بخشی از مقاله
چکیده
یکی از اصلی ترین عوامل موفقیت پروژه ها مدیریت ارتباطات و توزیع درست و به موقع اطلاعات در میان تمامی ذینفعان داخلی و بیرونی پروژه می باشد.لذا شناسایی و تعیین میزان تاثیرگذاری عوامل موثر بر مدیریت ارتباطات و همچنین بکارگیری از ابزارهایی که باعث بهبود این عوامل گردند از اهمیت بالایی برخوردار می باشند. بدین منظور این تحقیق با هدف شناسایی عوامل تاثیرگذار بر مدیریت ارتباطات پروژه به کمک مطالعات کتابخانه ای ،تجزیه و تحلیل و وزن دهی این عوامل با استفاده از تکنیک دیمتل و تعیین میزان تاثیرگذاری نرم افزار تسکولو بر بهبود ارتباطات پروژه انجام گرفته است.
جامعه آماری تحقیق مدیران پروژه و تعداد نمونه آماری 30 نفر از خبرگان این حوزه می باشد.ابزار مورد استفاده در این تحقیق پرسشنامه است که 50 عدد بین خبرگان مدیریت پروژه توزیع که در نهایت 32 پرسشنامه جمع آوری گردید. با مطالعه کتابخانه ای17 عامل شناسایی شد که رهبری با اهمیت ترین معیار نسبت به سایر عوامل شناخته شد. در این تحقیق سهم نرم افزار تسکولو در بهبود ارتباطات پروژه %36 تعیین گردید. نتایج این تحقیق می تواند برای مدیران استراتژیک سازمان ها، مدیران پروژه و برنامه نویسان کاربرد داشته باشد.
.1مقدمه
ارتباطات فرآیندی است که بوسیله آن مفاهیم در میان افراد از طریق یک سیستم عمومی علائم و کلمات مبادله می گردد و مدیریت ارتباطات پروژه توصیف گر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از تولید، جمع آوری، انتشار و توزیع مناسب و به موقع اطلاعات پروژه می باشد
ارتباطات در تمام چرخه عمر یک پروژه ایفای نقش می نماید و سهم زیادی در موفقیت آن دارا می باشد . هر چه تعداد افراد تیم پروژه و ذینفعان آن بیشتر باشد ،مدیریت ارتباطات پروژه از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد بود. مدیران پروژه برای ایجاد ارتباط و هماهنگی میان اعضای تیم پروژه از ابزارهای مختلف و متنوعی استفاده می نمایند که این تنوع و تعدد ابزار ،انتشار مناسب و به موقع اطلاعات پروژه را تحت تاثیر خود قرار می دهد .
تحقیقات نشان داده است که به خاطر برداشت های اشتباهی که در ارتباطات توسط کارمندان و ذینفعان صورت می پذیرد مبالغ هنگفتی به سازمانها تحمیل می گردد که کاهش کارایی اعضای تیم پروژه را نیز در برخواهد داشت . بنابراین شاید بکارگیری از یک نرم افزار یکپارچه ساز جهت ارتباط و ایجاد هماهنگی میان اعضای تیم پروژه و سایر ذینفعان پروژه بتواند مفید واقع گردد. نرم افزار یکپارچه ساز تسکولو توسط دو جوان ایرانی علوم کامپیوتر دانشگاه امیر کبیر در سال 2013 طراحی و نوشته شد.این نرم افزار یک پلتفرم سیستم مدیریت پروژه تحت وب می باشد. نویسندگان این برنامه اذعان می دارند که فارغ از سادگی و پیچیدگی، کوچکی و بزرگی پروژه ها این نرم افزار قابلیت های متعددی را دارا می باشد.
جستجوها و مطالعات کتابخانه ای نشان دهنده این موضوع می باشد که ،عوامل متعددی بر برقراری موثر ارتباطات پروژه تاثیر گذار می باشند. و چنانچه عوامل اذعان شده توسط نویسندگان این پلت فرم صحیح باشد .
با شناسایی این عوامل و تعیین میزان تاثیرگذاری هر یک از آنان در ارتباطات پروژه و با مقایسه آن با سایر عوامل تاثیرگذار شناسایی شده در مدیریت ارتباطات پروژه می توان میزان تاثیر گذاری نرم افزار یکپارچه ساز را در بهبود ارتباطات پروژه مورد بررسی قرارداد.
حال با توجه به موارد مطرح شده و همچنین چارچوب تحقیق، برخی از عوامل تاثیرگذار و میزان تاثیرشان بر مدیریت ارتباطات پروژه شناسایی و میزان عوامل بهبود دهنده نرم افزار تسکولو تعیین می گردند.
.2پیشینه تحقیق
ارتباطات مؤثر، پلی بین ذینفعان مختلف درگیر در پروژه ایجاد و پیش زمینه های سازمانی و فرهنگی متنوع، سطوح مختلف تخصصی، چشم اندازها و علایق گوناگون در نتایج حاصل از اجرای پروژه را به یکدیگر مربوط و از این رو موفقیت پروژه به شدت در گرو ارتباط و همکاری بین ذینفعان است به گونه ای که مدیران پروژه بیشتر زمان خود را جهت برقراری ارتباط موثر با اعضای تیم و دیگر ذینفعان پروژه صرف می نمایند . همواره چالش بزرگ در مدیریت پروژه بدست آوردن هماهنگی میان فعالیت ها، ذینفعان و اعضا تیم بوده که ممکن است در شهرها، استان ها و کشورهای مختلف حضور داشته باشند.
در فرآیندهای مدیریت ارتباطات پروژه تلاش می شود تا اطلاعات و دانش تولید شده در پروژه به موقع و به شکل مناسب جمع آوری، ذخیره، بازیابی و در نهایت جمع بندی شده و بوسیله انواع مختلف ذینفعان مورد استفاده قرار گیرند. باید توجه داشت که ارتباطات در پروژه تبادل اطلاعات مشخص پروژه با تاکید بر ایجاد فهم مشترک میان فرستنده و گیرنده است. با استناد بر دلیل فوق، باید بی درنگ ارتباط موثربرای پروژه ها اندیشیده شود زیرا برای تمامی ذینفعان مهم است که ساختار مدیریت ارتباطات پروژه خودشان را مستحکم تر کنند. بیش از 60 سال قبل، چستر بارنارد عنوان کرد که ارتباطات اولین مرحله هر اجرائی است و ارتباطات با کارمندان و کارکنان با توجه به دغدغه ها، مشکلات، ایده ها و پیشنهاداتشان در مورد سازمان، مهارت مهم و بحرانی در مدیریت پروژه است
فرایند ارتباطات پروژه توسط تیم پروژه با استفاده از ابزارهای مختلف پروژه و تکنیکهای مختلف در طول 5 مرحله کلیدی اداره می گردد، این مراحل عبارتند از -1شناسایی ذینفعان-2 برنامه ریزی ارتباطات -3توزیع اطلاعات -4 مدیریت ذینفعان -5گزارش عملکرد. تعدد گروههای کاری و ذینفعان، چرخه حیات طولانی و ساختار سازمانی پیچیده، سبب پیچیدگی ارتباطات است و باید توجه داشت که توزیع جغرافیایی تیم پروژه و ذینفعان و فقدان زبان مشترک به عنوان یک مساله مهم در برقراری ارتباطات موثر می باشد
به طور خاص در پروژه های بزرگ، ارتباطات برای هماهنگی موثر بسیار اهمیت دارد. فقدان ارتباطات می تواند منجر به اغتشاش و به هم ریختگی امور گردد که نتیجه اش صرف هزینه و زمان بیشتر برای جبران و بهبود آن است. داشتن ارتباطات خوب با مشتری و اعضائ گروه زمانی که روی هر پروژه ای کار می کنید اهمیت دارد. اشتباهات ناشی از درک اشتباه از منظر زمان و منابع هزینه های زیادی برروی پروژه تحمیل و احساس بدی در مورد تیم ایجاد می کند
مواردی از قبیل مشخصات ارتباطات، ابزارهای ارتباطی، دیدگاه مدیرپروژه نسبت به عادات ارتباطی و نحوه ارتباط با دیگران و شناساندن فلسفه وجودی پروژه به ذینفعان را می توان به عنوان دسته عوامل تاثیرگذار بر مدیریت ارتباطات پروژه برشمرد - برگرین و کامف،. - 2015 یافته ها نشان می دهد که ساختاریک سازمان می بایست ارتباطات را در سه جهت رو به پایین ،رو به بالا و افقی مختلف فراهم نماید - مونتیگون و همکارانش،. - 2014 نوع سبک رهبری توسط مدیر پروژه باعث ایجاد یک ارتباط موفق و موثر می گردد
موانع اصلی در برقراری ارتباطات، نوع ارتباط موفق گیرنده / فرستنده پیام، محتوای پیام، ماهیت پیام ، ابزار انتقالی پیام شناسایی شده است . برای بهبود کیفیت ارتباطات توصیه شده است که مهارت افراد تیم پروژه در برقراری ارتباطات افزایش یابد، برنامه ارتباطات تهیه و ابزارهای ارتباطی متناسب با نوع پروژه انتخاب شود، افراد تیم پروژه به درستی انتخاب گردند، مدت زمان پروژه به درستی برآورد شود و در پایان ذینفعان و محیط پروژه به خوبی شناسائی شوند.
تفاوت های جوامع و زبان بر فهم وجوه ارتباطی تاثیر می گذارند. تفاوت های فرهنگی - اجتماعی می تواند ناشی از موقعیت اجتماعی افراد، مذهب، سیاست دولتی، شرایط مالی و ... باشد. تفاوت فرهنگی - اجتماعی میان اعضا با پراکندگی جغرافیائی می تواند مشکلات و موانع ارتباطی مختلفی ایجاد کند - منوج ری و ساموئل،. - 2016 افزایش پراکندگی جغرافیایی برای تیم پروژه و ذینفعان ایجاد چالش می نماید و مدیران پروژه نیاز به بهره برداری از یک طیف وسیع از ابزار و روش ها می باشند. امروزه مدیران پروژه با بکارگیری شبکه های اجتماعی قادر خواهند بود ارتباطات موفق تر و موثر تری را فراهم کنند
از میان موارد اشاره شده علاوه بر تهیه برنامه ارتباطات که از ارکان اصلی اجرا، نظارت و کنترل ارتباطات با ذینفعان است، انتخاب ابزارهای انتخابی را می توان دارای درجه اهمیت زیاد دانست. ارتباطات موثر در پروژه، ایجاد علاقه در ذینفعان دربرقراری ارتباط به منظور فرصت ایجاد تبادل اطلاعات و دریافت بازخورد در مورد مشکلات پروژه، شناخت دغدغه های آنان، نقطه نظرات و ایده های مطلوب ایشان را ایجاد می کند
تفاوت های فرهنگی و روابط تیم پروژه روی ارتباطات پروژه تاثیر گذار هستند. جریان ضعیف اطلاعات اغلب منجر به عدم فهم دستورالعمل ها در مورد مدیریت پروژه در سایت های اجرائی و ساختمانی می شود، مفهوم یک جریان اطلاعات معمولا نمی تواند توسط طرف های درگیر در پروژه احساس و درک شود - تورنر،. - 2006شن و تام در تعدادی از تحقیقات نشان می دهند که اثر بخشی ارتباطات پروژه به وسیله عواملی از قبیل ساختار پروژه، رسانه ارتباطی، فرکانس ارتباط، شرایط محیط، رابطه بین ذینفعان پروژه و غیره تحت تاثیر قرار دارد. رسانه های ارتباطی به راهی که یک پیام از سوی مدیر پروژه به سمت حامی پروژه هدایت می شود اشاره دارد - ژیا اولی،. - 2013 همواره باید توجه داشت که ارتباطات کارآ و اثر مشخص به طور مستقیم و مثبت بروی اجرای پروژه تاثیردارد
بیشتر مطالعات انجام گرفته بر ضرورت ایجاد "اعتماد" میان اعضا به منظور ارتقا ارتباط است. یکی از دلایل، پیش زمینه فرهنگی متفاوت در میان اعضا تیم است که ارتباط موثرو چالش آرام را ایجاد می کند - درسن وهمکاران،. - 2016 روابط اجتماعی به شدت در اثربخشی ارتباطات موثرمی باشد.اعتماد باعث ایجاد یک ارتباط قوی می گردد و دانش و ارتباطات تاثیر زیادی در ایجاد سرمایه اجتماعی تیم دارد - فرنل و اسکات،. - 2014 یافته ها بیان کننده نقش اعتماد، فرهنگ و رهبری در ایجاد ارتباطات موثرمی باشد و تفاوت زبان، تفاوت در ادراک و عدم برنامه ریزی در ارتباطات پروژه، به عنوان عوامل شکست پروژه شناسایی گردیدند.
دریسن و همکاران برای ارتقا اعتماد و ایجاد روابط مستحکم، روش هایی پیشنهادداده اند :
-1 جلسه های ماهانه و روزانه سرپائی
-2 ارتباط مداوم - به خصوص ابزارهائی که می توانند جایگزین مناسبی برای تماس های رو در رو باشند نظیر کنفرانس تلفنی -
