بخشی از مقاله
چکیده -
یکی از عوامل کلیدی در حیات سازمان های امروزی استفاده از سیستم های اطلاعاتی می باشد، درک نیاز و چگونگی حل این نیاز به دلیل تنوع و پیچیدگی سیستم های اطلاعاتی راه مشکل خواهد بود، با توجه به تخصص گرایی در طراحی و ساخت سیستم های اطلاعاتی و همچنین عدم وجود تمامی تخصص ها مورد نیزا در سازمانها یکی از بهترین راه های موجود برون سپاری در خرید و تولید سیستم های اطلاعاتی می باشد و در هنگام برون سپاری مهمترین عامل موفقیت انتخاب صحیح کارگزار و یا پیمانکار برای خرید و ساخت سیستم های اطلاعاتی می باشد، ما سعی کرده ایم شاخص های انتخاب کارگزار را با توجه به تجربه کارشناسان و ارزیابی آنان ارائه نماییم، این شاخص ها برای تمامی سازمان ها و نهاد ها و به خصوص بنگاه های کوچک و متوسط مناسب بوده برای انتخاب بهترین گزینه از گزینه های پیش رو مفید خواهد بود.
1. مقدمه
امروزه تمامی فعالیت های انسان تحت تاثیر فناوری اطلاعات قرار گرفته است و می توان گفت ما برای تمامی کارهایمان از فناوری اطلاعات استفاده می کنیم حتی در پخت غذا نیز از سیستم های الکترونیکی که قابلیت برنامه ریزی دارند استفاده می شود. فناوری اطلاعات دیگر بخش از زندگی شخصی و کاری ما شده است و اکثر افراد به صورت مستقیم و غیر مستقیم از فناوری های اطلاعاتی در کار خود استفاده می کنند.
یکی از بخش هایی که ما از فناوری اطلاعات استفاده می کنیم سیستم های اطلاعاتی - - Information systems می باشد که روزانه به حیطه کاری آن نیز افزوده می شود.
در واقع سیستم های اطلاعاتی از ترکیب دانش رایانه - رایانش - و مدیریت اطلاعات به وجود آمده است و این ترکیب با توجه به سابقه بسیار کم هنوز به صورت کامل انجام نشده است و هر روز تکنولوژی جدید و سیستم های اطلاعاتی جدیدی که هدفی جز پوشش درخواست های مشتریان را ندارد ساخته و روانه بازار می شود.
.2 سیستمهای اطلاعاتی
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته هایی مانند مدیریت، علوم کامپیوتر، مهندسی نرمافزار، و علوم کتابداری و اطلاع رسانی ارائه شده است. تعریف آمده در واژهنامه انجمن کتابداری آمریکا [16] تعریفی جامع از سیستم های اطلاعات است که در این مقاله استفاده می شود:
"یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع آوری، سازماندهی - پردازش - ، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه".
بر اساس این تعریف، سیستم های اطلاعات محدود به سازمانها نمیشوند و میتوانند در محدودهای وسیعتر از سازمان، به عنوان مثال یک شهر نیز موضوعیت یابند.
.3 ضرورت انتخاب کارگزار برای سیستم های اطلاعاتی
ضرورت انجام این تحقیق با توجه به تنوع سیستم های اطلاعاتی و تغییر روزافزون و مدام سیستم های اطلاعاتی بر هیچکس پوشیده نیست ولی ضرورت انجام این تحقیق را می توان در سه بعد مختلف بررسی نمود.
ضرورت استفاده از سیستم های اطلاعاتی
بنگاه های اقتصادی در طول عمر خود و در دوره های زمانی مختلف احتیاجات متفاوتی از سیستم های اطلاعاتی دارند در یک دوره احتیاج به سیستم های اطلاعاتی مدیریت تراکنش برای ذخیره سازی و نگهداری اطلاعات و تراکنش های موجود در بنگاه ضرورت اصلی بنگاه می باشد، با افزایش تعداد مشتریان و تنوع محصولات سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری ضرورت پیدا می کند و با توسعه جغرافیایی بنگاه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ضرورت اصلی بنگاه خواهد شد، حال تصور کنید شما از این خیل سیستم های اطلاعاتی کدام را ضروری بنگاه می دانید، این سوالی بزرگ و معمولا حیاتی برای بنگاه های خواهد بود و باعث پیروزی و شکست آنها در رقابت خواهد شد، این موضوع در بنگاه های اقتصادی کوچک و متوسط که معمولا سرمایه و قدرت ریسک کمتری دارند حیاتی تر و در بعضی مواقع عامل توسعه و شکست آنها خواهد بود.
ضرورت انتخاب سیستم های اطلاعاتی
بعد از درک ضرورت استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای بهبود و توسعه فعالیت بنگاه اقتصادی نوبت به انتخاب سیستم اطلاعاتی و سوالات و مسائل مربوط به آن خود نمایی خواهد کردو دارا بودن یک شاخص و معیار شما را در انتخاب سیستم های اطلاعاتی کمک شایان خواهد نمود و به شناسایی و درک صحیح سیستم اطلاعاتی و درخواست و آینده سیستم آشنا تر خواهد کرد، این آشنایی مسیر حرکت را مدیران در مراحل مختلف نشان می دهد و در ارزیابی های کارآمدی و اثربخشی سیستم نیز اهداف را تبیین می کند، زمانی مدیر یک مجموعه یک سیستم مدیریت تراکنش خریداری می کند و مورد استفاده قرار می دهد ارزیابی او در حد و حدود سیستم مدیریت تراکنش خواهد بود و فراتر از آن نه از کارمندان خود توقع دارد نه سیستم تهیه شده.
ضرورت توسعه سیستم های اطلاعاتی
توسعه مسیری است که تمامی بنگاه های اقتصادی ناگزیر به انجام آن می باشند و حیات یک بنگاه احتیاج به توسعه و یا حداقل همخوانی با محیط خواهد داشت و در مسیر توسعه نیازهای بنگاه نیز تغییر نموده و این تغییر نیاز، احتیاج به سیستم های اطلاعاتی متفاوت را به همراه خواهد داشت، درک این نیاز و به طبع آن جستجو در خصوص سیستم های اطلاعاتی منطبق با نیاز نیز یکی از ضرورت های داشتن الگو، شاخص و معیار برای انتخاب می باشد، ضرورتی که باید به صورت دوره ای مورد بررسی و پالایش قرارگیرد.
بنگاه های اقتصادی زیادی وجود دارند که از سیستم های متعددی استفاده می کنند که در زمان راه اندازی از بهترین و بروز ترین سیستم های اطلاعاتی عصر خود بوده اند ولی با تغییر و بروز شدن سیستم های اطلاعاتی این نیاز بررسی و پالایش نشده و بنگاه اقتصادی از سیستم های قدیمی و ناکارآمد همچنان استفاده می کند و تغییر از این سیستم به سیستم های امروزی نیز هزینه های چند برابری خواهد داشت، توسعه سیستم های اطلاعاتی باید جزو برنامه های دوره ای مدیران ارشد قرار گیرد.
.4 شاخص های انتخاب
بعد از انتخاب سیستم های اطلاعاتی و تعیین شاخص های سیستم های نرم افزاری انتخاب پیمانکار - تولید کننده - در صورتی که سیستم نرم افزاری ساخته شده وجود نداشته باشد که همخوانی با فعالیت های و شاخص های بنگاه داشته باشد مهم خواهد بود، شاخص های انتخاب پیمانکار برای انتخاب سیستم های نرم افزاری نیز حائز اهمیت می باشد و در صورتی که سیستم نرم افزاری بنگاه بعد از انتخاب، باید اصلاحاتی داشته باشد مهمتر نیز خواهد شد.
یکی از شاخص های مهم در انتخاب سیستم های اطلاعاتی برای اجاره، خرید نیز شاخص های تولید کننده - پیمانکار - می باشد.
شاخص های انتخاب پیمانکار به چهار دسته سوابق تجاری، سوابق فنی، سوابق اجرایی و مشخصات تولید کننده تقسیم می گردد.
.1 سوابق تجاری
تولیدکنندگان در روند رشد سازمان خود تائیدیه ها و عضویت های مختلفی را کسب می کنند و این روند حرکت تولیدکنندگان شاخصی برای انتخاب آنها خواهد بود که می توان به شاخص های زیر اشاره نمود.
شرکت رسمی و نوع شرکت
شرکت ها به انواع مختلفی تقسیم بندی می شوند و هر نوع از شرکت ها تعهداتی را می پذیرند، سابقه به کار شرکت ها و افراد و سازمان های تشکیل دهنده شرکت و اعضای هیات مدیره شرکت در انتخاب شرکت مهم می باشد. قدمت و رسمیت نیز شاخص حائز اهمیت باشد و شاخص مناسبی برای انتخاب سازمان تولید کننده خواهد بود.
سازمان و گردش کار مدون
سازماندهی نیروهای داخل شرکت، دارا بودن قوانین، دارا بودن گردش کار مدون، چارت سازمانی مناسب و ... قدرت یک سازمان را در مدیریت آن سازمان نشان می دهد و با سازماندهی مناسب می باشد که سازمان می تواند در انجام پروژه ها خود سریع تر و با مدیریت بالاتر پیش برود.
عضویت در نظام های صنفی
عضویت در تشکیلات رسمی مانند نظام صنفی به دلیل شرایط عضویت در این تشکیلات و مراحل ثبت نام این تشکیلات برای تشخیص حداقل توانایی های شرکت، شاخص مهمی می باشد، تعداد سال های عضویت، رتبه، مجوز ها و ... می تواند در تشخیص بنگاه کمک فراوانی نماید.
رتبه شرکت در رتبه بندی شورای عالی انفورماتیک
در ایران شرکت های تولید کننده نرم افزار و فناوری اطلاعات به وسیله شورای عالی انفورماتیک مورد ارزیابی قرار می گیرند و براساس معیار ها مشخص رتبه دریافت می کنند، این رتبه برای هر یک از فعالیت ها به صورت جداگانه محاسبه می گردد - تولید نرم افزار - و به صورت رسمی در اختیار شرکت تولید کننده قرار می گیرد، معمولا این رتبه برای شرکت در مناقصات سازمانهای دولتی و نیمه دولتی مورد استفاده قرار می گیرد هر چه عدد رتبه کمتر باشد قدرت شرکت در انجام فعالیت ها بیشتر می باشد.
Turnover شرکت تولید کننده
میزان تبادلات مالی شرکت تولیدکننده نشان دهنده قدرت شرکت در بخش ها بازرگانی، تولید و خدمات خواهد بود و در خصوص انتخاب شرکت تولید کننده شاخص مناسبی می باشد.
طول عمر شرکت تولید کننده
طول عمر و قرار گیری شرکت تولید کننده در مراحل مختلف رشد سازمانی به دلیل قدرت سازمان در سازماندهی و مهارت مدیران و مالکان شرکت در کنترل و مدیریت عوامل خارجی و توسعه مناسب سیستم های نرم افزاری آنها می تواند شاخصی مناسبی در انتخاب شرکت تولید کننده محسوب شود.
مدیران شرکت تولید کننده
تحصیلات، تجربیات، سن و سوابق اجرایی مدیران شرکت در انجام صحیح و به موقع پروژه های سازمان تاثیر مستقیم خواهد داشت و داشتن سوابق اجرایی مشابه و دیگر گزینه ها می تواند بنگاه را در انتخاب شرکت تولید کننده کمک نماید.
