بخشی از مقاله
چکیده
این پژوهش با هدف بررسی عملی بودن، اعتبار، روایی و نرم‌یابی پرسشنامه مدیریت زمان در گروه نمونه‌ای با حجم 400 نفر از مدیران 9 دستگاه دولتی واقع در تهران به روش نمونه‌برداری غیرتصادفی (نمونه در دسترس) انتخاب و پرسشنامه مدیریت زمان بر روی آنها اجرا گردید. ابزار پژوهش، مجموعه 32 سؤالی مدیریت زمان (TMQ) بوده و هر سوال بر پایه طیف لیکرت چهار گزینه‌ای درجه‌بندی شده است. پس از اجرای آن روی یک نمونه 50 نفری و بررسی و تأئید صاحبنظران،
شواهد وابسته به روایی محتوایی سیاهه به دست آمد و اجرای آن در سطح وسیع‌تر ممکن گردید. آلفای کرونباخ، پس از جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل داده‌ها، ضریب اعتبار 774/0 را نشان داد. هیچکدام از سوال‌ها از مجموعه 32 سؤالی حذف نشده است. برای بررسی روایی سازه و پاسخ به این پرسش که «مقیاس مدیریت زمان چند عاملی است؟»، از روش تحلیل مؤلفه‌های اصلی استفاده شد. مقدار کفایت نمونه‌برداری (KMO) برابر با 772/0و معنادار بودن مشخصه کروی
ت بارتلت حاکی از وجود شرایط مناسب جهت اجرای تحلیل عاملی بوده است. نتایج تحليل عاملی با چرخش واریماکس منجر به استخراج 5 عامل شد که بر روی هم 4/36 درصد واریانس کل را تبیین می‌کند. این عوامل عبارتند از: 1) نظم‌دهی و عمل به موقع، 2) رعایت تعادل و توازن، 3) توجه بر ساعت و زمان، 4) کنترل و نظارت و 5) ساماندهی. در نهایت به منظور تعبیر و تفسیر نمره‌های مدیریت زمان مدیران مورد مطالعه دو نوع نرم درصدی و مقوله‌ای تهیه گردیده است.
فصل يكم
كليات پژوهش
مقدمه
سالهاست که شرکت‌ها به این نکته پی برده‌اند برای موفقیت در کارشان چقدر حیاتی است که دو منبع کلیدی یعنی سرمایه و نیروی کار را درست اداره کنند. امروزه سومین منبع که ضرورت آن از دوتای دیگر کمتر نیست به این فهرست نیز اضافه شده است که همان زمان است. پژوهش ده ساله در مورد بسیاری از شرکت‌ها مشخص کرده است که مدیریت زمان یکی از مؤلفه‌های کلیدی در موفقیت مشترک است. آنها دریافته‌اند که زمان از هزینه‌ها، میزان فروش، میزان تولید یا بهبود محصول مهمتر است؛ زمان تقریباً بر تمام جنبه‌های تجارت، از تحویل تا تحقیق و رشد، از شکست دادن رقبا تا پاسخگویی به نیازهای مشتری، اثر می‌گذارد (لوئیس، 1377).
هدف علم مدیریت، جستجوی روش‌های دستیابی مؤثر به اهداف در «زمان کوتاهتر» با «هزینه کمتر» است. با توجه به جایگاه انسان در علم مدیریت، این روش‌ها متأثر از «فرهنگ ملی» است، که سازمان در فضای آن فعالیت می‌کند. یکی از شاخص‌ها و معیارهایی که مي‌توان با آن در مورد ماهیت فرهنگ یک اجتماع یا سازمان قضاوت کرد، «مفهوم زمان» است، زیرا استفاده از زمان
به عنوان یک «منبع» شاخص، برای کارآمدی «مدیریت» یک ملّت یا افراد سازمان است (خاکی، 1382).
«مدیریت زمان» سابقه خیلی زیادی ندارد، هر چند از اوایل قرن هفدهم جسته و گریخته به این موضع اشاره شد ولی تنها از اوایل قرن هیجدهم است که با دیدی علمی و روندی پیوسته، نظرات و ایده‌هایی از سوی متفکران ارائه شده است که اساس این تکنولوژی زندگی‌ساز، محسوب می‌شود. در میان این دانشمندان، صاحب نظراتی مثل آدام اسمیت ، بنجامین فرانکلین (معروف به
پدر مدیریت زمان)، اِلی وتینی ، فردریک ویسنلور تایلور و اخیراً استفن آر - کاوی موقعیت برجسته‌ای دارند. از سال‌های 1950 به بعد، مدیریت زمان به عنوان رشته با اهمیتی مورد توجه قرار گرفت و از دهه 1970 شکوفا و نقش آن به قدری پررنگ شده است که در دنیای امروز، هیچ فرد یا مدیری بدون تسلط به این فن، نمی‌تواند امید چندانی به موقعیت در کار و گذران زندگی داشته باشد (راس جی، 1384).
مدیران منابع را به کار می‌گیرند ولی زمان منبعی است که برآنان می‌گذرد و مهارش در دست آنان نیست. چون زمان خریداری نمی‌شود و به تملک در نمی‌آيد، زمان چرخه نیست و بازگشتی ندارد. مدیران وقت‌شناسی و هدفمند به اتکای دلایل موجّه و درست، به همراهی افرادی شایسته، در
زمانی دقیق و مناسب به قصد رسیدن به هدفی صحیح فعالیت‌های خود را آغاز می‌کنند و در طول راه با نظم و ترتیب دست به کارهای درست می‌زنند (بلانچارد و گاتری ، 1384).
امروزه متخصصان و دست‌اندرکاران در زمینه مدیریت، بحث جدیدی را تحت عنوان مدیریت مؤثر مطرح می‌کنند، بطوریکه در عصر ما کارآیی بیشتر و نتیجه بخشی بالاتر و بهره‌وری فزونتر و تلاشهایشان در این راستا شکل می‌گیرد. در زمینه مدیریت مؤثر لاکت ، استوارت و همکارانش و کوان ، مبانی نظری مدیریتی خویش را به ترتیب در کتاب‌های «مدیریت اثربخش»، «راهنمای مهارت‌های مدیریت» و «مدیر خود اتکا» بیان کرده‌اند (کرمی مقدم، 1379).
در این نگرش جدید متخصصان معتقدند که یکی از شرایط لازم برای اثربخشی مدیران اعمال مدیریت زمان است، بطوریکه وقت برای هر مدیریتی که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد امری حیاتی می‌شود. الک مکنزی (1993)، خطاب به مدیران می‌گوید: همیشه گفته‌اید وقت کافی نداشتیم، در حالیکه زمان کاملاً در اختیار شما بوده ولی آنچه نداشته‌اید مهارت‌های لازم برای تنظیم اوقات بوده است. اگر درصدد کنترل وقت خود هستید، باید علت وجودی این تمایلات قوی را بشناسید و راه اصلاح خویش را فراگیرید، چرا که قادر به ریشه کن کردن این خصوصیات نخوا
با توجه به این مطلب که مدیریت زمان یکی از مباحث مهم و روز در مدیریت هر چیز برای رسیدن به اهداف مورد نظر است و از این رو که مدیریت زمان به مدیران کمک می‌کند، تا کنترل وقت خود را در دست گیرند و از طرف دیگر اکثر مدیران، از تراکم کاری زیاد و کمبود وقت متألم هستند و دلایل بسیار دیگر، این پژوهش تلاش دارد که اهمیت مبحث «مدیریت زمان» را در مورد تاکید قرار داده و آن را در امر مدیریت مطرح سازد.
این تحقیق به دنبال تهیه وسیله معتبر و روا برای سنجش مدیریت زمان مديران در دستگاه‌هاي دولتي است تا بتوان با بررسی میزان مدیریت زمان مدیران از این ابزار در سایر مراکز و موسساتی که احساس نیاز به این امر را دارند، استفاده کرد.
1-1 بیان مسأله پژوهش
مسائل و مشکلات مدیریت زمان برای بسیاری از سازمان‌ها معمول و رایج است و به طور شگفت‌انگیزی با کمبود منابع مطالعاتی و داده‌های تجربی پیرامون مدیریت زمان و نیز ضعف در استفاده از ابزار روانسنجی مناسب برای سنجش آن مواجه هستیم. به هر حال تحقیق درباره مدیریت زمان بسیار کم است و محققان به طور گسترده فقط روی تفاوت‌های فردی (جزئی) یا آموزش مدیریت زمان تمرکز کرده‌اند.
کلاسنس ، روت و ارده ، فهمیدند که استفاده از مدیریت زمان و فنون آن با اجرای کار و رضایتمندی همبستگی و ارتباط دارد و پی بردند که آموزش مدیریت زمان می‌تواند تعلل کردن و نگرانی را کاهش دهد. به هر حال این سوال که چرا مدیریت زمان برای افراد یک مسئله و مشکل است اخیراً توجه محققان را به خود جلب کرده است. در کل اقتصاددانان و روان‌شناسان یک بحث و گفتگوی نظری پیرامون اینکه چرا مدیریت زمان برای بعضی سخت و مشکل است را توسعه دادهاند و از آنجا که جامعه متشکل از افراد و سازمان‌های کوچک و بزرگ است، چنانچه هر یک از مدیران بر فنون مدیریت زمان مسلط شده و آنها را در عمل به کار گیرند، آینده روشن‌تری پیش‌رو خواهد بود. آن مدیرانی که در مدیریت زمان تسلط دارند، برجسته هستند و دستاورد آنها در یک روز بیشتر از کاری است که سایر مدیران در یک هفته انجام می‌دهند (كلاينمن ، 2007).
فقدان شواهد معتبر در زمینه‌های مختلف از جمله سنجش مدیریت زمان در سازمان‌ها و کمبود مطالعات و پژوهش‌هایی که بتوانند به گونه دقیق و کامل ابعاد، جنبه‌ها و عوامل آن را تبیین کند و همچنین با توجه به اینکه تاکنون وسیله استانداردی برای سنجش مدیریت زمان در ایران تهیه نشده است، ضرورت تهیه ابزاری که دارای روایی، اعتبار و نرم باشد بیش از پیش احساس شد. لذا مي‌توان مسأله تحقيق را پيرامون شناسايي ويژگي‌هاي روان‌سنجي ابزار سنجش مديريت زمان، عنوان نمود.
1-2 اهمیت پژوهش
این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است، این احساس را برای او به وجود آورده که از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می‌گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده است و آن را نمی‌تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار نداریم و فرآیندهای اداری، بيشتر در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می‌شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می‌توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم (جي، 1384).
زمان یک منبع محدود اقتصادی است و چگونگی تخصیص آن توسط مدیران به فعالیت‌های گوناگون، جهت بهره‌وری آنان و در واقع برای موفقیت سازمان حائز اهمیت است، بنابراین در میان سایر فعالیت‌های مدیریتی استفاده مدیران از زمان می‌تواند برای سنجش اهمیت نسبی این فعالیت‌ها به کار گرفته شود. در نهایت بدون پاسخ لازم به این سوال که آیا اساساً نحوه استفاده افراد از زمان صحیح است یا غلط، آگاهی از تخصیص زمان مدیریت نمی‌تواند در تشخیص عملکرد مفید یا غیرمفید در مدیریت زمان به ما کمک چندانی کند. تحولات سریع علمی و فنی و تغییرات اجتماعی و اقتصادی ما را وادار می‌کند که در محیط کار و خانواده برای انسجام کارها، دستیابی به اهداف و تطبیق با شرایط، درک صحیحی از زمان و تاثیرات آن بر کارهای روزمره و عملیات سازمان داشته باشیم (اشاگ لمی، 1376).
موفقیت یا شکست سازمان در گرو توانایی آن در تعریف یک استراتژی اثربخش برای کسب مزیت رقابتی پایدار جهت خلق ارزش بلندمدت است. برای کسب قابلیت رقابت‌پذیری، مدیران باید با اتخاذ تصمیمات مناسب در حوزه‌های تصمیم تولید و عملیات، اهداف عملکرد سازمان از جمله سرعت و انعطاف را تامین کنند. شرکت‌هایی که قبلا از طریق کاهش هزینه، تمایز، صرفه‌جویی به مقیاس و کیفیت رقابت می‌کردند، اکنون به دنبال کسب مزیت رقابتی به واسطه استراتژی‌های مبتنی بر زمان هستند. چرخ‌های پیشرفت، موفقیت و توسعه اقتصادی – اجتماعی کشورها همواره با توسعه مدیریت زمان به حرکت درآمده است. اینکه چرا بعضی از کارکنان نسبت به دیگران تعدادی از سازمان‌ها از دیگر سازمان‌ها کارآمدترند، چرا بعضی از کشورها به کشورهای دیگر پیشی گرفته‌اند،
نیاز به پاسخ دارد (گیوی، 1386).
تهیه پاسخ برای اینگونه پرسش‌ها و توجه به این مطلب که مدیریت زمان به ویژه در موسسات تحت پوشش دولت چندان نمود پیدا نکرده است نیازمند بررسی و تحقیق است. لذا این پژوهش در پی آن است که اهمیت مبحث مدیریت زمان را در امر مدیریت مطرح سازد. از این رو لزوم آشنایی مدیران با مبحث مدیریت خصوصاً مدیران و معاونان دستگاه‌های دولتی اجتناب ناپذیر است. برای دسترسی به این موضوع پژوهشگر سعی داشته به تهیه ابزاری معتبر و روا برای سنجش مدیریت زمان، میزان آن را اندازه‌گیری نماید. براساس نتایج حاصل از این پژوهش می‌توان در انتخاب، انتصاب در برنامه‌ریزی‌های آتی نیروی انسانی و نیز توسعه مدیریت اقدامات موثرتری به عمل آورد و از این طریق به فرآیندها در بهبود بهره‌وری که مهمترین پیامد اینگونه پژوهش‌هاست دست یافت.
1-3 اهداف پژوهش
هدف کلی این پژوهش دستیابی به یک وسیله عینی، معتبر و روا برای ارزیابی ابعاد مختلف مدیریت زمان برای مدیران و معاونان دستگاه‌های دولتی شهر تهران است که با استفاده از آن بتوان مدیران را در طبقه‌های مختلف از لحاظ استفاده بهینه از زمان قرار داد.
مهمترین اهداف این پژوهش عبارت است از:
1- استفاده بهینه از زمان برای ارزیابی جنبه‌های مختلف آن
2- تهیه ابزاری استاندارد شده برای سنجش یکی از ویژگی‌های مهم شایستگی مدیران
3- تهیه ابزاری معتبر و روا برای پژوهش‌های آینده
4- تهیه ابزاری معتبر و روا برای انتصاب و ارتقاء مدیران
5- کمک به افزایش بهره‌وری مدیران
1-4 پرسش‌های پژوهش
با توجه به اینکه هدف اصلی پژوهش تعیین میزان مدیریت زمان مدیران و معاونان دستگاه‌های دولتی است و چون برای سنجش مدیریت زمان مقیاسی معتبر و روا در دست نیست، در پژوهشی از یک مقیاس پرسشنامه‌ای به نام مدیریت زمان (T.M.Q) استفاده می‌شود. این ابزار باید:
1- با فرهنگ جامعه ایرانی هماهنگ باشد.
2- وسیله سنجش روا و معتبری برای پژوهش‌های روان‌شناختی، تربیتی، جامعه‌شناختی و مدیریتی فراهم آورد.
3- عوامل گوناگون مدیریت زمان را با توجه به تئوری‌های مختلف اندازه‌گیری نماید.
برای انجام مقاصد بالا پرسشنامه‌ای تحت عنوان مدیریت زمان شامل 32 سوال که توسط
بت توماس از منبع اینترنتی تهیه و به ترجمه رسیده است. با توجه به اینکه پرسشنامه مذکور برای اولین بار در کشور اجرا می‌شود و زمینه‌ای درباره برآورد ضرایب اعتبار و روائی آن در دست نیست، پژوهش حاضر قصد دارد به پرسش‌های زیر پاسخ دهد:
1- آیا بین سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان هماهنگی وجود دارد؟
2- آیا مجموعه سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان از اعتبار کافی برخوردار است؟
3- آیا مجموعه سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان از روایی کافی برخوردار است؟
4- مجموعه سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان از چه عواملی اشباع شده است؟
1-5 تعریف و مفاهیم و اصطلاحات
مدیریت: فرآیند بکارگیری منابع انسانی برای رسیدن به اهداف سازمانی از طریق برنامهریزی وظائف و تصمیم‌گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل آن که در واقع به یک سلسله وظایفی که هر مدیری در انجام وظیفه خطیر خود ملزم انجام آنهاست گفته می‌شود. در نگرش فرآیند مدیریت، مدیر منابع انسانی را برای رسیدن به اهداف بکار می‌گیرد و چهار وظیفه مدیریتی (برنامهریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل) را انجام می‌دهد (اقتداري، 1370).
مدیریت زمان: یک فرآيند یکپارچه و نظامدار است که مجموعه‌ای از مهارت‌ها را دربر می‌گیرد که شامل: بررسی اهداف، اولویت‌بندی کارها، ارزیابی الگوهای رفتاری کاری، ثبت و تنظیم برنامه‌های کاری، مرتب کردن میز کار، بایگانی پرونده‌ها، تفکر مثبت، نظم و انضباط در محیط کار، حفظ تمرکز، گزینش اطلاعات و کنترل بر تماس‌های تلفنی، خواندن و نوشتن، سفرهای کاری، برنامهریزی برای اوقات فراغت، تفویض اختیار، اداره کردن و تمرکز بر کمبود وقت است. از این رومدیریت زمان علم استفاده بهینه، کنترل وقت و استفاده صحیح از آن و در نهایت استفاده مؤثر از زمان برای نیل به اهداف بلندمدت است (ارمسترانگ، 1385).
میزان مدیریت زمان: نمره‌ای است که از اجرای پرسشنامه 32 سوالی مدیریت زمان به دست می‌آید.
اعتبار: مقصود از اعتبار یک وسیله اندازه‌گیری آن است که اگر خصیصه مورد سنجش را با همان وسیله (یا وسیله مشابه و قابل مقایسه آن) تحت شرایط مشابه دوباره اندازه بگیرد، نتایج حاصل تا چه حد مشابه، دقیق و قابل اعتماد است. یک وسیله معتبر آن است که دارای ویژگی تکرارپذیری و بازپدیدآوری باشد، یعنی بتوان آن را در موارد متعدد به کار برد و در همه موارد نتایج یکسان تولید کند (هومن، 1381). واژه‌های هم معنا با اصطلاح اعتبار عبارت است از ثبات یا هماهنگی، قابلیت اعتماد، پایایی، پیش‌بینی پذیری، همگونی، حساسیت و دقت (هومن، 1381).
روایی : مهمترین سوالی که باید دربارة هر نوع روش سنجش پرسیده شود این است که آن روش تا چه حد رواست. وقتی این پرسش مطرح می‌شود، در حقیقت باید تعیین شود که آیا ابزار سنجش آنچه را که مقصود پژوهشگر است را می‌سنجد یا نه؟ و اگر جواب مثبت است دقت و درستی آن در چه حد است؟ آیا همه آنچه را که مورد نظر است و فقط آنچه را که مورد نظر است را می‌سنجد یا عوامل دیگری را نیز اندازه می‌گیرد (هومن، 1381).
روایی سازه : تعیین آزمون مورد نظر تا چه اندازه سازه یا صفت به خصوصی را اندازه‌گیری می‌کند و آن صفت را تا چه اندازه خوب اندازه می‌گیرد؟ وجود همبستگی قوی بین آزمودنی‌های مختلفی که به عنوان یک سازه مطرح شده معمولاً مؤید این ادعاست که همه آنها اندازه‌ای از آن سازه هستند (هومن، 1375).
نرم: مقیاس، ضابطه، مدرک یا داده استاندارد و یکنواختی است که تعبیر و تفسیر نمره‌ها را ممکن و پایه مقایسه نمره‌ها را فراهم می‌سازد (هومن، 1381).
عامل: متغیر جدیدی است که از طریق ترکیب خطی نمره‌های اصلی تست حاصل می‌شود. بنابراین وقتی عامل‌ها از ماتریس داده‌ها استخراج می‌شود، تعداد آنها باید کمتر از تعداد متغیرها
باشد (هومن، 1375).
تحلیل عاملی: اصطلاحی است کلی برای تعدادی از تکنیک‌های ریاضی و آماری مختلف اما مرتبط با هم به منظور تحقیق درباره ماهیت روابط بین متغیرهای یک مجموعه معین. مسئله اساسی تعیین این مطلب است که آیا یک مجموعه متغیر را می‌توان بر حسب تعدادی از «ابعاد» یا «عامل‌های» کوچکتری نسبت به تعداد متغیرها توصیف نمود و هر یک از ابعاد (عامل‌ها) معرف چه صفت یا ویژگی است (هومن، 1381).
تحلیل مولفه‌های اصلی : در روش تحلیل مولفه‌های، به جای عناصر قطری عدد 1 قرار داده، که هم میزان اشتراک و هم واریانس خطا را دربر می‌گیرد. این روش در جستجوی عامل‌هایی است که کل واریانس متغیرها را تبیین می‌کند (هومن، 1381).
چرخش واریماکس : این روش چرخش عامل‌هایی را تولید می‌کند با مجموعه کوچکتری از متغیرها دارای همبستگی قوی و با مجموعه دیگری از متغیرها همبستگی ناچیز دارد و تعداد متغیرهایی که بارهای قوی در یک عامل دارند کم می‌شود و به حداقل می‌رسد، بنابراین تعیین عامل‌ها ساده‌تر می‌شود (هومن، 1381).
عامل‌یابی محور اصلی: روشی است جهت استخراج عوامل از ماتریس همبستگی اولیه،
که مجذور ضرایب همبستگی چندگانه به عنوان برآوردهای اولیه میزان اشتراک در قطر
گذاشته می‌شود و بارهای عاملی پس از هر بار تکرار جایگزین میزان اشتراک قبلی در قطر می
شود (ثرندایک، 1982؛ ترجمه هومن، 1375).
بار عاملی : همبستگی یک عامل با یک متغیر است. بار عاملی یک تست همبستگی آن تست با اندازه کافی و ایده‌آل یک عامل است (ثرندایک؛ 1982؛ ترجمه هومن، 1375).
ضریب آلفای کرونباخ: روشی برای برآورد اعتبار تست از طریق یک بار اجرای یک تست واحد است. این روش بستگی به هماهنگی کارکرد آزمودنی از یک سوال به سوال دیگر دارد و مح
اسبه آن مبتنی بر محاسبه انحراف استاندارد سوال‌های آن است.
فصل دوّم
پيشينه پژوهش
مقدمه
بحث مدیریت زمان سالهاست که ذهن افراد و صاحب نظران گرایش‌های مختلف خصوصاً علمای مدیریت را به خود مشغول کرده است و تاکنون دوره‌های آموزشی و سمینارهای تخصصی فراوانی در رابطه با مدیریت زمان برپا شده است اما سوالی که مطرح است این است که آیا واقعاً مي‌توان بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را تحت کنترل خود درآورد؟
مفهومی که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده‌اند این است که افراد باید خود را اداره كنند نه زمان را، زیرا در حقیقت زمان اداره ناشدنی است و در حال گذر است و باید از زمان به درستی استفاده کرده و از آن بهره برد. بنا به نظر برخی از علمای مدیریت، مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است، ضمن اینکه مهارت‌هایی که برای اداره کردن دیگران نیاز است همان مهارت‌هایی است که افراد برای اداره کردن خود به آن نیازمندند و از آنها بهره مي‌برند مانند توانایی‌های مدیریت و برنامهریزی، رهبری کنترل، مدیریت منابع و ...
دین اسلام نیز اهمیت زمان را مورد تاکید قرار داده است، چنانكه امام صادق (ع) می‌فرماید:
''بايد هر روز نسبت به روز قبل بهتر باشيم.''
حتی در فرهنگ و ادب ایران نیز به اهمیت و نحوه استفاده درست از آن اشاره شده است چنانچه مولانا می‌گوید:
«کشتی چو به دریای روان می‌گذرد
می‌پندارد که نیستان می‌گذرد
ما می‌گذریم از این جهان در همه حال
می‌پنداریم کاین جهان می‌گذرد»
(به نقل از خاکی، 1382)
تامل بر بیاناتی که گذشت آغاز حساس شدن انسان باورند به خدا، بر «زمان» است. کسانی که بیش از همه از کمی وقت می‌نالند، همان کسانی هستند که از وقتشان به بدترین نحوه استفاده می‌کنند و ارزش آن را نمي‌دانند (خاکی، 1382).
2-1 ریشه و منشأ نظری مدیریت زمان
مدیریت زمان در سه نسل رشد یافته است.
1- نسل اول مدیریت زمان براساس «یادداشت‌برداری» شکل گرفت. شرکت در جلسه‌ها و گزارش‌نویسی به صورت رویه درآمد و مدیریت زمان در حد نوشتن فهرست کارهایی بود که می‌خواستند انجام دهند و اگر برخی از آن کارها تا پایان روز به اتمام نمی‌رسید، جزو فهرست کارهای روز بعد قرار می‌گرفت.
2- نسل دوّم مدیریت زمان در پی برنامهریزی و آماده‌سازی بود. از تقویم‌ها و دفترهای قرارگذاری استفاده می‌شد. تأکید این نسل از مدیریت زمان بر کارآیی، مسئولیت فردی، هدفگذاری، برنامهریزی و تعیین فعالیت‌های آتی بود.
3- نسل سوّم مدیریت زمان بیش از هر چیزی به روشن ساختن اولویت‌ها و ارزش‌ها اهمیت می‌دهد. رهیافت نسل سوم مدیریت زمان برنامهریزی، اولویت‌بندی و کنترل است. برای انجام هر یک از کارها موعد مقرری تعیین می‌شود. نقطه آغازین برای تکمیل پروژه‌ها و فعالیت‌های افراد تعیین موعد مقرر برای هر یک از آنهاست. پس از تعیین موعد فعالیت‌های مورد نظر در آن محدوده زمانی برنامهریزی می‌شود (رضائیان، 1380).
در اروپای قرون وسطی کلیسا زمان را تعیین می‌کرد و قوانینی درباره کارهایی که می‌توان یا به نماز خواندن تعیین می‌کرد. به عنوان مثال ماتینز قبل از سحر، پریم هنگام طلوع آفتاب و نون ساعت نه صبح برگزار می‌شود. بعدها نون به نیم روز موکول شد که ظهر امروز را به وجود آورد. این اوقات شرعی برمبنای واحد زمانی شصت دقیقه‌ای وضع نشده بود، اما به هر حال زمان‌هایی از روز برای بجا آوردن نیایش‌ها اختصاص یافته بود. گرچه اولین ساعت‌های مکانیکی حدود قرن سیزدهم میلادی ساخته شد (بیش از آنکه به طور گسترده‌ای از ساعت‌های آبی و شنی استفاده می‌شد)، اما از آنها برای قرن‌ها فقط به عنوان مجسمه‌های تزئینی استفاده می‌گردید. حتی شخص مهمی چون ساموئل پینز که یک مقام دولتی قرن هفدهم بود اوقات روزانه خود را با ساعت خورشیدی یا ناقوس کلیسا تنظیم می‌کرد (روح شهباز، 1377).
در فرهنگ آکسفورد زمان به عنوان تمام روزهای گذشته، حال و آینده تعریف می‌شود و فرهنگ و بستر زمان را کل دوران هستی جهان شناخته شده یا انسانیت می‌داند. بنابراین زمان ابعاد گسترده‌ای به خود می‌گیرد که در بستر تاریخ و گذران زندگی شاهد بسیاری از مسائل و تحولات و تغییرات بوده و هست و به رغم تمام مسائل به راه خود ادامه می‌دهد (معین، 1373).
سنکا، فیلسوف رومی معتقد است که زندگی انسان به اندازه کافی طولانی است. انسان چنانچه به طور مؤثر و مفید از وقتش استفاده کند طول عمرش آنقدر خواهد بود که بتواند به موقعیت‌های برجسته‌ای دست پیدا کند، اما اگر عمر انسان به بطالت سپری شود و هیچ هدفی در زندگی
نداشته باشد، پس از گذشت چند صباحی متوجه خواهد شد که دیگر فرصتی برای تغییر مسیر
زندگی وجود ندارد. به هر حال عمر آدمی کوتاه نیست، بلکه وی با اتلاف آن عمر خود را
کوتاه می‌کند (سوری، 1384).
اگر فرهنگ بهره‌وری را به معنای استفاده بهتر از همه چیز در همة ابعاد زندگی، انجام کارها با هزینه‌ای کمتر و کیفی بهتر برای توسعه عادات بهسازی در رفتارها و نگرش‌ها به منظور ایجاد حرکتی هدفدار به طرف جلو و پیشرفت دائمی در نظر گرفته شود، «عامل زمان» را که تأثیرگذار فرصت‌های تازه برای بارور کردن سازمان و تولید بیشتر برای بهبود بهره‌وری نیاز به تغییرات اساسی و مداوم در سازمان است. در این زمینه، فرهنگ حاکم بر سازمان نقش درجه اول را دارد. برای اینکه کارکنان به
اهمیت زمان توجه داشته باشند، باید ایجاد انگیزه کرد، برنامه اصولی تنظیم کرد، نتایج کار را
بطور مداوم مورد ارزیابی قرار داد و در درجة اول محیط را برای استفاده درست از زمان
آماده ساخت. با توجه به توسعه اطلاعات و گسترش ارتباطات، توجه به زمان و نحوة استفاده از
آن نیز ضروری می‌گردد (معین، 1373).
زمان تنها منبعی است که به محض دستیابی به آن می‌باید مصرف شود و نرخ مصرف آن نیز ثابت است، شصت ثانیه در هر دقیقه و شصت دقیقه در هر ساعت، به این ترتیب نمی‌توان زمان را اداره کرد بلکه فقط می‌توان خود را در ارتباط با زمان اداره نمود. به این تعبیر که مقدار زمانی که در اختیار است قابل کنترل نیست و فقط نمی‌توان نحوه استفاده از آن را کنترل كرد؛ همچنین نمي‌توان در مورد مصرف شدن اصل زمان اختیاری داشت، بلکه فقط نحوه مصرف آن آموخت. زمانی را هم که تلف شده، دیگر از دست رفته و قابل جایگزینی نیست (مکنزی، 1372).
چونگ (1372)، می‌گوید: امروزه جهان مشمول از چیزهای گرانبهاست؛ خانه، زمین، اموال
و ...، اما پرارزش‌ترین آنها زمان است. هیچ جنگاوری بالاتر از زمان نیست و تنها اوست که فاتح نهایی است. اتلاف وقت حتی از هدر دادن پول هم اسفناک‌تر است، زیرا شما همیشه قادر به تحصیل پول خواهید بود، اما زمان هرگز باز نمی‌گردد.
استاک و وبر (1993)، تبیین کردند که چگونه شرکت‌های ژاپنی که قبلاً در استراتژی‌های کاهش هزینه و صرفه‌جویی به مقیاس و کیفیت بالاتر به دنبال رقابت بودند، مبادرت به رقابت بر مبنای «زمان» کردند. با نگرش از منظر زمان، مدیران و کارکنان قادر خواهند بود، عمده فراگردهای حیاتی و توالی فعالیت‌ها و ارتباطات افقی را در سازمان شناسایی کرده و نیز مولفه‌هایی را که یک شرکت با آنها کسب و کار خود را سازمان می‌دهد درک کند.
بیست و پنج سال پیش استفان لیندر در کتاب طبقات بیکار و آزرده پیشگویی کرد
که رشد اقتصادی در جوامع پیشرفته منجر به بروز پدیده «کمبود وقت» خواهد شد. او اخطار
کرد که با افزایش فشار ناشی از کمبود وقت، اوقات فراغتی که صرف استراحت بعد از غذا
یا قدم زدن آرامش بخش در حومه شهر می‌شد صرف فعالیت‌هایی می‌شود که با سرعت
می‌توان انجام داد (روح شهباز، 1377).
فرد هیرش ، یکی از پیشگویان دهه 1970 در کتاب حدود اجتماعی رشد پیش‌بینی کرده است که قحطی و گرسنگی زمان منجر به از خود بیگانگی می‌شود و افراد جامعه کمتر در هم می‌آمیزند. او اخطار می‌کند که «رفاقت» دیگر وقت‌گیر بوده بنابراین مقرون به صرفه نخواهد بود که این سرم
ایه بشدت نادر را صرف کارهای نامعقول کرد (لوئیس، 1995).
ابراهام لینکلن می‌گوید:
''اگر 9 ساعت برای قطع درختی داشتم، 6 ساعت آن را صرف تیز کردن تبر خود می‌کردم. هر گاه با کاری روبرو می‌شوید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می‌کشد، قبل از اینکه به هرگونه اقدامی دست بزنید کمی تامل کنید'' (روح شهباز، 1377؛ ص 38).
مکنزی (1978)، بیان می‌کند که هر اندیشه و هر اقدامی به زمان نیاز دارد و هر عاملی که
زمان طلب می‌کند، بالقوه می‌تواند تلف کننده زمان باشد که البته این امر ما را با کمبود وقت مواجه می‌سازد و عامل مهمی در ایجاد اضطراب و فشارهای روحی است. امروزه جامعه بشری با درک این مهم همواره در تلاش است تا با اعمال مدیریت صحیح زمان بر عواملی که چون دام زمان ما در انحصار خود می‌گیرند و تلف می‌کنند فائق آید. «مدیریت زمان» راهبردی است برای استفاده بهینه از وقت (پيوست A).
لاکت (1373)، بیان می‌کند که: «پیام مهم مدیریت زمان آن است که اگر شما زمان را کنترل نکنید، زمان شما را کنترل خواهد کرد». او در جایی دیگر اشاره می‌کند که، برای مدیری که می‌خواهد اثر بخش باشد و نتایج مهمی از کار خود به دست آورد کنترل وقت کاری حیاتی است. واکنش نشان دادن به بحران‌ها و اطاعت از دستورها چنان بخشی از زندگی مدیران شده است که بسیاری از مدیران فراموش کرده‌اند که چگونه وقتشان را کنترل کننده در نتیجه از تفکر درباره آنچه می‌خواهند در شغل خود بدان دست یابند باز می‌مانند. آنها می‌اندیشند که فرد دیگری برای حل مشکلاتشان به آنها کمک خواهد کرد. بعضی از بهترین مغزهای مدیریت، شبیه پادوها یا آتش‌نشان‌ها هستند یا فرمان بالاترها را می‌برند یا برای خاموش کردن آتش به این طرف و آن طرف می‌دوند (کرمی، 1378).
محققان چنین اظهار می‌کنند که بعضی از امور وقت‌گیر بیشتر بر حسب عادت انجام می‌گیرد تا برای بازدهی، اثربخشی یا سودآوری. برای مثال در بررسی‌های به عمل آمده از سازمان‌های بزرگ معلوم شده است که عمدتاً بیش از هشتاد درصد مراسلات داخلی اداری ارزشی ناچیز دارد و در بین هزاران گزارش فقط یکی از پنج دست نوشته، یادداشت، نامه، تحلیل و گزارش که اوقات با ارزش مدیران صرف تهیه، انتشار، خواندن و بایگانی آنها می‌شود سهم موثری در پیشرفت موسسات دارد. این نکته دقیقاً همان «مشغول بودن» را به جای «موثر کار کردن» تداعی می‌کند (لوئیس، 1995).
2-2 تئوری‌های متداول مدیریت زمان
ماریون‌های نس (1987)، معتقد است زمان منبع منحصر به فردی است که همه انسان‌ها
دارای سهمی مساوی از آن هستند. زمان را نمی‌توان مانند سایر منابع ذخیره یا نگهداری
کرد، نمی‌توان آن را مانند دستگاه‌های مکانیکی یا الکترونیکی، خاموش یا روشن کرد و حتی
نمی‌توان آن را جایگزین کرد. بنابراین باید با سرعت توقف ناپذیر 60 ثانیه در دقیقه را مورد استفاده قرار داد.
یک اصل مهم که نه تنها در مدیریت زمان بلکه بطور کلی در مدیریت به معنای عام باید مدّنظر هر مدیری باشد، پرهیز از واقع‌گرایی و مطلق‌نگری است. هر قدر که مدیری در انجام کاری دقت و انرژی به خرج دهد نتیجه صد در صد حاصل نخواهد شد. بنابراین مدیر باید به جای وسواس داشتن، وظایفی را که برعهده دارد تنها در حد خواسته شده و استاندارد انجام دهد. در واقع جوهرة مدیریت زمان این است که بهترین و پرانرژی‌ترین اوقات خود صرف مهمترین کارها شود تا به بیشترین نتایج مطلوب رسيد.
متخصصان علم مدیریت بر این باورند که مدیریت زمان کلید موفقیت در برابر کوه مشکلاتی است که هر مدیری با آن روبروست. مفهوم کلی مدیریت زمان این است که توفیق در انجام حجم قابل ملاحظه‌ای کار در مدت زمان محدود لزوماً با کار سخت و تلاش بیشتر حاصل نمی‌شود، بلکه کافی است اندکی از هوش و ذکاوت خود بهره بگیرید. تنها با اندکی تغییر در عادات کار می‌توانید تا 20٪ از وقت خود را صرفه‌جویی کنید (جمسی ، 1376).
پاتریشیا واگر (1981)، لازمة مدیریت زمان را، برنامهریزی دقیق، نوشتن اهداف، سازماندهی زمان برای رسیدن به برنامهریزی کاری می‌داند. همچنین هدفگذاری را وسیله‌ای برای ارزیابی برنامه‌ها می‌داند و رویدادها سالانه را به عنوان عوامل نگهدار وقت مورد بررسی قرار
می‌دهد.
انجمن مدیران مدارس کالیفرنیا (1979)، اطلاعاتی را در زمینه تکنیک‌های اثربخشی مدیریت زمان، برای مدیران مدارس و افراد دیگری که در موقعیت مشابه آنها هستند، تهیه کرده است. موضوعات موجود در این کتابچه راهنما شامل: تحلیل زمان، استفاده از گزارشات و وقایع ثبت شدة روزانه، تفویض مسئولیت، کنترل مکاتبات اداری، ملاقات کننده‌ها، جلسات و تلفن‌ها، تکنیک‌های برنامهریزی و اشاره به جلوگیری از عوامل اتلاف وقت که ماهیت عمومی دارند، است.
آدرین گرینگ (1980)، در کتابچه‌ای تحت عنوان «مدیریت زمان برای مدیران مدارس»، به منظور آموزش معاونین مدیران مدارس در زمینه استفاده بهتر از زمان از یکسری تمرینات دنباله‌دار و بحث‌های کوتاه استفاده می‌کند. مدیران با استفاده از این تمرینات پی می‌برند که به چه نحو از زمانشان استفاده می‌کنند و سپس به تعیین و تطبیق اهداف شخصی و شغلی با میزان زمان موجود می‌پردازند، و بعد اهداف موجود را اولویت‌بندی می‌کنند و یاد می‌گیرند که چگونه اوقات خود را جهت دستیابی به اهداف اولویت‌بندی شده برنامهریزی کنند.
پولاک (1994)، برای کمک به کارکنان کارخانه‌ها و صنایع خدماتی برای انجام کارهای روزانه پیشنهاداتی ارائه می‌کند که شامل: تحلیل فعالیت‌های روزانه، شناخت تأثیر نگرش ذهنی بر بهره‌وری، یادگیری استراتژی‌های مدیریت زمان، بازنگری مهارت‌های ارتباطی که به استفاده مؤثر از زمان و بهره‌وری کمک می‌کند، تعیین و تمرین مهارت‌های مثبت یادگیری مهارت‌های حل مسئله که به استفاده اثربخش از زمان کمک می‌کند و تعیین استراتژی‌های مدیریت استرس و بکارگیری یادگیری، متناسب با نیازهای فردی است.
اد زیگلر (1993)، به منظور توقف عوامل اتلاف وقت و بهبود بهره‌وری اصولی را پیشنهاد می‌کند از جمله: اولویت‌بندی، توجه به نتایج هر پروژه، صرف حداقل زمان برای وظائف جزئی، ایجاد وظایف، اجتناب از انجام کارهای اداری در خانه و برنامهریزی صحیح.
مورفی (1992)، در مقالة «حیله زمان» به منظور مدیریت علمی زمان و مدیریت کار و وظایف می‌گوید، کارکنان باید بدانند چگونه اولویت کارهایشان را معین کنند و سپس این اولویت‌ها را رها نکنند و بدانند چه عاملی آنها را در این کار محدود می‌کنند و بدانند که چگونه زمان را مورد استفاده قرار دهند تا به این وسیله باعث ارتقاء و ترقی خود و کارشان شوند.
هانتر (1953)، گریفیث (1956)، استوارت (1987)، اسمیت و بلاکهام (1988)، انجمن ملی م
دیران آمریکا (1991)، کامرون و ویتسن (1993)، دراکر (1373)، هرسی و بلانچارد (1373)، مهارت‌های ارتباطی مدیریت زمان را از جنبه‌های ضروری شغل مدیر دانسته‌اند (امیریان‌زاده، 1375).
آموزش مدیریت زمان از دو مرحله اصلی؛ تعیین هدف و تلاش تشکیل شده است. بیش از هر چیز فرد تشویق می‌شود که نسبت به اهدافی که ارزش شخصی بیشتری دارد، حس آگاهی خود را افزایش دهد و اینکه هر فرد چگونه از وقت خود استفاده کند تا این اهداف را تحقق بخشد (شناسایی روتین‌ها و عادت‌ها). دوّم فرد باید این اهداف را اولویت‌بندی و برای تحقق آنها برنامهریزی کند و چگونگی استفاده از زمان را بررسی نماید. اکثر برنامه‌های آموزشی مدیریت زمان براساس این دو مرحله پایه‌گذاری شده است؛ ممکن است عناوین دیگر را شامل شود همانند استفاده مؤثر از انرژی، چگونگی کنار آمدن با بازدارنده‌ها و اینکه چگونه در مواجه شدن با درخواست‌های دیگران پاسخگو بود (مكنزي ، 1373).
توسعه مهارت‌های مدیریت زمان یک مسافرت طولانی است. این مسافرت ممکن است با دستورالعمل‌هایی آغاز شود، اما به تمرین و ممارست بسیار و راهنمایی که در طول راه وجود دارند نیاز دارد، برای رفع مشکل مدیران ضروری است تا حداقل ده نکته اساسی را به کار گیرند: 1) تنظیم یک فهرست قانونمند و واضح از کارهای روزمره و اولویت‌بندی آنان، 2) توجه به اولویت‌ها در انجام کارها، 3) همگروه‌سازی فعالیت‌ها، 4) در نظر گرفتن فرزندان به عنوان جزئی از فعالیت‌های روزمره، 5) بهره‌گیری از امتیازات تکنولوژی، 6) عمل براساس توانائی‌ها، 7) استفاده بهینه از شکاف‌های زمانی، 8) شرمگین نبودن از گوشه‌گیر بودن، 9) استفاده از تنفس عمیق به منظور شل‌سازی عضلات 10) اختصاص وقت کافی در پایان روز برای استراحت و تفریح (ثناگو، 1386).
برایان تریسی می‌گوید: رایج ترین شکل فشار روحی که مديران تجربه می‌کنند فشار روحی در برابر کارهای بسیار زیادی است که برای انجامشان وقت کمی دارند. او دو کلید حیاتی برای «مدیریت وقت» در نظر گرفته است که عبارتند از: 1- قابلیت در اولویت‌بندی کردن 2- قابلیت در تمرکز کامل در هر زمینه و در زمان خودش. الک مکنزی در طی تحقیقات خود که با بیشتر از چهل کشور و حدود پنجاه هزار نفر شاغل در حرف و صنایع بزرگ و نیز برای کمک به نحوه استفاده از زمان مدیران در سازمان‌هایشان با صدها نفر از آنها در سراسر جهان ملاقات کرده، به اين نكته مهم دست يافته است كه تا چه حد مشكلات اين قبيل افراد به يكديگر شبيه است. به عبارتی دیگر، او معتقد است که همه مديران در رابطه با زمان دچار مشكل مشابهي هستند. يك وكيل دادگستري ممكن است در اجراي تعهدات سنگيني كه برعهده گرفته است، دچار مشکل گردد که برای یک مدیر مدرسه نیز می‌تواند به شکل مشابه بروز نماید. تمامی این افراد با مشکل مشابهی به نام «اتلاف‌گران زمان» روبرو هستند، این اصطلاح، برای هر آنچه که مانع دستیابی به اهداف جزئی می‌شود به کار
می‌رود. به کارگیری صحیح روش‌های مدیریت زمان، حداقل می‌تواند یک یا دو ساعت در وقت صرفه‌جویی کند. ارزش مدیریت زمان در بکارگیری شیوه‌هایی است که با استفاده از آنها می‌توان شرایط زندگی را بهبود بخشید (خاکی، 1376).
2-3 چهار حوزه مهم از دیدگاه مکنزی
1- فشارهای روحی: اداره زمان به خوبی می‌تواند، مانع از بروز چنین فشارهایی شود که امروزه بر اغلب افراد شاغل در تجارت وارد می‌آید.
2- توازن و تعادل: خو گرفتن به بهره‌گیری از اوقات فراغت به افراد این امکان را می‌دهد که زندگی خویش را متعاد‌ل‌تر سازند و به حوصله و توان بیشتری به خود، کار و سایر امورات را دارند.
3- بهره‌وری: در دنیای تجارت امروز، زمان برابر با بهره‌وری است. در صورت بهره‌گیری از زمان به شکلی خودکار بهره‌وری نیز افزایش می‌یابد.
4- اهداف کلی: برای دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای، به زمان نیاز داریم (خاکی، 1376).
2-4 فرآیند هدفگذاری
در یک وضعیت مطلوب، هدف‌های بلندمدت سازمان، برای تمامی کارکنان بدیهی و تعریف شده است و تمامی رؤسا، آن اهداف سازمانی را به عنوان اولویت‌های سازمان شناسایی و به شکل قابل درکی به همه افراد سازمان منتقل می‌کنند. در فرآیندهای هدفگذاری ابتدا هدف بلندمدت تعیین می‌شود در راستای آن اهداف بلندمدت ، اهداف جزئی‌تر شکل می‌گیرد.
از ديدگاه مكنزي هدف باید ……
1- در پی چیزی باشد، 2- قابل دستیابی باشد، 3- مشخص و قابل اندازه‌گیری باشد،
4- در محدوده زمانی مشخصی تعریف شده باشد، 5- مورد قبول کسانی که در توفیق آن نقش
دارند باشد، 6- منعطف باشد (برحسب موقعیت امکان تغییر آن وجود داشته باشد) و 7- مکتوب باشد (خاکی، 1376).
جک دی فرنر (1378)، می‌گوید: مدیریت زمان فرآیند اداره کردن چیزهایی است که افراد در تمام طول 168 ساعت هفته انجام مي‌دهند.
نمودار فرنر در تقسیم‌بندی فرآیند زندگی
توجه به نمودار تقسيم‌بندي فرنر، نشان می‌دهد که اگر نصف وقت با صرف کارهای شخصی و کمتر از 4/1 آن در محل کار صرف شود، حدود 40 ساعت در هفته برای کارهای دیگر وقت مي‌ماند.
به گفته فرنر بعضی از افراد هستند که با فروش استعداد یا به وسیله شخصیتشان تولید سرمایه می‌کنند. مثلاً وزیری که منابعش ممکن است توانایی درک و تحلیل مسائل در ابعاد مختلف باشد، یا حتی معلمی که منابعش توانایی راهنمایی مؤثر فعالیت‌های اقتصادی و ایجاد انگیزش در زیردستان با مصرف توسعه سازمان است، یا یک مادر که منابعش عشق و پرستاری از فرزندان است. او معتقد است که باید این منابع شخصی شناسایی شود و برای شناسایی آن باید وقت گذاشت.
براساس نظریه مازلو یک شخص ابتدا به وسیله نیازهای اساسی سطح پائین برانگیخته می‌شود و سپس هنگامیکه یک نیاز ارضاء شد، این حالت شخصی به سمت نیاز سطح بالاتر حرکت می‌کند (فرنر، 1378).
«فرنر معتقد است که با داشتن مدیریت زمان می‌توان به تمام نیازهای زير پاسخ بهینه داد».
خود شکوفایی ارضاء شدن توان بالقوه فرد، توانایی‌ها و قابلیت‌هایش
احترام این نیاز به وسیله احترام دیگران به ما ارضاء می‌شود
احساس تعلق اجتماعی، عشق دوستی، معاشرت، تعامل و عشق
امنیت و اطمینان نیاز به آزادی از تهدیدها، حوادث، آینده ناخوشایند
فیزیولوژیک نیاز به غذا، درامان بودن از گرما و سرما
سه نکته مهم مدیریت زمان برای مدیران:
مدیر در واحدهای آموزشی به منظور مدیریت زمان باید سه مرحله را در نظر بگیرد:
1- استفاده مطلوب از زمانی که طی خدمت از دست می‌رود.
2- بهره‌گیری از زمان که در غیر ساعات خدمتی می‌توان از آن بهره برد.
3- استفاده از زمانی که شامل تعطیلات رسمی و تابستانی است (دیهیمی، 1387).
2-5 چهار اصل مدیریت زمان از ديدگاه لوئيس ديويد
هر گاه با کاری روبرو شدید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می‌کشد قبل از اینکه به هر گونه اقدامی دست بزنید کمی تأمل کنید. می‌توانید با طرح چهار سوال از خود، مقدار قابل ملاحظه‌ای از وقت و نیروی خود را صرفه‌جویی کنید، بازدهی خود را بهبود بخشید و فشارهای رواني خود را کاهش دهید.
1- آیا لازم است این کار حتماً انجام شود؟ (بررسی کارهای قابل حذف)
2- آیا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟ (تفویض اختیار)
3- آیا می‌توانم این کار را به تعويق بیندازم؟ (تأخیر مثبت)
4- آیا من باید مستقیماً این کار را انجام دهم؟
اصول چهارگانه مديريت زمان با تنظيم هدف و كنترل نيروي شخص همراه بوده و منجر به ارائه سوال‌هاي چهارگانه از خويشتن مي‌شود (لوئیس دیوید، 1377).
2-6 دیدگاه‌های مدیریت زمان
مدیریت زمان آن دسته از توانائی‌ها و مهارت‌هایی است که به کنترل بهینه زمان توسط فرد منجر می‌شود. مدیریت زمان بیش از اداره فعالیت‌ها در طول زمان است، مدیریت زمان، مدیریت خود است. مدیریت خود درست مانند مدیریت چیزهای دیگر است. مدیریت زمان شامل مهارت‌های برنامهریزی، سازماندهی، اجرا و کنترل است (فرنر، 1378).
بورن می‌گوید، اهمیت مدیریت زمان برای مدیران روز به روز افزایش می‌یابد. زیرا آنان دریافته‌اند
که زمان یکی از مسائل بسیار مهم برای سازمان است. او پیشنهاداتی در زمینه بهبود مدیریت زمان مطرح کرده است که عبارتند از: تعیین اهداف، تحلیل زمان موجود، تفویض مسئولیت به دیگران، سازماندهی آنچه که غیر قابل اجتناب است.
فراست (1371)، معتقد است،وقت در همه جا عامل فشار است و مدیریت زمان در مقابله با این مشکل ابزاری مؤثر است. او برای سنجش شایستگی در مدیریت زمان آزمونی طراحی کرده است که برگرفته از مجموعه اصول و فنون پژوهش‌های مدیریت زمان است.
معین (1373)، بیان می‌کند: توجه به زمان یعنی استفاده درست از فرصت‌های تازه برای بارور کردن سازمان، تولید بیشتر برای بهبود بهره‌وری و نیاز به تغییرات اساسی و مداوم در سازمان. در این زمینه، فرهنگ حاکم بر سازمان نقش درجه اول را دارد. برای اینکه کارکنان به اهمیت زمان توجه داشته باشند، باید ایجاد انگیزه کرد، برنامه اصولی تنظیم نمود و نتایج کار را مورد ارزیابی قرار داده و در درجه اول محیط را برای استفاده از زمان آماده ساخت.
زالی (1375)، می‌گوید: زمان یکی از عوامل استرس‌زا است و دائم در حال شتاب بودن استرس‌آور است. در دنیای کاری امروز وقت با ارزش است، به همین دلیل دوره‌های مدیریت زمان فراوانی اجرا می‌شود. قصور در برنامهریزی و انتظار مسائل و مشکلات را داشتن، تعداد بحران‌ها را در حیات مدیریت افزایش می‌دهد. هر بحران به بحران دیگر و بیشتر می‌انجامد و سبب افزایش میزان فشار روانی (استرس) می‌شود.
مدیریت زمان بیش از اداره فعالیت‌ها در طول زمان است، آن به معنی استفاده مؤثر از منابع و راهنما برای رسیدن مؤثر به اهداف است. طبقه‌بندی فرنر به صورت کاملاً مجزا ولی مرتبط به شرح زیر است:
1- تعهد
2- تجزیه و تحلیل
3- برنامهریزی
4- پی‌گیری و تحلیل مجدد
1- تعهد: مکنزی می‌گوید، دلیلی که بسیاری از مردم در به کارگیری روش‌های مدیریت زمان با دشواری مواجه هستند، این است که این روش‌ها معارض و مباین با الگوهای عادی فردی
آنهاست (مکنزی، 1373).
بنابراین شرط اول در مدیریت زمان اجرا تعهد و پایبندی به تغییر در عادت‌ها و روش‌های گذشته است. استفاده از روان‌شناسی و مشاوره جهت ایجاد این پایبندی مفید تلقی شده و می‌تواند برای مدیر یا هر فرد دیگر، راهنمای مفید محسوب گردد (فرنر ، 1378).
2- تجزیه و تحلیل: تجزیه و تحلیل وضع مطلوب دومین مرحله از فرایند مدیریت زمان به حساب می‌آید. مدیر باید در مورد اینکه چگونه وقتش را می‌گذراند، چه مشکلات و چه شرایطی دارد، داده‌هایی جمع‌آوری نموده و آنها را تحلیل نماید. در اثر نتایج حاصل از این مرحله فرآیند، اطلاعات کافی برای مرحله سوم یعنی برنامهریزی به وجود خواهد آمد.
مرحله تجزیه و تحلیل در مدیریت زمان شامل سه مرحله به شرح زیر است:
- تجزیه و تحلیل چگونگی استفاده از وقت
- تجزیه و تحلیل مسائل زمانی در کار گروهی
- خودسنجی
3- برنامهریزی: بسیاری از مدیران تازه کار و کم تجربه، تحت فشار کارهای روزمره، اعلام می‌دارند که وقت زیادی برای برنامهریزی ندارند. اما مدیریت مؤثر و کارآمد، مستلزم برنامهریزی است، تو
سط آن مدیر می‌تواند ساعت زیادی را از انجام کارهای غلط برای خود صرفه‌جویی کنتد و از انجام کارهای غیرضروری و غیرمهم جلوگیری نماید (جواهری‌زاده، 1378).
پژوهشگران بسیاری برنامهریزی را به عنوان مهمترین بخش در مدیریت زمان محسوب کرده‌اند. از جمله مک کال در نتیجه تحقیقات خویش می‌گوید، مدیران معمولاً در ساعت‌های کار طولانی بسیار مشغولند، کار آنان پراکنده و گوناگون است. آنها عمدتاً ارتباط شفاهی و تماس‌های زیادی برای انجام کارها برقرار می‌کنند، چون آنها برنامهریزی نمی‌کنند و نمی‌دانند چگونه وقتشان را بگذرانند، لذا دوباره کاری‌ها و اتلاف وقت و انرژی دارند.
در سال 1382، چارلز بابینز مطالعه زمان و حرکت و کارآیی را در کارمندان بررسی نمود. سپس تیلور در اولین مقاله خود بنام سیستم پرداخت خود برای واحد کار با سیستم نرخ‌بندی یک قطعه به لزوم اندازه‌گیری زمان انجام یک واحد از کار و جمع‌آوری اطلاعات برای تعیین آن اشاره می‌کند (جاسبی، 1371).
تیلور معتقد بود که برنامهریزی تکلیف روزانه است. در همین زمان هنری گانت که از دانشمندان معاصر تیلور در ارتباط با مکتب مدیریت علمی در اواخر قرن 19 بود اولین سیستم
عینی را به منظور زمان‌بندی و کنترل یک پروژه ارائه داد. روشی که او ابداع کرد به نام
«نمودار میله‌ای گانت » معروف است. پس از آن در سال 1985، زمان به عنوان اصلی‌ترین عامل موفقیت در طرح‌ها و برنامه‌ها در نظر گرفته شد و در روش ارزشیابی برنامه یا به عبارتی (پرت ) مطرح گردید (مسرور، 1379).
2-7 نقش مدیریت زمان بر فشار عصبی ناشی از کار مدیران و کارکنان
در سال‌های اخیر پیرامون کنترل اضطراب به ویژه در محیط کار و تأثیر آن بر بازدهی تولید و تجارت تحقیقات زیادی صورت گرفته است. مدیران اجرایی با پی بردن به اهمیت فشارهای روانی اقدامات جدی و پرهزینه‌ای را در خصوص پیشگیری و درمان این مورد انجام دادند، چرا که اضطراب‌ها عامل مستقیم بیشترین عوارض جسمانی از قبیل سکته قلبی و مغزی هستند و موجب آسیب سازمان و از دست دادن مدیران تازه کاری می‌شود که در آینده روی آنها حساب کرده بودند؛ با تحقیقات انجام شده به این نتیجه رسیدند که درصد عظیمی از این فشارها به علت کمبود وقت است. با توجه به تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توان تا حد زیادی در وقت صرفه‌جویی نمود. به همین جهت توجه خاصی به مدیریت زمان مبذول می‌دارند چرا که این فن می‌تواند در تمام ابعاد زندگی تعالی ایجاد کند. به عقیده مکنزی، مدیریت زمان باعث کاهش فشارهای عصبی و افزایش بازدهی افراد می‌گردد. با آموختن مدیریت زمان می‌توان به اهداف نائل شد و بین زندگی شغلی و شخصی تعادل برقرار نمود (خاکی، 1376).
از جمله مزایای مدیریت زمان افزایش کارآيی، کاهش حواس پرتی، نظم شخصی، کاهش هیجانات و فشارهای عصبی، حفظ خونسردی، افزایش خشنودی دیگران و افزایش زمان آرامش است. آنچه از مدیریت وقت حاصل می‌شود فوائد عدیده‌ای است که برخی از صاحب نظران به آن اشاره دارند: 1- کاهش فشار روانی 2- تعادل میان کار و زندگی 3- خلاقیت 4- موفقیت در کسب اهداف (هاينس، 1987).
2-8 عوامل مؤثر بر مدیریت زمان
1- عوامل فرهنگی
2- رسوم
3- عوامل سازمانی
4- عوامل اجتماعی و تکنولوژیکی
- عوامل فرهنگی: این عوامل در الگوهای استفاده از زمان تأثیر می‌گذارد و این امر در رفتار سازمانی شاغل تأثیر می‌گذارد. با تحقیقات صورت گرفته آشکار شده که مفهوم زمان در فرهنگ‌های مختلف متفاوت است. مثلاً آمریکای لاتینی‌ها و آفریقایی‌ها ضرورت به موقع سرکار حاضر شدن را درک نمی‌کنند و از نظام صحیحی برای صرف وقت پیروی نمی‌نمایند. آفریقایی‌ها دوست ندارند که تمام انرژیشان در زمان اشتغال صرف شود تا بتوانند پس از ساعت کار زندگی نمايند.
- رسوم: فرد برحسب رویدادهای زندگی اوقات خود را می‌گذارند ولی ذهنیات هر فرد برای صرف نظر متأثر از تجاربی است، تجاربی که با نحوه زندگی فرد در جامعه مربوطه که به گذراندن اوقات فرد تأثیر می‌گذارد رابطه دارد. در جوامع صنعتی اکثر کارکنان با حدت و شدت بیشتر از زمان استفاده می‌کنند (مكنزي، 1373).
- عوامل سازمانی: در تمام سازمان‌ها موانعی وجود دارد که کم و بیش بر مدیریت زمان هر شاغل تأثیر می‌گذارد از جمله:
الف: کار به درستی تعریف نشده است.
ب: زمانی که یک کارمند برای خدمت به دیگران صرف می‌کند.
در حالت الف، فرد شاغل به طور دقیق نمی‌داند چگونه به انجام وظایف بپردازد یعنی شرح وظایف روشن برای اشتغال روزانه به تفکیک ساعت کار وجود ندارد که این امر بکارگیری و تفهیم مدیریت زمان را دچار مشکل می‌کند. بنابراین هر گاه وظایف در ابتدا به صورت نظامدار معلوم شود می‌توان تقویم روزانه و هفتگی کاری تهیه نمود. به این طریق پیش‌بینی زمان اختصاصی برای اجرای طراح‌های سازمانی آسان می‌شود. در نتیجه تعریف امور از ابتدا تا انتهای انجام قابل پیش‌بینی است. حالت ب، به این معنی است که برای جلوگیری از بروز وقفه و بی‌نظمی بهتر است دستورالعمل روشنی تنظیم گردد تا زمان اشتغال برای هر یک از اعضاء معلوم گردد و به امور اجرایی تخصیص یابد. به عبارتی دیگر برای هر کار فرد به طور دقیق زمان سنجی و کارسنجی شده باشد (فراست، 1371).
- عوامل اجتماعی و تکنولوژیکی: عوامل اجتماعی به طرق مختلف مدیریت زمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند. امروزه برخلاف دهه‌های قبل که توجه به صرف زمان در راستای کار بود؛ سعی در سیاستگذاری‌هایی برای استفاده از اوقات آزاد افراد و هدف تقویت «بهتر بودن» از طریق رشد و غنی ساختن ارتباطات اجتماعی است. امروزه تکنولوژی، اجازه استفاده حداکثر زمان کاری را فراهم نموده است. با توجه به این مطالب روشن می‌شود که خواسته‌های اجتماعی
و فنون به لحاظ تأثیرگذاری در صرف زمان؛ رفتار سازمانی او را تحت تأثیر قرار می‌دهند. طراحی مدیریت زمان در سازمان‌ها می‌تواند رفتار مطلوب ایجاد نماید که به دو حالت این مدیریت زمان در سازمان می‌تواند به اجرا درآید: الف- خود کارکنان هر یک مدیریت اوقات خود را بپذیرند. ب- با شناخت زمان اشتغال از مدیریت سازمانی تبعیت نمایند (عسگریان، 1378).
2-9 برخی از اصول مدیریت زمان
از آنجایی که مفهوم مدیریت زمان توسط دراکر در سال 1966 رایج شد، این نظریه به طور گسترده‌ای به عنوان عامل مؤثر در اثربخشی کارکنان پذیرفته شده است. این دیدگاه را مطالعاتی تأئید کرده‌اند که نشان دادهاند کارکنانی که در مدیریت زمان خود موفق هستند، در حالت کلی نیز نسبت به کارکنان دیگر، موفق‌ترند. به میزان زیادی به عنوان نتیجه این ادعا، برنامه‌های مدیریت زمان به طور گسترده‌ای در دسترسی قرار گرفته‌اند و بسیاری از کارکنان در این برنامه‌ها شرکت می‌کنند به طور اخص کارکنانی که در این برنامه‌ها شرکت می‌کنند بر این باور هستند که توانایی آنان برای مدیریت زمان خود با شرکت در چنین برنامه‌هایی بهبود یافته است (هال و هرش ، 1982).
2-10 دیدگاه دراکر
از دید پیتر دراکر (1996)، برای استفاده صحیح از زمان توسط مدیران باید به اصول زیر توجه داشت:
1- مدیر اجرایی نباید به سرو سامان دادن کلیه کارها بپردازد و با آنها نباید درگیر شود چرا که در این صورت نمی‌تواند به امور شخصی که فقط وظیفه وی است بپردازد و نمی‌تواند از توانایی‌های خود به نفع سازمان بهره گیرد.
2- مدیریت باید توانایی و امکان دسترسی به افرادی را در سازمان داشته باشد که در فعالیت او تأثیر گذارند.
3- مدیران باید از محیط و عوامل خارجی سازمان که در نقش و اهداف سازمان تأثیر بسزا دارند آگاه باشند و دقیقاً آنها را بشناسند.
4- باید از صرف وقت زیاد برای حل کارهای گذشته جلوگیری شود و به آینده بیشتر توجه گردد. در حال مسائل دنباله روی دیگران را نکنند و سعی در ایجاد راههای جدید داشته باشند.
5- مدیر به درستی تشخیص دهد که برای انجام هر کار یا مرحله‌ای از کارها چه میزان دقت لازم است. اختصاص فرصت مختصری برای انجام یک کار مهم نه تنها مشکلی را حل نمی‌کند بلکه اطلاعات و تصویری نادرست به مدیر می‌دهد. هنگامی که یک مدیر «جدول کارنما» تهیه می‌کند باید توجه کند که کارهای زائدی را که انجامش ضرورت ندارد را حذف نماید و در جدول منعکس ننماید و سعی کند تا جایی که ممکن است کارها را به افرادی که قادرند از پس مسئولیت مورد نظر برآیند بسپارد، دیگر اینکه تلاش نماید تا با بالا بردن سطح دانش و توانایی و قابلیت افراد، نیروهایی داشته باشد که بتواند کارها را به آنها واگذار نماید و علاوه بر این، چنین اقدامی موجب می‌شود که به جای افزایش تعداد کارکنان از حداقل نیروی انسانی کارآمد استفاده کند.
2-11 دیدگاه سنگه
پیتر سنگه معتقد است یکی از استراتژی‌ها برای رویارویی با کمبود وقت یا اتلاف آن این است که به تنظیم وقت برای تمرکز بر امور پرداخت. بدین معنی که با جلوگیری از برهم خوردن تمرکز فکر در زمانی که افراد مشغول محاسبه یا انجام کاری هستند می‌توان از اتلاف زمان جلوگیری کرد. یکی از راههای انعطاف در مدیریت زمان و ایجاد وقت این است که به کارکنان امکان داده شود که وقت انجام امور محوله را شخصاً تنظیم کنند که این بر پایه برقراری اعتماد در سازمان است. سومین نکته این است که مدیر به تواناسازی بپردازد تا با واگذاری امور محوله از وظایف غیرضروری پرهیز نماید. دیگر اینکه کارکنان تفهیم شوند که چنانچه از عهده کاری بر نمی‌آیند صراحتاً به آن اعتراف نمایند (جي، 1384).
