بخشی از مقاله
چکیده
در زمانه ای که عصر پدیداری تازهها و نوآوریها است نوع جدیدی از سازمان در حال ظهور است به کارگیری فناوریهای اطلاعاتی نظیر اینترنت، پست الکترونیکی و همچنین فراگیر شدن استفاده از رایانه باعث شده تا شکلهای سازمانی جدیدی پا به عرصه وجود بگذارند سازمانی که موجودیت آن خارج از سازمان است این سازمان که آن را سازمان مجازی نامیدهاند از نوعی تلفیق میان گروهها و واحدهای پراکندهای که به مدد شبکههای ارتباطی با هم پیوند خوردهاند و تشکل جدیدی را به وجود آوردهاند، شکل گرفته است هر قدر واگذاری فعالیت ها به سازمان های خارجی بیشتر باشد سازمان مجازی تر است در این سازمان ها، مرزهای موجود از بین خواهد رفت و فناوری هایی ورای سازمانهای سنتی مورد استفاده قرارگرفته که باعث افزایش بهره وری ارتباط بین سازمان و اف راد میشود سازمان های مجازی نمونهای از سازمانهای آینده هستند که در آنها پیچیدگی، وسعت و حجم عملیات به گونهای است که دیگر نمیتوان آنها را به صورت سازمانی متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه برای ادامه کار آنها نیاز به سازمانهای دیگر است. در مجموع سازمان های مجازی اثربخشی خود را از ارتباط با سازمان دیگر به دست میآورد و آنچه به آنها معنی میبخشد نوعی اتفاق و اتحاد موقت است از اینرو سازمان های مجازی نیاز شدیدی به ارتباطات عمودی ، افقی ، مورب، تیم های عملیاتی با سرپرستی چند جانبه و رسمیت پائین برای کسب انعطاف پذیری و آزادی عمل دارند و مخالف با بوروکراسی اند و رابطه به صورت همکارانه است.
واژگان کلیدی : سازمان مجازی، ارتباط، سازمان
مقدمه
درسال ٌٍُُ با چاپ نخستین کتاب مدیریتی که وجه غالب آن معرفی دنیای مجازی بود، مجازی سازی از مباحث اصلی مورد توجه مدیران قرار گرفت. تز اصلی مولفان این کتاب دیوید و مالون1 با عنوان شرکت مجازی آن بود که فناوری های جدید باعث تغییراتی انقلابی در تولیدات شرکتها و نحوه عملکرد آنها خواهد شد . نکته اصلی این بود که فناوری های اطلاعاتی زمینه هایی را فراهم میسازند و کمکهایی میکنند که ورای محدودیتها و موانع ذاتی سازمان های سنتی است - سیدجوادین، ٌََّ - .ازجهت لغوی، واژه »مجازی« از مباحث کامپیوتر به عاریت گرفته شده است . در کامپیوتر به حافظه ای که بیشتر از ظرفیت حافظه واقعی است، حافظه مجازی نام نهاده اند و در سازمان نیز به همین سیاق و با توجه به اینکه ازمنابع بیرونی که واقعا متعلق به سازمان نیست، سازمانی بوجود آمده است آنرا سازمان مجازی 2 نامیده اند ، سازمانی که موجودیت آن متعلقات سازمانهای دیگر است و به خودی خود موجودیتی ندارد.
بدین ترتیب، در سازمانهای مجازی عاملی مهمی که مجازی بودن را تعیین میکند واگذاری فعالیتها به سازمانهای دیگر وتامین خدمات و کالا با همکاری واحدهای خارجی و اتحاد با آنهاست . هر قدر این واگذاری گسترده تر باشد سازمان به سوی مجازی شدن بیشتر حرکت کرده است - سیدجوادین، ٌٍََ - .سازمان های مجازی، به صورت موقت، برای ترکیب و بکارگیری توانا ییهای خاص اعضای آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزایش بهره وری و استفاده سریع از فرصتهای خاص برای ارائه محصولات یا خدمات خاص می شود و معمولا بعد مسافت به وسیله فناوری اطلاعات جبران می شود. سازمانی مبتنی برشبکه است که با استفاده از آخرین فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت و اینترانت، مراودات و همکاری با اشخاص و سازمان های دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای فیزیکی امکان پذیر می سازد - فتحیان و مهدوی نور، ٌٍَُ - .
سازمان مجازی : شرکت هایی که تنها به تجارت الکترونیکی مشغولند، سازمان مجازی نامیده می شود . یکی از جالبترین ساختارهای سازمانی بازمهندسی شده ، سازمان مجازی است که معمولا شرکت مجازی - VC - نامیده می شود . ایجاد ، راه اندازی و مدیریت یک شرکت مجازی، کاملا وابسته به IT است و شرکت مجازی به ویژه به اینترنت و اکسترانت متکی هستند - توربان و همکاران، ٌََّ - .این سازمانهای مجازی، شبکه هایی از روابط به وجود آورده اند که به آنها امکان می دهند کارهای تولید، توزیع، بازاریابی یا هرگونه ا عمال تجاری دیگر را که مدیریت احساس می کند دیگران می توانند بهتر یا ارزانتر از آنان انجام دهند، به بیرون واگذار کنند .
سازمان مجازی در تضاد آشکار با بوروکراسی متعارف قرار دارد که از بسیاری سطوح عمودی مدیریت تشکیل شده است و در آن اعمال کنترل از طریق به تملک درآوردن دنبال می شود. در چنین سازمان هایی، تحقیق و توسعه در درون شرکت انجام می گیرد، تولید در کارخانه های متعلق به کمپانی انجام می گیرد و فروش و بازاریابی توسط کارکنان خود کمپانی انجام می شود . مدیریت برای حمایت از همه اینها مجبور استکادرهای اضافی، از جمله حسابدار، کارشناسان منابع انسانی و وکیل استخدام کند . اما سازمان مجازی بسیاری از این وظایف را بهشرکتهای تخصصی بیرونی واگذار می کند و توجه خود را بر آن کارهایی که می تواند از همه بهتر انجام دهد، متمرکز می کند - رابینز و ای.جاج، ٌٌَُ - .
خصوصیات سازمانهای مجازی
برتری: هر یک از شرکاء شایستگی اصلی خود را عرضه می کند و در نتیجه این کار یک تیم پرستاره ایجاد میشود.بهره گیری کامل از منابع: برخی از منابع، شرکای تجاری، گاهی اوقات بلا استفاده می مانند . چنین منابعی، می توانند در سازمان مجازی برای ایجاد یک مزیت رقابتی مورد استفاده قرار گیرند.
فرصت سازی : مشارکت فرصت ساز است سازمان مجازی برای ربودن فرصت های تجاری سازماندهی میشود.
فقدان مرزها :تشخیص مرزهای سازمان مجازی مشکل است همکاری های نزدیک در میان رقبا، تولیدکنندگان و مشتریان، در یک مشارکت مجازی تعیین این موضوع را که کجا محدوده یک شرکت تمام شده و دیگری شروع میشود مشکل کرده است.
اعتماد : شرکای تجاری در یک سازمان مجازی ، باید به یکدیگر بیش از قبل اطمینان داشته باشند، چرا که سرنوشت تجاری آنها به هم گره خورده است.
سازگاری با تغییرات: سازمان مجازی می تواند به سرعت خود را با تغییرات محیطی وفق دهد چون ساختار آن ساده است.
فناوری: فناوری اطلاعات تحقق سازمان مجازی را ممکن می سازد.یک سیستم اطلاعاتی شبکه ای یک ضرورت برای سازمان مجازی است - توربان و همکاران، ٌََّ - .
تکنولوژی اطلاعات، کمپانیها و افراد را به هم متصل می کند چنان که آنها بتوانند به عنوان یک ارگان عمل نمایند . تعداد عناصر در یک شرکت یا یک شبکه سازمان مجازی توسط مهارتهایی از استعدادها و مناب ع مورد نیاز برای نیل به اهداف تعریف می شوند برخلاف طراحیها در یک سازمان مجازی دارای کنترل مستقیم کمی روی عملکردهای انجام شده بوسیله دیکر اعضای شبکه می باشند . این روش یک طراحی سازمان نیازمند رفتارهای جدید از مدیران است . اعتماد بالا در اعضای شبکه جلوه مرکزی از یک سازمان مجازی می باشد . مدیریت رفتارهای ناسازگار و ناهماهنگ نقش کلیدی و اساسی را بازی می کند زیرا که نیاز به حفظ ارتباطهای همکاری در بین قسمتهای شبکه وجود دارد - ای و چامپوکس، ٌَََ - .
سازمانهای مجازی می توانند با روش های متفاوتی پیاده سازی شوند. برخی از آنها عبارتند از :
-کارکنان در مکانی دور از محل کارفرما وظایف خود را انجام می دهند . بدین منظور از تجهیزات مخابراتی و رایانه هااستفاده می شود تا ارتباط آنها با دفتر کارفرما برقرار شود.این روش را " از راه دور"1 گویند.
ٍ-قابلیت اتصال به ماهواره را دارند این روش را " مراکز راه دور" 2 می نامند.
َ-کارکنان از طریق امکانات مخابراتی بسیار فعالیت می کنند . بدین منظور تجهیزات خاص مانند رایانه های سیار،پیجرها و تجهیزات پست الکترونیکی به صورت بی سیم استفاده می شوند.این روش را " کار همراه"3 گویند.
ُ-کارکنان با یکدیگر از مکان های دور،با استفاده از روش هایی چون پست الکترونیکی با ویدئو کنفرانس، ارتباط برقرار می کنند . این روش را " تیم های مجازی"4 می گویند.
برخی از فناوری های مورد استفاده در پیاده سازی سازمان های مجازی شامل موارد زیر هستند ٌ-اینترنت ،اینترانت و اکسترانت ٍ- فناوری ویدئو کنفرانس َ- پست الکترونیکی ُ- فناوری های بی سیم ِ- پورتال ها - فتحیان و مهدوی نور، - .البته باید به خاطر داشت که سازمان مجازی مفهومی متفاوت با اداره مجازی است. در اداره مجازی تکنولوژی جایگزین بسیاری از فضاهای فیزیکی واحد میشود، در حالی که سازمان مجازی با تامین و تدارک فعالیتها از خارج سازمان، هدفهای سازمان را محقق میکند - الوانیٌَََ - .سازمان های مجازی نیاز شدیدی به ارتباطات عمودی ، افقی ، مورب، تیم های عملیاتی با سرپرستی چند جانبه و رسمیت پائین برای کسب انعطاف پذیری و آزادی عمل دارند - هاشمیان و احمدی، ٌََّ - .
با توجه به اینکه در مجازی سازی هدف حذف ساختار فیزیکی میباشد، در ارتباط با سازمان، گروهی معتقدند که مجازی سازی در کنار بقیه سازمانها قرار نمی گیرد بلکه نوعی استراتژی میباشد که هر سازمانی با هر قدمتی یا هر اندازه ای می تواند از آن استف اده کند و از طرف دیگر عده ای آن را در کنار انواع دیگر سازمان و ساختار قرار داده و از آن به عنوان نوعی جدید از سازمان یاد می کنند در زیر به تشریح هر یک از آنها می پردازیم:نکته حائز اهمیت این است که مجازی سازی یک استراتژی می باشد و هر سازمانی با هر سابقه ای - قدیمی یا جدید - با هر اندازه ای - کوچک یا بزرگ - می تواند از این استراتژی استفاده کند.در گذشته از جمله محدودیتهای اساسی در تعامل با مشتری محدودیتهای زمانی و مکانی بودند که امروزه با استفاده از فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی این محدودیتها کم رنگ شده اند و تع امل بین سازمانها و مشتریان از راه دور امکان پذیر شده است . مشتریان با
