمان، مجموعهای اجتماعی، هدفدار و وظیفه مدار است که هر کدام از اعضای آن دارای هدفهای فردی بوده و کل مجموعه به عنوان یک نظام، دارای اهداف سازمانی میباشد. این مجموعه برای انجام فعالیتهایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است. هیچ سازمانی نمیتواند در خلاء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد، بلکه همهی سازمانها توسط محیطهای اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر میگذارند و هم از آنها تاثیر میپذیرند احاطه شدهاند. دو مفهوم مهم برای هریک از افراد یک سازمان وجود دارد؛ الف - مفهوم سازمان که حیاتیترین امر در فرایند شغلی هر فرد است و ب - مفهوم ارتباط که یک عنصر منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه فرد برای ارتقاء و پیشرفت سازمان است - رضائیان، . - 1385
ارتباط
انسان موجودی اجتماعی است و لازمه اجتماعی بودن، داشتن ارتباط با سایرین است. برای اینکه اندیشه آدمی به واقعیت بپیوندد باید برنامهای وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه مییابد باید با افرادی که درگیر اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات، وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار رفته و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف میشود. همچنین سرآغاز کلیه وظایف یک مدیر ارتباط است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات و انتقال آنها ممکن نیست. و اما ارتباط چیست؟ ارتباط عبارتاست از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درک آن توسط شخص گیرنده یعنی انتقال و سهیم شدن در اندیشهها و عقاید و واقعیتها به گونهای که گیرنده، آنها را دریافت و درک کند. به عبارت دیگر، ارتباط فرایندی است که به وسیله آن افراد درصدد برمیآیند تا در سایه مبادله پیامهای نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند. برای ارتباط تعاریف دیگر نیز آمده است: ارتباط عبارت است از فرایند انتقال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر. ارتباط عبارت است از فرآیند انتقال اطلاعات، معانی و مفاهیم و احساسها بین افراد در سازمان با واسطه یا بدون واسطه. و یا اینکه ارتباط عبارت است از توزیع اطلاعات به منظور هدایت رفتار سازمانی - دعایی، . - 1373
ارتباطات سازمانی
در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است: هدفمندی، ساختارمندی، وظیفهمداری و محاط بودن در یک سازمان. در این زمینه تعاریف متفاوتی برای ارتباط سازمانی وجود دارد، در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته میشود، عناصر ارتباط به این صورت است: ارتباط یک وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودی است، کانال ارتباطی همواره به صورت کتبی و سبک ارتباط به صورت رسمی است. در رویکردهای روابط انسانی و منابع انسانی که به نیازهای کارکنان و تاثیر رضایتمندی بر میزان بهرهوری توجه میشود؛ ارتباط علاوه بر وظیفه، وضعیتی اجتماعی و ابتکاری دارد. مسیر ارتباط به صورت عمودی، افقی و یا گروهی میباشد. در این رویکردها کانال ارتباط نیز اغلب حالت رودررو و بدون محدودیت داشته و سبک ارتباط شکل غیر رسمی را دارا میباشد. در مقابل این مکتب میتوان به رویکردهای سیستمی، فرهنگی و انتقادی اشاره کرد. در رویکرد سیستمی، سازمان به عنوان یک موجود زنده دیده میشود که هم بر محیط اثر میگذارد و هم از آن تاثیر میپذیرد و این دیدگاه که متاثر از نظریه عمومی سیستم هاست، هر مجموعه را دارای اجزایی میداند که وجه اشتراک آنها نظم سلسله مراتبی، وابستگی به یکدیگر و مرزهای نفوذپذیری است. به علاوه، نظام، دارای فرایند داده و ستاده و بازخورد است. نوربرت ونیرا 1969 - ، نقل از آپتر، - 2013، ویژگیهای هر نظام را به چهار دسته کلی مجموعه، هم پایانی، آنتروپی منفی و تنوع الزامی، تقسیم بندی میکند. در این رویکرد، سازمان عبارت از یک کل با اجزای پیوسته و متشکل از افراد انسانی، سازمانهای رسمی و غیر رسمی، روشهای رهبری و روابط انسانی حاکم بر محیط فیزیکی و افراد آن مجموعه است.
ارتباطات سازمانی را میتوان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویکرد محیط درونی و بیرونی سازمان دارای فرهنگی قوی یا ممتاز و متشکل از عناصری چون ارزشها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته میشود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوانسالار سازمانی دارای ارزش بیشتری است. در این رویکرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد. همچنین میتوان گفت که ارتباطات سازمانی فرایندی است که به وسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی به افراد و ارگانهای مختلف داخل و خارج سازمان راهاندازی میکنند. ارتباطات، نظامی برای هماهنگی و یکپارچه سازی و ایجاد زمینه مشترک برای فعالیت سازمان و در نهایت افزایش بهره وری سازمان است. میتوان یک سازمان را به بدن انسان تشبیه کرد که مدیریت، سر آن است، یعنی سازمان یک موجود زنده و نظم یافته است. همانطور که بدن انسان برای انتقال پیامهای مغز به سیستم عصبی تکیه دارد ، یک سازمان هم به ارتباطات سازمانی برای رسیدن به اهداف خود نیازمند است. اگر در بدن انسان، اختلال فیزیکی یا عصبی به وجود بیاید یعنی مانعی در راه جریان آزاد پیام ها ایجاد شود، عواقب منفی به دنبال خواهد داشت به همین صورت اگر مشکلی در ارتباطات
