بخشی از مقاله
چکیده
واژه حاکمیت با توجه به رشد شرکتهای پروژه محور در سراسر جهان و همچنین نقش روز افزون مدیریت پروژهها در تحویل محصول، مورد توجه بسیاری از محققین است. هدف حاکمیت یکپارچه کردن نیازها و به حداکثر رساندن پیامدهای حاصل از تحویل درست و بموقع نتایج پروژهها به طور مستمر و با شیوههای کسبوکار اخلاقی است. حاکمیت شرکتی به جنبههای مختلف عملکرد سازمانی و در هسته اصلی آن به حکمرانی خوب شرکتها با استانداردهای اخلاقی بسیار بالا اشاره دارد و دربردارنده شفافیت و پاسخگویی بیشتر در فرآیند تصمیمگیریها میباشد. در این مقاله مفهوم حاکمیت ابتدا بهطور مطلق و سپس مولفههای آن در پروژه و پورتفولیو مورد بررسی قرار گرفته ونهایتاً اجزای ضروری و ویژگیهای حاکمیت برای حصول موفقیت، دستهبندی شده است. واژه حاکمیت در معنی عام خود بهاعمال اقتدار، اقداماتی برای حکومت، ساختاری برای اجرا و عمل، فرآیندهایی برای حکومت، قدرت یا اختیارداری و وادارکردن به تبعیت، دانسته شده است.
حاکمیت در پروژه به معنای ایجاد یک قالب و چهارچوبی مشخص که بتواند تیمی ساختارمند، فرآیندهایی کارا و مدل-های مناسب تصمیمسازی را همراه با ابزار توانمند برای مدیریت پروژه فراهم کرده تا از این رهگذر، با کنترل و پشتیبانی پروژه، محصول با موفقیت تحویل گردد. حاکمیت پورتفولیو نیز به معنای شفافیت و پشتیبانی در تصمیمگیری شناخته شده است به این معنی که تصمیمها چطور، کجا و توسط چه کسی باید اتخاذ گردند تا همراستا با حاکمیت شرکت و نیز اهداف سازمانی باشند. موفقیت در حاکمیت پورتفولیو در سه بعدِ اثربخشی فرآیندهای مدیریتی، موفقیت در پورتفولیو و موفقیت شرکت مرتبط با پورتفولیو متجلی و قابل ارزیابی خواهد شد. این تحقیق به صورت کتابخانهای بوده و به کمک مرور کلیه مقالات ژورنال بینالمللی مدیریت پروژه در حوزه حاکمیت در دهه اخیر، مبنای کار قرار گرفته است.
کلید واژهها: مدیریت پروژه، مدیریت پورتفولیو، شرکت پروژه محور، موفقیت در تحویل محصول، روش تحقیق مروری
.1 مقدمه و بیان مساله
مفهوم حاکمیت در پروژه بیش از یک دهه است که مورد توجه قرار گرفته است و با گسترش دانش و تکنیکهای مدیریت پروژه، حاکمیت در شرکتهای پروژهمحور و ارتباط بین حاکمیت شرکت و حاکمیت پروژه/ پروژهها، مورد نظر محققین قرار گرفت. حاکمیت پروژه، چیدمانی از اصول رسمی، ساختارها و فرآیندهایی برای انجام و مدیریت بر پروژهها، چه در قالب یک پروژه و چه به صورت یک طرح1، تعریف شده است. چنین حاکمیتی مشتمل بر مواردی مثل تعیین حاکم پروژه، تعریف و تنظیم نقشها، مسئولیتها، تصمیمسازیها و مدیریت محدوده پروژه و هماهنگی ارتباطات بین پروژهها، برنامهریزی و کنترل آنها میباشد.
امروزه مدیریت پورتفولیو2 برای پاسخ به چالشهای مدیریت همزمان چندین پروژه و طرح در یک سازمان پروژهمحور به منظور رسیدن به عملکرد بالا، مورد تاکید همه دست-اندرکاران مدیریت پروژه میباشد. در ادبیات پورتفولیو، ما به تعداد زیادی روش، ابزار، فن و عملیات برمیخوریم که از آنها برای تصمیم-سازی، استفاده میشود. در مدیریت پورتفولیو، ما با افراد و گروههایی سروکار داریم که بازیگر نقشهای متفاوتی در آن هستند. این بازیگران در فضایی تحت یک حاکمیت ویژه قرار دارند. از نظر مفهومی، حاکمیت مذکور برای تنظیم روابط داخلی بازیگران و نهادهای مسئول و درگیر در یک پورتفولیو به منظور همپوشانی مسئولیتها ضرورت دارد. به زبان دیگر، حاکمیت به نقشها و مسئولیتها، چارچوب تصمیمسازی، پاسخگویی، مدیریت ریسک، اخلاق، عملکرد و پیادهسازی استراتژیهای سازمان مربوط میگردد.
در موضوع پورتفولیو به دلیل تازهتر بودن آن، تحقیقات انجام شده نسبت به پروژه کمتر است. با این همه علی رغم اختلاف بین پورتفولیو با پروژه و طرح، اغلب مفاهیم حاکمیتی پورتفولیو، بسیار شبیه به حاکمیت پروژه است. عمده تلاشهای صورت گرفته در بررسی حاکمیت پورتفولیو و شکلگیری راهنماهای3 موجود، مرهون سازمانهای معروف مدیریت پروژه مانند دفتر بازرگانی دولتی 4، انجمن مدیریت پروژه5 و موسسه مدیریت پروژه 6 است. به همین منظور مقالات متعددی از ژورنال معتبر بینالمللی مدیریت پروژه7 برای انجام این تحقیق انتخاب و مورد بررسی و تحلیل قرار گرفت. مقاله حاضر حاصل نقطه نظرات گوناگون در خصوص مفهوم حاکمیت به طور عام و حاکمیت در پروژه و پورتفولیو پروژهها در شرکتها یا سازمانهای پروژه محور به طور خاص میباشد.
.2 ادبیات حاکمیت در شرکتهای پروژه محور
واژه حاکمیت به چندین معنی عام تعریف میشود که:[10] اعمال اقتدار، اقداماتی برای حکومت، ساختاری برای اجرا و عمل، فرآیندهایی برای حکومت و بالاخره قدرت یا اختیارداری و وادارکردن به تبعیت، از آن جملهاند. دانش حاکمیت، مفهومی است که برروی فرآیندهای سازمانی متمرکز شده و با به اشتراکگذاری، یکپارچهسازی و ایجاد دانشی مبتنی بر اهداف سازمانی، هماهنگی ایجاد مینماید.[1] انجمن مدیریت پروژه، حاکمیت پورتفولیو را چنین تعریف مینماید: "سطحی از حاکمیت شرکت که به نحو خاصی به فعالیتهای پروژهها مرتبط هستند. با اعمال حاکمیت، اطمینان ایجاد خواهد شد که پورتفولیو همراستا با اهداف سازمان بوده و بهطور موثر اهداف آنرا تحویل خواهد داد و در این فرآیند، پایدار نیز خواهد ماند.
حاکمیت پورتفولیو هم دارای نمود داخلی و هم نمود خارجی است. نمود خارجی آن، چیزی شبیه به حاکمیت پروژه و حاکمیت طرح بوده و نمود داخلی آن، مربوط به روابط متقابل بین افراد، نهادها، نقشها و مسئولیتها، فرآیندهای تصمیمگیری و دیگر عناصر در سطح پورتفولیو است". طبق نظر این راهنما، حاکمیت پورتفولیو مستلزم تعریف نقشها و مسئولیتها در سطح پورتفولیو است. افراد تصمیمساز درگیر در پورتفولیو شامل هیئت مدیره سازمان، مدیران راهبری پورتفولیو، دفتر پورتفولیو، مدیران سطح بالا - ارشد - و مدیران میانی طرحها و پروژهها بوده که در این بین، نقش کمیته راهبری پورتفولیو، دفتر پورتفولیو و مدیران سطح بالا، پر رنگتر از بقیه است.
کمیته پورتفولیو که به آن هیئت پورتفولیو نیز گفته میشود، در واقع بدنه اصلی در تصمیمسازیها بوده و پروژهها را در درگاههای8 تعریف شده بررسی، اولویتبندی و انتخاب کرده و یا به دلایل استراتژیکی آنها را خاتمه داده، متوقف کرده و یا در روند آنها،وقفه ایجاد مینماید. مطابق نظر - 2011 - OGC حاکمیت موثر پورتفولیو، کلید موفقیت مدیریت پورتفولیو است. در این راهنما، حاکمیت پورتفولیو: "شفافیت در تصمیمگیری شناخته میشود به این معنی که تصمیمات، چطور، کجا و توسط چه کسی باید اتخاذ گردد که همراستا با حاکمیت شرکت باشد". در این راهنما، ساختار دو کمیته حاکمیتی شامل گروه هدایت - راهبری - پورتفولیو و گروه پیشرفت پورتفولیو پیشنهاد شده است.[11]
گروه هدایت پورتفولیو، به امور جاری پروژههای درحال اجرا پرداخته و گروه پیشرفت پورتفولیو به امور کنترل و تحویل پروژههای رو به اتمام میپردازد.موسسه مدیریت پروژه - 2013 PMI - ، حاکمیت پروژه را مشتق از حاکمیت سازمان مادر دانسته که در قالب یک چهارچوب مشخص، مدیر پروژه، تیم ساختارمند، فرآیندها، مدلهای تصمیمسازی و ابزار مناسب را برای مدیریت پروژه فراهم میکند تا از این رهگذر، با کنترل وپشتیبانی پروژه، محصول با موفقیت تحویل گردد.[ 5 ] این موسسه حاکمیت در پورتفولیو را مشتمل بر 5موضوعِ: تدوین برنامه مدیریت پورتفولیو، تعریف پورتفولیو، بهینهسازی پورتفولیو، اختیارداری پورتفولیو و فراهمسازی نظارت در پورتفولیو دانسته است. این استاندارد بیان میدارد که کلیه فرآیندهای حاکمیتی به منظور پشتیبانی از حاکمیت در فعالیتهای تصمیمسازی است.[1]
موسسه مدیریت پروژه، حاکمیت پروژه را پلی برای اجرای موفق کسبوکار در سازمانهای پروژه محور دانسته و چهارچوبی را برای فرآیندهای سازمانی، مدلهای تصمیم-سازی و ابزارهای مدیریت پروژه تدارک میبیند تا این حاکمیت، پروژهها، طرحها و پورتفولیوهای تحت نظر خود را به طور موفق پشتیبانی کرده و تحویل دهد.[3] سازمان توسعه و همکاریهای اقتصادی1، حاکمیت را با سه جزء شامل چیدمان اهداف، تدارک برای دستیابی به این اهداف و کنترل پیشرفت کارها معرفی میکند.همانطور که میدانیم، پروژهها برای ایجاد تغییر اجرا شده و عواملی شناخته میشوند که بوسیله آنها استراتژی شرکت پیاده شده و مکانی برای یادگیریهای سازمانی و پروژهای هستند.
به کمک فرآیندهای مدیریتی میتوان با پیادهسازی این یافتهها در شرکتهای پروژه محور2 از برنامهریزی موثر در آنها اطمینان حاصل نمود. شرکتهای پروژه محور در ادبیات مدیریت پروژه به سازمانهای پروژهای3، پروژه محور4، پروژهساز5 و پروژهگرا6 اطلاق میگردد. عمدهترین و مهمترین ویژگیهای این شرکتها این است که کسبوکارشان از طریق اجرای پروژه صورت پذیرفته و باید سیستمهایی موقت را در بین پیکره دائمی خود پیادهسازی کنند که این مساله معمولاً باعث ایجاد یک کشمکش همیشگی داخلی بین پروژهها و شرکت و دستاندرکاران در این بخشها با یکدیگر میشود. پروژهها دارای ویژگیها و صفات دینامیک بودهو باید در یک بافت استاتیک تحت حاکمیت قوی، سازمان یابند.
شرکتهای پروژه محور با توجه به این چالشها، به منظور اعمال مدیریت و حاکمیت خود، واحدهای ویژهای را مثل پورتفولیوی پروژهها، دفتر مدیریت پروژه7 و کمیته راهبری تاسیس میکنند. پورتفولیوی پروژهها بعنوان یک واحد هماهنگ کننده مرکزی که مهمترین وظیفهاش، پشتیبانی مدیریت ارشد است، تعریف میگردد. وظیفه مدیریت در هر پورتفولیو در چهار فاز مشتمل بر - 1 :[9] ساختاربندی، - 2 مدیریت منابع، - 3 راهبری و - 4 یادگیری سازمانی، تعریف میگردد. دفتر مدیریت پروژه پل ارتباطی متولیان و مدیران سازمان با پروژه/ پروژهها بوده و کمیته راهبری پورتفولیو نیز دارای سه نقش[11] متمایز میباشد. این نقشها شامل انسجام بخشی و ارتباط دادن بین بازیگران در پروژهها و پورتفولیو، مذاکره در سطوح مختلف و اخذ تصمیمات مناسب و بجا است.
نقش اول یعنی انسجام بخشی و ایجاد ارتباطات - مابین مدیران شرکت و رهبران پروژهها - ، تصمیمگیریهایی پس از یک واقعه و نقش دوم یعنی مذاکره - برای ایجاد توازن بین شرکا و بازیگران - ، تصمیمگیریهایی قبل از یک واقعه هستند که ایفا میشوند. منظور از بازیگران مورد اشاره در بالا، مدیران پورتفولیو، اعضای کمیته راهبری پورتفولیو، دفتر پورتفولیو، مدیران رده بالا8، مدیران میانی9، مالکان پروژهها و مانند اینها میباشند.چهارچوب حاکمیتی در شرکتهای پروژه محور، مکان هندسی است که وظیفه هدایت تمام فعالیتهای اشاره شده در بالا را برعهده داشته و مبتنی بر یک نظام ارزشی، پاسخگو و صاحب مجموعهای از فرآیندها و سیاستهای استراتژیک است که اجازه میدهد اهداف
